Pliego de condiciones defenitivos pdf septiembre 2014

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DIA MES AÑO PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA

ABIERTO

DECRETO 1510 DE 2013

01 12 2008 CONCURSO DE MÉRITOS SISTEMA ABIERTO N° 001 DE 2014

“PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y

ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL,

ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE

VILLAVICENCIO” PAGINA 1 de 93

NIT: 800251167-1 e-mail: pervilla@personeríavillavicencio.gov.co www.personeriavillavicencio.gov.co

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PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVO CONCURSO DE MERITOS SISTEMA ABIERTO

N° 001 DE 2014

OBJETO:

PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y ELABORACION

DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E

HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO.

La Entidad en cumplimiento a lo ordenado por el artículo 66 de la ley 80 de

1993, Ley 1150 de 2011, decreto 1510 de 2013 y la ley 850 de 2003, convoca a

las veedurías ciudadanas a realizar el control social al presente proceso de

selección, para este efecto podrán presentar sus observaciones en la sede de

la entidad o a través del portal único de contratación

SEPTIEMBRE DE 2014

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RECOMENDACIONES INICIALES

La Personería Municipal De Villavicencio requiere adelantar el concurso de méritos

sistema abierto para “PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN

Y ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO

CENTRAL E HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO”, bajo las

condiciones solicitadas por la entidad, para lo cual a continuación se presenta el

pliego de condiciones del proceso contractual y se recomienda a los oferentes que

antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente.

1. Verifique, antes que nada, que no esté incurso en ninguna de las inhabilidades e

incompatibilidades generales ni específicas para contratar

2. Para poder que cumple con las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.

3. Proceda a reunir cuidadosa y diligentemente la información y documentación

exigida y verifique la vigencia de tales documentos en los casos que sea requerido

4. Siga las instrucciones que se imparten para la elaboración de su propuesta

5. Identifique su propuesta, tanto el original como las copias

6. Revise la póliza de seriedad de su propuesta y verifique que:

- Sea otorgada a favor de la PERSONERIA DE VILLAVICENCIO.

- Como tomador: figure su razón social completa, incluyendo la sigla; esto último

siempre y cuando la sigla también figuren en el correspondiente certificado de

existencia y representación legal.

- El valor asegurado corresponda al fijado en este documento

- La vigencia corresponda a la estipulada en este documento

- El objeto y número del proceso de selección coincida con los de la propuesta que

presenta

- Este suscrita por el tomador – proponente afianzado, y sus integrantes en caso de

consorcio o unión temporal

7. Toda consulta deberá formularse por escrito ante la Entidad, no se atenderán

consultas personales, ni telefónicas. Ningún convenio verbal con el personal de la

Entidad, antes o después de la firma del Contrato, podrá afectar o modificar ninguna

de las estipulaciones y obligaciones contenidas en estos PLIEGOS DE CONDICIONES.

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8. Los proponentes con la sola presentación de su propuesta autorizan a la PERSONERIA

DE VILLAVICENCIO para verificar toda la información suministrada en ella.

9. Los proponentes con la sola presentación de su propuesta autorizan a la PERSONERIA

DE VILLAVICENCIO para rechazar la propuesta y dar aviso a las autoridades

competentes en caso de ser necesario, cuando se presente inexactitud en la

información suministrada del proponente o de alguno de los miembros del consorcio o

de la unión temporal.

10. Toda comunicación enviada por los proponentes deberá ser dirigida a nombre de

la Personería Municipal de Villavicencio y radicada en la recepción de la entidad,

Calle 37A No. 19C-20 Barrio Paraíso, Primer Piso Villavicencio, dentro del horario

comprendido entre las 7:00 a.m. a las 12:30 am y de 2:00 p.m. a 4:30 p.m. de lunes a

viernes.

11. Toda información relacionada con este documento se debe consultar única y

exclusivamente en el sitio de Internet www.contratos. gov.co

12. Tenga presente: el lugar, fecha y hora de entrega de la propuesta prevista para el

presente proceso de selección. EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL

TERMINO PREVISTO.

LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO SE RESERVA EL DERECHO DE VERIFICAR

TODA LA INFORMACIÓN INCLUIDA EN LA PROPUESTA Y DE SOLICITAR A LAS AUTORIDADES

COMPETENTES O A LOS PARTICULARES CORRESPONDIENTES, INFORMACIÓN

RELACIONADA CON EL CONTENIDO DE LA MISMA

CAPITULO I

INFORMACIÓN GENERAL

1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD:

LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO, es una entidad encargada de ejercer

el control administrativo en el Municipio y cuenta con autonomía presupuestal y

administrativa y ejerce funciones de Ministerio Publico que le confiere la Constitución y

la Ley así como las que le delegue la procuraduría General de la Nación.

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De acuerdo a lo anterior LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO, en

cumplimiento de sus objetivos misionales, para el desarrollo de las diferentes

actividades y servicios que provee, requiere de materiales y equipo de oficina.

Que la ley General de Archivo Ley 594 de 2000, está orientada básicamente a

racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Publica; promover la

organización técnica de los archivos de gestión; garantizar la conservación de los

documentos de valor histórico de las entidades y con esto la conservación y consulta

de los archivos históricos, en ese sentido se hace necesario la suscripción de un

contrato en el cual un profesional levante un diagnóstico y proyecte las tablas de

Valoración documental con el fin de ser presentadas ante el concejo Departamental

de Archivo

Que el día 26 de agosto de la presente anualidad, la Doctora SANDRA LILIANA PINZON

RINCON, presentó ante el Despacho del Personero Municipal de Villavicencio, oficio en

el cual manifiesta lo siguiente:

“Con la expedición de los Decretos 2578 y 2609 de 2012, y sus respectivos Acuerdos Reglamentarios Nos. 3, 4 y 5

de 2013 emanados del Archivo General de la Nación, por medio de los cuales se modifica el procedimiento para la

elaboración de las Tablas valoración documental, y se dictan disposiciones en materia de Gestión documental, lo

que genera cambios en nuestro sistema de gestión documental , me permito solicitar su amable colaboración, en

ver la posibilidad de contratar el apoyo de profesionales a esta dependencia, para la realización de las TABLAS DE

VALORACION DOCUMENTAL, para lo cual deberán agotar todas las etapas establecidas por el ARCHIVO GENERAL

DE LA NACION y disposiciones normativas citadas: las actividades a realizar tales como:

- Proyección de la metodología, cronograma y formatos a trabajar.

- Consulta, Identificación y elaboración de la Historia Institucional,

- Revisión del diagnóstico documental( archivo central e histórico de la entidad), análisis de la información

producida por cada una de las unidades de la Personería con el fin de elaborar las respectivas T.V.D por cada

ciclo de vida,

- identificación secciones, subsecciones y grupos de trabajo para ciclo de vida institucional.

- series o asuntos por oficina productora para el ciclo de vida institucional

- cuadro de clasificación documental ciclo de vida institucional

- Proyección del documento final de las tablas de valoración documental para ser presentadas ante el Comité

de Archivo de la Personería y posteriormente ante el Consejo Departamental de Archivo)”.

Que en base a lo anterior se puede concluir que hay que tener en cuenta que la

dinámica de la administración pública es cambiante; por tal razón el Archivo General

de la Nación establece el seguimiento y actualización de las Tablas de Valoración

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Documental de las entidades públicas y privadas, por lo cual es pertinente su

actualización.

Adicionalmente el Jefe de Personal, hace constar e informa que en la planta de

personal de la entidad no se cuenta con la disponibilidad de personal suficiente, para

desarrollar el objeto del contrato y las actividades que este comprende, razón por la

cual se requiere realizar la contratación. Por lo anterior se hace necesario celebrar un

contrato de prestación de servicios profesionales para que realice la consultoría objeto

del presente estudio, conforme lo preceptúa el Aartículo 81 del Decreto 1510 de 2013

Que el valor de la necesidad de la presente contratación se debe suplir bajo los

parámetros fijados en el Articulo 66 y siguientes del decreto 1510 de 2013, por lo tanto el

contrato se realizara mediante la modalidad de concurso de méritos, además es

pertinente indicar que se cuenta con recursos en el rubro presupuestal № 03051201,

denominado HONORARIOS, para garantizar los pagos derivados del contrato en cita.

1.1. FUNDAMENTOS JURÍDICOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Teniendo en cuenta el

objeto, la naturaleza jurídica de la presente convocatoria y la cuantía estimada, la

modalidad de selección que se debe adelantar corresponde a la de CONCURSO DE

MÉRITOS ABIERTO definida en el numeral segundo del artículo 32 de la Ley 80 de 1993,

en el numeral tercero del artículo segundo de la ley 1150 de 2007, y reglamentado en

los Artículos 66 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.

1.2. GENERALIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN: En materia de

publicación del proceso de selección se debe observar lo dispuesto en el artículo 19

del Decreto 1510 de 2013, en este sentido los pliegos de condiciones contendrán toda

la información necesaria para dar a conocer a los posibles oferentes el objeto a

contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el lugar físico o electrónico

donde puede consultarse el pliego de condiciones, el presupuesto oficial del contrato,

así como los demás documentos que harán parte del proceso de selección.

En virtud de lo anterior, el proceso de selección que se adelantará es el de Concurso

de Méritos Abierto; por lo que éste y el futuro contrato que se suscriba como

consecuencia del mismo, se regirá en lo pertinente, por el ordenamiento constitucional,

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el régimen jurídico determinado en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011,

Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013, y demás normas que la

complementan, adicionan y reglamentan, disposiciones que regulen la materia y lo

establecido en el presente pliego de condiciones, el cual describe aspectos técnicos,

legales, financieros, contractuales, de experiencia y cumplimiento, entre otros, que El

municipio considera que el oferente debe tener en cuenta para elaborar y presentar su

propuesta.

El contenido del pliego de condiciones debe ser interpretado integralmente. El orden

de los capítulos y numerales no implica prelación entre los mismos. Los títulos utilizados

son orientadores y no afectan las exigencias en ellos contenidos.

1.3. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Para la elaboración de las propuestas

los interesados deberán consultar toda la documentación relativa a la presente

contratación:

- Estudios previos y sus anexos.

- Presupuesto Oficial.

- El certificado de disponibilidad presupuestal.

- El proyecto de pliego de condiciones, sus anexos y sus Adendas, si los hubiere.

- Pliego de Condiciones Definitivo.

1.4. CONDICIONES DE PARTICIPACION:

1.4.1 El trabajo debe ser realizado por un consultor, que tenga amplia experiencia en el

objeto requerido.

1.4.2. El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en

este pliego de condiciones, anexando la documentación solicitada.

1.4.3. Ninguna persona podrá participar en más de una propuesta, bien sea como

proponente individual, sociedad.

1.4.4. Si sobreviniere inhabilidad o incompatibilidad de un contratista se aplicará lo

dispuesto en el Artículo 9 de la Ley 80 de 1993 y en el Inciso 3 del Artículo 9 de la Ley

1150 de 2007.

15. ESTUDIOS PREVIOS DE LA PRESENTE CONTRATACION: En cumplimiento de lo dispuesto

en los numerales 7 y 12 del art. 25 de la Ley 80 de 1993, del artículos 40 y siguientes del

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Decreto 1510 de 2013 y demás normas pertinentes, se deja constancia que para

efectuar el presente proceso de contratación se tiene como base los estudios previos

realizados para la presente contratación.

16. INVITACIÓN A VEEDURIAS CIUDADANAS: En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso

3 del artículo 66 de la Ley 80 de 1993, a la ley 1150 de 2007 y a su decreto

reglamentario 1510 de 2013, articulo 24, numeral 5, la Personería Municipal de

Villavicencio, invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control

social al contrato objeto del presente proceso, en cualquiera de sus fases o etapas, a

que presenten las recomendaciones que consideren convenientes, intervengan en las

audiencias y a que consulten los Documentos del Proceso en el SECOP y así acatar

estrictamente los principios de transparencia, economía y responsabilidad de los

postulados que rigen la función administrativa, que conllevan al éxito del proceso

contractual. De acuerdo con la ley 850 del 2003, las veedurías pueden conformar los

diferentes comités (técnicos, financieros y sociales entre otros) para poder ejercer su

función Una vez conformada la veeduría con los parámetros de la ley, desarrollarán su

actividad en comunicación con la interventoría del proyecto.

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

2.1. OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y

ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E

HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO.

2.2 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y PRESUPUESTO DEL PROCESO: LA PERSONERIA DE

VILLAVICENCIO cuenta con el correspondiente Certificado de Disponibilidad

Presupuesta N° 141 del 26 de Agosto de 2014, por valor de VEINTISÉIS MILLONES

TRESCIENTOS MIL PESOS ($26.300.000, oo), moneda corriente, imputados al siguiente

rubro establecido para la vigencia 2014.

El valor total de la oferta debe cubrir el valor de las primas y todos los costos directos e

indirectos e impuestos que se generen y no podrá exceder el presupuesto oficial, pues

de lo contrario, la propuesta será RECHAZADA.

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2.3. CRONOGRAMA DEL PROCESO: El proponente deberá tener en cuenta las fechas

presentadas en este cronograma ya que son las que rigen las actividades en este

proceso de selección.

ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR

Publicación del aviso de

convocatoria.

El día 28 de Agosto de 2014. Portal de Contratación- SECOP:

www.contratos.gov.co

[email protected]

Publicación del Proyecto de

Pliegos de Condiciones.

El día 28 de Agosto de 2014. Portal de Contratación- SECOP:


[email protected]

Plazo para presentar

observaciones al proyecto de

pliego de condiciones.

Desde el 28 de Agosto al 05

Septiembre de 2014, hasta las

4:30 pm.

Unidad de correspondencia de la

Personería Municipal de Villavicencio

Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio o al

correo electrónico -

[email protected]

Resolución de apertura del

proceso y publicación de

pliegos definitivos

El 08 de septiembre de 2014.

Portal de Contratación- SECOP:


[email protected]

Observaciones al pliego de

condiciones definitivo

Desde el 08 al 11 de

Septiembre de 2014 a las 3:30

pm.



Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio o al

correo electrónico -

[email protected]

Audiencia de asignación de

Riesgos y Aclaración de los

pliegos.

El 11 de Septiembre de 2014 a

las 9:00 a.m.

Oficina del Personero Auxiliar de la

Personería Municipal de Villavicencio-

Calle 37ª No 19C-20 Villavicencio

Visita al archivo Histórico de la

Entidad


las 3:00 p.m. Punto de partida oficina del Personero

Auxiliar de la Personería Municipal de

Villavicencio - Calle 37ª No 19C-20

Villavicencio.

Manifestación de interés.

Del 08 al 11 de Septiembre de

2014 a las 4:00 p.m.



Calle 37ª No 19C-20

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Sorteo de consolidación de

oferentes en el caso que se

presentaran más de 10


las 4:30 p.m.

Oficina Personero Auxiliar de la

Personería Municipal de Villavicencio -


Respuesta a las

observaciones al Pliego de

condiciones definitivo y plazo

para máximo para la

expedición de adendas,

distintas a la modificarías del

cronograma.

El 11 de Septiembre de 2014,

hasta las 7:00 p.m.



[email protected]

Cierre de la convocatoria

y apertura de sobres con

requisitos habilitantes.


