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MANUAL PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL TALENTO HUMANO

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Versión: 08 Código: GA-MN-H01

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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL TALENTO HUMANO

MANUAL DE TALENTO HUMANO Código GA-MN-H01 Versión 08

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1. TABLA DE CONTENIDO

1. TABLA DE CONTENIDO ....................................................................................................................... 1-2

2. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 2-3

3. ALCANCE ............................................................................................................................................. 3-3

4. SOPORTE NORMATIVO ....................................................................................................................... 4-3

5. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES ....................................................................................................... 5-4

6. RESPONSABLE ..................................................................................................................................... 6-6

7. CONDICIONES GENERALES ................................................................................................................. 7-6

8. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................... 8-13

ANEXO No 1. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO ....................................................................... 8-16

ANEXO No. 2. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ......................................................................... 8-27

ANEXO No. 3. PLAN DE BIENESTAR E INCENTIVOS .................................................................................. 8-33

ANEXO No 4. PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN LABORAL .................................................................. 8-37

ANEXO No 5. Quejas ................................................................................................................................. 8-42

ANEXO No 6. CARGOS CRITICOS …………………………………………………………………………………………………………8-41



2. OBJETIVO Proporcionar una herramienta que permita unificar criterios para la gestión del talento humano direccionados a identificar y mantener las competencias del personal, alcanzando altos niveles de productividad, para conseguir los objetivos de la organización.

3. ALCANCE Aplica para los servidores públicos de las Empresas Públicas de Neiva, durante las etapas de ingreso, permanencia y retiro.

4. SOPORTE NORMATIVO

ISO 9001:2015

Decreto 1499 de 2017. Sistema de Gestión MIPG

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la

Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 909 de 2004, “por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 785 de 2005. por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan

por las disposiciones de la Ley 909 de 2004

Decreto 1227 de 2005- Empleos Temporales

Resolución 2346 de 2007. Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.

Constitución Política de Colombia

Decreto No. 682 de Abril 16 de 2001 por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación.

Decreto 1567 de Agosto 5 de 1998 por el cual se crean el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado.

Resolución 1401 de 2007: por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo

Ley 1562 del 2012: por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.

Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales

Ley 776 de 2002: Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Resolución 734 de 2006: Por la cual se establece el procedimiento para adaptar los reglamentos de trabajo a las disposiciones de la Ley 1010 de 2006.

Resolución 652 de 2012: Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones.

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=14861#0



Resolución 1356 de 2012: Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 652 de 2012. Convenciones colectivas vigentes

Decreto 1083 de 2015 (artículos 2.2.10.1 al 2.2.10.17); se definen los lineamientos respecto a programas de estímulos, programas de bienestar y planes de incentivos.

5. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES BIENESTAR SOCIAL LABORAL: Son las condiciones favorables de un ambiente de trabajo, para que el trabajador pueda desarrollar su capacidades, intelectuales, morales, deportivas y culturales. La identidad y participación lo mismo que la eficacia, la eficiencia y efectividad en su desempeño. CAPACITACIÓN: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad , al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. CARGO: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un trabajador. COMPETENCIA: Aplicación del conocimiento, habilidades y comportamientos al desempeño. COPASST: (Comité Paritario de Salud Ocupacional) es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa. EDUCACIÓN: Nivel alcanzado en educación básica primaria, secundaria o estudios superiores o de postgrado. ENTREVISTAS: Es el método de selección más utilizado en las empresas suele tener mucha influencia al momento de tomar la decisión. EXPERIENCIA ESPECÍFICA: Es la adquirida en el ejercicio de las funciones de un empleo en particular o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u oficio. EXPERIENCIA GENERAL: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, profesión, ocupación, arte u oficio. EXPERIENCIA PROFESIONAL: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación técnica profesional, tecnológica o universitaria, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o especialidad.



EXPERIENCIA RELACIONADA: Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo a proveer. EXPERIENCIA: Grado de práctica adquirido, demostrable, relacionado con la puesta en práctica de ciertas habilidades. FORMACIÓN: Proceso para proveer y desarrollar el conocimiento, las habilidades y los comportamientos para cumplir los requisitos. HABILIDADES: Destrezas específicas, que pueden ser evaluadas, tales como las habilidades intelectuales, numéricas, verbales, interpersonales, plásticas, necesarias para desarrollar las actividades del proceso. INCENTIVOS: Compensación extra que se paga a un empleado o trabajador por realizar labores adicionales a las mínimas fijadas. Se han ideado muchos métodos para fijarlos, buscando una justa retribución a los trabajadores. Recompensa en bienes o servicios otorgados a una persona para motivarla en el desempeño de sus labores. INDUCCIÓN: Proceso dirigido a iniciar al nuevo servidor público en su integración al área de trabajo. PRESTACIONES SOCIALES: Son beneficios legales que el empleador paga a sus trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral. NOVEDADES DE NÓMINA: Reportes presentados frente a ingresos y retiros de personal, créditos, libranzas, embargos, auxilios, becas, primas escolares, traslados y horas extras. HORAS EXTRAS: Cantidades de tiempo adicionales que un trabajador realiza sobre su jornada de trabajo, que normalmente suele ser una jornada de ocho horas. INCAPACIDADES: Es la situación de un trabajador cuando por causa de una enfermedad común o profesional, o por un accidente está temporal o totalmente incapacitado para trabajar por indicación médica, y precisa asistencia sanitaria. REINDUCCIÓN: Método que se utiliza para reforzar y dar a conocer a los antiguos servidores públicos, los cambios en la información básica de la organización y del cargo desempeñado. SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO: Tiene como finalidad proteger y mantener la salud física, mental y social de los servidores públicos, en los puestos de trabajo y en la entidad en general, proporcionando condiciones seguras e higiénicas con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales para mejorar la productividad. SELECCIÓN DE PERSONAL: Búsqueda y atracción de los candidatos que cumplen los requisitos mínimos establecidos para los cargos vacantes.



QUEJA: Es la manifestación de protesta, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta, la cual también puede realizarse de manera anónima, lo que no indica que no necesita respuesta, es de anotar que según lo establecido en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, la administración si bien gestionará el tratamiento respectivo, no se obliga a generar respuesta a este tipo de requerimientos.

6. RESPONSABLE

Asesor de Talento Humano

Profesional de Apoyo Psicólogo

Profesional de Apoyo Abogado Profesionales Universitarios

7. CONDICIONES GENERALES A través del presente manual se describe la información necesaria para la estructuración del plan estratégico del Talento humano, que contempla: Plan anual de vacantes, Plan de Previsión de Recursos Humanos, Plan Institucional de Capacitación, Plan de Bienestar e Incentivos, Plan de Seguridad y Salud en el trabajo. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

POLÍTICA DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO El modelo de talento Humano adoptado por Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva es ágil, eficiente y alineado con el proceso de la gestión pública; constituyen el proceso mediante el cual, en función de sus objetivos, proyecta y suple las necesidades de personal y define los planes y programas de gestión del talento humano, con el fin de integrar la gestión y las prácticas de personal con las prioridades de la organización, para que los Servidores en todos los niveles



desarrollen el proceso de Talento Humano: Fase de Ingreso, fase de Permanencia y fase de Retiro. Se desarrolla igualmente en el personal de talento humano la gestión del conocimiento a través de actividades como la inducción, capacitaciones, y nuevas o mejores prácticas del personal en la ejecución de sus actividades, por tal motivo cuando se identifica nuevas y mejores maneras de hacer las cosas, se apropia el conocimiento para Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, a través de la documentación y estandarización de lo identificado, como se describe en el procedimiento GC-PR-01 INFORMACIÓN DOCUMENTADA. 7.1 ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL

7.1.1 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL:

El formato utilizado en la recepción de las hojas de vida es el formato único

descargado de la página web DAFP.

Los Soportes de la Hoja de Vida son requisito para su recepción.

Tipos de Vinculación: Oficial y Publico (Libre Nombramiento y Remoción).

Para la selección se tendrá en cuenta los requisitos de “Educación, formación, y experiencia” (ISO 9001)

Documentos requeridos para la contratación de personal:

Hoja de vida formato único del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP en su última versión.

Soportes documentales de estudio (educación y formación) y experiencia que acredite los requisitos del cargo.

Certificado Antecedentes Penales

Certificado Antecedentes Fiscales

Certificado Antecedentes Disciplinarios

Declaración de bienes y rentas

Certificado de examen ocupacional

Las Hojas de vida son archivadas en la Oficina de Talento Humano.

Clasificación de empleos públicos para LAS CEIBAS EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA ESP. De acuerdo con el Decreto 3135 de 1968 artículo 5° inciso 2°, el artículo 304 del decreto ley 1222 de 1986 y 1848 de 1968, por regla general del régimen de personal en las empresas industriales y comerciales del estado, estos ostentan el carácter de trabajadores oficiales, a excepción de aquellos empleados que de conformidad con los estatutos de la entidad desempeñan funciones que por los mismos estatutos han sido definidas como de dirección, confianza o manejo.



Empleos de libre nombramiento y remoción en EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P:

Gerente General

Subgerente Administrativo y Financiero

Subgerente Comercial

Subgerente Técnico y Operativo

Jefe Oficina de Planeación y Análisis Financiero

Jefe Oficina Jurídica

Asesor Tics

Asesor Financiero

Asesor de Contratación

Asesor de Control Interno Disciplinario

Asesor de Control Interno de Gestión


Asesor Financiero

Pagador

Contador

Director Técnico de Acueducto y Alcantarillado

Profesional Universitario- Asistente de Gerencia (Grado 219-6).

Monitoreo y Seguimiento del SIGEP. Como mecanismo de aseguramiento para que la información del SIGEP se registre y se cargue para todos los servidores públicos y trabajadores oficiales, con el ingreso del personal se solicita como información para la selección y se realiza actualización anual de dicha información, realizando la solicitud a través de circular.

Para la vinculación de aprendices SENA, se realiza exámenes de ingreso y retiro, afiliación a seguridad social y desvinculación.

Gestión de la información del talento humano Caracterización de las áreas de talento humano

Se debe tener en cuenta el Anexo 6 en el cual se relacionan los cargos criticos

7.1.2 VALORACIÓN DE DESEMPEÑO La valoración del desempeño mide el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del cargo, competencias técnicas y la aplicación del código de integridad. La valoración de desempeño se realiza una vez al año, a todos los empleados públicos y trabajadores oficiales. Los resultados de la valoración de desempeño son analizados para mejorar las competencias del personal.



