Planeación y preparación del presupuesto en Propiedad...
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Planeación y preparación del presupuesto en Propiedad Horizontal Carlos Alberto Sarria Posada Gerente Consultor
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Planeación y preparación del presupuesto en Propiedad Horizontal
Carlos Alberto Sarria Posada Gerente Consultor
Participación proactiva de los propietarios en la elaboración del presupuesto
§ CONOCIMIENTOS PROFESIONALES.
§ CONOCIMIENTOS DE MERCADO.
§ RELACIONES COMERCIALES.
§ EXPERIENCIA EN PROCESOS SIMILARES.
§ OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS.
MARCO LEGAL A TENER EN CUENTA PARA SU ELABORACIÓN
§ CONSTITUCIÓN NACIONAL.
§ LEY 675 DEL 2001 – PROPIEDAD HORIZONTAL.
§ DECRETO 356 DE 1994 Y 4950 DE 2007 – VIGILANCIA.
§ CÓDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO.
§ LEY 1209 DE 2008, DECRETO 2171 DE 2009 Y RESOLUCIÓN 1608 DE 2010 – PISCINAS Y TANQUES DE ALMACENAMIENTO.
MARCO LEGAL A TENER EN CUENTA PARA SU ELABORACIÓN
§ CÓDIGO DE COMERCIO – SEGUROS ARTÍCULO 1036 AL 1162.
§ LEY 43 DE 1990 – PROFESIÓN CONTABLE.
§ DECRETO 2649 Y 2650 – CONTABILIDAD.
§ PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL.
PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
§ El artículo 51 numeral 4, menciona que el administrador debe: preparar y someter a consideración del consejo de administración las cuentas anuales, el informe para la asamblea anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
§ Siendo un tema de interpretaciones jurídicas sobre el agotar este paso antes de su presentación a la asamblea, de igual manera la ley no menciona que tenga que ir con la aprobación del consejo, pero en un sentido práctico es importante que los miembros de este órgano lo conozcan, ya que son el primer filtro y diagnóstico del acontecer en la asamblea.
LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO POR LA ASAMBLEA
§ Siendo el máximo órgano de la propiedad horizontal la Ley 675 del 2001 en su artículo 38 numeral 4, estableció como una de sus funciones la de:
“Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere del caso”.
MARCO LEGAL - LEY 675 DE 2001 COMO SE CALCULA
LA CUOTA DE ADMINISTRACIÓN
§ Coeficientes de copropiedad – art.25 numeral 3: el índice de participación con que cada uno de los propietarios de bienes privados ha de contribuir a las expensas comunes del edificio o conjunto, mediante el pago de cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, salvo cuando estas se determinen de acuerdo con los módulos de contribución en la forma que señala el reglamento.
MARCO LEGAL - LEY 675 DE 2001 COMO SE CALCULA
LA CUOTA DE ADMINISTRACIÓN § Sectores y módulos de contribución – art.31: los reglamentos de propiedad
horizontal de los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, deberán prever de manera expresa la sectorización de los bienes y servicios comunales que no esten destinados al uso y goce general de los propietarios de unidades privadas, en razon a su naturaleza, destinación o localización.
§ Las expensas comunes necesarias relacionadas con estos bienes y servicios en particular estarán a cargo de los propietarios de los bienes privados del respectivo sector, quienes sufragaraán de acuerdo a los módulos de contribución respectivos, calculados conforme a las normas establecidas en el reglamento de propiedad horizontal.
§ Los recursos de cada sector de contribución se precisarán dentro del presupuesto anual del edificio o conjunto, conjunto de uso comercial o mixto y solo podrán sugrafar las erogaciones inherentes a su destinación específica.
SU IMPORTANCIA COMO HERRAMIENTA DE CONTROL Y PLANEACIÓN
§ MUESTRA LAS NECESIDADES.
§ GUÍA PARA EL MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN.
§ PROYECTA LA SITUACIÓN ECONÓMICA Y LOCATIVA.
§ CONTROL DE INVERSIONES Y EGRESOS.
§ OPTIMIZA LA GENERACIÓN DE RECURSOS.
