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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE IMPLANTACIÓN DE

UN SISTEMA ERP PARA LA GESTIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA, PRESUPUESTARIA, DE COMPRAS Y

DESARROLLO DE APLICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE VIAJES Y DESPLAZAMIENTOS DEL CENTRO PARA EL DESARROLLO

TECNOLÓGICO INDUSTRIAL (CDTI)

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1. INTRODUCCIÓN

El Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI) es una Entidad Pública Empresarial, dependiente del Ministerio de Ciencia e Innovación, que promueve la innovación y el desarrollo tecnológico de las empresas españolas. Desde el año 2009 es la entidad del Ministerio de Ciencia e Innovación que canaliza las solicitudes de financiación y apoyo a los proyectos de I+D+i de empresas españolas en los ámbitos estatal e internacional. Así pues, el objetivo del CDTI es contribuir a la mejora del nivel tecnológico de las empresas españolas mediante el desarrollo de las siguientes actividades:

• Evaluación técnico-económica y financiación de proyectos de I+D desarrollados por empresas.

• Gestión y promoción de la participación española en programas

internacionales de cooperación tecnológica.

• Promoción de la transferencia internacional de tecnología empresarial y de los servicios de apoyo a la innovación tecnológica.

• Apoyo a la creación y consolidación de empresas de base tecnológica.

El CDTI cuenta con una plantilla de más de 300 personas formada en sus tres cuartas partes por ingenieros y titulados superiores. Aunque el grueso de la infraestructura del CDTI se encuentra en Madrid, el Centro pone a disposición de las empresas españolas una estratégica red de oficinas o representantes en el exterior (Japón, Bélgica, Brasil, Corea, Chile, Marruecos, China, India, México y EE.UU.) para apoyarlas en sus actividades tecnológicas de tipo internacional. El Centro se rige por el derecho privado en sus relaciones con terceros. Esto le permite ofrecer a las empresas agilidad y flexibilidad en sus servicios de apoyo al desarrollo de proyectos empresariales de I+D+i, a la explotación internacional de tecnologías desarrolladas por la empresa y a la realización de ofertas para suministros tecnológico-industriales a organizaciones científicas y tecnológicas. 2. SITUACIÓN ACTUAL

El CDTI cuenta con diversas aplicaciones para la gestión de las tareas que tiene encomendadas, tanto para su gestión interna como para dar soporte al proceso de evaluación y control de proyectos que promuevan la inversión en I+D+i por parte de las empresas españolas. Existe una fuerte integración entre las distintas aplicaciones, lo que permite compartir la información y la automatización de procesos.

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Para llevar a cabo la evaluación y control de proyectos de I+D+i el CDTI cuenta con un ERP desarrollado a medida denominado GPPCDTI. Los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos llevan asociados la gestión de diversa documentación en papel, así como la autorización mediante firma manuscrita por parte de los responsables. Con este nuevo sistema se pretende agilizar y mejorar la eficiencia, trasparencia y trazabilidad de los procesos en el CDTI. Gran parte de la documentación con la que trabaja el CDTI para la gestión de ayudas y como medio de comunicación con las empresas se apoya en herramientas ofimáticas (Excel, Word, Access), documentos PDF y correo electrónico (Outlook). Con esta nueva solución se pretende aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos de Gestión interna del CDTI, así como mejorar el acceso de la información involucrada en los procesos de gestión del CDTI a los ámbitos directivos, que permita un seguimiento de los procesos que den soporte a la toma de decisiones. Entre las distintas aplicaciones se encuentra IFMS, actualmente encargada de la gestión económica, financiera, presupuestaria y de compras. Se pretende sustituir esta herramienta por un sistema integrado ERP que se adapte a las necesidades que requiere el CDTI. El nuevo sistema ERP debe ofrecer la trazabilidad de todos los procesos, la gestión basada en precedentes, la integración la documentación asociada a la gestión de los procesos, la optimización de las actividades que componen los procesos, difusión eficiente de la información y la agilización de las tareas de aprobación y control. El CDTI cuenta con una aplicación para la gestión de viajes y desplazamientos que se desea sustituir por una nueva aplicación con tecnología Web. Dentro del objeto de este pliego se incluye el desarrollo de una nueva aplicación para la gestión de viajes y desplazamientos. 3. OBJETO DEL PLIEGO

El objeto del presente pliego es la prestación de servicios para la implantación de un sistema que de soporte a los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económica – Financiera y Presupuestaria utilizando la plataforma de ERP Microsoft Dynamics AX , así como el desarrollo de una aplicación Web para la gestión del Proceso de Viajes y Desplazamiento del CDTI, incluyendo el análisis, diseño, desarrollo, implantación y formación.

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El sistema ERP debe proporcionar una gestión diferenciada para los Eventos organizados por el CDTI, registrando toda la información relativa al evento, documentación asociada y participantes, así como llevar asociada la planificación y gastos relativos a la organización del evento. Dentro del objeto del pliego se incluyen la implantación de los portales necesarios para dar soporte a todos los usuarios del sistema ERP, así como un gestor documental que integre la documentación asociada a los procesos del sistema ERP y de la aplicación de Viajes. El proceso de sustitución de la actual herramienta de Gestión de Compras y Gestión Económico - Financiera se plantea en dos fases, en una primera incluye todos los procesos responsables del departamento de Compras y Servicios Corporativos que incluye la gestión de compras, facturas, gestión de proyectos/eventos y activos fijos. En una segunda fase se implantarán el resto de módulos correspondientes a la gestión Económico – Financiera y Presupuestaria. Dentro del alcance del proyecto se debe incluir el estudio de todos los procesos involucrados y la propuesta de reingeniería de procesos que permitan mejorar la eficiencia de los mismos, adaptándose a las recomendaciones de los estándares de calidad de gestión de proyectos como la ISO 9001. Se incluye dentro del objeto de este pliego la adquisición de todas las licencias necesarias para la puesta en marcha del sistema que viene definido en este pliego. Las licencias serán adquiridas por el contratista y cedidas en su pleno uso y derecho al CDTI. También se incluye dentro del ámbito del proyecto la implantación de un sistema de identificación física de activos fijos. Se debe realizar un estudio de los sistemas más adecuados que permitan la integración con el sistema ERP para que permita la identificación y localización de los activos fijos. No se incluye dentro del ámbito la adquisición de los dispositivos físicos encargados de generar los elementos de identificación así como los dispositivos lectores. Un punto a destacar dentro del objeto del contrato es el análisis y explotación de la información relativa a todos los procesos que se incluyen dentro del sistema ERP. Se deben proporcionar las herramientas y mecanismos necesarios para poder realizar un seguimiento del cumplimiento de los procesos, así como obtener de una forma ágil y autónoma los informes necesarios para dar respuesta a las necesidades de información relativas a la Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos. Otros aspectos a incluir dentro del proyecto son:

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• La coordinación, administración, organización y dirección de los diferentes ámbitos del proyecto; integración de equipos, procesos y sistemas.

• Diseño e implantación de los flujos de trabajo que dan soporte a los

procesos, incluyendo las comunicaciones que correspondan de los documentos electrónicos.

• La integración con la firma electrónica.

• La realización de las interfaces necesarias para la integración con otros

sistemas.

• El diseño y mantenimiento de un plan de comunicación del proyecto durante su ejecución destinado a todos los potenciales usuarios del mismo.

• El desarrollo y ejecución de un plan de formación que cubra todas las

fases del proyecto, y que garantice tanto la capacitación funcional como técnica de los usuarios y profesionales del CDTI implicados en el proyecto, cualquiera que sea la función que realicen tanto durante su ejecución como tras su finalización.

• La documentación de las propuestas de cambios normativos,

organizativos o en los métodos de trabajo, y el diseño e implantación de las mejoras identificadas en los procesos de Compras.

• El establecimiento de los niveles de seguridad y confidencialidad

adecuados para la información manejada en el proyecto, en cumplimiento de la legislación vigente.

• La transición y migración de los sistemas actuales que queden

sustituidos por los nuevos que los reemplacen. Por migración de datos se entenderán la carga de datos automática al nuevo Sistema así como cualquier actividad destinada a la depuración automática y carga efectiva de dichos datos en la nueva aplicación.

• Administración de los diferentes entornos hasta la puesta en producción

del sistema.

• Realización y entrega de toda la documentación correspondiente a cada una de las fases e hitos del proyecto, así como los correspondientes informes de seguimiento.

• La implantación de las medidas necesarias para la Gestión del Cambio,

de modo que se minimice el impacto correspondiente a la sustitución del sistema actual por el nuevo ERP.

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• Llevar a cabo la gestión de riesgos asociada al proyecto que permita llevar a cabo las acciones preventivas que permitan minimizar los riesgos identificados.

4. REQUISITOS DEL NUEVO SISTEMA

4.1. REQUISITOS GENERALES

4.1.1. Estructura CDTI

La estructura organizativa del CDTI está compuesta por Direcciones, Divisiones, Departamentos y Áreas. La organización de la asignación de costes a los recursos está basada en Órganos Presupuestarios y Centros de Coste. El nuevo sistema ERP debe ser flexible y adaptarse a las modificaciones en las estructuras tanto jerárquica como de organización de costes. Se debe estudiar la mejor solución para dar respuesta a estos cambios y que las modificaciones en estas estructuras se encuentren vigentes a partir de un momento dado, manteniendo la integridad hasta el momento del cambio.

4.1.2. Portales Web

Se incluye como objeto de este pliego la implantación de dos portales Web basados en tecnología Microsoft SharePoint. Las funcionalidades que se incluyan en este portal se llevarán a cabo utilizando tecnologías que mejoren la experiencia de usuario como es el caso de AJAX. Para cada uno de estos portales será necesario realizar un diseño gráfico basándose en la imagen corporativa del CDTI. Para cada uno de los portales será necesario presentar un prototipo del diseño gráfico que deberá ser aprobado por el CDTI. Los portales deben tener capacidad para la gestión de contenidos, definiendo workflow de aprobación y publicación de contenido en el portal. El diseño de los portales debe estar basado en estándares de accesibilidad y usabilidad, debiendo ser correcta la visualización en los navegadores más utilizados actualmente, y en sus diferentes versiones.

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• Portal Intranet-ERP El Portal Intranet va dirigido al personal del CDTI y sirve para centralizar información dirigida a aquellas personas que requieren una visión agregada de la información, así como realizar gestiones muy específicas que se pueden realizar desde un portal Web y que no requieran la funcionalidad completa que ofrece el cliente de Dynamics AX. El Portal Intranet-ERP tiene que estar integrado con la actual Intranet del CDTI. El portal Intranet-ERP se define como escritorio que sirve como punto de entrada a toda la información del CDTI, incluyendo páginas personales y páginas que agrupen la información por departamento, integración con correo electrónico, definición de perfiles de usuarios, calendarios compartidos, módulo de asignación y resolución de tareas, etc. En el portal Intranet-ERP se incluirá la gestión de solicitud de compra, eventos o servicios. Desde el portal se podrá consultar el estado de las solicitudes pendientes y finalizadas. El portal Intranet mostrará de una forma rápida y clara a cada responsable aquella información que puede ser de interés relativa a todos los procesos en los que se vea involucrado dentro de su ámbito de responsabilidad. Se definirá un cuadro de mando por cada uno de los niveles de responsabilidad –Dirección General, Dirección, División y Departamento–, y se definirán aquellos indicadores (KPI) representativos para los procesos Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos. El sistema debe permitir profundizar a partir del cuadro de mando a un nivel mayor de detalle en aquellos aspectos que se desee un análisis más pormenorizado. Se incluye dentro de este portal el desarrollo de un módulo estándar para la centralización de todas las tareas que puede llevar a cabo un empleado del CDTI y el acceso directo a la resolución de la tarea. Desde el portal Intranet-ERP se llevará un seguimiento de las tareas que tienen las personas o grupos asignadas, pudiendo resolver dichas tareas desde el propio portal. Las tareas se corresponderán a la resolución de actividades definidas en los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos. Las tareas de tipo aprobación podrán ser de dos tipos:

� Validación electrónica. El usuario se encuentra validado en el ordenador que accede al portal, por lo que al realizar la resolución de la tarea se almacenará el resultado, el usuario que la realiza tomando las credenciales de la seguridad integrada y fecha-hora de resolución de la acción

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� Validación con firma electrónica. En este caso a los datos del punto anterior se asocia la tarea a realizar y se firma utilizando la clave privada de un certificado digital en formato X.509 v3 emitido por una entidad de certificación reconocida por el CDTI.

Las tareas se dirigirán a un grupo o usuarios concretos.

• Portal Extranet-ERP

El portal Extranet-ERP está orientado a dar servicio por una parte a las empresas que colaboren con los procesos involucrados en el ERP, y por otra parte a las delegaciones del CDTI en el Exterior para que puedan acceder de forma remota a la funcionalidad del ERP que directamente les afecta. El Portal Extranet estará dividido en el portal de Proveedores, Portal Delegaciones CDTI y Portal Agencia Viajes. En el Portal de Proveedores las empresas que previamente se encuentren registradas e identificadas en el sistema de Entidades podrán acceder a la información de los procesos de compra e intercambiar documentación. El Portal de Viajes está orientado a la Agencia de Viajes colaboradora con el CDTI para que cumplimente los datos de coste de viaje y estará integrado con la aplicación de Viajes. Las ofertas publicadas en el portal podrán ir firmadas digitalmente, tanto identificando la persona que realiza la publicación como mediante firma de sellado de tiempo. La publicación de pliegos será un caso particular de publicación de ofertas. Desde el portal de proveedores las empresas registradas podrán participar en los procesos de compra abiertos por el CDTI. El CDTI puede realizar dos tipos de proceso de Compra:

� Proceso abierto. Cualquier empresa que cumpla los requisitos de la propuesta de compra puede solicitar acceso al portal de compras, inscribirse a la oferta y enviar su presupuesto.

� Proceso cerrado. El CDTI envía una solicitud de oferta a un grupo cerrado de empresas y únicamente estas podrán presentar su presupuesto.

Desde este portal se pueden realizar las siguientes gestiones:

� Consulta de ofertas de compra vigentes y disponibles para éste proveedor

� Consulta de ofertas presentadas previamente por el proveedor � Presentar una propuesta a una oferta vigente � Envío de factura asociada a un pedido � Envío de documentación

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� Gestión de devoluciones � Consultar Estado del pago de facturas � Actualizar datos de contacto � Etc.

El acceso al Portal de Proveedores será mediante usuario y contraseña, por lo que será necesario registrarse previamente para acceder al portal. El registro de Proveedores está directamente relacionado con la gestión de Entidades. El portal de Proveedores debe estar integrado con el sistema ERP y con la gestión documental. El Portal Delegaciones CDTI va dirigido a las delegaciones del CDTI fuera de España, para que puedan registrar apuntes contables y acceder a la información y documentación del ERP relativa a las delegaciones del CDTI en el exterior.

