Pmi área 10 - gestión de las comunicaciones - reuniones (33)

14/1/2017 www.activus-be.com 1 [email protected]

Gestión de las Comunicaciones

Sergio Salimbeni Enero

v.1.0 2017

Reuniones Efectivas


Objetivos de la comunicación del equipo:

• Proporcionar mecanismos para generar fluidez y claridad entre las personas y la documentación.

• Recolectar y distribuir la documentación.

• Controlar las comunicaciones.

La comunicación


• Cantidad de Canales de Comunicación:

𝐶𝑎𝑛𝑡. = [𝑛 ∗ 𝑛 − 1 ] / 2

• Donde n = Cantidad de interesados involucrados.

• Ejemplo:

• Un proyecto con 8 interesados dará como resultado:

• 8 x (8 -1) / 2 = 28 canales de comunicación

Canitdad de canales de comunicación


La primera pregunta que se debe formular antes de convocar a una reunión de trabajo es:

¿Es necesaria esta reunión?

Reuniones de Trabajo


Las reuniones son una de las herramientas más productivas que tiene un Gerente para:

• Estimular ideas.

• Fomentar el espíritu de grupo.

• Generar consenso y tomar decisiones grupales.

Importancia


• Seguir el proyecto y adoptar acciones correctivas.

• Presentar información e informar novedades.

• Incrementar la productividad.

• Evitar reuniones mal planificadas e improductivas.

• Algunos ejecutivos pasan la mitad de su vida laboral en

reuniones de cualquier tipo.



• La interacción de varias personas es necesaria para crear una

idea, desarrollar una solución o hacer un plan.

• La dinámica del grupo es esencial para tomar una decisión que

deba ser consensuada.

• Restricciones de tiempo limitan otras opciones.

• El tema es lo suficientemente complejo como para precisar de

una gran interacción entre varias personas.

¿Cuándo es mejor hacer una Reunión?


• No es necesaria la dinámica de un grupo para resolver un problema o dar/recibir información:

– El mensaje a transmitir es simple.

– Se da información que no requiere una respuesta inmediata.

– Se requiere información que no necesita un análisis grupal.

– No se necesita crear ideas. No es necesario un consenso.

• Tener siempre en cuenta el costo de la reunión, en unidades monetarias y en costo de oportunidad de los asistentes de hacer otra tarea.

• Si no se puede planificar, no haga la reunión.

¿Cuándo NO hacer reuniones?


Qué Determinar el objetivo y el tipo de reunión. Hay básicamente dos tipos: de discusión, y de información.

Quiénes Invitar sólo a los que deban estar para alcanzar el objetivo. No “respetar” el protocolo ni las jerarquías. Las reuniones de discusión deben tener pocos participantes.

Cuándo Dar tiempo suficiente para preparar y para prepararse. Las reuniones por la mañana son más productivas. En reuniones de discusión, consensuar una fecha posible.

Dónde Reservar un lugar apropiado: temperatura, aire, luz, sillas ... Elija un lugar neutral para reuniones de discusión. Seleccione una ubicación conveniente para todos.

Cuánto Las reuniones no tienen una duración definida, sin embargo, las de información deberían ser más breves (entre ellas, las de avance del proyecto).

Planificar la Reunión


• Definir la agenda.

• Citar a los participantes.

• Distribuir objetivo y agenda.

• Reservar la sala.

• Coordinar los refrigerios.

• Reservar los elementos de ayuda y soporte.

• Pizarra y Marcadores.

• Proyectores.

• Rotafolios.

Logística de la Reunión


• Obtener la información que se necesita con antelación.

• Preparar el material que se requiera para la presentación o para la discusión.

• Definir una estrategia para la reunión.

• Repasar la agenda.

• Leer el material para estar informado.

• Identificar los elementos que se deba llevar a la reunión y prepararlos para que estén disponibles ese día.

• Conocer a los participantes y sus reacciones.

• Establecer estrategias para manejar las objeciones.

Preparativos


• Indicar claramente en la agenda el propósito de la reunión y los temas a tratar.

• Otorgar un plazo para que los participantes hagan comentarios sobre los temas.

• Facilitar el material y la información que necesiten.

• Indicar qué se espera de cada participante.

• Brindar las instrucciones y la agenda por escrito.

Preparar a los Participantes


Pasos Básicos Conducir la Reunión

1. Presentar la Información

Presentar el propósito de la reunión y repasar qué se espera de los participantes.

2. Evaluar la Información Debatir el tema. Es el momento de presentar ideas o de presentar informes con hechos o datos.

3. Sacar Conclusiones

Llegar a una conclusión o consenso. Tomar una decisión grupal. Resumir lo actuado.

4. Concretar Acciones

Asignar responsabilidades a los presentes. Definir acciones, resultados y plazos.

5. Cerrar la reunión Repasar, Resumir, Acordar.



• Presentar a los participantes.

• Leer el objetivo y la agenda.

• Repasar el tiempo establecido.

• Comentar las reglas para la reunión.

• Elegir el lugar dónde sentarse (y dónde se deberían sentar los demás).

• Asignar el rol de escriba a uno de los participantes.

• Distribuir material (si no fuera hecho por anticipado).

1. Presentar la Información


• Es la fase de discusión, debate, creación de ideas o presentación de información (reuniones informativas): – Mantenga el “balón” rodando.

– Escuche atentamente.

– Maneje las objeciones.

– Modere las discusiones. Evite agresiones.

• Cuidar los tiempos preestablecidos.

• Periódicamente resuma las conclusiones. Repase lo registrado por el escriba.

• Dé a todos la oportunidad de expresarse.

• Fomente la participación.

