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La bases del Éxito de los proyectos de Retail “EL PROJECT MANAGEMENT PLAN”

Martin Bravo, Arquitecto & Project Manager

PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013

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Martin Bravo

Arquitecto & Project Manager

• Arquitecto por la Universidad de Mendoza, Facultad de Arquitectura y Urbanismo

• Experto en Dirección de Proyectos. Instituto de estudios Cajasol, Sevilla

• Experto en Dirección de Proyectos por la Universidad del País Vasco.

• Project Manager , Project Management Institute.

• Project Manager para empresas de retail y distribución en América Latina, Europa,

norte de África y Emiratos Árabes, como Disco Argentina, Super VEA , Ahold,

Supersol y Permira. Desarrolla su actividad profesional en 2MC arquitectos &

project management y en EdPm, Escuela de Project Management, organización

orientada a la consultoría y formación del Project Management en España.

Suceden cosas buenas cuando te involucras con PMI

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La bases del éxito de los proyectos de Retail

“EL PROJECT MANAGEMENT PLAN”

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•Definición

•Objeto

•Contenido

ÍNDICE de la PONENCIA

2. El Project Management Plan

1. Aspectos Estratégicos Generales

La bases del éxito de los proyectos de Retail

“EL PROJECT MANAGEMENT PLAN”

5 Presentation Title

1. Aspectos Estratégicos Generales I •Comprender el entorno interno y externo del proyecto

6 Presentation Title

1. Aspectos Estratégicos Generales II

• Conocer las normas y regulaciones del área de aplicación del proyecto

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•Desarrollar habilidades propias del director de proyecto.

•Redactar el plan de dirección de proyecto

• Analizar Lecciones Aprendidas. Management by Objetives.

Aspectos Estratégicos Generales

1. Aspectos Estratégicos Generales III

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DEFINICIÓN

•Manual de Gestión de Proyectos

•Manual de Dirección de Proyectos

•Manual de Gerencia de Proyectos

•Manual de Administración de Proyectos

EL PROJECT MANAGEMENT PLAN

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OBJETO

•El objeto disponer UNICA herramienta eficaz para asegurar el los Objetivos del Proyecto.

•Contiene los procedimientos que TODOS deben conocer de acuerdo a la planificación, coordinación, ejecución y cierre del Proyecto

OBJETO DEL PROJECT MANAGEMENT PLAN

•Que vamos a hacer …. Objetivo

•Como lo haremos ……..Procedimientos

•Quién es quién ………….Coordinación

•Quién hace que……..…. Roles y Responsabilidades

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Alcance

Tiempo

Calidad

RR-HH

Riesgos Comunicaciones

Presentation Title

Licencias

Diseño Medioambiente

Seguridad y salud

CONTENIDO CONTENIDO DEL PROJECT MANAGEMENT PLAN

Agentes

Costes

Contratos

Gestión de:

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CONTENIDO

• Cliente • Equipo de Arquitectos • Administraciones • Constructores • Usuarios Finales

GESTION DE LOS STAKEHOLDERES-AGENTES

Identificar a los Agentes participan en el Proyecto INTERNOS Y EXTERNOS

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Herramientas Registro de Agentes

Agente/Stakeholder Relacion con el Proyecto Organización Datos Objetivos Necesidades

Antonilo Lopez

Atr Solution

Puesto

Director

General

No salir de los

objetivos coste y

plazo

Cliente Telefono 66654526 Apertura

Fax 455686454

Verano 2012

Natalia Cabañas

Estudio UR-B

Puesto

Project

Manager

Project Manager Telefono

Fax

Carlos H Diseño Interiorista

Israe M: Redaccion de Proyecto

Marteen S. Contratista Gerente

Jose Luis R. Municipalidad

Carmen L. Suministradoras Tecnico

Maria del Mar P. Contratista

Jorge T. Traductores Traductora

Mario M: Comunidad ed Vecinos

Lucai S. Contratista General Compras

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CONTENIDO

•Gestión del Diseño •Memoria descriptiva •Planos Aprobados •EDT •Manual corporativo

GESTIÓN DEL ALCANCE

Describe las Generalidades del Proyecto, morfología , función, actividades para llevarlo a cabo. Incluye:

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•Planning de Proyecto •Calendario de Hitos

CONTENIDO GESTIÓN DEL PLAZO

Estimar los Tiempos de las Actividades del Proyecto

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Fechas Hitos

F1 Aprobación Viabilidad 01/05/2010

F1 Entrega Plan Maestro 15/05/2010

F2 Aprobación Comité Dirección 01/06/2010

F2

Contratación y puesta en marcha

proyecto 02/06/2010

F2 Entrega Proyecto Básico 01/08/2010

F2 Entrega Proyecto Ejecución 01/08/2010

F2 Gestión de Solicitud de Licencias 01/08/2010

F2 Solicitud Licencia de Obra 01/08/2010

F3 Negociación , Adjudicación y Firma 15/12/2010

F2 Solicitud Licencia de Actividad 01/08/2010

F2 Obtención de Licencia de Obra 15/12/2010

F2 Obtención Licencia de Apertura 15/05/2010

F3 Inicio de Obra 15/01/2011

F3 Acometidas 01/05/2010

F3 Puesta en marcha 01/05/2010

F3 Apertura 01/06/2010

F4 Cierre del Proyecto 01/08/2010

Herramientas Calendario de Hitos

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Herramientas Planning de Proyectos

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CONTENIDO

•Presupuesto del proyecto •Certificaciones. •Ordenes de cambio. •Desviaciones •Control de costes

GESTION DEL COSTE DEL PROYECTO

Planifica y controla los costes del proyecto. Visión global del estado financiero del proyecto.

