Politica de Gestion de Documentos Electronicos MINHAP

GOBIERNODE ESPAA

MINISTERIO DE HACIENDAY ADMINISTRACIONES PBLICAS

Poltica de gest

in de

documentos electr

nicos

MINHAP

Poltica de gestin de documentos electrnicos MINHAP

Edita:

Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas Secretara General Tcnica Subdireccin General de Informacin, Documentacin y Publicaciones Centro de Publicaciones

Impresin y encuadernacin: Oficiala Mayor del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas

NIPO: 630-14-160-X Esta publicacin es electrnica. El ejemplar impreso se edita exclusivamente como garanta de edicin y conservacin.

NDICE

HISTRICO DEL PROYECTO

EQUIPO RESPONSABLE

0. INTRODUCCIN

1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

1.1. Referencia

1.2. Alcance de la Poltica

1.3. Datos identificativos de la Poltica

1.3.1. Perodo de validez

1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica

1.4. Roles y responsabilidades 1.4.1. Actores

1.4.2. Responsabilidades

1.5. Procesos de gestin documental

1.5.1. Captura

1.5.2. Registro

1.5.3. Clasificacin

1.5.4. Descripcin

1.5.5. Acceso

1.5.6. Calificacin

1.5.7. Conservacin

1.5.7.1. Estrategias de conservacin

1.5.8. Transferencia

1.5.9. Destruccin o eliminacin

1.6. Asignacin de metadatos

1.7. Documentacin

1.8. Formacin

1.9. Supervisin y auditora

1.10. Gestin de la Poltica

2. PROCEDIMIENTOS INSTRUMENTALES PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS

2.1. Firma electrnica

2.2. Protocolo de digitalizacin de documentos

2.3. Copiado autntico de documentos

3. REFERENCIAS

3.1. Legislacin

3.2. Documentos de Inters

Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP 3

ANEXOS

ANEXO 1. PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL EXISTENTES EN EL MINISTERIO Y SUS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEPENDIENTES

ANEXO 2. RELACIN DE REGISTROS DEL MINHAP

ANEXO 3. CUADRO DE CLASIFICACIN FUNCIONAL

ANEXO 3. TRANSITORIO

REPERTORIO DE SERIES DOCUMENTALES DEL MINHAP

ANEXO 4. PERFIL DE APLICACIN DEL MINHAP (SUBCONJUNTO DEL eEMGDE)

a. Perfil de aplicacin del MINHAP (subconjunto del eEMGDE)

b. Propuesta de modificacin del eEMGDE

ANEXO 5. RECURSOS DE RECUPERACIN DE LA INFORMACIN

ANEXO 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA POLTICA DE SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DEL DEPARTAMENTO

ANEXO 7. CALENDARIO DE CONSERVACIN

ANEXO 8. FORMULARIOS DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE SERIES Y DE PETICIN DE DICTAMEN DE LA CSCDA

ANEXO 9. MEDIDAS A INCLUIR EN UN PLAN DE PRESERVACIN

ANEXO 10. TCNICAS DE BORRADO SEGURO

4 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

Histrico de versiones del documento

Versin Nombre del documento Fecha Descripcin

1 30/10/2013 Primera versin del modelo.

2 Documento de Poltica de Gestin Documental del MINHAP 25/03/2014 Primera versin del documento; ya no es modelo, sino documento

3 Documento de Poltica de Gestin Documental del MINHAP 13/05/2014 Versin v6.1 del documento

4 Documento de Poltica de Gestin Documental del MINHAP 02/06/2014 Versin v7 del documento




Equipo responsable de la elaboracin del documento Poltica de Gestin de documentos-e MINHAP

Grupo de Apoyo de Normativa y Tecnologa (Grupo de Trabajo para la Coordinacin de Archivos)

Coordinador:

Gerardo Bustos Pretel Secretara General Tcnica

Equipo de redaccin:

Rosa Martn Rey Luis Romera Iruela Jos Luis Garca Martnez

Secretara General Tcnica Secretara General Tcnica Secretara General Tcnica

Grupo de trabajo:

Josefina Otheo de Tejada Barasoin Andrea Ruiz de Garibay Carmen Conejo Fernndez Miguel A. Amutio Gmez Andoni Prez de Lema Senz de Viguera Alejandro Millaruelo Gmez lvaro Tapias Sancho Cristina Martnez Merencio Juan Antonio Zapardiel Lpez Santiago Vlez Fraga M. Carmen Barroso Gonzlez Javier Hernndez Dez lvaro Reig Gonzlez Cndida Prez Clemente Begoa Rada Petra Fernndez lvarez Jos Luis Lapuente Perea

AEAT AEAT D.G. Catastro DGMPIAE Intervencin General de la Administracin del Estado Intervencin General de la Administracin del Estado D.G. Catastro Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones Inspeccin General Sub. Gral. Tecnologas Inform. y Telecomunicaciones D.G. Funcin Pblica Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones INAP Secretara General Tcnica Divisin de Sistemas Informacin y Telecomunicaciones DGMPIAE DGMPIAE

Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes

Ricard Prez Alczar Carlos Csar Herrero Garca

Subdireccin General de Archivos Estatales S.G. Tecnologas

Ministerio de la Presidencia

Dominica Grao Ferrer Fernando Iniesta Snchez Isabel Barrio Martn

Secretara General Tcnica S.G. Tecnologas Secretara General Tcnica


0. INTRODUCCIN

1. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1 del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguri-dad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la toma de decisiones tecno-lgicas que garanticen la interoperabilidad.

2. La Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de gestin de documentos electrnicos (BOE nm. 178, de 26 de julio de 2012) establece los conceptos relacionados con el desarrollo de pol-ticas de gestin de documentos electrnicos por parte de las Administraciones pblicas en el marco de la Administracin electrnica, incluyendo los aspectos relacionados con su implanta-cin prctica, con la identificacin de los requisitos de la gestin de los documentos electrni-cos necesarios para la recuperacin y conservacin de los mismos, as como con los procesos y acciones presentes a lo largo de todo su ciclo de vida.

3. La poltica de gestin de documentos electrnicos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas (MINHAP) ha sido preparada por el Grupo de Apoyo de Tecnologa y Normativa (GATN), creado en el seno del Grupo de Trabajo para la Coordinacin de Archivos (GTCA). El borrador elaborado se present en junio de 2014 al GTCA y a la Comisin Permanente de Admi-nistracin Electrnica (CPAE). El GATN debatir las propuestas recibidas del GTCA y de la CPAE para elaborar un documento definitivo.

