Planear – Organizar – Dirigir – Coordinar - Controlar

El “PROCESO ADMINISTRATIVO”Planear, es la primera función administrativa; que sirve

de base a las demás.• Definición – es la acción de tomar decisiones para el

futuro. No es un acto, es un proceso.• Al proceso en el que se definen las situaciones que

queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminospara lograrlo, lo llamamos Planificación.

• FAYOL: Formular el programa de acción que incluye elresultado a obtener, las conductas a desarrollar y losmedios a utilizar.

Fases de la Planificación

1.

2.

3.

4.

Determinación de Objetivos a alcanzar

Toma de decisiones

Elaboración de planes

Acciones empresariales vinculadas

Determinación de Objetivos

• Es la primera actividad: saber adóndepretendemos llegar.

• Los “objetivos” son la expresión de unasituación que queremos vivir en el futuro.

• Lista de verificación: ser específico, serrealista, ser verificable, tener un plazo,incluir metas intermedias, plantear undesafío y plantear un compromiso.

Red de Objetivos en la Organización

• Jerarquía de objetivos – algunos son másimportantes y predominan.

Objetivos organizacionales

Objetivos de la división

Objetivos del departamento

Objetivos operacionales

El resultado es una red jerárquica e integrada queorienta la acción de la organización en direcciónde los objetivos organizacionales.

Políticas

Directrices

Metas

Programas

Procedimientos

Métodos

Normas

GustavoViñales:

Desdoblamiento de los objetivos

Objetivos organizacionales

Menor DETALLE Mayor

AMPLITUD

Ejemplo

• Objetivo: renta 15 % sobre la inversión.• Renta / inversión = renta / ventas x ventas /

inversion.• Aumentar la renta sobre ventas, mayor

ganancia sobre ventas.• Aumentar las ventas respecto de la

inversión. Aumento las ventas, disminuyoinversión

Toma de decisiones

• Debemos “tomar decisiones” para conseguirlos objetivos fijados. Ello implica un“proceso” de comparar alternativas posiblesy elegir las más adecuadas.

• Diagnóstico – Alternativas posibles –Evaluación de alternativas – Selección –Ejecución (Resultados)

Diferentes Tipos de Planeación

• Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a unajerarquía de la planeación:

Planificación estratégica – es la planeación másamplia. Tiene que ver con los objetivosorganizacionales y la estrategia.

Planificación táctica – realizada a niveldepartamental.Planificación operativa – realizada para cadaactividad, más detallada y de corto plazo.

PLANIFICACION ESTRATEGICA

• PETER DRUCKER:• RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES

NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SERNUESTRO NEGOCIO?

• ALFRED CHANDLER Jr.• ES LA DETERMINACIÓN DE METAS Y OBJETIVOS

BASICOS DE LARGO PLAZO DE LA EMPRESA, LAADOPCION DE CURSOS DE ACCION Y LAASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARALOGRAR DICHAS METAS

..continuación definiciones...

• KENNETH ANDREWS:• ES EL PATRON DE OBJETIVOS, PROPOSITOS O

METAS Y LAS POLITICAS Y PLANES ESENCIALESPARA CONSEGUIR DICHAS METAS DE TALMANERA QUE DEFINAN EN QUE CLASE DENEGOCIO LA EMPRESA ESTA O QUIERE ESTAR YQUE CLASE DE EMPRESA ES O QUIERE SER

...continuación definiciones• IGOR ANSOFF: ES EL LAZO COMUN ENTRE LAS

ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y LASRELACIONES PRODUCTO MERCADO TAL QUEDEFINAN LA ESENCIAL NATURALEZA DE LOSNEGOCIOS EN QUE ESTA LA ORGANIZACIÓN YLOS NEGOCIOS QUE PLANEA PARA EL FUTURO

• SURGE LA PENETRACION DE MERCADOSCUANDO ABORDA EL MISMO MERCADO CON LOMISMOS PRODUCTOS; EL DESARROLLO DEMERCADOS ( EL MISMO PRODUCTO EN NUEVOSMERCADOS), EL DESARROLLO DE PRODUCTOS(EL MISMO MERCADO AL QUE INCORPORAOTROS PRODUCTOS) Y DIVERSIFICACION( NUEVOS PRODUCTOS EN NUEVOS MERCADOS

Planificación Estratégica

• Está definida en la cúpula estratégica.• Abarca a la organización en su totalidad• Está proyectada a largo plazo, efectos y

consecuencias en el futuro.• Implica analizar y comprender el medio

ambiente (Oportunidades vs Amenazas).• Implica analizar los distintos factores

internos (Fortalezas vs Debilidades)

Planificación Operativa

• Está definida en el centro operativo para cadatarea o actividad.