4.1.3. Consultas e informes

El sistema ERP y de Gestión de Viajes y Desplazamientos deberá incorporar toda la funcionalidad de búsqueda y consulta, así como la obtención de aquellos informes y estadísticas que se establezcan de uso frecuente y necesarios, permitiendo diferentes criterios de selección, ordenación, agrupación, detalle, totalización y presentación. Los resultados obtenidos deberán poder ser exportados en formatos compatibles con otras aplicaciones informáticas (hojas de cálculo, pdf, html, etc.) Se realizarán los informes personalizados que defina el CDTI utilizando la herramienta de generación de informes Cognos 8.3, para lo cual, será necesario como uno de los puntos del proyecto incluido en este pliego la elaboración de un metadata que permita la generación de informes para los procesos de Compras, Gestión Económico-Financiera, Presupuestaria, Gestión de Viajes y Desplazamientos y Gestión de Eventos. Con independencia de las consultas e informes requeridos frecuentemente que se establezcan en cada ámbito funcional, el sistema deberá disponer de un módulo de consulta y una herramienta para el desarrollo de informes personalizados orientados al usuario final, sin necesidad de conocimientos de programación, que le permita explotar información no planeada y que puedan ser integrados en forma natural al resto de los informes estándar o definidos por el usuario.

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4.1.4. Gestión documental

Se debe implantar un sistema de gestión documental basado en Microsoft SharePoint que debe cumplir los siguientes requisitos.

• El ERP debe estar completamente integrado con el sistema de gestión documental SharePoint, de modo que se pueda asociar uno o varios ficheros en cualquier tipo de formato. Desde el propio ERP se deben de poder subir los documentos directamente sobre el gestor documental y también desde el ERP se deben de poder consultar y gestionar los documentos.

• Se deben ofrecer los mecanismos necesarios para extender la funcionalidad del Gestor Documental para ofrecer una integración entre el sistema de correo del CDTI (Microsoft Outlook y Microsoft Exchange 2007) y SharePoint, de modo que se permita la carga directa de documentos con sus metadatos directamente al gestor documental desde el cliente de correo así como la carga de documentación de forma automática y catalogada enviada a una cuenta de correo electrónico, guardando los correos electrónicos en formato MSG agrupando en un único fichero con extensión .msg el contenido del correo con los datos adjuntos.

• El gestor documental estará integrado en el Portal Intranet-ERP y Extranet-ERP, de modo que sea accesible la documentación desde los portales.

• Workflow de aprobación de documentos y publicación de los documentos.

• Se debe proponer una estructura de organización del Gestor documental eficiente, optimizando el rendimiento y dando respuesta a los requisitos de seguridad.

• La catalogación de documentos dentro del gestor documental estará basada en metadatos que identifican el elemento al que se asocia la documentación (orden de pedido, presupuesto, factura, etc.) y serán rellenados por el sistema ERP al almacenar la documentación.

• Se debe implantar un sistema de escaneo de documentos y

reconocimiento de caracteres OCR integrado con el gestor documental, de modo que se pueda extraer información del contenido del documento para ser almacenado como metadato. Aquella información que no se pueda extraer del contenido deberá ser cumplimentada de forma manual.

• El gestor documental debe permitir la firma digital de documentos añadidos, tanto la firma del propio documento como un metadato que

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incluya la firma del documento tanto para documentos añadidos manualmente como mediante sistemas automáticos o documentos escaneados.

• El CDTI cuenta con Fotocopiadoras con capacidad para el escaneo, si se considera oportuno se podrá proponer otro dispositivo más eficaz, cuyo suministro e implantación queda fuera del alcance de este pliego.

• El gestor documental debe gestionar la autorización de acceso a los

documentos basándose en la estructura de seguridad actual del CDTI basada en Directorio Activo. Del mismo modo, se deben proporcionar los mecanismos adecuados para el registro de los accesos a los documentos.

• El gestor documental debe mantener un historial de documentos en aquellos casos que se considere oportuno y debe gestionar el registro de acceso a los documentos para mantener auditorías.

• Se debe proporcionar un portal de búsqueda, basado en ámbitos de

búsqueda y filtrado basado en metadatos y ámbitos de búsqueda que permita la localización eficiente de todo tipo de documentos (Email, Word, Excel, PowerPoint, PDF, Tiff, etc.)

• El gestor documental tiene que gestionar el derecho de acceso a documentos mediante IRM para aquellas bibliotecas de documentos definidas por CDTI. Se deben llevar a cabo todas las acciones necesarias a nivel de SharePoint y de Sistema Operativo para la correcta configuración del sistema IRM.

• Se definirán las vistas de documentos que se consideren necesarias y

se proporcionará un sistema de alertas frente a modificaciones de documentos o de librerías de documentos.

• Obtención de informes estadísticos de uso y auditoría.

4.1.5. Flujos de trabajo

Todos los procesos y procedimientos que se definan dentro del ámbito de este pliego deben estar soportados por un sistema de gestión de Workflows centralizado que permita el cumplimiento de los procesos y procedimientos, así como su seguimiento y control. El workflow vendrá definido por un conjunto de acciones y eventos relacionados. Esta herramienta de workflow debe permitir la gestión flexible de los mismos, de modo que sea posible la modificación de los estados del workflow por parte de un administrador del sistema.

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Se debe mantener un histórico del comportamiento del workflow que permita el seguimiento de todos los pasos seguidos para un proceso concreto. Deber poder consultarse el estado de cualquier petición, y modificar el estado del workflow por parte de un administrador, permitiendo posicionar el workflow en un punto concreto.

4.1.6. Inteligencia de negocio

Se deben proporcionar los mecanismos necesarios para poder realizar estudios multidimensionales que permitan realizar análisis de la información relativa a los procesos del sistema ERP. Se deben diseñar los cuadros de mando necesarios en función del los distintos niveles de responsabilidad existentes en el CDTI, incluyendo aquellos indicadores clave de negocio que permitan evaluar el cumplimiento de los procedimientos involucrados en los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos. Los métodos de consulta de la información y explotación deben ser lo más cercanos al usuario conocedor del negocio intentando en la medida de lo posible ofrecer la información en el Portal Intranet/Extranet, o en su defecto mediante la utilización de herramientas ofimáticas.

4.1.7. Notificaciones y avisos

El ERP debe proporcionar los mecanismos necesarios para definir alertas y notificaciones en función de reglas de negocio. Cuando se cumpla la regla de negocio definida (normalmente en base a cumplimiento de fechas y periodos máximos de resolución) el sistema deberá remitir las notificaciones electrónicas a las listas de distribución definidas. Las notificaciones podrán incluir envío de correo electrónico y/o asignación de tarea para su resolución.

4.2. REQUISITOS FUNCIONALES

4.2.1. Gestión de Entidades

Se considera Entidad cualquiera de los siguientes elementos:

� Empresas � Empresas Públicas � Unión Temporal de Empresas (UTE) � Agrupación de interés económico (AIE)

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� Agrupaciones o Asociaciones empresariales sin ánimo de lucro � Centros Privados de Investigación y Desarrollo sin ánimo de lucro � Centros Tecnológicos � Entidades de Derecho Público � Personas físicas

El CDTI dentro de su ERP cuenta con un módulo llamado “Gestión de Entidades”, que se encarga de gestionar la información relativa a las empresas, como pueden ser los datos registrales, datos de contacto e información adicional. Se desea mantener un único registro centralizado de entidades, por lo que el sistema ERP debe utilizar este repositorio de información para la gestión de los datos de Proveedores y Clientes. El sistema ERP puede requerir almacenar información adicional a la que registra el sistema de Entidades, ésta información sí tiene que ser mantenida y gestionada por la propia aplicación ERP. Se debe minimizar la redundancia y duplicidad de los datos en la medida de lo posible. El número de Entidades con el que trabajará el Proceso de Compras del ERP es un subconjunto muy limitado del conjunto de empresas registradas dentro del módulo Entidades, por lo que será necesario identificar el tipo de relación de la empresa con el CDTI. El Módulo de Compras del ERP tendrá visibilidad únicamente sobre aquellas cuya relación con el CDTI se encuentre relacionada con la Gestión de Compras. Se podrán definir diferentes tipos de relación entre la empresa y el CDTI, como pueden ser Proveedor, Suministrador, Mantenimiento, etc. El módulo de Gestión Económico - Financiera sí que tiene visibilidad sobre el conjunto de Entidades. El sistema ERP deberá dar soporte a las absorciones y compra de empresas, la liquidación de empresas así como situaciones especiales como situaciones en las que la empresa se encuentre en proceso concursal o en fase de acciones legales. Estas situaciones son gestionadas por el módulo de Entidades, pero será necesario definir un mecanismo basado en eventos para notificar al ERP de los cambios producidos y definir la gestión de los distintos procesos del ERP para estas situaciones. Se deberá mantener un historial de todos los cambios que afecten a las entidades para mantener la integridad de la información en la obtención de datos históricos. El sistema ERP deberá tener en cuenta la pertenencia a grupos empresariales, ya que podrá tener la misma consideración el grupo que una de las empresas que lo componen. Las empresas que deseen acceder al portal de compras deberán solicitarlo y se les remitirá un usuario y contraseña. Se debe proporcionar una solución que se integre con la aplicación Entidades considerando situaciones como que la

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empresa no exista previamente y debe ser dada de alta. La empresa que solicite acceso no se dará directamente de alta en el registro de entidades, previamente debe pasar a un estado intermedio en la que el personal CDTI determinará si se procede al alta definitiva actualizando sus datos en la aplicación de Entidades si fuese necesario y remitiendo el usuario y contraseña. El sistema debe recoger información ampliada relativa a las empresas, como información de contacto en función del tipo de relación del CDTI con la empresa y valoración de la empresa.

4.2.2. Requisitos Procesos de Compras

4.2.2.1. Compras El sistema debe contemplar una solución estándar que permita una gestión de Compras asociada a la gestión de inventario de acuerdo con las especificaciones técnicas que se detallan a continuación:

� El sistema facilitará soluciones para la tramitación de las Compras de acuerdo con los nuevos procedimientos definidos en el CDTI.

� Deberá establecer la distinción entre Gastos e Inversiones (Material, Inmaterial y Inmovilizado en Curso)

� Los requisitos establecidos para procesos de gestión concretos tales como los que afectan a maestros de materiales (oficina y consumibles informáticos), maestros de proveedores, gestión de inventarios (codificados) deberán seguir las pautas que a tal efecto se establezcan por el CDTI.

� Permitirá el registro de cuantas bonificaciones y descuentos puedan practicar los proveedores con perfecta identificación de los mismos en los pedidos, las entradas y consumos.

� Gestión de acuerdos comerciales con Proveedores (descuentos por volumen, por pronto pago, por tipo de pago, etc.)

� Contará con la suficiente flexibilidad y agilidad para permitir la obtención de la información necesaria para la planificación, gestión y control de las Compras en los diferentes ámbitos en los que se pueda generar (Cuadros de Mando).

� El sistema permitirá identificar en detalle a que corresponde el gasto/inversión comprometido, autorizado y ejecutado causantes de una desviación respecto al presupuesto en cualquiera de los apartados de su estructura.

� Permitirá obtener un informe de cierre, es decir, relacionará y calculará el importe de los pagos pendientes de compromisos adquiridos en base a toda la información disponible en el sistema: albaranes no asignados a la llegada de una factura, calendario de pagos recogido en los contratos, peticiones aprobadas, pedidos confirmados…

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4.2.2.2. Terceros

� El sistema garantizará una base de datos de acreedores única para todas las entidades del sistema, sin perjuicio de las limitaciones de acceso que se establezcan en función de las definiciones de perfiles de usuarios. Cada tercero tendrá un identificador único (C.I.F./D.N.I./ Nº DE VAT/OTROS)

� En relación con la base de datos de proveedores de compras debe figurar la fecha de alta en el sistema y de baja en su caso pasando a Histórico de Proveedores no Operativos. La información adicional tiene que incluir: Contratos suscritos, Concursos, Facturas, etc.,

� Además el sistema debe mostrar toda la información referente a los posibles cambios en la denominación fiscal de los proveedores. Así como los terceros pertenecientes a un mismo grupo empresarial.

� El mantenimiento del sistema se realizará de manera centralizada, no obstante la pre-introducción de datos en el sistema podrá realizarse de manera descentralizada pero con un sistema de detección de errores para mantener una uniformidad (Ej. la denominación de la empresa sea la fiscal y no la que aparece en la factura etc.). Hasta que un acreedor no esté validado no se le podrá asociar ninguna factura o documento.

� Deberá garantizar la posibilidad de mantenimiento de múltiples direcciones (domicilio fiscal y el de contacto si es distinto) y cuentas bancarias para un mismo tercero identificando la entidad para la que es válida cada una de ellos.

� Contemplará el tratamiento de proveedores extranjeros, así como los códigos BIC e IBAN de sus cuentas bancarias para transferencias internacionales.

� Además de los datos de contacto que se almacenan en la aplicación de Entidades relativas a las empresas se desea poder incorporar datos adicionales de contacto específicos para la gestión de Compras, estos datos serán gestionados directamente por el ERP.

� Para cada empresa se podrán incluir notas a lo largo del tiempo de relación del CDTI con la empresa en la que se irán registrando las diversas incidencias u observaciones que consideren oportunos los Técnicos del CDTI.

� El sistema deberá permitir endosos, cesiones de crédito o factoring, confirming y posibles combinaciones, según proceda en la fase de obligación o disposición.

� Igualmente deberá permitir la gestión en los casos en los que el proveedor nos comunique la Cesión de los Derechos de Cobro a favor de un tercero. Así mismo contemplará la posibilidad a través de un link con nuestro proveedor de informes comerciales del seguimiento de embargos judiciales o administrativos.

� El sistema facilitará consultas e informes por tercero, terceros con embargos y también por endosatario, de todos los documentos contables que tenga, ya sean contabilizados o registrados, incluidos los pagos y garantías, tanto separados por cada una de las cuentas bancarias que puedan tener, como agregado de todas ellas. Para ello

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permitirá la ordenación por NIF/CIF y alfabética ordenada por primer y segundo apellido y nombre en el caso de las personas físicas.

� El sistema permitirá por defecto conocer en el momento previo a la confirmación del pedido y de la factura si el proveedor se encuentra al corriente de pago de sus obligaciones ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para ello se servirá de la integración de la información disponible en la herramienta que CDTI tiene desarrollada a tal efecto.

� El sistema debe proporcionar una visión global de la situación de un proveedor en un momento dado, de modo que se pueda visualizar el estado de todas las relaciones con el proveedor (pedidos, facturas, albaranes, pagos, etc.) desde un único punto. En caso de que exista alguna incidencia en algún punto conocer el estado de la misma y su motivo.

4.2.2.3. Activos Fijos En este sentido el sistema deberá:

� Permitir la gestión del Inventario General a través de la normalización de la codificación de los bienes susceptibles de ser inventariados, así como la definición de los documentos y de su tramitación para la actualización del inventario.

� Garantizar la conexión del módulo de inmovilizado con la gestión de Compras y Gestión Económico-financiera. Además gestionará la contabilidad del inmovilizado, conectando con el módulo de contabilidad general e informando sobre la calificación jurídica, situación de los bienes, valoraciones a 1 de enero y 31 de diciembre y cálculo de las amortizaciones del periodo y acumuladas y valor contable neto.

� El sistema registrará todas las operaciones que constituyen el inmovilizado permitiendo el seguimiento y la permanente información sobre el inmovilizado material, inmaterial y financiero.