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Herramientas Planilla de control de costes

INVERSION SU-001 Co

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Item Importe

Licencias y Contratos

Licencias

Licencia de Obras 50.000,00

Licencia de Actividad 50.000,00

1º Ocupacion

Apertura

Servicios Juridicos 15.000,00

Total Licencias y Contratos 115.000,00 5,76%

Proyecto

Estudio de viabilidad

Proyecto Basico 50.000,00

Proyecto Ejecucion 50.000,00

Proyect Manager 50.000,00

Decoracion

Total Proyectos 150.000,00 7,51%

Controles

Seguridad y Salud 25.000,00

Calidad 12.000,00

OCAS 6.000,00

Total Controles 43.000,00 2,15%

Construccion

Trabajos Preliminares

Movimiento de tierras

Estructuras

Cimentaciones

Estructuras

Construccion

Albañileria 450.000,00

Fachada 78.000,00

Cubiertas 35.000,00

Aparcamientos

Aparcamientos Exteriores Aparcamientos Interiores 27.000,00

Otras 0,00

Total Construccion 590.000,00 29,54%

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CONTENIDO

• Manual Corporativo de Construcción • Inspecciones de Calidad • Auditorias

GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Procedimientos para comprobar, inspeccionar y auditar la calidad. Mejorar el desarrollo de procedimientos.

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CHECKLIST PROYECTO MODERNIZACIONES OBRA

Formulario PC-01.009 MIS Obra

Versión 01-2010

1. Instalación publicitaria

7 Banderola / Totem 8 Rótulos 9 Vinilos

3. Zona carga y descarga

2

4 Acera perimetral edificio 2

5 Protección camión 2

6 Compactadora exterior 2

7 Puerta seccional 2

8 Protecciones puerta seccional 2

9 Plataforma 3

0 Escalera metálica 3

1 Marquesina con voladizo 3

2 iluminación

5. Marquesina

4

5 Falso techo de lamas de aluminio de color blanco.

4

6 Pavimento de piezas de hormigón 4

7 Zona de carros 4

8 Iluminación marquesina, empotrada en falso techo 4

9 Expositor NON-FOOD 5

0 Persianas metálicas motorizadas

6. Módulo de entrada

5

1 Felpudo 5

2 Falso techo 5

3 Iluminación módulo 1 x 58 W 5

4 Mecanismos puertas

7. Sala de ventas

5

5 Pavimento (reparación zonas dañadas o sustitución total)

5

6 Pintura color RAL 9010 5

7 Forrado paredes con melamina blanca 5

8 Alicatado mall 5

9 Rodapié de DM 6

0 Pintura salidas de emergencia 6

1 Falso techo 60 x 60 (pintura o cambio total) 6

2 Perfilería de falso techo 6

3 Carril de iluminación 6

4 cambio fluorescentes 6

5 iluminación fruta y verdura 6

6 maquinaria climatización 6

7 Difusores marca schako ral 9010 6

8 Rejillas de retorno instaladas 6

9 maquinaria y murales LINDE 7

0 Protecciones puerta enrollable

Herramientas Plantilla de Check List

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• Organigrama del equipo • Matriz de responsabilidades • Alcance de los Servicios

CONTENIDO GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Define los roles, las responsabilidades , las competencias y autoridad de los integrantes del equipo de proyecto.

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Project Manager Martin Bravo Diaz

Project Site Bruno Diaz

Técnico Instalaciones Manuel Márquez

Técnico Obras Ignacio Alva

Planificación

Blanca Amaya

Controller Pedro Tinto

Herramientas Organigrama del Equipo

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Herramientas

Proyecto R : Responsable Firma

Nº de acta E: Ejecuta-Suministra-Realiza

Fecha A: Asesora

Equipo Construcción Management

Propiedad Estudio Ur-b Director de Proyecto

Ingeniero Residente

Asistente Tecnicos

Contratista

General

Diseño R-E

Proyecto Basico

Proyecto Ejecucion R

Replanteo R R E

Libro Ordenes e Incidencias R R E

Planos complementarios.

