Portal de compras de Gestamp Automoción Cómo presentar una oferta

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Índice

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 3

2 ESTRUCTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTA ................................................................................... 4

2.1 ZONA DE ACCIONES ............................................................................................................ 5 2.2 ÁRBOL DE NAVEGACIÓN ....................................................................................................... 5 2.3 ZONA DE DETALLE .............................................................................................................. 6

2.3.1 Nivel proceso ...................................................................................................... 6 2.3.2 Nivel grupo ....................................................................................................... 10 2.3.3 Ítem / precios ................................................................................................... 11

2.4 COSTES/DESCUENTOS ....................................................................................................... 14 2.4.1 A nivel de ítem .................................................................................................. 14 2.4.2 A nivel de grupo ............................................................................................... 15 2.4.3 A nivel de proceso/oferta ................................................................................. 16 2.4.4 Otras características ........................................................................................ 17

3 CUMPLIMENTACIÓN DE LA OFERTA ................................................................................................... 18

3.1 CUMPLIMENTAR LA OFERTA VÍA WEB .................................................................................... 18

3.2 CUMPLIMENTAR LA OFERTA MEDIANTE LA OPCIÓN HOJA DE EXCEL© .................................. 19

4 ENVÍO DE LA OFERTA .................................................................................................................................. 24

5 HISTÓRICO DE OFERTAS ........................................................................................................................... 27

5.1 CÓMO CONSULTAR UNA OFERTA ENVIADA ............................................................................ 28 5.1.1 Exportar listado Histórico de Ofertas .............................................................. 29

5.2 BÚSQUEDA DE OFERTAS POR FILTROS ................................................................................... 29 5.2.1 Búsqueda por fechas ........................................................................................ 29 5.2.2 Otros criterios de búsqueda ............................................................................. 30

5.3 FILTRAR Y ORDENAR CAMPOS ............................................................................................. 30 5.3.1 Ascendente o Descendente ............................................................................... 30 5.3.2 Tipos de filtros en campos ............................................................................... 31

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1 Introducción

Recordemos que las compañías proveedoras podrán acceder a los procesos en curso a través de la opción de menú “solicitudes -> Envío de ofertas”.

Tras aceptar la “configuración personal de formatos” (en el caso de que dicha opción esté activada) se mostrarán los procesos que hay actualmente abiertos, y en los que hemos sido invitados a presentar una oferta.

En la imagen anterior podemos ver que nuestra compañía ha sido invitada a ofertar a dos procesos de negociación, que identificamos en 2 filas distintas en la tabla de procesos. Pasamos a continuación a detallar las columnas a información relativa a cada proceso.

- Código del proceso de negociación.

- Denominación, título o breve indicación del proceso de negociación.

- Contacto. Nombre y apellidos del comprador responsable del mismo.

Si pulsamos en el icono , el sistema muestra una ventana emergente con información adicional (dirección de correo electrónico y teléfono).

- Fecha y hora límite de ofertas.

Indica el plazo del que disponemos para remitir la oferta a través del portal. No se podrán remitir la oferta a través del portal superado este plazo.

- Ofertado. Indicador de si ya se ha ofertado al proceso o no.

Si aún no se ha ofertado y no se desea presentar oferta, podremos indicar el motivo o nuestros comentarios y remitírselos al comprador. El portal muestra una ventana emergente para indicarlos pulsando en el enlace “No ofertar”.

Por el contrario, si ya hemos remitido una oferta, se muestra una casilla de verificación seleccionada.

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- Nuevos precios objetivos. Nos indica si el comprador ha fijado precios objetivos para los materiales o servicios del proceso. Los podremos consultar, accediendo al detalle del mismo.

A continuación entraremos en el proceso de compra o negociación para el cual queramos presentar nuestra oferta, pulsando sobre el código del proceso o sobre la denominación del mismo.

