Planificació i gestió del manteniment de grans patrimonis ...volum patrimonial important, que...
12
Planificació i gestió del manteniment de grans patrimonis immobiliaris
Transcript of Planificació i gestió del manteniment de grans patrimonis ...volum patrimonial important, que...
Planificació i gestió del manteniment de grans patrimonis immobiliaris
Aplicació informàtica per a la planificació i la gestió tècnica del manteniment preventiu i corrector de grans patrimonis immobiliaris
Introducció
L'objectiu d'aquest programa informàtic és la planificació i la gestió del manteniment de conjunts d'edificis. Per aquest motiu, s'adreça a institucions o empreses amb un volum patrimonial important, que necessitin un model de gestió tècnica del manteniment orientat a optimitzar els recursos agrupant edificis, agrupant contractes de manteniment o agrupant, en funció de diversos criteris, els treballs que calgui realitzar.
L'aplicació controla la gestió tècnica vinculada al manteniment preventiu i corrector, tant pel que fa als components arquitectònics o d'obra, com a les instal·lacions. També contempla el tractament dels treballs de modificacions o millora de les instal·lacions existents que es realitzin als edificis.
El programa permet la connexió en temps real, a través de xarxes locals o internet, dels diferents agents que participen en la gestió tècnica del manteniment –propietat, usuaris, operaris, empreses subcontractades, tècnics, etc.–, amb la qual cosa la transmissió de la informació entre les parts implicades esdevé molt més àgil. D'altra banda, possibilita el coneixement continu en temps real de la situació en què es troben les intervencions als immobles.
L'explotació de dades i els mòduls de consulta global permeten investigar l'estat dels edificis que constitueixen el patrimoni i analitzar el comportament dels diferents components arquitectònics. També permeten l'anàlisi de la forma de treball de les empreses contractades i dels operaris, així com el coneixement del nivell d'acompliment de la normativa vigent referida a les revisions obligatòries a què s'han de sotmetre determinats components dels edificis.
Mitjançant l'ús de l'aplicació informàtica i de la base de dades associada, la propietat pot determinar de forma objectiva les necessitats de manteniment, independentment de les empreses que hagi de contractar.
Principis bàsics
L'aplicació informàtica gestiona els treballs relatius al manteniment dels edificis, distribuint-los en tres categories:
Manteniment preventiuOperacions programades de forma cíclica sobre els diferents components de l'edificació, tant si són d'obra civil com si formen part de les instal·lacions.
Manteniment correctorOperacions necessàries per esmenar les deficiències o avaries sorgides a conseqüència de l'ús dels immobles.
Operacions de modificació i de milloraOperacions necessàries per dotar els immobles de nous components per raó de noves necessitats d'ús.
Cada categoria disposa de mecanismes propis de gestió i control, que permeten seguir-ne l'evolució i estat.
Els edificis que componen el parc immobiliari gestionat es poden agrupar en funció de diferents conceptes (situació geogràfica, tipologia, ús, propietari...) amb la finalitat d'efectuar-ne la planificació i la gestió de forma conjunta. D'aquesta manera es poden formalitzar contractes l'abast dels quals sigui el conjunt d'edificis, o bé establir equips de treball que duguin a terme el manteniment de diversos edificis. Aquestes agrupacions d'immobles es denominen "Unitats de planificació".
Serveis tècnics Operaris propis Administratius Gerència
EMPRESES EXTERNES
Empresa 1
Operari 1Operari n
Empresa n
Operari 1Operari n
PROGRAMABase de dades manteniment preventiu
PROPIETAT
USUARIS CONNECTATS RECONEGUTS
USUARISWEB
Generals
Reconeguts
Característiques funcionals
És un programa multiusuari que treballa en xarxes locals o per accés remot via internet. L'aplicació s'instal·la en un servidor per a un nombre il·limitat d'usuaris clients, que poden estar ubicats, indistintament, en la xarxa local que accedeix al servidor, o fora de la xarxa -en aquest cas hi accedeixen via internet.
L'aplicació permet definir diferents perfils d'usuari, de manera que cada usuari té dret a accedir a les parts de l'aplicació que se li assignin. Tots els usuaris són reconeguts pel nom i clau d'accés, i les seves accions sobre el sistema estan controlades.
