Planificación y Control del Trabajo - Universidad Siglo...

Planificación y Control del Trabajo

Nivel IV

Lic. Claudia A. Olocco. PMP Abril de 2016

Planificación y Control del Trabajo Lic. Claudia A. Olocco

Objetivo general

• Analizar contenidos y herramientas que posibiliten a los alumnos planificar y controlar su trabajo y el de sus equipos, facilitando el cumplimiento de los objetivos asignados por la compañía.


Presentaciones

• Nombre y actividad laboral.

• Alguna actividad que realice fuera del ámbito laboral.


Objetivos específicos

• Enunciar las principales dificultades actuales asociadas a la planificación y control del trabajo

• Analizar la importancia de la planificación

• Identificar herramientas que faciliten la planificación del tiempo, los recursos, la comunicación y los riesgos.

• Identificar mecanismos de control


Objetivos específicos

• Discriminar entre lo urgente y lo importante

• Describir experiencias efectivas de planificación y control del trabajo que puedan replicarse en otros contextos.

• Seleccionar herramientas que permitan abordar las dificultades identificadas.


Bibliografía

• Project Management Institute. Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK), Quinta edición. Project Management Institute, Inc. United States of America, 2013.

• Kerzner, Harold. Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, Tenth edition. John Wiley & Sons, Inc. United States of America, 2009.

• Covey, Stephen. Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Paidos. España, 2014.

• Telleria, Juan Luis. Factores clave de dirección: orientados a la obtención de resultados. Madrid: ESIC, 2000

• Thomas, Chris J.. Guía básica para mandos intermedios y jefes de equipos. 3a. ed. Madrid: Fundación Confemetal, 2006.


Registro de ocurrencias

Cada participante tendrá a lo largo del curso una hoja

para anotar ocurrencias de cambios para ensayar en las

actividades que desempeñan


Temario

Unidad 1: Introducción

¿Qué es la competencia de Planificación y Control del Trabajo?

Identificación de las principales dificultades en la en la planificación y control del trabajo

El ciclo Planificar-Hacer-Revisar-Actuar.

Unidad 2: Planificación del trabajo

La importancia de la planificación

Objetivos SMART

Planificación del Tiempo. Creación de cronogramas. Diagrama de Gantt

Herramientas para estimar la duración de las tareas.

Planificación del uso de Recursos

Planificación de la Comunicación: matriz de comunicación

Planificación de Riesgos: identificación y búsqueda de alternativas.

Unidad 3: Ejecución, seguimiento y control del trabajo

Diferencia entre lo urgente y lo importante.

Seguimiento y control del cumplimiento de tareas: reuniones de seguimiento y reportes de estado.

Gestión de cambios: identificación y análisis del impacto.


Aprobación de la materia

Presentación de trabajo integrador

INTRODUCCION UNIDAD I


Modelo de competencias

Competencias técnicas

•Entendimiento del Negocio

• Manejo de Herramientas de Gestión

• Resolución de problemas comerciales

• Negociación

Competencias de Eficiencia

•Orientación a los Resultados

• Planificación y control del trabajo

• Orientación al Cliente

• Criterio y autonomía

Competencias de Relaciones Interpersonales

•Comunicación

•Colaboración

• Liderazgo


Eficacia y Eficiencia

• Eficacia: se refiere al logro de los objetivos que nos han asignado.

• Eficiencia: se refiere a lograr los objetivos consumiendo los menores recursos posibles.


Planificación y Control del Trabajo

Capacidad para organizar las actividades laborales destinadas al logro de los objetivos, realizando seguimiento para garantizar

la eficiencia en el trabajo, con asignaciones apropiadas de tiempo y recursos.

¿Cuál es la relación con la gestión de proyectos?


Expectativas


Trabajando en Equipo


El ciclo PDCA

Planificar

Hacer

Controlar

Actuar

PLANIFICACION DEL TRABAJO UNIDAD II


Concepto de planificación

Definir los pasos para transformar un objetivo en

resultado.


Objetivos

• ¿Qué es un objetivo?

• “Una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo, una posición estratégica que se quiere lograr, un fin que se desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto o un servicio a prestar” PMI

¿Ejemplos de objetivos?


Objetivos Smart (Inteligentes)

Fuente: Thomas 2006


Cascada de Objetivos

Fuente: Thomas 2006


La triple restricción

Alcance Tiempo

Costo

Calidad


Procesos de planificación

• Una vez establecido un objetivo tendré que planificar:

– Que tareas voy a realizar, cuando y con que recursos

– Como voy a comunicarme

– Que riesgos están asociados a las tareas y que puedo hacer con ellos


Definir actividades en base a objetivos

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

OBJETIVO

Como (Alcance)

Que

Actividad: Una porción definida y planificada de

trabajo


Definir actividades

• Para definir las actividades que se deben realizar para cumplir un objetivo tengo dos alternativas:

– Armar una listas de tareas

– Crear un cronograma

• En ambos casos existen diferentes herramientas de software que pueden ayudarme. ¿Cuáles conocen?


Cronograma

• ¿Qué es el cronograma?

• El término procede de los vocablos griegos chronos (“tiempo”) y grámma (“letra”).

• El cronograma es una lista de actividades con fechas previstas de inicio y de fin.


Pasos para crear un cronograma

Definir las actividades

Secuenciar las

actividades

Determinar recursos

Determinar duración

Desarrollar el

cronograma



• Identificar y registrar las acciones que se deben realizar para generar los distintos entregables.