Planos de Taller . Croquis y

detalle R E A

Autorizar para aprobar por la

propiedad ordenes de

cambio R R

Propuesta ordenes de cambio R E

Discutir y proponer precios

contradictorios R E

Autorizar precios

contradictorios para proponer

a la propiedad R E

Redaccion Plan de seguridad

y salud A R R A E

Seguimiento del Plan de SS A R R

Comprobacion Adecuacion

Proyecto Obra R R A A

Documentacion Licencia de

Obras R R

Documentacion Licencia

Actividad R R

Liquidacion Provisional R R

Matriz de asignación de responsabilidades

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CONTENIDO

•Sistema de información. •Formato de los documentos del proyecto. •Modelos de Rótulos , Correspondencia. •Informes semanales , Actas de reunión

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Determina a quién , como y cuándo se informa. Destinatarios y necesidades de información de los interesados en el proyecto

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Sistema de Información

Generador de Información G

Receptor de Información R

Contratista

General Project

Manager Project

Site

Programación Y Control

Cliente

Informes Semanales

R G-R G R

Informes Mensuales

R G-R G-R G R

Informes Puntuales

R G-R G-R G R

Informe Final R G-R G-R G R

Herramientas Matriz de información

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CONTENIDO

•Análisis de Riesgos •Matriz Respuesta a Riesgos

GESTIÓN DE LOS RIESGOS

Analizar de forma sistemática y ordenada cuales son todos los riesgosDefinir las estrategias de respuesta a los distintos eventos o sucesos que pudieran acontecer y saber como tenemos que actuar.

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EDT Fecha de Entrada Evento del Riesgo Pla

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Co

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Alc

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Pla

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Est

rate

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Ac

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ble

Cubiertas 22/03/2008 Riegos que los vientos de

levante no permitan

trabajar en altura.

Si La cubierta

se debe

colocar an

tes del mes

de julio del

2009

Evitar Adelantar

tarea antes

de las fecha

Limite Riesgo

Proyect

Manger

Contratista

•Causas naturales •Causas físicas •Financieras/económicas •Entorno •Personales •Diseño del proyecto técnico de ejecución • Proceso de construcción

Categoría de los Riesgos

Matriz de Riesgos Herramientas

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CONTENIDO

Redactar los contratos. Gestionar las compras. Monitorear la ejecución de los contratos. Efectuar cambios y correcciones

GESTIÓN DE CONTRATOS

•Documentos contractuales •Estrategia de licitación. •Gestión de contratación. •Procedimientos de licitación. •Informes de licitación

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CONTENIDO

•Documentación a presentar •Coste y plazo •Niveles de autorización •Las competencias en la redacción •Plan de seguimiento

GESTIÓN DE LICENCIAS

Gestión de Permisos, acometidas, Suministros , licencias, informes técnicos, Estudios o certificados que redactarse deben y presentarse ante las administraciones, organismos públicos, privados u otros entes involucrados y que autorizan el desarrollo de actividad.

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CONTENIDO Plantilla de gestión de licencias

Proyecto

CÓDIGO

Fecha:

PERMISOS y LICENCIAS Check Deadline Competencia Redactor

1 VERIFICACIONES DE ORGANISMO DE CONTROL TECNICO

1.1 Resultados de ensayos del control de calidad

1.2 Certificado final de obras

1.3 Informe final de la ejecución de obras D6

1 DECLARACION DE OBRA NUEVA

2.1 Licencia de obras

2.2 Certficado O. N. del proyectista con reconocimiento de firma

2.3 Certificado final de obras visado

3 CONTRATO DE POLIZAS DE SEGUROS

4 NOTIFICACION DE LA D.F. AL PROMOTOR DE TERMINACION DE

LA OBRA O FASE CORRESPONDIENTE

5 LIBRO DE ORDENES Y ASISTENCIA VISADO

6 LIBRO DE INCIDENCIAS VISADO

7 ACTA DE RECEPCION PROVISIONAL Y DEFINITIVA DEL

EDIFICIO TERMINADO

8 CERTIFICADO FINAL DE OBRA

9 CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES

CONTRA INCENDIOS

10 CERTIFICADO FINAL DE INSTALACIONES

11 LEGALIZACION DE LAS INSTALACIONES ANTE DIREC. INDUSTRIA (2)

12 CERTIFICADO DE MEDICION ACUSTICA

13 LICENCIA DE PRIMERA OCUPACION

13.1 Proyecto As-Built visado

13.2 Carta de pago

13.3 Certificadado de empresas de servicios

13.3 Alta Catastral (Modelo 902)

14 LICENCIAS PARA ACTIVIDADES

14.1 Calificación ambiental

14.2 Carta de pago

14.3 Licencia de ocupación

15 LIBRO DEL EDIFICO (1)

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•Plan de seguridad y salud •Coordinación de seguridad y salud •Recursos preventivos •Seguridad de obra •Protocolos

GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD

Describe las actividades preventivas, las incidencias en Seguridad y Salud, las medidas a adoptar durante la ejecución, la calificación de los contratistas, las estadísticas de la obra relativas. SSGG

CONTENIDO

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CONSIDERACIONES FINALES

1. Se redacta desde el inicio del proyecto

2. Se establecen las Líneas Bases

3. Se actualizan las versiones

4. La ultima versión se redacta a cierre del Proyecto

5. Se recogen las lecciones aprendidas

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Muchas Gracias

Martin Bravo Díaz

Arquitecto & PMP®

www.2mc-arquitectos.com

www.edpm.es