Septiembre de 2014. a las 4:

30 p.m.




Evaluación de las propuestas

Desde el 15 al 16 Septiembre

de 2014.




Publicación informe de

verificación de requisitos

habilitantes.


Septiembre de 2014.



[email protected]

Periodo para subsanar la

ausencia de requisitos

habilitantes.


Septiembre de 2014. Hasta las

4:30 p.m.




Estudio de las observaciones

presentadas al informe de

evaluación.

El 22 de septiembre de 2014.

Oficina del Personero Auxiliar de la



Publicación del acta de

respuesta a las observaciones

presentadas.

El 23 de Septiembre de 2014



Adjudicación del proceso y

aceptación por parte del

oferente con la puntuación

mayor


las 10:00 am Oficina Personero Auxiliar de la



Suscripción del contrato dentro de los tres (3) días

hábiles siguientes




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Nota 1: De acuerdo con las normas sobre contratación, los plazos y las fechas

anteriormente estipulados podrán ser prorrogados, o modificados caso en el cual la

Personería Municipal de Villavicencio dará aviso oportuno a través de los medios

electrónicos establecidos.

2.4. OFERENTES: Bajo los parámetros establecidos en la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de

2007 y el Decreto 1510 de 2013, podrán participar en el presente proceso de selección,

todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras,

individualmente o en consorcios o uniones temporales, cuyo objeto social o actividad

económica debe contener las actividades que componen el objeto del contrato por

celebrar en desarrollo del presente proceso.

Las personas jurídicas nacionales y extranjeras y/o los miembros integrantes de los

consorcios y/o uniones temporales deberán acreditar una duración mínima por el

término del plazo del contrato y un (1) año más.

2.5. ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE

PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO: De conformidad con las

disposiciones del artículo 4º de la ley 1150 de 2007 y de los artículos 3º, 15, 17 y el

numeral 2º del artículo 159 del Decreto 1510 de 2013; con base en la Metodología para

identificar y clasificar los riesgos elaborado por Colombia Compra Eficiente, procede a

tipificar, estimar y asignar los riesgos de la presente contratación.

Posteriormente, se identifican y describen los riesgos, según el tipo y la etapa del

proceso de contratación en la que ocurre. Luego, se evalúan los riegos teniendo en

cuenta su impacto y su probabilidad de ocurrencia y finalmente, se establece un

orden de prioridad teniendo en cuenta los controles existentes y el contexto de los

mismos, para lo cual la Personería publicara la matriz de riesgos la cual se debe

entender inmersa en el presente proceso.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 17

del Decreto 1510 de 2013, la Personería Municipal de Villavicencio, ha evaluado,

tipificado y asignado los riesgos previsibles involucrados en el presente proceso de

contratación, según como se detalla a continuación:

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2.5.1 RIESGO DE CARACTER JURÍDICO: Riesgo por variaciones en el régimen jurídico del

contrato. Se presenta cuando las normas expedidas con posterioridad a la celebración

del contrato de obligatorio cumplimiento modifiquen las condiciones pactadas,

específicamente las cláusulas que contienen obligaciones del contratista, dichas

normas serán introducidas al contrato sin mediar acuerdo alguno, ya que su aplicación

no es susceptible de negociación. Este riesgo y sus consecuencias serán asumidos en su

totalidad por el contratista.

Riesgo por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Ocurre por el

incumplimiento imputable al contratista de cualquiera de las obligaciones derivadas

del contrato, en este caso la entidad ejercerá las facultades excepcionales

consagradas en el Estatuto General de Contratación Pública, exigirá las garantías

constituidas para amparar el contrato y/o las cláusulas de multas y penal pecuniaria

cuando sea el caso. Este riesgo y sus consecuencias serán asumidos en su totalidad por

el contratista.

Riesgos de orden público que alteren la ejecución del contrato estatal. Ocurre cuando

se presenten graves circunstancias que alteren el orden público o se decreten los

estados de excepción, que afecten la ejecución del contrato, ajenos a la voluntad de

las partes contratantes. Este riesgo será compartido por las partes.

Riesgo de la seguridad del personal (del contratista, o personal objeto del servicio

contractual) El contratista asumirá este riesgo cuando no haya previsto las debidas

medidas de seguridad o en caso de la ocurrencia de atentados terroristas generados

por cualquier organización al margen de la ley, cuando haya omitido dar informe de

ello a la autoridad competente.

Riesgo de Fuerza Mayor o Caso Fortuito. Los daños, pérdidas, destrucción, o deterioro

causado por fuerza mayor o imprevista que puedan presentarse durante la ejecución

del contrato, deberán ser asumidos por el contratista, para lo cual podrá celebrar los

contratos de seguros que considere pertinente.

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Riesgo por la no aprobación de las tablas de Valoración por el concejo Departamental

de Archivo. Se presenta cuando el contratista no cumple a cabalidad con el objeto

del contrato, en este caso la entidad mitiga el riesgo extendiendo la vigencia de la

póliza única de cumplimiento más allá de la duración del contrato.

2.5.2 RIESGOS DE CARACTER FINANCIERO: Se producen entre otras causas, por

modificaciones del régimen de impuestos, de las condiciones cambiarias, por

circunstancias del mercado bancario que afectan las condiciones relacionadas con la

solvencia del contratista.

Riesgo por cambio del régimen tributario o cambiario que afecte el contrato y las

condiciones pactadas: Se presentan por los efectos favorables o desfavorables de las

variaciones en la legislación tributaria, la creación de nuevos impuestos, de la

suspensión o modificación de los existentes y en general cualquier evento que

modifique las condiciones al momento de la presentación de la propuesta o de la

ejecución del contrato; estas normas serán aplicadas al contrato sin mediar

negociación alguna con el contratista. En general estos efectos, de variaciones de los

componentes económicos, fiscales, legales y técnicos necesarios para cumplir con las

obligaciones del oferente o contratista necesarios para dar cabal ejecución del

contrato resultante, serán asumidos por el contratista.

Riesgo crediticio: Corresponde a los efectos favorables y desfavorables de la alteración

de las condiciones de financiación como consecuencia de la variación de las

variables del mercado y la obtención de recursos para adelantar el objeto del presente

proceso contractual. Este riesgo deberá asumirlo el contratista.

Riesgo cambiario: Se presenta cuando los bienes objeto de este proceso contractual

deben importarse, y/o el contratista plantea su rentabilidad en otra divisa, debe asumir

las pérdidas o ganancias ocasionadas en la fluctuación en las tasas de cambio

correspondiente.

Riesgos por quiebra, concurso de acreedores o insolvencia del Contratista: Se presenta

cuando en desarrollo del objeto contractual se produzca quiebra, concurso de

acreedores o insolvencia del contratista que amenacen la ejecución del contrato o

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causen paralización grave o inminente del contrato. Este riesgo será asumido por el

Contratista.

Riesgo por el incremento inesperado de los costos para la ejecución del objeto

contractual: Se produce cuando en desarrollo del contrato se modifican los precios de

los bienes y servicios requeridos para la ejecución del objeto del contrato, en este

evento la entidad no reconocerá reajuste en el valor inicial del contrato, toda vez que

estas relaciones son responsabilidad total del contratista. Este riesgo será asumido por el

Contratista.

2.5.3 RIESGOS DE CARACTER TÉCNICO Son los contemplados por la aplicación de

conocimientos y destrezas específicas para la prestación del servicio.

Riesgo Humano. Es el que puede provocar perjuicio a la integridad física y mental de

los seres humanos que laboren y que provenga directamente de la actividad de

personal a cargo del contratista, en la ejecución del objeto contractual o posterior a

ellas; dada esta circunstancia el contratista deberá asegurar mediante una póliza de

seguros a los terceros por accidentes ocurridos en o con ocasión de la realización de

los trabajos.

Riesgos en la Calidad del servicio y de los repuestos: La calidad en la ejecución del

objeto contractual es totalmente de responsabilidad del contratista y deberá ser

asumido por el mismo.

Otros riesgos técnicos a cargo del Contratista: Alteraciones en las actividades durante

el tiempo de ejecución del contrato que generen la suspensión del mismo.

2.6 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: Los proponentes no deben estar incursos en

ninguna inhabilidad o incompatibilidad para contratar con las Entidades estatales, de

conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° del Estatuto General de Contratación de

la Administración Pública, el artículo 127 de la Constitución Política, artículo 60 de la Ley

610 de 2000, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y las demás normas

concordantes.

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Con la presentación de su propuesta el oferente acepta y declara, bajo la gravedad

del juramento, que no está incurso en ninguna causal de inhabilidad o

incompatibilidad para contratar con LA PERSONERIA.

Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad el contratista deberá ceder el

contrato previa autorización escrita de LA PERSONERIA o, si ello no fuere posible,

renunciará a su ejecución.

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente se entenderá

que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos

del mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad surge para uno de los miembros del consorcio o

unión temporal, durante el proceso de selección, ésta afectará la propuesta misma y

se entenderá que renuncian todos los miembros del consorcio o unión temporal a la

participación en el proceso y a los derechos surgidos del mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviniere en uno de los miembros de un

consorcio o unión temporal estando vigente y en ejecución el contrato, éste cederá su

participación a un tercero, previa autorización escrita de LA PERSONERIA. La cesión se

autorizará siempre y cuando se cumplan todas las condiciones ofrecidas en la

propuesta inicial; en ningún caso podrá haber cesión entre los miembros del consorcio

o unión temporal.

Tampoco podrán participar en el presente proceso de selección, ni suscribir el

respectivo contrato los oferentes que se encuentren en alguna de las siguientes

situaciones: cesación de pagos, concursos de acreedores, embargos judiciales y

cualquier otra circunstancia que permita presumir incapacidad o imposibilidad jurídica,

económica o técnica del oferente para cumplir con el objeto del contrato.

CAPÍTULO 3

PROCESO DE SELECCIÓN DE CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO

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3.1 PUBLICACIÓN DEL PLIEGOS DE CONDICIONES: El pliego de condiciones definitivo se

publicará en el Portal Único de Contratación – SECOP- y en la página web de la

Personería, www.personeriavillavicencio.gov.co y también podrán ser consultados en la

oficina del Personero Auxiliar de la Personería Municipal de Villavicencio, ubicada en la

Calle 37ª No 19C-20 barrió Paraíso de la ciudad de Villavicencio, a partir de la fecha

indicada en el cronograma, en horario de oficina de 7:30 AM a 4:30 PM.

De igual forma a partir de dicha fecha y durante el plazo señalado en el cronograma,

las personas interesadas en el mismo, pueden formular las observaciones que

consideren respecto del pliego, las cuales serán analizadas y resueltas por la entidad,

publicándose las respuestas a las mismas en las páginas web antes relacionadas.

La entidad dará el trámite correspondiente como un derecho de petición a las

observaciones recibidas por fuera del término antes señalado, razón por la cual no

estará obligado a resolverlas al momento de la apertura del proceso.

La publicación del proyecto de los PLIEGOS DE CONDICIONES no genera obligación

para la entidad de dar apertura al proceso de selección respectivo, (Art. 8 de la Ley

1150 de 2007.

3.3 TÉRMINO PARA FORMULAR LAS OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN DE

LAS PROPUESTAS: Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en la

Oficina del Personero Auxiliar y la página Web www.contratos.gov.co, por el plazo

establecido en los Pliegos de Condiciones con el fin que los proponentes los conozcan

y para que puedan presentar las observaciones y subsanar la ausencia de requisitos o

la falta de requisitos habilitantes que estimen pertinentes, las cuales deberán ser

radicadas en la recepción de la entidad, dentro del término indicado. Los Proponentes

no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Las observaciones

presentadas fuera del plazo señalado en este numeral, no se considerarán.

3.4 COMUNICACIÓN CON LOS INTERESADOS Y/O PROPONENTES: La Personería publicará

en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, Portal Único de

Contratación www.contratos.gov.co, la totalidad de los documentos del presente


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Toda la correspondencia que se genere y que esté relacionada con el presente

proceso de selección se radicará directamente en la recepción de la Personería

Municipal de Villavicencio, ubicada en la Calle 37ª No 19C-20 barrió Paraíso de la

ciudad de Villavicencio, a partir de la fecha indicada en el cronograma, en horario de

oficina de 7:30 AM a 12:30 PM y de 2:00 PM a 4:30 PM. De lunes a viernes o en la

dirección de correo electrónico indicada en los apartes del presente pliego, en estos

casos el interesado o el proponente deberán confirmar el recibo de la información

remitida.

En cuanto a las aclaraciones y envío de documentos requeridos con ocasión de la

verificación y evaluación de las propuestas, sólo serán tenidas en cuenta aquellas que

se entreguen en tiempo, identifiquen el proceso de selección al que se refieren,

indiquen el nombre y firma de la persona natural y/o del representante legal de la

persona jurídica que la remite, indiquen la dirección física, fax o de correo electrónico

del remitente y estén dirigidas a la Personería Municipal.

La Personería, por su parte, enviará la correspondencia a las direcciones, números de

fax o correos electrónicos registrados por los interesados o proponentes y la publicará

en el SECOP.

3.5. ADENDAS: Cualquier modificación al pliego de condiciones se efectuará a través

de ADENDAS, las cuales se incorporarán al pliego y se publicarán para consulta en el

Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co. Estas podrán ser expedidas hasta

el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas.

La Entidad Estatal puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez

vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del

contrato.

Todas las adendas y avisos que publique y envíe EL MUNICIPIO en relación con el pliego

de condiciones, pasarán a formar parte integral del mismo.

3.6. PRÓRROGA DE LOS PLAZOS DEL CONCURSO DE MÉRITOS: De conformidad al

segundo inciso del numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, “…Cuando lo estime

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conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las

personas que hayan retirado pliegos de condiciones dicho plazo se podrá prorrogar,

antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado”.

3.7. FECHAS DE APERTURA Y CIERRE DEL PROCESO: Las fechas de apertura y cierre del

proceso se indican en el cronograma del proceso. Se precisa que la hora señalada en

el cronograma para el cierre, será verificada consultando la página Web de Colombia

Compra Eficiente la cual fija la hora legal colombiana.

La Personería Municipal de Villavicencio llevará un control de las propuestas recibidas,

el cual registrará de manera consecutiva teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

1. Número de orden de presentación de la propuesta

2. Fecha y hora de presentación

3. Nombre o razón social del proponente

4. Dirección y teléfono del proponente

6. Firma de la persona que radica

Acto seguido, se procede a la apertura de los sobres que contienen los documentos

habilitantes del proponente y la oferta técnica. El sobre que contiene la oferta

económica inicial no se abrirá en esta diligencia, el cual solo será abierto hasta el día

que se lleve a cabo la adjudicación.

En esta diligencia se verificará la siguiente información:

1. Nombre del proponente

2. Fecha y hora de recepción de la propuesta

3. Carta de presentación debidamente firmada

4. Número de folios

5. Garantía de seriedad de la oferta

3.8. PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y CIERRE DEL PROCESO

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3.8.1 FORMA DE PRESENTAR LAS PROPUESTAS: El Proponente deberá elaborar la

propuesta de acuerdo con lo establecido en estos PLIEGOS DE CONDICIONES y anexar

toda la documentación exigida.