• Detalles necesarios para incorporar los planesestratégicos en las operaciones diarias de laempresa.

• Pueden ser para actividades recurrentes o norecurrentes.

• Proyectado para el futuro inmediato.• Metas específicas; muestra actividades por

separado.

Clases de Planes

NO RECURRENTESProgramas – consideración de actividades y del marcotemporal. Relacionados con el tiempo.Presupuestos – expresión monetaria de los programas.Relacionados con el dinero.Proyectos – programas específicos.RECURRENTESPolíticas – son guías para las decisiones.Procedimientos – son instrucciones para una acción.Relacionados con los métodos.Reglas – medidas específicas para situaciones dadas.Relacionados con los comportamientos.

Algunos instrumentos

• Estratégicos– Análisis FODA– Plan de Acción, Plan de Negocios– Presupuesto Integral

• Operativos– Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en

qué momentos, con qué insumos...– Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo.– Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos,

determinación de necesidades según momentos– Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y

transcurso del tiempo

TIPOS DE ESTRATEGIAS

• La estrategia puede ser

• Proactiva: busca lograr ventaja

• Pasiva: responde a los sucesos del medioambiente (reactiva)

• Inactiva: sobrevive sin responder

Misión - Visión

• Para comprender la planificación estratégica, debemosdefinir algunos conceptos que influirán en este tipo deplanificación:

Visión Misión

Planeamiento Estratégico

Misión - Visión

• Visión – se define con los siguientes elementos:

Propósito principal de la empresa

Su futuro

Definición de mercados a atender

Valores, conductas y actitudes deseadas

Escenarios esperados

Misión - Visión

• Misión – la declaración de la misión incluye:

Que es lo que hacemos (cuál es el negocio)

En dónde lo hacemos (cuál es el mercado)

Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos ycómo lo hacemos)

Misión - Visión

• Ejemplo de una consultora internacional instalada ennuestro país (1):

Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional quepresta, en todas las áreas de actuación, los servicios de lamás alta calidad”

Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y laexperiencia de nuestros profesionales, en beneficio denuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”

(1) KPMG Uruguay – tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy

Desagregación

• PROPOSITO: actividad de la organización. A quese dedica: medicina, alimentación, agropecuaria

• MISION: especificidad del objeto: dentro de lamedicina el cáncer, de la alimentación los lácteos,de la agropecuaria los cereales.

• OBJETIVO: logro para un determinado período detiempo, situación que deseamos vivir: atender 100pacientes en consulta por día, vender 1.000kilogramos de quesos en un mes, producir 1.000kilogramos de trigo en una zafra

• ESTRATEGIA: camino que se utilizarápara insertarse en el futuro. Abrir unapoliclínica con 10 oncólogos profesores dela Universidad, la policlínica endeterminado lugar, con tal honorario o tarifapor consulta,........

Principios de administración aplicados a laPlanificación

• Definición del objetivo – la finalidad de laplanificación es determinar quién, cómo ycuando se alcanzará la idea o el objetivo.

• Flexibilidad en la planeación – laplaneación es permanente; debe tenerflexibilidad y corregir defectos durante eldesarrollo.

