Planificacion informatica UNSM

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AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN “PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO ENFOCADO A PROYECTOS” CURSO : PLANEAMIENTO INFORMÁTICO DOCENTE : LIC. CARLOS RODRÍGUEZ GRÁNDEZ AUTORES : JOSÉ MARTÍN SÁNCHEZ VARGAS CARLOS FRANCISCO TORRES FLORES GUILLERMO RICARDO CANCINO SEVILLANO UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN FISI 2015

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“AÑO DE LA DIVERSIFICACIÓN PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIÓN”

“PROPUESTA DE UNA METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO ENFOCADO A PROYECTOS”

CURSO : PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

DOCENTE : LIC. CARLOS RODRÍGUEZ GRÁNDEZ

AUTORES : JOSÉ MARTÍN SÁNCHEZ VARGAS

CARLOS FRANCISCO TORRES FLORES

GUILLERMO RICARDO CANCINO SEVILLANO

RENÉ RENGIFO SORIA

TARAPOTO-2015

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTINFISI 2015

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo fue desarrollado por estudiantes de la Facultad de Ingeniería de

Sistemas e Informática de la Universidad Nacional de San Martín en el presente año,

2015, tiene como objetivo proponer la Metodología Para La Elaboración De Un Plan

Director Informático Enfocado A Proyectos, consta de cinco etapas a realizar para la

creación de un PDI donde se describe detalladamente las fases y objetivos tanto

generales y específicos, así como también información detallada de los pasos que

debemos seguir para la elaboración de un PDI orientado a proyectos en las cuales está

enfocado el plan, se muestra un cronograma que estima el tiempo en el cual el plan

será ejecutado, puesto en ejecución y posterior evaluación.

Las etapas de la Metodología propuesta son las siguientes:

En la Etapa 1, Consiste en formar equipos de trabajo y asignar funciones, tareas y

responsabilidades para la elaboración del PDI.

En la Etapa 2, Se realiza un estudio de la organización en cuanto a su

información estratégica, parque tecnológico en cuanto a tecnologías de

información.

En la Etapa 3, se realiza una lista de los proyectos de la organización, para luego

planificar su ejecución de acuerdo a las prioridades de la organización.

En la Etapa 4, consiste en elaborar el Plan Director Informático.

En la Etapa 5, consiste en hacer el seguimiento y control de la ejecución del Plan

Director Informático.

Con esto se pretende contribuir a las organizaciones en el caso de que se vieran en la

necesidad de optar por la creación de un Plan Directorio e Informático orientado a los

proyectos, ya que esta propuesta está hecha en forma general para cualquier

organización que desee ponerla en práctica.

INDICEINTRODUCCIÓN.....................................................................................................................1

I. OBJETIVOS DEL TRABAJO...............................................................................................4

1.1. GENERAL................................................................................................................4

1.2. ESPECÍFICOS...........................................................................................................4

II. PRESENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA............................................................................4

OBJETIVOS.........................................................................................................................5

General:...............................................................................................................................5

Específicos:...........................................................................................................................5

ETAPA 1: ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.............................................................................6

OBJETIVOS:..................................................................................................................6

ESTRUCTURA DE TRABAJO...........................................................................................6

FASES............................................................................................................................6

ETAPA 2: ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN........................................................8

OBJETIVOS:..................................................................................................................8

ESTRUCTURA DE TRABAJO...........................................................................................8

FASES............................................................................................................................9

ETAPA 3: PRIORIZAR LOS PROYECTOS..............................................................................10

OBJETIVOS:................................................................................................................10

ESTRUCTURA DE TRABAJO.........................................................................................10

FASES..........................................................................................................................11

ETAPA 4: ELABORACIÓN DEL PLAN INFORMÁTICO...........................................................12

OBJETIVOS:................................................................................................................12

ESTRUCTURA DE TRABAJO.........................................................................................13

FASES..........................................................................................................................13

ETAPA 5: EJECUCION, SEGUIMIENTO Y CONTROL.............................................................14

OBJETIVOS:................................................................................................................14

ESTRUCTURA DE TRABAJO.........................................................................................15

FASES..........................................................................................................................15

III. RESULTADOS POR ETAPA.............................................................................................16

3.1. ETAPA 1.......................................................................................................................16

3.2. ETAPA 2.......................................................................................................................17

3.3. ETAPA 3.......................................................................................................................18

3.4. ETAPA 4.......................................................................................................................20

IV. ANEXOS.......................................................................................................................21

4.1. FORMATOS DE REGISTROS DE DATOS...........................................................................21

FDR 01: ACTA DE GRUPOS DE TRABAJO.............................................................................21

FDR 02: GUÍA DE FUNCIONES DE CADA GRUPO DE TRABAJO............................................22

FRD 03: ACTA DE EVALUACIÓN..........................................................................................23

FRD 04: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN............................................................................23

FRD 05: DOCUMENTACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS........................................25

FRD 06: FICHA DE NECESIDADES........................................................................................26

FRD 07: INFORME DE EVALUACIÓN....................................................................................27

FRD 08: IDENTIFICAR LOS PROYECTOS...............................................................................28

FRD 09: PRIORIZAR LOS PROYECTOS..................................................................................29

FRD 10: FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS...............................................30

FRD 11: FICHA DE PLANIFICACIÓN DE RESPUESTA A RIESGOS...........................................31

FRD 12: CRONOGRAMA DE PROYECTOS.............................................................................32

FRD 13: INDICADORES DE SEGUIMIENTO...........................................................................33

PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO..........................................................................................34

PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO...........................................................................................34

4.2. ALGORITMO DEL PDI....................................................................................................40

4.2.1. ALGORITMO EJECUCIÓN, SEGUMIENTO Y CONTROL..............................................42

V. GLOSARIO....................................................................................................................43

I. OBJETIVOS DEL TRABAJO

I.1. GENERALElaborar un Plan Directorio e Informático.