Los representantes legales de las personas jurídicas que presenten oferta deben estar

previa y debidamente facultados para comprometer a su representada.

Solo se admite una propuesta por OFERENTE, no se admitirá la presentación de varias

propuestas por el Proponente.

Si se presenta alguna discrepancia entre el original de la propuesta y las copias,

prevalecerán los contenidos del original de la propuesta. Las enmiendas de la

propuesta deberán ser convalidadas con la firma al pie de la misma de quien suscribe

la carta de presentación de la propuesta. Sin este requisito, las enmiendas no se

considerarán válidas.

El Proponente o su delegado entregarán su propuesta dirigida a la PERSONERIA DE

VILLAVICENCIO y radicada en la recepción de la entidad, dentro del plazo fijado para

ello, entendido este como el término comprendido entre su apertura y su cierre.

No se admitirán propuestas enviadas por fax o correo electrónico.

Los proponentes deben presentar la propuesta técnica en sobre cerrado, EN ORIGINAL

Y UNA (1) COPIA, MARCADOS: ORIGINAL Y COPIA. Y LA PROPUESTA ECONÓMICA EN

SOBRE ORIGINAL. Cada uno de los anexos exigidos por la Entidad y que hacen parte

de la propuesta, deben firmarse en original; en caso de presentarse firmas digitales,

deberá anexarse certificado expedido por Certicámaras S.A. La propuesta debe ser

presentada en carpeta(s) desasificadas de cuatro aletas de 200 folios cada una (en

caso de requerirse más de una carpeta), debidamente legajada con gancho

legajador plástico anticortante y cada uno de los folios que hacen parte de la misma

deben presentarse en tamaño carta (a menos que se trate de otros documentos cuya

presentación original no permita su reducción) también deberá contener foliación por

una sola cara y tabla de contenido.

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La PROPUESTA estará integrada por los documentos que se relacionan en el numeral 2.

DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA.

Adicionalmente a la propuesta original y las copias presentadas en medio físico, el

proponente deberá anexar en medio magnético (CDS) todos los Anexos.

Las Propuestas serán abiertas en la fecha y hora señaladas para el cierre de este


Las Propuestas serán abiertas en la fecha y hora señaladas para el cierre de este

proceso de selección. Los sobres deberán estar dirigidos a LA PERSONERIA DE

VILLAVICENCIO, ubicado en la siguiente dirección: Calle 37A No. 19C-20 Barrio Paraíso

PROPUESTA PARA

CONCURSO DE MERITOS No. CMSA_001__2014

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y ELABORACION DE

LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA

PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO”.

Nombre del Proponente, NIT, Dirección Comercial, Fax, Teléfono y e-mail

3.8.1.1. PROPUESTA ECONÓMICA: La propuesta económica debe corresponder a

números enteros consecutivos. En consecuencia, no podrán utilizarse números

acompañados de letras, subnúmeros, ni decimales, de presentarse así, LA PERSONERIA

hará los respectivos ajustes aritméticos.

La propuesta económica deberá incluir todos los conceptos asociados con las tareas a

contratar que comprenden entre otros:

La remuneración del personal que hace parte del equipo de trabajo, la cual

podrá incluir, según sea el caso sueldos, cargas por conceptos de seguridad

social, viáticos, etc.

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Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la

realización del estudio.

Gastos de administración

Utilidades del consultor

Gastos contingentes

Los precios deberán ser desglosados por actividad y por gastos en moneda nacional.

Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica, pero no costeadas en la

propuesta económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o

productos costeados.

Serán de exclusiva responsabilidad del oferente los errores u omisiones en que incurra al

indicar el valor de su oferta económica, debiendo asumir los mayores costos y/o

pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones, sin que por esta razón haya

lugar a alegar ruptura del equilibrio contractual. Solo se aceptan las propuestas que se

presenten hasta la fecha y hora señalada en el cronograma. Después de esta hora y

fecha límite no se recibirán propuestas, estas serán devueltas sin abrir, aun cuando su

representante legal o persona encargada de entregar el ofrecimiento, se encuentre en

el lugar donde debe ser entregada la propuesta.

Nota: la propuesta Económica deberá ser presentada en sobre cerrado y

debidamente marcado, en caso tal de que esta se llegue a conocer por omisión de los

requisitos antes mencionado, la responsabilidad de este hecho estará a cargo del

oferente.

3.8.2. VIGENCIA DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas deberán permanecer válidas por

un término de tres (3) meses. Este término empezará a contarse desde la fecha fijada

para el cierre del proceso de selección.

3.8.3. PUBLICIDAD DE LAS PROPUESTAS: La copia número uno (1) de la propuesta

técnica de cada una de las ofertas presentadas por los proponentes, permanecerá a

disposición de los participantes para ser consultadas, una vez sean publicados los

resultados de la evaluación técnica previa identificación y presentación de una

autorización del representante legal.

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El proponente debe señalar en su propuesta que documentos tienen reserva legal y la

norma que señala que tales documentos gozan de dicha reserva, de lo contrario la

entidad dará publicidad a toda la documentación.

Si el proponente desea hacer observaciones, sólo podrá presentarlas desde el

momento en que se exhibe el informe de evaluación y hasta la fecha indicada en el

cronograma del pliego de condiciones.

3.8.4. RECHAZO DE LA PROPUESTA: Las siguientes serán causales de rechazo de una

propuesta:

1) Cuando el Valor de la oferta supere el presupuesto oficialmente determinado para

el presente proceso de selección.

2) Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de

inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993, así como en las

demás disposiciones legales vigentes.

3) Cuando el proponente incumpla con los requisitos y documentos exigidos en el

pliego y que no sean susceptibles de subsanar.

4) Cuando una vez requerido por la Personería Municipal de Villavicencio, el

proponente no allegue los documentos, las aclaraciones y/o explicaciones solicitadas

por ésta; cuando no cumpla con lo solicitado en dicho requerimiento; y cuando

allegue la respuesta a los requerimientos fuera del plazo que se le fije para ello,

impidiendo la verificación de requisitos o la evaluación precisa de la propuesta.

5) Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para

obligarse, o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación

indicadas en este pliego de condiciones.

6) Cuando para este mismo proceso se presenten varias propuestas por el mismo

proponente, por sí o por interpuesta persona, o cuando la misma persona forme parte

de dos o más Consorcios o Uniones Temporales.

7) Cuando los documentos presentados por el proponente contengan información que

de cualquier manera no corresponda a la realidad, caso en el cual se iniciaran las

acciones correspondientes, si a ello hubiere lugar.

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8) Cuando la propuesta se presente con condicionamientos para la adjudicación del

presente proceso de selección.

9) Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea, o en lugares distintos al

previsto en este pliego.

10) Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de aportes al Sistema

Integral de Seguridad Social y Parafiscales, y no haya firmado acuerdo de financiación

de la deuda, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de

2002.

11) Cuando se presenten propuestas en forma parcial o con alternativas.

12) Cuando se presenten situaciones que contraríen el ordenamiento constitucional y

legal y las condiciones establecidas en este pliego.

13) Cuando el proponente no cumpla con los requisitos jurídicos, técnicos, o financieros

solicitados en el pliego de condiciones. (No habilitado).

14) Cuando la propuesta no contenga la garantía de seriedad de la oferta.

15) En caso que la persona jurídica proponente ó parte de un consorcio o unión

temporal no cumpla con el objeto social relacionado con la contratación y la duración

exigida en el pliego de condiciones, al momento del cierre de la presente

Convocatoria, la propuesta será RECHAZADA.

16). Las demás causales de rechazo contenidos en los apartes del presento pliego.

NOTA: El presente listado no tiene carácter taxativo y será responsabilidad del oferente

tener en cuenta todas las causales de rechazo contempladas en el pliego de

condiciones definitivo.

3.9. VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES: De conformidad con lo

establecido en la Ley 1150 de 2007, artículo 5º LA PERSONERIA verificará en cada

propuesta, el cumplimiento de los requisitos mínimos que acrediten su capacidad

jurídica, financiera, técnica, de organización y las condiciones de experiencia aquí

previstos, los cuales tienen por objeto establecer si las propuestas cumplen con las

condiciones y requisitos exigidos, de tal forma que NO OTORGAN PUNTAJE y son

verificados como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de

selección.

FACTOR CUMPLIMIENTO

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Verificación jurídica HABIL O NO HABIL

Verificación financiera y organizacional HABIL O NO HABIL

Verificación condiciones de experiencia

mínima

HABIL O NO HABIL

Experiencia mínima del Grupo de Trabajo HABIL O NO HABIL

3.10. TRASLADO DE EVALUACIÓN PRELIMINAR: Los informes de evaluación serán

publicados en el Portal Único de Contratación (SECOP) www.contratos.gov.co,

www.colombiacompra.gov.co, el día establecido en el cronograma del proceso.

Dichos informes estarán a disposición de los proponentes, en el medio referido

anteriormente y en la Oficina del Personero auxiliar, durante los días establecidos en el

cronograma del proceso, para que dentro de éstos presenten las observaciones que

estimen pertinentes, las cuales deberán presentarse por escrito en la recepción de la

personería o en el correo electrónico www.contratos.gov.co,

[email protected].

3.11. PLAZO PARA SUBSANAR: Los proponentes que según los informes de verificación y

evaluación no resultaren habilitados, cuentan hasta con el plazo establecido en el

cronograma para para que subsanen la ausencia de requisitos o falta de documentos

habilitantes, so pena de rechazo definitivo de sus propuestas. El oferente no podrá

subsanar aquellos requisitos establecidos en la ley 1150 de 2007, artículo 5.

3.12. ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE DESIERTA DEL CONCURSO DE MERITOS

ABIERTO: El día y la hora fijada en el presente pliego de condiciones y/o publicada en

el SECOP, para la realización de adjudicación, LA PERSONERIA, de acuerdo con lo

señalado en el artículo 67 del Decreto 1510 de 2013, revisará la oferta económica y

verificará que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y

estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato. Así mismo, revisará con el

oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia

entre: i) la necesidad identificada por LA PERSONERIA y el alcance de la oferta; ii) la

consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad

presupuestal del respectivo proceso de contratación. Si LA PERSONERIA y el oferente

http://www.contratos.gov.co/

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llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, se dejará constancia del

mismo y firmará el contrato.

Si LA PERSONERIA y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a

un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente

calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el

párrafo anterior. Si la personería y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia

del mismo y firmarán el contrato.

En caso de que LA PERSONERIA y el oferente calificado en el segundo lugar de

elegibilidad no llegan a un acuerdo, LA PERSONERIA declarará desierto el proceso de

contratación.

De acuerdo con la recomendación presentada por el comité asesor evaluador, el

ordenador del gasto de la Personería Municipal mediante acto administrativo

debidamente motivado, adjudicará o declarará desierto el proceso de selección.

Este último caso procede por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del

contratista, por ello se podrá declarar desierto el proceso de selección, conforme a lo

previsto en el numeral 18 del artículo 25 de la ley 80 de 1993.

3.13. ADJUDICACIÓN CON OFERTA ÚNICA: La Entidad Estatal puede adjudicar el

contrato cuando solo se haya presentado una oferta siempre que cumpla con los

requisitos habilitantes exigidos y satisfaga los requisitos de los pliegos de condiciones, sin

perjuicio de las disposiciones especiales establecidas en la ley y en el artículo 30 del

Decreto 1510 de 2013.

3.14. FACTORES DE DESEMPATE: De acuerdo a lo señalado en el Artículo 33 del Decreto

1510 de 2013, en caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, LA

PERSONERIA MUNICIPAL escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero

de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones

del presente Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que

tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación

establecidos en los pliegos de condiciones del presente Proceso de Contratación y así

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sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación

establecidos en los pliegos de condiciones.

Si persiste el empate, la Entidad Estatal debe utilizar las siguientes reglas de forma

sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los

compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:

1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o

servicios extranjeros.

2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de

sociedad futura siempre que:

3.1. Esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación

de por lo menos el veinticinco por ciento (25%);

3.2. La Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia

acreditada en la oferta; y

3.3. Ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados,

socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de

sociedad futura.

4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones

establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en

condición de discapacidad a la que se refiere la ley 361 de 1997. Si la oferta es

presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el

integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en

condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una

participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión

Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento

(25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

5. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo, utilizando el sistema de

balotas en el cual se empleará una bolsa oscura, con un número de balotas mayor al

número de oferentes empatados y de las cuales una tendrá características diferentes a

las demás, todo lo cual se informará en el momento de la diligencia y quedará

registrado en un acta suscrita por los interesados y los funcionarios DE LA PERSONERIA

MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO que se designen para ello. El sorteo se hará en presencia

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de los representantes de los oferentes empatados, los cuales serán avisados respecto

de la fecha y hora del sorteo. El sorteo se llevará a cabo de acuerdo con el orden de

presentación de las ofertas el día de cierre de la presente convocatoria, para lo cual

quien tenga el primer registro de entrega de oferta, tendrá el primer turno de escoger

balota y así sucesivamente, hasta que alguno de los participantes extraiga la balota de

características diferentes, que le dará el derecho de adjudicación

El ofrecimiento de bienes y/o servicios de origen nacional deberá realizarse por escrito

en el momento de presentación de la propuesta y en todo caso hasta el momento del

cierre del proceso.

La Condición de Mipyme deberá invocarse y acreditarse de manera expresa y por

escrito en el momento de presentación de la propuesta y en todo caso hasta el

momento del cierre del proceso.

En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, se tendrá en cuenta para cumplir este

requisito que al menos uno de los integrantes lo acredite.

3.15. FIRMA Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: Notificada la resolución por medio

de la cual se adjudica el contrato, el proponente favorecido o su representante legal

(según el caso) deberán presentarse a suscribir el mismo, dentro de los tres (3) días

hábiles siguientes.

Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del término citado, quedará a favor

de la PERSONERIA DE VILLAVICENCIO, en calidad de sanción, el valor de la garantía

constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las

acciones legales conducentes y del reconocimiento de perjuicios causados y no

cubiertos por el valor del depósito o garantía. En este evento, LA PERSONERIA DE

VILLAVICENCIO, mediante acto administrativo debidamente motivado, podrá

adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente

calificado en segundo lugar en los términos establecidos en la ley. El contrato se

perfecciona con la suscripción de las partes. Para su ejecución se requiere de la

expedición del respectivo registro presupuestal expedido por la Oficina Administrativa y

Financiera de la entidad y de la aprobación, por parte de LA PERSONERIA DE

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VILLAVICENCIO, de la garantía única de cumplimiento. La constitución de la garantía

deberá efectuarla el contratista dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma

del contrato.

3. 16. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Una vez firmado el contrato para

su ejecución se requerirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Registro presupuestal del contrato.

b) Aprobación de las garantías

La verificación del cumplimiento de todos los requisitos de ejecución la llevara a cabo

el SUPERVISOR y/o SUPERVISOR del contrato. Para tal efecto el CONTRATISTA deberá

suscribir un acta de inicio en la que conste el cumplimiento de los mismos.