Principales características de la Planeación - I

Es un proceso permanente y continuoEstá siempre orientado hacia el futuro

Busca la racionalidad en la toma dedecisiones

Busca seleccionar un curso de acción entrevarias alternativas

La planeación es “sistémica” – considerasistemas y subsistemas que la conforman

Principales características de la Planeación - II

La planeación es repetitiva, es un proceso queforma parte de otro mayorEs una técnica de asignación de recursosEs cíclica, permite evaluación y medición paraestablecer nueva planeaciónEs una función del proceso que interactúa con lasdemás

Es una técnica de coordinación e integraciónEs una técnica de cambio e innovación

Análisis FODA

• Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas

Análisis:

De la industria y el mercado

De los competidores

Político y regulatorio

Social – aspectos sociales y grupos de interés

De recursos humanos

Macroeconómico

Tecnológico

MISIONNEGOCIOACTUAL

ANALISISEXTERNO

AMENAZASOPORTUNIDADES

ANALISISINTERNO

FORTALEZASDEBILIDADES

ESTRATEGIAEMPRESARIAL

OBJETIVOS, PLANES

Análisis FODA

• Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades

Análisis:

Financiero

Evaluación de recursos humanos

De comercialización y marketing

De operaciones

De otros recursos internos – administración, I + D,compras, informática

MATRIZ FODA Y ESTRATEGIAS

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDA-DES

AMENAZAS

MAXI – MAXIaprovecha lasfortalezas en dondeexisten lasoportunidadesMAXI – MINIaprovecha fotalezasneutralizandoamenazas

MINI MAXIminimiza efecto delas debilidades enambiente deoportunidadesMINI – MINIminimiza efecto delas debilidades enambientes conamenazas

MAXI- MAXI, MINI - MINI

• LA ESTRETEGIA DEBIERA

• MAXIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DEOPORTUNIDADES UTILIZANDO LASMAXIMAS FORTALEZAS

• MINIMIZAR O NEUTRALIZAR LASAMENAZAS Y SITUAR LA ACCION EN ELCAMPO DONDE LAS DEBILIDADES SENOTEN MENOS

MATRIZ DE PORTAFOLIO

RENDIMIENTO

TASACRECIMIENTO

FUERTE

PRODUCTO

DEBIL

PRODUCTOALTA

BAJA

ESTRELLAGana y crece

PRODUCTOVACA produce(EFECTIVO)

INCOGNITA (¿?)crece pero se ignorafuturoPRODUCTOPERRO, comerecursos(ABANDONAR)

DECISIONES ESTANDARIZADAS EN MATRIZ DEPORTAFOLIO

PRODUCTOESTRELLA INCOGNITA VACA

PRODUCTO PRODUCTO PRODUCTOPERRO

CLAVEINVERTIR INVERTIR COSECHAR SEGMEN-

TAR

IMPUL-SABLE

INVERTIR INVERTIR COSECHAR MANTENER

BLE PRECIOYMANTENI- AUMENTAR MANTENER

OMANTENER DISCONTI-

NUAR

AUMENTA MANTENERR PRECIOO ODISCON-

COSECHAR TINUAR

OLVIDA-BLE PRECIO

AUMENTAR MANTENERODISCONTI-NUAR

LOQUEQUEDA

COSECHAR DISCONTI-NUAR

Test de repaso

• Cuáles son los pasos básicos a seguir en unproceso de planificación ?

• Cómo diferenciamos la planificación estratégicade la planeación táctica y operativa ?

• Para qué es importante analizar el medio ambientey los recursos internos de la organización ?

• Cuáles son los requisitos o “lista de verificación”para determinar si una situación planteada es o noes un objetivo ?

Gráfica actividades A,B,C,DPara iniciar B es necesario culminar A, D con

C, C puede iniciarse sin culminar B1 2 3 4

D

C

B

A

semanas

Test de repaso

• Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas ofalsas

Los “objetivos organizacionales” determinan los límitesdentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de losdistintos niveles de la organización.La definición de la estrategia es tarea principal de losdistintos niveles de la organización.Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa através del análisis profundo del interior de la organización,sus puntos fuertes y debilidades.

Test de repaso

En las políticas se especifican acciones a realizar.

El establecimiento de objetivos mejora la performanceporque se evita la dispersión de esfuerzos y porque serequiere que los involucrados en la planificación sefamiliaricen con el tema.

Una vez definida la planificación estrategica laorganización procederá a determinar sus objetivos másconcretos y sus políticas.

Test de repaso

• Llene los espacios en blanco, completando lassiguientes frases:

La red de objetivos de una organización es………

Las políticas son………

En los programas se determinan…….

Los presupuestos son……….