I.2. ESPECÍFICOS - Facilitar a la organización a determinar su estado actual en cuanto a

proyectos.- Permitir al directorio a tomar decisiones en cuanto a tecnologías de

información.

II. PRESENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA

Un plan informático es un proceso, expresado en un documento escrito y conocido por

todos los usuarios de la organización, el cual empieza con el desarrollo de objetivos,

define estrategias y políticas. Para alcanzar tales objetivos, desarrolla planes detallados

para asegurar que las estrategias se sigan con el fin de que se realicen en términos de

productos y resultados concretos medibles por la unidad de Informática, por los

usuarios y por el nivel Director de la organización, en parámetros no técnicos y exentos

de ambigüedad.

Un plan informático no es un método para resolver problemas corrientes en cortos

períodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados en la Dirección,

esto no es indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgo adquirido en las

actividades del Plan.

Un plan informático formal debe contemplar un horizonte que alcanza un período

variable entre 3 y 5 años, o se define dependiendo del tamaño de la organización. No

obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en períodos anuales, y reformulado

cada vez que se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteadas por

el nivel Directivo de la organización.

Un plan informático es un conjunto de planes interrelacionados cuya finalidad es

básicamente satisfacer las necesidades de información que el sistema de decisiones de

la organización requiere, en la cantidad, calidad, oportunidad y forma que cada nivel

necesita. Lo anterior debe ser considerado en el marco de la velocidad de desarrollo y

de la cantidad de alternativas, siempre crecientes, que el mercado de informática

ofrece.

OBJETIVOSGeneral:

- Proponer una metodología orientada a proyectos para la Elaboración de un Plan Informático dentro de una organización.

Específicos: - Definir grupos de trabajo para la elaboración del PDI (Plan Director

Informático).- Analizar y Diagnosticar el parque tecnológico de la organización.- Identificar y priorizar los proyectos de la organización.- Elaborar el PDI e indicadores de seguimiento.

ETAPAS DE LA PROPUESTA DE METODOLOGÍA DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

El planeamiento informático es una actividad delicada y la calidad del resultado

depende de la capacidad de la organización para dominar la sabiduría necesaria. El

primer PI no está a la altura de las previsiones, pero su calidad debe mejorar de

acuerdo a sus actualizaciones. Las actualizaciones del PDI se realizan anualmente en

concordancia a la planificación presupuestal por ejercicio.

La metodología para su ejecución se organiza en grupos de trabajo donde participan

los responsables representando a las áreas de informatización. Cada responsable

forma parte activa de la Estructura de Trabajo, previa selección realizada en la primera

etapa como miembro del Comité Directivo, Grupo de Proyecto, Grupo de Usuario,

Especialista o Facilitador, de acuerdo a las funciones establecidas.

Nuestra propuesta de metodología de planeamiento se desarrolla en 5 etapas:

Cada etapa tiene sus fases, respectivamente.

ETAPA 1

Definir los equipos de trabajo

ETAPA 2

Estudio y análisis de la Organización

ETAPA 3

Priorizar los proyectos

ETAPA 4

Elaboración del plan informático

ETAPA 5

Ejecución, seguimiento y control

ETAPA 1: ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Consiste en formar equipos de trabajo y asignarles funciones, tareas y

responsabilidades, quienes se encargarán de la elaboración del Plan.

OBJETIVOS:

Definir los grupos de trabajo.

Delegar funciones, tareas y responsabilidades.

Evaluar resultados de la etapa.

Confirmar la eficacia de los grupos de trabajo.

ESTRUCTURA DE TRABAJO

FUNCIONES DEL EXPERTO PDI

Brindar apoyo a los Grupos de trabajo para una mejor organización

y planificación de la metodología.

Asistir al Grupo de Proyecto en el proceso de planeamiento y

garantizar un control del mismo.

FASES

FASE 1: Definición de los grupos de Trabajo

En esta fase se crean los grupos de trabajo con el propósito de

formalizar el PDI, así poder cumplir los objetivos respectivos, este se

crea con la ayuda de miembros capacitados y autorizados.

Se Formará los siguientes grupos de trabajos: Comité Directivo (CD),

Grupo de Proyectos (GP), Grupo de Usuarios (GU). Los miembros de

cada grupo son seleccionados de acuerdo a sus especialidades. A

demás cada grupo cuenta con un representante principal, quien es el

encargado de dirigir al equipo y generar un clima de calidad, donde

participen todos los miembros y cumplan con sus funciones que se les

asignarán en la siguiente fase.

FASE 2: Delegar funciones, tareas y responsabilidades

En esta fase se reúne al personal indicado y se delegan funciones,

tareas y responsabilidades a cada de grupo de trabajo, así también se

les asigna los recursos necesarios que utilizaran para llevar a cabo el

normal desarrollo del PDI donde cada equipo deberá documentar

todas las funciones realizadas y el resultado de cada proceso en el que

intervino.

La asignación de funciones de los grupos son las siguientes:

Comité Directivo (CD): Es el grupo de trabajo que se encarga de

elaborar y aprobar informes finales de cada etapa.