3.17. ADJUDICACIÓN: LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO, en la Audiencia adjudicara el

contrato y expedirá un acto administrativo motivado de adjudicación del proceso de

selección; la Resolución será publicada en la página web www.contratos.gov.co y será

notificada de acuerdo a lo estipula la normatividad vigente, la resolución es

irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario, salvo lo establecido en el artículo 9

de la Ley 1150 de 2007, contra ella no procede recurso alguno, conforme a lo dispuesto

en el numeral 11 del artículo 30.

3.18. DE LA DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO: LA PERSONERIA DE

VILLAVICENCIO podrá declarar desierta la selección abreviada dentro del término

previsto para la adjudicación si fracasara la negociación con el único proponente

habilitado, cuando existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de

propuesta favorable para la entidad, de conformidad con lo establecido en el numeral

18 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

3.19. CORRECCIÓN DE ERRORES ARITMÉTICO EN LA PROPUESTA: Cuando se trate de

errores aritméticos y de trascripción detectables en la oferta, SON ENMENDABLES POR

LA MISMA ENTIDAD, siguiendo unas reglas mínimas para el efecto:

A).- Si el error puede corregirse con operaciones aritméticas, se hará su corrección.

- Si el error es de trascripción, confrontable con otros documentos dentro de la misma

propuesta, se hace la aclaración de esa irregularidad, colocando el texto real.

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B). Si hay discrepancia entre el valor total de un item y el de su precio unitario, se debe

dejar constancia si se trata de una operación aritmética mal elaborada o de un error

de trascripción. Si no hay ninguno de los dos, se tomará como correcto el precio

unitario y se modificará el valor total de la oferta con la variación obtenida.

C). Si falta el precio de un determinado item:

- Primero: Se debe buscar en la propuesta a ver si puede extraerse, el

Precio en otra parte de aquella.

- Si no se deduce de otro documento o parte de la propuesta: se debe tomar

como tal, para efectos de comparar la propuesta y respetar el principio de

igualdad, el mayor valor cotizado para ese item por los demás proponentes.

D). Si no se incluyó un item (ver Sentencia del Consejo de Estado del 30 de enero de

1995, expediente 9349 Consejero Ponente: Daniel Suárez Hernández):

- Si la omisión no es sustancial(es decir que el contrato puede ejecutarse

técnicamente sin él) se tomará el mayor valor cotizado por los demás

proponentes para dicho item (pero solo para efectos de valoración y

comparación de la oferta, pues no puede adjudicarse incluyendo ese item ya

que se estaría reformando la propuesta que en principio es incompleta, violando

el principio de igualdad).

E). Si no es posible corregir el error, se debe analizar si el error, la omisión o la desviación

es o no sustancial, teniendo en cuenta que si la adjudicación admite adjudicación

parcial, la no cotización de una parte o de varios items, no puede ser considerada la

propuesta como incompleta.

CAPÍTULO 4

REQUISITOS HABILITANTES Y DOCUMENTOS PARA ACREDITARLOS

4.1. REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES

Podrán participar en el presente proceso, las personas naturales y/o jurídicas

directamente, o a través de consorcios o uniones temporales, cuyo objeto social esté

relacionado con el objeto de la presente contratación; que se encuentren

debidamente inscritas en el Registro Único de Proponentes (RUP); y no estén incursas en

las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución y la Ley.

En caso de Consorcios y/o Uniones Temporales cada uno de sus integrantes deberá

tener su objeto social relacionado con el objeto a contratar.

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El contrato se adjudicará a la propuesta que, una vez habilitada, obtenga el mayor

puntaje.

La Personería Municipal, podrá comprobar la exactitud de la información consignada

en cada propuesta y solicitar las aclaraciones que considere pertinentes.

Las aclaraciones y demás solicitudes que para efecto de la evaluación realice la

Personería por conducto del comité evaluador, deberán ser resueltas por el

proponente dentro del término que para el efecto le determine la entidad, so pena del

rechazo de la propuesta

DOCUMENTOS HABILITANTES JURÍDICOS

4.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA (Anexo No. 1): Los interesados deberán

anexar carta de presentación firmada por la persona natural o el representante de la

persona jurídica, consorcio o unión temporal y diligenciada de acuerdo con el modelo

suministrado en el anexo número 1.

En el evento de que la propuesta sea presentada y suscrita por apoderado, se deberá

adjuntar el poder que para tal efecto así lo faculte.

En la carta de presentación, el oferente debe indicar cuál de la información

suministrada en la propuesta, es de carácter reservado, señalando la norma que le

otorga tal naturaleza.

4.2 VIGENCIA DE LA OFERTA: La propuesta debe tener una vigencia de mínimo tres (3)

meses contados a partir de la fecha de cierre de la presente selección abreviada de

menor cuantía. Los proponentes deberán extender el período de validez, en razón de

la prórroga en los plazos de adjudicación o firma del contrato, so pena de que se

entienda que desisten de la misma.

4.3. CONSTITUCIÓN, REPRESENTACIÓN, OBJETO Y DURACIÓN DE LA PERSONA JURÍDICA.

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4.3.1. PERSONA JURÍDICA NACIONAL DE NATURALEZA PRIVADA: Para los efectos

previstos en este numeral se consideran personas jurídicas privadas de origen nacional

las sociedades que hayan sido constituidas de acuerdo con la legislación nacional y

que tengan su domicilio principal en Colombia.

Con el fin de presentar propuesta en el presente proceso, deberán acreditar las

siguientes condiciones:

Existencia y Representación legal: Para lo cual deberán presentar el respectivo

Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la cámara de comercio

de su domicilio con un término de expedición no mayor a un (1) mes anterior a la fecha

de cierre del proceso, y en el que se

Pueda verificar quién ostenta la Representación Legal de la sociedad, la persona o

personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente, sus facultades

específicamente que no tiene limitaciones para presentar la propuesta, suscribir el

contrato y comprometer la persona a través de su propuesta.

La vigencia de la persona jurídica no podrá ser inferior al término de validez de la

oferta, más el término de ejecución del futuro contrato y un año más, contado a partir

de la fecha del cierre del plazo para la presentación de las ofertas dentro de este

proceso.

Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se debe presentar

adicionalmente copia del acta en la que conste la decisión del órgano social

correspondiente que autorice al representante legal para la presentación de la

propuesta, la suscripción del contrato y para actuar en los demás actos requeridos

para la contratación en el caso de resultar adjudicatario.

Que su objeto social se encuentra relacionado con el objeto del futuro contrato, de

manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato

ofrecido, teniendo en cuenta a estos efectos el alcance y la naturaleza de las

diferentes obligaciones que adquiere.

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4.3.2. PERSONAS JURÍDICAS NACIONALES DE NATURALEZA PÚBLICA: Para los efectos

previstos en este numeral se consideran personas jurídicas nacionales de naturaleza

pública aquellas sociedades que hayan sido constituidas por disposición legal o

reglamentaria, de acuerdo con la legislación nacional y que tengan su domicilio

principal en Colombia.

Para efectos de presentar propuesta en el presente proceso, deben acreditar las

siguientes condiciones:

Su existencia y representación legal, salvo que dicha existencia y representación se

deriven de la Constitución o la Ley. Para el efecto, deben mencionarse los documentos

y actos administrativos de creación.

En todo caso, debe mencionarse el documento mediante el cual se dio la autorización

para la presentación de la oferta y la posterior suscripción del contrato, impartida por

el órgano competente, sin perjuicio de lo cual, será responsabilidad de la persona

jurídica correspondiente, asegurarse de haber cumplido con todos los requisitos

presupuéstales y administrativos necesarios para obligarse y para poder ejecutar

adecuada y oportunamente las obligaciones que contrae mediante la presentación

de la propuesta.

Que el ente público contratante tiene capacidad legal para la celebración, ejecución

y liquidación del contrato.

La suficiencia de la capacidad legal del representante legal para la presentación de la

propuesta y para la suscripción del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el

alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere

4.3.3. PERSONAS NATURALES: Si el proponente es persona natural deberá anexar los

siguientes documentos básicos:

Fotocopia de la cédula de ciudadanía, si la propuesta es presentada por persona

natural sin establecimiento de comercio. En caso que cuente con establecimiento de

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comercio además deberá adjuntar Certificado de Inscripción en el Registro Mercantil,

si tiene esta obligación de acuerdo con el artículo 19 del Código de Comercio.

Nota: Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país,

deberán aportar el documento que acredite la inscripción correspondiente en el país

donde tienen su domicilio principal.

Parágrafo: Por lo anterior, si cada una de las personas jurídicas que conformaren el

consorcio o unión temporal, no cuentan con objetos sociales relacionados con el

objeto del presente proceso, se entenderán que no tiene o tienen suficiente

capacidad jurídica para participar y por consiguiente su propuesta será rechazada.

4.3.4. CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES: En caso de Consorcio o Unión

Temporal, los proponentes indicarán dicha calidad, para lo cual anexaran el

documento de constitución, donde se establezca los términos y extensión de la

participación, la designación de la persona que los representará, y señalarán las reglas

básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, conforme lo establece el

parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993.

La no presentación de este documento o la falta de información solicitada en los

presentes pliegos de condiciones constituyen causal de rechazo. En caso de que el

documento de constitución no indique si la propuesta se presenta en Consorcio o

Unión Temporal se entenderá que es en Consorcio.

Nota: El Ente departamental podrá efectuar visitas a las instalaciones donde funciona

el proponente si es persona jurídica, o donde desarrolla su actividad económica si es

persona natural.

4.4. APORTES SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES: Según lo establecido en el Artículo 50

de la Ley 789 de 2002, la Ley 797 de 2003, el Decreto 510 de 2003 y la Ley 1150 de 2007,

el proponente deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas

de salud, riesgos Laborales, pensiones, cajas de compensación familiar, ICBF y SENA,

cuando a ello haya lugar.

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4.5. DECLARACIÓN JURAMENTADA: El proponente debe suscribir una declaración

juramentada en la que indique no estar incurso en ninguna inhabilidad para contratar.

Anexo No. 2.

4.6. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES: La inscripción del

proponente debe estar vigente y el Certificado de Inscripción, Clasificación y

Calificación en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio deberá

haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de

cierre de la Selección.

De conformidad con el artículo 8 del Decreto 1510 de 2013, cada uno de los miembros

o partícipes de Consorcios o Uniones Temporales deberá estar inscrito en el Registro

Único de Proponentes. Para acreditar dicha situación deberá aportar el RUP,

4.7. REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT: Los proponentes deberán estar inscritos ante

la D.I.A.N.; para demostrarlo deberán allegar copia del Registro Único Tributario,

debidamente actualizado.

Para uniones temporales y consorcios cada uno de sus integrantes deberá aportar el

mencionado registro y en caso de adjudicación deberán solicitar y aportar el R.U.T., de

la unión temporal o consorcio dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la

adjudicación, previa firma del contrato.

4.8. CARTA DE COMPROMISO: Para los efectos previstos en el presente numeral, el

proponente deberá diligenciar el Anexo No. 3 de los pliegos de condiciones.

4.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Por el hecho de presentar la propuesta y

de vencerse el plazo establecido para adelantar el proceso de selección, se

entenderá que la propuesta es irrevocable y que el proponente mantiene vigentes

todas las condiciones originales de su propuesta durante todo el tiempo que dure el

proceso de selección, incluidas las prórrogas de los plazos que llegaren a presentarse

de acuerdo con los pliegos de condiciones y la Ley 80/93.

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Para participar en este proceso de selección, la propuesta debe estar acompañada

de la garantía de su seriedad y el recibo de pago de la misma. Esta garantía debe ser

expedida a favor de la PERSONERIA DE VILLAVICENCIO, de acuerdo con lo establecido

a continuación: La garantía deberá ser por un valor equivalente al 10% del valor total

del presupuesto oficial, válida como mínimo por tres (3) meses, contados a partir de la

fecha de cierre del presente proceso de selección; en caso de prorrogarse el plazo del

proceso, el proponente deberá mantener vigentes todos los plazos y condiciones

originales de su propuesta y ampliar la validez de la garantía de seriedad por el término

adicional que señale La Entidad.

Si el proponente es una persona jurídica, la póliza o garantía deberá tomarse con el

nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal

expedido por la Cámara de Comercio respectiva, y no sólo con su sigla, a no ser que

en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa

manera. Cuando la propuesta se presente en consorcio o unión temporal, la garantía

deberá tomarse a nombres de todos sus integrantes, y no a nombre del representante

legal, ni a nombre del consorcio o unión temporal.

La omisión de presentar la garantía de la propuesta, genera rechazo de la propuesta.

LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO hará efectiva la garantía de seriedad de la

propuesta en los siguientes casos:

- La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.

- La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el

término previsto en los pliegos para la Adjudicación del contrato se prorrogue o

cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre y

cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses.

- La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de

cumplimiento exigida por la entidad para amparar el incumplimiento de las

obligaciones del contrato.

- El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las

propuestas.

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- LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO, previa solicitud escrita del oferente, devolverá la

garantía de seriedad de las ofertas, una vez haya sido perfeccionado el contrato

respectivo y se hayan aprobado por La Entidad las garantías contractuales.

4.10 .LIBRETA MILITAR: Presentar la copia de la libreta militar ampliada al 150% en caso

de tratarse de persona natural (Hombres menores de 50 años), cuando se trate de

persona jurídica se deberá presentar la libreta militar del representante legal. En caso

de consorcio o unión temporal, este requisito deberá cumplirse respecto de cada uno

de sus integrantes, con el fin de determinar la situación militar, de conformidad con el

artículo 111 de Decreto 2150 de 1995..

4.11. COPIA DE LA CÉDULA AMPLIADA AL 150%: Presentar la copia de la cédula de

ciudadanía amarilla de hologramas, de conformidad con la Ley 757 de 2002,

modificada por la Ley 999 de 2005, reglamentada por el Decreto 4969 de 2009, que

deberá ser ampliada al 150% en caso de tratarse de persona natural, cuando se trate

de persona jurídica se deberá presentar la cédula de ciudadanía del representante

legal. En caso de consorcio o unión temporal, este requisito deberá cumplirse respecto

de cada uno de sus integrantes.

DOCUMENTOS HABILITANTES TÉCNICOS

5. EXPERIENCIA GENERAL

En atención con el numeral 1° del artículo 10 del Decreto 1510 de 2013, se entiende por

Experiencia del Proponente la que se relaciona directamente con el objeto contractual

en un proceso de selección determinado y la cual es verificada por la entidad

contratante con base en la información aportada.

Este factor determina si la oferta se ajusta a los requerimientos de la Personería

Municipal definidos en los estudios previos, con lo cual se determinará si la propuesta es

HABIL.

Para el efecto, el proponente deberá acreditar con su propuesta hasta con dos (2)

contratos relacionados en el Registro Único de Proponentes vigente, cuyo objeto y

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actividades ejecutadas estén relacionados con la elaboración de tablas de valoración

documental, organización de archivo acumulado y clasificación de documentos.

Dichos contratos deben haber sido suscrito y ejecutado con una antelación no mayo a

dos años al cierre de la presente convocatoria pública, con entidades públicas y/o

privadas, que se hayan ejecutado en su totalidad, y cuya sumatoria sea igual o

superior a 80. SMMLV.