4. Este documento recoge los criterios y recomendaciones necesarios para garantizar la interoperabi-lidad y la recuperacin y conservacin de documentos y expedientes electrnicos en el MINHAP. Como instrumento esencial de la gestin documental se ha consensuado un perfil de metadatos para el MINHAP basado en el eEGMDE, al que ha sido necesario aadir elementos e introducir modificaciones que se trasladan a la Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedi-mientos e Impulso de la Administracin Electrnica, con vistas a una posible revisin del eEGMDE.

5. El contenido del documento ha sido ampliamente debatido en el GATN y en su preparacin han participado los miembros del grupo, de origen multidisciplinar: esencialmente, expertos en tecno-logas de la informacin y las comunicaciones y archiveros y personas con responsabilidad en archivos. Asimismo, tambin se ha visto enriquecido con personas de diferentes organismos ad-ministrativos del MINHAP: Secretara General Tcnica, Direccin General del Catastro, Agencia Estatal de Administracin Tributaria, Intervencin General de la Administracin del Estado, Direc-cin General de la Funcin Pblica, Instituto Nacional de Administracin Pblica, Direccin Gene-ral de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica, Subdireccin General de Tecnologas de la Informacin y de las Comunicaciones, Divisin de Sistemas de Informacin y Comunicaciones e Inspeccin General. Asimismo, han formado parte del grupo personas de la Subdireccin General de los Archivos Estatales y de la Subdireccin General de Tecnologas (Secretara de Estado de Cultura) y del Ministerio de la Presidencia. La diversidad de la formacin de los miembros del grupo y de su dependencia orgnica ha garanti-zado el mayor enriquecimiento posible de los debates.

0.1. Hoja de ruta hacia el futuro del documento-e

6. Este documento es de aplicacin en el Ministerio de Hacienda y de Administraciones Pblicas, Pero dada la diversidad de las personas que lo han elaborado, cabe sealar su aplicabilidad o adopcin por los organismos y entidades dependientes del MINHAP. Asimismo, esa diversidad garantiza tambin su validez con escasas o nulas adaptaciones en otros departamentos ministe-riales. En este sentido, una vez publicado se pone a disposicin y libre uso de los organismos y entidades de cualquier administracin pblica.


7. El contenido de este documento no es ajeno a la realidad presupuestaria en el momento de su elaboracin, de ah que se haya obviado la elaboracin de un calendario rgido de adaptacin a los requisitos tcnicos recogidos en el documento. Sin embargo, ha de tenerse en cuenta que la adecuacin al Esquema Nacional de Interoperabilidad requiere abordar el documento-e, el expe-diente-e y su conservacin y recuperacin. De no hacerse as, no se garantizar la integridad, autenticidad, disponibilidad y validez de los documentos y, por tanto, se perder documentacin para las generaciones futuras.

8. El camino marcado en este documento, con la flexibilidad que exijan las circunstancias, es una hoja de ruta con las tareas necesarias a desarrollar para adaptar la gestin de documentos y ex-pedientes electrnicos al Esquema Nacional de Interoperabilidad. Su contenido, cuando menos, agrupa las recomendaciones necesarias para llevar a buen puerto la interoperabilidad, que a su vez lleva aparejada una nueva cultura del trabajo administrativo.


1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS 1.1. Referencias

9. Para el desarrollo del contenido de esta Poltica se han tenido en cuenta las siguientes normas y buenas prcticas:

- ISO 15489. Informacin y documentacin. Gestin documental. - UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos. - UNE-ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos. - UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.

Metadatos para la gestin de documentos. - UNE-ISO7TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin

de documentos. - UNE 139803:2012. Requisitos de Accesibilidad para contenidos en la web.

10. Otras referencias consideradas en la elaboracin de esta Poltica son:

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.

Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos

Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, del Ministerio de la Presidencia, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos.

Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos electrnicos.

1.2. Alcance de la Poltica

11. La presente Poltica de gestin de documentos electrnicos est integrada en el contexto de la entidad junto al resto de las polticas implantadas para el desempeo de sus actividades. En particular, esta poltica est integrada en el marco general de gestin de documentos de la enti-dad, con independencia del soporte en el que puedan estar materializados dichos documentos.

12. Esta Poltica de Gestin de Documentos electrnicos tiene por objeto establecer el conjunto de criterios comunes asumidos por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas (MIN-HAP), as como documentar los mismos, en relacin con la gestin de los documentos y expe-dientes producidos o custodiados por ste.

13. Esta Poltica persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mnimos obliga-torios y, en su caso, los complementarios o necesarios (metadatos de contenido, contexto y es-tructura) para asegurar la gestin, recuperacin y conservacin de los documentos y expedien-tes electrnicos del MINHAP manteniendo permanentemente su relacin con estos.

14. En particular, se integrar con la poltica de seguridad que establece el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 3/2010, de 8 de enero), puesto que los documentos electrnicos se van a manejar mediante sistemas a los que les es aplicable lo previsto en dicho Esquema.

15. En el caso de que existan entornos hbridos y se desee extender la Poltica de forma explcita su aplicacin a los documentos analgicos que conviven con los documentos electrnicos en la or-ganizacin, segn el Esquema Nacional de Seguridad, se tendr en cuenta que toda informa-cin en soporte no electrnico, que haya sido causa o consecuencia directa de la informacin electrnica a la que se refiere el presente real decreto, deber estar protegida con el mismo gra-do de seguridad que sta. Para ello se aplicarn las medidas que correspondan a la naturaleza


del soporte en que se encuentren, de conformidad con las normas de aplicacin a la seguridad de los mismos.

1.3. Datos identificativos de la Poltica

16. Los datos identificativos principales son:

Nombre del documento Poltica de gestin de documentos electrnicos MINHAP

Versin 1.0

Identificador de la Poltica1 y 2 E04921301_1.0

URI de referencia de la Poltica [ ]

Fecha de expedicin [01/07/2014]

mbito de aplicacin Documentos y expedientes producidos y/o custodiados por el Minis-terio de Hacienda y Administraciones Pblicas

1.3.1. Perodo de validez

17. La presente Poltica de gestin de documentos electrnicos entrar en vigor en la fecha deexpedicin y ser vlida mientras no sea sustituida o derogada por una poltica posterior, pu-dindose facilitar un periodo de tiempo transitorio en el cual convivan las dos versiones, quepermita adecuar los diferentes sistemas de gestin de documentos electrnicos utilizados porMINHAP a las especificaciones de la nueva versin.

18. Este periodo de tiempo transitorio deber indicarse en la nueva versin, pasado el cual slo servlida la versin actualizada.