Aquesta configuració estableix una gradació de drets d'accés a fi de personalitzar l'accés necessari per als diferents agents que intervindran en el manteniment (la propietat, gestors de la propietat, personal de manteniment, conserges d'immobles, empreses subcontractades, etc.).
Inventari patrimonialPer a un funcionament adequat de l'aplicació, s'estructuren convenientment els inventaris dels elements constructius i les instal·lacions dels edificis, que poden incorporar, a més, l'historial d'operacions realitzades en cada element, així com una recopilació de la seva documentació tècnica gràfica (esquemes, plànols...) i escrita (manuals d'instruccions, informes...).
Estructura de la propietat. Ubicacions físiques.
Creació de plans de manteniment preventiu
L'aplicació està relacionada amb una base de dades de manteniment preventiu elaborada per l'ITeC, que es troba al núvol i és accessible pel programa. L'aplicació agafa de la base de dades els elements de manteniment necessaris per al manteniment. Si un element no es trobés a la base de dades de manteniment, els usuaris podrien crear els elements particulars. Els elements d'usuari són locals a l'aplicació i la base de dades de manteniment és només de consulta, i només l'ITeC la pot actualitzar. La base de dades conté les operacions periòdiques que s'han de realitzar en els diferents components arquitectònics i les instal·lacions dels immobles. Aquesta base de dades recull, per a cada operació de manteniment, informació relativa a la periodicitat, el cost de realització (amb descomposició de preus), l'obligatorietat d'execució, la normativa que la regula i la necessitat de disposar de certificats acreditatius, entre d'altres aspectes. També inclou els plecs de condicions tècniques per als treballs de manteniment preventiu. En aquests plecs s'especifica, entre d'altres informacions, la normativa aplicable de compliment obligatori, així com la normativa que, tot i no ser obligatòria, és recomanable. L'ITeC actualitza periòdicament el contingut tècnic i econòmic de la base de dades.
A partir d'aquesta base de dades, i coneixent la descripció constructiva de l'edifici, es pot crear un pla de manteniment preventiu plurianual. Com a resultat, s'obtenen els calendaris d'execució del manteniment preventiu i l'estimació del cost corresponent a cada any, desglossada per als diferents subsistemes que conformen l'immoble o conjunt d'immobles.
Una vegada s'ha obtingut el pla de manteniment, es procedeix a assignar els treballs a les empreses de serveis o equips d'operaris propis que es considerin idonis, repartint-los en funció de l'estratègia de gestió i contractació que estableixi la propietat.
Base de dades de referència ITeC. Elements de manteniment.
El manteniment corrector
Cada operació de manteniment corrector genera un expedient que permet gestionar-la des del moment de la notificació de l'avaria fins al moment en què s'ha completat la reparació i rep el vistiplau corresponent. Entre aquests dos extrems, es permet el control de cada operació en funció de l'estat de tramitació en què es trobi. Els estats de tramitació són, bàsicament, els següents:
· Acceptada: operació admesa a tràmit.· Programada: operació que disposa de data de realització.· Planificada: operació amb data de realització i operari
o empresa assignat.· En execució: operació amb ordre de treball emesa, en
la qual s'està treballant.· Acabada: operació ja realitzada per l'operari o empresa
designada.· Verificada: operació amb el vistiplau de la propietat.
L'expedient creat per a cada operació correctora disposa de la informació següent:
· Fitxa de sol·licitud efectuada per la persona que notifica l'avaria.
· Dades d'origen de l'expedient, amb especificació de l'edifici, lloc de l'edifici i element avariat.
· Dades de qualificació de l'avaria, com ara les causes, la gravetat i la urgència.
· Documentació associada. A vegades, segons la importància de l'avaria, es disposa de fotografies, esquemes, informes, etc. que es poden guardar per a un ús o consulta posteriors.
· Descripció dels treballs per resoldre l'avaria, amb indicació del cost i del temps.
Les dades de qualificació de les avaries permeten realitzar estudis de necessitats de manteniment, amb la qual cosa s'obtenen informes en funció de les causes de les avaries, de la urgència, gravetat, emplaçament...
Base de dades de referència ITeC. Detall operacions de manteniment.
