Planeación Estratégica de

las PYMES.

Tema #11

1. Planeación estratégica en pequeña escala. Se debe hacer uso de planes operativos para mejorar la operación actual, efectuando así un cambio de primer orden. Un buen administrador puede ir guiando los cambios de segundo orden a más largo plazo.

Antecedentes de la Planeación en PYMES 10

2. Definición del negocio. Una definición cuidadosa y realista, logra que la empresa estableca su posición presente, asi como su futuro.

3. Planeación de horizontes. El largo plazo trata en parte con los eventos futuros, pero más bien con el futuro de los eventos presentes. Así aspectos como el período de recuperación del capital invertido y la necesidad de un cambio de dirección estratégica, son los que tienen influencia sobre el horizonte de planeación. De este modo, donde los cambios ocurren rápidamente como en la industria del juguete o de la moda, la planeación en pequeña escala debe enfocarse a un horizonte distinto, por lo que la empresa puede configurar los eventos en vez de ser moldeada por ellos.

4. Objetivos y metas. Se sugieren dos métodos para la fijación de metas realistas. Uno de ellos implica la recolección de datos sobre las operaciones de la empresa durante los últimos años. Los datos pueden incluir variables de rendimiento que el propietario o administrador consideren importantes. En el segundo método, la empresa recolecta datos similares de su competidor líder. Cualquiera de los dos métodos le permite a la empresa comparar, sus metas de rendimiento proyectadas.

5. Evaluación de las competencias distintivas. Realizar una autoevaluación que permita identificar las fuerzas y debilidades de la empresa que provean una guía para la planeación. Se deben identificar los factores estratégicos con los que cuenta la empresa, por ejemplo: la innovación, la calidad, un buen sistema de control y reducción de costos, entre otros.

6. Análisis del medio ambiente. Provee un marco de referencia para la operación de la empresa. Un equipo de la alta dirección de la empresa puede listar los factores del medio ambiente que podrián afectar a la misma, profundamente. Estos efectos del medio ambiente pueden resultar en amenazas u oportunidades.

7. Análisis de la competencia. La fuerzas y debilidades de los competidores de la pequeña empresa, afecta directamente su capacidad para llevar a cabo sus propios planes. Aunque no es fácil obtener información dado que los antecedentes de la Planeación en PYMES 11

competidores son también pequeñas empresas, puede ser útil analizar los siguientes tópicos: ¿Cómo ven los clientes los productos y servicios de los competidores? ¿Cuál es la situación financiera del competidor? ¿Los competidores venden una linea completa de productos o existen nichos que se pueden llenar? ¿Cuáles son las estrategias de los competidores? ¿Cómo pueden compararse sus costos con los nuestros? ¿Qué tan grande es el presupuesto de marketing de los competidores? ¿Cuáles son sus fuerzas y sus debilidades?

8. Análisis del cliente.Los clientes son el sustento de cualquier negocio, por eso el análisis de ellos es la piedra angular de la planeación estratégica. Las preguntas que debemos responder son: ¿Dónde compran los clientes sus productos? ¿Qué atributos de los productos son atractivos para los clientes? ¿Cómo se puede aumentar la probabilidad de vender productos específicos? ¿Qué oportunidades existen para segmentar el mercado en pequeños grupos, con el objetivo de ofrecer un producto único?. Idealmente el análisis debe incluir la cadena completa del cliente que podría tener influencia en la empresa.

El propósito de la planeación estratégica es posibilitar un desarrollo coherente de las organizaciones, que permita coordinar las acciones de las diferentes subunidades mediante criterios unificados que resuelvan conflictos de interés y que provean suficiente claridad a todos los estamentos de la empresa sobre los objetivos que persiguen y los métodos escogidos por ellos .

Por consiguiente, no tomar en cuenta la planeación estratégica en una organización conllevará serios problemas. El primero de ellos, es que la empresa no tendrá claramente establecidas sus estrategias y por ende no podrá lograr su misión y objetivos organizacionales; así como el subestimar las debilidades y amenazas que pueden dañar a la empresa o por el contrario sobreestimar las fortalezas y oportunidades del entorno. Un tercer problema se refiere a que al carecer de planes alternos de acción, el empresario solo tendrá una forma de hacer las cosas derivándose dentro de esta problemática que no se encuentren establecidos metas y objetivos apegados a la realidad de la empresa, por lo tanto esto conllevará a un estrés del dueño al ver que no se está cumpliendo lo pronosticado; provocando un cambio de enfoque para él al pasar de una inversión productiva a un gasto en un mal negocio. El cuarto problema es que no existe un plan de negocios con el que se pueda hacer una revisión y retroalimentación de lo sucedido en la empresa, con el producto, el mercado, con la competencia y del manejo del recurso financiero. Lo que conlleva a un crecimiento no controlado, lo que significará un mal cálculo en el suministro de recursos humanos, tecnológicos y financieros ya que en ocasiones puede haber exceso o escasez de recursos. Y finalmente, la problemática de enfoque que se tiene del negocio, significa visualizar siempre a una empresa como pequeña fuente de ingresos solo para subsistir, y no como un negocio que le permita al dueño sentirse como un empresario responsable y capaz de generar riqueza.

