PMI Tour Cono Sur Mendoza - PMI Nuevo Cuyo · proyecto SUMA Amadeus en el que hemos ......

Sábado, 7 de Noviembre de 2009

PMI Tour Cono Sur Mendoza

Equipos Virtuales

Roberto Toledo, MBA, PMP

Alpha Consultoría

México

El evento para quienes quieren proyectos exitosos

Objetivo

• Presentar experiencias, herramientas y propuestas para la correcta integración y administración de un Equipo Virtual de Proyectos

• Buena parte de las experiencias presentadas aquí, están tomadas del proyecto SUMA Amadeus en el que hemos colaborado con Mexicana de Aviación


Agenda

• Equipos

• Factores Importantes en cualquier equipo

• Los Equipos Virtuales

• Las 10 claves para tener éxito con un Equipo Virtual


¿Equipo vs. Grupo?

Grupo: Conjunto de personascon un objetivo común. En lavida diaria se observan gruposde personas que persiguen unobjetivo común pero laconsecución del mismo esindependiente entre losmiembros.

Equipo: Conjunto de personascon un objetivo común queconstituye un reto para susintegrantes y coninterdependencia significativaentre sí. Se observa enconjuntos con alto grado departicipación para alcanzar losfines que se han propuesto.

• El que logra lo que se propone.

• El que resuelve los problemas.

• El que sostiene los resultados en el tiempo.

• Con oportunidad.

• Con un alto nivel de aportación individual.

• Con un bajo nivel de conflicto.

¿Qué es un equipo eficaz?

¿Y el Líder del Equipo?¿Cuál es la responsabilidad del líder en la integración de un equipo?

Coordinar los esfuerzos del equipo, logrando sinergias, asegurando que los elementos para la funcionalidad del mismo

están presentes.

• La existencia del objetivo que cumpla con los requisitos para hacerlo alcanzable.

• En función del objetivo la selección de las personascapacitadas.

• Seleccionadas las personas la apropiación del

objetivo.

• Apropiado el objetivo la alineación de los valores.

• Alineados los valores la definición de los métodos.

El Equipo Virtual

• Características más importantes…

– Dispersión geográfica

– Dispersión cultural

– Diferentes husos horarios

– Distintos idiomas

– Distintos lenguajes

– Dispersión en la jerarquía de valores

• Por lo que hace un uso intensivo de

herramientas de telecomunicación

• ¡¡Requiere un tratamiento especial!!


¿Entonces?

10 claves para tener éxito en la dirección de

un equipo virtual


1. Construye con mucho cuidado al Equipo

• Características más importantes de los Equipos Efectivos:– Objetivo Común

– Roles y Responsabilidades bien definidos

– Herramienta: Matriz de Responsabilidades

• Haz que tu Equipo sea lo más tangible posible– Identidad propia

• Mantén un alto nivel de entusiasmo y motivación– Satisfacción por el logro, tal vez la más importante.

– Caso Mexicana de Aviación


Matriz de Responsabilidades

1.- Responsabilidad Directa2.- Supervisión 3.- Aprobación Final

Manuel Robledo (LP)

Luis Juárez

Arturo castro

Eduardo del Razo

Karen Rojas

Sebastián Toledo

Ericka Aguirre

Juan Carlos Nazar

Ignacio Figueroa

1.1 Elaborar Plan del Proyecto 1

1.2 Defnir Requerimientos 1 3

2.1 Diseño Preliminar 2 1 3

2.2 Definir Plataforma Software 1

2.3 Establecer Interface 2 1 3

2.4 Diseñar Codificación 3 2 1

3.1 Definir Documentación 3 1

3.2 Codificación General 3 2 1

3.3 Mantenimiento del Producto 1

4.1 Desarrollo de Pruebas 3 2 2 1

4.2 Elaborar Manual de Usuario 3 2 1

5.1 Implementación Piloto 2 3 1

5.2 Implementación General 2 3 1


2. ¡¡Comunicación, Comunicación!!

• Aspecto clave en cualquier equipo, pero con mayor razón en un equipo virtual

• No pierdas ninguna oportunidad para comunicarte con el equipo

• Recuerda: Objetivo � Valores � Métodos y herramientas

• El mayor involucramiento debe ser en la etapa de planeación

• En la etapa de Control debemos centrarnos en un constante seguimiento

• Herramienta: Plan de Comunicación


Plan de Comunicación

# Reporte/

Informe

Periodicidad Audiencia Medio de distribución Archivo en… Responsable

1 Reporte

ejecutivo

Mensual Alta dirección,

cliente, patrocinador

Reporte escrito y/o

electrónico formal (con

código de acceso)

www.proyectoXXX/report

es-ejecutivos.html

Gerente de

proyecto

2 Reporte de

avance total

del proyecto

Quincenal Staff del proyecto,

gerentes

funcionales, PMO

Reporte escrito y/o

electrónico formal (con

código de acceso)

www.proyectoXXX/report

es-de-avance/fecha.html

Gerente de

proyecto

3 Bitácora de

situaciones

(issues)