Grupo de Usuarios (GU): Este grupo se formará por un representante

de cada área de la organización y su función es brindar información en

todo el proceso de la elaboración del PDI.

Grupo Proyectos (GP): Se Encargara de organizar el portafolio de

proyectos de la organización.

Experto de PDI (E-PDI): Es el apoyo externo de la organización que da

seguimiento y control del proceso de elaborar el PDI.

FASE 3: Evaluar resultados de la Etapa

En esta fase realizamos la verificación de la estructuración y

funcionalidades de cada grupo de trabajo. Para ello debemos tener en

cuenta las características y especialidades, en caso de no estar bien

organizado debemos reestructurarlo.

Antes: Se determina los motivos y objetivos de elaborar un PDI.

Durante: Se evalúa si se están formando bien los grupos de trabajo

Después: Presentación de la estructura de trabajo.

Se da a conocer los Objetivos del PDI.

Lanzamiento de la etapa 2

FASE 4: Confirmar la eficacia de los grupos de trabajo

Una vez realizado la evaluación anterior, se confirmará si los grupos

están ya bien formados y capaces para asumir sus tareas y

responsabilidades asignados para así pasar a la siguiente etapa del

Plan.

ETAPA 2: ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

En esta etapa se realiza el análisis de la organización en cuanto a su

información estratégica, parque tecnológico y además de todo conocer sus

múltiples necesidades en tecnologías de información.

OBJETIVOS:

Conocer la situación actual de la organización.

Análisis de recursos tecnológicos

Identificar las necesidades de los TIC’s.

Evaluar resultados de la etapa.

ESTRUCTURA DE TRABAJO

FUNCIONES DEL GRUPO DE PROYECTOS

Realiza y dirige las entrevistas a los responsables de los grupos de

usuario de cada área con el propósito de solicitar información.

El GP realiza el inventario del parque tecnológico de la organización.

Es el encargado de identificar las necesidades de la organización en

cuanto a TIC’s.

FUNCIONES DEL GRUPO DE USUARIOS

Son los encargados de brindar información necesaria de la organización

en cuanto a: lo existente, necesidades y las mejoras a considerar.

FUNCIONES DEL EXPERTO PDI

Analizar los resultados de las entrevistas realizadas con una muestra

de usuarios.

Orientar y apoyar al GP para una mejor identificación de

necesidades de la organización en cuanto a TIC’s.

Analizar y Modificar posiblemente los documentos de recolección

de información y el inventario del parque tecnológico.

FUNCIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO

Los miembros del Comité Directivo examinan y dan ajustes si es

necesario.

FASES

FASE 1: Conocer la situación actual de la organización

Realizar un diagnóstico de la situación actual de la organización,

analizando sus planes estratégicos, sus factores internos (Debilidades

-Fortalezas) y sus factores externos (Amenazas-Oportunidades).

FASE 2: Análisis de recursos tecnológicos

El Grupo de Proyectos se encargará de analizar el hardware,

software, recursos humanos y otros servicios disponibles en la

organización, con la finalidad de conocer la situación en la que se

encuentra la organización en cuanto a tecnología.

FASE 3: Identificar las necesidades de los TIC’s.

El Grupo de Proyectos es el encargado de identificar y documentar

las necesidades de cada área de la organización, en cuanto a TIC’s.

FASE 4: Evaluar resultados de la etapa

El Comité Directivo efectuará un seguimiento de esta etapa con la

ayuda del Experto en PDI, para comprobar la veracidad de la

información y su normal funcionamiento.

Antes: Se pide la ayuda del experto en PDI, para un eficiente

diagnóstico del parque tecnológico.

Durante: Se evalúa el parque tecnológico y necesidades de la

organización

Después: Se da a conocer el informe realizado (lo existente y lo que

falta) Lanzamiento de la etapa 3

ETAPA 3: PRIORIZAR LOS PROYECTOS

Consiste en analizar los proyectos de la organización, y en base a ellos

elaborar el cronograma para su ejecución, teniendo en cuenta el grado de

prioridad de cada uno.

OBJETIVOS: Evaluar y actualizar el Plan Identificar los Proyectos de la Organización. Priorizar los proyectos. Realizar el cronograma de los proyectos. Evaluar los resultados de la etapa.

ESTRUCTURA DE TRABAJO

FUNCION DEL GRUPO DE PROYECTO

Analizar y evaluar el Plan Vigente para actualizar la información.

Responsable de obtener los proyectos de la organización, evaluarlos

y priorizarlos.

El Grupo de Proyectos informa al Comité Directivo sobre el

cronograma de ejecución de los proyectos.

Debe demostrar precisión y trabajar de manera iterativa para así

adaptar los recursos de la organización a los proyectos.

FUNCIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO

El Comité Directivo actualiza la información del plan vigente con la

ayuda del Grupo de Proyectos.

Controla los proyectos enviados por el Grupo de Proyectos y tiene

la autoridad de Aprobarlos o desaprobarlos.

Encargado de aprobar el cronograma de ejecución de los proyectos

enviado por el grupo de proyectos.

El Comité directivo realiza el seguimiento a los trabajos del Grupo

de Proyectos a lo largo de esta etapa para tener resultados

favorables.

FUNCION DEL GRUPO DE USUARIOS

Aporta su conocimiento obtenido y brinda la información necesaria

de los proyectos de la organización.

FUNCIÓN DEL EXPERTO PDI

Interviene en el análisis detallado del sistema de información y la

plataforma tecnológica deseada para el desarrollo de los proyectos

en un determinado tiempo.