2 Estructura de la solicitud de oferta

La página de detalle se estructura en tres áreas bien diferenciadas:

1. Zona de acciones. Situada en la zona superior izquierda de la pantalla.

2. Árbol de navegación. Situada en la zona izquierda de la pantalla, es un árbol jerárquico que nos permite navegar a través del proceso y sus detalles. Pulsaremos sobre la sección a la que queramos acceder para ver el detalle de la misma.

3. Zona de detalle. Situada en la zona derecha de la pantalla. Muestra el detalle de la sección seleccionada. Encontraremos dos tipos de secciones: a) sección de información (calendario de la oferta, especificaciones, condiciones del cliente, etc.) y b) sección a rellenar por el proveedor (precios, fecha validez de la oferta, cantidades máximas de entrega, observaciones, archivos adjuntos, etc.)

Los precios de los materiales/servicios solicitados por el comprador se indican en el apartado ítems/precios

Zona de acciones

Árbol de

navegación

Zona de detalle

Estado de la oferta

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2.1 Zona de acciones

Desde esta sección podremos:

Guardar el trabajo (pulsar sobre el icono “disquete” ). Se recomienda ir grabando el trabajo a medida que vamos trabajando en la oferta.

Exportar la petición de oferta a Excel (pulsar sobre el icono de “Excel©” ), podrá cumplimentarla en este formato y cargar su información a posteriori.

Imprimir la petición de oferta (pulsar sobre el icono “impresora” )

Descargar todos los ficheros de especificaciones (pulsar sobre el icono

“descarga” )

Enviar la oferta una vez cumplimentada (pulsar sobre el icono “sobre” )

ATENCIÓN! La Compañía compradora no recibirá la oferta hasta que no se pulse el botón

de enviar , y el proveedor reciba la confirmación del envío.

La calidad de la conexión a Internet de que disponga el usuario determina, en buena medida, la velocidad de respuesta del portal de compras a las diferentes acciones.

2.2 Árbol de navegación

Desde este árbol podremos acceder a las diferentes secciones en que está estructurado el proceso:

Datos a nivel general del proceso.

Grupos de artículos o ítems. Los artículos para los que nos solicitan oferta pueden agruparse en grupos o lotes de negociación, en función de sus características.

Artículos o ítems que integran la petición de oferta.

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Con carácter general:

El icono sirve para contraer / expandir los diferentes cuadros de diálogo o de presentación de datos que dispone la aplicación. Es muy importante tener en cuenta que cuando un apartado (p.ej. en el caso de ítems/precios) ocupa toda la pantalla, para volver a acceder al árbol de navegación que se ha ocultado, deberemos hacerlo a través de este icono.

El icono indica que en ese apartado el proveedor deberá incluir o completar información.

Pulsaremos sobre la sección del árbol a la que queramos dirigirnos para entrar a la misma.

IMPORTANTE:

La configuración del proceso de compra varía en función de la naturaleza de la negociación. Este manual es una guía genérica de cómo ofertar a través del portal.

2.3 Zona de Detalle

2.3.1 Nivel proceso

La estructura de una petición de oferta no es idéntica de un proceso a otro.

Datos generales

del proceso

Datos del grupo

de ítems

Pulsar para ocultar árbol

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Las ofertas tendrán al menos un grupo de ítems (salvo en los procesos tipo solicitud de información), que es donde localizaremos los materiales/servicios solicitados y donde se podrá indicar el precio.

Antes de cumplimentar los precios, veamos cómo consultar la información que nos facilita el comprador, para ofertar correctamente. Podremos consultar el destino o dirección de entrega, la forma de pago, y el período de suministro.

Esta información se puede localizar en distintos apartados del proceso, y como ya se ha indicado en este manual, puede variar de un proceso a otro, depende de la configuración seleccionada por el comprador.

2.3.1.1 Datos generales del proceso (Código de proceso)

Esta sección es la que aparece en cuanto entramos a visualizar un proceso. Cuando hayamos ido a otro apartado, para volver a visualizar esta sección pulsaremos sobre el código del proceso, en el árbol de navegación.