19. Aquellos aspectos que puedan ser actualizables automticamente, sobre todo en el caso de rela-ciones por modificaciones normativas, cambios estructurales, etc. sern incluidos en anexos in-corporados al presente documento y actualizables automticamente por el gestor del documentosin necesidad de que sea sustituido por una nueva versin.

1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica

Nombre del gestor Subdirector General de Informacin, Documentacin y Publicaciones

Direccin de contacto C/. Alcal, 5. 28014 Madrid

Identificador del gestor 3 E04072803

1 Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3) 2 Los dos ltimos dgitos de este identificador correspondern con la versin de la poltica de gestin de documentos electrnicos. 3 Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3)


1.4. Roles y responsabilidades

1.4.1. Actores

20. Los actores involucrados en los procesos de gestin documental contemplados en la presente poltica sern como mnimo los siguientes:

1. La alta direccin, que aprobar e impulsar la poltica, que corresponder a los siguientes ac-tores:

A la persona titular del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas y, por su dele-gacin, a la titular de la Subsecretara.

Al presidente en el caso de una agencia estatal. Al director general en el caso de otros organismos pblicos.

2. Los responsables de procesos de gestin, que aplicarn la poltica en el marco de los proce-sos a su cargo.

Corresponde esta responsabilidad a las personas titulares de los rganos directivos que tie-nen atribuida por norma la funcin a la que responden los diferentes procesos.

3. El personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin documental. Esta categora incluye tanto a archiveros y expertos en gestin documental como a administradores de sistemas y desarrolladores de aplicaciones.

4. El personal implicado en tareas de gestin de documentos electrnicos, que aplicar lo es-tablecido en la poltica a travs del programa de tratamiento implantado.

1.4.2. Responsabilidades

1.4.2.1. La alta direccin

21. La Alta direccin de la entidad integrar la poltica de gestin de documentos con el resto de las polticas del Departamento o de su organizacin. Asimismo deber ser consciente de los riesgos que supone una gestin inadecuada de sus documentos.

22. La Alta direccin a partir de unos principios tales como enfoque al ciudadano y otras partes intere-sadas, liderazgo y responsabilidad, toma de decisiones basada en la evidencia, implicacin del personal, enfoque sobre procesos, enfoque sistemtico de la gestin y mejora continua, trata de:

Conseguir coherencia en las operaciones para toda la organizacin; Asegurar que los procesos de negocio sean transparentes y comprensibles; Garantizar a los consejos de direccin, reguladores, ciudadanos y otras partes interesadas

que los documentos se gestionan apropiadamente.

Para la consecucin de estos objetivos, la Alta direccin debe:

Establecer, mantener y promover la poltica y objetivos de gestin documental para incre-mentar la conciencia, motivacin y cumplimiento de la organizacin.

Asegurar que las responsabilidades y competencias de la gestin de documentos estn definidas, asignadas y comunicadas a toda la organizacin.

Asegurar que se establece, implementa y mantiene una poltica de gestin efectiva y efi-ciente para alcanzar los objetivos de la organizacin.

Asegurar la disponibilidad de los recursos y capacitacin necesarios para apoyar y mante-ner dicha poltica.

Revisar la poltica peridicamente y decidir e impulsar las acciones de mejora precisas.


1.4.2.2. Los responsables de procesos de gestin

23. Los responsables de procesos de gestin aplicarn la poltica de gestin de documentos en el seno de la organizacin, y garantizarn el ejercicio de los derechos reconocidos a los ciudadanos. Asimismo, adoptarn las medidas necesarias para la difusin de la poltica de gestin de documen-tos electrnicos y de los procedimientos relacionados con la gestin documental entre todo el per-sonal a su cargo, para que conozcan las normas que afecten al desarrollo de sus funciones.

24. Asimismo, los responsables de procesos de gestin determinarn sus necesidades en cuanto a pe-rodos temporales de utilizacin de la informacin, contribuyendo as a la elaboracin de las normas de conservacin de las series documentales que son fruto de los procesos que gestionan.

1.4.2.3. Responsables de la planificacin, implantacin y administracin del pro-grama de tratamiento de documentos

25. La categora de personal responsable de la planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones incluye tanto a archiveros y expertos en gestin do-cumental como a administradores de sistemas y desarrolladores de aplicaciones. Los profesionales de la gestin de documentos son responsables de todos los aspectos relacionados con ella, incluidos el diseo, la implementacin y el mantenimiento de los sistemas de gestin, as como de la formacin de usuarios en dicha materia y en las operaciones que afecten a las prcticas individuales.

26. Adicionalmente, tambin forman parte de esta categora los administradores de sistemas, quie-nes son responsables de garantizar que toda la informacin sea precisa y legible y que est a disposicin del personal autorizado para acceder a ella siempre que se necesite. Los archiveros y expertos en gestin documental, en colaboracin con los responsables de los procesos de gestin, llevan a cabo la identificacin y valoracin documental, establecen los cuadros de clasificacin y las normas de conservacin de las diferentes series documentales que posterior-mente sern dictaminadas por las autoridades archivsticas y participan en la planificacin y la implementacin de las polticas y los procedimientos de gestin de documentos.

1.4.2.4. El personal implicado en las tareas de gestin

27. El personal implicado en las tareas de gestin, categora que incluye a todos los empleados no encuadrados en las anteriores, son responsables de mantener documentos de archivo precisos y completos sobre sus actividades, de hacer un uso apropiado de los sistemas de informacin que tratan documentos electrnicos, y de suministrar la informacin requerida por el Sistema de Ges-tin Documental a efectos de trazabilidad o cumplimiento de normativa.

1.5. Procesos de gestin documental

28. Los procesos de gestin que generen documentos y expedientes electrnicos de la entidad deben aplicar esta poltica y el programa de tratamiento de documentos electrnicos que ga-rantice su materializacin. Las caractersticas y funcionalidades de los sistemas de gestin de documentos se definen a continuacin, aclarando previamente que la gestin de documentos electrnicos debe comprender dos momentos:

Un primer momento, en el que los documentos todava no han alcanzado su estado definitivo. En esta etapa, los documentos son objetos dinmicos de informacin, creados mediante diver-sas aplicaciones, admiten versiones y cambios y est previsto que su informacin sea comparti-da. Se controlan y gestionan mediante Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos (SGDE), si bien estas funciones tambin pueden llevarse a cabo, en la prctica, por las propias aplicaciones de gestin de procedimientos.

En un segundo momento, los documentos han alcanzado ya su forma definitiva, se han inte-grado en sus respectivos expedientes o agregaciones documentales, han sido provistos de me-canismos que aseguran su autenticidad e integridad, de manera que son inalterables, salvo, en


su caso, para aadirles metadatos de gestin y conservacin o para corregir errores, y se ges-tionan mediante Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA).