Supervisa y brinda sugerencias para priorizar los proyectos y

asimismo elaborar su cronograma de ejecución.

FASES

FASE 1: Análisis, evaluación del PDI

El Comité Directivo con ayuda del Grupo de Proyectos, analizan y

evalúan la información del Plan anterior, con el objetivo de ajustarlo

al presente periodo.

FASE 2 y 3: Identificar los Proyectos de la Organización y priorizarlos

El Grupo de Proyectos identifica todos los proyectos en ejecución y

propuestos que tiene la organización.

El Grupo de Proyectos se encargara de evaluar cada proyecto y

priorizarlos, esta priorización lo realiza conociendo los recursos,

presupuesto, tiempo necesario de cada proyecto y evaluando el

alcance de la organización.

FASE 4: Elaborar el cronograma de los proyectos

El grupo de proyectos realiza el cronograma de la programación de

todos los proyectos seleccionados en función del modo de

realización.

FASE 5: Seguimiento y Control de la Etapa.

El Comité Directivo se encargara de realizar un seguimiento de esta

etapa con la ayuda del Experto en PDI, con la intención de verificar el

cronograma de proyectos y ajustarlo de acuerdo al alcance de la

organización.

Antes: Tomar en cuenta el parque tecnológico evaluado.

Durante: Evaluar bien los proyectos para priorizarlos, según los

resultados que pueden mostrar.

Después: Validación del Cronograma y Lanzamiento de la Etapa 4.

ETAPA 4: ELABORACIÓN DEL PLAN INFORMÁTICO

En esta etapa se realiza la elaboración del plan director informático.

OBJETIVOS:

Definir la estructura del plan que se va a realizar.

Ver los resultados que trae la estrategia aplicada.

Evaluación y simulación del plan.

Aceptación del plan.

ESTRUCTURA DE TRABAJO

FUNCIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO

Define y aprueba los objetivos y estrategias para la elaboración del

plan.

Verifica el contenido de los formatos que presenta el Grupo de

Proyectos.

Es el encargado de elaborar el documento del PDI.

FUNCIONES DEL GRUPO DE PROYECTOS

Apoya al comité directivo a elaborar las estratégicas a utilizarse.

FUNCIONES DEL EXPERTO PDI

Analizar los resultados de las estrategias para ser aplicadas. Define la estructura del Plan. Preparar al grupo Táctico para la construcción del desarrollo del plan. Aprueba el plan de desarrollo y/o da las últimas sugerencias.

FASES

FASE 1: Analizar las estrategias planteadas.

Se analiza las estrategias para ver si va acorde con lo que se quiere

conseguir en el desarrollo del plan.

FASE 2: Cartera de Proyectos.

Se plantean diversas propuestas de proyectos, con el objetivo de

hacer cumplir las estrategias

FASE 3: Priorización de proyectos.

Se eligen los proyectos que tengan mayor relevancia entre los ya

propuestos.

FASE 4: Aplicar las estrategias para la construcción del plan.

Después de haber sido analizado y aceptado la estrategia se procede

a construir el plan respectivo.

FASE 5: Desarrollo del plan.

Se procede a realizar todo el contenido del plan (Desarrollo) con sus

especificaciones.

FASE 6: Simulación del plan.

Se simula el plan para ver los resultados que se obtiene con la

finalidad de saber si el plan se va de acuerdo a los objetivos que

queremos lograr.

FASE 7: Control de etapa.

En esta fase se realiza la revisión de los resultados de la etapa (si se

está dando con éxito) para pasar a la siguiente etapa respectiva. Se

asegura de la eficacia de las estructuras y los procedimientos de

aplicación y revisión de propuestos.

Antes: Asegurar la eficacia de realización de la etapa 3.

Durante: Revisión minuciosa del contenido del PDI

Después: Aprobación del Plan

ETAPA 5: EJECUCION, SEGUIMIENTO Y CONTROLEn esta etapa se ejecutará el Plan informático el cual se hará el seguimiento

y control a cada proceso en ejecución.

OBJETIVOS:

Si realiza de manera precisa la metodología.

Verificar el documento correspondiente.

Hacer el respectivo seguimiento y encontrar observaciones.

ESTRUCTURA DE TRABAJO

FUNCIONES DEL GRUPO DE PROYECTOS

Organiza y realiza la ejecución del PDI.

Apoya al comité directivo a elaborar los indicadores de seguimiento

del PDI.

Determina y redacta el contenido del documento del PDI.

FUNCIONES DEL EXPERTO PDI

Participa de forma activa en la ejecución.

Coordina cada fase junto al grupo de proyectos.

FASES

FASE 1: Verificación de componentes.

Se revisará los elementos necesarios para el desarrollo de la

metodología del planeamiento informático como TIC’s, y los

encargados necesarios para el desarrollo de la metodología

planteada.

FASE 2: Organización de la realización de la propuesta.

Se definirán lo necesario para la ejecución de la metodología los

procedimientos y las herramientas a emplear.

FASE 3: Desarrollo de la Metodología.

Se realizara la metodología planteada, realizando todas las etapas

planteadas y se redactara el documento final del PDI.

FASE 4: Control de la etapa.

En esta etapa se realizara el respectivo control de la etapa

comprobando la eficiencia de la etapa y se aprobara en caso

contrario de verificar la etapa.

III. RESULTADOS POR ETAPA

III.1. ETAPA 1

DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:

OBJETIVO GENERAL: - ELABORAR UN PLAN DIRECTORIO E INFORMÁTICO.