En dichos contratos de deben acreditar el siguiente código:

GRUPO SEGMENTO FAMILIA CLASE Clasificación

UNSPSC

(f) servicios (80) Servicios de

Gestión , Servicios

Profesionales de

Empresas y Servicios

(16) Servicios de

Administración de

Empresas

((15) Servicios

de Apoyo

Gerencia

801615

Si el proponente es un consorcio o una unión temporal para efectos de acreditar la

experiencia mínima solicitada por la entidad, uno de los miembros la podrá acreditar,

de acuerdo con lo exigido por la entidad.

En todo caso cuando se pretenda acreditar la experiencia exigida, y esta haya sido

obtenida en consorcio o unión temporal, el oferente deberá aportar la certificación

expedida por la entidad contratante y suscrita por el funcionario competente en la

que se reflejen como mínimo los siguientes requisitos:

a) Nombre de la entidad Contratante.

b) Dirección

c) Teléfono

d) Nombre del Contratista.

e) Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe señalar el nombre de

quienes lo conforman, adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación

de cada uno de sus miembros.

f) Número del contrato (si tiene).

g) Objeto del contrato.

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h) Valor del contrato.

i) Fecha de inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año).

j) Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año).

k) Nombre y firma de quien expide la certificación. (La certificación deberá estar

firmada por el funcionario competente para suscribirla).

Cada certificación se analizará por separado; en caso de presentar certificaciones que

incluyan contratos adicionales al principal, el tiempo adicional se sumará al del

contrato, quedando esta como una sola certificación.

Cuando exista diferencia entre la información relacionada y la consagrada en los

soportes presentados, prevalecerá la información de los soportes.

Los contratos verbales no serán tenidos en cuenta para acreditar experiencia.

No serán válidas las certificaciones expedidas por el mismo contratista.

No serán válidos como soportes, las ordenes de servicios, las ordenes de trabajo o las

órdenes de compra.

El incumplimiento de la experiencia mínima requerida o la no presentación de los

soportes requeridos generarán EL RECHAZO de la propuesta.

Nota: para relacionar la experiencia general del proponente deberá diligenciar el

ANEXO 7 FORMATO DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.

5.1. ESPECIFICACIONES GENERALES Y TÉCNICAS REQUERIDAS: La Personería Municipal de

Villavicencio para el presente proceso de selección, detalla las obligaciones generales

y técnicas mínimas requeridas al momento de contratar, así como las obligaciones de

la entidad y del supervisor del futuro contrato, que deberán ser tenidas en cuenta por

los oferentes al momento de presentar su oferta, a continuación:

5.1.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.

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1. El contratista deberá elaborar en la personería Municipal de Villavicencio,

las Tablas de valoración documental, conforme las pautas fijadas en la

Ley 594 de 2000, los Decretos 2578 y 2609 de 2012, y sus respectivos

Acuerdos Reglamentarios Nos. 3, 4 y 5 de 2013 emanados del Archivo

General de la Nación.

2. El contratista realizara un diagnostico que le permita elaborar una

metodología tendiente a definir metodología, cronograma y formatos a

trabajar, en la implementación de las tablas de valoración documental

de la entidad.

3. El contratista deberá presentar ante el comité de Archivo de la

Personería, el producto del diagnóstico, metodología, cronograma y

formatos a desarrollar.

4. El contratista deberá realizar la reseña histórica de la entidad, ubicando

documentos de creación, de cambios estructurales, manuales de

funciones, manuales de procedimientos, organigramas, datos del archivo

y de la documentacióncon el fin de determinar los ciclos de vida de la

misma y normatividad relacionada a cada ciclo.

5. El contratista favorecido deberá presentar un documento que

contenga como mínimo los siguientes datos: Ubicación física, unidades

de conservación, frecuencia de consulta, volumen documental, estado

de la organización, estado de la conservación, para cada ciclo de

vida.

6. El contratista deberá identificar las secciones, subsecciones y grupos de

trabajo para ciclo de vida institucional.

7. El contratista deberá identificar series o asuntos por oficina productora

para el ciclo de vida institucional.

8. El contratista deberá elaborar el cuadro de clasificación documental

para cada ciclo de vida institucional.

9. El contratista deberá entregar un documento final de las tablas de

valoración documental para ser presentadas ante el Comité de Archivo

de la Personería y posteriormente ante el Consejo Departamental de

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Archivo), el cual deberá contener todos los temas, subtemas y

documentos requeridos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

10. Socializar el resultado final de la consultoría ante el comité de archivo de

la Personería Municipal, allegando los soportes físicos y magnéticos del

cumplimiento del contrato.}

11. Las demás obligaciones resultantes y que tengan relación directa con el

objeto del contrato y que surjan durante la ejecución del contrato.

12. Garantizar la logística y el personal idóneo y suficiente para el

cumplimiento de las obligaciones inherentes al presente contrato.

13. El contratista deberá guardar absoluta reserva y confidencialidad con la

información, garantizando la calidad de los datos con los cuales se

realiza el diagnóstico.

14. Garantizar dentro del monto del contrato los gastos necesarios para el

desarrollo del objeto del mismo.

15. El Contratista deberá informar a supervisor el nombre y los datos de

identificación del personal que tenga a su cargo y presentar a la

supervisión los recibos de pagos de salud, pensión, parafiscales y riesgos

profesionales.

16. Garantizar la afiliación ante el sistema de seguridad social integral en los

términos establecidos en la ley 100 de 1.993, (EPS, Fondo de Pensiones)

Riesgos profesionales y parafiscales), presentar constancia de pago

durante la ejecución del convenio por dichos conceptos expedida por

la respectivas entidad de o en su defecto en fotocopia el recibo de

pago legible y vigente. Presentar la certificación de pago de seguridad

social, por contador titulado debidamente acreditado.

17. Garantizare la utilización de todo el recurso Humano de la dotación de

seguridad industrial y salud ocupacional.

5.1.2 OBLIGACIONES DE LA PERSONERÍA: Además de las obligaciones y derechos

estipulados en la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007, LA PERSONERÍA se reserva el

derecho de ejercer el respectivo control de calidad del servicio objeto del presente

contrato y se obliga a:

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1. Llevar a cabo los pagos respectivos al CONTRATISTA, de conformidad con la cláusula

VALOR Y FORMA DE PAGO.

2. Llevar a cabo la Supervisión de la ejecución del contrato,

3. Expedir el Registro Presupuestal para garantizar el pago de las obligaciones

resultantes del presente proceso.

4. Concurrir a la liquidación del contrato en el término legal.

5. brindar la colaboración necesaria para el cabal cumplimiento de las obligaciones

surgidas en la ejecución del contrato por parte del contratista.

6. Suministrar los elementos necesarios para la organización del archivo central, tales

como: cajas, estantes y el lugar adecuado para su almacenamiento y conservación.

7. Exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se

encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus

cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar

ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones

del caso.

5.1.3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINIMAS Y FASES REQUERIDAS: La Personería

Municipal para el presente proceso de selección, detalla las características técnicas

mínimas requeridas y fases de ejecución del objeto a contratar, que deberán ser

tenidas en cuenta por los oferentes al momento de presentar su oferta, a continuación.

ITEM

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

REQUERIMIENTOS Y

RESULTADO FINAL

UNIDAD CANT

1. Socializar avances del

cumplimiento del contrato.

Socializar el resultado final de

la consultoría ante el comité

de archivo de la Personería

Municipal, allegando los

soportes físicos y magnéticos

del cumplimiento del contrato

informe

1

2. Realizar un diagnóstico de los

procesos documentales,

presentándolo ante la supervisora

del contrato

Presentar un informe ante el

Comité de Archivo de la

entidad, del cual se levantara

la correspondiente acta.

Reunir al comité

de archivo de la

entidad

1

3. Elaboración la Metodología,

cronograma y formatos a trabajar

Socializar con los miembros

del comité de archivo de la

entidad.

informe 1.

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4. Realizar un diagnóstico en el cual

se identifique el historial

Institucional.

Socializar con los miembros

del comité de archivo de la

entidad

informe 1.

DOCUMENTOS HABILITANTES FINANCIEROS

6. CAPACIDAD FINANCIERA: La Personería Municipal del Villavicencio, exige requisitos

financieros para participar en el presente proceso de selección, los cuales serán

verificados de acuerdo con la información contenida en el respectivo Registro Único

de Proponentes vigente y en firme.

Para que la propuesta sea considerada hábil, se deben cumplir los siguientes requisitos

con relación a los factores financieros:

ITEM INDICADOR FORMULA DE CALCULO RESULTADO FINANCIERO

1 LIQUIDEZ Activo Corriente / Pasivo

Corriente.

Su resultado no podrá ser inferior a 2.0

veces

2 ENDEUDAMIENTO Pasivo Total / Activo Total

Su resultado no podrá ser MAYOR al 65 %

3 COBERTUTA DE INTERES

Utilidad Operacional / Gasto

Por Intereses

Su resultado no podrá ser inferior a 3

veces.

Si la oferta es presentada por consorcio o unión temporal, se sumara las cifras de los

estados financieros de cada uno de los integrantes, con el fin de obtener el promedio

ponderado, el cual será la base para determinar los indicadores, tomando como factor

de ponderación la participación de cada uno sobre el total de los valores.

6.1. CAPACIDAD OPERACIONAL: De igual manera, se exigen requisitos organizacionales

para participar en el presente proceso de selección, los cuales serán verificados de

acuerdo al artículo 10 y 162 del Decreto 1510 de 2013.

Para que la propuesta sea considerada hábil, se deben cumplir los siguientes requisitos

con relaciona los factores organizacionales:

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ITEM INDICADOR FORMULA DE CALCULO RESULTADO FINANCIERO

1 RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO Utilidad Operacional /

Patrimonio

Su resultado no podrá ser inferior al 8 %

2 RENTABILIDAD DEL ACTIVO Utilidad Operacional/ Activo

Total

Su resultado no podrá ser inferior al 4 %

Si la oferta es presentada por consorcio o unión temporal, se sumara las cifras de los

estados financieros de cada uno de los integrantes, con el fin de obtener el promedio

ponderado, el cual será la base para determinar los indicadores, tomando como

factor de ponderación la participación de cada uno sobre el total de los valores.

6.2. EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES DE LAS

PROPUESTAS: El Comité Evaluador designado por la Personería Municipal, en primera

instancia preparará el informe de evaluación de manera objetiva, verificará los

requisitos habilitantes de las propuestas dentro del plazo establecido en el cronograma

del presente proceso, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos

de condiciones.

Una vez efectuada la verificación de los requisitos habilitantes, de conformidad con lo

dispuesto en el numeral 3 del artículo 41 del Decreto 1510 de 2013 y en el término fijado

en los pliegos de condiciones, se publicará el respectivo informe de habilitación de los

oferentes.

En caso de que los proponentes considerados como no habilitados en el informe de

habilitación, no subsanen los requisitos o documentos no aportados inicialmente o no

efectúen en debida forma las aclaraciones requeridas en el término previsto, serán

inhabilitados de manera definitiva para continuar en el proceso de selección.

Vencido el término anterior, la Personería Municipal publicará en el Sistema Electrónico

para la Contratación Pública - SECOP www.colombiacompra.gov.co el Informe

Definitivo de Verificación del los requisitos habilitantes, en el cual se indicarán los

proponentes considerados como inhabilitados de manera definitiva.

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De este informe definitivo se dará traslado a los proponentes para que puedan

consultarlo y presenten las observaciones que estimen pertinentes en relación con el

mismo, sin que puedan completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

Sin perjuicio de la verificación de los requisitos habilitantes cuyo cumplimiento deben

acreditar los proponentes, de conformidad con lo establecido en el numeral 3º del

artículo 5º de la ley 1150 de 2007.

El plazo para la evaluación de las propuestas podrá ser modificado cuando la

Personería Municipal, si lo considere conveniente.

La Personería podrá solicitar hasta antes de la realización de la adjudicación, por

escrito y/o vía fax y/o mediante correo electrónico, dirigido al proponente, o al

representante legal de éste, las aclaraciones y explicaciones a que hubiere lugar, y si

es del caso, que se alleguen los documentos necesarios para tal fin, sin que por ello

puedan completar, adicionar, modificar o mejorar las propuesta.

6.3. CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO DE EVALUACIÓN: La información relativa al

análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas y las

recomendaciones para la adjudicación del contrato no podrá ser revelada a los

proponentes, ni a persona alguna, hasta tanto no culmine el proceso de evaluación.

7. FACTORES DE PONDERACION PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

7.1. FACTORES DE PONDERACIÓN: Únicamente serán tenidas en cuenta para efectuar

la PONDERACIÓN, las propuestas habilitadas jurídica, financiera y técnicamente y se les

otorgara puntaje una vez se efectúe la verificación de los anteriores criterios; puntajes

que se establecerán en la reunión pública de establecimiento del orden de

elegibilidad según lo establecido en los pliegos de condiciones

CRITERIO PUNTOS CRITERIO PUNTOS

Calificación Económica (menor valor) 300

Experiencia De Profesionales Y Expertos

Integrantes

Del Equipo De Trabajo

600

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Apoyo a la Industria Nacional 100

TOTAL 1.000

Los puntajes se aplicaran en forma individual de acuerdo con lo estipulado en los

factores y puntajes de evaluación. A fin de establecer el puntaje total de la propuesta,

se realizará la sumatoria de los puntajes individuales logrados por la oferta en cada uno

de los factores de ponderación del bien.

Solo serán evaluadas las propuestas cuyo valor de la oferta no superen el Cien (100%)

del presupuesto oficial asignado, de acuerdo a las especificaciones y cantidades

aproximadas contenidas en el presente proceso de selección y aquellos que coinciden

todos los ítems.

La contratación se realizará por el sistema de precios fijos no reajustables durante el

tiempo de ejecución y liquidación del contrato

7.2. METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN: La evaluación de las propuestas se realizará

analizando las propuestas entre si y entre estas y el pliego de condiciones. La selección

de la propuesta más favorable se efectuara teniendo en cuenta los factores de

ponderación previstos en este proceso de selección.

Las propuestas una vez evaluadas se ordenarán en forma ascendente de acuerdo con

los puntajes obtenidos, establecidos de esta forma de orden de elegibilidad para la

adjudicación del contrato.

NOTA: La Personería Municipal de Villavicencio, se reservará la facultad de verificar la

información suministrada por el proponente y demás documentación allegada a este

proceso.

7.3. CALIFICACIÓN ECONÓMICA (300/1.000): Para efectos de la calificación se

considerarán únicamente las propuestas hábiles, es decir, aquellas que: hayan

cumplido con los requisitos, Jurídico, Técnico, Financiero y Económico; y hayan

cotizado todos los ítems según lo establecido en el presente pliego de condiciones y

cuyos valores no superaron el 100% del PRESUPUESTO OFICIAL.

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Se aplicará el siguiente procedimiento a las propuestas hábiles:

Las propuestas hábiles cuyo valor total corregido superen el 100% del Presupuesto

Oficial serán RECHAZADAS de acuerdo a lo estipulado en éste pliego de condiciones.

A la oferta que presente el menor precio dentro del rango establecido se le asignarán

trescientos (300) Puntos, por lo tanto el contratista deberá asumir todos los riesgos que

se deriven de tal hecho, sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones que surjan

del contrato, circunstancia que acepta expresamente con la presentación de la

oferta. LA PERSONERIA no aceptará ningún reclamo proveniente de estas

circunstancias y no será causal para alegar posteriormente un desequilibrio económico

del contrato.