Ordres de treballUna part de l'aplicació permet gestionar i efectuar el seguiment individualitzat de les ordres de treball que s'emeten i s'adrecen a operaris concrets. La mateixa aplicació s'encarrega de seleccionar els treballs més urgents per tal de no oblidar la realització de les tasques planificades. Aquesta part de l'aplicació posseeix eines que permeten optimitzar les jornades dels operaris aprofitant-ne els desplaçaments a fi de poder dur a terme operacions en edificis o localitzacions pròximes entre si.
Integració amb el DicPla
Permet incorporar al PGMe els edificis realitzats amb el programa DicPla. La funcionalitat d'importació d'edificis DicPla li permetrà incorporar els seus edificis DicPla independentment de la seva tipologia. Els elements de manteniment utilitzats per l'edifici DicPla i no contemplats a PGMe es crearan automàticament. Un cop afegit al PGMe es podrà començar amb el manteniment de l'edifici com a qualsevol altre edifici creat amb el mateix PGMe.
El manteniment preventiu
El manteniment preventiu es planifica de forma cíclica sobre un calendari plurianual i els treballs s'assignen a les diferents empreses contractades o bé als operaris que els hagin de dur a terme. L'aplicació permet conèixer l'estat de gestió de tots els treballs de manteniment preventiu.
Els treballs de manteniment es poden agrupar, en cada un dels edificis, al voltant d'elements genèrics. Amb aquest procediment se simplifica la manipulació de calendaris i es redueix el volum d'ordres de treball tractades.
Planificació de treballs
L'aplicació permet planificar els treballs d'operaris o empreses, controlant-ne les càrregues de treball i establint els moments oportuns per realitzar-los. En aquest sentit, les eines de planificació contemplen l'establiment dels calendaris laborals propis de cada empresa o de cada zona geogràfica d'emplaçament dels immobles.
El planificador dels treballs gaudeix d'absoluta llibertat per modificar i adaptar els calendaris preestablerts, d'acord amb les urgències i les incidències que eventualment es produeixin.
Inventari general inclòs en una ubicació física.
Relació propietat - empreses mantenidores
En els casos en què la propietat dels immobles subcontracta treballs a empreses amb les quals té signats contractes plurianuals, aquestes empreses poden disposar d'accés a l'aplicació amb la finalitat de planificar els treballs. A més, la propietat, per mitjà de la mateixa aplicació, pot notificar a l'empresa contractada la necessitat de realitzar treballs. Una vegada transmesa la demanda, la propietat pot saber en tot moment l'estat en què es troba la tramitació dels treballs sol·licitats.
L'aplicació controla també la vigència dels contractes de manteniment entre la propietat i les diferents empreses.
Sol·licituds de treballs i atenció als usuaris dels immobles
L'aplicació conté una pàgina web, que fa possible que qualsevol persona que en conegui l'adreça pugui realitzar sol·licituds als serveis de manteniment de l'immoble. Si l'usuari sol·licitant és algú reconegut pel sistema, podrà, a més, comprovar el curs de la seva sol·licitud. D'altra banda, l'aplicació li informarà de forma automàtica, mitjançant una adreça de correu electrònic, sobre l'estat de les tasques encomanades.
Independentment d'aquesta via de sol·licituds, l'aplicació contempla també la sol·licitud de treballs pel canal directe tradicional, és a dir, a través de notificació verbal o telefònica, amb formularis específics.
Element inventariat de l'inventari general.
Explotació global de dades
Les dades emmagatzemades poden ser explotades en funció de dos conceptes diferenciats:
L'estat del manteniment del parc immobiliari
En aquest apartat l'explotació distingeix tres categories de treballs: preventiu, corrector i modificacions i millores. Per a cada una de les categories es pot obtenir informació filtrada per l'encreuament de diversos conceptes, com ara els edificis seleccionats, les empreses o els subsistemes.
En el cas del manteniment corrector, el filtre d'explotació permet triar entre els diferents estats de tramitació, la urgència i el tipus d'avaria; quant al manteniment preventiu, es pot configurar el filtre per tal d'obtenir dades sobre operacions de compliment obligatori, operacions que requereixen certificats acreditatius, o bé operacions no obligatòries.
També hi ha opcions de consulta per estudiar l'estat de contractació, amb les quals es detecten els contractes vigents, els caducats i els que estan a punt de caducar. Aquesta informació es pot obtenir, indistintament, per empresa o per grups d'edificis.