29. Se recogen a continuacin las caractersticas y funcionalidades bsicas que deben tener los sis-temas de gestin de documentos.

1. SGDE. Siguiendo las especificaciones de MoReq-2, un SGDE est orientado bsicamente al control, almacenamiento y gestin de la documentacin de los archivos de oficina y tiene las siguientes caractersticas:

Permite la modificacin de los documentos Permite la existencia de varias versiones de los documentos Puede permitir el borrado de los documentos por parte de sus propietarios Puede incluir controles de retencin de los documentos Puede incluir estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los

usuarios. Est orientado primariamente a dar soporte a la gestin diaria de los documentos para el

desarrollo de los procesos de negocio.

2. SGDEA. Un SGDEA, por el contrario, se caracteriza por lo siguiente:

Impide que los documentos de archivo sean modificados Slo permite la existencia de una versin final de los documentos Impide el borrado de los documentos salvo en determinadas circunstancias estrictamente

controladas Debe incluir controles de retencin rigurosos Debe incluir una estructura de organizacin de los documentos rigurosa, el cuadro de cla-

sificacin, mantenida por un administrador. Puede dar soporte al trabajo diario, pero est dirigida primariamente a proporcionar un re-

positorio seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.

30. Adems, un SGDEA debe poder gestionar calendarios de conservacin, seleccionar de modo au-tomtico expedientes y documentos para llevar a cabo las acciones dictaminadas para su serie documental, as como detectar aquellos documentos que, por sus circunstancias, deban ser obje-to de acciones especficas de conservacin. Asimismo, debe poder gestionar el acceso a los ex-pedientes y documentos mediante listas y perfiles de usuario, as como disponer de sistemas de seguimiento y control de las acciones que se realicen sobre los documentos y expedientes.

31. De las caractersticas mencionadas anteriormente se desprende que un SGDE se correspondera ms con un archivo de oficina, mientras que un SGDEA albergara documentos y expedientes en sus versiones finales, es decir, en fase de archivo central. Partiendo de la normativa vigente, de-ben determinarse las condiciones en que debe producirse la transferencia de documentos entre ambos sistemas.

32. Sin embargo, en el momento actual se dan algunas peculiaridades que han de tenerse en cuenta:

No es posible establecer una frontera ntida entre los distintos sistemas de gestin de los docu-mentos existentes en el MINHAP, ya que un mismo sistema alberga documentos de archivo y documentos an no definitivos.

Es frecuente que los controles propios de un SGDEA de cara a la integridad y control de acceso a los documentos no los proporcione un sistema de gestin, sino las propias aplicaciones de gestin.

Los documentos no cumplen en muchas ocasiones los requisitos del ENI, ya que se considera que stos nicamente deben implementarse en el momento de una transferencia y no mientras permanezcan bajo el control de los rganos gestores.

33. En consecuencia y de modo transaccional, se propone que el sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA) comience en la fase de Archivo Central, momento en que los ex-pedientes y documentos que se transfieran al mismo debern tener implementados, al menos, los metadatos obligatorios para intercambio del ENI y adems los que se establecen en el esquema ins-titucional de metadatos del MINHAP como obligatorios para la transferencia con cambio de custodia.

Esto no obsta para que determinadas aplicaciones de gestin o SGDE puedan necesitar imple-mentar utilidades de SGDEA (resellado, cambios de formato, etc), debido a que los expedientes


resultantes de los procedimientos que tramitan puedan tener un perodo de vida activa que haga necesaria la aplicacin de polticas de conservacin a medio o largo plazo.

34. Dicho programa de tratamiento se aplicar de manera continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que se garantizar su au-tenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica y lgica de los documentos y su contexto.

35. En el futuro se tender en la medida de lo posible al uso de las mismas aplicaciones de gestin documental, en funcin de la que se determine de mxima utilidad para los objetivos pretendidos y de mayor grado de interoperabilidad.

36. Anexo a este documento, y como relacin actualizable peridicamente, sin necesidad de modifi-car el documento, se incluye una lista de programas de gestin documental existentes en el mi-nisterio y sus organismos y entidades dependientes (Anexo 1)

1.5.1. Captura

37. Es necesario precisar el significado del trmino captura de acuerdo con la documentacin oficial existente. Para ello, se tienen en cuenta las siguientes definiciones:

El trmino captura se define en el vocabulario de la Gua de aplicacin de la NTI de ex-pediente electrnico como: Proceso de gestin de documentos que seala la incorpora-cin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se origin, que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.

Asimismo, la NTI de Poltica de gestin de documentos aplica este trmino para identificar uno de los procesos de gestin documental a que hace referencia su apartado VI, indi-cando que este proceso incluir el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios de-finidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.

La Gua de aplicacin de esta Norma Tcnica identifica diversas fases en la gestin de los documentos electrnicos que constituyen su ciclo de vida. La captura es la primera de ellas y se describe en estos trminos:

Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su incorpo-racin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.

La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin in-cluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de ges-tin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia, incluira la asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte de la organi-zacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en un Registro de Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una digitalizacin (se-gn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un proceso de conver-sin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de Procedimientos de co-piado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en caso necesario.

Esta misma gua de aplicacin, al entrar a detallar los procesos de gestin de documentos explica la naturaleza del proceso de captura de los mismos, cuya funcionalidad radica en dotarlos de un identi-ficador nico y sealar su entrada en el SGDE, a la vez que se establece una relacin entre el do-cumento, su productor o creador y el contexto en que se origin. Esto se consigue mediante la asig-nacin de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrnico.

La captura de un documento electrnico, adems, y siguiendo esta misma gua de aplicacin, se completa con otros procesos y operaciones de gestin de documentos, tales como el registro, la clasificacin o su inclusin en un expediente electrnico, tal y como se indica en la NTI de Expe-diente Electrnico.

38. Las definiciones vertidas hasta aqu acerca del proceso de captura de documentos parecen cla-ras en tanto, de forma resumida, apuntan al momento en que el SGDE de una organizacin in-


corpora un documento para su gestin, esto es, ste empieza a existir, es identificado de forma unvoca y lleva aparejados los metadatos que lo dotan de contexto de creacin y gestin.

39. Se mencionan, adems, otros procesos y operaciones conexos, que pueden darse o no, y que completaran este proceso de captura, tales como el registro y la clasificacin de los documentos, o su vinculacin con un expediente electrnico.

40. Este concepto de captura da por sentado que el proceso tiene lugar en un escenario en el que:

La organizacin tiene operativo un SGDE

Este SGDE da cobertura a toda la organizacin

La operacin de registro es independiente de la captura, ya que puede darse o no.