Semanal Staff del proyecto,

área involucrada

según se requiera

Correo electrónico,

pizarrón electrónico,

tablero de control

www.proyectoXXX/issues

/reportes.html

Encargado de

comunicaciones

en el staff del

equipo de

proyecto

# Junta Periodicidad Audiencia Lugar Minuta en… Responsable

1 Evaluación

Alta

Dirección

Mensual Alta Dirección, PMO Salón ejecutivo www.proyectoXXX/reposi

tario/minutas/ejecutivas/

fecha.html

Gerente de

proyecto

2 Revisión staff Semanal Staff de proyecto,

Staff PMO

War room (equipo de

proyecto) uso de

videoconferencia

/blogs/portales

interactivos si fuera el

caso

www.proyectoXXX/reposi

tario/minutas/desempen

o/fecha.html

Encargado de

comunicaciones

en el staff del

equipo de

proyecto


3. Uso intensivo de las “Top Five”

Reuniones de Trabajo

Portal de Información

Team Building y Visibilidad

Comunicación

Colaboración


El Portal del Proyecto


4. La gente va primero, la tecnología después

• Liderazgo efectivo y que delega:– Confianza en la gente

– Participación constante

• Procesos de comunicación:– Retroalimentación

– Total apertura

• Solución de conflictos– Empatía

– Escucha activa

– Buscar resolver (ganar-ganar)


5. Ponle Rostro al Equipo

• Es importante poner un rostro a las personas con las que interactuamos

• Siempre que sea posible, una junta de Kick-Off presencial: ¡¡Importantísimo!! – Vale la pena el gasto

• Usa herramientas de videollamadas y videoconferencias siempre que sea posible

• Nuevamente, la utilización de Facebook como herramienta de colaboración en proyectos


6. Delega y da seguimiento religiosamente

“Mi secreto es delegar absolutamente todas las tareas y después dar seguimiento constante”Michelle LaBrosse, Chief Cheetah

• Se escrupuloso con la reunión semanal de

seguimiento

• Establece reuniones individuales

periódicas con cada miembro del equipo

• Nunca pierdas la oportunidad de

comunicarte con tu equipo


7. Prepárate para la Diversidad Cultural

• Individualismo vs. Colectivismo

• Jerarquía vs. Igualdad

• Distancia de Poder (Power Distance)

• Relación con la Incertidumbre

• Maestría vs. Armonía

• Concepción del Tiempo (Precise vs. Loose)

• Caso General Motors


8. Maneja adecuadamente los Husos Horarios

• Establece juntas en horarios compartidos

• Para proyectos realmente globales, intercalar horarios para las reuniones

• Establece un período de “Disponibilidad Total”

• En momentos críticos del proyecto... – War Room 7x24


War Room


9. Crea y Difunde “El Decálogo del Equipo”

• Reglas de actuación e interacción para todo el equipo

• Establecerlas es más fácil de lo que supones

• Si son creadas por el equipo, mejor

• Establecerlas desde el principio es mejor

• Algunos ejemplos:– En las reuniones yo esperaría que….

– Los reportes de avance deberán enviarse a mas tardar el…

– Nadie deberá atacar a la persona, solo a las ideas…


10. Insiste en Compartir…

• Compartir siempre, toda la información del proyecto

• Ataca de inmediato cualquier indicio de

reserva en información o celo sobre la propiedad de la misma

• Toda la información, disponible todo el tiempo a través del portal– Herramienta: Microsoft© Sharepoint

En resumen…

Técnicas Personales Sociales

• Existen procesos que minimizan la ambigüedad.

• Existen herramientas de comunicación y trabajo colaborativo.

• El sistema de información permite el acceso inmediato a la información.

• Un perfil personal de gran autonomía.

• Abiertos y dispuestos a compartir información

• “Cómodos” en el uso de la tecnología de comunicación y colaboración.

• Alto grado de confianza.

• Alto grado de interacción.

• Mente abierta a los problemas y las situaciones.

• Acceso a la “red de relaciones” del proyecto.


Conclusiones

• ¡Hay que darles necesariamente un tratamiento diferente! ¡No hay opción!

• La tendencia esa la utilización cada vez más frecuente de Equipos Virtuales– Home Office

• Las redes sociales y Web 2.0 seguirán cambiando la forma en la que trabajamos en los equipos virtuales

• “El éxito no consiste en ser el mejor entre los demás, sino en lograr lo mejor de uno mismo.” Anónimo

Gracias. ¿¿Preguntas???

Roberto Toledo, MBA, PMP

Socio Director de Alpha Consultoría

rtoledo@alpha-consultoría.com

(52-55) 5553-0353

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