Es así que la planeación estratégica incluye: a) liderazgo, b) conocimiento organizacional, c) competencia, d) arquitectura de la firma y e) formulación de estrategias y se entiende como herramienta de gestión que apunta a la modernización empresarial . De tal manera, que al hablar de planeación estratégica, lo relacionamos inmediatamente con las grandes empresas, como si fuese algo exclusivo de este tipo de organizaciones; considerándose en ocasiones por las PYMES en algún momento como una pérdida de tiempo, debido a que las operaciones del negocio diarias consumen demasiado tiempo, dejándose llevar únicamente como importante la operatividad. Existiendo casos extremos de dueños de negocios muy pequeños y con un incipiente conocimiento de la administración que consideran que no se puede llevar a cabo una planeación, debido a que su percepción del futuro es incierto, y que no puede hacerse nada hasta que exista una certeza en los factores externos e internos que afectan a un negocio. Por tal motivo destacan de las PYMES ciertas desventajas de carácter competitivo. Siendo algunas de ellas: el limitado capital, la imposibilidad de adquirir recursos adicionales, la inexperiencia del dueño y el número de horas de trabajo que se requiere que el dueño le dedique a la empresa .

Tema 12 Planeación,

organización, dirección y control.

En las Pymes.

1. Planeación:

"Si no sabes a donde vas, acabarás en otra parte". Sin importar el giro o tamaño de su negocio, el éxito de él depende directamente de los

objetivos del mismo, según un proverbio de L. Meter, "si no sabes a donde vas, acabarás en otra parte”.

Por lo tanto en este punto de la administración, es necesario seguir los siguientes pasos: Definir la Meta del negocio:

Si no se cuenta con una Misión, Visión y Objetivos, es un buen momento para elaborarlos.

Definir los objetivos necesarios para alcanzar la meta. Definir las acciones para alcanzar cada objetivo. Después viene la parte más extensa, ya que aquí habrá que tomar en cuenta los recursos

que serán necesarios (materiales, económicos, humanos, etc), las prioridades que tendrá cada objetivo y luego cada actividad, habrá siempre que diseñar un plan de respaldo, comúnmente conocido como el “plan B” y todo esto debe conservar el enfoque que se pretende del negocio (misión, visión, valores, etc).

La misión, visión y valores son algo que debe vivirse en la empresa, de otro modo se pierde de vista el objetivo y se corre el riesgo de seguir un camino equivocado.

2. Organización:

La ejecución del plan. Este punto se refiere a la coordinación de esfuerzos, es decir: Hacer equipos de trabajo. Distribuir la materia prima. Documentar y establecer procesos, personas responsables, cargas de operación, etc. Esta parte en general se refiere a la ejecución del plan, a poner los “engranes” donde

deben ir para que la maquinaria funcione. 3. Dirección: Conseguir la meta de la mejor forma posible. Al llegar a este punto debemos preocuparnos por conseguir la meta de la mejor forma

posible, no sólo optimizando recursos sino obteniendo el mejor desempeño de su personal.

Por lo tanto, tiene como principal herramienta la motivación y la adecuada supervisión, lo que traerá como consecuencia un clima laboral saludable para llegar al objetivo de la mejor forma y tratando de que no hayan bajas en el camino.

4. Control: Detección y corrección de fallas en un sistema administrativo Esta actividad es en realidad una retroalimentación; por su puesto que puede hacerse

sobre la marcha. Su función principal es detectar fallas y corregirlas; es cuando se determina el grado

de cumplimiento de los objetivos y por lo tanto de la meta.

Tecnologías de Información

en las PyME’s

Tema #13

En la comunidad global en la que vivimos, las pequeñas y medianas empresas requieren adentrarse en las tecnologías de información para poderlos desarrollar. El problema es que hay una gran diversidad de empresas, por ejemplo, las que venden al consumidor final, o las que venden materias primas o productos sofisticados. Para cualquier tipo de empresa, existen muchos beneficios, pero también retos que afrontar. Lo más importante es primero identificarlos para estar conscientes de lo que significan las tecnologías de información y ver la manera en la que éstas se alinean con la estrategia del negocio.

