Plazo Para Conservar La Documentación y La Contabilidad en Las Empresas JLJA
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8/17/2019 Plazo Para Conservar La Documentación y La Contabilidad en Las Empresas JLJA
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septiembre de 2010
Plazo para conservar la documentación yla contabilidad en las empresas
Por: CP, MBA, MF José Luis Jasso Ayala [email protected]
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (“CFF”)de manera general establece que se deberá deconservar la documentación y la contabilidad durante unplazo de cinco años, contando a partir de la fecha quese presentaron o debieron de haberse presentado lasdeclaraciones con ellas relacionadas. Sin embargo, esteartículo también hace mención que la contabilidad y ladocumentación correspondiente a actos cuyos efectos
fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo dereferencia comenzará a computarse a partir del día en elque se presente la declaración fiscal del último ejercicioen que se hayan producido dichos efectos, por últimotambién menciona sobre este mismo tema, que ciertosdocumentos se deberán conservar por todo el tiempo enel que subsista la sociedad.
Con base a lo anterior, tenemos que pueden existirsituaciones especiales o documentación específica quedebiera de conservarse por más tiempo de la reglageneral de los cinco años o inclusive hasta de manerapermanente. De hecho, el Código de Comercioestablece que cuando no se especifique en dicho códigoun plazo más corto, la prescripción ordinaria en materiacomercial se completará por el transcurso de diez años.
El siguiente listado contiene distintos nombres dedocumentos típicos de las empresas para los cuales seseñala una recomendación del tiempo “mínimo” quedebieran de conservarse dichos documentos:
Actas constitutivas........................................................................ De manera permanenteActas de aumento o disminución de capital social....................... De manera permanenteAsientos de diario......................................................................... 5 añosAumentos / disminuciones de obligaciones fiscales.................... De manera permanenteAvalúo de propiedad.................................................................... 5 años
Balanza de comprobación anual.................................................. 5 añosBalanza de comprobación mensual............................................. 5 añosCatálogo de cuentas.....................................................................De manera permanenteConstancias de distribución de dividendos o utilidades.............. 5 añosConciliaciones bancarias.............................................................. 5 añosContratos de asociación en participación.................................... De manera permanenteContratos vigentes....................................................................... Durante su vigenciaContratos vencidos...................................................................... 5 añosCorrespondencia legal................................................................. De manera permanenteCorrespondencia fiscal................................................................ De manera permanente
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Es importante señalar que en adición al listado anterior,las empresas deberán de tener cuidado con ladeterminación del plazo para la conservación de lacontabilidad y la documentación, cuando existan efectosfiscales para los cuales se deberá de computar el plazode referencia a partir del día en el que se presente ladeclaración fiscal del último ejercicio en que se hayanproducido dichos efectos.
Recomendaciones adicionales
• Centralizar toda la información en un solo lugarde ser posible.
• Hacer un listado de la información en archivo.
• Clasificar los documentos entre temporales ypermanentes.
• Asignar la responsabilidad de la entrada y salidade documentos a una sola persona con sus
controles respectivos.
• Tener un adecuado respaldo de la informaciónelectrónica (preferentemente en otro lugar ylocalización a aquel donde se encuentre elequipo de cómputo).
• Explorar la opción de la conservación de ciertadocumentación y contabilidad de maneraelectrónica, para después del tiempo “mínimo”antes mencionado.
Conclusión
Es importante que las empresas realicen un análisisdetallado sobre la conservación de la documentación yla contabilidad, ya que la regla de los cinco años no sepuede utilizar de manera general. Por otro lado,mencionar también que se debe de considerar igual deimportante que las empresas cuenten con un adecuado
control y respaldo sobre la documentación ycontabilidad.
El CP, MBA, MF José Luis Jasso Ayala es SocioDirector de Horwath Castillo Miranda oficina Monterrey.
© 2010 Castillo Miranda y Compañía, S.C. es miembro deCrowe Horwath International, una asociación Suiza.
Cada firma miembro de Crowe Horwath International es unaentidad legal separada e independiente.
El contenido de esta publicación es de carácter general.Si desea obtener mayor información, por favor contacte a
nuestros especialistas.
Declaraciones de pagos provisionales......................................... De manera permanenteDeclaraciones anuales................................................................. De manera permanenteDeclaraciones informativas.......................................................... De manera permanenteDictamen financiero de auditores................................................. De manera permanente
Documentación de la propiedad de activos fijos.......................... De manera permanenteDocumentos de marcas y patentes.............................................. De manera permanenteEstados de cuenta bancarios....................................................... 5 añosEstados financieros anuales........................................................ De manera permanenteEstudios de precios de transferencia........................................... 5 añosFacturas a clientes....................................................................... 5 añosFacturas de proveedores............................................................. 5 añosFusión o escisión de sociedades................................................. De manera permanentePólizas de seguro activas............................................................ Durante su vigenciaPólizas de seguro inactivas......................................................... 5 añosRegistros de activos.................................................................... De manera permanenteRegistros de empleados activos.................................................. De manera permanenteRegistros de empleados no activos............................................. 5 años
Registros de nómina.................................................................... De manera permanenteRegistro Federal de Contribuyentes............................................ De manera permanenteRegistros de plan de retiro o pensión.......................................... De manera permanenteReportes de auditoria interna....................................................... 5 años
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