Planificación Estratégica en organizaciones públicas

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Planificación Estratégica en organizaciones públicas

Curso-Taller: “Gestión Estratégica en la Función Pública” Dirigido a Magistrados y Funcionarios del Sector JusticiaProyecto de Apoyo al Fortalecimiento del Poder Judicial. PNUDInstituto Latinoamericano de Planificación Económica y Social.

ILPES/CEPALLIMA, PERÚ 22 al 25 de Octubre de 2008

Marianela ArmijoConsultoraÁrea de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/[email protected]

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Contenido Presentación Qué es y para qué sirve la Planificación

Estratégica (PE) en las Organizaciones Públicas

Requisitos El proceso de Planificación Estratégica Los conceptos y ejemplos Factores críticos para un buen uso de la

PE en el ámbito público Aplicación de la PE en algunos países

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¿Qué es la Planificación ¿Qué es la Planificación Estratégica? Estratégica?

“Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización

y las estrategias que permitirán alcanzarlas”

La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y

evaluación de gestión

(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998

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Contexto de la Planeación Estratégica (PE): Presupuesto orientado a resultados

Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto

Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto

La PE provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar



La PE provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluarLos indicadores que

se crean a partir de la PE “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas

Los indicadores que se crean a partir de la PE “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas

La fase de PE facilita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.

La PE “permitiría” facilitar la identificación de objetivos y metas asignando responsables por la gestión

La PE “permitiría” proveer información sobre lo que las entidades “quieren” hacer con los recursos asignados y cuales son los logros esperados (productos, resultados intermedios y finales)

La PE posibilita generación indicadores estratégicos que facilitan la transparencia tanto al interior de la entidad como hacia fuera)

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Para qué usamos Planificación Estratégica

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Quienes somos,que hacemos y para quienes

Quienes somos,que hacemos y para quienes

Que esperamos lograr, donde queremos ir

Que esperamos lograr, donde queremos ir

Cómo podemos llegarCómo podemos llegar

Como sabemos que llegamosComo sabemos que llegamos

Objetivos

Estrategias

Indicadores de Desempeño

Misión

La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento

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¿Por qué hacer PE en el ámbito público?

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Apoyo al establecimiento de prioridades, asignación, evaluación

Apoya el proceso de definición de prioridades y políticas de gobierno

Como insumo para la programación y formulación presupuestaria

Apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeño que permite el monitoreo y la evaluación

QUE HARAN LOS SECTORES, INSTITUCIONES Y PROGRAMAS

COMO MEDIR Y EVALUAR

COMO ASIGNAR RECURSOS

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Al interior de las entidades

Validan y fundamentan el valor público de la organización……Misión…frente a “otros” (M. Hacienda, Planificación, Congreso, Ciudadanos) Por mandato….

Directivos y funcionarios encuentran un cauce para discutir lo mejor para el futuro de la organización….Obj. Estratégicos

Buscan una manera para contar con un proceso ordenado de implementación de los objetivos y estrategias y poder medir el desempeño……

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¿Cuál es la especificidad de la PE en el ámbito público?

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Análisis del entorno y del ambiente interno

Usuarios-ciudadanos v/s clientes Dificultad para establecer los fines,

propósitos y resultados esperados Muchas veces es solo una

herramienta referencial para establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria

Especificidades PE ámbito público

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La metodología de PE depende de los diferentes niveles de decisión gubernamental en que se aplica Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos

Estratégicos

Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)

Prioridades Estatales

Planificación Estratégica Institucional- Ministerial

Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc)

Programación Anual Operativa

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EL proceso de Planificación Estratégica

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MISION

VISION

ESTRATEGIAS

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

METAS o LINEAS DE ACCION

PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES

INDICADORES

PL

AN

E

ST

RA

TE

GIC

ORAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO:PRODUCTOS, USUARIOS, EFECTOS ESPERADOS

FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD

MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

COMO

QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION

ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO

PROPOSITOS

FUNDAMENTALES

CONCRECION DE LOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS

PRESUPUESTO

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Los distintos niveles organizacionales determinan

diferentes tipos de indicadores

Planificación Estratégica Dirección

Planificación EstratégicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOS

AREAS DE APOYO

Muchas veces no se da una

Integración ordenadaY formalizada

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Conceptos

VisiónMisión: Productos-Usuarios

Objetivos EstratégicosMetas

Indicadores

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VISION

Valores y principios de la organización queorienta y dar el marco para el accionar de su

propósito, imagen objetivo.