Ésta es una sección de información, donde nos encontramos con los siguientes datos:

1. La fecha en que hemos presentado la última oferta para este proceso. (Aparece en blanco si todavía no se ha enviado ninguna)

2. Número de ofertas que hemos enviado para este proceso.

3. Fecha y hora límite para enviar la oferta (definida por la compañía compradora)

4. La forma de pago, destino… del proceso (definida por la compañía compradora). La ubicación de esta información puede aparecer en otro apartado. Es configurable.

Si localizamos el icono , podemos acceder a más información sobre el dato pulsando en el mismo.

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5. Archivos adjuntos facilitados por el comprador.

2.3.1.2 Datos generales de la oferta

En este apartado el proveedor proporcionará información general sobre la oferta.

1. Fecha límite de validez (campo imprescindible para enviar una oferta). Podemos introducir la fecha manualmente (fijándonos en utilizar el mismo formato de fecha

que el que tenemos configurado para nuestro usuario) o bien utilizando el icono , desde donde seleccionaremos la fecha que nos interese.

2. Moneda en la que ofertamos. Es posible que la moneda no sea seleccionable. Depende de cómo esté configurado por el comprador.

3. Observaciones generales sobre el proceso. Campo que nos permite escribir observaciones sobre la oferta que vamos a presentar.

4. Atributos. Este tipo de información puede existir o no para cada proceso. Los atributos son una forma de pedir información al proveedor, de una forma muy concreta. Son un elemento que además de información aporta objetividad a la hora de hacer una valoración global de las diferentes ofertas recibidas para el proceso. Si la cumplimentación de un atributo es obligatoria, éste vendrá señalado con un asterisco.

Si pulsamos el icono , se nos abrirá una ventana que nos dará un detalle sobre el atributo (p.ej. qué tipo de dato se espera: texto, numérico, etc.,).

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2.3.1.3 Archivos adjuntos

En este apartado podremos adjuntar archivos generales sobre nuestra oferta, así como observaciones de carácter general sobre la oferta.

Podemos:

1. Añadir observaciones que creamos convenientes para la oferta.

2. Añadir archivos. Al pulsar sobre el botón “Añadir” se abrirá una ventana como la que se muestra en la imagen. Deberemos seleccionar el archivo a adjuntar, desde el botón Examinar... También podemos escribir comentarios al archivo, por ejemplo un título para el archivo que adjuntamos. Posteriormente pulsaremos sobre el botón Aceptar. El archivo se habrá añadido a nuestra oferta.

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2.3.2 Nivel grupo

Los artículos pueden aparecer agrupados en función de sus características. Así mismo cada grupo podrá tener unos parámetros particulares en función de cómo lo haya definido la compañía compradora (diferentes formas de pago, distintas fechas de suministro,..).

Código - Denominación del grupo

Pulsaremos sobre este vínculo para conocer detalles que afectan a todos los artículos del grupo en cuestión:

1. Descripción del grupo de artículos

2. Importe total del grupo: se calculará automáticamente el importe total por el que hayamos ofertado para ese grupo.

3. Especificaciones sobre el grupo de ítems.

4. Atributos. Sección similar a la de ‘atributos del proceso’ en la que se quiere recoger información sobre un grupo en cuestión.

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NOTA: Toda la información que aparece en este apartado ha sido definida por la compañía

compradora, a excepción del importe total que es un dato que se calcula automáticamente al introducir precios a los artículos del grupo.

Estos datos son susceptibles de ser diferentes para cada proceso, ya que, por ejemplo,

para un mismo proceso puede haber varios grupos de ítems con diferentes condiciones de

entrega.

2.3.3 Ítem / precios

Al seleccionar esta opción se ocultará el árbol de navegación para dejar más espacio para visualizar los ítems. Podemos volver a visualizar u ocultar este árbol pulsando sobre la flecha negra que aparece en la parte superior izquierda de las líneas de ítem.

En esta parte se muestra una descripción en profundidad de los artículos que componen el grupo, estructurado en varias secciones.

Podremos ocultar partes de este apartado, para centrarnos mejor en la información que nos interesa en cada momento.