DENOMINACIÓN DE LA ETAPA 1: ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

FASE OBJETIVO RESULTADOSFUNCIONES GRUPO DE

TRABAJO

Definición de los grupos de Trabajo

Estructurar los grupos de trabajo

FDR 01: Acta de grupos de trabajo Todos participan

Delegar funciones, tareas y responsabilidades

Delegar funciones y asignar recursos a cada equipo de trabajo

FDR 02: Guía de funciones de cada grupo de trabajo

Todos participan

Evaluar resultados de la Etapa

Mantener el control de los grupos de trabajo

FRD 03: Acta de evaluación Comité Directivo (CD

III.2. ETAPA 2

DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:

OBJETIVO GENERAL: ELABORAR UN PLAN DIRECTORIO E INFORMÁTICO.

DENOMINACIÓN DE LA ETAPA 2: ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

FASE OBJETIVO RESULTADOS FUNCIONES GRUPO DE TRABAJO

Conocer la situación actual de

la organización.

Efectuar un diagnóstico sobre la actual situación en que se encuentra la organización para Facilitar a los grupos toda información necesaria para su para la elaboración del PDI.

FRD 04: Análisis de la Organización.

GRUPO DE USUARIOS Son los encargados de brindar información necesaria de la organización en cuanto a: lo existente, necesidades y las mejoras a considerar. Realiza la recopilación de datos.

Análisis de recursos

tecnológicos

Identificar las TIC´s para aprovechar mejor sus utilidades.

FRD 05: Documentación de los recursos tecnológicos

El Grupo de Proyectosse encargará de analizar el hardware, software, recursos humanos y otros servicios disponibles en la organización.

Identificar las necesidades de los

TIC’s.

Identificar y documentar necesidades en TIC’s

FRD 06: Ficha de necesidades

El Grupo de Proyectos Es el encargado de identificar y documentar las necesidades de cada área de la organización, en cuanto a TIC’s .

Evaluar resultados de la etapa.

Supervisar el levantamiento de información

FRD 03: Acta de evaluación

Comité Directivo (CD

DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:

OBJETIVO GENERAL: ELABORAR UN PLAN DIRECTORIO E INFORMÁTICO.

DENOMINACIÓN DE LA ETAPA 3: PRIORIZAR LOS PROYECTOS

FASE OBJETIVO RESULTADOSFUNCIONES GRUPO DE

TRABAJO

Identificar los Proyectos de la Organización. Identificar los proyectos

primordiales que solucionará el PDI.

FRD 08: Identificar Los Proyectos

El Grupo de Proyectos identifica todos los proyectos en ejecución y propuestos que tiene la organización

Priorizar los proyectos.

Destacar Los proyectos más eficaces y seleccionarlas para su elaboración y uso en la organización

FRD 09: Priorizar Los ProyectosFRD 10: Ficha de identificación de RiesgosFRD 11: Ficha de planificación de respuesta a riesgos

El Grupo de Proyectos• Responsable de obtener los proyectos de la organización, evaluarlos y priorizarlos.• Analizar y evaluar el Plan Vigente para actualizar la información.

Realizar el cronograma de los

proyectos..

Elaborar y Ejecutar un cronograma

FRD 12: Cronograma De Proyectos

El Grupo de Proyectos Y FUNCIÓN DEL EXPERTO PDI• Interviene en el análisis detallado del sistema de información y la plataforma tecnológica deseada para el desarrollo de los proyectos en un determinado tiempo. • Supervisa y brinda sugerencias para priorizar los proyectos y asimismo elaborar su cronograma de ejecución.

Evaluar los Tener información FRD 03: Acta de evaluación Comité Directivo (CD)

3.3. ETAPA 3

resultados de la etapa

coherente

El Comité Directivo se encargara de realizar un seguimiento de esta etapa con la ayuda del Experto en PDI, con la intención de verificar el cronograma de proyectos y ajustarlo de acuerdo al alcance de la organización.

III.3.

III.4. ETAPA 4

DENOMINACIÓN DE LA PROPUESTA:

OBJETIVO GENERAL: ELABORAR UN PLAN DIRECTORIO E INFORMÁTICO.

DENOMINACIÓN DE LA ETAPA 4: ELABORACIÓN DEL PLAN INFORMÁTICO

FASE OBJETIVO RESULTADOS FUNCIONES GRUPO DE TRABAJO

Elaborar y evaluar el Plan

Elaborar y redactar el documento principal del PDI.

FRD 07: Informe de EVALUACION.

Comité Directivo: Son los encargados hacer el estudio de las propuestas planteadas. Con el aporte de cada uno de los involucrados en dichas etapas anteriores.

Definir indicadores para el seguimiento del Plan.

Concluir el plan en el periodo determinado.

FRD 13: INDICADORES DE SEGUIMIENTO.

Comité Directivo: Encargado de la formalización de la propuesta de PDI orientado a proyectos.

Redactar el documento del PDI.

Escribir el documento del PDI.

PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO

Cada uno de los involucrados en dichas etapas anteriores.

Evaluar resultados de la etapa.

Contar con un PDI apropiado.

FRD 03: Acta de evaluación

El Comité Directivo efectuará un seguimiento de esta etapa con la ayuda del Experto en PDI.