7.1.3 INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

El proceso de inducción debe realizarse mínimo una vez a la semana para el personal que ingreso en ese periodo.

El proceso de reinducción debe realizarse mínimo una vez al año.

Para el Proceso de inducción se tiene establecido suministrar información relacionada a la empresa, Plan de Desarrollo, misión, visión, objetivos, estructura organizacional, políticas, valores institucionales, así como reglamentaciones, deberes, beneficios, responsabilidades, derechos, emergencias, uso de elementos de protección personal, entre otros aspectos de interés general. Para ello se tiene diseñado la presentación GA-D-H03 Inducción Las Ceibas, y cuando se requiere se hace uso de otros documentos como folletos, correos electrónicos, entre otros.

7.1.4 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

En Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, se propenden relaciones laborales sanas y armoniosas, con un mecanismo de retroalimentación eficaz que permite direccionar y coordinar acciones para la medición, análisis y mejoramiento del clima organizacional. El desarrollo de esta estrategia se logra a través de la Evaluación del Clima Laboral, que se desarrolla cada año, en la cual se consideran los siguientes puntos:

Identificación y categorización de las percepciones de los empleados de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP.

Análisis de las percepciones que tienen los Servidores Públicos de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, en relación con diferentes variables relevantes del entorno laboral.

Determinación de las principales diferencias que reportan los Servidores Públicos respecto de las diversas variables que fueron evaluadas.

Análisis de fortalezas y debilidades relacionadas con las variables que fueron consideradas para su evaluación.

Establecimiento de hipótesis diagnósticas y sugerencia de estrategias de intervención, tomando como punto de partida las debilidades y oportunidades de mejoramiento detectadas.

Desarrollo de estrategias de crecimiento y mantenimiento para las dimensiones percibidas como positivas.

Diseño de acciones de intervención específicas para las dimensiones percibidas por los servidores como negativas.

7.1.5 DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

La descripción de la desvinculación de personal aplica solamente para empleados públicos y trabajadores oficiales.

Debe realizarse conforme a los requisitos legales aplicables.



Cuando se presenta fallecimiento de un trabajador oficial o se retira por un motivo diferente a pensión, se debe notificar al proceso de Gestión Comercial y Atención al Usuario, para retirar el beneficio de tarifa convencional, a través del formato GA-FR-H57 CONTROL DE APLICACION TARIFA DIFERENCIAL TRABAJADORES.

7.1.6 PROGRAMA DE ESTADO JÓVEN Siempre que el programa de estado joven cuente con recursos y se esté desarrollando a través de la Caja de Compensación del Departamento, la entidad realiza la contratación de pasantes a través de esta modalidad. 7.1.7 PROGRAMA SERVIMOS Con el fin de optimizar y mejorar las condiciones de vida de los trabajadores de la entidad, se realizan convenios con entidades públicas y privadas que favorecen a los servidores públicos y trabajadores oficiales; en diferentes factores: salud, educación, bienestar, entre otros. Este programa se divulga a través de invitaciones a los funcionarios, cada vez que se suscribe un convenio, y a través de los diferentes medios de comunicación con que cuenta la entidad. 7.1.8 DOTACION DE VESTIDO Y CALZADO DE LABOR Por la trigésima cuarta convención colectiva de trabajo, la entidad proporciona dotación de vestido y calzado a todos los trabajadores oficiales, previa suscripción de Acta de Acuerdo con los representantes del Sindicato y de las directivas de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva. Una vez se cuenta con el acta de acuerdo, se adelanta el proceso de contratación de la dotación. 7.1.9 HORARIOS FLEXIBLES Por la trigésima cuarta convención colectiva de trabajo, se tiene determinado que para trabajadores oficiales que padezcan de enfermedades catastróficas y graves, la entidad establece una jornada laboral de 40 horas semanales, horario que es acordado con el jefe inmediato. 7.1.10 PROGRAMA DE TELETRABAJO Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, conocedora del impacto e importancia de aportar a la Política Pública de Fomento al Teletrabajo, analiza y determina la necesidad de iniciar o no la aplicación de teletrabajo. Si se determina adoptar teletrabajo se hace a través de resolución interna, de lo contrario se dejará acta donde se describen los motivos de no iniciación. 7.2 QUEJAS SOBRE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS Las quejas presentadas por los usuarios frente al comportamiento o conducta de un empleado público, trabajador oficial, contratista, trabajador en misión u otra persona natural o jurídica que preste servicios a nombre de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, serán tramitadas de acuerdo con el tipo de contrato que mantengan con la entidad, según se describe en el Procedimiento de Quejas, detallado en el presente manual.



7.3 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL TALENTO HUMANO Con el fin de asegurar que las actividades de Talento Humano se realizan y se integran para mejorar sus competencias y desempeño en la organización, se realiza el GA-PL-H04 Plan Estratégico del Talento Humano, que se actualiza de manera anual y que describe Plan Anual de Vacantes y Plan de Previsión de Recursos Humanos, Plan Institucional de Capacitación, Plan de bienestar e incentivos y Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo. 7.3.1 PLAN ANUAL DE VACANTES Y PLAN DE PREVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P. una vez identifica una vacante relacionado con cargos de libre nombramiento y remoción realiza el proceso de selección y vinculación de personal. Debido a que la nómina de Empresas Públicas de Neiva, bajo el acuerdo No. 002 de 2012, articulo 9, que cita “los cargos de la planta global que correspondan a los niveles 3 profesional, nivel 4 técnico, nivel 5 asistencial, nivel 6 asistencial operativo que queden vacantes, se suprimirá a partir de la fecha, no es viable realizar plan de vacantes ni de previsión de recursos humanos, para los trabajadores oficiales. En el momento en que sea derogado éste artículo se deberá realizar el Plan Anual de Vacantes y Plan de Previsión de recursos humanos, contenidos en el GA-PL-H04 Plan Estratégico del Talento Humano, que contiene:

7.3.2 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

La identificación de las necesidades de capacitación se realiza de acuerdo a lo descrito en el Plan Institucional de Capacitación, como se muestra en los procedimientos anexos del presente manual.

En casos donde se requiera contratar un proveedor externo, se realiza el

procedimiento de acuerdo a lo definido en el Manual de Contratación. Una vez terminada la formación, a eventos en que se certifique su participación, el beneficiado deja copia del diploma correspondiente en su Hoja de vida.

Los recursos con que cuente las Empresas Públicas de Neiva E.S.P para capacitación

deberán atender las necesidades establecidas en GA-FR-H06 Plan de capacitaciones y Actividades de Bienestar.

El Plan Institucional de capacitaciones y bienestar deberá orientarse al desarrollo de

las competencias laborales necesarias para el desempeño de los servidores públicos en niveles de excelencia.

Se debe realizar evaluación y control sobre el Plan Institucional de capacitaciones y

bienestar para verificar su cumplimiento, e impacto sobre el desarrollo del talento humano.

Cuando se detecta una necesidad, no contemplada en el Plan de Formación, o una

solicitud directa de un funcionario público, se tramita a través del Asesor de Talento



Humano, mediante un oficio de solicitud de Formación, haciendo claridad sobre su impacto o beneficio para la organización. Esta solicitud debe ser aprobada por la Gerencia para que pueda ser gestionada.

7.3.3 PLAN INSTITUCIONAL DE BIENESTAR E INCENTIVOS:

El programa de Bienestar social e incentivos se rige por lo establecido en la circular 0683 de 2008.

El programa de bienestar social se organiza a partir de las necesidades y de las

iniciativas de los empleados de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia.

Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, organiza y planifica a partir del

diagnóstico de Clima Organizacional, el programa de Bienestar Social, como proceso permanente orientado a crecer, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del servidor público, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia, permitiendo elevar sus niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia y efectividad.

El programa de bienestar social debe contribuir al logro de los siguientes fines:

Propiciar condiciones en el ambiente de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los Servidores Públicos de las Empresas Públicas de Neiva E.S.P, así como la eficacia, la eficiencia y la efectividad en su desempeño.

Fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal, a generar actitudes favorables y al mejoramiento continuo de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP.

Desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio que privilegie la responsabilidad social y la ética, de tal forma que se genere el compromiso institucional y el sentido de pertenencia a Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP.

Contribuir, a través de acciones participativas basadas en la promoción y la prevención, a la construcción de un mejor nivel educativo, recreativo, habitacional y de salud de los empleados y de su grupo familiar.

Procurar la calidad y la respuesta real de los programas y los servicios sociales que prestan los organismos especializados de protección y previsión social a los empleados y a su grupo familiar, y propender por el acceso efectivo a ellos y por el cumplimiento de las normas y los procedimientos relativos a la seguridad social y a la salud ocupacional.

Los programas de incentivos, como componentes tangibles del sistema de estímulos, debe orientarse a:

Crear condiciones favorables al desarrollo del trabajo para que el desempeño laboral cumpla con los objetivos previstos.

Reconocer o premiar los resultados del desempeño en niveles de excelencia.



Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P, de acuerdo con sus políticas de gestión, podrán adaptar proyectos de calidad de vida laboral orientados a lograr el buen desempeño. 7.3.4 PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

El Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo, consiste en la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial, tendientes a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrollados en su sitio de trabajo en forma legal e interdisciplinaria. Desde el proceso de talento humano se administra el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, desde donde se identifican, valoran y controlan los riesgos de seguridad y salud a los que están expuestos los trabajadores. Las actividades enfocadas al aseguramiento y cumplimiento de la Política de SG-SST y los objetivos asociados, se describen en el GA-PL-H01PLAN DE TRABAJO ANUAL SG-SST.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Creación del documento 13/11/2013

02

Actualización termino COPASO por COPASST según normatividad vigente. Se determina realizar la evaluación de la Eficacia de la Formación en el formato GA-FR-H08 cuando los grupos son mayores de 10 personas en un porcentaje del 30%

22/07/2015

03 Se incluye requisitos de seguridad y salud en el trabajo

13/07/2016

04 Se incluye anexo selección y vinculación, promoción del conocimiento y se actualizan requisitos de seguridad y salud en el trabajo

26/04/2017

05 Se aclara que para la inducción se puede hacer uso de folletos o presentaciones.

2018/07/30

06

Se incluye el anexo de quejas y anexo procedimiento aplicación tarifa convencional. Se aclara que los exámenes médicos ocupacionales aplican para servidores públicos y trabajadores oficiales. Se aclara igualmente alcance de inducción y

2018/11/23



reinducción y la comunicación de contratación sobre contratistas que ingresan cada mes.