Las demás propuestas se ordenarán en forma descendente de menor a mayor, y se

irán restando sucesivamente diez (10) puntos a cada una de ellas.

Para acreditar este requisito el proponente deberá diligenciar el ANEXO 4 FORMATO

ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA.

7.4. EXPERIENCIA DE PROFESIONALES Y EXPERTOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE TRABAJO (600/1000).

a) Perfil del equipo de trabajo

El equipo mínimo esperado para el desarrollo de la consultoría debe estar conformado

por profesionales que cumplan con el siguiente perfil:

PROFESIONAL DEL COORDINADOR DEL PROCESO. CARGO FORMACION

ACADEMICA

CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE

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COORDINADOR

DEL PROYECTO

PROFESIONAL CON

TÍTULO DE

FORMACIÓN

UNIVERSITARIA EN

BIBLIOTECOLOGÍA,

ARCHIVÍSTICA,

PROFESIONAL EN

CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS,

BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA O

CIENCIAS DE LA

INFORMACIÓN Y LA

DOCUMENTACIÓN,

CON POSGRADO EN

ÁREAS AFINES.

Experiencia

General

Profesional con

Título de formación

universitaria en

Bibliotecología,

Archivística,

Bibliotecología y

Archivística o

Ciencias de la

Información,

ciencias

administrativas y la

Documentación.

50

Experiencia

profesional > 4 años.

75

El porcentaje otorgado para el criterio no es

acumulativo, de tal suerte que sólo se asignarán

los puntos que correspondan a la casilla en la

que se ubique el oferente.

Experiencia

Especifica

Desarrollo de tablas

de valoración,

trabajos archivísticos

y valoración

documental

orientadas al sector

público, igual o

mayor cinco (5)

años, en contratos

laborales u de

prestación de

servicios con

funciones a fines.

90

Participación en

procesos archivísticos

En contrato de

prestación de

servicios o por

contrato laboral.

60

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7

El porcentaje otorgado para la experiencia

específica es acumulativo, de tal suerte que se

asignaran los puntos que correspondan a la

sumatoria de los puntos obtenidos por el

oferente.

Puntuación máxima de 225.

PROFESIONAL 1. CARGO FORMACION

ACADEMICA

CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE

PROFESIONAL

PROFESIONAL CON

TÍTULO DE

FORMACIÓN

UNIVERSITARIA EN

BIBLIOTECOLOGÍA,

ARCHIVÍSTICA,

PROFESIONAL EN

CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS,

BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA O

CIENCIAS DE LA

INFORMACIÓN Y LA

DOCUMENTACIÓN.

Experiencia

General

Profesional con Título

de formación

universitaria en

Bibliotecología,

Archivística,

Bibliotecología y

Archivística o

Ciencias de la

Información,

ciencias

administrativas y la

Documentación.

40

Experiencia profesional

> 2 años

50


acumulativo, de tal suerte que sólo se asignarán los

puntos que correspondan a la casilla en la que se

ubique el oferente.

Experiencia

Especifica

Desarrollo de tablas

de valoración,

trabajos archivísticos y

valoración

documental

orientadas al sector

60

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8

público igual o mayor

a dos (02) años.

Participación en

procesos archivísticos,

por contrato de

prestación de servicios

u por contrato laboral.

40




sumatoria de los puntos obtenidos por el oferente.


TECNOLOGO 1 EN GESTION DOCUMENTAL. CARGO FORMACION ACADEMICA CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE

TECNOLOGO

TECNOLOGO EN

ARCHIVISTICA O GESTION

DOCUMENTAL

Experiencia

General

Tecnólogo en

archivística o Gestión

Documental.

25

Experiencia luego de

haber obtenido el título

de > 6 meses.

35




ubique el oferente

Labores desarrolladas

en archivos históricos,

tanto de entidades

privadas como en

50

DESPACHO

CODIGO

VERSION 1

VIGENTE

DESDE


ABIERTO








Pág

ina4

9

Experiencia

Especifica

públicas, igual o mayor

a seis meses.

Participación en

contratos o en cargos

relacionados con

funciones en manejo de

documentos y archivos

históricos.

40




sumatoria de los puntos obtenidos por el oferente.


AUXILIAR 1 EN GESTION DOCUMENTAL. CARGO FORMACION ACADEMICA CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE

AUXILIARES

TÍTULO EN BACHILLER

ACADEMICO

Experiencia

General

Título de bachiller

académico.

10



de > 6 meses

15




ubique el oferente

Experiencia

Específica.



tanto de entidades

privadas como en

públicas, mayor o igual

a 6 meses.

20

Participación en

contratos o el cargos

relacionados con

15

DESPACHO

CODIGO

VERSION 1

VIGENTE

DESDE


ABIERTO








Pág

ina5

0

funciones de manejo de

documentos y archivos

históricos o elaboración

de tablas de valoración

documental




sumatoria de los puntos obtenidos por el oferente


AUXILIAR 2 EN GESTION DOCUMENTAL. CARGO FORMACION ACADEMICA CRITERIOS DE PONDERACION PUNTAJE

AUXILIARES

TÍTULO DE BACHILLER

ACADEMEICO.

Experiencia

General

Título de bachiller

académico.

10



de > 6 meses.

15




ubique el oferente.

Experiencia

Especifica



tanto de entidades

privadas como en

públicas, mayor o igual

a 6 meses.

20

DESPACHO

CODIGO

VERSION 1

VIGENTE

DESDE


ABIERTO








Pág

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1

Participación en

contratos o los cargos

relacionados con

manejo de documentos

y archivos históricos o

elaboración de tablas

de valoración

documentación

documental.

15




sumatoria de los puntos obtenidos por el oferente


Nota 1. Para que las propuestas sean tenidas en cuenta en la verificación de requisitos

habilitantes, resulta necesario que TODOS los miembros del equipo de trabajo cumplan

con los mínimos de formación educativa y experiencia requeridos.

Nota 2. Para la acreditación del recurso humano, el proponente deberá anexar en su

propuesta las hojas de vida del personal propuesto con los soportes correspondientes

que acrediten los estudios y experiencia solicitada en este proceso, (diplomas y/o

actas de grado, certificaciones laborales).

Adicionalmente Carta de intención suscrita por el miembro del equipo de trabajo

mediante la cual se compromete a: (i) desarrollar el objeto contractual en caso de que

el proponente sea adjudicatario del contrato, (ii) desarrollar las actividades de acuerdo

con la propuesta metodológica presentada y al anexo técnico del contrato y a (iii)

asistir a la todas la reuniones a las que sea convocado por el supervisor del contrato.

En cuanto a las Copia de los certificados laborales o contractuales expedidos por la

entidad contratante o actas de liquidación que acrediten la experiencia, las cuales

deben contener mínimo la siguiente información:

• Nombre del contratante o empleador.

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2

• Nombre del contratista o empleado.

• Objeto y/o descripción del contrato o del cargo ocupado*.

• Funciones o actividades del contratista o empleado.

• Fecha de inicio del contrato o del ejercicio del cargo (dd/mm/aa).

• Fecha de terminación del contrato o del ejercicio del cargo (dd/mm/aa).

• Nombre, cargo y firma de quien expide la certificación.

*Si del objeto del contrato certificado se desprende con total certeza cuales fueron las

actividades ejecutadas, y que con éstas se demuestra o no el cumplimiento de la

experiencia requerida, no es necesario que en el contenido de la certificación se

describa de manera separada las funciones o actividades del contratista o empleado.

Nota 3. La experiencia profesional general exigida contará, para cada profesional,

desde la fecha de terminación de estudios o de aprobación de la totalidad del

pensum académico, de conformidad con el Decreto 019 de 2012.

Nota 4. En el evento en que algunos miembros del equipo de trabajo presenten títulos

obtenidos en el exterior, con el fin de determinar su validez y legalidad, estos deberán

estar debidamente apostillados o legalizados (consularizados), en la forma prevista en

las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 65 y 259 del Código de

Procedimiento Civil, articulo 480 del Código de Comercio y en la Resolución 2201 del 22

de julio de 1997 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Los

documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma español deberán

presentarse acompañados de una traducción oficial a dicho idioma, de acuerdo con

lo señalado en el Artículo 10 de la Constitución Política de Colombia, teniendo en

cuenta las reglas contenidas en el numeral 2.7 del presente pliego de condiciones.

Nota 5. En caso de no cumplir con los requisitos mínimos se tendrán en cuenta las

equivalencias que fueren necesarias entre estudios y experiencia, contempladas en el

artículo 20 del Decreto Ley 263 de 2000.

Nota 6. Experiencia profesional es la adquirida a partir de la terminación y aprobación

de todas las materias que conforman el pensum académico de pregrado de la

respectiva formación profesional, o de especialización tecnológica, en el ejercicio de

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3

las actividades propias de la profesión o especialidad relacionadas con las funciones

del empleo al cual se aspira.

Nota 7. Experiencia docente es la adquirida en el ejercicio de actividades como

profesor o investigador adelantadas en instituciones educativas reconocidas

oficialmente. Cuando se trate de cargos comprendidos en el nivel profesional y niveles

superiores a este, la experiencia docente deberá acreditarse en instituciones de

educación superior, en áreas afines al cargo que se va a desempeñar y con

posterioridad a la obtención del correspondiente título de formación universitaria. (Art.

6° Decreto 263 de 2000).

Nota 8: Para acreditar este requisito se deberá diligenciar el ANEXO 6 FORMATO

ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PERSONAL PROPUESTO.

7.5. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (100/1.000): Para la asignación de éste puntaje

se tendrá en cuenta solamente las propuestas que hayan resultado hábiles en todos los

criterios de evaluación jurídica, técnica y financiera, y en los términos de la Ley 816 del

7 de Julio de 2003 “Por medio de la cual se apoya a la Industria Nacional a través de la

contratación pública”, para lo cual, en aplicación de los establecido en el artículo 2°

de dicha Ley, LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO asignará el siguiente

puntaje:

PUNTAJE CONDICION

100 Los Proponentes que oferten bienes o servicios nacionales (Personal y

equipos)

50 Los proponentes que oferten bienes o servicios extranjeros incorporan

componentes colombianos

NOTA: No se asignará puntaje por este concepto, si los bienes ofrecidos por los

proponentes no tienen alguna de las características descritas anteriormente. Si una vez

efectuada la calificación correspondiente, la oferta de un proponente extranjero se

encuentra en igualdad de condiciones con la de un proponente nacional, se

adjudicará al nacional.

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4

7.6. DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA: Al adjudicatario

al proceso de CONCURSO DE MERITOS se les devolverá la garantía de seriedad de la

propuesta, cuando esté aprobada la garantía única del contrato respectivo. A los

demás proponentes, dentro de los cinco (5) días siguientes a la adjudicación.

Si se declara desierto el proceso, las garantías serán devueltas a los proponentes al

conocerse dicha decisión a petición de ellos.

7.7. CRITERIOS DE DESEMPATE: En caso de empate en el puntaje total de dos o más

ofertas, la Personería Municipal, escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el

primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de

condiciones del Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente

que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación

establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación y así

sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación

establecidos en los pliegos de condiciones.

a. Se dará como proponente favorecido a la propuesta del proponente que haya

obtenido el mayor puntaje en la propuesta económica.

b. Se dará como proponente favorecido a la propuesta del proponente que haya

obtenido el mayor puntaje en la experiencia especifica.

c. Se dará como proponente favorecido a la oferta de bienes o servicios nacionales

frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

d. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

e. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de

sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional

que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la

Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en

la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean

empleados, socios o accionistas de los miembros

del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

f. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones

establecidas en la Ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en

condición de discapacidad a la que se refiere la ley 361 de 1997. Si la oferta es

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5

presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el

integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en

condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una

participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión

Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento

(25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

g. Y por último, de persistir el empate, se definirá a la suerte en la audiencia pública de

adjudicación, mediante sorteo por el sistema de balotas así: Se dará a cada

proponente que haya obtenido el mismo puntaje un número el cual se anotara en

cada balota. Las balotas se introducirán en una bolsa y uno de los proponentes

asistentes a la audiencia sacara una balota, que será el proponente favorecido.

7.8. DECLARATORIA DE DESIERTA: La Personería Municipal de Villavicencio declarará

desierto el CONCURSO DE MERITOS, en los siguientes casos:

1. Cuando no se presente propuesta alguna.

2. Cuando ninguna de las propuestas presentadas se ajuste al Pliego de Condiciones.

3. Cuando ninguna propuesta resulte HABIL, luego de haber subsanado y allegado el

requisito o documento habilitante.

8. LUGAR, PLAZO Y CRONOGRAMA DE PAGOS.

8.1. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: El lugar de ejecución del

contrato resultante del presente proceso de selección es la Personería Municipal de

Villavicencio y el inmueble en donde funciona el archivo Histórico de la Entidad.

8.2. PLAZO DE EJECUCIÓN: El Plazo de ejecución del objeto del contrato que se derive

de este proceso de selección, será de tres (03) meses, contados a partir del Acta de

inicio que se suscribirá dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al

perfeccionamiento y legalización del contrato.

8.3 La Personería Municipal de Villavicencio DESEMBOLSARÁ los dineros presupuestados

para la futura contratación de la siguiente manera:

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6

8.3.1. UN PRIMER PAGO: correspondiente al VEINTICINCO POR CIENTO (25%) del

valor total del Contrato, contra entrega y recibo a satisfacción de la supervisión

de los siguientes productos: a). La entrega de la documentación que evidencie

el cumplimiento de los numerales 2, 3 y 4 de las obligaciones específicas.

8.3.2. SEGUNDO PAGO: correspondiente al TREINTA Y CINCO POR CIENTO (35%)

del valor total del contrato, contra entrega y recibo a satisfacción de la

supervisión de los siguientes productos: a). La entrega de la documentación

que evidencie el cumplimiento de los numerales 5, 6 y 7 de las obligaciones

especificas

8.3.3. TERCER Y ÚLTIMO PAGO: correspondiente al CUARENTA POR CIENTO (40%) del

valor total del contrato, previa presentación de informes, y entrega del productos

debidamente aprobado por el Comité de Archivo de la Personería. a). La entrega de

la documentación que evidencie el cumplimiento de los numerales 1, 8, 9 y 10 de las

obligaciones específicas. b). una vez suscrita por las partes el acta de liquidación

debidamente firmada y certificado del cumplimiento del objeto contratado firmado

por el supervisor con el 100% de la de las actividades ejecutadas objeto del contrato

PARAGRAFO: Para cada pago correspondiente el Contratista deberá adjuntar: a) Factura b) Pago al

Sistema General de Seguridad Social de los aportes en Salud y Parafiscales del personal contratado. c)

Informes de las actividades realizadas con las memorias y archivos físicos y magnéticos según los

lineamientos fijados por el Archivo General de la nación. e) En cuanto al cumplimiento de los numerales

11, 12, 13,14, 15,16 y17 de las obligaciones específicas, el contratista deberá darles estricto cumplimiento

durante la ejecución del contrato, dicha circunstancia será certificada por el supervisor del contrato en el

correspondiente informe de supervisión.