“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y

PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA

DESTACADA EN LA COMUNIDAD”Instituto de Normalización Previsional

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¿Cómo se redacta?

Puede ser más amplia que la Misión Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creación de oportunidades, proyección, etc.

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MISIONDeclaración fundamental que le da el carácter

constitutivoa la organización y a su acción, establece su mandato

Fija los los propósitos, fines y límites de la organización

Señala la dirección de las acciones a seguir

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:

¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?

¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?

¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.

¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?

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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION: DEFINICION DE LA MISION:

¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?

¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?

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El valor de una organización no se limita al valor operativo de la MISION ACTUAL

¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?

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Aspectos a considerar en la declaración de la Misión Nivel de concreción o abstracción:

Ejemplos: “Humanizar el trato a los jóvenes”Departamento Juvenil de Massachusetts.

USA

“Reducción de la contaminación”Departamento Medio Ambiental. USA

.

Riesgo implícito en los compromisos asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?

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Utilidad de una “buena” declaración de Misión Establecen el marco que justifica la intervención

pública en el ámbito de responsabilidad

Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante

Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución

Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado

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Misión Institucional: Defensoría Penal Pública. Chile Proporcionar defensa penal de alta calidad

profesional a las personas que carezcan de abogado por cualquier circunstancia, velando por la igualdad ante la ley, por el debido proceso y actuando con profundo respeto por la dignidad humana de nuestros representados.

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Cuando es necesario reformular la Misión El Programa o Entidad ha tenido

una evaluación que recomienda la revisión del tipo de productos que provee: ampliar, eliminar, refundir algún tipo de bien o servicio.

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Cuando es necesario reformular la Misión A partir de un diagnóstico

organizacional se detecta que es necesario una ampliación de la cobertura de los bienes y servicios hacia otras regiones del país, lo cual implica ampliar el ámbito de acción del Programa o la Entidad.

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Cuando es necesario reformular la Misión A partir de una política

gubernamental se priorizan acciones en determinado sector, dándose competencias extraordinarias a un Programa o Entidad para asumir la ejecución de dicha política

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Análisis de productos y usuariosPara lograr una formulación consistentede la misión QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:

PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES

USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS

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PRODUCTOS FINALES

“Principal bien o servicio que la instituciónproporciona directamente a un usuario externo”

Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

Número de transacciones: significativa

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Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio).

Importancia para la información externa: Alta

Productos Finales

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PRODUCTOS INTERMEDIOS

Subproductos obtenidos a partir de los insumos ocupados para la obtención del producto final

No son productos críticos

No necesitan un monitoreo regular

Baja importancia para la información externa

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Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación

PF1 PF2 PF3 PF4

PI 1.1

PI 1.2

PI 2.1

PI 2.2

PI 3.1

PI 3.2

PI 4.1

PI 4.2

PI 4.3

EVALUACION

ESTRATEGICA

Cuantos Productos a quienes

Costo PF/I

Resultado Intermedio

Final- Impacto

A1.1.1

A1.2.1

A1.1.2

A2.1.1,2

A3.2A3.1 A4.1.1

A4.A4.1.2

OPERATIVA

I II I II I II I II

Costo PI/PI/Nº Trabajadores

Costos Insumos

Nº de trabajadoresI II

U1 U4U3U2

USUARIOS EXTERNOS PR

OD

UC

TO

S F

INA

LE

S P

RO

DU

CT

OS

IN

TE

RM

.

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Productos Estratégicos: Defensoría Penal Pública

Número Nombre

Objetivos Estratégicos a los cuáles se

vincula

1 Prestación del servicio de defensa penal públicaRepresentación en Tribunales de personas imputadas o acusadas en un proceso penal acorde con la voluntad y los intereses del imputado.Atención de testigos e imputados, durante la prestación de la defensa penal ante los intervinientes en el sistema de enjuiciamiento criminal.Las pericias que se deban ejecutar, según la estrategia de defensa y la línea de investigación.Atención y orientación a imputados que tenga la medida cautelar de prisión preventiva.

1,2,3

2 Control y supervisión del servicio de defensa penal públicaInspeccionesAuditorias externasInformes semestrales y finales de las personas naturales y jurídicas que prestan defensa penal públicaInformes de reclamaciones de los beneficiarios de la defensa penal pública

2

3 Informes del Sistema Informático de Gestión de Defensa Penal PúblicaInformes estadísticos y de gestión de la prestación del servicio de defensa penalInformes de gestión de peritajesInformes de gestión del programa de atención a testigos e imputadosInformes de apoyo a la gestión de defensa penal (SIAR)

1,2,3

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Usuarios Externos, Población Objetivo, Beneficiario

Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio

Población potencial corresponde a la población totalque presenta la necesidad y/o problema que justifica elprograma y por ende pudiera ser elegible para su atención

Población Objetivo: población que el programa tiene planeado o programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella

Beneficiarios efectivos:son aquellos que están siendo o han sido atendidos por el programa.