07

Se mejora la estructura del manual para atender los requerimientos de MIPG y para describir la estructuración del plan estratégico de talento humano.

2019/03/27

08 Se incluye matriz de cargos críticos y remplazos como anexo6

2019/07/25



ANEXO No 1. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

1. OBJETIVO Establecer las directrices para asegurar la adecuada selección y mantenimiento de personal que sea competente para el desarrollo de las actividades de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.

2. ALCANCE Inicia con la identificación de la necesidad de cubrir uno o más cargos en función de las necesidades de un área o dependencia hasta el cumplimiento de los requisitos legales para la incorporación del personal a la empresa. NOTA: Para los empleados públicos de libre nombramiento y remoción se debe realizar Acto Administrativo y Acta de Posesión.

3. RESPONSABLE


Profesional de Apoyo Abogado

Profesional Universitario

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

PUNTO DE CONTROL

1.

Identificar las Necesidades de Vinculación de Personal:

Cada dependencia solicita el requerimiento con las características y especificaciones del cargo mediante oficio al Gerente para posterior envío al Subgerente Administrativo y Financiero y Asesor de Talento Humano respectivamente. Se determinan vacantes, descripción de cargos,

Dependencias donde nace la

necesidad

Oficio o Correo Electrónico

Identificación de las

especificaciones del cargo





PUNTO DE CONTROL

especificación de puestos. Los perfiles de cada cargo se encuentran definidos en el Manual de Funciones.

2.

Determinar la Disponibilidad:

Se recepciona el requerimiento de personal de acuerdo a las características y especificaciones del cargo solicitadas y se evalúa la disponibilidad de vacantes.


Oficio Planta de personal

3.

Recepcionar las Hojas de Vida:

Se recepciona las Hojas de Vida con sus respectivos soportes y se analiza la información.

Se realiza la selección del candidato que más se ajusta a los requerimientos del cargo, con los soportes respectivos, de los siguientes documentos:

Hoja de vida formato único del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP en su última versión.

Soportes documentales de estudio (educación y formación) y experiencia que acredite los requisitos del cargo.


Formato único del DAFP

Selección y Vinculación GA-FR-H02

GA-FR-H40 Lista De

Chequeo Hoja De Vida

Verificación de soportes





PUNTO DE CONTROL

Certificado Antecedentes Penales

Certificado Antecedentes Fiscales

Certificado Antecedentes Disciplinarios

Declaración de bienes y rentas

Certificado de examen ocupacional

4.

Entrevistar al Candidato:

Se desarrolla la entrevista para obtener información, conocer a la persona, aptitudes, actitudes, intereses, habilidades y comportamientos.


Entrevista GA-FR-H03

Registro de la información en el formato de

entrevista.

5.

Seleccionar al Candidato:

Una vez realizada la entrevista se selecciona al candidato que cumpla con los requisitos y que según el criterio del entrevistador sea el más apropiado para el cargo


N.A. Cumplimiento

del perfil

6.

Notificar al Seleccionado:

Se notifica a la persona seleccionada sobre el procedimiento de la vinculación y se le solicita presentarse para los debidos exámenes de rigor.

Los exámenes médicos ocupacionales aplican


Oficio

Constancia de recibido del

oficio de notificación





PUNTO DE CONTROL

para empleados públicos y trabajadores oficiales, y deben realizarse según se establece en el GA-PR-H04 Exámenes Médicos Ocupacionales - GA-FR-H09 PROFESIOGRAMA EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA.

Solo podrá contratarse personal que según los resultados de los exámenes médicos no existen restricciones para el cargo.

7.

Elaborar Contrato laboral:

Firmar contrato laboral y notificar al encargado de las afiliaciones a seguridad social, como se establece en el procedimiento GA-PR-H21 PROCEDIMIENTO AFILIACIONES.

Se informa al nuevo trabajador oficial los beneficios de la convención, y se le informa sobre el formato GA-FR-H56 SOLICITUD TARIFA CONVENCIONAL, que debe ser remitido al proceso Comercial y de Atención al Usuario, en el momento en que aplique.

Trabajador Oficiales

Gerente

Contrato Descripción clara de las funciones

8. Inducción y Reinducción


GA-FR-H32 Certificación de

Inducción

Información completa del

cargo





PUNTO DE CONTROL

Se realiza inducción antes de la iniciación de labores, y se hace entrega del cargo de acuerdo a lo relacionado en el registro GA-FR-H52 ACTA DE ENTREGA DE CARGO de la persona que es reemplazada.

La reinducción se realiza mínimo una vez al año.

Tanto en el proceso de inducción y reinducción se incluye el código de integridad.

Una vez finalizada la inducción y reinducción se realiza una evaluación para medir el grado de apropiación de lo informado. En caso de que el 70% de los asistentes aprueben el examen con calificación superior a 70 puntos, se considera que la inducción fue eficaz. De lo contrario, deberá programarse de nuevo reforzando los temas donde mayor debilidad se encontró. Este análisis queda registrado en un acta de reunión.

La convocatoria para la asistencia a la inducción y reinducción se realiza hasta dos veces para el personal que no asista a la inducción-reinducción general, y de no asistir a éstas se

GA-FR-H01 Control de

Asistencia a Capacitaciones,

Reuniones y Eventos

GA-FR-H28 Evaluación de Inducción y/o Reinducción





PUNTO DE CONTROL

requiere al funcionario para determinar causal de inasistencia y de encontrarse que no se encuentra justificación válida se remite queja a Control Interno Disciplinario.

9.

Valoración del Desempeño:

La valoración del desempeño mide el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del cargo, competencias técnicas y la aplicación del código de integridad. La valoración de desempeño se realiza una vez al año, a todos los empleados públicos y trabajadores oficiales.

Los resultados de la valoración de desempeño son analizados para mejorar las competencias del personal.


GA-FR-H21 Valoración de Desempeño y Habilidades

Informe de Resultados de Valoración de Desempeño

Aplicada a empelados públicos y

trabajadores oficiales.

10.

Monitoreo y Seguimiento del SIGEP Como mecanismo de aseguramiento para que la información del SIGEP se registre y se cargue para todos los empleados públicos y trabajadores oficiales, con el ingreso del personal se solicita como información para la


Registro de Información

SIGEP

Registro actualizado de

información SIGEP





PUNTO DE CONTROL

selección y se realiza actualización anual de dicha información, realizando la solicitud a través de circular. En el SIGEP debe actualizarse la información de Hoja de Vida y de Declaración de Bienes y Rentas, de acuerdo con los tiempos establecidos por ley.

11.

Gestión de la Información: Toda la información asociada al personal (empleados públicos y trabajadores oficiales) es alimentada en el software de talento humano, de manera tal que se pude tener acceso a la siguiente información: - Planta global y planta

estructural, por grupos internos de trabajo.

- Tipos de vinculación, nivel, código, grado.

- Antigüedad en el Estado, nivel académico y género.

- Cargos en vacancia definitiva o temporal por niveles.

- Movilidad: Contar con información confiable sobre los Servidores que, dados sus conocimientos y habilidades, potencialmente puedan ser reubicados en otras dependencias,


Software HASS

Registro completo de la información y actualizada





PUNTO DE CONTROL

encargarse en otro empleo o se les pueda comisionar para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción.

12.

Tramitar la nómina: Quincenalmente se reciben las novedades de nómina de cada uno de los procesos, en el caso de haberse presentado horas extras se registran en el formato correspondiente. Se procesa la nómina en el software y se reporta para pago, donde se podrán generar registros estadísticos que se requieran. Cuando se han presentado incapacidades se debe realizar el cobro de las mismas como se establece en el procedimiento GA-PR-H24 PROCEDIMIENTO RECOBRO DE INCAPACIDADES.


Profesional Nómina

GA-FR-H50 Reporte de

Horas Extras

Reporte de nómina de acuerdo las novedades

presentadas

13.

Tramitar situaciones administrativas: Las situaciones administrativas están contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo (permisos), convención colectiva (permisos sindicales), decreto 1083 de 2015 y 648 de 2017 (licencias, comisiones).


GA-FR-H69 Estadística de Situaciones

Administrativas

Registro de Solicitud y

respuesta sobre la misma





PUNTO DE CONTROL

Cada vez que se requiere dar tramite a una situación administrativa, se realiza solicitud escrita del trabajador oficial o empleado público con visto bueno del jefe inmediato. Talento Humano analiza la solicitud y genera memorando si es aprobado u oficio si es negado.

14.

Caracterización de las áreas de Talento Humano Con el fin de asegurar que se conoce la información detallada del personal, para una administración adecuada del mismo, se cuenta con una base de datos de caracterización del talento humano, donde se describe, información como: Prepensión, situación de discapacidad, cabeza de familia, afrodescendiente, limitaciones físicas, fuero sindical.


GA-FR-H66 Caracterización de las áreas de

Talento Humano

Información completa del personal y actualizada

15.

Realizar medición de clima laboral: Con el fin de conocer y medir actividades que se requieran de intervención para mejorar el clima laboral, de manera anual se mide el mismo, a través de una encuesta aplicada a todos los trabajadores oficiales y empleados públicos.