2. Evaluar la Información


Cuando las condiciones sean oportunas o el tiempo

haya transcurrido, quien conduce debe proponer

que el grupo tome una decisión o llegue a una

conclusión.

3. Sacar Conclusiones


• La reunión puede/debe finalizar con un plan de acciones a desarrollar o con tareas asignadas a algunos participantes.

• Será importante el seguimiento de las mismas.

4. Concretar Acciones


• Así como la reunión tiene un comienzo, debe tener un cierre adecuado.

• El cierre no es una formalidad.

– Resumir las conclusiones.

– Comentar los aspectos positivos.

– Elogiar a los participantes que más han contribuido.

– Agradecer la participación de todos.

• Repasar las acciones futuras y las asignaciones de cada uno.

• Acordar una próxima reunión, si fuera necesario

5. Cerrar la Reunión


Manejando Problemas en Reuniones de Trabajo


Síntomas

• La reunión está dando círculos.

• No se avanza y se vuelve recurrentemente a los mismos temas.

• Las mismas ideas, los mismos argumentos, etc.

Sugerencias

• Resumir la situación.

• Pedir una votación con las opciones que hay.

• Hacer otra reunión, pero que cada uno venga con el tema analizado.

• Cambiar de discusión a acción

La Pared


Síntomas

• Los participantes parecen aburridos.

• Poca atención (dibujos en el papel, miradas perdidas, pocas ideas, etc.)

• No hay una ambiente productivo y enérgico.

Sugerencias

• Resumir lo hecho.

• Hacer un corte para descansar.

• Luego continuar (si es necesario).

• Proponer otra reunión. Dar indicaciones precisas sobre que se espera en la próxima reunión.

El Agujero Negro


Irrelevantes

Síntomas

• Están convencidos de que tienen mucho que aportar, pero no dicen nada útil.

• Sus comentarios sirven para desviar el foco de la reunión.

• A veces lo hacen con deliberada intención.

Sugerencias

• Intentar traerlo al tema de la reunión con preguntas.

• Si no se logra, tratar políticamente de ignorarlo.

• No atender sus solicitudes para hablar.


Peleadores

Síntomas

• Están en contra de todas las ideas.

• Discuten con otros participantes. Ofenden a otros o son agresivos.

• Se quejan y rezongan.

• Usan la reunión para transmitir sus temores o preocupaciones.

Sugerencias

• No confrontar con estos individuos.

• Unir al grupo detrás de un consenso contra sus ideas o propuestas.

• Cuando hay ofensas, llamarle la atención, firme pero sin ningún juicio.

• Invitarlo a retirarse, si todo falla.


Tercos

Síntomas

• Su actitud exaspera al grupo. Demora el avance de la reunión.

• Se aferran a una idea y no cambian.

• Aún mucho después de que el tema haya cambiado, regresan con su idea.

Sugerencias

• Dejar que exprese su idea y luego pasar a otro participante u idea.

• Involucrar al resto si la persona insiste con su tema o idea.


Sabelotodo

Síntomas

• Cualquiera sea el tema, ellos son expertos.

• Nunca se callan.

• A veces preparan largas presentaciones sin que nadie se las haya pedido.

Sugerencias

• Pueden ser útiles, ya que a veces sus ideas y comentarios contribuyen.

• Tratar de mantener su participación a intervenciones breves.

• Resumir o repasar lo que dijo como estrategia para interrumpirlo.


Ausentes

Síntomas

• Están pensando en cualquier cosa menos en el tema de la reunión.

• No traen los temas preparados o los informes que se requieren.

• Participan poco.

• Pueden ser débiles de carácter.

Sugerencia

• Verificar que hayan preparado sus temas antes de la reunión.

• Intencionalmente, darles la oportunidad de expresarse.

• Evitar que otros interrumpan rápidamente sus ideas y contribuciones.


Tardíos

Síntomas

• Llegan tarde e interrumpen la reunión.

• Piden que los pongan al tanto con lo tratado.

• Distraen al resto y frenan el impulso de la reunión.

Sugerencias

• Adelantarse a la situación diciendo que más tarde usted lo pone al día.

• Hablar con ellos fuera de la reunión para expresarles su molestia por sus llegadas tarde.


El Jefe

Síntomas

• La reunión está a pleno y su jefe o el de los participantes entra. Distracción y silencio.

• Peor aún, da su idea o parecer. La idea del jefe pasa a ser la del grupo.

Sugerencias

• Hacerle preguntas como al resto. Proponer una idea, preguntar qué otra alternativa hay.

• No pedir al grupo que comente las ideas del jefe.

• Continuar con la agenda.


El Silencio

Síntomas

• Como una película de terror: usted presenta el tema y nadie dice nada.

• Las miradas perdidas. Silencio en la sala.

Sugerencias

• Determinar la causa:

• ¿Está el grupo preparado? ¿Todos tienen el material? ¿Otra reunión?

• ¿Es clara la consigna?

• Repítala.

• ¿El tema es difícil?

• Comparta sus temores con el grupo.


Una reunión pasa la prueba crítica si se

responde afirmativamente a las siguientes 5

preguntas:

¿Pasás la prueba?


1 - ¿Todos tienen en claro el objetivo de la reunión antes de entrar?

2 - ¿Está invitada a la reunión toda la gente que tiene que estar y

solamente la gente que tiene que estar?

3 - De los participantes, cualquiera de ellos: ¿aporta información

que otros no tienen, o recibe información que no tiene?

4 - ¿Existe una agenda de la reunión?

5 - ¿Se tratarán en la reunión todos los puntos de la agenda y

solamente los puntos de la agenda?

La 5 preguntas clave


• Pera que la reunión sea efectiva:

Agenda

Objetivos

Participantes

Logística de la reunión

Apertura

Cierre y conclusiones

Conclusiones


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