2.1 Beneficios A continuación se enlistan las principales ventajas que se pueden obtener de las tecnologías de

información para cualquier tipo de empresa, especialmente las pequeñas y medianas. 2.1.1 Rapidez en los procesos Las TI pueden ayudar a eficientizar los tiempos de respuesta de los diferentes tipos de procesos

que se involucran en la elaboración de algún bien o servicio. Desde que se seleccionan las materias primas, pasando por el proceso de transformación, inspección de calidad, ventas, logística, y pago, el sistema puede dar información sobre el proceso. Al detectar las fallas dentro de la cadena productiva, se pueden corregir rápidamente, o incluso predecir los posibles problemas que se pueden presentar. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, estos sistemas pueden crear la posibilidad de que se agilicen los tiempos de espera, de entrega y los de respuesta por parte del cliente. Entre más pronto el cliente o la empresa sepa las fallas que tienen, será mejor la respuesta.

2.1.2 Reducción de costos La meta de cualquier negocio es incrementar utilidades, lo cual se puede lograr mediante el aumento de ventas

y/o la reducción de costos. Un buen sistema puede permitir a la empresa ver de manera global y al mismo tiempo detallada, el resumen de las operaciones que se efectúan dentro de un plazo determinado, esto permite al dueño analizar y encontrar las posibles áreas de oportunidad para hacer las mismas actividades con menores insumos o costos operativos más bajos. Los sistemas de información tienen la gran ventaja de poder tener registros de

3. Mejor servicio "Una razón por la que las empresas más pequeñas están invirtiendo en TI’s ahora es para mejorar la cadena de

suministro y las tecnologías de comunicación que los conectan con las compañías más grandes que ellos proveen" . El servicio no sólo se mejora de esta forma, también puede ser que la rapidez con la que se desarrollan los procesos mejore el tiempo de entrega o de respuesta en general hacia el cliente, esto se convierte automáticamente en una ventaja competitiva que puede ayudar al negocio a competir con otras empresas más grandes.

4. Aumento de Ventaja Competitiva Las tecnologías de información pueden proveer al negocio con una ventaja competitiva frente a sus rivales ya

que provee los beneficios antes descritos que se pueden traducir en mejor servicio al cliente. Incluso hay ocasiones en que el mercado obliga a las pequeñas empresas a incorporar TI en sus negocios para no tener una diferencia tan grande en la misma industria. Si un competidor que tiene una cadena de minisúper, que maneja código de barras, se instala frente a otro minisúper que no cuenta con esta tecnología, tal vez pueda representar una barrera para que los clientes lo prefieran. Aunque hay que recordar, y es muy importante, que la tecnología no lo es todo, si bien puede traer grandes beneficios, también necesita ir acompañada de un buen trato al cliente. Si por ejemplo, el minisúper con código de barras es más rápido que el otro, pero trata como números a los clientes y no les proporciona el trato que ellos se merecen, es muy probable que no les importe perder unos minutos más en otro establecimiento.

EL COMERCIO VIRTUAL DE LAS

PYMES

El proceso de globalización ha beneficiado a las PYMES para que puedan ofrecer sus productos en un mercado internacional.

Como resultado de los recientes avances tecnológicos (sobre todo de la red global), la industria mediana y pequeña tienen ahora la oportunidad de establecer una presencia internacional con una mínima inversión e incluso ofrecer productos por medio del comercio virtual (CV). Las PYMES deben comenzar evaluando, la competencia existente formulando una estrategia, implementándola y finalmente evaluando su rendimiento.

Debido a la rapidez con que ocurren los cambios en el sector del comercio virtual, es necesario evaluar y reformular constantemente la estrategia empresarial para que el negocio permanezca competitivo.

Análisis de la Industria y la Competencia

Un análisis de los factores tanto externos (las oportunidades y amenazas que el mercado y la industria presenta), como internos (ventajas competitivas y debilidades de la empresa), representa el primer paso que debe tomarse antes de invertir en el CV. Este proceso puede verse con claridad por medio de la formulación de la matriz del SOT( siglas en ingles para ventajas competitivas: Strengths, debilidades: Weaknesses, oportunidades: Opportunities, y amenazas: Threats).

Formulación Estratégica

La misión de cada empresa enmarca la razón de su existencia, basándose en la misión del CV, cada empresa deberá formular los objetivos de dicho proyecto.

