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Planificar tu vida

Establecer valores y prioridades es inteligente y prctico, pero

no es ms que el inicio del camino que tens que recorrer. Para

armar una estrategia efectiva que te lleve al xito en todos los

campos laborales, hace falta que pongas en prctica una

estrategia que ha probado una gran efectividad.

Para planificar tu vida, debs comenzar con aquellas metas a largo

plazo que concuerdan con tus valores principales. Desde ese punto,

debs establecer tus metas anuales y objetivos mensuales.

En base a ellos, crears objetivos y listas de tareas diarias. Hacer

todo eso ser de gran ayuda. Pero si realmente quers cambiar tu

vida, tens que aprender a establecer prioridades.

Yo no siempre supe cmo priorizar. Casi toda mi vida profesional

depend del establecimiento de metas y de las listas de tareas y

estaba feliz con los resultados.

Sin embargo, cuando cumpl 50 aos y empec a escribir el

newsletter Early to Rise, empec a leer sobre cmo otros lderes

de negocios alcanzaron sus metas. Fue as como descubr cun

diferente puede ser nuestro rendimiento si establecemos

prioridades.

La leccin ms importante que aprend la le en The Seven Habits

of Highly Effective People (Los siete hbitos de personas

altamente efectivas) de Stephen Covey.

En ese libro, Covey describe una tcnica para priorizar las tareas

que me impresion mucho y enseguida pas a ser una parte central

de mi proceso de planificacin.

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Segn Covey, hay que dividir las tareas en cuatro categoras:

Tareas sin importancia ni urgencia.

Tareas sin importancia pero urgentes.

Tareas importantes y urgentes

Tareas importantes pero sin urgencia.

En la primera categora, deberas incluir cosas tales como:

Devolver llamadas que no son importantes.

Responder e-mails que no son importantes.

En la segunda categora, deberas incluir cosas tales como:

Terminar con los preparativos de ltimo momento para la fiesta de

la oficina.

Participar de una reunin necesaria pero que no ayuda a tu

carrera

En la tercera categora, deberas incluir cosas tales como:

Terminar con los preparativos de ltimo momento para una

reunin importante con tu jefe.

Hacer llamadas de ltimo momento a clientes clave.

Y, finalmente, en la cuarta categora, deberas incluir cosas tales

como:

Aprender a escribir mejor.

Aprender a hablar mejor.

Cuando divids las tareas en estas cuatro categoras, es ms fcil

darte cuenta de que no deberas darles ninguna prioridad a las

tareas sin importancia ni urgencia.

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De hecho, estas tareas no deberan hacerse en lo absoluto. Son

una prdida de tiempo. Sin embargo, muchas personas les dedican

mucho tiempo ya que tienden a ser fciles y a veces son del tipo de

tareas que se disfrutan y no requieren un desgaste mental.

O tienen miedo a trabajar en las tareas importantes porque le temen

al fracaso. Lo que es incluso peor que dedicarles tiempo a tareas

que no son importantes ni urgentes es dedicarles tiempo a aquellas

que no son importantes pero urgentes. Se deberan haber resuelto

mucho antes de que lleguen a la etapa

de crisis.

Si te das cuenta de que le ests

dedicando mucho tiempo a tareas que

no son importantes, tens un serio

problema. A menos que cambies tus

hbitos, es poco probable que alcances

alguna de tus metas importantes.

Entonces cules son las tareas que

deberas priorizar?

En Seven Habits, Covey escribe que la

mayora de las personas piensan que

deberan priorizar las tareas importantes y urgentes. Pero eso es un

error.

Covey dice que: Es como una potente rompiente. Viene un gran

problema y te tira al piso y quedas aniquilado. Luchas por levantarte

para enfrenar otro problema que aparece y te noquea y te tira al

piso. Ests siendo literalmente golpeado por problemas todos los

das.

Todas las tareas urgentes, tanto las importantes como las que no lo

son, son problemticas. Son urgentes porque has descuidado algo

o porque son importantes para otras personas, como para tu jefe.

En cualquier caso, necesits encontrar la forma de mantener a la

mayora de esos problemas fuera de tu lista de tareas. Esto significa

que vas a tener que cambiar algunos hbitos de trabajo, porque las

Si te das cuenta de que le ests dedicando mucho tiempo a tareas que no son importantes, tens un serio problema. A menos que cambies tus hbitos, es poco probable que alcances alguna de tus metas importantes.

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tareas urgentes te van a agotar y te convertirn en un adicto infeliz

al trabajo.

Si quers una transformacin en tu vida, vas a tener que priorizar

las tareas importantes pero no urgentes ya que son las que te van a

ayudar a alcanzar tus metas ms importantes y de largo plazo.

No es fcil.

Las tareas importantes pero no urgentes susurran, mientras que las

tareas urgentes gritan. Pero existe una forma de hacer que las

cosas crticas pero silenciosas se lleven a cabo en cuatro simples

pasos:

Paso 1.

Cuando planifics tus das, divid tus tareas en las cuatros

categoras mencionadas por Covey: Sin importancia ni urgencia, sin

importancia pero urgentes, importantes y urgentes e importantes

pero sin urgencia.

Paso 2.

Vas a tener que, por supuesto, hacer todas las tareas urgentes por

lo menos hasta que mejores en el manejo de tu agenda. Adems,

vas a tener que encontrar la forma de eliminar las tareas que no son

importantes ni urgentes.

Aun as, asegurate de incluir una tarea importante que no sea

urgente que, una vez que la hayas completado, te acerque a una de

tus metas a largo plazo.

Paso 3.

Resalt en tu lista aquella tarea que es importante pero no urgente.

Que sea la prioridad nmero uno de tu da.

Paso 4.

Hac primero esa tarea antes que ninguna otra cosa. Al principio, te

va a resultar difcil cumplir con una tarea que sea importante pero

no urgente. Hay razones para ello.

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Como no es urgente, penss que no es importante. Pero lo es.

Como es una tarea que conduce a una meta que has pospuesto,

ests acostumbrado a hacerla a un lado.

Ests acostumbrado a hacerla a un lado porque penss que no es

importante y porque pods tener miedo a hacerla.

Pods tener miedo a hacer la tarea porque sabs, en lo ms

profundo, que va a cambiar tu vida. Y el cambio, aunque sea bueno,

da miedo.

Pero una vez que empieces a utilizar la tcnica de cuatro pasos,

vas a notar algo enseguida: que te sents muy bien. Lograr algo que

has estado posponiendo es energizante. Borrar algunas dudas que

tens sobre vos mismo dudas causadas por pasar aos sin

alcanzar tus metas a largo plazo.

La energa y la confianza adicionales crecern y te alimentarn

durante el da. Esto te ayudar a alcanzar otras tareas importantes

pero no urgentes.

Con el paso de los das, te vas a dar cuenta de que ests logrando

un progreso medible en las metas descuidadas. En unas pocas

semanas, te sorprender lo mucho que has hecho. Y en 52

semanas en un corto ao a partir de hoy- vas a ser una nueva

persona y mucho ms productiva.

Ese ao igualmente va a transcurrir. Vas a pasar el tiempo de

alguna forma. Por qu no hacerlo tomando el mando de tu

agenda? Por qu no gastar ese tiempo en vos en lo que es

realmente importante para vos?

Sinceramente,

Mark