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Clientes/ Usuarios /Beneficiarios

Número Nombre

1 Toda persona imputada o acusada por un crimen, simple delito o falta que sea de competencia de un juzgado de garantía o de un tribunal de juicio oral en lo penal y las respectivas Cortes, en su caso, y que carezca de abogado.

Se considera aquellas personas que son imputables por edad, es decir, de 18 años y más que según cifras del censo del 2002 son 10.425.288 personas y aquellas entre 16 y 18 años que previamente hayan sido declaradas con discernimiento.

2 Ministerio de Justicia Los Usuarios en el Ministerio de Justicia incluyen sus autoridades a nivel nacional, como regional (seremis) y

profesionales.

3 Comisión Coordinadora de la Reforma Procesal Penal La Comisión se encuentra compuesta por las siguientes autoridades: Sr Ministro de Justicia (que la preside);

Presidente de la Corte Suprema; Fiscal Nacional del Ministerio Público; Defensor Nacional; Un Ministro de la Corte Suprema; Presidente del Colegio de Abogados; Subsecretario de Justicia; Un Fiscal Regional y el Secretario Ejecutivo de la Comisión (Jefe de la Unidad Coordinadora de la Reforma Procesal Penal)

4 Familiares de los imputados, acusados o condenados (se considera un familiar por cada imputado). se considera un familiar por cada imputado

5 Congreso Nacional Corresponde a los Diputados y Senadores, en especial la Comisión de Hacienda y la Comisión Constitución,

Legislación y Justicia.

6 Ministerio de Hacienda Los usuarios incluyen a sus autoridades y a los profesionales de la Dirección de Presupuestos.

7 Consejo de Licitaciones de la Defensa Penal Pública El Consejo se encuentra integrado por el Ministro de Justicia o en su defecto, el Subsecretario de Justicia, quien

lo presidirá; el Ministro de Hacienda o su representante, Ministro de Planificación y Cooperación o su representante, un académico con más de 5 años de docencia universitaria en las área del Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el Consejo de Rectores y un académico con más de 5 años de docencia universitaria, en las áreas de Derecho Procesal Penal o Penal, designado por el

8 Poder Judicial Corresponde a Jueces de Garantía, Jueces de Tribunal Oral en lo Penal y la Corporación Administrativa del

Poder Judicial, además de las Cortes de Apelaciones y la Corte Suprema.

9 Universidades y Centros de Estudios Nacionales e Internacionales.

Usuarios: Defensoría Penal Pública

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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la

organización y aprovechar las ventajas.

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y

orientaciones de las políticas ministeriales

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?


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Objetivos Estratégicos Constituyen la base para el

establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.

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Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:

programación

procesos

cobertura

calidad

oportunidad del servicio, etc

“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”


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Cómo se redactan? Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o

transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución

Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc.

Evitar los “esfuerzos” tales como “Contribuir”, “Fomentar”, “Procurar” (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones)

La ciudadanía debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institución en su globalidad

Deben responder a que problema social o aspecto relacionado con la misión que responde

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Objetivos Estratégicos:Defensoría Penal Pública

Objetivos Estratégicos

Número Descripción

1Asegurar la cobertura nacional del servicio de defensa penal pública a través de defensores locales institucionales y defensores licitados.

2

Asegurar la calidad de las prestaciones del servicio de defensa penal pública, a través del cumplimiento de estándares básicos, el desarrollo de peritajes y la adecuada atención de comparecientes a juicios y audiencias.

3

Asegurar el funcionamiento del sistema de licitaciones de defensa penal, a través del uso eficiente del marco presupuestario disponible y conforme a las directrices emanadas del Consejo de Licitaciones de la defensa penal pública.

Fuente:www.dipres.cl

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Algunas preguntas validadoras de los Objetivos Estratégicos

Objetivo Estratégico 1

ObjetivoEstratégico2

ObjetivoEstratégico 3

Son consistentes con la misión de la entidad , ya sea por los efectos o resultados esperados al interior de la organización (reestructuración, mejora en los procesos productivos, etc.) o en sus clientes, usuarios o beneficiarios (cobertura, calidad del servicio, entre otros); y consistentes con las Prioridades Institucionales

• Permiten ser especificados en efectos o resultados deseados, susceptibles de revisar y evaluar.