Se le recomienda a la empresa que estudie lo que se quiere lograr con su sitio de red. Hay tres razones primordiales para establecer presencia en la red: marketing, servicio al cliente y ventas.

En la formulación de estrategias, es importante evaluar la factibilidad de que el producto o los productos puedan ser buenos candidatos para el comercio virtual.

Factores Críticos en la Formulación de la Estrategia del CV

El diseño del sitio en la red tendrá que ser fácil de manejar y debe ofrecer un sistema de máxima seguridad que le indique al cliente que su información esta completamente resguardada. Es necesario crear un sistema favorable en donde exista un nivel de alta confianza entre el vendedor y el comprador.

Los factores críticos son los siguientes: La factibilidad de la comercialización de los productos o servicios por

medio del CV. Infraestructura tecnológica Fluidez z en la navegación del sitio de la red Seguridad del sistema de CV. Nivel de confianza entre el vendedor y el comprador.

Habiendo considerado el rendimiento de esta inversión así como el factor de riesgo en la implementación de alguna estrategia de CV dada, es necesario analizar la atmosfera externa en el sector empresarial además del acceso a la tecnología de información existente. Al concluir dicho análisis puede optar por crear una estrategia Competidora o una Cooperadora.

Estrategia CompetidoraCuando se opta por una estrategia competitiva puede emplear un modo

defensivo por lo general se promueve para resguardar el mercado ya establecido de posibles ataques; la estrategia ofensiva se emplea para robar parte del mercado a un competidor.

Estrategia CooperadoraLas estrategias cooperadoras se utilizan para tomar uso de una ventaja

competitiva dentro de una industria por medio de la creación de una alianza estratégica con otras empresas. Las PYMES pueden lograr dichas alianzas por medio de la delegación o el control de otras PYMES que puedan abastecer los conocimientos y el personal requerido para establecer el CV.

EL COMERCIO ELECTRONICOSe revisaran los problemas que enfrentan las PYMES ante el proceso de

globalización, así como sus posibles alternativas para mejorar su situación competitiva.

Por globalización se entiende el hecho de que un producto puede estar formado por partes que son producidas en cualquier lugar del mundo y vendido también en cualquier parte del mundo. Globalización puede ser definida como la intensificación de las relaciones sociales mundiales, las cuales ligan localidades distantes de tal manera que los sucesos locales están condicionados por eventos que ocurren a muchas millas de distancia y viceversa.

La teoría del comercio internacional nos dice que, el libre comercio beneficia a los países que lo practican ya que aumentan el bienestar de estos, y a largo plazo tienden a igualarse los precios de los factores de producción.

Hoy en día existen tres grandes mercados integrados o tres bloques de integración comercial: América, Europa y Asia (conocido como la Triada).

Las nuevas tecnologías detectan costos de arranque que son muy altos y su obsolencia tecnológica es muy rápida, lo que implica que los ciclos de vida de los productos sean muy cortos con la consecuente preocupación de recuperar la inversión en ese tiempo, por lo que el tamaño del mercado se vuelve un factor importante.

Los montos de inversión inicial, el avance de la tecnología y su tasa de obsolescencia provocan la necesidad de que los productos sean comercializados simultáneamente en los tres bloques.

La estrategia fundamental generalmente utilizada, consiste en que la empresa matriz provee la tecnología a sus afiliadas y consigue los recursos de producción donde se encuentren mas baratos. La fragmentación de la producción se da cuando intervienen varias empresas en la fabricación de un producto, de tal manera que ninguna de ellas lo fabrica totalmente y crea en consecuencia una especie de “red empresarial”, cuya interconexión amplia el poder de mercado de los grandes conglomerados.

Las nuevas formas de competencia se están desarrollando bajo esquemas de concesiones, franquicias y atributos intangibles del producto.

La clasificación de actividades en cadenas de alto valor agregado (áreas suaves) o cadenas de bajo valor agregado (áreas duras) están siendo cambiadas por un nuevo concepto de servicio; actividades materiales (que tienen que ver con tiempo y espacio) y actividades en tiempo real donde el tiempo y espacio no tienen significado en términos de valor.

El desarrollo de la red global de comunicación (Internet), la revolución de los transportes y la eliminación de barreras comerciales (arancelarias y no arancelarias) han permitido incursionar en nuevas formas de competencia.