Informe de medición Clima

Laboral

Identificación de falencias a ser

atendidas





PUNTO DE CONTROL

De los resultados se identifican debilidades, que se incluyen en el plan de capacitación o de bienestar, con el fin de corregir:

- El conocimiento de la orientación organizacional

- El estilo de dirección

- La comunicación e integración

- El trabajo en equipo

- La capacidad profesional

- El ambiente físico

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS:

NOMBRE CÓDIGO RESP. ARCHIVAR

Lista De Chequeo Hoja De Vida GA-FR-H40 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Selección y Vinculación GA-FR-H02 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Entrevista GA-FR-H03 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Reglamento Interno de Trabajo No aplica Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Manual de Funciones No aplica Auxiliar Administrativa

Talento Humano

PROFESIOGRAMA EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA

GA-FR-H09 Auxiliar Administrativa

Talento Humano



Exámenes Médicos Ocupacionales GA-PR-H04 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Caracterización de las áreas de Talento Humano


Talento Humano

Reporte de Horas Extras GA-FR-H50 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Valoración de Desempeño y Habilidades GA-FR-H21 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Certificación de Inducción GA-FR-H32 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Control de Asistencia a Capacitaciones, Reuniones y Eventos


Talento Humano

Evaluación de Inducción y/o Reinducción GA-FR-H28 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Estadística de Situaciones Administrativas GA-FR-H69 Auxiliar Administrativa

Talento Humano



ANEXO No. 2. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

1. OBJETIVO Mejorar el desempeño y conocimientos para el cargo de los servidores públicos y trabajadores oficiales, a través de la identificación de las necesidades de capacitación acorde a los perfiles y funciones.

2. ALCANCE Desde la identificación de las necesidades de capacitación hasta la medición de la eficacia de las mismas.

3. RESPONSABLE


Psicologo




PUNTO DE CONTROL

1.

Diagnosticar las Necesidades de Formación y Capacitación:

Las necesidades de capacitación se identifican a través de:

- Diagnóstico de necesidades de la entidad y de los gerentes públicos, se identifica a través de los resultados de la evaluación de desempeño y reporte de necesidades

- Solicitudes de los gerentes públicos

- Orientaciones de la alta dirección

- Oferta del sector Función Pública


GA-FR-H65 Diagnóstico de Necesidades

de Capacitación y Bienestar y/o



Reuniones y Eventos.

y/o

GC-FR-05 Acta de Reunión

Diagnóstico de necesidades

acorde con las funciones y perfiles de

cargo





PUNTO DE CONTROL

Las fases para el diagnostico de necesidades de capacitación contempla: - Sensibilización - Formulación de los

proyectos de aprendizaje

- Consolidación del diagnóstico de necesidades de la entidad

2.

Definir los Objetivos y Estrategias del Plan Institucional de Capacitación:

Se formulan los objetivos del Plan teniendo en cuenta el Direccionamiento estratégico, el Plan de Desarrollo y el diagnóstico de necesidades de formación y capacitación elaborado por Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva ESP.


No aplica Cubrimiento de

necesidades

3.

Elaborar el Plan Institucional de Capacitación PIC:

Se elabora el Plan Institucional de Capacitación teniendo en cuenta el Diagnóstico de necesidades de capacitación y formación. El plan de capacitación puede actualizarse según sea determinado por la asesora de talento


Plan Institucional de Capacitación, contenido en GA-PL-H04

Plan Estratégico del

Talento Humano

GA-FR-H06 Cronograma de capacitaciones

Plan Institucional de Capacitación debidamente elaborado.





PUNTO DE CONTROL

humano o las necesidades del personal.

Se estructura igualmente el Cronograma de Capacitaciones, donde se registra el personal programado para asistir a las capacitaciones. El cronograma de capacitaciones igualmente está sujeto a cambios, según prioridades, necesidades, viabilidad, entre otros.

Los temas que deben contemplarse en el plan de capacitación son:

- Gestión del Talento Humano

- Integración Cultural - Planificación, desarrollo

territorial y nacional - Relevancia

internacional - Buen Gobierno - Contratación Pública - Cultura organizacional - Derechos humanos - Gestión administrativa - Gestión de las

tecnologías de la información

- Gestión documental - Gestión Financiera - Gobierno en Línea - Innovación - Participación ciudadana - Servicio al ciudadano - Sostenibilidad ambiental - Derecho de acceso a la

información

y Actividades de Bienestar





PUNTO DE CONTROL

4.

Ejecución del Plan Institucional de Capacitación PIC:

En las fechas definidas en el Plan, deben realizarse los eventos programados. En el caso de eventos internos se deja registro de la asistencia en el GA-FR-H01 Control de asistencia a capacitaciones, reuniones y eventos.

Para los eventos de tipo externo (Cursos, Seminarios, Talleres, Conferencias, etc.) los asistentes deben presentar constancia de asistencia al evento. Si la entidad externa no certifica la capacitación se diligencia el formato GA-FR-H64 Cumplido de Misión.

Si surgen capacitaciones en los diferentes procesos que no están contempladas en el plan de capacitación, esto no implica que el plan de capacitaciones deba actualizarse.


Control de asistencia a

capacitaciones, reuniones y

eventos GA-FR-H01

Constancias de asistencia (Externo)

GA-FR-H64 Cumplido De

Misión



eventos

5.

Seguimiento y Evaluación al Plan Institucional de Capacitación PIC:

Todas las capacitaciones (Internas – externas), se evalúan según la participación y


Evaluación de la Eficacia de la Formación GA-

FR-H08

Evaluación de las

capacitaciones y evaluación

de la eficacia.





PUNTO DE CONTROL

desempeño, a través del jefe inmediato, mínimo tres meses después de la asistencia del funcionario, en donde evidenciará a través del formato Evaluación de la eficacia de la Formación GA-FR-H08, el cumplimiento de los objetivos del evento, a una muestra representativa del 30% cuando los asistentes sean más de 10 personas.

No se realizará evaluación de eficacia para aquellas capacitaciones que, para su aprobación, son evaluadas por quien realiza la formación. La evidencia se establece por el certificado de aprobación.

Cuando un funcionario no aprueba la evaluación, se analizará la causa de dicho resultado y si es necesario se reprograma la capacitación.

En caso tal que el jefe inmediato no tenga la competencia necesaria para evaluar la eficacia de la formación, se recurrirá a otra persona de la Empresa perteneciente a un nivel jerárquico superior al del evaluado o una persona externa que reúna los requisitos de





PUNTO DE CONTROL

competencia para desempeñar dicha labor.



Control de Asistencia a Capacitaciones, Reuniones y Eventos.


Talento Humano

Acta de Reunión GC-FR-05 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Plan Institucional de Capacitación, contenido en Plan Estratégico del Talento Humano

GA-PL-H04 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Cronograma de capacitaciones y Actividades de Bienestar


Talento Humano

Evaluación de la Eficacia de la Formación GA-FR-H08 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación y Bienestar


Talento Humano

Cumplido De Misión GA-FR-H64 Auxiliar Administrativa

Talento Humano



ANEXO No. 3. PLAN DE BIENESTAR E INCENTIVOS

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la vinculación y mejora del clima laboral de los colaboradores de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, a través de la implementación de actividades de bienestar e incentivos.

2. ALCANCE Desde la identificación de necesidades hasta la medición de la cobertura de las actividades, Aplica para servidores públicos y trabajadores oficiales.

3. RESPONSABLE


Psicóloga




PUNTO DE CONTROL

1.

Elaborar el plan de bienestar e incentivos:

La elaboración del plan de bienestar e incentivos se realiza teniendo en cuenta los siguientes elementos: - Incentivos para los

gerentes públicos - Equipos de trabajo

(pecuniarios) - Empleados de carrera

y de libre nombramiento y remoción (No pecuniarios)

- Criterios del área de Talento Humano

- Decisiones de la alta dirección

- Diagnóstico de necesidades con base en un instrumento de


GA-FR-H65 Diagnóstico de Necesidades

de Capacitación y Bienestar y/o



Reuniones y Eventos.

y/o

GC-FR-05 Acta de Reunión

Diagnóstico de necesidades en todos los

procesos





PUNTO DE CONTROL

recolección de información aplicado a los servidores públicos de la entidad

2.

Incluir temas a trabajar:

Dentro del plan de bienestar e incentivos, se incluyen los siguientes temas:

- Deportivos, recreativos y vacacionales

- Artísticos y culturales - Promoción y prevención

de la salud - Educación en artes y

artesanías - Promoción de

programas de vivienda - Clima laboral - Cambio organizacional - Adaptación laboral - Preparación a los

prepensionados para el retiro del servicio

- Cultura organizacional - Programas de incentivos - Trabajo en equipo - Educación formal

(primaria, secundaria y media, superior)


Plan Institucional de

Bienestar e Incentivos,

contenido en GA-PL-H04


Talento Humano

Cubrimiento de necesidades

3.

Desarrollar el programa de entorno laboral:

Con el fin de mejorar el entorno laboral, se plasman actividades a desarrollar tales como:

Día del Servidor Público:

- Programar actividades de capacitación y jornadas de reflexión






Talento Humano

Medición del impacto de

programa de entorno laboral





PUNTO DE CONTROL

institucional dirigidas a fortalecer el sentido de pertenencia, la eficiencia, la adecuada prestación del servicio, los valores y la ética del servicio en lo público y el buen gobierno. Así mismo, adelantar actividades que exalten la labor del servidor público.

- Incorporar al menos una buena práctica en lo concerniente a los programas de Bienestar e Incentivos.

Las actividades del programa de entorno laboral se incluyen en el Plan Institucional de Bienestar e Incentivos.

4.

Elaborar el Plan de Bienestar e Incentivos:

Con el diagnostico de necesidades se determinan los temas a priorizar de acuerdo al diagnóstico de necesidades, y se plasman las fechas en el Cronograma de capacitaciones y actividades de bienestar.






Talento Humano

GA-FR-H06 Cronograma de capacitaciones y Actividades de Bienestar

Plan Institucional de Capacitación debidamente elaborado.

5. Ejecución del Plan de Bienestar e Incentivos:





capacitaciones,





PUNTO DE CONTROL

En las fechas definidas en el Plan, deben realizarse los eventos programados. Registrar el personal que participa con el fin de medir la cobertura e impacto dado por cada una de las actividades.

eventos GA-FR-H01

reuniones y eventos

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS


Plan Institucional de Bienestar e Incentivos, contenido en Plan Estratégico del Talento Humano

GA-PL-H04 Auxiliar Administrativa

Talento Humano

Cronograma de capacitaciones y Actividades de Bienestar


Talento Humano

Control de Asistencia a Capacitaciones, Reuniones y Eventos


Talento Humano

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación y

Bienestar GA-FR-H65

Auxiliar Administrativa Talento Humano



ANEXO No 4. PROCEDIMIENTO DESVINCULACIÓN LABORAL

1. OBJETIVO Establecer un procedimiento administrativo adecuado para que los servidores públicos. (Empleado Público y Trabajador Oficial), se desvinculen de la entidad dando cumplimiento a la legislación vigente.