Pulsar para visualizar el árbol de navegación

Barra de desplazamiento, para acceder a todos los detalles del ítem

Al pulsar sobre estas flechas hemos ocultado la parte correspondiente a los datos y a los atributos

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1. Artículos

Especificaciones (Esp) relativas al ítem. Cuando visualicemos un clip nos indicará que hay información adicional para el artículo, que puede ser texto, o archivo adjunto de especificaciones para ese ítem concreto. Esta opción no tiene por qué estar disponible en todos los ítems, ya que depende de la configuración de la petición de oferta por la empresa compradora su incorporación o no.

Código con el que el comprador clasifica este artículo.

Denominación del artículo.

2. Datos del ítem sobre el que ofertar. La información que aquí se refleja depende de cómo esté estructurada la petición de oferta, es posible que cierta información se herede de niveles superiores (proceso o grupo). La información que aparecerá por defecto será:

Cantidad solicitada

Unidad de medida para el artículo∗

Ultimo precio: Precio que hemos introducido en nuestra última oferta (en caso que exista)

Objetivo: precio objetivo marcado para ese ítem por la empresa compradora (opcional)

Fechas de inicio y fin de suministro (dependiendo de cómo se haya configurado el proceso, por parte del comprador)

∗ En los campos que aparecen abreviados con un código podemos obtener información adicional si pulsamos sobre dicho código

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3. Oferta. Sección en la que introducimos el precio unitario (P.U) y la cantidad que podemos suministrar del ítem para el que se nos pide oferta.

En caso de que no vayamos a ofertar por un ítem deberemos dejar en blanco la

casilla destinada al precio unitario. El icono nos indica que podemos añadir un comentario a la oferta realizada para ese ítem.

En Cantidad Máx. Pondremos el número máximo de unidades que podremos hacer frente según las condiciones establecidas, ya sea a nivel proceso, grupo o ítem. Si se puede comprometer toda la cantidad solicitada no se deberá cumplimentar este campo.

4. Atributos (información no siempre solicitada). Características de nuestros artículos sobre los que el proveedor quiere tener información. Si pulsamos sobre la descripción de los mismos encontraremos más información referente a ellos.

Pulsar sobre para ver la definición del atributo

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2.4 Costes/descuentos

Es posible que el comprador solicite en la oferta que se indique ciertos recargos o descuentos que afecten al importe de la oferta.

Como se ha indicado para el caso de los atributos, los costes/descuentos pueden solicitarse a tres niveles:

• Ítem

• Grupo

• Proceso

2.4.1 A nivel de ítem

Cuando se solicitan descuentos o costes a nivel de ítem, el menú para cumplimentarlos aparece cuando se va a indicar el precio unitario (casilla P.U.) del ítem que se va a ofertar.

Estos valores pueden ser aplicados con valores absolutos (operandos: +, -, * o /) o como valores relativos (+% o -%) del precio del ítem.

Costes/Descuentos por oferta

Costes/Descuentos por Grupo

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En el menú emergente que aparece tendremos opción a indicar el precio y el costes/descuentos. Al pulsar en el botón “Aceptar” el precio afectado con el coste/descuento se visualiza en la casilla “P.U”.

2.4.2 A nivel de grupo

Para ingresar algún coste/descuento a nivel de grupo hay que pulsar en el apartado correspondiente en el árbol de navegación.

Al igual que a nivel de ítem, estos valores pueden ser aplicados con valores absolutos o como valores relativos (%) sobre el importe total del grupo.

Precio del ítem actualizado

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Cuando ingresamos un importe, aparece en la parte superior derecha un enlace en el que pulsaremos para actualizar el valor total de la oferta.

2.4.3 A nivel de proceso/oferta

Para ingresar algún coste/descuento a nivel de proceso hay que pulsar en el apartado correspondiente en el árbol del proceso.

Enlace para recalcular total oferta

Costes asociados a un grupo

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Cuando ingresamos el dato solicitado, aparece en la parte superior derecha un nuevo enlace en el que hay que pulsar para que el valor total de la oferta se actualice.