• Pueden ser traducidos en tareas asignables a personas o equipos.

• Son factibles de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles.

• Es posible de traducir en objetivos específicos o metas.

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EstrategiasLa definición de las estrategias debe permitir:

Establecer un patrón de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institución

Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las áreas clave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el país, procesos productivos con tecnología de alto estándar

-Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organización desarrollará

Desarrollar un Plan de Acción (Plan Operativo)

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O.E 1 INSTITUCIONAL

O. E 1

Programa 1

O. E

Programa 2

O. E

Programa n

O. E 2

Programa 1

MISION INSTITUCIONAL

MisiónPrograma 1

Misión Programa 2

Misión Programa n

RELACION ENTRE LA MISION INSTITUCIONAL, PROGRAMATICA Y LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

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Una inmediata relación entre la Misión Institucional (Secretaría) y la Misión de los Programas es como el Propósito o quehacer de los Programas reflejan el aspecto central de la primera Misión en lo que se refiere a la “Implementación de las políticas orientadas a fortalecer y mejorar la competitividad de la industria nacional…..en todos sus tamaños y sectores……inserción….oportunidades de empleo….de calidad.. generación de ingresos y sostenibilidad de la economía nacional….

Programa de Fomento de Exportaciones y Competitividad Internacional

Programa de Apoyo a la Microempresa

Programa de Innovación y Tecnología

Fondo de Promoción del Empleo y la competitividad

Misión de una Secretaría de Comercio e Industria: La Secretaría de Comercio e Industria está a cargo del desarrollo e implementación de las políticas orientadas a fortalecer y mejorar la competitividad de la industria nacional en todos sus tamaños y sectores, y su inserción en los mercados internacionales, generando mayores oportunidades de

empleo de calidad, generación de ingresos y sostenibilidad de la economía nacional.

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Tipo de Indicadores

MisiónInstitucional

Expresa un propósito cuyo resultado afecta a la comunidad en general O. E 1

De Resultado Final o Impacto (Outcome), donde los resultados pueden ser producto de varias entidades

Resultados finales e intermedios

Los efectos medidos se atribuyen directamente al ámbito de atribución de la Secretaría a través de los Programas que tiene a su cargo

Expresa un resultado esperado relacionado con un efecto de mediano plazo que contribuye a la Misión

Objetivo Estratégico Institucional

RELACION ENTRE LA MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOSE INDICADORES

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Factores críticos para la aplicación de la PE en el ámbito público Metodología de PE simple de aplicar y que

sirva de apoyo al ciclo de presupuesto Articulación de la PE institucional con la

Planificación operativa Existencia de compromiso y liderazgo de

los directivos Capacidad de internalizar la PE en la

institución y contar con apoyo de tecnologías

La PE como un apoyo para la rendición de cuentas

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CICLO DEL CONTROL DE GESTION

Consideración de nuevos productos y

objetivos estratégicos

Revisión de presupuestos y

programas

Medidas correctivas

EVALU

ACIO

N PRES

UPUES

TO

METAS / PROGRAMACION

EJECUCION

PLANIFICION ESTRATEGIA

(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard

Business School. Ed. Deusto. 1998

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Planificación Estratégica y Presupuesto orientado a resultados

Planes Estratégicos Institucionales

Plan Operativo Institucional

Presupuesto

Plan Financiero Multianual

Plan Nacional de Inversiones

Plan Nacional de Desarrollo

METAS SECTORIALES

Planificación EstratégicaProgramas???

Planificación EstratégicaProgramas???

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Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

Regularidad, continuidad en la aplicación y articulación entre la Planificación Institucional y Programática

Compromiso y liderazgo de los directivos

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La PE debe ser parte de los procesos de la institución

Apoyarse de una Unidad de control de gestión, profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)

Contar con tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.

Internalización de la PE en la institución y apoyo de tecnologías

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Apoyar la rendición de cuentas

Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.

Comunicación de los resultados de la planificación estratégica

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Dificultades para ejecutar las estrategias que surgen de la PE Falta de articulación entre la Planificación

Estratégica y operativa Inflexibilidades presupuestarias Restricciones o lentitud de procesos

administrativos claves para asegurar las inversiones

Tipo de productos difícil de cuantificar, o costear

Falta de gestores ¿qué área es responsable? Desvinculación entre los Obj. Estratégicos y

los Planes y Proyectos

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Aplicación PE en algunos países

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Chile: Definiciones Estratégicas en el Presupuesto

Planificación Estratégica en organizaciones públicas

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