La evolución de los sistemas de información han seguido tres caminos principales: Procesos de automatización y registro en el tratamiento de la información (local o a

distancia). Desarrollo del software estándar o compatible. Facilitación de manejo para el usuario.La consecuencia directa ha sido la amplia aceptación por parte de los usuarios, y por

tanto, la expansión en su uso.Los sistemas de información forman parte del sistema del sistema de inteligencia de

mercado, lo que proporciona a la empresa elementos de decisiones importantes en el momento de la elaboración de sus planes estratégicos.

ADMINISTRACION FINANCERA DE LAS PYMES

Se dice por ahí que para administrar correctamente un negocio, necesitamos antes que nada, mucho sentido común. Pero: ¿realmente conoces las bases de la administración financiera? El conocimiento necesario para maximizar las utilidades de tu PYME podría estar a un clic de distancia.la administración financiera depende de saber utilizar nuestro sentido común, contar con información financiera confiable y actualizada, puede ser la diferencia entre tomar una buena y una mala decisión. Una buena decisión hará a nuestro negocio más fuerte; una mala decisión podría llevarlo a la quiebra.Por esta razón, si en alguna medida somos los responsables de la administración de los recursos económicos de nuestra empresa, es indispensable que conozcamos las bases de la administración financiera

LA FAMOSA ECUACION CONTABLE

Los activos son todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. Ejemplos de estos son: el efectivo, las cuentas de cheques, las cuentas por cobrar, el mobiliario, los automóviles, los terrenos, etcétera.

Los pasivos representan todas las deudas y obligaciones que tiene la empresa: nóminas, sueldos por pagar, deudas a proveedores, créditos bancarios, impuestos por pagar, etcétera.

El capital contable lo forma el dinero que aportaron el dueño o los socios para arrancar la empresa y comenzar a operar, mas otras aportaciones que hayan hecho los socios, más las utilidades que se hubiesen generado en periodos anteriores y que no se hayan retirado, más las utilidades del periodo actual.

Ahora, la fórmula trabaja en este sentido: todos los activos (o las inversiones) que tenga o que haya hecho el negocio (como un terreno por ejemplo) fueron financiadas a través de los pasivos o del capital contable (también denominadas fuentes de financiamiento). Es por ello que la ecuación siempre funcionará, porque siempre que se quiera adquirir un activo, se hará a través de una deuda (pasivo) o con el capital de la empresa. 

De esta forma, siempre que aumente el activo, también aumentará el pasivo o el capital contable ya que tuvo que haberse financiado de alguna de estas dos fuentes, y viceversa. Por esta razón, contar con muchos activos no es sinónimo de solidez, pues si estos activos se han financiado con deuda y la deuda es excede nuestra capacidad de pago, sufriremos una crisis de liquidez y probablemente incumpliremos nuestros compromisos.

ADMINISTRACION FINANCIERA O DEL CAPITAL DE TRABAJOCapital de trabajo Desde el punto de vista contable se define como la diferencia aritmética entre el activo circulante y el pasivo circulante. Desde el punto de vista práctico,

está representado por el capital necesario para iniciar operaciones, antes de recibir ingresos, luego entonces este capital deberá ser suficiente para: comprar materia prima, pagar sueldos y salarios, otorgar financiamiento a los clientes, cubrir gastos diarios, etc. Pero así como hay que invertir en ciertos rubros,

también se puede obtener crédito a corto plazo proveniente de: proveedores, acreedores, impuestos (IVA), entre otros, los cuales representan el pasivo circulante. De aquí que se le conozca como capital de trabajo, es decir, el capital con que hay que contar para empezar a trabajar.

La Administración Financiera del Capital de Trabajo, permite: • Explicar el concepto de capital de trabajo, • Explicar los efectos de reducir o alargar la cobranza en el ciclo de caja, • Explicar los efectos de modificar la rotación de inventarios en el ciclo de caja, • Explicar los efectos de modificar las políticas de pago a proveedores en el ciclo de caja, • Calcular la rotación de caja, • Determinar el saldo optimo de efectivo, • Definir los principales conceptos del flujo de efectivo, • Explicar los tipos de inventarios, • Determinar el lote de compra más económico, • Determinar el número óptimo de pedidos, • Indicar la importancia del crédito y la cobranza, • Señalar las políticas de crédito, • Señalar las políticas de cobro, • Conocer la importancia del financiamiento en las operaciones de la empresa, así como las diferentes modalidades de este, para la correcta toma de decisiones,

FUENTES DE FINANCIAMIENTO Los 7 financiamientos para PymesEl tipo de crédito que la empresa necesita se define por la etapa en la que se encuentre el negocio; además del capital, los emprendedores deben dedicar tiempo y esfuerzo a la creación del proyecto.