Informes de gestió del manteniment
Aquí s'inclouen les dades usades habitualment per al control d'eficiència del manteniment: nombre d'ordres de treball resoltes en un període de temps o subsistema, temps esmerçat a resoldre avaries, etc. Una part d'aquest mòdul d'explotació de dades permet simular l'estat del manteniment en dates futures, de manera que el gestor pot avançar-se als esdeveniments i detectar operacions importants que haurien d'efectuar-se en un termini breu per tal de no incomplir la normativa.
Actiu del manteniment corrector.
Informació complementària: patrimonial, tècnica i gràfica
Es disposa per a cada edifici d'un arxiu de dades patrimonials semblants a les especificades al Llibre de l'edifici i establertes per la normativa vigent. També existeix la possibilitat d'emmagatzemar i consultar tota la informació gràfica (plànols, fotografies...) i tècnica (memòries, manuals d'instruccions...) pròpia de cada edifici o dels components importants de cada immoble (ascensors, calderes, torres de refrigeració, etc.).
Requeriments mínims del sistema
Per a la instal·lació i el funcionament del programa es requereix un equip servidor de bases de dades, un equip servidor d'aplicació i un nombre indeterminat d'equips client. Les característiques mínimes recomanades són:
Servidor de base de dades· Gestor de bases de dades: SQLServer 2008 R2 Standard o
SQLServer 2008 R2 Web, tots dos 64 bits.· Sistema operatiu: Windows 2008 R2 SP2 Standard 64 bits. · Processador: AMD Athlon 64 o Intel Xeon with Intel EM64T support
o Intel Pentium IV with EM64T support. Velocitat del processador: 2 GHz.
· Memòria: 4 GB.· Disc dur: 7200 rpm 40 GB.
Actiu d'operacions (preventives - correctores - modificacions i millores) d'una unitat d'actuació.
Servidor d'aplicacions· Sistema operatiu: Windows 2008 R2 SP2 Standard 64 bits.· Framework: .Net Microsoft Framework 3.5 SP1. · Processador: AMD Athlon 64 o Intel Pentium IV with EM64T
support. Velocitat del processador: 2 GHz.· Memòria: 2 GB.· Disc dur: 7200 rpm 15 GB.· IIS: Es requereix que aquest component del sistema operatiu
estigui instal·lat.
Client· Processador: Pentium III. Velocitat del processador 500MHz.· Memòria: 128 MB. · Sistema operatiu: Windows XP.
Accessos remotsPer a accessos remots a través d'internet és recomanable una línia ADSL a 2 Mbps per al servidor d'aplicacions i de 512 MB per als clients.
Altres configuracionsSegons la càrrega del sistema és possible utilitzar un mateix servidor com a servidor de base de dades i servidor d'aplicacions. En aquest cas la configuració mínima recomanada seria la corresponent a la del servidor de base de dades.
Adaptació/personalització del programaEn general, el programa es personalitza per a cada usuari amb els logotips i fons de pantalla propis. Si calen altres modificacions de l'aplicació, hauran de ser analitzades per l'ITeC i s'acordaran amb el client les condicions per implementar-les.
Atenció telefònicaL'ITeC posa a disposició dels usuaris una línia telefònica de consultes destinada a resoldre les consultes ordinàries.
Suport tècnic
L'ITeC ofereix de forma opcional els serveis següents de suport tècnic, que es poden establir d'acord amb les necessitats de cada institució:
Manteniment de la base de dadesDe forma periòdica –anual com a mínim– s'actualitza la base de dades quant a preus i normativa.
AssessoramentTècnics especialistes realitzen treballs d'assessorament per a la implantació del programa informàtic, analitzant les característiques pròpies del parc immobiliari que ha de ser tractat.
Cursos de formacióEs programa la realització de cursos de formació per als diferents usuaris del programa. Els cursos poden tenir una durada variable d'acord amb el tipus d'usuari (administrador del sistema, tècnics de manteniment, personal administratiu, etc.).
Suport a la implantacióEn alguns casos pot ser que calgui realitzar proves pilot, o col·laboracions, en la càrrega inicial de dades per tal de poder començar la gestió del manteniment. Aquests treballs es dissenyen segons les necessitats de cada usuari.
Planificació, per part de la propietat, del manteniment preventiu a realitzar per una unitat d'actuació.