Si la operacin de registro del documento se da, se produce en el propio seno de la orga-nizacin que lo va a gestionar mediante su SGDE.

1.5.1.1. Fecha de captura

41. Definir con precisin el concepto de captura va ms all de la mera discusin terminolgica, so-bre todo desde el momento en que se tiene que concretar al asignar uno de los metadatos obli-gatorios del documento electrnico: FechaCaptura.

42. Al hablar de captura, por tanto, debera determinarse, en primer lugar, si se est hablando de un proceso, como as parece, o de una accin u operacin (se habla de punto de captura).

43. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que la operacin de registro puede: - Tener o no lugar, es decir, no todos los documentos administrativos que se capturan son o tie-

nen que ser registrados. - Tener lugar con carcter previo a la captura del documento (registro de entrada) - Tener lugar con carcter sucesivo a la captura del documento (registro de salida)

44. Razones por las que las operaciones de captura y registro administrativo de documentos, a nues-tro juicio, deberan desligarse.

45. Esto nos lleva de nuevo a la discusin de los valores a asignar en los metadatos de documento-e rgano (crea o captura el documento) y FechaCaptura.

46. Nuestra propuesta es que la captura tecnolgica o instrumental del documento (digitalizacin del mismo) es diferente de su captura documental por el SGDE (entrada en el SGDE de una organi-zacin) y se puede dar en la misma fecha o en fecha diferente, siendo FechaCaptura la de incor-poracin al SGDE.

47. Consecuentemente con este enfoque, el rgano que captura no tiene por qu ser necesariamente el que digitaliza y registra, sino que lo es el titular del SGDE que lo va a identificar de forma unvoca, a incorporar a sus procesos de gestin y a proporcionarle todas las garantas jurdicas necesarias a lo largo de las fases de su ciclo de vida en que se va a responsabilizar de su conservacin.

48. Los documentos electrnicos capturados seguirn la siguiente codificacin:

ES___

Se codificar segn lo establecido en el Directorio Comn (DIR3) Ejemplos: E04921301: Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas E00004401: Agencia Estatal de Administracin Tributaria E04820002: S.G. de Informacin Administrativa e Inspeccin General de Servicios

Ao de la fecha de captura del documento

Cdigo especfico de 30 caracteres segn modelo a determinar por cada rgano


49. A ttulo orientativo y como recomendacin, se sealan a continuacin aquellos metadatos mni-mos obligatorios definidos por la NTI de documento-e que podran completarse en el momento de la captura del documento, cuyos valores sera difcil o imposible recuperar en fases posterio-res de la gestin documental.

Metadato Asignacin en punto de captura Asignacin en cualquier momento

Identificador

rgano

Fecha captura

Origen

Estado de elaboracin

Formato

Tipo documental

Tipo de firma

Origen de la copia

50. Igualmente, tambin se recomienda a ttulo orientativo, cumplimentar los metadatos mnimos obligatorios de los expedientes electrnicos en el momento de su creacin, ya que con respecto al expediente electrnico no se puede hablar en sentido estricto de fase de captura.

Metadato Asignacin en momento de creacin Asignacin en cualquier momento

Identificador

rgano

Fecha apertura expediente

Clasificacin

Estado

Interesado

Tipo de firma

1.5.2. Registro

51. A los efectos de la presente Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos, se entiende por Registro el proceso de control mediante la correspondiente inscripcin registral de los documen-tos generados o recibidos por los rganos administrativos del Ministerio de Hacienda y Adminis-traciones Pblicas. De acuerdo con la legislacin de procedimiento administrativo (ley 30/92), los rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad adminis-


trativa propia. El registro de un documento consiste en la introduccin de una breve informacin descriptiva (asiento), con el contenido definido en el artculo 38.3 de la ley 30/92.

52. El sistema de registro del MINHAP est constituido por el Registro General, ubicado en los Servicios Centrales, por los Registros Auxiliares del Registro General, ubicados los diferentes r-ganos y Dependencias del Departamento, por el Registro Electrnico del Ministerio, creado por Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y por los Registros Electrnicos Auxiliares previstos en la Disposicin Transitoria Cuarta de la mencionada Orden.

Se incluyen asimismo en el mbito de aplicacin del presente documento de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos, aunque se rijan por sus disposiciones especficas, los Registros de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria, los de los restantes organismos pblicos adscri-tos al Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas y el Registro Electrnico Comn.

53. Un inventario de todos los registros del MINHAP, debidamente aprobados, ser incluido en un anexo (Anexo 2) de este documento y actualizado peridicamente, sin que por ello deba modifi-carse el documento de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del MINHAP.

54. La atribucin de competencias en relacin con el Registro Electrnico del MINHAP y con el Direc-torio Electrnico Comn, que actualmente se regulan, respectivamente, por el Artculo 2 de la Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y por lo previsto en el Artculo 2 de la Orden HAP/566/2013, de 8 de abril, se regirn por la normativa en vigor en cada momento.

55. Las anotaciones en el Registro Electrnico del MINHAP se realizarn conforme a lo previsto en el Artculo 8 de la Orden HAP/547/2013, de 2 de abril, y/o por la normativa en vigor en el futuro. El sis-tema de informacin que soporte el Registro Electrnico garantizar la constancia de cada asiento que se practique y de los datos que deben figurar en el mismo. De igual forma, el Registro Electr-nico emitir automticamente un recibo firmado electrnicamente, mediante alguno de los sistemas de firma para la actuacin administrativa automatizada del artculo 18 de la ley 11/2007, de 22 de junio, con el contenido que se especifica en el artculo 9 de la mencionada Orden.

56. Con el fin de garantizar la interconexin entre oficinas registrales y el acceso por medios electr-nicos a los asientos registrales y a las copias electrnicas de los documentos presentados, pre-visto en el artculo 24.4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, la informacin mnima necesaria para realizar el intercambio de un asiento registral as como la estructura de dicha informacin y los requisitos tecnolgicos mnimos que deben cumplirse durante el intercambio se adaptarn a los requisitos que se especifican en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales, aprobada por Resolucin de 19 de ju-lio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica.

1.5.2.1. Documentacin en soporte papel

57. Todo documento en soporte papel que se presente en las Oficinas de Registro del Departamento deber producir un asiento registral y la copia a devolver al interesado deber llevar el corres-pondiente acuse de recibo que acredite la presentacin del mismo, salvo que no pudiera obte-nerse en el momento, en cuyo caso se deber estampar en dicha copia un sello de registro en el que figure la fecha de entrada del documento.

58. Recibida la documentacin se proceder a realizar el asiento registral, cumplimentando los datos solicitados por la aplicacin informtica de acuerdo con la informacin disponible en las oficinas de registro.