IV. ANEXOSIV.1. FORMATOS DE REGISTROS DE DATOS.

FDR 01: ACTA DE GRUPOS DE TRABAJO

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 01.- Acta de grupos de Trabajo

Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

Objetivo General

Objetivo Especifico

[Contenido] La presenta acta hace constar la conformación de los grupos de trabajo:

Organigrama:

Identificador Nombre Especialidad Grupo Cargo Firma

Leyenda: Identificador: Código que permite identificar de forma unívoca al

integrante del grupo.

Nombre: Nombre del responsable. . Se puede tratar de una persona

concreta o de un departamento.

Especialidad: Estudios académico realizado.

Cargo: Breve descripción sobre el cargo que el integrante de proyecto

desempeña.

Área: Lugar en donde labora el integrante del proyecto.

Grupo: Nombre del grupo al cual pertenece.

Firma: se adjunta la firma de cada integrante para su validez.

Anexos - Copia del DNI de cada integrante.

FDR 02: GUÍA DE FUNCIONES DE CADA GRUPO DE TRABAJO

CD

GP

GU

E-PDI

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 02: Guía de funciones de cada grupo de trabajo

Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

[Contenido]

El presente documento es una guía que detalla las funciones de cada grupo de trabajo, se adjunta la firma de cada integrante que realizara la función para su validez y forma de compromiso.

N¬ GRUPO RESPONSABLE

FUNCION INTEGRANTES FECHA

Anexos - Copia del DNI de cada integrante.

FRD 03: ACTA DE EVALUACIÓN

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 03.- Acta de evaluación

Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

[Contenido] El acta de control detalla los objetivos de cada fase, los cuales deben haber sido cumplidos para poder ser aprobados.

N° OBJETIVOS CALIFICACIONES COMENTARIO

C CP NC

C: Cumple; CP: Cumple parcialmente; NC: No Cumple

FIRMA DEL REPRESENTANTE De CADA GRUPO

Anexos

FRD 04: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN.

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 04.- Análisis de la Organización.

Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /Presentación de la organización.

Datos Generales, contiene Razón Social (Denominación, RUC, Ubicación Geográfica, Giro de Negocio, Sucursales/Sedes/Filiales)

Misión. Visión. Organigrama de la organización. Políticas. Normas Vigentes.

Resumen de la situación actual Hardware Software Redes Recursos humanos Sistemas vigentes y su estado Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios Resumen de costos por cada concepto anterior

Resumen Ejecutivo Objetivos

Premisas o supuestos básicos Resumen de planes componentes Análisis beneficio v/s compromisos

Sistemas de información Desarrollo de nuevos sistemas previstos Mantención adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes Planes de contingencia para seguridad y respaldo

Recursos informáticos Justificación del equipamiento necesario Justificación del software básico y de desarrollo necesario Justificación de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de

capacitación Planes componentes

Perfil del equipo en el tiempo Perfil de sistemas y resultados en el tiempo Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias Flujos de recursos económicos Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano afectado

por el plan informático formal Plan de seguridad y auditoría computacional

Análisis de Plan estratégico de la Organización.Análisis FODA

Anexos:

FRD 05: DOCUMENTACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 05: Documentación de los recursos tecnológicos

Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /1. Parámetros de costos:

1.1. Costos de compra, arriendo 1.2. Costos de mantención de hardware 1.3. Costos de mantención de software 1.4. Costos de instalación 1.5. Costos de entrenamiento 1.6. Costos de recursos humanos

1.7. Costos de migración 2. Parámetros técnicos:

2.1. Hardware a) Arquitectura del o los procesadores b) Tecnología de los discos c) Tecnología de respaldo (cintas y/o discos) d) Capacidad de crecimiento e) Rendimiento de la configuración f) Nivel tecnológico de la arquitectura propuesta (grado de modernización) g) Calidad de la mantención técnica h) Experiencias vigentes de la configuración propuesta o equivalente

2.2. Software

a) Sistema Operativo. b) Software básico y de desarrollo c) Confiabilidad d) Portabilidad e) Distributivitas f) Integración g) Flexibilidad h) Versatilidad i) Experiencias previas vigentes

2.3. Solvencia de la Empresa a) Económica b) Presencia en el mercado c) Respaldo de hardware d) Respaldo de software e) Soporte de entrenamiento f) Tendencia de desarrollo tecnológico

2.4. Comprensión del Problema del Cliente

a) Respecto del nivel del personal b) Respecto del tipo de aplicaciones c) Impacto en los recursos humanos del cliente de la solución propuesta d) Impacto de la solución propuesta en la etapa de migración de sistemas e) Metodologías de respaldos totales/parciales sin degradar el/los equipos,

manteniendo el servicio a los usuarios conjuntamente con el desarrollo de sistemas

f) Modalidad de contrato de mantención de hardware y software a suscribir g) Respecto de las tasas de crecimiento involucradas y su impacto en las

modalidades de administración y explotación de los recursos informáticos a futuro

Anexos:

FRD 06: FICHA DE NECESIDADES

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 06: Ficha de necesidades

Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

[Contenido]

NOMBRE DE AREA

NECESIDAD MODALIDAD ¿PASA A SER UN PROYECTO?

U NU

U : Urgente; NU : No Urgente; Pasa a ser un proyecto: si/no

ANEXO

FRD 07: INFORME DE EVALUACIÓN

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]

PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 07: Informe de Evaluación

Objetivo: Responsable: Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

Informe de Evaluación del Plan anterior

ANEXO:

FRD 08: IDENTIFICAR LOS PROYECTOS

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]

PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 08: IDENTIFICAR LOS PROYECTOS

Objetivo: Responsable: Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

Lista de Proyectos

PROYECTOS N° DENOMINACIÓN

DEL PROYECTO DATOS GENERALES INVOLUCRADOS

OBSERVObjetivoActividades Responsable Duración

Presupues

to

Áreas

Involucrad

as

Beneficiarios

PROYECTOS EN

EJECUCION

1.

n.