� En el caso del inmovilizado material, formado por elementos patrimoniales, muebles o inmuebles, deberá incorporar una gestión de inventario de los bienes esta naturaleza, con el siguiente contenido:

o Relación de dicho inmovilizado. o Valoración y situación del mismo. o Amortización acumulada. Dispondrá de funciones para el cálculo

automático de la amortización en función de la naturaleza del bien.

o Incorporaciones, adquisiciones y enajenaciones realizadas durante el ejercicio.

o Estado de situación del inmovilizado. Análisis de las diferencias entre el existente al comienzo y al fin de ejercicio.

� Deberá contemplarse el tratamiento del inmovilizado en curso a final de ejercicio y los registros necesarios para convertir el inmovilizado en curso en inmovilizado terminado cuando haya finalizado la actuación correspondiente.

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� En el caso del inmovilizado inmaterial que se decida incorporar al inmovilizado material se efectuará mediante acceso directo.

� El inmovilizado inmaterial, tendrá un tratamiento similar al señalado para el inmovilizado material de acuerdo con el Plan General Contable vigente.

� Se realizará la agrupación de activos fijos por familias, cuenta contable y localización.

� Gestión de las garantías de los activos. Se deben asociar las condiciones de la garantía al activo y poder consultar el documento de la garantía.

4.2.2.4. Gestión de Eventos/Proyectos

El nuevo sistema debe encargarse de la gestión de toda la información relativa a la organización del evento como puede ser la agenda, ponente, ubicación, envío de invitaciones a eventos, análisis de asistencia a eventos, etc. Para llevar a cabo esta gestión se propone el producto Microsoft Dynamics CRM. El registro a los eventos se realiza mediante la web del CDTI (www.cdti.es) por lo que los datos de registro deberán ser importados de esta aplicación. La gestión de la organización del evento debe estar integrada con la gestión documental. La gestión de la organización del evento debe estar integrada con la gestión económica del evento, que será llevada a cabo mediante el módulo de gestión de proyectos del ERP Dynamics AX, donde se registrará el presupuesto del evento, planificación, compras / contrataciones asociadas al evento, etc. La Gestión de Eventos/Proyectos debe estar integrada con la gestión de Compras y Económico-Financiera, permitiendo asociar compras a Eventos/Proyectos, Definición de presupuestos validado con la Gestión Presupuestaria, etc. El sistema permitirá consultar los eventos/proyectos pasados para poder crear nuevos eventos o proyectos a partir de uno anterior. Los gastos asociados al proyecto se validarán contra el presupuesto del proyecto, se definirán los pasos a llevar a cabo en caso de que se supere el presupuesto.

4.2.2.5. Gestión de contratos El sistema debe permitir la gestión de los contratos administrativos que el CDTI celebre con terceros dentro del ámbito de la gestión de Compras y servicios. Se debe cubrir la siguiente funcionalidad:

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� El contrato será dado de alta por el departamento encargado de su gestión, aunque el departamento de compras será notificado de su creación y podrá completar la información asociada al contrato.

� Los contratos llevarán asociados diferentes estados que deberán ser gestionados.

� Al contrato se deberán encontrar asociados todos los documentos y ficheros asociados a los mismos que se almacenarán en el gestor documental.

� Al contrato se le asociará información relativa al proceso de contratación, como puede ser si está asociado a un pliego, modalidad del proceso de contratación, si llevó asociada la publicación de publicidad en medios de comunicación, fechas relevantes del proceso de contratación, intervinientes en el proceso de contratación, etc.

� Los contratos pueden contar o no con precedente, en caso de que exista debe mantener la vinculación y trazabilidad.

� Los contratos pueden servir de precedente a una o varias facturas pudiendo ser éstas recurrentes.

� El contrato puede llevar asociado un presupuesto y unos plazos de vigencia. Estos requisitos deben ser comprobados que se cumplen por las facturas asociadas al contrato (alerta ante la prorroga/cancelación/vencimiento o alcance de su importe máximo).

� El sistema permitirá un control del calendario de pagos fijado en cada contrato, emitiendo un aviso para aquellos compromisos de pago próximos aún no gestionados.

� Ofrecerá la suficiente flexibilidad para ser una herramienta eficiente de gestión y control de contratos. Garantizará la gestión de las obligaciones incurridas en el contrato sirviéndose de toda la información/documentación integrada y sus mecanismos de control/alerta. Permitirá además suficiente flexibilidad para obtención de los informes necesarios.

4.2.2.6. Peticiones de compra / Servicio Las peticiones deberán ser automáticas, transmitidas vía formulario publicado en la Intranet-ERP por la persona autorizada. Este formulario deberá estar diseñado para recoger todo el universo de peticiones de los departamentos/direcciones tales como: jornadas, eventos, materiales, servicios, etc. Deberá además permitir la integración automática de aquellas peticiones generadas a través de la herramienta de Gestión de incidencias, en su mayoría, peticiones de mensajería, material de oficina, y sustitución de elementos que han dejado de funcionar. El formulario de petición deberá contemplar, al menos, los campos siguientes: nº de petición, fecha de solicitud, departamento solicitante, órgano presupuestario, centro de coste, asunto, descripción de la petición, fechas a tener en cuenta dependiendo la naturaleza de la petición. Además debe permitir adjuntar documentos, y a partir del órgano presupuestario y centro de

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costes especificados cargar el presupuesto aprobado, comprometido, ejecutado y en consecuencia disponible. La petición deberá ser remitida al departamento de compras para su tramitación. Contemplará las siguientes utilidades:

� Gestión de las peticiones. � Consulta de las peticiones por cualquiera de sus campos. � Centro de coste de las peticiones y cálculo del presupuesto disponible

asociado. Las peticiones deberán ser aprobadas por los responsables que se definan en el proceso, se debe considerar la posibilidad de contar con personas delegadas. Además, se establecerán unos tiempos máximos para la resolución de la autorización, en caso de superarse se determinará si se procede al escalado de la misma hasta un nivel y las notificaciones que se remitirán.

4.2.2.7. Presupuestos/ofertas El módulo de presupuestos/ofertas deberá poder ser utilizado por todos los departamentos para recibir y consultar los distintos presupuestos/ofertas recibidas para una petición. Este formulario deberá estar diseñado para su integración automática asociada a la referencia CDTI (ya sea nº de petición cuando ha existido o nombre del proyecto/evento en caso contrario) independientemente de su origen: Portal Cdti, fax, e-mail, etc. El formulario de presupuestos/ofertas deberá contemplar, al menos, los campos siguientes: referencia CDTI ( Nº de petición CDTI o nombre del proyecto/evento CDTI si no ha existido petición e intervención de compras), departamento CDTI gestionó el gasto, referencia del proveedor, datos del proveedor (identificación fiscal, CIF, dirección, nº, código postal, población, provincia, teléfono, fax, persona de contacto y cargo, e-mail), descripción de la oferta (con posibilidad de adjuntar documentos) y su fecha límite de vigencia, cálculos de la oferta con la posibilidad de añadir cuantas líneas sean necesarias (desglosando en concepto, cantidad, precio, importe, descuento e importe final e indicando para el total de la oferta el total después de impuestos y % medio de descuento aplicado en la oferta), fecha límite de ejecución/entrega, forma de pago. Los presupuestos/ofertas deberán ser remitidos al departamento solicitante para su evaluación, ya sea compras, promoción y eventos o proyectos. El sistema debe permitir:

� Consulta Presupuesto/ofertas por proveedor o cualquier otro elemento de sus campos.

� Conocer los presupuestos/ofertas pendientes

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� Vigencia de los presupuestos/ofertas � Informe comparativo de los Presupuestos/ofertas recibidos para una

misma petición � Junto con los datos de su propuesta para cada proveedor, el sistema

proporcionará:

-la información tanto del importe total de los pagos satisfechos, como el importe del comprometido, autorizado o pendiente de pago correspondiente a los 2 últimos ejercicios; -y si el proveedor se encuentra al corriente de pago de sus obligaciones ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para ello se servirá de la integración de la información disponible en la herramienta que CDTI tiene desarrollada a tal efecto.

El presupuesto/oferta podrá ser remitido a un grupo de empresas determinado o quedar abierto para que cualquier empresa que cumpla unos requisitos previos que se definan en el presupuesto/oferta pueda remitir su propuesta.

4.2.2.8. Albaranes/Inventario Los albaranes deberán poder ser integrados en el sistema bajo el nº de referencia CDTI tras la entrega del material solicitado al proveedor. El sistema debe permitir:

� Consulta de los albaranes a través de los campos claves. � Aviso recepción y conformidad del pedido al departamento de compras.

El pedido pasa a estatus ejecutado. � Comprobación de la factura con los albaranes y alta en el Inventario � Gestión completa del inventario � Identificación de incidencias, rechazos y devoluciones.

Se considerará un caso particular la recepción de albaranes relativos a los viajes, ya que al registrar el albarán en el ERP se debe actualizar el importe en para cada uno de los distintos conceptos (Alojamiento o Transporte) de la aplicación de viajes. Se debe proporcionar los mecanismos necesarios para realizar una conciliación entre los datos remitidos electrónicamente por Visa correspondientes a los cargos en la tarjeta con los albaranes recibidos por parte de la agencia de viajes, ya que en ocasiones se producen modificaciones en las condiciones del viaje que implican un cambio en los importes del viaje y que no se reflejan en el albarán proporcionado por la agencia de viajes pero sí en el cargo de la Visa.

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4.2.2.9. Autorización de gastos/inversiones Las autorizaciones de gasto/inversiones deberán ser automáticas, es decir, deberán ser transmitidas vía formulario a partir de la aceptación del presupuesto por el departamento CDTI que gestionó el gasto, quién además en este momento introducirá el concepto económico y especificará si es un gasto o inversión. El formulario se auto-rellenará de forma automática a partir de la información ya introducida anteriormente, deberá por tanto contemplar, al menos, los campos siguientes: Fecha, referencia CDTI, órgano presupuestario, centro de coste, concepto económico, descripción de la petición, importe final después de impuestos, presupuesto aprobado, comprometido, ejecutado y disponible. Las autorizaciones de gasto/inversiones deberán ser remitidas al/los responsables definidos con firma digital al efecto, y una vez validadas por estos siempre al departamento de compras y si fuera el caso, además al departamento que gestionó directamente con independencia de compras. Contemplará, al menos, las siguientes utilidades:

� Gestión de las autorizaciones � Los responsables de autorizar la petición tendrán además visión para el

proveedor seleccionado de: -el importe total de los pagos satisfechos, así como el importe del comprometido, autorizado o pendiente de pago correspondiente a los 2 últimos ejercicios; - y si el proveedor se encuentra al corriente de pago de sus obligaciones ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para ello se servirá de la integración de la información disponible en la herramienta que CDTI tiene desarrollada a tal efecto.

� Autorizado el gasto/inversión, actualización del presupuesto aprobado. � Posibilidad de consulta de las autorizaciones pendientes, y en el caso de

autorización urgente, si llegada la fecha prefijada sigue pendiente emitir un aviso automático al departamento de compras y al superior jerárquico para su validación.

� El sistema debe proveer también un formulario tipo llamado NOTA INTERIOR, que se utilizará para obtener la autorización correspondiente en los casos en los que no hubiera existido presupuesto anterior y ser después transmitida al departamento financiero para el pago. Por ejemplo, pagos de recibos del ayuntamiento, pagos regulares con factura en base a contrato, y compromisos de pago contractuales sin factura. Adicionalmente deberá permitir adjuntar documentación y catalogarlo en base a su naturaleza.

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4.2.2.10. Pedido/Contrato/Convenio/Acuerdo Tras la autorización, aviso al departamento de compras y al departamento que gestionó el gasto para confirmar el envío del pedido, que se rellenará automáticamente y permitirá cambios antes de su transmisión automática al proveedor, a través de la vía definida, para las grandes empresas vía telemática, para el resto por e-mail, fax… a través del sistema; y deberá permitir al departamento de compras recibir el mensaje de validación/confirmación de entrega/ejecución o cualquier otro comentario del proveedor. Asociar a los pedidos el departamento solicitante y el gestor. El formulario contemplará los mismos campos que el presupuesto. Para el caso de que la aceptación del presupuesto derive en la firma de un contrato en lugar de la emisión de un pedido, el sistema debe disponer de distintos modelos tipo de contrato de los que el departamento de compras o departamento que gestione el gasto directamente partirá para enviar un borrador al departamento de asesoría jurídica, quedándose grabado en el sistema una vez firmado por las partes y entonces emitiendo un aviso siempre al departamento de compras y si fuera el caso, además al departamento que gestionó el gasto. El contrato estará vinculado al nº de referencia CDTI. El sistema debe permitir , al menos, las siguientes funcionalidades:

� Gestión de los pedidos (Indicando su estado: enviado, cursado, ejecutado)

� Consulta de los pedidos por cualquiera de los campos contemplados. � Recepción confirmación del proveedor y fecha prevista de ejecución. � Gestión de los contrato/convenio/acuerdo (alertas ante el vencimiento

del próximo pago no satisfecho, la prorroga/cancelación/vencimiento o el alcance de su importe máximo)

� Un original de cada contrato/convenio/acuerdo estará archivado en la Secretaría General y el documento escaneado estará disponible para los departamentos de Compras y el solicitante así como los documentos aportados (Poderes notariales avales etc.).

� Consulta de cada contrato/convenio/acuerdo por los campos clave: proveedor (C.I.F), objeto, vencimiento, periodo de rescisión, tipo procedimiento de contratación, etc.

4.2.2.11. Gestión de facturación

Las facturas, que podrán ser recibidas por distintas vías: p.ej., en formato electrónico, correo electrónico (PDF), o correo postal, deben ser integradas automáticamente en el sistema bajo un número de entrada y asociadas a toda la información/documentos anteriores. El departamento de compras recibirá el

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aviso de su llegada y podrá consultar la información al respecto con objeto de evaluar si procede la conformidad de la factura. La factura bajo el estado de “Recibida” pasará por diferentes estados como consecuencia de la intervención del departamento de compras: “Pendiente aprobación”, “Pendiente aprobación económica”, “Pendiente aprobación técnica”, “Conforme”, “Contabilizada”, “Pagada”. La factura será “Conforme” si cuenta con la aprobación económica y técnica. Sólo si la factura cuenta con estas aprobaciones podrá ser pagada. Al pasar la factura a “Conforme”, el sistema mostrará si el proveedor se haya al corriente de pago de sus obligaciones ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, para ello se servirá de la integración de la información disponible en la herramienta que CDTI tiene desarrollada a tal efecto. A través del sistema, se podrá fijar un bloqueo de pago sobre todas las facturas pendientes de un determinado proveedor sin perjuicio de conservar la información concreta de cada factura referente a la aprobación técnica o económica disponible hasta ese momento. El formulario de factura contemplará, al menos, los siguientes campos: Nº factura, fecha factura, fecha entrada, datos del proveedor, referencia CDTI, ref., presupuesto proveedor, concepto, cantidad, precio, descuento, importe final, importe total después de impuestos, forma de pago y cuenta bancaria, fecha de vencimiento. El sistema deberá permitir gestionar la distinta casuística entorno al importe total después de impuestos: distintos % IVA, IGIC y otros como % proveedores extranjeros. Para las facturas expresadas en moneda extranjera se debe poder solicitar y recibir del Departamento Financiero a través del sistema su equivalencia en euros. CDTI sólo contabiliza en euros. Se han identificado cuatro supuestos que desencadenan en el pago de las facturas:

� Con precedente. A partir de una solicitud de compra o presupuesto se desencadena un pedido y por tanto una factura.