§ ANÁLISIS FINANCIERO.
RESPONSABILIDAD EN SU PREPARACIÓN
§ ADMINISTRADOR.
§ CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
§ CONTADOR PÚBLICO.
§ REVISOR FISCAL.
§ PROPIETARIOS.
PARTICIPACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL EN LA
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
§ Por el conocimiento, experiencia y vivencias día a día en
el conjunto es la persona llamada por la ley a realizar esta labor tan importante, siendo además su carta de navegación para desarrollar su labor.
§ El artículo 51 de la ley 675 de 2001, establece como responsabilidad del administrador la preparación, elaboración y someter a consideración del consejo de administración y la asamblea el presupuesto anual de ingresos y gastos.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO
§ Informe de ejecución presupuestal.
§ Libros auxiliares de ingresos y gastos.
§ Notas explicativas de las variaciones.
§ Seguimiento a los consumos en unidades métricas y tarifas a los servicios públicos.
§ Flujo de caja.
El seguimiento y control debe ser mensual y en los casos de ejecuciones de gastos variables, se debe tener conocimiento de la situación especial del rubro afectar, para ello se debe contar con las herramientas necesarias para realizarlo, tales como:
OPORTUNIDAD PARA SU PREPARACIÓN
Se debe analizar desde dos aspectos: copropiedades nuevas y antiguas. En las nuevas se debe ir elaborando de acuerdo a los servicios que se prestarán en las áreas comunes. En las antiguas se debe ir proyectando finalizando el año para ir conociendo las posibilidades de modificaciones.
PERIODICIDAD EN SU ELABORACIÓN
El periodo del presupuesto es anual. – Art 38 numeral 2. El periodo contable es de enero a diciembre. -
ELEMENTOS DE JUICIO PARA SU PREPARACIÓN
§ Rubros con mayor incidencia o costo.
§ Contratos suscritos con proveedores y contratistas.
§ Análisis técnico de la maquinaria y equipos.
§ Necesidades de mantenimiento y conservación
§ Periodo de las polizas de seguros.
ELEMENTOS DE JUICIO PARA SU PREPARACIÓN
§ Análisis a los consumos y tarifas de servicios públicos.
§ Mandato legal.
§ Ejecución año anterior.
§ Indicadores financieros.
§ Conocimiento de la situacion económica de la copropiedad y sus habitantes.
ELEMENTOS DE JUICIO PARA SU PREPARACIÓN - MANDATO LEGAL
§ Seguros – Art. 15 ley 675/2001.
§ Exámenes piscinas – Ley 1209/2008.
§ Exámenes tanques de agua – Res.1618/2010 minprotección social.
§ Mantenimientos – exclusión seguros.
§ Gastos de personal – código sustantivo del trabajo
§ Servicio de vigilancia – Decreto 4950/2007.
DISEÑO Y PREPARACIÓN
§ Si bien es cierto que los condominios sometidos al régimen de propiedad horizontal en muchos casos son similares en su apariencia externa, cada uno tiene algunas cosas que lo diferencian de otro de similares características:
§ Las personas que lo habitan
§ La composición de las áreas comunes.
§ Los proveedores que prestan sus servicios.
§ La ubicación geográfica.
§ El entorno social.
DIFERENCIA ENTRE PRESUPUESTOS PARA CONDOMINIOS DE VIVIENDA, COMERCIO Y MIXTO
§ La destinación de un condominio marca una gran diferencia al momento de elaborar un presupuesto, teniendo una gran incidencia los de vivienda versus los mixtos y comerciales.
§ En todos las destinaciones se busca que el mantenimiento y conservación de las áreas comunes sirvan para valorizar las áreas privadas sino de potencializar su explotación económica y que el presupuesto cubra las necesidades de desarrollo comercial de los comerciantes.
§ Una de las mayores diferencias entre vivienda y mixto y comercial, se encuentra en los rubros de publicidad, comercialización y eventos, rubros que en vivienda no son utilizados.