PROYECTOS

PROPUESTOS

1.

n.

Anexos:

FRD 04: Análisis de la Organización y FRD 05: Documentación de los recursos tecnológicos

FRD 09: PRIORIZAR LOS PROYECTOS

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]

PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 09: PRIORIZAR LOS PROYECTOS

Objetivo: Responsable: Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

Anexos: FRD 08: IDENTIFICAR LOS PROYECTOS

PROYECTO PRIORIDAD

N° DENOMINACIÓN PRESUPUESTO DURACIÓN ALTA MEDIA BAJA

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 10: Ficha de identificación de Riesgos

Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

[Contenido] Es un documento donde se especifica los riesgos asociados al proyecto para tal efecto se debe realizar una identificación de riesgos priorizados. La identificación de riesgos debe contener al menos la siguiente información:

N° RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CATEGORIA

Critico Serio Moderado Menor Despreciable

LEYENDA:IMPACTO

Crítico: Un evento que si ocurre causaría fallas en el proyecto Serio: Un evento que si ocurre causaría incrementos severos en costo y tiempo. Moderado: Un evento que si ocurre causaría incrementos moderados en costo y tiempo. Menor: Un evento que si ocurre causaría incrementos bajos en costo y tiempo. Despreciable: Un evento que si ocurre no tendría efecto en el proyecto.

FRD 10: FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

CATEGORIA: puede ser bajo/medio/alto

ANEXO

FRD 11: FICHA DE PLANIFICACIÓN DE RESPUESTA A RIESGOS

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ] PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 11: Ficha de planificación de respuesta a riesgos

Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

[Contenido]

RIESGOS ESTRATEGIAS ACCION CONTIGENCIA PRESUPUESTOS RESPONSABLE

ANEXO: FRD 10: Ficha de identificación de Riesgos

FRD 12: CRONOGRAMA DE PROYECTOS

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]

PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 12: CRONOGRAMA DE PROYECTOS

Objetivo: Responsable: Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

Lista de proyectos priorizados a ejecutarse por año

Anexos: FRD 09: Identificar Los Proyectos

N°PROYECTOS OBJETIVO CRONOGRAMA

AÑO1 AÑO2 AÑO3

FRD 13: INDICADORES DE SEGUIMIENTO.

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]

PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

FRD 13: Indicadores De Seguimiento.Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

- Indicadores de Seguimiento

PROYECTO

OBJETIVO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

META PROGRAMAD

A

META ALCANZAD

A

MEDIO DE VERIFICACIÓ

N

Anexos: Fichas de Procesos. Encuestas. Documentos de compromiso (acta de reuniones, etc) Entrevistas.

PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO

[ NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN ]

PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMÁTICO

PLAN DIRECTOR INFORMÁTICO

Objetivo: Responsable:

Fecha de Emisión: / / Fecha de Aprobación: / /

I. OBJETIVOS DEL PLAN

I.1. General.

I.2. Específicos.

La presenta acta hace constar la conformación de los grupos de trabajo:

Identificador Nombre Especialidad Grupo Cargo Firma

II. GUÍA DE FUNCIONES DE CADA GRUPO DE TRABAJO

N¬ Grupo

Responsable

Función Integrantes Fecha

III. ACTA DE EVALUACIÓN

N° Objetivos Calificaciones Comentario

C CP NC

C: Cumple; CP: Cumple parcialmente; NC: No Cumple

FIRMA DEL REPRESENTANTE DE CADA GRUPO

IV. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN.

Presentación de la organización. Datos Generales, contiene Razón Social (Denominación, RUC, Ubicación Geográfica,

Giro de Negocio, Sucursales/Sedes/Filiales) Misión. Visión. Organigrama de la organización. Políticas. Normas Vigentes.

Resumen de la situación actual Hardware Software Redes Recursos humanos Sistemas vigentes y su estado Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios Resumen de costos por cada concepto anterior

Resumen Ejecutivo Objetivos Premisas o supuestos básicos Resumen de planes componentes Análisis beneficio v/s compromisos

Sistemas de información Desarrollo de nuevos sistemas previstos Mantención adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes Planes de contingencia para seguridad y respaldo

Recursos informáticos Justificación del equipamiento necesario Justificación del software básico y de desarrollo necesario Justificación de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de

capacitación Planes componentes

Perfil del equipo en el tiempo Perfil de sistemas y resultados en el tiempo Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias Flujos de recursos económicos Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano afectado por el

plan informático formal Plan de seguridad y auditoría computacional

Análisis de Plan estratégico de la Organización.Análisis FODA

V. DOCUMENTACIÓN DE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS

1. Parámetros de costos: 1.1. Costos de compra, arriendo 1.2. Costos de mantención de hardware 1.3. Costos de mantención de software 1.4. Costos de instalación 1.5. Costos de entrenamiento 1.6. Costos de recursos humanos 1.7. Costos de migración

2. Parámetros técnicos: 2.1. Hardware

Arquitectura del o los procesadores Tecnología de los discos Tecnología de respaldo (cintas y/o discos) Capacidad de crecimiento Rendimiento de la configuración Nivel tecnológico de la arquitectura propuesta (grado de modernización) Calidad de la mantención técnica Experiencias vigentes de la configuración propuesta o equivalente