� Sin precedente. Pago de facturas que no cuentan con ninguna gestión previa, como puede ser el pago de tasas, pagos adicionales asociados a un contrato pero que no se incluyen dentro de este, micropagos, etc.

� A partir de contrato. La firma de un contrato de prestación de servicio puede llevar el pago de un conjunto de pagos vinculados o no a determinados hitos con su correspondiente autorización técnica.

� Contrato recurrente. Contratos con o sin vencimiento, que pueden contar con una renovación automática y unos pagos periódicos.

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El sistema debe proporcionar, al menos, la siguiente funcionalidad asociada a la gestión de facturas:

� Tramitación automática de la recepción de facturas en formato electrónico tanto en formato XML como PDF/JPG/TIFF. Se reconocerán las facturas que cumplan las especificaciones de la Agencia Tributaria (FACTURAE) y el formato europeo (EFIFACT) en sus distintas versiones.

� Digitalización de facturas. Aquellas facturas recibidas en formato papel deberán ser digitalizadas e incorporadas al sistema.

� Tramitación de facturas con precedente y validación de los datos de la factura con el albarán.

� Gestión de rechazos y devoluciones, validación de no aceptación de facturas de pedidos/albaranes devueltos o cancelados.

� Tramitación de facturas sin precedente. � Gestión de pagos sin factura. Pago de provisiones de fondos que se

compensa al recibir la factura. � Facturación parcial o por hitos de servicios o compras. � Gestión de la aprobación de pago de las facturas. Existirán facturas que

lleven asociada la aceptación técnica del servicio o bien contratado previa a la aceptación por el departamento de compras para su pago. La aceptación para el pago de facturas podrá ser individual o por acumulación, en cuyo caso en el momento de la firma se podrán retirar facturas del bloque de firma.

� Gestionar el pago de facturas a otra entidad distinta al emisor de la factura

� Gestión de facturas internacionales � Consultar la factura por cualquiera de sus campos claves. � Avisar al departamento de compras y financiero del vencimiento de una

factura registrada aún no pagada. � Control de facturas pendientes de recibir. A través del informe de cierre

el sistema relacionará y calculará el importe de los pagos pendientes de compromisos adquiridos en base a toda la información disponible en el sistema: albaranes no asignados a la llegada de una factura, pagos pendientes recogidos en los contratos, peticiones aprobadas, pedidos confirmados…

� Gestión de facturas asociadas a un contrato con un presupuesto máximo asociado al contrato y cumplimiento de los plazos firmados en el contrato. El sistema permitirá un control del calendario de pagos fijado en cada contrato, emitiendo un aviso para aquellos compromisos de pago próximos aún no gestionados.

� Bloqueo de facturas por falta de la aprobación técnica o económica o por el bloqueo sobre los pagos pendientes del proveedor.

� Gestión de rechazos y devoluciones

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4.2.3. Gestión económico – financiera

El CDTI se gestiona como una única empresa, la contabilización se realiza únicamente en Euros y se rige por la contabilidad de Empresa Privada. El objetivo de esta área es evaluar y analizar las necesidades para la implantación de los procesos económico-financieros de CDTI. El presente documento, incluye cuestiones referentes a los diferentes componentes de Gestión Financiera, que está integrado por las siguientes áreas:

� Contabilidad Financiera. � Contabilidad Presupuestaria. � Contabilidad Analítica. � Activos Fijos. � Tesorería. � Fiscalidad.

Se debe garantizar la correcta migración de información de todas las áreas mencionadas anteriormente: datos, operaciones, consultas, tablas, mantenimientos, parametrización e informes de la actual aplicación informática de gestión económico-financiera, IFMS, que está utilizando actualmente el Centro a la nueva aplicación de gestión contable. Las consultas e informes obtenidos del ERP podrán ser exportados a otras aplicaciones informáticas (hojas de cálculo, pdf, html, etc.)

4.2.3.1. Contabilidad Financiera La contabilidad financiera debe reflejar todas las operaciones de carácter económico-financiero del CDTI, con el fin de obtener la estructura y composición del patrimonio del Centro, su repercusión financiera y posibilitar la obtención de los resultados de la gestión desde un punto de vista económico, en cada momento. Dentro de la operativa para el registro y gestión de los datos de contabilidad, y además de las funciones generales de la técnica contable, se prevén, al menos, las siguientes funcionalidades: Estructura básica:

� Deberá ser configurado conforme a la normativa del Plan General de Contabilidad (PGC) vigente, y mantener la estructura del anterior Plan General de Contabilidad para datos históricos.

� Mantenimiento del Plan de Cuentas y de las tablas de enlace con el resto de módulos.

� Incorporar dimensiones a los apuntes contables como pueden ser origen de fondos, código de proyecto, NIF (deudores, acreedores, personal, becarios, consejeros, comité asesor, etc.), centro de coste, órgano

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presupuestario, funciones, bienes de inmovilizado, entidades financieras, conceptos de tesorería y aquellos otros que se consideren necesarios. Se deben tener en cuenta las relaciones jerárquicas de las dimensiones.

� Independientemente de que la factura del acreedor tenga IVA, el sistema debe estar preparado para incluir su contabilización como mayor gasto o como IVA deducible.

� Conciliación automática y manual por número estadístico (número de factura. número de viajes, etc.) de las cuentas financieras, así como por importe de los auxiliares (proyectos, terceros, etc.).

� Impedir conciliar apuntes cuando el importe del debe y del haber no sumen lo mismo.

� El ERP tiene que permitir que cuando se desconcilian apuntes conciliados del debe tienen que desconciliar también sus apuntes del haber o viceversa.

� En aquellas cuentas que se quieren conciliar, deben tener el campo obligatorio para que se realice la conciliación automática.

� Gestión de períodos contables para poder realizar mensualmente e independientemente los procesos de cierre por áreas: contabilidad financiera, presupuestaria, de gestión, etc.

� Incorporar gestión documental contable. � Emitir facturas a clientes con y sin IVA, así como su posterior

contabilización. � No permitirá grabar directamente o indirectamente (interface, etc.)

asientos descuadrados, y así mismo facilitar el importe del descuadre. � El sistema debe facilitar la integración de datos entre los diarios,

balances y cuenta de pérdidas y ganancias, etc. � La aplicación deberá permitir diferentes estados de los asientos

(provisionales, definitivos, etc.) � El sistema deberá obligar a grabar los datos necesarios (auxiliares,

fechas, datos estadísticos, número de factura, etc.) dependiendo de la cuenta financiera que se esté grabando.

� El ERP deberá realizar el asiento de cierre del ejercicio, regularización de la cuenta de pérdidas y ganancias y regularización del patrimonio neto, así como el asiento de apertura de forma automática. También deberá permitir la retrocesión de estos asientos por si durante la auditoria de los estados financieros procede la modificación de datos, y la posibilidad volver a realizar dicho proceso.

� Gestión de fuentes de financiación (préstamos, hipotecas, leasing, renting, etc.)

Informes y consultas:

� Dispondrá de las opciones que permitan la obtención de los estados financieros definidos según las cuentas anuales del Plan General de Contabilidad: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambio en el patrimonio neto y estado de flujo de efectivo, en cualquier momento.

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� Permitir obtener la información de las cuentas anuales desagregada (por cuenta, partida, etc.)

� Se dispondrá de Balances de comprobación, de sumas y saldos y balances por auxiliares (proyectos, terceros, orígenes de fondos, bienes de inmovilizado etc.)

� Elaborar un informe con las subvenciones recibidas de PPGGE y su posterior aplicación.

� Extracto de cuentas contables que permitan la visualización del saldo y el desglose en las partidas que lo componen, datos auxiliares (proyectos, terceros, orígenes de fondos, etc.) y movimientos conciliados y sin conciliar.

� Extracción de la información necesaria para el Consejo de Administración.

� Poder realizar consultas directas a las tablas de apuntes (financiera, analítica, presupuestaria, tesorería, proyectos, etc.) por importe, periodo, cuenta, operación, importe conciliado, fecha valor, etc.

Contabilización de asientos:

� El ERP debe ofrecer la posibilidad de registrar apuntes contables prefijando asientos tipos (consejeros, becarios, comité asesor, etc.).

� El ERP deberá permitir la realización de asientos directos. � La aplicación debe permitir la realización de asientos simples así como

múltiples. � Portal extranet publicado en Internet para registrar apuntes contables de

la red exterior, prefijando la cuenta contable. � Gestión de las transacciones en moneda extranjera que se realicen fuera

del territorio nacional, debiendo controlar el saldo en moneda extranjera y su equivalencia en moneda local, que permita tener un control de las liquidaciones de gastos.

� El módulo contable debe permitir el registro de las pérdidas por deterioro, baja de proyectos en base a la información proporcionada por la aplicación GPPCDTI respecto a la morosidad e impago de los clientes. También deberá facilitar la contabilización de las periodificaciones de intereses de I+D y el valor actual de los flujos de efectivos futuros de los proyectos de I+D, datos recibidos de la aplicación GPPCDTI.

� El ERP deberá estar preparado para que en el registro de asientos directos, cuando se introduzca el auxiliar correspondiente a proyectos, nos facilite automáticamente el tercero y cuantos auxiliares estén asignados a esa cuenta financiera.

� Posibilidad de recuperación de asientos ya considerados como definitivos para su reversión en el periodo actual o para poder volver a contabilizarlo en otro periodo distinto pudiendo modificar el importe la cuenta financiera o los auxiliares, etc.

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Interfaces con otros sistemas:

� La financiación otorgada por el CDTI a los proyectos y empresas que cumplen con los requisitos para la concesión de ayudas al desarrollo tecnológico se gestionará desde la aplicación GPPCDTI fuera del nuevo sistema contable.

� El ERP recibirá vía interfaz de la aplicación GPPCDTI todos los datos maestros de clientes y proyectos.

� La gestión de los datos (pagos, cobros, devengo de intereses, tramos no reembolsables, etc.) de los proyectos genéricos de I+D+I se realiza en la aplicación GPPCDTI fuera del sistema de contabilidad. Estos se deben transmitir vía interfaz al ERP.

� Contabilización de los datos que se reciben de la aplicación de nóminas. � Contabilización de los datos correspondientes a las liquidaciones de

viajes y desplazamientos.

Terceros:

� Por lo que respecta a la definición de los datos maestros, éstos serán clasificables por tipología de tercero y deberá crearse un registro maestro para cada cuenta de tercero.

� El registro maestro controla la forma en que el sistema graba y procesa las operaciones contables. A este nivel se definirán: dirección, datos bancarios, vías de pago, condiciones de pago, etc.

� Mantenimiento de terceros con GPPCDTI motivado por cambios sociales (procesos de absorción, fusión, cambios de razón social, cambios de NIF, etc.) y su posible reflejo contable.

� La verificación y conformación de las facturas se realizará a partir de la información del circuito de compras.

� Necesidad de establecer un circuito de autorización/validación de los gastos e inversiones de CDTI en función del importe.

� Gestión de la solicitud de gasto e inversión en una misma factura y su posterior contabilización.

� Cada proveedor será único y el sistema identificará si ya existe. � En relación a los datos maestros de clientes se cargarán mediante

interfaz de la aplicación GPPCDTI en la que se mantienen y se dan de alta los clientes de los proyectos.

4.2.3.2. Contabilidad Presupuestaria

En la Contabilidad Presupuestaria existirán cuatro estados para el seguimiento del presupuesto y su ejecución:

� Presupuesto Aprobado. Asignación aprobada por la dirección del CDTI a un órgano presupuestario (Dirección, División, Departamento, etc.), función (Programas Unión Europea, red exterior, etc.), así como otras clasificaciones (comunes y propios, etc.) para su funcionamiento durante un periodo de tiempo.

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� Gasto/Inversión Autorizado. Son gastos o inversiones autorizadas por los responsables en el proceso para poder ejecutar una compra.

� Gasto/Inversión Comprometido. Obligaciones contraídas pendientes de ejercerse con cargo a las partidas de presupuesto aprobado que han sido previamente autorizadas.

� Gasto/Inversión Ejecutado. Son gastos o inversiones una vez contabilizados en los estados financieros del Centro.

El sistema deberá cumplir los siguientes requisitos en la elaboración del Presupuesto: Organización de datos estructurales:

� Permitirá la definición de jerarquías de datos estructurales de gastos, siguiendo una triple clasificación:

• Órganos presupuestarios (Direcciones, Divisiones, Departamentos, etc.).

• Funciones (Programas Unión Europea, red exterior, etc.). • Cuentas económicas (cuentas de gastos e ingresos).

Así mismo garantizará la extensión a otras clasificaciones (comunes y propios, etc.).

� La organización de los datos del presupuesto de ingresos se llevará a cabo según las clasificaciones de gastos.

� El sistema garantizará la adaptación, en todo caso, a la estructura presupuestaria del CDTI.

� Deberá facilitar el seguimiento de datos estructurales. Considerando que los cambios de estructura orgánica son frecuentes, es importante que pueda establecerse un sistema de asignación automática entre ejercicios económicos, que facilite la relación y comparación de datos.

Gestión del Presupuesto:

� Posibilitará la creación del presupuesto con la introducción de datos por parte de los responsables de los Órganos presupuestarios.

� Se debe habilitar un campo de texto por cada partida a presupuestar donde poder recoger una breve descripción.

� Mantenimiento de diferentes versiones de presupuesto. � Existirá la posibilidad de bloqueo de la versión definitiva del presupuesto. � Obtención del presupuesto en base a datos del presupuesto y ejecución

del ejercicio anterior. � Cálculo del presupuesto (por cualquier clasificación y partida) mediante

porcentajes o cantidades fijas, permitiendo el bloqueo de partidas y el mantenimiento de los parámetros de derivación y partidas bloqueadas.

� Ayudas para agilizar la distribución de modificaciones presupuestarias. � Comparaciones de resultados: Entre distintos ejercicios y versiones. � Deberá facilitar las modificaciones a un presupuesto ya existente

mediante modificaciones en bloque según jerarquías de la estructura presupuestaria (modificaciones porcentuales o absolutas),

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modificaciones selectivas según tablas de porcentajes variables aplicados a la estructura presupuestaria u otras modificaciones como cambios de importes entre partidas.

Modificaciones al presupuesto:

� El sistema deberá resolver adecuadamente el tratamiento de las modificaciones presupuestarias, entendiendo por tales aquellas operaciones que suponen aumento o disminución de los importes iniciales del presupuesto, así como las transferencias de crédito entre aplicaciones presupuestarias distintas, sin incidencias en el importe global del mismo. Conforme a la normativa aprobada para cada ejercicio económico.

� Se debe habilitar un histórico donde poder recoger una breve descripción de las modificaciones realizadas.

� El sistema deberá incorporar una herramienta de flujo de trabajo (Workflow), para la gestión del expediente de modificación presupuestaria.