2. ALCANCE El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de retiro hasta la firma de liquidación y aplica solamente para trabajadores oficiales y empleados públicos.

3. RESPONSABLE

Asesor de talento humano Abogado

Psicóloga

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO





PUNTO DE CONTROL

1

Identificar necesidades de desvinculación:

La desvinculación de un trabajador oficial o empleado público se da por los siguientes motivos: - Por renuncia - Por edad de retiro

(pensión) - Por despido con justa

causa - Por despido sin justa

causa


N.A.

Identificación de la causal

de desvinculación

2

Entrevista de Retiro:

Con el fin de conocer los motivos del retiro del personal, una vez se identifica necesidad de desvinculación se realiza entrevista de retiro.


GA-FR-H68 Entrevista De

Retiro

Conocer motivos de

retiro de personal

3

Administrar datos:

Se lleva en la empresa el registro de retiro de servidores y el análisis por modalidad de retiro, basado en los resultados de las entrevistas de retiro. El informe se realiza anualmente.


Psicóloga

Informe de Entrevistas de

Retiro

Análisis de entrevistas de

retiro



4

Gestión de paz y salvo:

El funcionario realiza el trámite de paz y salvo, teniendo en cuenta: 1. El jefe inmediato: a) Entrega del informe físico y magnético del cargo (funciones desarrolladas) GA-FR-H52 Acta de Entrega de Cargo 2. Recursos físicos: a) Entrega de inventario de bienes muebles a cargo. 3. Financiera: a) Revisión de deudas con la empresa o terceros. 4. Gestión Documental. a) Hacer inventario documental según las funciones que desarrolla, de acuerdo a los formatos establecidos. b) Devolución de todos los documentos que hayan solicitado a préstamo. 5. Talento humano: a) Verificación de préstamos de documentos (hojas de vida) 6. Administrativa y Financiera: a) aseguramiento de cumplimiento del proceso de desvinculación.

Empleado

GA-FR-H20 Paz y Salvo

Laboral

GA-FR-H52 Acta de Entrega

de Cargo

Oficina Talento

Humano, recepciona el paz y salvo



5

Desvinculación Asistida:

Con el fin de reconocer la labor realizada por los funcionarios en Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, y como parte del programa de reconocimiento de la trayectoria laboral del personal, se realiza entrega de reconocimiento público por el servicio prestado a las personas que se desvinculan por pensión o por retiro voluntario. Solamente aplica para trabajadores oficiales.


Reconocimiento

Evidencia fotográfica

Solamente aplica para

trabajadores oficiales

retirados por pensión

6.

Declaración de Insubsistencia para empleados públicos:

Cuando la Gerencia declara la insubsistencia al empleado público, se realiza con visto bueno de talento humano y jurídica.

Gerencia Resolución Gerente

7.

Elaboración de resolución:

Se realiza la resolución de retiro del personal, que debe ir firmado por las partes: Talento Humano y Jurídica, cuando se trata de empleados públicos.

Cuando es por pensión de trabajadores oficiales solamente lleva visto bueno de Talento Humano.

Talento Humano y Jurídica

Resolución Claridad en la información



8.

Reportar la desvinculación a seguridad social:

Se reporta a quien corresponda la necesidad de realizar la desvinculación de seguridad social del trabajador oficial o empleado público.

Talento Humano Correo

Electrónico

Oficina Talento Humano



Paz y salvo laboral GA – FR-H20


Grupo de Salud Ocupacional

Acta de Entrega de Cargo GA-FR-H52 Auxiliar Administrativa Talento

Humano

Entrevista De Retiro GA-FR-H68 Auxiliar Administrativa Talento

Humano

Carta N/A Auxiliar Administrativa Talento

Humano

Oficio N/A Auxiliar Administrativa Talento

Humano

Resolución N/A Auxiliar Administrativa Talento

Humano



ANEXO No 5. Quejas

1. OBJETIVO Describir los pasos a seguir cuando un usuario radica quejas ya sea de los empleados públicos, empleados oficiales, contratistas y personal en misión.

2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la queja en talento humano y termina con las acciones tomadas por los hechos presentados.

3. RESPONSABLE El Asesor de Talento Humano, debe velar por el cumplimiento del presente procedimiento.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO



ETAPAS DESCRIPCIÓN DE

LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

PUNTO DE CONTROL

1.

Recepción de las quejas:

Se recibe en ventanilla única la queja radicada y se entregan al Asesor de Talento Humano.


Oficio radicado por el usuario

Registro de la queja

2.

Análisis de la queja:

Una vez identificada la queja se analiza y registra en seguimiento a quejas, y se direcciona de la siguiente manera:


GA-FR-H55 Seguimiento a

Quejas

Registro y adecuado

direccionamiento

2.1

Funcionarios públicos / Trabajadores oficiales:

Talento Humano realiza un análisis de la queja reportada y define si la queja implica proceso disciplinario o si debe ser remitida al jefe inmediato.

Se remite a proceso disciplinario los casos relacionados con faltas gravísimas según se establece en el artículo 48, faltas graves y leves en el artículo 50 de la ley 734 de 2002.


Control Interno Disciplinario


Quejas

Seguimiento a las acciones tomadas



2.2

Contratistas:

Remitir al supervisor del contrato y al líder del proceso para que se hagan las averiguaciones, llamados de atención respectivos y recibir respuesta de las acciones tomadas.

La respuesta de las acciones tomadas debe estar firmadas por el líder de proceso.



Quejas


2.3

Personal en Misión:

Remitir al supervisor del contrato, al líder del proceso y a la empresa contratante para que se hagan las averiguaciones, llamados de atención respectivos y recibir respuesta de las acciones tomadas.



Quejas




3.

Llamados de atención:

Los jefes

de proceso que realicen llamados de atención deben generar copia al Asesor de Talento Humano. Se generan llamados de atención cuando se trate de hechos que contraríen en menor grado el orden administrativo al interior de cada dependencia sin afectar sustancialmente los deberes funcionales. Y de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.

Jefes de proceso Memorando o

llamado de atención

Información clara y completa

4.

Contestación al usuario:

Si el usuario dejó datos de contacto (dirección, teléfono o correo electrónico), deberá darse respuesta de las acciones tomadas.



Quejas


5.

Registro del cierre de la queja:

Una vez se recibe la respuesta de parte del proceso y se ha dado respuesta al usuario, de ser posible. Se debe generar



Quejas

Registro de cierre de la acción





SEGUIMIENTO A QUEJAS GA-FR-H55


Profesional universitario

OFICIO N/A Auxiliar Administrativa Talento

Humano

MEMORANDO N/A Auxiliar Administrativa Talento

Humano

ANEXO No 6. CARGOS CRITICOS



IDENTIFICACIÓN CARGOS CRÍTICOS

CARGO REEMPLAZO FUNCIONES CRÍTICAS OBSERVACIONES

GERENTE

GERENTE SUB ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SUB COMERCIAL SUB TÉCNICO Y OPERATIVO JEFE DE OFICINA DE PLANEACIÓN ASESOR JURIDICO ASESOR FINANCIERO

Presentar a la Junta Directiva los informes de gestión de su actividad y los proyectos de resolución, facilitando el normal funcionamiento de la organización.

Nombrar, dar posesión, remover y promover a los empleados públicos de la organización, contratando y dando por terminado los contratos de los trabajadores oficiales de conformidad con las normas legales vigentes.

Gestionar los recursos de la organización, logrando una alta rentabilidad social y económica.

Dirigir y orientar los sistemas de gestión de calidad y MECI, de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos establecidos.

Representar legalmente a la organización en las relaciones con Terceros, de manera judicial y extrajudicialmente y de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Promover la participación activa de los medios de comunicación social en el desarrollo de programas orientados a la lucha contra la corrupción y al rescate de la moral pública.



Presentar los proyectos de modificación de los Estatutos, estructura interna, planta de personal, su nomenclatura, clasificación y remuneración y el plan estratégico institucional y sus actualizaciones a la Junta Directiva para estudio y aprobación, siguiendo los procedimientos establecidos.

Dictar el reglamento interno de trabajo y el reglamento de higiene y seguridad industrial, sometiéndolos a aprobación del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.



SUBGERENTES

SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SUB COMERCIAL SUB TÉCNICO Y OPERATIVO JEFE DE OFICINA DE PLANEACIÓN JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA ASESOR FINANCIERO

Ejercer la secretaría de la Junta Directiva de las Empresas Públicas de Neiva ESP, organizando y desarrollando las sesiones de acuerdo con el reglamento interno vigente de la Junta Directiva.

Expedir, de acuerdo con su competencia, las certificaciones, informes y copias auténticas de los documentos oficiales de la organización cuando sean requeridos por las autoridades y partes interesadas.

Dirigir, controlar y evaluar las actividades de los procesos de Gestión del Talento Humano, Administrativo, Contratación y Financiero, siguiendo los procedimientos establecidos para cada tema.

Asistir a la Gerencia General en la toma de decisiones de carácter financiero conceptuando sobre la conveniencia y viabilidad que comprometan la sostenibilidad financiera de las Empresas Públicas de Neiva ESP y el registro de sus operaciones.



Coordinar con el asesor de contratación la celebración de contratos con personas naturales y jurídicas de derecho público o privado en la etapa precontractual, contractual y pos contractual.

Coordinar con las Subgerencias comercial y Técnica y la Dirección Operativa, la elaboración de los estudios previos que deba preparar cada dependencia en todos los procesos contractuales que deba adelantar la Empresa.

SUBGERENTE COMERCIAL Y DE ATENCIÓN AL USUARIO

SUB ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ASESOR FINANCIERO JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA

Dirigir, controlar y evaluar la gestión comercial y la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo y alumbrado público, en lo de su competencia

Promocionar la venta, comercialización de servicios y la educación sanitaria

Llevar y actualizar el catastro de suscriptores, clasificándolo por suscriptores activos, factibles y potenciales y el correspondiente archivo comercial.

Realizar la micromedición, precrítica y crítica de consumos, generando la facturación y reparto de acuerdo con los ciclos técnicamente establecidos.