59. Salvo en los supuestos previstos en el ordenamiento jurdico, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 27.4 del R.D. 1671/2009, los dispositivos de recepcin de fax no tendrn la consideracin de registro electrnico. No obstante, los documentos recibidos va fax podrn ser digitalizados a los meros efectos de obtener una imagen de los mismos que incorporar, en su caso, al expedien-te electrnico.

60. Todos los documentos en soporte papel presentados en las oficinas de registro podrn ser digita-lizados con el fin de obtener una copia electrnica, de acuerdo con lo previsto en el artculo 50 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.


61. Se exceptan de lo previsto en el prrafo anterior los siguientes supuestos:

- Los sobres cerrados presentados en las oficinas de Registro en el marco de licitaciones pbli-cas, ya sean enajenaciones forzosas en procedimientos de recaudacin o en procedimientos de contratacin pblica, que no se abrirn ni escanearn.

- Otras excepciones especficas que puedan existir en cada centro o entidad.

En estos casos, los documentos debern ser remitidos inmediatamente a sus destinatarios, en sobre cerrado.

62. El procedimiento de digitalizacin se llevar a cabo en cualquier caso cumpliendo las especifica-ciones de las Normas Tcnicas de Interoperabilidad de Digitalizacin y de Documento Electrni-co, y en particular, el protocolo de digitalizacin a que se refiere el apartado 2.2.de esta Poltica.

63. En los casos de digitalizacin de documentos en papel con carcter previo a su registro en la en-tidad, se debern transponer determinados metadatos del asiento registral al documento ENI conformado segn la NTI de documento electrnico. Se muestra el mapeo entre los esquemas de valores del metadato Valor del documento de SICRES 3.0 y el metadato Estado de elabo-racin de la NTI de Documento electrnico4:

Validez de documento

(SICRES 3.0) Estado de elaboracin

(NTI Documento Electrnico)

01 - Copia Otros

02 - Copia compulsada Otros

03 - Copia original Copia electrnica autntica de documento papel

04 Original Original

Correspondencia entre metadato de Estado de elaboracin y Validez de documento

1.5.2.2. Metainformacin del asiento registral y de los documentos anexos

64. La metainformacin descriptiva referente al asiento registral que debe ser introducida de modo auto-mtico o manual en el mbito de la Unidad de Registro es la que se contempla en el artculo 38.3 de la Ley 30/92. Cada metainformacin del asiento registral deber almacenarse en el sistema informti-co de entrada en un formato compatible con el del campo equivalente del mensaje de datos de inter-cambio definido en el Apartado IV.2 Estructura y contenido del mensaje de datos de intercambio, de la NTI de Modelo de Datos de Intercambio de asientos registrales entre unidades (SICRES 3.0).

65. En caso de incluirse como anexos documentos digitalizados conforme a la NTI de Digitalizacin de Documentos, aprobada por Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado pa-ra la Funcin Pblica, la metainformacin referente a estos ltimos (segn Apartado III.1.b de la mencionada Norma) ser la definida como mnima obligatoria en el Anexo I de la NTI de Docu-mento Electrnico, aprobada por Resolucin de la misma fecha de dicha Secretara de Estado. Podrn asociarse, adems, de forma complementaria metadatos relacionados con el proceso de digitalizacin que reflejan las caractersticas tcnicas de la imagen electrnica capturada.

1.5.3. Clasificacin

1.5.3.1. Criterios de formacin de expedientes electrnicos y agrupaciones de documentos

66. Los expedientes electrnicos y agregaciones de documentos electrnicos producidos por la enti-dad atendern a los siguientes criterios de formacin y patrones:

4 Tabla procedente de la publicacin. Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad. Modelo de datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales: SICRES 3.0. DGMAPIAE, 2013. 18 Poltica de Gestin de Documentos electrnicos MINHAP

a. EXPEDIENTES ELECTRNICOS:

Estn definidos en el artculo 32 de la Ley 11/2007 como el conjunto de documentos electrni-cos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informa-cin que contengan.

Segn el artculo 41.2 del Real Decreto 1671/2009 y el Apartado IV de la NTI de documento electrnico, los documentos administrativos electrnicos, y aquellos susceptibles de formar par-te de un expediente, tendrn siempre asociada al menos una firma electrnica de acuerdo con la normativa aplicable.

En el expediente electrnico se integran aquellos documentos, administrativos o no, que deban formar parte del mismo por ser el resultado de las actuaciones de la Administracin encamina-das a la resolucin administrativa de un asunto. No se integrarn en el expediente las versiones de documentos salvo que deban figurar por razn de su normativa especfica, en cuyo caso de-bern firmarse electrnicamente.

En el caso de documentos con anexos, se tratarn, a efectos de validacin, como un nico do-cumento, o como documentos independientes vinculados entre s.

El expediente electrnico quedar foliado mediante un ndice electrnico en el que quedarn re-flejados todos los documentos que lo componen. Dicho ndice ser firmado por la Administra-cin, rgano o entidad actuante, que garantiza as la integridad del expediente.

El ndice electrnico de los expedientes objeto de intercambio reflejar al menos: Fecha de generacin del ndice (ya que muestra el estado del expediente en un determi-

nado momento). Para cada documento electrnico: su identificador, su huella digital, la funcin resumen

y, opcionalmente, la fecha de incorporacin al expediente y el orden del documento (este ltimo, porque se puede suponer que el orden est implcito en el XML).

La fecha de incorporacin al expediente es opcional porque: o En algunos casos se desconoce. o En la mayora, importa ms la fecha de firma o publicacin del documento,

cuando empieza el plazo legal. El orden del documento es de tipo string (cualquier cadena que se decida). Se puede

considerar, tambin, que el orden est implcito en el XML, sin necesidad de numerar. Si es el caso, la disposicin de los documentos en carpetas y expedientes electrnicos

anidados. La firma del ndice electrnico por la Administracin, rgano o entidad actuante, median-

te los sistemas de firma previstos en el artculo 18 (sello electrnico de administracin pblica o cdigo seguro de verificacin) 19 (firma electrnica del personal al servicio de las administraciones pblicas) de la ley 11/2007. Los rganos administrativos podrn aadir elementos complementarios a la estructura del ndice, siempre que ello no afecte a la interoperabilidad del expediente.

b. AGRUPACIONES DOCUMENTALES:

De acuerdo con lo dispuesto en el apartado II.2 de la NTI de Expediente electrnico, entendemos por agrupaciones documentales conjuntos de documentos electrnicos que, habiendo sido crea-dos al margen de un procedimiento reglado, se hubiesen formado mediante agregacin, como re-sultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado especfico.