� El sistema posibilitará la apertura y ejecución del ejercicio corriente sin haber cerrado el ejercicio anterior. Esto significa que se podrán efectuar operaciones simultáneamente en el ejercicio n y n-1. Se deberán contemplar lo siguientes estados para un ejercicio presupuestario: ejercicio en ejecución con posterioridad al 31 de diciembre, antes del cierre provisional, cierre y apertura (provisional y definitivo).

� El sistema deberá permitir que el período contable que se concluye (ejercicio en ejecución antes del cierre provisional) y el que se abre (abierto provisionalmente) reciban únicamente aquellas operaciones que les corresponden, (imputación de gastos generados con anterioridad al 31/12 del año anterior). Mientras se está cerrando el ejercicio deben seguir permitiéndose las operaciones de devolución de documentos contables en el ejercicio que se cierra y reanotación de dichos documentos, todo ello por fases contables y fechas, en el caso de que así se determine.

Cierre de ejercicio:

� El sistema permitirá cerrar de forma independiente el presupuesto de ingresos y el de gastos, pudiéndose realizar de manera independiente.

� En esta fase el sistema deberá permitir bloquear, en función de la fase presupuestaria, el registro de documentos.

� El sistema informará de las propuestas de gasto no ejecutado en el presupuesto que se va a cerrar provisionalmente.

� Una vez realizado el cierre definitivo del ejercicio, el sistema deberá reflejar los saldos susceptibles de incorporación al ejercicio siguiente.

� El cierre definitivo bloqueará todas las operaciones sobre ese ejercicio, permitiendo el acceso al mismo únicamente para consultas.

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Apertura de ejercicio:

� El sistema permitirá abrir, de forma independiente, el presupuesto de ingresos y el de gastos.

� Incorporación del Presupuesto aprobado para el ejercicio en curso, o en su caso del prorrogado.

� El proceso de apertura provisional creará el nuevo ejercicio presupuestario, cargando las estructuras contables y presupuestarias correspondientes al nuevo ejercicio, tales como: Estructuras Orgánicas, Funcionales, Económicas; Cuentas financieras, etc.

� Generar automáticamente los documentos contables que se refieran a compromisos de futuro o gastos plurianuales, tanto los que se hayan iniciado por tramitación anticipada como los de tramitación ordinaria en base a una tabla de equivalencias entre las aplicaciones presupuestarias del ejercicio anterior y del corriente, detectando automáticamente aplicaciones presupuestarias inexistentes procediendo a su remodificación.

� El sistema podrá generar, documentos contables que recojan los compromisos no satisfechos en un ejercicio y que deban aplicarse al ejercicio corriente, permitiendo la regularización de las obligaciones de este tipo.

� El sistema deberá disponer de los procesos que permitan continuar la gestión de los expedientes de gasto del ejercicio que concluye que no hayan sido ejecutados en su totalidad, mediante la incorporación del remanente de crédito al ejercicio siguiente, que en su caso se determine.

� Se debe poder controlar y conocer el saldo de cada remanente de crédito tal y como va evolucionando al hacer las incorporaciones. El control de saldo se hará por órganos presupuestarios o por un conjunto de órganos presupuestarios.

Gestión de Gastos:

� Contemplará la existencia dos situaciones: Precontabilidad (autorizado y comprometido) y contabilidad (ejecutado).

� El sistema permite la elaboración de documentos contables que permitan la combinación de diferentes fases presupuestarias, que siempre que procedan de uno anterior deberán incorporar el número de documento del mismo. Se debe mantener una referencia común para el conjunto de documentos vinculados: reservas de crédito, autorizaciones, disposiciones, reconocimientos de obligación, fases acumuladas y pago.

� El sistema controlará que los diferentes documentos contables no sobrepasan los créditos correspondientes de cada aplicación presupuestaria, o su vinculación jurídica, al nivel que se determine. También controlará que las fases sucesivas no sobrepasan el saldo de crédito en la fase precedente.

� Permitirá realizar documentos de signo contrario o complementario de los anteriores, tomando como fecha de contabilización la del propio documento de signo contrario o complementario, restando o

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incrementando el saldo de la fase contable que proceda del documento principal.

� El sistema deberá permitir la verificación de la existencia de crédito, y por consiguiente la obtención de información en dos situaciones: precontabilidad y contabilidad, si bien en el caso de los documentos de signo contrario la liberación real del crédito no se producirá hasta que esté contabilizado el documento.

� El sistema debe garantizar la posibilidad de que los documentos sean multilínea, permitiendo la contabilización en el mismo documento de varias aplicaciones, órganos presupuestarios, centros de coste, funciones, descuentos, terceros, etc., así como las posibles combinaciones.

� El sistema deberá permitir la realización de “Retenciones de Créditos por no disponibilidad”, que bloquean cualquier operación posterior, salvo para los usuarios que centralizadamente estén autorizados para desbloquearlo.

� Se podrá determinar qué pagos del ejercicio corriente corresponden a obligaciones del ejercicio anterior, y también de las obligaciones imputadas al ejercicio corriente pero generadas en el anterior o anteriores.

� Los documentos contables deberán permitir la asignación de tipos de expedientes, subtipos e incidencias de expedientes, así como el número de anualidades.

� El sistema debe permitir bloquear la tramitación de documentos contra algunas aplicaciones presupuestarias, contemplando la posibilidad de que dichos bloqueos puedan ser realizados de forma individual o conjunta para “n” aplicaciones y/o usuarios.

� El documento contable deberá estar diseñado de forma que haya campos de cumplimentación obligatoria comunes, según la fase o incluso la aplicación presupuestaria.

� El sistema permitirá la codificación de un documento como exento de fiscalización de manera que el número de “autorizaciones o verificaciones” por las que deba pasar el documento sean diferentes de las que tiene un documento sujeto a fiscalización.

� El sistema permitirá la utilización de documentos que amparen gastos que abarquen a ejercicios futuros sean uno o varios, sin restricción al número de anualidades, controlando que se cumplen los límites legales correspondientes. Estos documentos corresponderán tanto a gastos que se inicien en el propio ejercicio presupuestario como a los que se inicien en ejercicios posteriores.

� Permitirá conocer la situación histórica, la ejecución en la anualidad corriente, así como los compromisos pendientes de ejecutar en ejercicios venideros y la ejecución en ejercicios cerrados.

Gestión de Ingresos

� Contemplará las especificaciones necesarias para la gestión de ingresos.

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� Deberá permitir la contabilización y seguimiento de los mismos de acuerdo con sus diferentes situaciones.

� Deberá permitir establecer relaciones entre las partidas de ingresos de un ejercicio y los códigos de ejercicios anteriores en los supuestos de reclasificaciones.

Informes y Consultas del módulo de Control Presupuestario:

� El nuevo sistema incluirá, al menos, los siguientes informes y consultas: • Mayores de cuentas según diferentes criterios (órganos

presupuestarios, funciones, cuentas financieras, etc.) • Control presupuestario de 5 ejercicios. • Informe del control presupuestario por órgano presupuestario y

funciones. • Informe del control presupuestario agregado por direcciones y

total del Centro. • Deberá permitir el diseño de informes de gestión y control:

informes prediseñados y generador de informes. � La nueva aplicación permitirá la inclusión de nuevos informes y

consultas, para un eficiente análisis del Centro.

4.2.3.3. Contabilidad Analítica El Control de Gestión es una herramienta de análisis que intenta responder a cómo, para qué y por qué se gasta. Siguiendo las dimensiones definidas en la estructura contable, el nuevo sistema debe proporcionar la gestión de contabilidad analítica siguiendo las siguientes premisas: Organización de los niveles de agrupación de Control de Gestión:

� Los niveles de agrupación empleados en Control de Gestión son los siguientes:

o Cuentas analíticas, cuya información proviene de la contabilidad financiera. En este apartado es importante destacar que además de las cuentas de contabilidad financiera existen otras analíticas ligadas a las actividades y centros de coste relativas a los costes e ingresos internos por consumo de infraestructura, dirección, estructura utilizada, actividad generada.

o Centros de Coste, que reflejan los costes agrupados y muestran cómo se gasta. Se asigna un centro de coste a cada Dirección, División, Departamento y en el área que se estime oportuno agrupar bajo un determinado centro de coste. Los centros de coste están asociados a órganos presupuestarios. El nuevo sistema propiciará que a un órgano presupuestario le puedan corresponder varios centros de coste, y viceversa, un centro de coste puede ser asignado a varios órganos presupuestarios. Los centros de costes se clasifican en varios grupos:

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� De estructura: son los que no tienen una correspondencia directa con productos/servicios finales.

� Finalistas: aquellos cuyas actividades se identifican con productos/servicios finales.

� Infraestructura: reúne los gastos relativos a alquiler de inmuebles, otros alquileres, reparación y conservación, electricidad, primas seguros oficinas, alquileres fotocopiadoras, otros servicios externos, otros gastos, etc.

o Actividades, desarrolladas por los centros de coste en los que se muestra para qué se gasta. La creación, modificación y eliminación de las mismas va unida directamente al centro de coste.

o Productos/Servicios finales, que reflejan por qué se gasta y se asignan en función de las actividades y centros de coste.

o Funciones, se corresponden con los programas de la U.E. y Red Exterior del Centro.

� El sistema garantizará la adaptación a la estructura del organigrama del

CDTI, permitiendo la definición de jerarquías de los niveles de agrupación en función de los criterios que sean necesarios (principalmente por porcentaje de repartos).

� El sistema permitirá la posibilidad de modificar/adaptar cualquiera de los

elementos citados anteriormente, ante cualquier eventual cambio en el esquema organizativo o cultura empresarial del CDTI. Los cambios de organigrama suelen ocurrir con cierta frecuencia y repercuten en diversos elementos de Control de Gestión, siendo por lo tanto muy dinámicos, es decir, el usuario podrá ser capaz de parametrizar por sí mismo todos los posibles cambios.

Gestión del área de Control de Gestión

� El control de gestión (contabilidad analítica) debe cuadrar con la contabilidad financiera y presupuestaria. El sistema debe facilitar las diferencias entre las diferentes contabilidades.

� La periodicidad de reparto de control de gestión es trimestral, pero el

sistema permitirá que esta periodicidad sea inferior o superior en caso de necesidad. El proceso de generación del Control de Gestión, se inicia una vez cerrada la contabilidad financiera para el periodo en el que se quiere ejecutar.

� Gestión de períodos contables independiente de la contabilidad

financiera y presupuestaria para poder gestionar de manera independiente los procesos de cierre.

� El proceso de reparto de control de Gestión contempla, al menos, los

siguientes pasos:

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• De las funciones (Programas de la U.E. y Red Exterior) a los Centros de coste dependientes o al producto finalista.

• De los gastos del centro de coste de infraestructura al resto de centros de coste, en función criterio de superficie (m2) empleada.

• De los costes de Dirección, División y Jefatura (Departamentos) a sus centros de coste dependientes, en función de los porcentajes de reparto proporcionados por sus correspondientes responsables.

• De los centros de costes de estructura a los centros de coste finalista.

• De los costes jurídicos a determinados centros de coste. • De los centros de costes finalistas a actividades, en función de los

porcentajes de reparto calculados en función de unidades de obra asociados a productos/servicios finales, o proporcionados por sus responsables.

• De las actividades a productos/servicios finales, como en el caso anterior se hace en base a unos porcentajes de reparto que pueden ser tanto calculados como proporcionados por sus responsables. En esta operación se permite la inclusión manual de unidades de obra (nº de proyectos, evaluaciones, importes en miles de euros…etc.).

• El cálculo de repartos así como la verificación y conciliación de la contabilidad analítica y la general en el proceso de repartos, se realizarán de manera automática por parte del sistema.

� Deberá facilitar que se puedan realizar modificaciones en operaciones

ya realizadas contemplando siempre la integridad de la información.

� El sistema permitirá: • El cálculo de los porcentajes de reparto. • Obtención de costes unitarios (a través de varios métodos). • Inclusión de repartos parciales. • Realización de asientos directos.

Informes y Consultas de módulo de Control de Gestión

� El nuevo sistema incluirá los siguientes informes y consultas, que podrán ser solicitados por acumulados o por periodos, y tendrán que mostrar el comparativo entre n y n-1:

• Por centros de coste individuales. • Costes por direcciones individualizada y agrupadas. • Costes por actividades y productos. • Costes por productos. • Coste del grado de dedicación a las actividades y productos por

centro de coste con o sin importe. • Coste por producto final repartido en actividades. • Coste por producto final repartido por dirección.

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• Coste por dirección repartido por actividades. • Coste por dirección repartido por productos finales. • Coste por direcciones repartido por producto final, actividades y

unidades de producto. • Coste por dirección con desglose por gastos propios, imputados,

actividades y productos finales • Coste por dirección con desglose por gastos de naturaleza

(propios e imputados) e ingresos • Tablas con desglose del coste por productos finales por actividad

con indicadores de actividad/unidades de obra.

� El nuevo sistema permitirá la inclusión de nuevos informes y consultas, para un eficiente análisis del Centro.

Obtención de información de otras aplicaciones informáticas

� La aplicación contable deberá recibir vía interfaz de otras aplicaciones, hojas de cálculo, Word, etc. todos los datos que sean necesarios para el control de gestión, tales como:

• Plantilla media del CDTI • Superficie utilizada (m2) de cada centro de coste • Porcentajes de reparto facilitados por los distintos responsables

del Centro vía Intranet. • Plan Operativo Anual • Unidades de obra, que son de diferente tipo y además de

proporcionar información son utilizados en determinados centros de coste para calcular los porcentajes de reparto. Algunos ejemplos son: nº de evaluaciones, nº de aprobaciones, nº de proyectos, nº de programas, nº de pagos….etc.

4.2.3.4. Activos Fijos

En esta área se registran y gestionan los datos de inmovilizados. En la gestión de activos fijos del CDTI se integrará el alta de las fichas de activos con la contabilidad financiera. Se necesita por tanto que se integre con la "Contabilidad Financiera", su funcionamiento será similar a la contabilidad auxiliar de terceros produciéndose la contabilización automática correspondiente. El nuevo sistema suministrará información detallada sobre la ficha del inmovilizado y de todos los movimientos relacionados con activos fijos (alta, traslado, baja, amortización, etc.). De cara a la implantación del nuevo sistema se prevé la utilización de la siguiente funcionalidad: Organización de datos estructurales:

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� El sistema debe llevar un registro del inventario de todos los activos materiales e inmateriales adquiridos por el CDTI (mobiliario, software, hardware, etc.)

� Los datos maestros de activos permitirán realizar agrupaciones por familias de activos, cuenta contable, bienes de inmovilizado, localización y otras características.

� Identificación de todos los elementos del activo con etiquetas de identificación que faciliten el control de ubicaciones del inventario.

� Se emplearán las clases de inmovilizado previstas según el Plan General de Contabilidad. Estas clases de inmovilizado llevan asociadas las cuentas de Balance y de Pérdidas y Ganancias que empleará el sistema cuando se realicen movimientos con los inmovilizados.

� Los inmovilizados se asignarán a los centros de coste requeridos según la estructura asociada a los elementos de inmovilizado, imputando las amortizaciones periódicas a los activos correspondientes.