DIFERENCIA ENTRE PRESUPUESTOS PARA CONDOMINIOS DE VIVIENDA,
COMERCIO Y MIXTO
§ También el rubro de seguridad y aseo, aunque en el sector vivienda participa en el presupuesto con gran incidencia, en el área mixta y comercial es un rubro importante, por la percepción de los clientes de tener tranquilidad y limpieza al realizar sus compras.
§ El perfil del profesional que desarrolla la labor de representante legal, tambien requiere de una experiencia y capacitación en mercadeo, comunicación social y publicidad.
§ El staff de asesores en el área comercial y mixta es mayor que en vivienda, toda vez que por su vocación requiere de jefes de seguridad, mantenimiento, comunicación social y financiera.
GASTOS FIJOS
§ PARA ESTE TEMA HAY QUE ANALIZAR CUAL ES EL CRITERIO CON EL QUE SE TOMA LA PALABRA “FIJO”; TODA VEZ QUE EXISTIRÍAN DOS CRITERIOS.
§ UNO SERÍA EL DE LA NECESIDAD DE TENER EL RUBRO, ACORDE CON LOS SERVICIOS QUE TIENES, REQUIEREN Y TIENEN LAS ÁREAS COMUNES Y EL OTRO SERÍA POR EL MONTO Y PERIODICIDAD DEL CONTRATO.
GASTOS FIJOS POR CONCEPTO
§ HONORARIOS. (ADMINISTRADOR, CONTADOR, REVISOR FISCAL Y ASESORÍA JURÍDICA).
§ ANÁLISIS AGUA PISCINA Y TANQUES. § SEGUROS. § VIGILANCIA. § ASEO. § FUMIGACIÓN. § SERVICIOS PÚBLICOS (ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO, ENERGÍA,
ASEO PÚBLICO, TELÉFONO Y GAS). § MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS. § RECARGA EXTINTORES.
GASTOS FIJOS POR CONCEPTO
§ CORREO. § LEGALES. § JARDINERÍA. § MANTENIMIENTO LOCATIVO. § MANTENIMIENTO ELÉCTRICO. § MANTENIMIENTO HIDRÁULICO. § MANTENIMIENTO TECHOS Y AZOTEAS. § REPUESTOS DE EQUIPOS. § INSUMOS DE ASEO Y CAFETERÍA. § PAPELERIA. § COMBUSTIBLE PLANTA ELÉCTRICA.
GASTOS FIJOS POR CONCEPTO
§ TRANSPORTE.
§ EVENTOS DE INTEGRACIÓN Y CONVIVENCIA.
§ ASAMBLEA.
§ FONDO DE IMPREVISTOS
§ DESCUENTOS POR PRONTO PAGO ADMINISTRACIÓN.
§ BANCARIOS Y FINANCIEROS.
§ EXTRAORDINARIOS O IMPREVISTOS
GASTOS FIJOS POR COSTO
§ Honorarios. (Administrador, contador, revisor
fiscal y asesoria jurídica)
§ Análisis agua piscina y tanques.
§ Seguros.
§ Vigilancia.
§ Aseo.
§ Contratos de mantenimientos de equipos.
§ Fondo de imprevistos.
GASTOS VARIABLES POR COSTO
§ SERVICIOS PÚBLICOS. (ENERGIA, ACUEDUCTO, GAS Y TELEFONO).
§ FUMIGACIÓN.
§ LEGALES.
§ CORREO.
§ MANTENIMIENTO LOCATIVO.
§ MANTENIMIENTO ELÉCTRICO.
§ MANTENIMIENTO HIDRÁULICO.
§ MANTENIMIENTO TECHOS Y AZOTEAS.
§ REPUESTOS DE EQUIPOS.
GASTOS VARIABLES POR COSTO
§ INSUMOS DE ASEO Y CAFETERÍA.
§ PAPELERÍA.
§ COMBUSTIBLE PLANTA ELÉCTRICA.
§ ASAMBLEA.
§ TRANSPORTE.
§ EVENTOS DE INTEGRACIÓN Y CONVIVENCIA.
§ DESCUENTOS POR PRONTO PAGO ADMINISTRACIÓN.
§ BANCARIOS Y FINANCIEROS.