2.4.4 Otras características

Si el proceso de negociación estuviera configurado de tal manera que se nos soliciten además de costes/descuentos a nivel de oferta y grupo, atributos de oferta o a nivel de grupo, éstos aparecerán englobado en un nuevo apartado “Otras características”

Enlace para recalcular

total oferta

Valor total de la oferta actualizado

Descuento asociado al total de la oferta

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Ámbito proceso

Ámbito grupo.

El resto de atributos se introducen desde este nuevo apartado “Otras características”.

3 Cumplimentación de la oferta

Ya hemos visto con detalle, cada una de las áreas que conforman la estructura de la solicitud de oferta.

Vamos a ver ahora las distintas formas en que podemos cumplimentar una oferta:

• Vía web: ésta es la forma en la que trabajaremos habitualmente. Introduciremos los datos de nuestra oferta (precios, plazo de validez de la oferta, comentarios adicionales, cumplimentación de atributos requeridos, archivos adjuntos etc.) directamente en la web.

• Hoja Excel: cuando la oferta solicitada lo requiera, normalmente por el gran número de ítems que conformen la petición de oferta, será preferible utilizar la hoja de Excel

, que nos podremos descargar tal y como veremos a continuación.

3.1 Cumplimentar la oferta vía web

Cuando queramos cumplimentar una oferta vía web, seguiremos los siguientes pasos:

1. Entrar a la petición de oferta y revisar su contenido según las indicaciones del punto anterior.

2. Para visualizar los ítems por los que se nos está pidiendo que ofertemos, nos moveremos por el árbol de navegación y nos situaremos en el apartado ítems / precios. Cumplimentaremos los datos solicitados.

Se indica el precio unitario, en la casilla P.U

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3. Introduciremos un plazo de validez para nuestra oferta. Para ello, a través del árbol de navegación, nos situaremos en la parte correspondiente a Datos Generales de la oferta. El plazo de validez de la oferta es un dato que debe introducirse obligatoriamente.

Si hemos intentado enviar la oferta sin cumplimentar la fecha de validez de la oferta, el sistema muestra el siguiente mensaje:

“no se puede enviar la oferta. Debe introducir una fecha de validez para la oferta”

4. En caso necesario, seguiremos introduciendo todos aquellos datos requeridos por parte de la empresa compradora (atributos) y también adjuntaremos todos aquellos archivos que consideremos necesarios para la valoración global de la oferta.

5. Podremos guardar , imprimir , y finalmente enviar la oferta a la empresa compradora (ver punto 4)

3.2 Cumplimentar la oferta mediante la opción hoja de Excel©

Si pulsamos sobre el icono de Excel© podremos exportar la petición de oferta a un archivo Excel, guardarlo en el disco duro, trabajar en él y cargarlo en la web una vez cumplimentado.

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Pasos a seguir:

1. Pulsar sobre el icono Excel© .

2. En la pantalla adicional que aparece pulsar sobre Descargar.

Se mostrará el siguiente mensaje:

Pulsaremos en “Continuar”.

El sistema iniciará la descarga y mostrará el siguiente mensaje:

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3. Guardar el archivo en el disco duro.

4. Abrir el archivo y habilitar las macros.

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5. Cumplimentar la oferta.

El libro está dividido en diferentes hojas de Excel, estructurado de forma igual a cómo está la petición de oferta en la web. En unas hojas se da información sobre el proceso (celdas con color de fondo diferente al blanco), mientras que otras tendrán que ser rellenadas para cumplimentar la oferta (aquéllas con fondo blanco).

ATENCIÓN! No se debe desproteger la hoja, ni realizar cambios al formato. Se deberán usar con cautela las funciones de copiar y pegar

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6. Una vez cumplimentada y grabada, entraremos de nuevo en la web e iremos al proceso que acabamos de cumplimentar en Excel©, cargaremos la oferta pulsando sobre el icono de Excel©, en la zona de acciones. Antes de pulsar sobre el botón de cargar, deberemos seleccionar el fichero a través del botón de examinar.