� La aplicación de activos fijos debe estar completamente integrada con la aplicación de compras desde la recepción de los pedidos y con el registro de verificación de factura del proveedor de inmovilizado.

� Mantenimiento de la información de los activos: vida útil, amortización aplicada, valoración económica, y asignación a cada departamento.

� Se contemplarán compras de inmovilizados, enajenaciones, revalorizaciones y bajas.

� El sistema efectuará un proceso (mensual, trimestral o anual) de cálculo automático de las amortizaciones y se anotará en la tabla de bienes inmovilizados y generará el asiento en contabilidad financiera y de gestión.

� Se agruparan en dos grupos dependiendo del origen de su financiación, uno será el que se financie con su propio patrimonio y el otro el que se financie con subvenciones recibidas de PPGGE.

� Posibilidad de tener diferentes criterios de amortización en función de los tipos de activos y para diferentes periodos.

� Es necesario mantener un histórico de ubicaciones de los activos fijos. � Posibilidad de gestión de activos en curso. � En el momento de dar de baja del inventario que se realice

automáticamente el apunte contable correspondiente. � Poder dar de baja elementos del inmovilizado parcialmente, así como su

contabilización. � Poder dar de baja elementos del inmovilizado del inventario que se

destinan a la venta con o sin factura, así como la contabilización del resultado de la operación.

Informes y consultas:

� Elaboración de los informes de activos y cuadros de amortización. � Elaboración de Informes sobre bienes de inmovilizado dados de baja. � Posibilidad de consultar activos por familia, cuenta contable, bienes de

inmovilizado, localización y otras características.

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4.2.3.5. Tesorería La funcionalidad requerida por CDTI para esta área es: Bancos:

� El sistema de tesorería deberá permitir cargar ficheros bancarios normalizados, permitiendo recoger y depositar los ficheros conectándose mediante banca electrónica a los bancos con los que realice las operaciones de tesorería.

� Extracto de Cuenta Electrónico que permite importar los extractos de cuentas obtenidos electrónicamente de las entidades financieras con las que CDTI opera, además de adaptarse al formato estándar, deberá contener información general sobre el banco (código de banco, número de cuenta, moneda de cuenta, número, fecha de extracto y fecha valor) así como la relación de operaciones que se han registrado en la cuenta contable identificando el tipo de movimiento y la información necesaria para la compensación del documento correspondiente.

� El sistema deberá estar configurado para realizar al máximo la conciliación automática de cuentas contables con extractos bancarios. Por lo que se debe, reducir el proceso manual entre los apuntes registrados en contabilidad y los extractos recibidos por banco vía interface.

� Asignación o modificación de fecha valor a cualquier asiento contable. � Cálculo y simulación de intereses de las liquidaciones bancarias con

objeto de contrastar los resultados de las liquidaciones entre el sistema contable y las liquidaciones de intereses presentadas por las entidades financieras.

� La selección de los bancos para la compensación y pago de las facturas debe ser configurable de forma automática y en algunos casos podría seleccionarse a discreción del usuario para el pago de determinadas partidas.

� El sistema deberá poder permitir generar listados de todas las órdenes de pago emitidas y enviadas al banco.

� El sistema debe permitir generar los impresos de las cartas enviadas al banco recogiendo las ejecuciones de pagos a los proveedores.

� Asignación o modificación de fecha prevista de pago a cualquier documento.

� Emisión de listados provisionales y definitivos de ordenaciones de pago � Para cada ordenación el sistema permitirá la selección y asignación de

banco pagador. � El sistema permitirá la realización, para casos excepcionales, de

transferencias no telemáticas mediante la generación de documentos en soporte papel.

� Permitirá la posibilidad de eliminar un documento de la relación de pagos, antes de hacerse el trámite correspondiente, así como transmitir por medios electrónicos a las entidades financieras las órdenes de transferencias a terceros

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� Gestión de pagos mediante transferencia bancaria sin precedente. � Devoluciones de pagos indebidos. � En particular, el sistema deberá contemplar los siguientes subprocesos:

• Realización de solicitudes de órdenes de pago. • Exportación de órdenes de pago para su envío al Banco. • Incorporación del fichero de pagos bancarios provenientes del

Banco. • Giros, transferencias, domiciliaciones. • Incorporación de información escaneada de los justificantes

bancarios de pago. Inversiones Financieras:

� Gestión de los productos financieros en los que el CDTI deposita sus excedentes de tesorería en valores sin riesgo, calculando los intereses y rentabilidad obtenida por bonos y letras del tesoro u otros productos financieros.

� Cálculo y comprobación de intereses de los productos financieros individualmente con objeto de contrastar los resultados de las liquidaciones entre el sistema contable y las liquidaciones efectuadas por las entidades financieras.

� Obtención de previsiones de tesorería a corto y medio plazo y de las posiciones bancarias de tesorería.

� Por otra parte, “la previsión de liquidez” permite evaluar la información a medio y largo plazo respecto a terceros. La información mostrada debe hacer referencia a los flujos de pagos esperados.

� La “posición de tesorería” se corresponde con la liquidez en las cuentas bancarias.

Caja:

� La gestión de caja será una gestión exclusivamente contable, registrando en las cuentas de caja el importe de entrada y salida de transacciones efectuadas directamente por caja que corresponden a entregas a cuenta que se realizan a empleados para gastos irrelevantes, y registrándose estas contabilizaciones de forma residual.

� Gestión de Anticipos de Caja Fija y Gastos a Justificar. � Soportará y controlará los pagos que se libren con el carácter de “a

justificar” y permitirá enlazar, posteriormente, los justificantes de gasto. Permitirá conocer la situación de los documentos expedidos con este carácter, si están pendientes de justificar o si ya fueron justificados.

� Permitirá discriminar qué factura registrada en el sistema se ha de pagar mediante este sistema.

� Permitirá la elaboración automática de la cuenta justificativa a partir del registro de facturas.

� Tratará los pagos que se hagan mediante el sistema de Anticipos de Caja Fija, y llevará una contabilización separada de los mismos

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mediante un registro precontable de los pagos realizados con cargo al mismo.

� Asimismo, controlará la reposición de los fondos líquidos mediante documentos de gastos, que serán también de elaboración automática.

� Arqueos periódicos.

4.2.3.6. Fiscalidad Reseñar que el ejercicio fiscal y calendario financiero coincide con el año natural. En referencia a los informes y operaciones legales en razón de la actividad de CDTI necesarios a presentar son:

� Declaración IVA e IRPF mensuales y anuales. � Declaración anual de operaciones con terceros. � Impuesto sobre sociedades.

Por lo que necesitamos que la aplicación, al menos, nos facilite lo siguiente:

� En cuanto al IVA, se contempla tanto el repercutido como el soportado, a los tipos vigentes en cada momento.

� En cuanto a la retención de IRPF, que se contemplen los distintos indicadores de retención de profesionales.

� El sistema debe emitir los informes del libro de IVA y ejecución de la declaración de IVA con carácter trimestral/mensual/anual.

� Gestión de los Rendimientos de Capital Mobiliario (RCM). � Respecto al IRPF y RCM la aplicación deberá facilitar las bases de

aquellas retenciones que se contabilicen directamente, así como las bases que se contabilicen indirectamente provenientes de GPPCDTI, nóminas, etc.

� La aplicación debe permitir en la declaración anual de operaciones con terceros incorporar datos de otras aplicaciones (GPPCDTI, etc.), para de esta forma obtener los terceros a declarar desde el nuevo ERP.

4.3. GESTIÓN DE VIAJES

Dentro del ámbito de este pliego se incluye el desarrollo de una aplicación web para la Gestión de Viajes y Desplazamientos del CDTI. Esta aplicación se encargará de la gestión de autorizaciones y liquidación de viajes y desplazamientos, y su posterior contabilización en el sistema ERP y exportación de datos al sistema de recursos humanos. La liquidación recoge los gastos en los que se ha incurrido durante el viaje o desplazamiento teniendo en cuenta las dietas correspondientes según el proceso definido por el CDTI. El cálculo de esta liquidación será diario para el cálculo de los gastos exento de tributar.

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La gestión de Viajes y Desplazamientos lleva asociada la gestión documental asociado al Viaje/Reunión, así como un calendario del Viaje/Reunión y una planificación de viajes para los responsables. Las autorizaciones de Viaje/Desplazamiento se integrarán con la centralización de tareas de la Intranet. Se podrá consultar el estado del proceso de autorización desde la Intranet. Los módulos a implementar son los siguientes:

Los pasos que se llevan a cabo dentro de una Gestión de un viaje son los siguientes:

Los pasos que se llevan a cabo para la gestión de un desplazamiento son los siguientes:

Esta aplicación deberá gestionar el flujo de trabajo y las autorizaciones por parte de los responsables. Esta aplicación deberá integrarse con el sistema ERP para el registro de las peticiones de compra a la agencia de viajes, la recepción y validación de los albaranes realizando el cuadre con los cargos de Visa. Además, debe ofrecer

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un servicio web para que la aplicación GPPCDTI pueda registrar un viaje a partir de los datos con los que cuenta (como código de proyecto, fecha, origen y destino, etc.) La aplicación de viajes contará con un módulo publicado en el portal Extranet dirigido a la Agencia de Viajes colaboradora con el CDTI para que pueda cumplimentar los datos del coste del viaje (alojamiento y desplazamiento) y que estos datos se incorporen al viaje para poder realizar la liquidación y contabilización. Esta aplicación se desarrollará utilizando la tecnología Microsoft ASP.NET Framework 3.5 y base de datos Oracle 10g.

4.4. Plan de Formación

La oferta incluirá un Plan de Formación detallado, ya que se considera la formación como elemento clave en el proyecto para asegurar la adecuada transmisión del conocimiento y la correcta implantación del proyecto. Para ello, será necesario formar, por un lado, al personal técnico responsable de la implantación y, por otro, a todos los usuarios (claves y finales) del sistema. Preferentemente la formación se impartirá en las instalaciones del CDTI. La formación del personal técnico, usuarios claves y finales correrá a cargo de la empresa adjudicataria y contemplará los siguientes aspectos:

� Perfiles de las personas: Se deberá tener en cuenta para el establecimiento e impartición del plan de formación y sus contenidos, el perfil del personal al que se dirigirá la formación, los puestos que desempeñan y su experiencia y conocimiento previo.

� Objetivos de formación: teniendo en cuenta los perfiles identificados y las necesidades de información, deberán identificarse los objetivos a alcanzar por el proceso formativo. Si es necesario para la concreción de los objetivos se llevará a cabo un análisis de impacto para conocer qué funciones van a cambiar y lo que supondrá para cada usuario el cambio.

� Diseño de los cursos: donde se describa el tipo de formación, teniendo en cuenta los condicionantes del calendario, número de personas a formar y logística disponible para la impartición.

� Calendario de impartición: se determinarán las fechas idóneas para la formación de cada grupo identificado por perfil, teniendo en cuenta las fechas en las cuales deben comenzar a operar con el nuevo sistema.

� Logística: se determinarán los recursos materiales y humanos necesarios para la impartición de los cursos, la realización de las diferentes actividades que se programen y el lugar donde se desarrollarán las sesiones de formación.

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El Plan de formación para el personal técnico deberá garantizar el conocimiento y uso por parte de éste de las herramientas o paquetes suministrados para la realización del proyecto, así como la prestación del adecuado soporte tecnológico.

� Material de los cursos: o La empresa adjudicataria proporcionará el material necesario al

alumno para el correcto seguimiento de los cursos y el estudio posterior.

o El contenido de los cursos variará atendiendo a la naturaleza de los mismos, estando orientados a la formación práctica del usuario o personal técnico asistentes mediante un número suficiente de ejercicios.

o El material de los cursos deberá ser proporcionado, debidamente actualizado, al CDTI.

� Impartición de los cursos: o Los cursos se desarrollarán en los plazos establecidos en el plan

de formación elaborado al efecto, incluyendo las posteriores revisiones del mismo, garantizando el pleno cumplimiento de la planificación acordada, tanto en fechas como en contenidos.

o La formación se desarrollará en los lugares que la Dirección del Proyecto determine al efecto.

o Los cursos que correspondan al adjudicatario, serán impartidos por monitores que tendrán el nivel de preparación, cualificación y experiencia adecuadas a las necesidades del CDTI, manteniendo un nivel homogéneo entre ellos.

o La Dirección del Proyecto podrá, en cualquier momento, realizar en la forma que estime conveniente evaluaciones y control de calidad de los cursos impartidos.

� Entorno de formación: con el fin de poder impartir la formación, la empresa adjudicataria proveerá los medios necesarios para construir el entorno de formación. El CDTI aportará los equipos hardwares necesarios, siendo a cargo del adjudicatario el suministro de productos adicionales así como las licencias del Software necesarias para la formación. Así mismo, este entorno facilitará el acceso de los usuarios a la realización de prácticas desde sus puestos de trabajo habituales.

5. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

5.1. Licencias

El adjudicatario será el encargado de la adquisición de las licencias de todos aquellos productos necesarios para el entorno de producción y preproducción que requiera la solución a implantar, incluyendo el coste de mantenimiento del primer año de las licencias.

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El importe de las licencias se incluye dentro del presupuesto del pliego, por lo que no supondrá ningún coste adicional. Las licencias mínimas que se incluyen dentro del pliego se corresponden a todas las licencias necesarias para dar soporte a la funcionalidad descrita en este pliego para el producto Dynamics AX y Dynamics CRM, así como todos los productos adicionales que complementen la funcionalidad o gestión del proyecto, y una única licencia de servidor SharePoint para ser utilizada en el Portal Intranet. El coste de las licencias vendrá determinado por el ámbito de usuarios del CDTI que utilizarán los distintos productos. Se define el siguiente escenario:

• 10 usuarios concurrentes en el sistema ERP Dynamics AX. • 5 usuarios para el módulo de eventos Dynamics CRM. • 320 Usuarios al portal SharePoint Intranet y portal Business Intelligence. • Ilimitado número de usuarios al portal SharePoint Extranet

Además, se incluye dentro de este pliego las licencias de Software base, como puede ser el sistema operativo, de todos aquellos elementos Hardware que se proponga su adquisición en el mapa de arquitectura de sistemas incluido en la oferta.

5.2. Entorno tecnológico

5.2.1. Infraestructura de sistemas

La oferta deberá incluir una arquitectura de sistemas acorde a las necesidades del CDTI que permita un óptimo funcionamiento del sistema así como la posibilidad de trabajo remoto, así como los procedimientos de copia de seguridad de la información. El CDTI cuenta actualmente con una infraestructura de sistemas compuesta principalmente por los siguientes elementos susceptibles de ser reutilizados en este proyecto:

� Cluster Oracle 10g � Cluster SQL Server 2005 � Citrix � Balanceadores Hardware � 3 Servidores SharePoint � Sistema de Backup

La base de datos para almacenar los datos del sistema ERP y la aplicación de Viajes y Desplazamientos será Oracle 10g. El sistema Operativo para las nuevas instalaciones será Windows Server 2008.

