PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - 4-72 · El Plan Institucional de Archivos de Servicios Postales...

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

VIGENCIA 2020

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 3

2. OBJETIVOS ..................................................................................................... 3

3. ALCANCE ........................................................................................................ 3

4. DEFINICIONES ................................................................................................ 3

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 4

6. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL .............................................. 4

6.1 MISIÓN ................................................................................................................ 4

6.2 VISIÓN ................................................................................................................ 4

6.3 VALORES ............................................................................................................ 4

7. FORMULACIÓN DEL PLAN ............................................................................ 4

7.1 EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ....................................................... 5

7.2 IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRÍTICOS .................................................... 7

7.3 PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS ............................................... 9

8. VISION ESTRATÉGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL .......................... 11

9. OBJETIVOS GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................ 12

10. MAPA DE RUTA, SEGUIMIENTO Y CONTROL ........................................... 13

VERSIÓN 01 27/01/2020

1. INTRODUCCIÓN Servicios Postales Nacionales, en cumplimiento del Decreto 1080 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental ha previsto para la vigencia 2020 – 2022 como una de sus estrategias para la mejora de la gestión documental, desarrollar el Plan Institucional de Archivos de la entidad – PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos y los factores críticos señalados como oportunidades de mejora en las visitas de inspección y vigilancia efectuadas por el ente rector de la política archivística nacional y territorial. Para tal efecto, se han contemplado objetivos y metas que, con la apropiación debida de los recursos, minimicen los riesgos que actualmente tiene la entidad para prestar la atención oportuna de los servicios postales a los ciudadanos y las condiciones adecuadas orientadas a la preservación del patrimonio documental.

2. OBJETIVOS ✓ Establecer el Plan institucional de Archivos (PINAR), de Servicios Postales Nacionales. ✓ Identificar los aspectos críticos de Servicios Postales Nacionales, sobre los procesos,

procedimientos, actividades y operaciones propias de la gestión documental. ✓ Establecer la visión estratégica del PINAR, en base a los aspectos críticos detectados

y priorizados según la metodología propuesta por el Archivo General de la Nación. ✓ Definir los proyectos por medio de los cuales los aspectos críticos sobre los procesos,

procedimientos, actividades y operaciones propias de la gestión documental.

3. ALCANCE El Plan Institucional de Archivos de Servicios Postales Nacionales, se orienta al desarrollo y fortalecimiento de los procesos de gestión documental definidos desde el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único del Sector cultura, particularmente en su Artículo 2.8.2.5.9. Iniciando con la formulación del PINAR y su aprobación por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, hasta la ejecución de los proyectos propuestos para la mitigación de los aspectos críticos detectados. La cobertura del presente Plan se extiende a todos los(as) servidores(as) de Servicios Postales Nacionales, como parte activa dentro de las operaciones de gestión documental como elemento transversal en la ejecución de las funciones de la entidad.

4. DEFINICIONES

✓ PINAR: Plan Institucional de Archivos, establecido como instrumento archivístico dentro del Decreto 1080 de 2015.

✓ PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL: Son las ocho (8) operaciones establecidas dentro del Decreto 1080 de 2015, las cuales son de nominadas procesos dentro del mismo acto administrativo.

✓ SGDEA: se entiende como el Sistema de Gestión Documental Electrónica de Archivos, y compete al sistema operativo o plataforma tecnológica para la generación de documentos electrónicos de archivos.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

✓ Ley 594 de 2000, Ley general de archivos

✓ Decreto 1080 de 2015, Decreto único del sector cultura

✓ Manual para la formulación del plan institucional de archivos –PINAR-

6. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Servicios Postales Nacionales es la empresa de correos de Colombia que opera bajo la marca 4-72, a quién le ha sido asignada la responsabilidad de garantizar y permitir a todos los ciudadanos un servicio postal de calidad, competitivo y de alcance universal. 6.1 MISIÓN Ofrecer los servicios postales, logísticos y empresariales más confiables y eficientes, de acuerdo con las necesidades de los clientes, generando valor para los accionistas, los empleados y la comunidad, comprometidos con el medio ambiente. 6.2 VISIÓN Para el año 2022, ser el proveedor preferido por los colombianos en servicios postales, logísticos, tecnológicos, documentales, financieros y de comercio electrónico, soportados en la transformación digital. 6.3 VALORES ✓ Disposición para actuar siempre con la verdad, informando oportunamente cualquier

novedad que ponga en riesgo nuestra empresa, buscando siempre el interés general. ✓ Tener un trato amable, digno y cortes con todas las personas partiendo del derecho

universal de igualdad, sin importar su condición social, económica, religiosa, étnica o de cualquier otro orden.