Dado que no son consecuencia de un procedimiento, carecern, presumiblemente, de valor ju-rdico y por ello su formalizacin como documentos administrativos electrnicos (con contenido, firma y metadatos) seguramente ser excepcional.

No obstante, su tratamiento a efectos de tratamiento documental debera ser anlogo al de los expedientes procedimentalizados, lo que exigira que reunieran las siguientes caractersticas:

- Slo deberan integrarse en la agrupacin documentos finales (no borradores de documentos). - Los documentos deberan estar dotados de un identificador nico.


- Todos los documentos deberan estar fechados. - La agrupacin documental debera considerarse cerrada en un momento determinado, sin admitir nuevos documentos. - Los documentos deberan researse tambin en un ndice electrnico. - Aunque no tengan firma, los documentos pueden tratarse mediante un hash, que garan-tizara, al menos, su integridad. - El ndice electrnico recogera el identificador, la huella, la fecha de los documentos y el orden dentro de la agrupacin - La agrupacin debera de tener asignados metadatos anlogos a los obligatorios de ex-pediente electrnico.

1.5.3.2. Cuadro de clasificacin funcional

67. La clasificacin funcional de los documentos y expedientes atender a un cuadro de clasificacin desarrollado especficamente para el MINHAP. Dicho cuadro de clasificacin funcional se incorpo-rar como anexo (Anexo 3) a este documento y ser actualizado sistemticamente siempre que haya alguna modificacin normativa, estructural o funcional que le afecte, sin necesidad de modifi-car el documento de poltica de gestin de documentos electrnicos.

68. El cuadro de clasificacin funcional se realizar en el plazo mximo de un ao desde la aproba-cin de este documento de gestin de poltica documental.

69. El cuadro de clasificacin funcional aparece claramente definido:

El Artculo 21 del R. D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se aprueba el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica establece que:

Las Administraciones pblicas adoptarn las medidas organizativas y tcnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relacin con la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida. Tales medidas incluirn:

e) La clasificacin, de acuerdo con un plan de clasificacin adaptado a las funciones, tanto generales como especficas, de cada una de las Administraciones pblicas y de las Entida-des de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqullas.

Por su parte, el artculo 10.1, del R.D. 1708/2011, de 18 de noviembre, al enumerar las funciones de los archivos centrales, establece entre ellas:

2. Llevar a cabo el proceso de identificacin de series y elaborar el cuadro de clasificacin.

La necesidad de contar con un cuadro de clasificacin funcional se desprende asimismo de lo dispuesto en la Norma Tcnica de Poltica de gestin de documentos electrnicos, al contemplar en su Apartado VI.3, la clasificacin de los documentos como uno de los pro-cesos de gestin de los mismos:

Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y agru-paciones de documentos electrnicos segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Ex-pediente Electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de clasi-ficacin de la organizacin.

La Norma UNE-ISO 15489, por su parte, al tratar el proceso de gestin de clasificacin en su apartado 9.5.1., dice:

La Clasificacin de las actividades de la organizacin representa una poderosa herramien-ta para el desarrollo de las mismas y para muchos procesos de gestin, como:

a) el establecimiento de vnculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una representacin continua de la actividad;

b) la garanta de que los documentos se denominan de modo coherente a lo largo del tiempo;

c) la ayuda a la recuperacin de todos los documentos relacionados con una funcin o una actividad concretas;


d) la definicin de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos;

e) la atribucin de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de documentos u operar en los mismos;

f) la distribucin de la responsabilidad de la gestin de determinados grupos de documentos;

g) la distribucin de los documentos para la realizacin de las tareas oportunas; y

h) el establecimiento de plazos y medidas de conservacin y disposicin apropiados.

1.5.3.3. Repertorio de series documentales

70. En tanto se apruebe el cuadro de clasificacin, para la puesta en marcha del sistema de gestin de documentos se elaborar un repertorio de series documentales del MINHAP, que se incorporar como anexo (Anexo 3 transitorio) a este documento desde el mismo momento de su aprobacin. El anexo del repertorio de series ser actualizado peridicamente, sin necesidad de que dicha actua-lizacin implique modificacin de este documento de gestin de poltica de documentos electrnicos.

71. Qu es la identificacin de series? Una definicin ya clsica de Identificacin es que esta ope-racin consiste en la investigacin y estudio de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura un fondo [de archivo]5, entendiendo como fondo de archivo el con-junto de documentos generado por un rgano administrativo en el ejercicio de sus funciones. En palabras menos tcnicas, consistira en la deteccin de las diferentes series documentales gene-radas por un rgano administrativo, determinando para cada una de ellas su triple contexto de produccin orgnico, funcional y procedimental.

72. La identificacin de las series documentales no solamente permite conocer el quin, cmo y para qu de la generacin de los documentos, es decir, su contexto de produccin, sino que es la ba-se de su posterior valoracin, que permitir determinar los periodos de conservacin y acceso a los documentos. La fase de valoracin permite dar cumplimiento a las medidas que, en relacin con la conservacin de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, se establecen el Artculo 21.1, apartados f), g) y h) del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, anteriormente mencionado. Estas medidas se refieren a los periodos de conservacin de los documentos, al acceso a los mismos y a las medidas a implementar para que se garantice su conservacin a largo plazo, se asegure su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrnica de las actividades y procedi-mientos, as como la transparencia, la memoria y la identificacin de los rganos de las Administra-ciones pblicas y de las Entidades de Derecho Pblico vinculadas o dependientes de aqullas que ejercen la competencia sobre el documento o expediente.

73. A la hora de tener en cuenta aspectos prcticos de la identificacin de las series documentales, la de-terminacin del contexto de produccin que hemos mencionado anteriormente exige el estudio de:

- Los rganos productores de la documentacin

- La competencia y las funciones de dichos rganos sobre su mbito competencial

- Los procedimientos administrativos, los trmites en que se descomponen y los docu-mentos resultantes de cada uno de ellos.

- La normativa que los regula (en su caso), aspecto bsico para determinar los periodos de permanencia de sus valores primarios y, en consecuencia, los periodos mnimos de conservacin.

74. Los resultados de la identificacin y de la consiguiente valoracin de las diferentes series documentales producidas en el Departamento son de dos tipos:

- Por una parte, nos permite elaborar el cuadro de clasificacin. El cumplimiento de lo dispuesto en el Esquema Nacional de Interoperabiblidad nos llevar, en este caso, a priorizar en su elaboracin los aspectos funcionales.