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La arquitectura propuesta deberá detallar los requerimientos necesarios por la solución y la compatibilidad de los mismos para convivir con las soluciones existentes actualmente en el CDTI. Inicialmente se ha estimado la necesidad de dos servidores, cuyo coste se incluye dentro del presupuesto de este pliego y no supondrán coste adicional al CDTI. Entorno Descripción Requisitos mínimos PRODUCCIÓN Servidor Lógica de Negocio ERP 2 QuadCore 8Gb RAM PRODUCCIÓN Servidor Extranet-ERP 2 QuadCore 4GB RAM La adquisición de los elementos Hardware adicionales a los que ya existen actualmente en el CDTI correrá por parte del contratista, cediendo su propiedad al CDTI y facilitando su instalación en el CPD del CDTI. Se deberán detallar los elementos Hardware incluidos en la oferta. El adjudicatario se encargará de la instalación y configuración de todo el sistema definido en este pliego tanto en los entornos de Producción como de Respaldo del CDTI. El adjudicatario validará junto con CDTI la arquitectura y el dimensionamiento de los servidores involucrados en el proyecto para cada uno de los entornos (pruebas, preproducción y producción, y si hiciera falta, sistemas adicionales siempre que se verifique que son necesarios. El adjudicatario se responsabilizará del mantenimiento de los componentes del ERP Dynamics AX y de terceros necesarios para el escenario de negocio implementado. Se deberán cumplir los procedimientos y niveles de calidad establecidos por CDTI. El adjudicatario deberá proponer a CDTI la estrategia de distribución del cliente y dimensionamiento de los PC para dichos clientes. Dicha estrategia deberá ser validada por el CDTI.

5.2.2. Arquitectura de desarrollo

Todos los desarrollos se realizarán utilizando la herramienta Microsoft Visual Studio 2008, utilizando el lenguaje de desarrollo C#, minimizando la utilización de la sesión y valorando la utilización de tecnología AJAX. Los desarrollos deberán cumplir los estándares de notación y codificación definidos por el CDTI. La arquitectura de aplicación deberá ser validada por el CDTI.

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Como sistema de Gestión de la Configuración y Control de código fuente se utilizará la herramienta Microsoft Team Foundation Server 2008. Todos los elementos que se instalen o modificaciones que se realicen sobre el servidor de SharePoint se llevarán a cabo mediante el sistema de “Características y activación (.WSP)”

5.3. Acceso remoto

La solución deberá ser accesible de forma remota a través de Internet para todos los usuarios del sistema, por lo que se deberán llevar a cabo todas las labores necesarias para proporcionar este acceso a todos los usuarios. El acceso remoto se deberá realizar en condiciones óptimas de rendimiento y seguridad.

5.4. Interfaces con Otros Sistemas de Información

Se deberán desarrollar los interfaces necesarios para la integración con otros sistemas internos o externos al CDTI, con los cuales se deberá comunicar el sistema de compras. A continuación se indican el conjunto de sistemas con los que deberá intercambiar información:

� GPPCDTI. Aplicación desarrollada en .NET que gestiona la concesión de ayudas del CDTI así como los calendarios de pagos y reembolsos de las ayudas concedidas. Existe una fuerte integración de esta aplicación con el módulo financiero del sistema ERP. Dentro de esta aplicación se incluyen los módulos de Entidades, Registro de entrada y Axesor.

� IFMS: Gestión Financiera del CDTI. Este sistema es el encargado de gestionar la contabilidad general así como los presupuestos de los distintos centros de coste y órganos presupuestarios. Se trata de una aplicación desarrollada en entorno cliente / servidor sobre Oracle 10g. Los datos de esta aplicación serán migrados al nuevo sistema ERP.

� Intranet. Portal encargado de centralizar el acceso a la información. Integración con las tareas de la Intranet. Los datos relativos a los empleados, estructura organizativa del CDTI y estructura de asignación de gastos (Órganos Presupuestarios y Centros de coste) se gestionan en la Intranet. La aplicación está desarrollada sobre SharePoint 2001, Visual Basic 6.0 y Oracle 10g.

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� Recursos Humanos. Aplicación del Grupo Castilla encargada de la gestión de personal y nómina. La aplicación de viajes exporta los datos de las liquidaciones para ser abonadas mediante nómina al personal del CDTI. Además el se contabilizarán en el ERP los datos correspondientes a la nómina.

� Viajes. Aplicación encargada de la gestión de autorizaciones y liquidaciones de viajes y desplazamientos. Es una aplicación cliente / servidor desarrollada con Visual Basic 6.0 y Oracle 10g. Los datos de esta aplicación serán migrados a la nueva aplicación de viajes.

� BMC Service Desk. Aplicación para la gestión de Incidencias y Peticiones basada en la gestión de procesos de ITIL.

� Web de CDTI (www.cdti.es). Desde la web se realiza el registro a eventos organizados por el CDTI. Los datos se almacenan en base de datos SQL 2005 que habrá que integrar con el sistema de Gestión de organización de eventos.

� Sistema Bancario. El sistema ERP debe integrarse con los sistemas de los Bancos con los que trabaja el CDTI. Se detectan las siguientes integraciones: Exportación de datos Norma 34, Consulta extracto Visa, Cálculo de Intereses depósitos, y aquellos otros que sean necesarios.

5.5. Migración y Conversión de Datos

El proceso de migración desde las aplicaciones actuales al nuevo sistema a implantar se considera un factor de vital importancia dentro del marco del proyecto. La migración se realizará según la secuencia que se determine en el plan de implantación. El adjudicatario será responsable de la ejecución de cualquier tarea que sea requerida para garantizar que el Sistema esté operativo en el momento del arranque o arranques parciales que se establezcan. El proceso de migración y conversión de datos cubre la carga de toda la información existente actualmente en la aplicación IFMS y en la aplicación de Viajes actual. Se mantendrá la estructura del Plan General Contable vigente y del anterior Plan General Contable para los datos históricos. El Sistema deberá contener en el momento de su puesta en marcha, todos los datos que sean requeridos para asegurar una plena y óptima utilización por parte de sus usuarios, así como un adecuado soporte a los procesos de Gestión de Compras, Gestión Económico - Financiera, Gestión presupuestaria y Gestión de Viajes y Desplazamientos descritos en el presente documento.

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De manera específica, esto implica que el adjudicatario deberá:

� Asumir en el alcance de esta tarea la migración de los datos actualmente gestionados por las aplicaciones a las que sustituirá el nuevo Sistema.

� Planificar adecuadamente la tarea, tanto desde el punto de vista conceptual como operativo.

� Desarrollar los procedimientos informáticos requeridos para la carga en el nuevo Sistema de los datos.

� Controlar el resultado final del proceso, garantizando la consecución de los resultados que se hayan previsto.

� Establecer si así se determina, procedimientos continuos de migración, en el caso de que así se identifique como consecuencia de, por ejemplo, coincidencia en el tiempo de las antiguas aplicaciones y el nuevo Sistema.

No obstante, los representantes del CDTI en la Dirección del Proyecto serán los responsables de aprobar cualquier propuesta o acción referida a la conversión de datos y, por tanto, los que determinarán el alcance detallado de las tareas a ejecutar por el adjudicatario.

5.6. Sincronización de datos

Se deberán definir e implantar todos los procesos necesarios para cargar y mantener la integridad de todos los datos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema ERP. Será necesario tener en consideración especialmente los datos relativos a las Entidades.

5.7. Firma digital

Los procesos involucrados dentro de la implantación del sistema ERP requieren de actividades que requieren la utilización de firma digital. Para dar soporte a la firma digital el sistema a implantar debe proporcionar los mecanismos necesarios para realizar el proceso de firma de autorizaciones/documentos. El formato del certificado digital utilizado para la firma utilizará el formato X.509 v3, principalmente almacenado en dispositivos físicos como puede ser las tarjetas inteligentes que cumplan el estándar PKCS#15. El CDTI determinará las entidades de certificación raíz que reconoce como válidas para la firma digital. Se debe gestionar la lista de revocación de certificados permitiendo únicamente la firma de certificados válidos. Se definirán formularios que requieren almacenar de forma segura e intacta la información enviada. Quiere esto decir que a parte de la descomposición de los datos que la aplicación haga sobre los datos introducidos con el fin de adecuarlos y almacenarlos en el correspondiente modelo relacional, es necesario almacenar los datos en su conjunto. La forma más estándar de

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hacerlo es la construcción de un XML con los datos (o almacenar un PDF con la instancia generada), hacer un hash de los mismos y proceder a firmar dicho resumen con la firma electrónica que se defina. El ofertante deberá describir la solución tecnológica a adoptar (dónde –gestor documental o modelo relacional- almacenar cada uno de los productos –XML/PDF, funciones resumen firmadas,…-), así como la funcionalidades ofrecidas a través del Gestor Documental o el sistema ERP a la hora de acceder a la información allí almacenada (búsquedas indexadas, informes, registros del ERP,…) así como la forma de acceder a dicha información.

5.8. Autenticación y Autorización

El sistema deberá proporcionar todos los mecanismos necesarios para garantizar el acceso a la información únicamente por las personas que cuenten con los derechos de acceso y nivel de acceso correspondiente. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

� Dynamics AX. Los usuarios de Dynamics AX deben utilizar seguridad integrada de Directorio Activo.

� Dynamics CRM. Utilizará seguridad integrada de Directorio Activo.

� Portal Intranet-ERP. Los usuarios del Portal deben utilizar la autenticación integrada de directorio activo y los grupos de seguridad de directorio activo.

� Portal Extranet. Los usuarios del portal extranet deben utilizar autenticación de formulario basada en usuario y contraseña gestionados en base de datos o ADAM/ADLDS.

� Gestión Documental. Los usuarios del gestor documental podrán ser usuarios con autenticación integrada si acceden desde la red interna del CDTI o integrado con la autenticación de formulario del Portal de Compras si acceden desde el portal Extranet. La autorización será gestionado por grupos de directorio activo o grupos de portal.

� Aplicación de viajes. La gestión de la seguridad será mediante seguridad integrada con directorio activo.

� Se deben proporcionar todas las medidas y mecanismos necesarios para asegurar la autenticación, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información relacionada con el sistema ERP.

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5.9. Rendimiento

El CDTI establecerá los requisitos mínimos de rendimiento. Estos requisitos vendrán dados por el tiempo de espera para el usuario para una petición, teniendo en cuenta un número de usuarios concurrentes. Se establecerán diferentes parámetros de rendimiento en función de las necesidades de negocio. El contratista adoptará todas las medidas necesarias para que la solución cumpla los parámetros de rendimiento definidos por el CDTI. 6. MODELO DE GESTIÓN DEL PROYECTO

6.1. Condiciones generales

� La empresa adjudicataria seguirá en todo el momento los procesos de gestión definidos por el CDTI: Gestión de Órdenes de Trabajo, Gestión de Cambios, Gestión de Entrega, Gestión de Configuración, Gestión de Entornos y Gestión de Proyectos.

� La empresa adjudicataria se adaptará a cualquier modificación que el Departamento de Sistemas de Información del CDTI considere adecuada en los procedimientos y procesos de gestión y control del servicio y de la estructura organizativa.

6.2. Dirección y organización del proyecto

La Dirección del proyecto corresponde al CDTI, que designará un Responsable Técnico encargado de realizar un seguimiento del cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados, y asegurar la disponibilidad de medios para la ejecución del proyecto. Se considera irrenunciable que en todas las sesiones de trabajo y reuniones de grupos, se documenten adecuadamente los acuerdos y compromisos adquiridos por las partes.

6.3. Seguimiento y control del proyecto

6.3.1. Reuniones de Dirección

Los asistentes a esta reunión por parte del CDTI serán el Jefe de Departamento, Jefe de Área correspondiente y el Responsable Técnico del proyecto. Por parte de la empresa adjudicataria participará El Responsable del Servicio y el Jefe de Proyecto. Su finalidad será evaluar la marcha del proyecto, realizar el seguimiento y control del contrato, resolviendo los conflictos que puedan surgir entre las partes, coordinar las actividades a realizar y verificar el

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cumplimiento y calidad de los productos obtenidos. La periocidad mínima de esta reunión será de 3 meses, y en todo caso, cuando una de las partes lo solicite por escrito con una antelación de 15 días. Las funciones del Comité de Dirección serán, entre otras, las siguientes:

� Aprobar, funcional y técnicamente, los resultados parciales del proyecto, así como el resultado final. En este sentido corresponderá al Responsable del Proyecto, a propuesta del Comité de Dirección, formalizar la aceptación de las diferentes entregas una vez verificado el cumplimiento satisfactorio de las especificaciones establecidas, con las adaptaciones que pudieran haberse acordado.

� Realizar el seguimiento y control del contrato, resolviendo los conflictos que puedan surgir entre las partes, sin perjuicio de las competencias y facultades propias del órgano de contratación respecto al contrato.

� Verificar la planificación, coordinación y seguimiento de las actividades a realizar.

� Elaborar el plan de trabajo y realizar su seguimiento y control. � Dotar de los medios materiales y humanos necesarios para lograr el

buen fin del proyecto. � Verificar el cumplimiento y calidad de los productos obtenidos.

6.3.2. Reuniones de seguimiento del proyecto

Los asistentes a esta reunión por parte del CDTI serán el Jefe de Área correspondiente y el Responsable Técnico del proyecto, así como cualquier integrante del equipo que fuese necesaria su intervención. Por parte de la empresa adjudicataria el Jefe de Proyecto y aquellos técnicos que se considere oportuno su intervención. El objetivo de esta reunión será supervisar la evolución de la ejecución de las actividades del proyecto y el análisis de los riesgos detectados. La periocidad será semanal o quincenal.

6.1. Horario y ejecución de los trabajos

Los trabajos se realizarán en las instalaciones de la empresa adjudicataria que sean autorizados por el CDTI. Horarios:

� Horario normal/Horario de Servicio : Destinado a cubrir la mayor parte del horario de trabajo habitual, de lunes a jueves de 8:30 a 18:30 y los viernes de 8:30 a 14:30.

� Horario ampliado: 24 x 7 (24 horas los 7 días de la semana): Destinado a cubrir contingencias especiales.

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No obstante, en circunstancias excepcionales y cuando por necesidades del servicio se justifique, la empresa adjudicataria deberá comprometerse a una disponibilidad y flexibilidad horaria de su equipo de trabajo, sin que la realización de estos trabajos tengan una consideración especial y sobrecoste para el CDTI.