9. GARANTÍAS: La Personería Municipal, exigirá para la suscripción del contrato las

siguientes garantías: El contratista deberá prestar garantía única que avalará el

cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente

durante su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo

amparado. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros

legalmente autorizadas para funcionar en Colombia.

Para la ejecución del presente contrato se requerirá de la aprobación de la garantía

única que deberá amparar cada uno de los siguientes riesgos:

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a) AMPARO DE CUMPLIMIENTO POR EL VEINTE (20%) del valor total del Contrato por un

término igual a su ejecución y cuatro meses más.

b) AMPARO DEL PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES DEL

PERSONAL EMPLEADO, en la ejecución del objeto contractual por un valor del cinco

(5%) del valor del Contrato, por un término igual al de la vigencia del Contrato y tres (3)

años más.

c) AMPARO CALIDAD DEL SERVICIO: equivalente al diez (10%) del valor del mismo y con

un término igual a la ejecución del contrato y cuatro meses más.

10. INDICACIÓN DE SI LA CONTRATACIÓN RESPECTIVA SE ENCUENTRA COBIJADA

POR UN ACUERDO INTERNACIONAL O UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO: Una vez

verificada la página web del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se encontró

que el presente proceso de selección no se encuentra relacionado en los Tratados

Internacionales vigentes.

11. VISITA TECNICA EN EL ARCHIVO HISTORICO DE LA ENTIDAD: Para que los proponentes

conozcan el sitio en donde funciona el Archivo Histórico de la entidad, se efectuara

una visita técnica al sitio, ubicado u en la carrera 8 no 10 - 02 - 6 Barrio ay mi llanura del

Municipio de Villavicencio, con sitio de reunión en dicho sitio.

LA PERSONERIA con ésta visita, pretende que los proponentes, puedan tener una

apreciación directa e inspeccionar y examinar el sitio y los alrededores del lugar donde

se desarrollara el objeto contractual, igualmente otros factores, como estado de los

documentos, cantidad a organizar y revisar, y demás circunstancias que tenga

relevancia con el contrato a ejecutar

La visita la puede realizar directamente el interesado en participar o por medio de una

persona autorizada mediante escrito, en el cual se indique el nombre de la persona

que representa.

En todo caso, la Personería Municipal de Villavicencio, recomienda al futuro oferente

que el personal que asista a la misma tenga la suficiente idoneidad para llevarla a

cabo y recopilar la información necesaria para efectos de formular su ofrecimiento

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Esta visita no es de carácter obligatorio, Sin embargo, si el proponente no asiste, no

podrá alegar durante la ejecución del contrato el desconocimiento de las condiciones

técnicas exigidas y físicas existentes.

La visita en mención estará coordinada por el Personero Municipal o su delegado,

quien expedirá el respectivo certificado de asistencia a la visita.

El certificado de asistencia a la visita será expedido a nombre de la persona natural o

jurídica que se hizo presente.

12. ANEXOS: El proponente deberá diligenciar en su totalidad los anexos (cuando a ello

haya lugar), presentar los de manera escrita y firmados como se establece en este

proyecto de pliego de condiciones.

ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACION.

ANEXO 2. CERTIFICACION JURAMENTADA.

ANEXO 3. CREDITACIÓN CUMPLIMIENTO SISTEMA SEGURIDAD SOCIAL.

ANEXO 4. PROPUESTA ECONOMICA.

ANEXO 5. FORMATO CARTA DE INTENCIÓN EQUIPO DE TRABAJO

ANEXO 6. FORMATO ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PERSONAL

PROPUESTO.

ANEXO 7 FORMATO DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.

ANEXO 8: MINUTA GUIA DEL CONTRATO.

Funcionarios Nombre Firma

Proyecto:

Asesor Externo.

YEFFERSON POSSO

MOSQUERA

(Original firmado)

Reviso Aprobó:

Personero Auxiliar de la

Personería Municipal de

Villavicencio

MARTHA TERESA JARA RÍOS (Original firmado)

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ANEXO 1 MODELO CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y RESUMEN DE PROPUESTA

Ciudad y Fecha:

Señores


Referencia: Concurso de Merito Sistema Abierto N°. 001 de 2014

Respetados señores:

El suscrito _____________, de conformidad con las condiciones que se estipulan en los pliegos de

condiciones del Proceso en referencia, presento propuesta para contratar con esa entidad en nombre de

la sociedad – consorcio – unión temporal denominada (a) ____________.

La presente propuesta se presenta de conformidad con las condiciones estipuladas en el pliego de

condiciones, que por medio del presente documento declaramos conocer en su integridad.

Manifiesto bajo la gravedad del juramento:

Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, sólo compromete a los firmantes de esta carta.

Que ninguna entidad o persona distinta a los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el

contrato que de ella se derive.

Que cuento con la capacidad suficiente para ejecutar el contrato que resulte de la presente

contratación.

Que no me encuentro incurso, así como tampoco la sociedad – Consorcio – Unión Temporal que

represento, en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, o prohibición para ofertar y/o

contratar, consagradas en las disposiciones contenidas en los artículos 8°y 9°de la Ley 80 de 1993, en el

artículo 4°del Decreto 679 de 1994, en los artículos 1°, 2° y 4° de la Ley 1474 de 2011 y en las demás

disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia.

Que el régimen tributario al cual pertenecemos, es:

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Igualmente me permito indicar, que en caso de resultar favorecido con la adjudicación, me comprometo

a constituir la (s) garantía (s) señaladas en los

Pliegos de Condiciones, y cumpliré con las obligaciones previstas en los mismos.

Adicionalmente, me permito manifestar:

a) Que conozco y acepto todas las especificaciones y condiciones consignadas en los Pliegos de

Condiciones del Proceso de concurso de méritos sistema Abierto No 001 de 2012.

b) Que la presente propuesta consta de (____) folios debidamente numerados.

a) Que he recibido los documentos que integran el presente proceso contractual y las correspondientes

adendas.

d) Que la oferta tendrá validez hasta la firma del contrato.

e) Que Acepto (Aceptamos) las consecuencias que se deriven del incumplimiento de los requisitos del

pliego.

f) Toda la información aportada y contenida en esta propuesta es veraz y Susceptible de comprobación.

g) Para calcular el precio ofrecido, hemos calculado todos los gastos, costos directos e indirectos,

derechos, impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la

oferta, suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los

mismos se entienden y se asumen por cuenta nuestra.

h) En caso de resultar seleccionado(s) en este proceso para ejecutar el contrato, haremos los trámites

necesarios para el perfeccionamiento y legalización dentro del término establecido por la Personería, y me

comprometo a ejecutar a cabalidad las obligaciones del contrato que celebre, en concordancia con las

condiciones y requerimientos técnicos del pliego de condiciones.

i) No me encuentro (nos encontramos) reportado (s) como moroso (s) dentro del Boletín de responsables

fiscales de la Contraloría General de la República.

j) Convenimos en mantener esta oferta por el período estipulado en el pliego de condiciones y sus

prórrogas si las hubiere, de conformidad con la garantía de seriedad que forma parte integrante de esta

propuesta.

k) Conozco en su integridad la minuta del contrato, la cual forma parte integral del pliego definitivo de

condiciones y nos acogemos a ella.

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1

l) Que en todas las actuaciones derivadas de lo regulado en los pliegos de condiciones y lo estipulado en

el contrato que se celebre, obraré con la transparencia y buena fe que la Constitución Política y las leyes

exigen.

m) Que los datos para ser contactado son los suministrados en este formato, Información que en todo su

contenido es cierta.

Atentamente,

Nombre o Razón Social del Proponente: Nit:

Nombre del Representante Legal y/o Representante y firma:

C.C. No. De

Dirección: Teléfonos:

Fax:

Ciudad:

EMAIL:

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ANEXO 2

DECLARACIÓN JURAMENTADA

Yo (nombre del representante legal) _________, mayor de edad, identificado con cédula de

ciudadanía No. _____________de ____________, domiciliado en la ciudad de____________________,

en la dirección ____________________,

DECLARO BAJO JURAMENTO:

Que no me encuentro incurso en ninguna de las causales de inhabilidad determinadas en el

Estatuto Anticorrupción, Ley 1474 de 2011, artículo 1º (inhabilidad para contratar de quienes

incurran en actos de corrupción), artículo 4º (inhabilidad para que los ex empleados públicos

contraten con el estado), artículo 5º (Quien haya celebrado un contrato estatal de obra

pública, de concesión, suministro de medicamentos y de alimentos o su cónyuge, compañero o

compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de

afinidad y/o primero civil o sus socios en sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las

entidades a que se refiere el artículo 2º de la Ley 80 de1993, durante el plazo de ejecución y

hasta la liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de interventoría con la misma

entidad) y artículo 90 (inhabilidad por incumplimiento reiterado).

Que en caso que se demuestre la falta de veracidad de la afirmación anterior, debido a la

firma del presente documento, conozco que me veré sujeto a las sanciones de orden penal,

fiscal o disciplinario que haya lugar.

Que para todos los efectos de lo aquí afirmado, procedo a firmar la presente declaración el día

_______del mes_______ del año ________.

Nombre y Firma:

Nombre:

C.C. / Nit.:

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3

ANEXO No. 3

ACREDITACIÓN CUMPLIMIENTO SISTEMA SEGURIDAD SOCIAL:

El Suscrito (Revisor Fiscal o Representante legal, según sea el caso), acredita que

la sociedad, ____________ identificada con NIT. _______________, ha realizado el

pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses y

se encuentra al día en el pago de sus aportes parafiscales relativos al Sistema

de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de

Compensación Familiar, de acuerdo con las obligaciones que por este

concepto debe cumplir.

La presente se expide a los _______ días del mes de ______ del año 2014, en

Villavicencio.

Se firma según el caso por:

_______

Tarjeta No.

Revisor Fiscal

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ANEXO 4

FORMATO ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

El suscrito _______________ en nombre y representación de: _________, de acuerdo con las normas

que se establecen en el pliego de condiciones y documentos del Concurso Público de Méritos

Sistema Abierto N°. CM-001 DE 2014, hago la siguiente propuesta para

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Declaro así mismo: Que el valor total de nuestra propuesta es por la suma de

__________________________ incluidos los impuestos a que haya lugar.

Que dicho valor obedece a los siguientes conceptos:

PROPUESTA ECONOMICA PERSONAL CANTIDAD DEDICACION TIEMPO EN

MESES

COSTO

MENSUAL

COSTO TOTAL

1.TOTAL COSTO PERSONAL

2. GASTO DE ADMINISTRATIVO

TOTAL COSTO (1 +2)

TOTAL IVA

VALOR TOTAL

En el presente cuadro el proponente debe relacionar todos los costos, gastos y valores que

conforman la Consultoría a realizar En pesos Colombianos

Nombre o Razón Social del PROPONENTE_____________________

Nombre del Representante Legal ______________________________

Nit. No. ________________

Dirección___________________

Ciudad_____________________

Teléfono ___________________

Fax _______________________

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FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

ANEXO 5 FORMATO CARTA DE INTENCIÓN EQUIPO DE TRABAJO

Lugar y fecha

Señores

Personería Municipal de Villavicencio.

El suscrito ___________________identificado con C.C No.__________, manifiesto mi compromiso en

trabajar en el estudio objeto del concurso de méritos N°. CM-001 de 2014, en el evento de salir

favorecidos con la adjudicación del contrato, a desarrollar las actividades de acuerdo con la

propuesta metodológica presentada y al anexo técnico del contrato y a asistir a la todas la

reuniones a las que sea convocado por parte del el supervisor del contrato

Asimismo, certifico que no he participado en la preparación o elaboración de otra propuesta ni

hago parte de otra propuesta para la presente convocatoria y que mi hoja de vida no ha sido

presentada para más de dos convocatorias que adelanta el PERSONERIA MUNICIPAL DE

VILLAVICENCIO.

Por último declaro bajo gravedad de juramento, que no me encuentro incurso en causal

alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Ley y la Constitución Política y

ni en conflicto de interés alguno para hacer parte del equipo de trabajo en el presente estudio.

Atentamente,

Nombre y firma

CC

Dirección.

Teléfonos

Correo electrónico.

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ANEXO 6

FORMATO ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PERSONAL

PROPUESTO FORMACION ECONOMICA

Cargo propuesto

Nombre del individuo

Fecha de nacimiento

Nacionalidad

Educación y título obtenido técnico tecnólogo universitario Pos grado

Fecha del título obtenido FORMACION PROFESIONAL

Cargo desempeñados Fecha de

Iniciación

Día/Mes/Año

Fecha de

Terminación

Día/Mes/Año

Nombre del empleador Total experiencia relacionada Descripción de las funciones Certificación: Yo, el abajo firmante, certifico que, según mi conocimiento y mi entender, este currículo describe

correctamente mi persona, mis calificaciones y mi experiencia. Entiendo que cualquier declaración falsa aquí incluida

puede conducir a mi descalificación, si fuera contratado.

Nombre y firma

CC

Dirección Dirección.

Teléfonos

Correo electrónico

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ANEXO 7

EXPERIENCIA ESPECÍFICA

DEPARTAMENTO DEL META

PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

PROCESO N° ________________________________________________________________________________

NOMBRE DEL PROPONENTE: ________________________________________________________________________________

N° N°

CONTRATO CONTRATANTE OBJETO

FORMA DE

EJECUCION¹

%

PART.

VALOR

EN

PESOS

FECHA

SUSCRIPCIÓN

FECHA

TERMINACIÓN

VALOR

EN

SMMLV

1

TOTAL EN SMMLV

¹ PARA CADA CONTRATO SE DEBE INDICAR SI SE EJECUTÓ EN FORMA INDIVIDUAL (I), EN CONSORCIO (C) O EN UNIÓN

TEMPORAL (UT)

OBSERVACIONES

* ESTE ANEXO DEBERA DILIGENCIARSE EN TODAS LAS COLUMNAS. LA INFORMACION INCLUIDA EN EL SERA RESPONSABILIDAD

DEL PROPONENTE, SO PENA DE LAS ACCIONES LEGALES PERTINENTES

* EN CASO QUE ESTE CUADRO NO SEA SUFICIENTE PARA LA CONSIGNACION DE LA INFORMACION SUMINISTRADA PODRA

REPRODUCIRSE.

____________________________________

NOMBRE Y FIRMA REPRESENTANTE

LEGAL

AÑO SMMLV

2012 566.700

2011 535.600

2010 515.000,00

2009 496.900,00

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ANEXO 8

MINUTA GUIA DEL CONTRATO CONTRATANTE: PERSONERÍA DE VILLAVICENCIO

CONTRATISTA: XXXXXXXX

DOCUMENTO DE IDENTIDAD: XXXXXXXXXXX

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y

ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DE LA

PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO

DURACIÓN: TRES (03) MESES

VALOR: XXXXXXXXX

FECHA JULIO XXX DE 2014

Entre los suscritos a saber, MARLON AUGUSTO CABRERA DAZA, mayor de edad, con domicilio

en el Municipio de Villavicencio (Meta), identificado con Cédula de Ciudadanía No.

86.052.187 expedida en Villavicencio (Meta), quien actúa en su calidad de Personero

Municipal de Villavicencio, facultado para contratar según el literal b del numeral 3 del

artículo 11 de la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013, quien en adelante

se denominará EL CONTRATANTE, por una parte y de la otra, XXXXXXXXX, mayor de edad,

domiciliado en la ciudad de Villavicencio, identificada con la cédula de Ciudadanía No.