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NOTA: el archivo deberá guardarse con el mismo nombre con el ue lo hemos descargado desde la web, que coincidirá con el código del proceso y código del proveedor.

7. En el caso que lo deseemos, podremos adjuntar también archivos desde la web

y hacer las modificaciones que consideremos convenientes.

8. Podremos guardar , imprimir , y finalmente enviar la oferta a la empresa compradora (ver el punto 4).

4 Envío de la oferta

Para proceder al envío de la oferta se deberá pulsar sobre el botón de enviar oferta , en la zona de acciones, y a continuación aparecerá una pantalla como la que sigue:

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En el caso en el que falte algún campo obligatorio por cumplimentar (atributo), el portal mostrará un mensaje como el siguiente, donde se indica el dato obligatorio pendiente de cumplimentar y en qué sección de la estructura de la oferta lo podemos localizar (datos generales, ítems, grupos…)

Pulsar para confirmar envío

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Si se confirma el envío de la oferta (pulsando el botón de confirmar) , aparecerá la siguiente información, en el caso de que el envío se haya realizado correctamente:

También podemos verificar que nuestra oferta se ha enviado correctamente, si accedemos de nuevo al proceso y en la zona de detalle aparece en estado de la oferta: “oferta enviada” y la fecha de presentación de la última oferta.

También podremos consultar su detalle accediendo a la opción de menú “Solicitudes – Histórico de ofertas”

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Con esto daríamos por terminada la fase de cumplimentación / envío de la oferta, existiendo la posibilidad de que la empresa compradora nos pida una revisión de la oferta, incluso que nos marque unos objetivos económicos en esta segunda petición de oferta.

El procedimiento para la revisión de la oferta sería el mismo que el que se ha explicado en este manual.

5 Histórico de ofertas

Una vez realizado el envío de la oferta, podemos realizar la consulta de las ofertas enviadas a través de la opción Solicitudes – Histórico de Ofertas

Accederemos al listado de las ofertas enviadas.

NOTA: Aquellas ofertas que no contengan archivos con extensión pdf, son ofertas que han sido cargadas por el Comprador en la plataforma

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5.1 Cómo consultar una oferta enviada

Para acceder al archivo de la oferta, pulsamos sobre el fichero pdf asociado a la oferta del proceso la cual queremos consultar

Abrimos el fichero seleccionado y tendremos los datos de la oferta enviada en el proceso

Podemos realizar el guardado de la oferta en la ruta que indiquemos de nuestro equipo :

NOTA: Todo usuario con acceso al portal de proveedores puede realizar la consulta de las ofertas gestionadas

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5.1.1 Exportar listado Histórico de Ofertas

Si pulsamos sobre el icono de Excel© podremos exportar el listado del Histórico de ofertas y guardarlo en la ruta de nuestro equipo

Una vez hemos realizado la opción de Abrir el fichero, procederemos a “Habilitar las Macros”:

Podemos realizar el guardado del histórico de las ofertas en la ruta que indiquemos de nuestro equipo (tal y como se indicaba en el punto 5.1 del manual)

5.2 Búsqueda de ofertas por filtros

5.2.1 Búsqueda por fechas

Indicaremos las fechas comprendidas entre las que queremos realizar la búsqueda

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5.2.2 Otros criterios de búsqueda

Pulsando en la opción podremos seleccionar diferentes criterios para realizar la búsqueda de ofertas

La búsqueda la podremos realizar:

- Por número de Proceso: Indicaremos el Año/Código GMA/Código

- Denominación: Nombre del Proceso

- Código de artículo

- Descripción del artículo

5.3 Filtrar y Ordenar campos

En el portal de proveedores hay 2 opciones de ordenar el listado del histórico de ofertas:

5.3.1 Ascendente o Descendente

Si queremos ordenar el listado de las ofertas, por ejemplo, por fecha de la oferta, de

forma Ascendente, pulsamos

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Para ordenar el listado de las ofertas de forma Descendente, pulsamos

5.3.2 Tipos de filtros en campos

Pulsando en la opción , podemos ver los diferentes tipos de filtros asociados a cada campo