6.2. Licencias y Gastos asociados al proyecto

Los desplazamientos del personal del contratista a las instalaciones del CDTI situados en la localidad de Madrid no supondrán un coste adicional para el CDTI. Todo el material y licencias necesarias para la gestión del proyecto, documentación, desarrollo realización de pruebas y formación correrán por parte del contratista. También correrán a cargo de la empresa adjudicataria todas las licencias para la conexión a las herramientas centrales de gestión de servicios (BMC Service Desk Express), así como las licencias necesarias para la utilización de la herramienta de Gestión de la Configuración definida por el CDTI (Team Foundation Server 2008). Toda la infraestructura Hardware y Comunicaciones necesaria para la prestación de los servicios solicitados correrán a cargo de la empresa adjudicataria, sin coste para el CDTI. 7. REQUISITOS DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

7.1. Metodología

La oferta incluirá el enfoque global del servicio y la descripción metodológica propuesta para la implantación. El proyecto deberá estar documentado en todas sus fases. El proyecto deberá ajustarse la metodología de desarrollo CDTI que incluye los siguientes puntos:

� Modelo de negocio � Análisis de requisitos � Diseño técnico � Modelo de pruebas � Modelo de despliegue

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Adicionalmente se podrá proponer una metodología complementaria que cubra las particularidades de un sistema ERP o modificaciones sobre la metodología CDTI previa autorización del responsable del proyecto por parte del CDTI. En el modelo de negocio se incluye el análisis de los procesos a implantar en el sistema, estos procesos deberán ser documentados utilizando la Herramienta ARIS existente actualmente en el CDTI. Se facilitará durante la ejecución del proyecto de una licencia ARIS Designer. En este sentido, la oferta incluirá la propuesta metodológica más adecuada al proyecto, en la que se contemplen las fases mencionadas anteriormente. La aplicación de la metodología propuesta, estará apoyada en el uso de las herramientas informáticas necesarias. A tal efecto la oferta incluirá todas las licencias de uso necesarias. El software, deberá contemplar la realización de prototipos del sistema de cara a facilitar las labores de definición y validación de las especificaciones por parte de los usuarios. El proceso de desarrollo e implantación del sistema ERP deberá ajustarse a los distintos procesos definidos o que se definan posteriormente dentro del departamento de Sistemas de Información que afectan al ciclo de desarrollo e implantación de aplicación. Dentro de estos procesos definidos por el CDTI se incluyen:

� Gestión de la configuración � Gestión de entornos y puestas en producción. � Gestión de Ordenes de Trabajo � Gestión de Incidencias � Gestión de Cambios � Gestión de la documentación � Planificación de proyectos

7.2. Gestión del cambio

El impacto que supone el desarrollo e implantación de un Sistema como el que es objeto de este pliego, hace necesario que, a lo largo de la ejecución de todo el proyecto se gestione el cambio que conlleva. Por tanto, es obligatorio que las ofertas incluyan propuestas sobre los siguientes aspectos:

� Organización y arranque del proyecto: se trata de identificar, conjuntamente con la Dirección del proyecto, los usuarios clave que, por su implicación directa en el proyecto o por sus conocimientos, deban participar de manera activa en el mismo a lo largo de su ciclo de vida.

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Estos usuarios clave recibirán la formación necesaria en función de los roles que deban asumir.

� Creación de la estructura de gestión: se definirá y establecerá cada uno de los comités o grupos de decisión necesarios para asegurar el correcto desarrollo del proyecto en cada una de sus fases. También se definirán las funciones, el sistema de comunicación y las pirámides de decisión.

� Creación de equipos de innovación: se crearán los equipos de innovación que participen activamente en el proyecto, proponiendo mejoras, identificando riesgos y colaborando como asesores de los diferentes grupos de trabajo.

� Difusión del proyecto: difusión del proyecto dentro de la organización, en la forma que se estime más adecuada al proyecto, especialmente mediante la utilización de la Intranet y bajo la coordinación y supervisión del Director del Proyecto.

7.3. Gestión de riesgos

En este pliego se incluirá un Plan de Gestión de Riesgos, que contemplará todos los aspectos necesarios para la identificación y mitigación de los riesgos asociados al proyecto.

Se deberá presentar en la fase inicial del proyecto el plan de gestión de riesgos que incluirán los siguientes aspectos:

� Identificación de riesgos � Análisis de riesgos � Gestión de riesgos � Gestión de medidas correctoras y preventivas � Plan de implantación de medidas

El plan evolucionará a lo largo de todo el proyecto y se deberá presentar una actualización de este plan con una periocidad mensual.

Preferentemente se utilizará la metodología de análisis y gestión de riesgos MAGERIT.

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7.4. Fases de ejecución

7.4.1. Fase de lanzamiento o asimilación del conoci miento por parte del adjudicatario

En esta fase de lanzamiento el proveedor deberá de adquirir los conocimientos necesarios para la prestación de los servicios requeridos en este pliego, siendo necesario para que el adjudicatario alcance el estado de prestación real del servicio. Dicha fase de lanzamiento deberá de ser previa al comienzo de la ejecución real del servicio. En la oferta se deberá describir claramente:

� Plan de lanzamiento o asimilación del conocimiento. � Descripción de la metodología utilizada � Descripción de equipo y responsabilidades

Durante esta fase el personal del CDTI proporcionará a la empresa adjudicataria la documentación necesaria para esta fase y transferirá el conocimiento necesario para la ejecución del proyecto. De no existir esa documentación deberá ser identificada en esta fase para solicitarla a quien la posea o construirla de nuevo por la empresa adjudicataria.

7.4.2. Fase de Prestación Real del Servicio

En esta fase la empresa adjudicataria realizará por sus propios medios la prestación de los servicios contratados y definidos en este pliego y detallados en la oferta presentada. Esta etapa coincidirá con el comienzo de la ejecución real del contrato, y por lo tanto, se procederá a la medición de los servicios entregados y a la aplicación de las potenciales penalidades.

7.4.3. Fase de Traspaso o Reversión del Servicio

Con la suficiente antelación sobre la terminación de la relación contractual con la empresa adjudicataria, ya sea en el caso de la finalización normal del contrato o en el caso de que no existiese voluntad y/o entendimiento mutuo sobre la continuidad del servicio, y siempre que resulte procedente, deberá realizarse el traspaso de toda la documentación y del conocimiento desde la empresa adjudicataria al personal interno del CDTI o a una tercera empresa, si ha lugar. La duración de esta fase en ningún caso deberá ser superior a dos meses.

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Durante esta fase se deberá:

� Mantener y cumplir el Nivel de Servicio establecidos en la fase de prestación real del servicio.

� Finalizar todos los trabajos y tareas en curso registradas hasta el último día de contrato inclusive.

7.5. Equipo de trabajo

En la oferta se detallará la composición del equipo de trabajo designado para el proyecto, organigrama, composición, dedicación, número de personas por categoría, currículo, experiencia en proyectos similares, etc. Los datos del currículo incluirán información respecto a conocimientos, formación, certificaciones del fabricante de la herramienta y proyectos recientes en los que ha participado, destacando la implantación de este mismo ERP, así como de la misma versión de ERP a implantar. La totalidad del equipo humano que se incorporará tras la formalización del contrato para la ejecución de los trabajos deberá estar formado por las personas relacionadas en la oferta adjudicataria, admitiéndose un cambio inicial en la composición del mismo por personal que posea un perfil y experiencia superior a los presentados en la oferta, previa autorización por parte del CDTI, y siempre que los cambios introducidos no supere el 20% de lo que figure en la misma. Dentro del equipo de trabajo como mínimo deben figurar los siguientes perfiles:

� Responsable de servicio. Responsable de la supervisión del servicio ofrecido y de la calidad del mismo.

� Jefe de Proyecto. Es la persona encargada de la organización, seguimiento y control de la evolución del proyecto. La dedicación de este perfil será exclusiva.

Con respecto al equipo humano que se defina en la oferta como estable y/o con dedicación exclusiva, se seguirán las siguientes reglas:

� La comprobación fehaciente de que los perfiles propuestos en la oferta con dedicación exclusiva estén comprometidos con otra entidad, pública o privada, pera el mismo periodo de ejecución de esta contratación podrá significar la exclusión de la oferta.

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� La valoración final de la productividad y calidad de los trabajos corresponde al Departamento de Sistemas de Información del CDTI, pudiendo éste solicitar el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo, con un preaviso de 15 días.

� Si la empresa adjudicataria propusiera el cambio de una de las personas del equipo de trabajo por causas ajenas al CDTI, ésta deberá solicitarlo por escrito, con 15 días de antelación y exponiendo las razones que motivan la propuesta. En todo caso, el cambio deberá ser aprobado por el Responsable correspondiente del Departamento de Sistemas de Información del CDTI.

� En el supuesto de que se produzcan sustituciones de personal imputables a la empresa adjudicataria, la persona a reemplazar y la que deba sustituirla deberán coincidir durante un periodo mínimo de dos semanas sin coste adicional para el CDTI.

En la oferta deberán figurar, explícitamente, las dedicaciones de cada categoría profesional y coste asociado a cada categoría profesional.

7.6. Entornos de Trabajo

Para el correcto funcionamiento y gestión del ciclo de desarrollo el CDTI ofrecerá los siguientes entornos:

� Pruebas. Utilizado para realizar pruebas funcionales, prototipos, cursos de formación y carga de datos de los sistemas antiguos.

� Preproducción. Utilizado para la realización de pruebas de despliegue e implantación, pruebas de actualización de software base y para la corrección de incidencias que necesiten datos actualizados.

� Producción. Utilizado para la explotación de la aplicación por parte de los usuarios finales.

� Respaldo. Entorno para la utilización como entorno de producción ante contingencia grave del entorno de producción.

Se gestionarán de la siguiente forma:

� Se documentarán los procedimientos de promoción de versiones entre entornos.

� Se identificarán unívocamente: o las versiones en los entornos de pruebas y explotación. o los objetos y sus versiones dentro de cada versión global del

sistema � Se podrá obtener la funcionalidad diferencial entre versiones de objetos. � Permitirá conocer las incidencias corregidas o modificaciones

funcionales implantadas en una determinada versión � Se dará soporte automatizado a la promoción entre los tres entornos.

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� Se implantará un sistema para la actualización de todos los datos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema ERP desde el entorno de producción hacia preproducción y pruebas. En el caso de la exportación de los datos al entorno de pruebas se deberá definir un proceso de disasociación de los datos sensibles que determinará el CDTI.

7.7. Documentación

Como entregable incluido dentro del proyecto se incluye la documentación relativa a la construcción e implantación del sistema ERP para su posterior mantenimiento, así como los documentos de ayuda de la aplicación dirigidos a los usuarios. La documentación debe cumplir los siguientes requisitos:

� Todos los documentos que componen la documentación estarán estructurados de la misma forma, siguiendo el estándar y plantillas proporcionados por el CDTI.

� Identificación de los elementos: se utilizarán convenciones de numeración y denominación para asegurar que todos los objetos y documentos tengan referencias únicas y se ajustarán a las reglas del gestor documental del CDTI.

� La documentación se entregará a su debido tiempo, de forma que permita la revisión del contenido y forma necesaria, para la recepción de los distintos módulos o servicios realizados en las entregas parciales y permita realizar un seguimiento adecuado al proyecto por parte del CDTI. La documentación se entregará en papel y en soporte informático de forma que el CDTI pueda efectuar el mantenimiento de la misma posteriormente.

� Toda la documentación ha de estar disponible, al menos, en formato Word. En cualquier caso los formatos deberán permitir la publicación inmediata en Intranet / Internet.

� La empresa adjudicataria será la responsable de mantener actualizada la documentación del proyecto a lo largo del mismo, pudiendo efectuar las actualizaciones en soporte digital con las herramientas utilizadas en el proyecto. En caso de utilizar herramientas distintas, se incluirán en la oferta todas las licencias necesarias para el mantenimiento de la documentación.

� La empresa adjudicataria deberá mantener un registro histórico de los cambios producidos en la documentación con una breve explicación de la causa que origina el estado del cambio. Cada documento tendrá señalado el tiempo máximo de validez, y deberá identificar el número de versión del mismo.

� La documentación será clara, concisa, precisa y fácil de mantener de forma que permita cumplir, dependiendo del tipo de documento, las funciones para las que ha sido diseñada.

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� La documentación deberá ser aprobada por la dirección del proyecto por parte del CDTI.

Documentación a entregar:

� Documentación de la metodología de desarrollo. Todos los desarrollos realizados durante el proyecto deberán cumplir con la metodología de desarrollo CDTI.

� Documentación de configuración y parametrización. Toda la documentación relativa al proceso de parametrización y adaptación de la herramienta ERP que se incluye dentro de la metodología de implantación.

� Documentación de instalación. Documentación detallada con todos los pasos a llevar a cabo para instalar todos los componentes necesarios para el correcto funcionamiento del sistema ERP, Portales, Gestión documental y desarrollos a medida.

� Documentación de administración. Documentación dirigida a los responsables de la herramienta para llevar a cabo el mantenimiento de la aplicación y adaptación de pequeñas parametrizaciones.

� Documentación de usuario. Documentación relativa al uso del sistema por parte de los usuarios finales. El formato de esta documentación podrá ser electrónico o interactivo.

7.8. Soporte y mantenimiento

Una vez completado el desarrollo del nuevo sistema, incluyendo toda la documentación y concluidas con éxito las pruebas definidas en el correspondiente plan de pruebas destinadas a certificar que el sistema cumple todos los requisitos funcionales, técnicos, etc., se procederá a la implantación del mismo en el entorno de producción, para lo cual el adjudicatario deberá elaborar un plan de implantación detallado. Si durante la fase de paso a producción se pusieran de manifiesto deficiencias, relevantes a juicio del Director Técnico del proyecto, que no hubieran sido descubiertas durante las pruebas, no se procederá al despliegue generalizado del sistema hasta que dichas deficiencias fueran resueltas por el adjudicatario sin coste adicional para CDTI y con posibilidad de imposición de las penalizaciones previstas en el presente Pliego si ello supusiera retrasos en los hitos y/o plazos de ejecución del proyecto. Una vez concluida con éxito la implantación del sistema y certificada por CDTI la plena operatividad del mismo, se dará por cerrada una primera versión del aplicativo y se iniciará la fase de garantía del sistema. Durante el periodo establecido de garantía el contratista deberá resolver todas las incidencias no detectadas previamente sin coste adicional para el CDTI.

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Además el contratista debe proporciona una tarifa para mantenimientos correctivos y evolutivos para atender las modificaciones o nuevas funcionalidades que no se incluyan dentro del alcance de este pliego diferenciado por perfiles. La gestión de los mantenimientos correctivos y evolutivos se regirán por el proceso de gestión de cambios definido por el CDTI. Se incluye dentro del coste del pliego el mantenimiento durante tres meses una vez recepcionado el proyecto y corregidas las deficiencias imputables a la garantía. En la oferta se debe detallar el número de horas que se incluirán dentro del coste del pliego no pudiendo ser inferior a 50 horas a consumir durante los tres meses posteriores, pudiendo ofertar la ampliación del número de horas y el plazo como mejora propuesta sin que suponga un coste adicional. 8. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD.

Los oferentes aportarán una Memoria descriptiva de las medidas que adoptarán para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Así mismo, deberán incluir en su oferta la designación de la persona o personas que, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la empresa, estarán autorizadas para las relaciones con el Centro a efectos del uso correcto del material y de la información a manejar. Se adjuntará una descripción de su perfil profesional, y sólo podrán ser sustituidas con la conformidad del Responsable del Departamento de Sistemas de Información del CDTI. El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, de 13 de diciembre, y especialmente en lo indicado en su artículo número 12. 9. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA Y DE CONOCIMIENTO.

Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el CDTI, a tales efectos, toda la información y documentación que estas soliciten, para disponer de un pleno conocimiento técnico de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos, y herramientas utilizados para resolverlos. La oferta contendrá un Plan de transferencia tecnológica, en el que puede incluirse, entre otras propuestas, la impartición de formación en el entorno tecnológico objeto de la contratación como prestación adicional sin coste para el CDTI.