Gestionar la recuperación de cartera hasta el cobro persuasivo

Proponer y establecer planes especiales de pago y financiación de la cartera de los servicios a cargo de la organización

Utilizar y coordinar las actividades de corte, suspensión y reconexión del servicio, de acuerdo con la reglamentación y normatividad vigentes.

Realizar los estudios y aplicar el régimen tarifario de los servicios a su cargo, coordinando actividades inherentes con la administración municipal, de acuerdo a las políticas y normatividad gubernamental vigentes.

Atender a los usuarios en sus consultas peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, tramitando, resolviendo o canalizándolas a las áreas competentes, garantizando el debido proceso y los derechos de los usuarios.

Llevar a cabo las acciones para el control del agua no contabilizada de orden comercial en coordinación con la Subgerencia Técnica y Operativa

SUBGERENTE TÉCNICO Y OPERATIVO

SUB COMERCIAL JEFE DE OFICINA DE PLANEACIÓN DIRECTOR TECNICO

Dirigir, controlar y evaluar el diseño y ejecución de los planes maestros de acueducto y alcantarillado de la ciudad realizando los ajustes de acuerdo al



crecimiento, integración de nuevos proyectos, balances de agua y demás elementos concurrentes de la operación de los sistemas y de la prestación de los servicios.

Dirigir, controlar y evaluar la prestación de los servicios y el mantenimiento de los sistemas, garantizando su oportunidad, continuidad, calidad, eficiencia y eficacia.

Monitorear permanentemente el funcionamiento y operaciones de los sistemas de acueducto, alcantarillado, aseo y alumbrado adoptando las medidas preventivas y correctivas que hubiere a lugar.

Dirigir y controlar el Sistema de Información Geográfico que permita la planeación y operación técnica de los sistemas de acueducto, alcantarillado, aseo y alumbrado público de la ciudad de Neiva.

Controlar, supervisar y evaluar los procesos de interventoría, supervisión y seguimiento de los estudios, obras y consultorías del sistema de acueducto y alcantarillado a cargo de las Empresas Públicas de Neiva ESP ya sea que se ejecute con recursos propios o a los contratos



que se suscriban con Terceros.

Dirigir, controlar y evaluar la gestión ambiental en los programas que se adelanten por las Empresas en los sistemas de acueducto, alcantarillado y aseo, verificando el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente.

Coordinar con la Subgerencia Comercial o con el Tercero contratado para el efecto, las acciones y obras requeridas de su competencia para el control del agua no contabilizada.

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y ANALISIS FINANCIERO

ASESOR TALENTO HUMANO ASESOR FINANCIERO SUBGERENTE TECNICO Y OPERATIVO

Asesorar al Gerente General y demás dependencias en la formulación y diseño de los planes, programas y proyectos que a corto, mediano y largo plazo debe desarrollar la organización en cumplimiento de su objeto y funciones, aportando los elementos de análisis necesarios para la toma de decisiones.

Realizar la gestión y coordinación de los proyectos para el Plan Departamental de Aguas y de los demás proyectos financiados con recursos municipales y de crédito.

Dirigir, controlar y evaluar los procesos de planeación estratégica, administración de los



sistemas de Gestión de la Calidad y MECI, teniendo en cuenta las normas y procedimientos establecidos.

Elaborar, en coordinación con las dependencias, el plan estratégico, el plan indicativo y los planes de acción, para evaluar su ejecución y gestión, proponiendo los ajustes requeridos para el fomento de la cultura de medición de indicadores.

Asesorar la elaboración del presupuesto, en coordinación con la Subgerencia Administrativa y Financiera, autorizar sus adiciones y modificaciones amparando compromisos cuya ejecución comprenda más de una vigencia fiscal.

Asesorar los análisis financieros pertinentes y su aplicación para apoyar el proceso de toma de decisiones, garantizando la continuidad de la prestación de los servicios.

Elaborar las proyecciones financieras de mediano plazo de la organización, velando porque se cumplan las políticas financieras adoptadas.

Efectuar el análisis y seguimiento a la gestión de la organización, consolidando los informes y estadísticas de operación de las dependencias y sus procesos, incluyendo



rendición de cuentas, recomendando las acciones preventivas y correctivas pertinentes de acuerdo con los resultados.

Adoptar las metodologías y guías para la formulación, seguimiento y evaluación de planes, programas, proyectos y estudios así como la actualización del sistema de gestión de la calidad y MECI, asistiendo a las dependencias en el trámite de aprobación de los mismos y su incorporación en la herramienta tecnológica disponible.

Coordinar y hacer seguimiento a las dependencias en el cargue de la información a reportar al Sistema Único de Información –SUI de conformidad con la reglamentación particular vigente.

Realizar estudios sobre la organización interna y funcionamiento de las dependencias, gubernamentales y la normatividad vigente sobre la materia.

Realizar los estudios sobre organización, creación, supresión o fusión de Grupos Internos de trabajo necesarios para el adecuado cumplimiento de las funciones de la organización para aprobación del Gerente General.



Analizar la utilización del espacio físico de las áreas y del mobiliario de la infraestructura física, sugiriendo las adecuaciones necesarias según los estándares establecidos para puestos de trabajo, condiciones ambientales y de salud ocupacional.

Dirigir, controlar y evaluar la gestión de las tecnologías de la Información y las comunicaciones de la empresa y asesorar al Gerente General y demás dependencias para la toma de decisiones y ejecución de actividades relacionadas.

Ejecutar las políticas que en materia de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones adopten los gobiernos nacional, departamental y municipal para las entidades del estado.

Elaborar, en coordinación con a la Subgerencia Administrativa y Financiera, los estudios previos de los contratos cuyo objeto esté relacionado con las funciones de su dependencia.

Desempeñar las demás funciones inherentes a la Oficina y las que le sean asignadas por normas legales vigentes.



TICS

ASESOR TIC

SUB ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Supervisión de contratos.

Solicitudes de CDP.

Elaboración y gestión de estudios previos002E

Gestión de requerimientos de los usuarios.

FINANCIERA

PRESUPUESTO

(BERTHA DUSSAN DIAZ)

LUIS TOMAS GARCIA

Expedición de CDP y RP, Traslados presupuestales.

RECAUDOS (LUIS TOMAS GARCIA SEPULVEDA)

BERTHA DUSSAN DIAZ ALMA CRISTINA RAMIREZ

Aplicación de recaudos, generación de informes y aprobación de pagos en portales bancarios, realización de cuentas de cobro.

AUXILIAR CONTABLE (JEISSON HERNEY GIRALDO / HECTOR HUGO CALDERON)

JEISSON HERNEY GIRALDO MARINA PEÑA

Apoyo al contador, registró contable, generación de informes y auxiliares.

PLANEACIÓN

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO – CONOCIMIENTO EN SGC

Actualización de indicadores de gestión.

Modificación, creación o eliminación de documentos según solicitudes del sistema integrado de gestión.

Actualización de los documentos del SIG en el link del Sistema



de Gestión de la página web de Las Ceibas.

Actualización de los trámites del SUIT en la página web de Las Ceibas y del aplicativo SUIT del DAFP.

Manejo de claves para acceder a la página web de Las Ceibas, al cargue del SUIT, a la página del consorcio FIA.

Autorización de pagos del PDA. (Diligenciamiento del formato Orden de pago, formato programación de pagos)

PROFESIONAL UNIVERSITARIO - SUI

PROFESIONAL UNIVERSITARIO – ING. SISTEMAS

Cargue del SUI (Frecuencia mensual, trimestral, semestral y anual).

Informes DANE (Frecuencia mensual).

Manejo de claves para cargues del SUI, al SIA.

Respuesta de derechos de petición y requerimientos de entes de control.

Paz y salvo SUI de contratos de Obra.

Análisis de información de indicadores de gestión, regulatorios y tarifarios.

Reportes de información SIA y SIRECY.



RECURSOS FÍSICOS

JEFE DE AREA DE RECURSOS FÍSICOS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO DEL ÁREA

Control y manejo de los bienes de propiedad de la empresa.

Supervisiones.

Entrega oportuna de los elementos y bienes para el funcionamiento de la empresa.

HECTOR HUGO CALDERON JHON JAIRO MONTEALEGRE LUIS EDUARDO PERDOMO

AUXILIAR FONTANERO DEL ÁREA CON CONOCIMIENTO DEL PROCESO

Recibo y entrega de materiales para el funcionamiento de la empresa.

Control y manejo de los inventarios – elementos de consumo y bienes devolutivos.

Realizar el proceso de ingreso, egreso y/p reintegro de los elementos y bienes al aplicativo HASSNET.

CESAR CORTES GUSTAVO GARCIA IGNACIO ALFREDO VARGAS

COMERCIAL

PROFESIONAL UNIVERSITARIO FACTURACIÓN

PROFESIONAL UNIVERSITARIO CARTERA o PROFESIONAL UNIVERSITARIO AGUA NO CONTABILIZADA

Liquidación de facturación.

Cronograma de facturación.

Reporte subsidios.

Seguimiento crítica y novedades.

Generar reporte SUI.

HUMBERTO BONILLA JHON JAIRO MONTEALEGRE

PROFESIONAL UNIVERSITARIO CARTERA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO CARTERA o PROFESIONAL UNIVERSITARIO AGUA NO CONTABILIZADA

Aplicación del reglamento de cartera.

Generar informes de cartera y recaudo.

Coordinación comité de depuración y saneamiento.

HUMBERTO BONILLA MAGDA VASQUEZ



PROFESIONAL UNIVERSITARIO ATENCIÓN AL USUARIO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO FACTURACIÓN PROFESIONAL UNIVERSITARIA ABOGADA

Coordinación y control sala de atención al usuario.

Coordinar equipo jurídico respuesta PQR.

Aplicación descuentos de la superintendencia.

HUMBERTO BONILLA BEATRIZ LUCIA SERRANO MAGDA VASQUEZ

LIDER AGUAS NO CONTABILIZADA


Determinar el índice de agua no contabilizadas IPUF.

Participación en el comité de depuración de cartera y aguas no contabilizadas.

Conceptos de las actividades relacionas con fraudes y asentamientos.

LIDER DE MEDIDORES (HUMBERTO BONILLA)


Concepto de retiros de medidores.

Requerimientos almacén.

Plazo de cambio de medidores.