86.069.766 de Villavicencio (Meta), quien para los efectos del presente documento se

denominará EL CONTRATISTA, hemos acordado celebrar el presente Contrato de Prestación

de servicios, previos las siguientes consideraciones: 1. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. 2.

XXXXXXXXXXXXXXXXXX. 3. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. 4. Que dado que se

certificó la inexistencia de personal suficiente para desarrollar las actividades aquí

pretendidas, se concluye y sustenta la necesidad de contratar personal idóneo para el apoyo

de dicho propósito. 5. Que fundado en éste antecedente, el Personero Municipal de

Villavicencio conviene en la necesidad de adelantar la contratación de servicios

profesionales y apoyo a la oficina Administrativa y Financiera. 6. Que el presente contrato se

suscribe directamente en ejercicio de la facultad consagrada en el artículo 2° numeral 4°

literal h) de la Ley 1150de 2007, en concordancia con el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013.

7. Que para atender éste compromiso la Personería Municipal de Villavicencio cuenta con el

certificado de disponibilidad presupuestal No. XX de fecha XX de XXXX de 2014, con cargo al

rubro 03051201denominado "Honorarios", suscrito por el jefe administrativo y financiero de la

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entidad. 8. Que el presente contrato se regirá por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto

1510 de 2013 y demás decretos reglamentarios y por las siguientes cláusulas:

CLAUSULA PRIMERA -OBJETO: “PRESTACION DE SERVICIOS PARA REALIZAR LA PROYECCIÓN Y

ELABORACION DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVO CENTRAL E

HISTÓRICO DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO”.

CLAUSULA SEGUNDA -ALCANCE DEL CONTRATO: El contratista apoyara al Personero con

orientar a los consumidores para que reclamen de manera efectiva sus derechos frente a los

proveedores de bienes y servicios, en la ciudad de Villavicencio proporcionando los

mecanismos que faciliten su control.

CLAUSULA TERCERA-PLAZO DE EJECUCION: El plazo de ejecución del presente Contrato será de

TRES (03) meses, contado a partir de la firma del acta de inicio.

CLAUSULA CUARTA - VALOR: El valor del presente contrato es de XXXXXXXXX PESOS MCTE ($

XXXXXX.oo).

CLAUSULA QUINTA -FORMA DE PAGO: El valor del contrato que debe celebrarse, será el

relacionado en la oferta que resulte favorecida con la adjudicación, siempre que no exceda la

suma establecida como presupuesto oficial de la convocatoria, esto es la suma de VEINTISÉIS

MILLONES DE PESOS ($26.0000.000) Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y

ejecución del contrato. LA PERSONERIA DE VILLAVICENCIO cancelará al contratista la

remuneración a su favor de la siguiente manera: 1. Un primer pago: correspondiente al TREINTA

Y CINCO POR CIENTO (35%) del valor total del Contrato, contra entrega y recibo a satisfacción

de la supervisión de los siguientes productos: a). La entrega del cronograma y metodología

para el desarrollo de cada una de las actividades detallada por la entidad para la

implementación plan de trabajo. b). una vez realice un diagnósticos de los procesos

documentales y sea presentado y aprobado por el supervisor del contrato. 2. Segundo pago:

correspondiente al TREINTA Y CINCO POR CIENTO (35%) del valor total del contrato, contra

entrega y recibo a satisfacción de la supervisión de los siguientes productos: a). Socializar ante el

Comité de archivo el resultado del producto final de contrato. Allegando medios físicos y

magnéticos listo para ser presentado ante el Concejo Departamental de Archivo.3. Tercer y

último pago: correspondiente al TREINTA POR CIENTO (30%) del valor total del contrato, previa

presentación de informes, productos debidamente aprobados por el Concejo Departamental

de Archivo. a). Una vez se Apruebe las tablas de valoración documental por parte del Concejo

de Archivo de la Personería Municipal. b).Una vez se realice el acompañamiento en las

correcciones adiciones o sugerencias que realice el Concejo Departamental de Archivo,

referente a la presentación de las tablas de valoración documental. c). una vez suscrita por las

partes el acta de liquidación debidamente firmada y certificado del cumplimiento del objeto

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contratado firmado por el supervisor con el 100% de la de las actividades ejecutadas objeto del

contrato.

PARAGRAFO: Para el pago correspondiente el Contratista deberá adjuntar: a) Factura b)

Pago al Sistema General de Seguridad Social de los aportes en Salud y Parafiscales del

personal contratado. c) Informes de las actividades realizadas con las memorias y archivos

físicos y magnéticos según los lineamientos fijados por el Archivo General de la nación.

CLAUSULA SEXTA -IMPUTACIÓN DE GASTOS: Los gastos que demande la legalización del

presente contrato, correrán a cargo del CONTRATISTA, y los que implique para la Personería

de Villavicencio el cumplimiento del mismo, según disponibilidad presupuestal No. xxxxx,

afectando el rubro 03051201 denominado “Honorarios”.

CLAUSULA SEPTIMA - GARANTIA: La Personería Municipal, exigirá para la suscripción del contrato

las siguientes garantías: El contratista deberá prestar garantía única que avalará el

cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante

su vida y liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Las

garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas

para funcionar en Colombia.

Para la ejecución del presente contrato se requerirá de la aprobación de la garantía única que

deberá amparar cada uno de los siguientes riesgos:

a) AMPARO DE CUMPLIMIENTO POR EL VEINTE (20%) del valor total del Contrato por un término

igual a su ejecución y cuatro meses más.

b) AMPARO DEL PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES DEL

PERSONAL EMPLEADO, en la ejecución del objeto contractual por un valor del cinco (5%) del

valor del Contrato, por un término igual al de la vigencia del Contrato y tres (3) años más.

c) AMPARO CALIDAD DEL SERVICIO: equivalente al diez (10%) del valor del mismo y con un

término igual a la ejecución del contrato y cuatro meses más

CLAUSULA OCTAVA - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

- El contratista deberá elaborar en la personería Municipal de Villavicencio, las Tablas de

valoración documental, conforme las pautas fijadas en la Ley 594 de 2000, los Decretos

2578 y 2609 de 2012, y sus respectivos Acuerdos Reglamentarios Nos. 3, 4 y 5 de 2013

emanados del Archivo General de la Nación.

- El contratista realizara un diagnostico que le permita elaborar una metodología

tendiente a definir metodología, cronograma y formatos a trabajar, en la

implementación de las tablas de valoración documental de la entidad.

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- El contratista deberá presentar ante el comité de Archivo de la Personería, el producto

del diagnóstico, metodología, cronograma y formatos a desarrollar.

- El contratista deberá realizar la reseña histórica de la entidad, ubicando documentos de

creación, de cambios estructurales, manuales de funciones, manuales de

procedimientos, organigramas, datos del archivo y de la documentacióncon el fin de

determinar los ciclos de vida de la misma y normatividad relacionada a cada ciclo.

- Revisión del diagnóstico documental (archivo central e histórico de la entidad), análisis

de la información producida por cada una de las unidades de la Personería con el fin de

elaborar las respectivas T.V.D por cada ciclo de vida.

- El contratista deberá identificar las secciones, subsecciones y grupos de trabajo para

ciclo de vida institucional.

- El contratista deberá identificar series o asuntos por oficina productora para el ciclo de

vida institucional.

- El contratista deberá elaborar el cuadro de clasificación documental para cada

ciclo de vida institucional.

- El contratista deberá entregar un documento final de las tablas de valoración

documental para ser presentadas ante el Comité de Archivo de la Personería y

posteriormente ante el Consejo Departamental de Archivo), el cual deberá contener

todos los temas, subtemas y documentos requeridos por el ARCHIVO GENERAL DE LA

NACION.

- Las demás obligaciones resultantes y que tengan relación directa con el objeto del

contrato y que surjan durante la ejecución del contrato.

- Garantizar la logística y el personal idóneo y suficiente para el cumplimiento de las

obligaciones inherentes al presente contrato.

- El contratista deberá guardar absoluta reserva y confidencialidad con la información,

garantizando la calidad de los datos con los cuales se realiza el diagnóstico.

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- Garantizar dentro del monto del contrato los gastos necesarios para el desarrollo del

objeto del mismo.

- El Contratista deberá informar a supervisor el nombre y los datos de identificación del

personal que tenga a su cargo y presentar a la supervisión los recibos de pagos de salud,

pensión, parafiscales y riesgos profesionales.

- Garantizar la afiliación ante el sistema de seguridad social integral en los términos

establecidos en la ley 100 de 1.993, (EPS, Fondo de Pensiones) Riesgos profesionales y

parafiscales), presentar constancia de pago durante la ejecución del convenio por

dichos conceptos expedida por la respectivas entidad de o en su defecto en fotocopia

el recibo de pago legible y vigente. Presentar la certificación de pago de seguridad

social, por contador titulado debidamente acreditado.

- Garantizare la utilización de todo el recurso Humano de la dotación de seguridad

industrial y salud ocupacional.

CLAUSULA NOVENA - DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LA PERSONERÍA: Además de las

obligaciones y derechos estipulados en la Ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007, LA PERSONERÍA se

reserva el derecho de ejercer el respectivo control de calidad del servicio objeto del presente

contrato y se obliga a: 1. Pagar al CONTRATISTA el valor monetario del presente contrato en la

forma establecida, mediante consignación en la cuenta que acredite como propia o mediante

cheque. 2. Exigir el cumplimiento del objeto del presente contrato. 3. Ejercer la Supervisión y

control en la ejecución del presente contrato, a través de la Personera delegada para lo

Policivo.

CLAUSULA DECIMA -SANCIONES: a) MULTAS: En caso de mora o incumplimiento parcial del

presente contrato por parte del CONTRATISTA, LA PERSONERÍA podrá imponerle multas

sucesivas, por cada incumplimiento, que, sumadas no superen el veinte por ciento (20%) del

valor del presente contrato. b) CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: Sin perjuicio de las cláusulas

anteriores, LA PERSONERÍA podrá imponer AL CONTRATISTA, en caso de declaratoria de

caducidad o de incumplimiento, una suma equivalente al diez por ciento (10%), del valor total

del contrato. El valor de la cláusula Penal, que se haga efectiva, se considerará como pago

parcial y definitivo de los perjuicios causados a LA PERSONERÍA.

CLAUSULA DECIMA PRIMERA - CESION: El CONTRATISTA no podrá ceder parcial o totalmente

los derechos y obligaciones emanados del presente contrato a ninguna persona, natural

o jurídica, sin la previa autorización de LA PERSONERÍA. La contravención a esta prohibición

por parte del CONTRATISTA dará derecho a LA PERSONERÍA de inmediato y sin

requerimiento judicial alguno, a hacer efectivo el pago de la cláusula penal pecuniaria.

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CLAUSULA DECIMA SEGUNDA - INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES:EL CONTRATISTA declara

bajo juramento, que se entenderá prestado con la aceptación del presente contrato, que no

se halla incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la

Constitución Política, la Ley 80 de 1993, ley 1150 y demás disposiciones concordantes, Si

llegare a sobrevenir inhabilidad e incompatibilidad en EL CONTRATISTA, éste cederá contrato

previa autorización escrita de LA PERSONERÍA o, si ello no fuere posible, renunciará a su

ejecución.

CLAUSULA DECIMA TERCERA - PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente Contrato de

Prestación de Servicios se entiende perfeccionada a partir de la suscripción de la misma por

parte del CONTRATISTA. EL CONTRATISTA deberá suscribir el presente contrato de servicios

dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación, de lo contrario se entenderá que

renuncia al mismo y LA PERSONERÍA podrá darlo por terminado de manera unilateral

mediante acto administrativo motivado. Para su ejecución se requiere el registro presupuestal

y la correspondiente acta de inicio.

CLAUSULA DECIMA CUARTA - CLÁUSULAS EXCEPCIONALES: A la presente contratación le son

aplicables las disposiciones relativas a estas materias, contenidas en los artículos 15, 16, 17 y 18

de la ley 80 de 1993 y artículos respectivos de la ley 1150 de 2007.

CLAUSULA DECIMA QUINTA - DOMICILIO CONTRACTUAL: Para efectos de la ejecución del

presente contrato, el domicilio contractual será el Municipio de Villavicencio.

CLAUSULA DECIMA SEXTA - NATURALEZA JURIDICA: La presente contratación se regirá para

todos los efectos por las disposiciones de la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus normas

reglamentarias.

CLAUSULA DECIMA SEPTIMA:– RELACIÓN LABORAL: El presente contrato no implica relación

laboral alguna entre LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO y El CONTRATISTA, en

consecuencia tampoco genera el pago de prestaciones sociales ni ningún tipo de

emolumentos distintos al valor acordado en la cláusula cuarta del presente contrato.

PARÁGRAFO UNICO: El contratista ejecutará el objeto del presente contrato con total

autonomía técnica y sin subordinación.

CLAUSULA DECIMA OCTAVA - EL CONTRATISTA. Declara bajo la gravedad del juramento, que no

se halla incurso en procesos de inasistencia alimentaría, ni en las causales de inhabilidad e

incompatibilidad de que hablan los artículos 8 y 9 de la ley 80 de 1993, igualmente declara

también bajo la gravedad del juramento que no le adeuda suma alguna al tesoro Municipal o

que adeudándole no se han vencido los plazos establecidos para su pago.

CLAUSULA DECIMA NOVENO - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: De conformidad con lo establecido

en el Articulo 60 de la Ley 80 de 1993, LA PERSONERIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO y EL

CONTRATISTA procederán a liquidar el presente contrato a más tardar antes de su vencimiento

o a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la

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terminación y liquidación, o la fecha del acuerdo que la disponga. Lo anterior sin perjuicio de lo

señalado en el artículo 217 del decreto ley 019 de 2012.

CLAUSULA VIGESIMA.- MECANISMO DE SOLUCIÓN DIRECTA DECONTROVERSIAS: Las diferencias y

discrepancias surgidas de la actividad contractual entre LA PERSONERIA MUNICIPAL DE

VILLAVICENCIO y EL CONTRATISTA se solucionaran de manera ágil, rápida y directa, para lo cual

acudirán al empleo de los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en

la Ley 80 de 1993 y a la conciliación, amigable composición y transacción.

CLAUSULA VIGESIMA PRIMERA: SUPERVISION. La Supervisión del contrato estará a cargo de la

Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera de la Personería Municipal de la entidad. Esta

supervisión será ejercida de conformidad con lo señalado en la Ley 80 de y demás normas que

regulan la materia.

CLAUSULA VIGESIMA SEGUNDA: INDEMNIDAD. El contratista se obliga a mantener a la entidad

libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de

sus actuaciones o la de sus subalternos o dependientes, de conformidad con lo establecido en

el artículo 6º del Decreto 4828 de 2008.

Este contrato se firma en la ciudad de Villavicencio a los ____ (_____) días del mes de ______de

2014.

MARLON AUGUSTO CABRERA DAZA XXXXXXXXXXX

Personero Municipal de Villavicencio Contratista

Pliego de condiciones defenitivos pdf septiembre 2014

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