Secuenciar las

actividades

Determinar recursos


Desarrollar el

cronograma


Secuenciar las actividades

• Definición de la secuencia lógica del trabajo

• Existen distintos tipos de dependencias

• Puedo considerar adelantos y retrasos


Secuenciar las

actividades

Determinar recursos


Desarrollar el

cronograma


Determinar recursos

• Estimar para cada actividad tipo y cantidades de materiales , personas, equipos y suministros.


Secuenciar las

actividades

Determinar recursos


Desarrollar el

cronograma



• Realizar una estimación de la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades con los recursos estimados.

• Algunas técnicas para estimar la duración:

– Juicio de expertos

– Estimación análoga

– Estimación paramétrica

– Tormenta de ideas


Secuenciar las

actividades

Determinar recursos


Desarrollar el

cronograma


Desarrollar el cronograma

• Programar las actividades con una fecha de inicio y fin, considerando todos los puntos anteriores.


Secuenciar las

actividades

Determinar recursos


Desarrollar el

cronograma


Visualizar cronograma: Diagrama de Gantt


Planificación de Recursos para múltiples activides/proyectos


Planificación de la comunicación

“Desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones sobre la base de los necesidades y requisitos de información y de los activos disponibles en la organización.” (PMI, 2008)


Aspectos a considerar

• ¿A quienes se debe mantener informados?

• ¿Qué información se les transmitirá?

• ¿Cómo se dinamizará la transmisión?

• ¿Qué tecnología será las más adecuada para transmitir la información? ¿interacciones cara a cara, teléfono, fax, email, chat, mensaje de texto, foros on line, etc.?

• ¿Con qué frecuencia necesitan recibir la información?


Identificando Interesados (stakeholders)

• Stakeholder es un término inglés utilizado por primera vez por R. E. Freeman en su obra: “Strategic Management: A Stakeholder Approach” para referirse a «quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa».


Matriz de comunicación


Reflexionando sobre nuestras prácticas

• ¿Qué ventajas podría tener el uso de esta matriz?

• ¿Cuáles serían ejemplos de líneas de la matriz?

• ¿Cómo podría utilizarla en mi trabajo?


¿Qué es un riesgo?

• El Project Management Institute define a un riesgo como “Un evento o condición incierto que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en al menos un objetivo.” (Project Management Institute, 2008, p. 275)

• Cuando el efecto del evento incierto tendría un efecto positivo sobre los objetivos hablamos de oportunidad. Cuando el efecto es negativo, de amenaza.


¿Y que tenemos que hacer con los riegos?

Identificar Priorizar Planificar

respuestas Controlar


Identificar

• Si < Evento incierto> entonces <impacto>

• Algunas herramientas para identificar riesgos:

– DAFO

– Tormenta de ideas

– Consultas a expertos

– Entrevistas


Priorizar

• Establecer la probabilidad de ocurrencia.

• Establecer el impacto.


Planificar respuestas

• Tipos de respuestas para amenazas

– Evitar: elegimos otra opción para que el riesgo deje de existir

– Mitigar

– La probabilidad: tomamos acciones que permitan disminuir la probabilidad de que el evento ocurra

– El impacto: tomamos acciones para que si el evento ocurre, el impacto sobre el objetivo sea menor

– Transferir: transferimos el riesgo a un tercero

– Aceptar: no realizamos cambios en lo planificado


Planificar respuestas

• Tipos de respuestas para oportunidades

– Explotar

– Mejorar

– Compartir

– Aceptar


Registro de riesgos

Tipo Descripción

(Si…) Consecuencia (Entonces …)

Probabilidad

Impacto Tipo

de Rta Respuesta

Amenaza/ Oportunidad

Alta/ Media/

Baja

Alta/ Media/

Baja


Controlar los riesgos

EJECUCION Y CONTROL DEL TRABAJO

UNIDAD III


Lo urgente y lo importante


Matriz de la administración del tiempo (S. Covey)


Delegar

Delegación en recaderos

Delegación en encargados


Controlar

• “Comparar el desempeño real con el desempeño planificado, analizar las variaciones, calcular las tendencias para realizar mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y recomendar acciones correctivas apropiadas según sea necesario” PMI, 2009


Reuniones de Seguimiento

• Son sumamente útiles para:

– Obtener información del estado del cumplimiento de objetivos

– Detectar riesgos

– Planificar acciones futuras


Reportar el desempeño

• Reportar el desempeño, implicará generar informes de diferentes tipos para las distintas audiencias. Dichos informes pueden incluir:

– Análisis del desempeño pasado

– Estado actual de riesgos e incidentes

– Trabajo realizado durante el período que se reporta

– Trabajo a realizar próximamente

– Resumen de cambios aprobados en el período

– Tiempo y Costo estimado al final del proyecto

– Otra información relevante


Reflexionamos sobre nuestras prácticas

• ¿Cómo controlamos el cumplimiento de objetivos de nuestros equipos?

• ¿Se realizan reuniones de seguimiento? ¿Cómo es la dinámica?

• ¿Qué reportes de desempeño se confeccionan?


Cambios

¿Ejemplos de cambios en sus actividades?

• Variadas son las motivaciones que impulsan a las empresas a implementar cambios. Algunos ejemplos:

– Factores externos: clientes, proveedores, mercado, competidores, tecnología, requerimientos legales.

– Factores estratégicos: misión, visión, objetivos, estrategias corporativas, innovación.

– Factores operacionales: procesos de gestión, prácticas, técnicas

• Podemos definir la acción de cambiar como:

– Dejar una cosa o situación para tomar otra.

– Convertir o mudar algo en otra cosa, frecuentemente su contraria.

– trasladar

– o como virar en el sentido de cambiar de rumbo


La gestión de los cambios

• Cada cambio en la planificación requiere de un análisis para determinar su impacto y conseguir las aprobaciones requeridas para llevarlo a cabo.

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