JURÍDICA


JEFE OFICINA JURÍDICA Y ASUNTOS DISCIPLINARIOS / PROFESIONALES DE APOYO QUE CONSIDEREN

Secretariado en comité de conciliación y jurídico de la empresa.

Realización de citaciones, certificaciones y actas de comités.

Articular información con área financiera y jefe de jurídica acerca de temas que se someterán a comité.

CONTRATACIÓN

TECNICO OPERATIVO

ASESOR DE CONTRATACIÓN

Manejo, trámite y demás diligencias en



EN APOYO DE CONTRATISTAS ADJUNTOS A LA OFICINA DE CONTRATACIÓN

la etapa pre contractual, contractual y post contractual de la celebración de convenios y contratos interadministrativos.


ASESOR DE CONTRATACIÓN EN APOYO DE CONTRATISTAS ADJUNTOS A LA OFICINA DE CONTRATACIÓN.

Desarrollo de asesoría jurídica en el trámite y demás de las etapas precontractual y post contractual en los procesos que se desarrollen dentro de la oficina de contratación de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva.

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

ASESOR TALENTO HUMANO

SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Elaborar y desarrollar los planes de Capacitación y de Bienestar Social e Incentivos, de acuerdo con las políticas establecidas por el gobierno nacional.

Desarrollar y ejecutar un programa de inducción y reinducción que facilite la adecuación y reentrenamiento de los antiguos y nuevos funcionarios en sus puestos de trabajo.

Coordinar la liquidación de la nómina y aportes patronales, de acuerdo con los tiempos y



procedimientos establecidos.

Fijar las políticas para el manejo del personal en la entidad, en coordinación con el Subgerente Administrativo y Financiero.

Gestionar el cumplimiento a las convenciones colectivas de trabajo vigentes, cumpliendo lo establecido.

Garantizar el archivo de las hojas de vida del personal de la entidad. Actualizando dicha información cada año.

Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicada a los temas de seguridad industrial y salud ocupacional de la empresa.

Verificar el cumplimiento y funcionamiento de la correspondencia y archivo de la empresa, siguiendo los procedimientos de gestión documental.

Solicitar el plan anual de compras de la entidad, de acuerdo a los requerimientos y necesidades



planteado por las dependencias.

Solicitar informes al funcionario encargado de verificar las existencias de materiales y suministros.

Coordinar las actividades necesarias, que velen por el mantenimiento preventivo de los equipos e instalaciones físicas de la entidad, siguiendo los procedimientos establecidos.

Coordinar el mantenimiento de las instalaciones físicas de las sedes administrativas de la entidad; implementando plantes de mantenimiento y medios de protección.

Solicitar registros de la facturación de los servicios públicos domiciliarios que requiere la empresa para su normal funcionamiento, asegurando su pago oportuno.

Aplicar todas las normas legales internas y externas aplicables a esta entidad en el proceso de gestión



documental desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

Desempeñar las demás funciones inherentes a la naturaleza del área y que le asignen las normas legales vigentes.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO GESTIÓN DOCUMENTAL


Liderar y coordinar con otras instancias la normalización de los procedimientos administrativos y técnicos para la administración de los documentos.

Elaborar, implementar y coordinar la aplicación de las tablas de retención documental.

Elaborar y administrar proyectos de gestión y desarrollo documental.

Integrar el Comité del grupo de archivo y correspondencia y elaborar las actas del mismo.

Formular y elaborar procesos de selección, retención y descarte de documentos.

Establecer programas de

JOSE SANTOS CAMARGO



conservación y prevención de documentos.

Utilizar las diferentes tecnologías de la información para la preservación y difusión de la información.

Contribuir con otras áreas de la Empresa en la adopción y ejecución de programas conjuntos para la gestión de documentos.

Revisar y mantener actualizados los manuales de funciones y procedimientos del Grupo de archivo y correspondencia, presentando las sugerencias y actualizaciones, de acuerdo al procedimiento establecido.

Desarrollar procedimientos ágiles que permitan a las Empresa obtener la información archivada.

Organizar la información y documentación generada en su gestión y desempeño de sus funciones, archivándola y clasificándola acorde con las políticas de archivo y documentación



implementadas en la empresa.

Aplicar todas las normas legales internas y externas aplicables a esta entidad en el proceso de gestión documental desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

Desempeñar las demás actividades propias del cargo y las que, de acuerdo con la naturaleza y el nivel del mismo, le sean asignadas por su superior jerárquico inmediato.



Supervisar el descarte documental previa aprobación del comité de apoyo del grupo de archivo.

Mantenimiento físico del archivo mediante inventarios periódicos.

Mantener actualizada la base de datos de acuerdo con las transferencias documentales de las dependencias.

Realizar los procesos técnicos de clasificación, ordenación y descripción de la

ALBENIS ANDRADE ARAGONES



documentación recibida.

Atender todo lo concerniente a los procesos MECY y CALIDAD.

Elaborar informes periódicos y realizar estadísticas.

Presentar los informes requeridos por el superior inmediato.

Ejecutar programas de conservación y preservación de documentos.

Digitar el presupuesto de materiales y elementos de oficina, hacer los pedidos correspondientes y llevar el control de consumo.

Diligencias módulos de préstamo de documentos y tiempos de retención.

Organizar el archivo clasificando y ordenando los documentos.

Organizar la información y documentación generada en su gestión y desempeño de sus funciones, archivándola y clasificándola acorde con las políticas de archivo y documentación



implementadas en la empresa.


Desempeñar las actividades que siendo compatibles con su cargo le sean asignadas por su jefe inmediato.

JEFE OFICINA JURIDICA Y ASUNTOS DISCIPLINARIOS

ASESOR DE CONTRATACIÓN ASESOR CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Asesorar al gerente y demás dependencias de la organización en los asuntos de orden jurídico y en la interpretación de las normas constitucionales y legales.

Elaborar los estudios y conceptos jurídicos requeridos para el cumplimiento del objeto y funciones de la organización, siguiendo las normas establecidas en materia de servicios públicos.

Organizar, ejecutar y controlar la emisión de conceptos jurídicos sobre los proyectos de actos



administrativos, con el fin de garantizar la validez jurídica y la unificación de criterios de los mismos.

Sustanciar y proyectar los recursos que por la vía gubernativa corresponda resolver al gerente, siguiendo los procedimientos y normas establecidos.

Llevar la representación legal de la empresa en los procesos judiciales y administrativos cuando se requiera, en virtud del mandato general previsto en las disposiciones de la misma, a través de abogados internos o externos, ejerciendo el control y vigilancia de los respectivos procesos.

Organizar y mantener actualizada la normatividad general y particular aplicable a la organización en sus diferentes estamentos y por las partes interesadas, haciendo la divulgación por los medios internos y externos, en especial por la página web de la misma.



Proyectar, revisar y conceptuar jurídicamente sobre los proyectos de actos administrativos y demás documentos de contenido jurídico que deba firmar o someterse a consideración del gerente general y subgerentes, sirviendo además a la representación judicial, asesoría jurídica, cobro coactivo y demás negocios relacionados con el área jurídica.

Desarrollar el proceso de cobro coactivo de cartera de los suscriptores de los servicios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, en coordinación con la Subgerencia comercial, siguiendo los procedimientos establecidos.

Coordinar y articular el funcionamiento del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de Empresas Públicas de Neiva ESP según la normatividad vigente.

Proyectar, para consideración del ordenador del gasto, los actos administrativos



necesarios para el cumplimiento de las sentencias y acuerdos conciliatorios que den lugar al surgimiento de obligaciones patrimoniales a cargo de la organización.

Supervisar y hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de presentación de servicios celebrados por las Empresas Públicas de Neiva ESP para representación judicial, asesoría jurídica, cobro coactivo y demás negocios relacionados con el área jurídica.

Ejercer las funciones de naturaleza disciplinaria y en especial, las relacionadas con el conocimiento y fallo de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los servidores públicos de la organización y sujetos disciplinables externos, en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la materia.

Realizar acciones preventivas y correctivas para evitar la ocurrencia



de conductas disciplinables, promoviendo una cultura de transparencia y del cabal ejercicio de la función administrativa, bajo los principios consagrados en la Constitución, las leyes y tratados internacionales.

Elaborar, en coordinación con la subgerencia administrativa y financiera, los estudios previos de los contratos cuyo objeto esté relacionado con las funciones de su dependencia.


Desempeñar las demás funciones inherentes a la naturaleza de la Oficina y las que le sean asignadas por normas legales.



ASESOR EN CONTRATACIÓN

ASESOR JURÍDICO

Asesorar al Gerente y Subgerente Administrativo y Financiero en el desarrollo de los procesos de contratación, teniendo en cuenta los tiempos y normas establecidos.

Elaborar y revisar los términos de referencia, invitaciones y demás formas de contratación generados, facilitando el inicio del proceso contractual.

Aprobar las pólizas de los contratos y convenios, siguiendo los procedimientos establecidos.

Estudiar los casos, emitiendo los respectivos conceptos jurídicos para suscripción de contratos y convenios.

Asesorar lo relacionado con la celebración de convenios a nivel local departamental y/o nacional con entidades privadas o públicas, siguiendo las normas y procedimientos establecidos.

Asesorar a la Gerencia General y a la Subgerencia



Administrativa y Financiera en todos los asuntos y trámites que deban desarrollarse en el marco de los procesos de contratación en cualquiera de las modalidades previstas en el Manual de la Contratación.

Asesorar a los veedores en conflictos contractuales cuando hubiere lugar a ello, con apego a las normas y procedimientos.

Elaborar las proyecciones de las respuestas dentro de los procesos contractuales en cualquiera de sus etapas y/o revisar los ya elaborados en las diferentes dependencias de la entidad, definiendo posibles reclamaciones o inquietudes generadas por los contratistas.

Responder derechos de petición, recursos y demás actuaciones de procesos contractuales que adelante la Gerencia General y la Subgerencia Administrativa y Financiera.



Organizar la información y documentación en cada uno de los procesos contractuales que adelante su dependencia en coordinación con la Gerencia General y la Subgerencia Administrativa y Financiera, archivándola y clasificándola acorde con las políticas de archivo y documentación implementadas en la empresa.

Asesorar en los asuntos relacionados con la contratación de la Empresa a la Unidad Asesora de Contratación, de acuerdo con el Manual de contratación.