§ EXTRAORDINARIOS O IMPREVISTOS
FACTORES SALARIALES MENSUALES NO CONTRIBUYENTE DEL CREE
§ SALARIO MÍNIMO: $ 616.000
§ SUBSIDIO DE TRANSPORTE: $ 72.000
§ PRESTACIONES SOCIALES – 22.36% : $ 154.000.
§ SEGURIDAD SOCIAL – 21.55% : $ 133.000.
§ PARAFISCALES – 9%: $ 55.000.
§ DOTACIÓN – 3 VESTIDOS Y CALZADO: $ 20.000.
§ TOTAL COSTO: $ 1.050.000
FACTORES SALARIALES MENSUALES CONTRIBUYENTE DEL CREE
§ SALARIO MÍNIMO: $ 616.000
§ SUBSIDIO DE TRANSPORTE: $ 72.000
§ PRESTACIONES SOCIALES – 22.36% : $ 154.000.
§ SEGURIDAD SOCIAL – 13.044% : $ 80.000.
§ PARAFISCALES – 4%: $ 25.000.
§ DOTACIÓN – 3 VESTIDOS Y CALZADO: $ 20.000.
§ TOTAL COSTO: $ 967.000
VALOR HORAS EXTRAS – BASE $ 616.000
§ HORA = $ 2.567.
§ DIURNA – 1.25 = $ 3.208.
§ NOCTURNA – 1.75 = $ 4.492.
§ RECARGO NOCTURNO – 0.35 = $ 898.
§ DIURNA DOMINICAL – 2 = $ 5.134.
§ NOCTURNA DOMINICAL – 2.50 = $ 6.417.
§ RECARGO NOCTURNO DOMINICAL O FESTIVO - 2.10 = $ 5.390.
§ DOMINICAL – 1.75 = $ 4.492.
§ SALARIO MÍNIMO INTEGRAL: $ 8.008.000
Carrera 63 No 2A-03 Telefax: 5513051 Cel.: 315 558 3256-315 521 0139 e-mail: [email protected]; [email protected]
CONCEPTO PORCENTAJE OBSERVACIONES
Cesantías 8.33% Febrero 14
Interés Cesantías 1.00% Enero 31
Prima de Servicios 8.33% Junio 30 y Diciembre 15
Aportes a Salud 12.5% Trabajador 4% Patrono 8.5%
Aportes a Pensión 16% Trabajador 4% Patrono 12%
Aportes a Parafiscales 9% Patrono 9%
ARP TABLA DE RIESGOS
Entrega Dotación Abril 30, Agosto 31 y Diciembre 20.
INGRESOS FIJOS
§ CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN.
§ FONDO DE IMPREVISTOS.
§ INTERESES FINANCIEROS.
§ INTERESES DE MORA.
§ EXPLOTACIÓN ÁREAS COMUNES (ARRENDAMIENTOS Y VENTAS DE PRODUCTOS) – ART 186 LEY 1607 DE 2012.
INGRESOS FIJOS
§ Aunque existen varios ingresos fijos en toda copropiedad como son las cuotas de administración, los intereses financieros, los intereses de mora, los generados por explotación de áreas comunes, no es recomendable incluir como parte del presupuesto los intereses, toda vez que su variación es muy volatil y en especial en los intereses de mora, es generar un incentivo para que exista cartera, toda vez que necesitamos ese recurso para poder lograr el cumplimiento del presupuesto.
§ La recomendación es solo incluir como ingreso fijo para cubrir las cuotas de administración y dejar los demás ingresos para las inversiones que requiera el condominio.
INTERESES DE MORA
EXISTEN DOS FORMAS PARA SU REGISTRO CONTABLE:
1.) CUENTAS POR COBRAR: XXXXXXX INGRESOS: XXXXXXX
2.) CUENTAS DE ORDEN: XXXXXX CUENTAS DE ORDEN: XXXXXXX BANCOS: XXXXXX INGRESOS: XXXXXXX
INTERESES DE MORA
§ En la primera opción no se diferencia en el ingreso lo causado de lo recaudado; y en la segunda opción se registra como ingreso lo efectivamente recaudado; asimismo como en muchos casos se proponen y aprueban por la asamblea amnistias de intereses, sirve para tener margen de negociación sin afectar los estados financieros.