2.2. Software Sistema Operativo. Software básico y de desarrollo Confiabilidad Portabilidad Distributivitas Integración Flexibilidad Versatilidad Experiencias previas vigentes

2.3. Solvencia de la Empresa Económica Presencia en el mercado Respaldo de hardware Respaldo de software Soporte de entrenamiento Tendencia de desarrollo tecnológico

2.4. Comprensión del Problema del Cliente Respecto del nivel del personal Respecto del tipo de aplicaciones

Impacto en los recursos humanos del cliente de la solución propuesta Impacto de la solución propuesta en la etapa de migración de sistemas Metodologías de respaldos totales/parciales sin degradar el/los equipos,

manteniendo el servicio a los usuarios conjuntamente con el desarrollo de sistemas Modalidad de contrato de mantención de hardware y software a suscribir Respecto de las tasas de crecimiento involucradas y su impacto en las modalidades

de administración y explotación de los recursos informáticos a futuro

VI. FICHA DE NECESIDADES

NOMBRE DE AREA

NECESIDAD MODALIDAD ¿PASA A SER UN PROYECTO?

U NU

U : Urgente; NU : No Urgente; Pasa a ser un proyecto: si/no

VII. INFORME DE EVALUACIÓN

Informe de Evaluación del Plan anterior

VIII. IDENTIFICAR LOS PROYECTOS

Lista de Proyectos

IX.PRIORIZAR LOS PROYECTOS

PROYECTO PRIORIDAD

N° DENOMINACIÓN PRESUPUESTO DURACIÓN ALTA MEDIA BAJA

X. FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

N° RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO CATEGORIA

Critico Serio Moderado Menor Despreciable

XI. FICHA DE PLANIFICACIÓN DE RESPUESTA A RIESGOS

RIESGOS ESTRATEGIAS ACCION CONTIGENCIA PRESUPUESTOS RESPONSABLE

XII. CRONOGRAMA DE PROYECTOS

Lista de proyectos priorizados a ejecutarse por año

XIII.

INDICADORES DE SEGUIMIENTO.

Indicadores de Seguimiento

PROYECTO

OBJETIVO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

META PROGRAMAD

A

META ALCANZAD

A

MEDIO DE VERIFICACIÓ

N

N°PROYECTOS OBJETIVO CRONOGRAMA

AÑO1 AÑO2 AÑO3

Anexos

Metodología aplicada. Fichas de Proyectos. Fotos. Entrevistas / Encuestas. Documentos de compromiso (acta de reuniones, etc.). Informe de situación Organización (análisis de plan estratégico, análisis FODA)

I.

IV.2. ALGORITMO DEL PDI

5

Información del Entorno Organizacional

Evaluar resultados.

Evaluar resultados.

Delegar funciones y asignar recursos.

Definición de los grupos de Trabajo.1 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

FCumple

Objetivos

VFExiste un PDI

INICIO

Confirmar la eficacia de los grupos de trabajo.

ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

v

Identificar las necesidades de los TIC’s.

Análisis de los recursos tecnológicos

32

Cumple objetivos

V

PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS

F

Proyectos

Personal

Resultados de Etapas

5

PDI

Evaluar resultados.

Evaluar resultados.

Redactar el documento del PDI.

Definir indicadores para el seguimiento del Plan.

Elaborar y evaluar el Plan

1

V

F

Cumple objetivos

Expira PDI

V

F

ELABORACIÓN DEL PLAN

INFORMÁTICO

Cumple objetivos

Identificar los Proyectos de la Organización.

3

Realizar el cronograma de los proyectos.

Priorizar los proyectos.

2

F

FIN

V

IV.2.1. ALGORITMO EJECUCIÓN, SEGUMIENTO Y CONTROL

F

V

F

V

Fin

Fin del PDI

Publicar en el Sistema de

Informacion

Comparar los datos obtenidos con lo esperado

Elaboración del Informe Mensual

Es Satisfactorio

Ejecución del PDI

Organización para la ejecución del PDI

Obtener Información del Avance del PDI

Ejecución, Seguimiento y Control

V. GLOSARIO

Cronograma: Es una gráfica de tiempo que contiene todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final.

Ejecución: Es la realización o aplicación de lo planificado, con el propósito de lograr algo.

Evaluación: Es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su planificación

Indicadores: Instrumento que sirve para mostrar o indicar el proceso detallado del PDI.

Matriz FODA: método permitiendo la análisis de las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas de un proyecto.

Metodología: conjunto de procedimientos utilizados para una investigación científica.

Monitoreo: Dar seguimiento del proceso del PDI. Objetivos: Fin o propósito del PDI, Etapas o Fases. Organización: Estructura social conformado por personas o instituciones

para desarrollar un actividad orientada. Periodo de Tiempo: Tiempo definido de una acción u evento con un tiempo

de inicio y fin. Planeamiento: Proceso metódico diseñado para obtener un objetivo

determinado Plataforma Tecnológica: Unidades de apoyo a la investigación y Actividades

diarias de una organización equipadas con la última tecnología y dotadas de personal altamente especializado.

Portafolio de Proyectos: Proceso administrativo designado a ayudar a un organización a adquirir y ver información acerca de todos sus proyectos y programas, luego priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios.

Proyectos: Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.

Recursos: Fuente o suministro del cual se produce un beneficio. Sensibilización: Dar a conocer las líneas básicas de los proyectos y PDI.

Tecnologías de Información: Herramientas Tecnológicas que son la base

para llegar a los Objetivos de Desarrollo de una organización.