Desempeñar las demás funciones inherentes a la naturaleza de la oficina y las que le asignen las normas legales vigentes.

Aplicar todas las normas legales internas y externas aplicables a esta entidad en el proceso de gestión documental desde la producción, recepción, distribución, trámite,



organización, consulta, conservación y disposición final.

ASESOR FINANCIERO

CONTADOR o TESORERO

Presentar el proyecto de presupuesto de la entidad, cada año ante la gerencia general y la junta directiva.

Certificar las disponibilidades financieras y la constitución de registros presupuestables, facilitando la adquisición de bienes o servicios para la entidad.

Refrendar mediante la firma, las órdenes de pago, comprobantes y demás egresos que afecten el presupuesto, siguiendo los procedimientos establecidos.

Presentar los informes de ejecución presupuestal de cada vigencia o periodo, de acuerdo con los procedimientos y normas establecidos.

Presentar el informe mensual a nivel directivo sobre la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos.

LINA CUBILLOS



Actualizar tanto los rublos como las disposiciones generales en el presupuesto general de la entidad, cada vez que sea necesario, siguiendo los procedimientos establecidos.

Mantener actualizada la información sobre el estado de deuda pública y obligaciones económicas de la entidad, de acuerdo con las normas y lineamientos diseñados.

Presentar los estados financieros e informes contables requeridos en forma periódica por la Subgerencia Administrativa y Financiera.

Corregir las inconsistencias o errores presentados en los procedimientos realizados por otros funcionarios, siguiendo los procedimientos establecidos.

Aplicar todas las normas legales internas y externas aplicables a esta entidad en el proceso de gestión documental desde la producción,



recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

Desempeñar las demás funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas, de acuerdo a las indicaciones del jefe inmediato.

ASESOR CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

ASESOR JURÍDICO

Conocer, en primera instancia, los procesos disciplinarios que se adelanten contra funcionarios o ex funcionarios de la entidad, teniendo en cuenta las normas y procedimientos establecidos.

Ejercer autoridad disciplinaria, posterior a las investigaciones adelantadas por la oficina, según lo establecido en las normas.

Imponer sanciones cuando fuere el caso, siguiendo las normas y procedimientos establecidos.

Informar oportunamente a la División de Registro y Control de la Procuraduría General de la Nación, sobre la imposición de



sanciones a los servidores públicos.

Poner en conocimiento de los Organismos de Vigilancia y Control, la comisión de hechos presuntamente irregulares que surjan del Proceso Disciplinario.

Presentar informes sobre el estado de los Procesos Disciplinarios a las Autoridades competentes cuando así lo requieran.

Elaborar los informes asignados por la Gerencia o requeridos por los entes de control, siguiendo los lineamientos de la gestión documental.


Desempeñar las demás funciones inherentes a la naturaleza del área y que le sean



asignadas por las normas legales.

TÉCNICA

DIRECTOR TÉCNICO

SUBGERENTE TÉCNICA Y OPERATIVA

Proyección y/o revisión de respuesta a comunicaciones de incidencia sobre la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado.

Consolidación y/o revisión de informes de índole técnico sobre la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado.

Planeación, estructuración, Proyección y/o revisión de estudios previos que se requieran para garantizar la prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado.

Planeación, estructuración, Proyección y/o revisión de estudios y/o proyectos de inversión que se requieran para garantizar la prestación de los servicios públicos



de acueducto y alcantarillado.

Coordinar y hacer seguimiento a las actividades de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y acciones de tipo operativo que se requieran para garantizar la prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado.

Participar activamente dentro de los Comités de Disponibilidades, Comité de Agua No Contabilizada, Comité de Gestión y Desempeño, así como en los comités y reuniones a los cuales se delegue o se requiera su participación.

Realizar seguimiento y supervisión a los contratos de obra, consultoría, prestación de servicios y demás que le hayan sido delegados.

Asesorar a la Subgerencia



Técnica y Operativa, la Gerencia y demás oficinas y áreas de la entidad respecto de la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO ALCANTARILLADO

PROFESIONAL UNIVERSITARIO INGENIERO CIVIL DE PROCESO DE ALCANTARILLADO

Proyección de respuesta a comunicaciones de temas con incidencia sobre la prestación del servicio de alcantarillado.

Consolidación y/o proyección de informes de índole técnico que tengan o puedan tener relación con la prestación del servicio de alcantarillado que realiza la empresa.

Plantear y hacer seguimiento al Plan y actividades de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y acciones de tipo operativo que se requieran para garantizar la prestación del servicio público de alcantarillado.

JORGE PACHECO DUSSAN / RAMÓN HERNANDO JOJOA



Participar activamente dentro de los Comités y reuniones a los cuales se delegue o se requiera su participación.


PROFESIONAL UNIVERSITARIO ASEO


Proyección de respuesta a comunicaciones de temas con incidencia ambiental y tengan relación con la prestación del servicio de aseo que supervisa la empresa.

Consolidación y/o proyección de informes de índole técnico que tengan o puedan tener relación con la prestación del servicio de aseo que supervisa la empresa.

Participar activamente dentro de los Comités y reuniones a los cuales se delegue

OSCAR GUILLERMO CASTAÑEDA / JORGE PACHECO



o se requiera su participación.

Realizar la coordinación, estructuración y planteamiento de las actividades establecidas en el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos - PGIRS, y que se encuentren bajo responsabilidad de la empresa.


PROFESIONAL UNIVERSITARIO AMBIENTAL


Proyección de respuesta a comunicaciones de temas con incidencia ambiental y tengan relación con la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado que realiza la empresa.

Consolidación y/o proyección de informes de índole técnico y ambiental que tengan o puedan tener

RAMON HERNANDO JOJOA / OSCAR GUILLERMO CASTAÑEDA



relación con la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado que realiza la empresa.

Estructuración y/o proyección de estudios previos que se requieran para el cumplimiento de metas y/o actividades de índole ambiental dentro del cumplimiento de los compromisos establecidos para la entidad por la prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado que se realiza.

Participar activamente dentro de los Comités y reuniones a los cuales se delegue o se requiera su participación.


Servir de enlace con la Corporación



Autónoma Regional del Alto Magdalena - CAM, respecto del seguimiento de todos los procesos planes y actividades que se llevan de manera conjunta.

Realizar la coordinación, estructuración y planteamiento de las actividades establecidas en el Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos - PSMV, y que se encuentren bajo responsabilidad de la empresa.

Realizar la coordinación, estructuración y planteamiento de las actividades establecidas en el Plan de Ahorro y Uso Eficiente del Agua - PUEAA, y que se encuentren bajo responsabilidad de la empresa.

Asesorar a la Subgerencia Técnica y Operativa, la Gerencia y demás oficinas y áreas de



la entidad respecto de temas ambientales o de incidencia ambiental, y que tengan relación con las actividades de la empresa, especialmente las relacionadas con la prestación del servicio de acueducto y alcantarillado.

Realizar apoyo y seguimiento a los trámites de índole ambiental que requiera la empresa para el cumplimiento de su objeto misional.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO ACUEDUCTO PLANTAS

PROFESIONAL UNIVERSITARIO INGENIERO CIVIL

Programar y dirigir el personal operativo.

Control y suministro de productos químicos para el tratamiento (coagulante y cloro).

JORGE PACHECO DUSSAN

OPERADOR DE PLANTAS

OPERADOR DE PLANTAS

Nota: Los operadores de Plantas están capacitados u entrenados para operar cualquiera de los sistemas de potabilización (Plantas Kennedy, Recreo y Jardín) permitiendo realizar el reemplazo entre el mismo cargo.

Dosificación de sustancias químicas.

Operación y mantenimiento de la



infraestructura de potabilización.

BOCATOMEROS BOCATOMEROS Nota: Los Bocatomeros están capacitados y entrenados para operar cualquiera de los sistemas de captación (Guayabo o Tomo) permitiendo realizar el reemplazo entre el mismo cargo.

Captar el agua requerida para el tratamiento de las plantas potabilizadoras según demanda.

Operación y mantenimiento de la infraestructura de captación.

OPERADOR DE RESERVORIO

BOCATOMEROS Regular el caudal de agua requerido a Planta Recreo.

Operación y mantenimiento de la infraestructura del reservorio.

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Digitación y control de formatos con datos críticos de producción y costos.

Tramite de requerimientos y control de pedidos.

MARINA ORTIZ LUZ ANGELA POLANIA MARICELA DUSSAN

PROFESIONAL ESPECIALIZADO LABORATORIO

MICROBIOLOGO BACTERIOLOGO DEL ÁREA

Supervisión de informes y análisis resultados, coordinación de actividades analíticas del laboratorio.

MARGARITA OSSO MIRIAM VARGAS

TÉCNICO OPERATIVO VIABILIDAD Y DISPONIBILIDAD

PERSONA QUE MANEJE SOFTWARE ARGIS PARA

Coordinar la actualización del catastro de acueducto.

ALIRIO MOTTA



NOTA: LOS CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN TALES COMO EL PAGADOR Y TESORERA, NO CUENTA CON REMPLAZO, POR NECESIDAD DEL SERVICIO Y DEBIDO AL GRADO DE RESPONSABILIDAD QUE MANEJAN (COMO ACCESO A PORTALES BANCARIOS, CLAVES Y DEMAS).

REALIZAR LAS MODIFICACIONES Y/O AJUSTES AL CATASTRO DE ACUEDUCTO.

Recolectar en campo la información, hacer levantamientos y tabular la información.

Recibir obras de acueducto de forma digital.

Recibir la información de los contratos de acueducto de la empresa, planos georeferenciados.

TALENTO HUMANO

PROFESIONAL UNIVERSITARIA TALENTO HUMANO NOMINA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO TEROSERÍA

Liquidación de novedades de nómina (vacaciones, horas extras, entre otros).

LUIS THOMAS GARCIA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO TALENTO HUMANO

ASESOR DE TALENTO HUMANO PROFESIONAL UNIVERSITARIA TALENTO HUMANO NOMINA

Pago de seguridad social e incapacidades.

MANUAL PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL TALENTO HUMANO

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Versión: 08 Código: GA-MN-H01

Página 1 de 91 Vigente desde: 2019/07/25

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