ELEMENTOS DE JUICIO PARA PRESUPUESTAR INVERSIONES
FUTURAS
§ OBSOLESCENCIA Y DESGASTE.
§ CAMBIOS TECNOLÓGICOS.
§ NORMATIVIDAD VIGENTE.
§ OPTIMIZACIÓN DE GASTOS.
§ MODIFICACIONES LOCATIVAS.
GASTOS EXTRAORDINARIOS
O INVERSIONES
En este grupo se catalogan aquellas erogaciones que por su valor y periodicidad no se efectuan anualmente sino en periodos largos de tiempo y el valor es alto, entre ellas tenemos:
§ Pintura o mantenimiento de fachada.
§ Reposición o adquisición de maquinaria y equipo.
§ Adquisiciones de mobiliario.
§ Implementación de protocolos de seguridad.
GASTOS EXTRAORDINARIOS
O INVERSIONES
Los gastos extraordinarios o inversiones se deben planificar desde varios puntos de vista:
§ 1.) El flujo de caja o disponibilidad de recursos, analizando si la fuente de financiación serán los excedentes acumulados, reservas en el presupuesto corriente o cuotas extraordinarias, independiente de la fuente de financiación se debe siempre planificar teniendo líquidos los recursos en los bancos.
§ 2.) Las necesidades del conjunto.
GASTOS EXTRAORDINARIOS
O INVERSIONES
§ 3.) LA VALORIZACIÓN QUE VAN A TENER LAS ÁREAS PRIVADAS.
§ 4.) LA CAPACIDAD Y SITUACIÓN ECONÓMICA DE LOS PROPIETARIOS.
§ 5.) LA ASAMBLEA GENERAL.
GASTOS EXTRAORDINARIOS
O INVERSIONES
§ Cuando se planean estas inversiones es recomendable contar con profesionales que apoyen la ejecución de ellas, como en el caso de obras locativas, se debe contar con un interventor, en la compra de equipos con un ingeniero o especialista en la materia, de tal manera que se establezcan unas condiciones de oferta igual para todos los cotizantes y un control en la ejecución del proyecto.
CONTROL INTERNO DE LOS GASTOS EXTRAORDINARIOS O INVERSIONES
§ PROFESIONALES O ESPECIALISTAS EN EL PROYECTO QUE SE VA A REALIZAR.
§ CONDICIONES DE OFERTA SIMILARES O PLIEGOS LICITATORIOS.
§ TIEMPO DE PAGO Y ENTREGA.
§ PÓLIZAS DE SEGUROS Y DE GARANTÍA DEL PROYECTO.
CONTROL FINANCIERO DE LOS GASTOS EXTRAORDINARIOS O INVERSIONES
Dependiendo de la fuente de financiación, se debe realizar su registro contable:
§ Cuota extra - en los pasivos.
§ Excedentes y reservas - en el patrimonio.
§ Presupuesto anual – en los gastos.
PROVISIONES PRESUPUESTALES
§ Para el análisis de este tema se debe tener en cuenta que pueden existir provisiones y reservas, siendo las primeras para gastos a corto plazo y las segundas para ejecuciones a largo plazo, en ambos casos debe existir la partida presupuestal aprobada por la asamblea y en el caso de las reservas la destinación específica.
§ Toda provisión que se efectue debe tener como soporte un contrato, un anticipo o una cotización que indique que el proyecto se va a realizar.
§ En ambos casos su registro contable se efectua entre un gasto y un pasivo.
ASAMBLEAS - LEY 675 DE 2001
§ CITACIÓN ORDINARIA – ART.39 – ADMINISTRADOR.
§ SEGUNDA CONVOCATORIA – ART.41. – 3 DIA HÁBIL.
§ FUNCIONES – ART.38
§ QUORUM – ART. 45 Y ART. 46 – 51% Y 70%
§ ACTAS – ART.47 – PUBLICACIÓN 20 DIAS HÁBILES.
§ IMPUGNACIÓN – ART. 49 – 2 MESES PUBLICADA