✓ Ser consciente de la importancia de mi rol como colaborador y tener disposición permanente para resolver las necesidades que se presenten en mi entorno laboral.

✓ Ser eficiente en el desempeño de los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo con el fin de optimizar el uso de los recursos.

✓ Disposición para actuar siempre con imparcialidad, tomando decisiones basadas en evidencias y datos confiables, reconociendo y garantizando los derechos de cada persona.

✓ Tener la capacidad de crear o modificar un producto y/o servicio que genere valor a la organización, con el fin de resolver un problema o responder a una oportunidad.

✓ Permitir que los demás comprendan claramente el mensaje que estamos transmitiendo con nuestros planteamientos y nuestras acciones; generando la menor confusión posible y transmitiendo confianza al público objetivo.

7. FORMULACIÓN DEL PLAN El desarrollo del Plan Institucional de Archivos se basa en la propuesta metodológica dad por el Archivo General de la Nación y a continuación se presentan los pasos realizados para su elaboración.

7.1 EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Servicios Postales Nacionales realizó un análisis de las herramientas administrativas basándose en las matrices del diagnóstico integral de archivos, visitas de seguimiento e informes respectivos realizadas por el Archivo General de la Nación, Planes de seguimiento resultado de las auditorías externas, visitas de reconocimiento a los Archivos de Gestión donde se evidenció que la entidad presenta aspectos críticos en la función archivística, lo que conlleva a la pérdida de información y a la pérdida de la memoria e historia de la Nación. Como resultado del análisis se realizó una matriz DOFA, la cual muestra las debilidades y fortalezas de la entidad en lo relacionado a la gestión documental:

Matriz DOFA Gestión Documental Factores Internos

Debilidades Fortalezas

✓ Ausencia de la aplicación del programa de Gestión Documental

✓ Cuenta con Profesionales Archivistas para el desarrollo de la Gestión Documental.

✓ No se cuenta con Instalaciones Físicas adecuadas para el almacenamiento de documentos en soporte físico y electrónico (depósitos y mobiliario)

✓ Se cuenta con una Ventanilla Única de Correspondencia

✓ No se ha adoptado e implementado la política de cero papel al interior de la Entidad

✓ No hay aplicación de TRD

✓ Resistencia al cambio

✓ No hay aplicación de TVD

✓ Ausencia del Sistema Integrado de Conservación

✓ No se encuentra creada la Jefatura de Archivo y Correspondencia en los actos administrativos y reflejada en la Estructura Orgánica.

✓ No se cuenta con un SGDEA

✓ No cuenta con personal idóneo y capacitado para la ejecución del quehacer archivístico.

✓ No hay integración de la Gestión Documental

Debilidades Fortalezas

✓ Existen diversos sistemas de información que no permiten la integridad de la información ni la creación de los expedientes electrónicos (sólo se almacenan imágenes)

✓ Falta de apoyo por parte de la Alta Dirección

Factores Externos

Oportunidades Amenazas

✓ Soluciones tecnológicas para la gestión documental disponible en la Entidad.

✓ Sanciones normativas por incumplimiento

✓ Apoyo por parte del AGN en cuanto a la aprobación de instrumentos archivísticos

FORTALEZAS

DEBILIDADES

Estrategias FO Estrategias DO

OP

OR

TU

NID

AD

ES

✓ Cuenta con Profesionales Archivistas para el desarrollo de la Gestión Documental.

✓ Actualizar e implementar el Programa de Gestión Documental

✓ Realizar el análisis de los flujos documentales electrónicos para incluir en el SGDEA y gestionar lo relacionado con el expediente electrónico

✓ Gestionar la convalidación de la TRD

✓ Integrar el SGDEA con los sistemas de información administrativa de la entidad.

✓ Desarrollar proyectos tecnológicos para la implementación del SGDEA alineados a los programas del PGD en especial los documentos vitales y el documento electrónico.

Estrategias FA Estrategias DA

AM

EN

AZ

AS

✓ Propender por el mejoramiento la Gestión Documental en la Entidad con el ánimo de evitar sanciones normativas

✓ Actualizar los procedimientos de gestión Documental, realizar el seguimiento y actualizar los indicadores del proceso.

✓ Establecer mejora al proceso de contratación de insumos para el desarrollo del proceso de gestión documental, con el control de un robro propio administrado por el archivo.

✓ Implementar los instrumentos archivísticos - TRD e iniciar los procesos de disposición Final

✓ Implementar el Sistema de

Información en la Entidad a nivel Nacional

✓ Documentar e implementar el

Sistema Integrado de Conservación.

✓ Inclusión de la gestión documental

en los procesos de calidad para la entidad.

✓ Capacitar a los Servidores Públicos

a nivel Nacional en el tema de Gestión Documental.

7.2 IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRÍTICOS Por tales motivos, se elabora el Plan Institucional de Archivos PINAR, que dentro de su elaboración se contempla la identificación de aspectos críticos, junto con los riesgos que pueden conllevar cada uno de ellos, los cuales fueron detectados de los documentos y herramientas administrativas ya mencionadas. A continuación, se presentan los aspectos críticos identificados:

ASPECTOS CRITICOS

RIESGOS

Las unidades productoras no cuentan con inventarios documentales.

Falta de control de documentos en las unidades administrativas lo que puede llegar a generar pérdidas de información, y dificultad para consultar la información.

ASPECTOS CRITICOS

RIESGOS

Falta capacitación y sensibilización a los Servidores Públicos en temas relacionados con la gestión documental y su aplicación al interior de la Entidad.

Incumplimiento en la aplicación de normas legales y técnicas relacionadas con la gestión documental, lo que conlleva a la falta de organización y posible pérdida de información en los archivos de gestión

Falta de apoyo por parte de la alta dirección para el fortalecimiento de las políticas, planes y procedimientos de gestión documental al interior de la Entidad

Incumplimiento de la normatividad archivística por parte de los dueños de proceso y los colaboradores lo que puede llegar a generar falta de control en la producción documental, control, búsqueda y recuperación de la información en cada una de las unidades administrativas. Falta de recursos económicos, técnicos, tecnológicos, físicos y humanos para el desarrollo del quehacer archivístico.

No se ha realizado la implementación ni aplicación de las TRD Y TVD versión aprobada) en los archivos de gestión y central conforme las normas archivísticas existentes que dan cuenta de la creación de expedientes físicos y electrónicos.

la falta de aplicación de las TVD conlleva a incurrir en mayores costos en cuanto a la conservación de los documentos que han perdido su vigencia administrativa y cuya disposición final sea eliminación. Actualmente se conserva todo y no se ha dado prioridad a la información que va a conformar la memoria histórica de la Entidad, adicionalmente se genera el incumplimiento de la normatividad archivística.

La Entidad no cuenta con la infraestructura tecnológica para la implementación de un sistema para la gestión electrónica de documentos de archivo, un banco terminológico de series y subseries, mapas de flujos documentales por proceso, y tablas de control de acceso que permita la adecuada administración, control y seguridad de la información.

*Falta de políticas para el manejo y control de la producción documental en ambientes electrónicos con el fin de garantizar su identificación, conservación y conformación de expedientes lo que puede generar fondos documentales acumulados electrónicamente. *No contar con el flujo y mapa documental de la producción de la Entidad, conlleva a la producción desmedida de documentación no solo en ambientes electrónicos, sino también aplicado a los soportes físicos

Ausencia de capacitación permanente al personal de archivo en procesos normativos, técnicos y tecnológicos sobre gestión documental

No tener personal capacitado y con experiencia en el desarrollo de procesos archivísticos conlleva a cometer errores de carácter técnico y tecnológico generando reprocesos que afecten la administración, control, organización, conservación y preservación de los documentos.

7.3 PRIORIZACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS

Los aspectos críticos que presentan Servicios Postales Nacionales fueron evaluados con cada eje articulador definido en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos emitido por el Archivo General de la Nación, en los que se analizaron los siguientes aspectos:

Aspecto critico

EJES ARTICULADORES

Admón. de

archivos

Acceso a la información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL

Las unidades productoras no cuentan con inventarios documentales en formato FUID.

6 4 4 5 6 25


6 4 4 5 6 25


5 4 4 5 6 24

No se ha realizado la implementación ni aplicación de las TRD Y TVD versión aprobada) en los archivos de gestión y central conforme las normas archivísticas existentes que dan

5 4 4 5 6 24

Aspecto critico

EJES ARTICULADORES

Admón. de

archivos

Acceso a la información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL

cuenta de la creación de expedientes físicos y electrónicos.


5 4 4 5 6 24


5 4 4 5 6 24

TOTAL 32 24 24 30 36

Nota: Los valores numéricos corresponden al número de ítems que cumple Servicios Postales Nacionales de acuerdo con lo solicitado por el Archivo General de la Nación en la tabla No. 3 criterios de evaluación consignada en el manual de formulación PINAR.

Una vez se tienen identificado los aspectos críticos, se procede a organizarlos de mayor a menor de acuerdo con el impacto que generen con relación a los ejes de articulación, para luego establecer la visión estrategias del proceso de gestión documental.

Aspecto critico Total Ejes Articuladores Total

Las unidades productoras no cuentan con inventarios documentales en formato FUID

25 Administración de archivos 32


25 Acceso a la información

24


24 Preservación de la información 24


24 Aspectos tecnológicos y de seguridad 30


24 Fortalecimiento y articulación 36


24

8. VISION ESTRATÉGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL De acuerdo con los resultados de la información analizada con base en los aspectos críticos y los ejes articuladores, Servicios Postales nacionales estableció la siguiente visión estratégica:

“La Entidad Garantizará el fortalecimiento en materia de gestión documental, apoyando todos los aspectos técnicos requeridos para llevar a cabo el proceso de organización, conservación, implementación de instrumentos archivísticos y el desarrollo de procesos de gestión de documento electrónico de archivo”.

9. OBJETIVOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta el análisis realizado por la oficina de Archivo y correspondencia se establecieron los siguientes objetivos, planes y proyectos con los que se dará alcance a la visión estratégica.

Aspecto crítico / Ejes articuladores

Objetivos Planes y proyectos asociados

Las unidades productoras no cuentan con inventarios documentales.

Controlar y verificar la utilización del Formato Único de Inventario Documental (FUID) y demás formatos para la aplicación de los procesos de gestión documental de la

Proyecto: Implementación de la Tabla de Retención Documental.

Replanteamiento del Programa de Gestión Documental – PGD.

Diseñar el Programa de Gestión Documental, atendiendo los lineamientos establecidos en la normatividad archivística y Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

Proyecto: Replantear la estructura del programa; diseñar y desarrollar los programas especiales definidos dentro del Programa de Gestión Documental.


Garantizar la aplicación de la tabla de retención documental convalidada para archivo de gestión, central y desarrollar el Banco Terminológico.


No se cuenta con el Sistema Integrado de Gestión – SIC, el cual le permite a la entidad definir programas, procesos y procedimientos de conservación de documentos y preservación digital.

Elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación en concordancia del Acuerdo 6 de 2014, del Archivo General de la Nación

Proyecto: Elaborar e implementar el Sistema Integrado de Conservación.

Aspecto crítico / Ejes articuladores

Objetivos Planes y proyectos asociados

La Entidad no cuenta con la infraestructura tecnológica para la implementación del sistema de información de documentos de archivo, un banco terminológico de series y subseries, mapas de flujos documentales por proceso, y tablas de control de acceso que permita la adecuada administración, control y seguridad de la información.

Desarrollar y establecer un sistema de información y administración de documento de archivo (recursos físicos, técnicos, tecnológicos y humanos) en la entidad a nivel nacional.

Proyecto: Implementar el Sistema de Información para Administración de la documentación en la Entidad.

Ausencia de capacitación permanente dirigida a los Servidores Públicos de archivo en procesos normativos, técnicos y tecnológicos sobre gestión documental

Establecer dentro del plan anual de capacitaciones de la Entidad, temas relacionados con formación en normatividad archivística y procesos técnicos en gestión documental.

Proyecto: Capacitar a los servidores públicos de la Entidad


Elaborar propuesta en la que la jefatura de Archivo y Correspondencia pase a ser un proceso de la Gerencia media, creación de proceso y cargo.

Proyecto: Presentación de la propuesta para la creación de la jefatura de Archivo y Correspondencia pase a ser un proceso de la Gerencia media, creación de proceso y cargo. Meta: aprobación por junta directiva.

10. MAPA DE RUTA, SEGUIMIENTO Y CONTROL El mapa de ruta es la herramienta que permite establecer los tiempos en los que se desarrollaran cada uno de los planes y proyectos para dar cumplimiento a los objetivos trazados de acuerdo con la visión estratégica.

Ítem Plan o proyecto

Corto Plazo (1año)

Mediano plazo (de 1 a 4 años) Largo plazo (4

años en adelante)

Tiempo 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2027

1


Ítem Plan o proyecto

Corto Plazo (1año)

Mediano plazo (de 1 a 4 años) Largo plazo (4

años en adelante)

Tiempo 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2027

2 Proyecto: Implementar el Sistema de Información (Software)

3

Proyecto: Capacitar a los servidores públicos de la Entidad, responsables de la producción y administración de documentos.

4 Replanteamiento del Programa de Gestión Documental – PGD

5 Elaboración del Sistema Integrado de Conservación – (SIC)

Es importante mencionar que las herramientas de control y seguimiento serán las mismas establecidas en el Plan de acción institucional para Servicios Postales Nacionales.

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