- Por otra, habremos obtenido una base slida para cumplir con los requisitos del proceso de gestin de Calificacin de los documentos al que se refiere el Apartado VI.6 de la NTI de Poltica de gestin del documento electrnico en sus tres apartados:

o Determinacin de los documentos esenciales.

5 Conde Villaverde, M Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Direccin de Archivos Estatales, 1992, p. 72


o Valoracin de documentos y determinacin de plazos de conservacin. o Dictamen de la autoridad calificadora.

1.5.3.3.1. Procedimientos a utilizar y su justificacin

75. Como hemos visto ms arriba, la identificacin completa de una serie documental supone un estu-dio a fondo de su contexto de creacin, por lo que es una tarea forzosamente lenta. Pero, por otra parte, un programa de gestin de documentos no puede ponerse en marcha sin contar con un cua-dro de clasificacin. Por ello, si queremos avanzar en este campo, es preciso contar con un reper-torio de series documentales, aunque sea provisional, que nos permita iniciar dicho programa. No partimos de cero, sino que existen ya diferentes herramientas, ciertamente de diferente valor y con-tenido, cuyo examen nos permitir, al menos, iniciar la tarea que se nos ha encomendado.

76. Partimos, por un lado, de dos instrumentos que recogen, aunque sea de modo parcial, las series documentales que se generan en el Departamento:

- El catlogo de procedimientos recogidos en el Servicio de Informacin Administrativa (SIA)

- Las series recogidas en ACTUA

Ambos instrumentos son parciales, no coinciden necesariamente entre s y solamente contem-plan los expedientes sometidos a procedimiento. Al tratarse de un repertorio de series, stas no guardan ningn tipo de estructura jerrquica ni ordenacin.

77. Por ello, tenemos previsto utilizar la informacin recogida en la Encuesta sobre los archivos del Departamento, que entendemos que puede permitirnos detectar no solamente la documentacin que responde a un procedimiento sino otra que puede referirse a expedientes cuya funcin es el estudio o la constancia de determinados datos en los rganos administrativos.

78. Esta recogida de datos debera complementarse con carcter previo o, al menos, simultneo, con la construccin de un cuadro de grandes funciones, funciones y subfunciones, aunque fuera a un nivel muy bsico. Para cada una de las series documentales es preciso recoger una serie de aspectos mnimos, que podramos concretar en:

- Elaboracin del Repertorio de series, con determinacin de:

o Denominacin de la serie o Fechas extremas o rgano productor a lo largo del tiempo o Funcin a la que responde o Frecuencia de utilizacin por el rgano productor o Plazo de transferencia al archivo central, histrico o correspondiente o Periodo mnimo de conservacin o Criterios de acceso a los documentos o Documentos fundamentales para el Departamento.

- Estudios orientados a la valoracin y al dictamen de cada una de ellas

o Datos obtenidos en la fase de repertorio y adems: o Normativa reguladora o Trmites del procedimiento y documentos bsicos resultantes o Series complementarias o Plazos de conservacin y acceso

79. Para todo este proceso, es preciso contar con la colaboracin de los rganos administrativos productores de la documentacin.

80. Por otra parte, conviene establecer un mtodo de trabajo, para lo que parece aconsejable la seleccin de dos rganos o unidades administrativas con las que poder llevar a cabo un proyecto piloto, que se extendera posteriormente al resto de los del Departamento. Se seleccionaran rganos con contenido de gestin y rganos de carcter predominantemente consultivo o servicios horizontales, cuya trami-tacin es predominantemente interna, para cubrir todos los aspectos de la produccin documental.


Este mtodo permitira adems, la elaboracin de un embrin de cuadro de clasificacin, que se cre-ciendo a medida que los estudios fueran extendindose al resto de los rganos del Departamento.

1.5.3.4. Situacin transitoria hasta la elaboracin del cuadro de clasificacin fun-cional

81. Dada la necesidad de contar con algn tipo de clasificacin que permita poner en marcha el sis-tema de gestin de documentos, sta se realizar sobre la base del repertorio de series, identifi-cadas por su cdigo SIA, en tanto no se disponga de un cuadro de clasificacin.

82. Tanto las series identificadas como el posterior cuadro de clasificacin figurarn en anexos al do-cumento de Poltica de gestin, de manera que puedan ser modificados sin alterar el contenido del do. Anexo 3 y Anexo 3 transitorio.

1.5.4. Descripcin

83. La descripcin de los documentos y expedientes electrnicos permitir la recuperacin de los mismos y su contexto, y atender a la aplicacin del esquema institucional de metadatos.

1.5.4.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construccin de un es-quema de metadatos

84. De acuerdo con la NTI de Poltica de Gestin de Documentos electrnicos:

Las organizaciones garantizarn la disponibilidad e integridad de los metadatos de sus documentos electrnicos.

La implementacin de los metadatos de gestin de documentos electrnicos para su tra-tamiento y gestin a nivel interno ser diseada por cada organizacin en base a sus nece-sidades, criterios y normativa especfica.

Los metadatos de gestin de documentos electrnicos se articularn en esquemas de metadatos que respondern a las particularidades y necesidades especficas de gestin de cada organizacin.

El e-EMGDE, disponible en el Centro de Interoperabilidad Semntica, podr ser utili-zado como referencia para la adecuacin a los requisitos de interoperabilidad en materia de gestin documental.

El e-EMGDE incluye los metadatos mnimos obligatorios, definidos en las NTI de Do-cumento electrnico y Expediente electrnico, as como otros metadatos complementarios pertinentes en una poltica de gestin y conservacin de documentos electrnicos.

85. En concordancia con las directrices de la ISO, es mejor y ms sencillo para una organizacin adop-tar un esquema normalizado de metadatos (como e-EMGDE) que ya existe, que est bien disea-do y est apoyado globalmente, que construir un esquema especfico. Si se construyera un es-quema nuevo, eso implicara la necesidad de gestionarlo y mantenerlo durante el tiempo de vida de los documentos. Esto incluye la actualizacin del esquema y el aseguramiento de la compatibilidad en el pasado y en el futuro, la aparicin de metadatos sobre el esquema de metadatos, su catalo-gacin y el resto de la infraestructura necesaria para mantener la implementacin, etc.

86. Por los motivos expuestos, y dado que el esquema de metadatos recomendado por el ENI es e-EMGDE, partiremos del mismo para establecer un esquema institucional de metadatos para el Mi-nisterio (que podra ser extrapolable a otros), que permita cumplir simultneamente dos objetivos:

- soportar todas las transacciones que tienen lugar en los procesos de gestin documen-tal identificados en la NTI de Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos.

- permitir a los diferentes organismos que lleven a cabo la adecuacin al Esquema Na-cional de Interoperabilidad con un esfuerzo de desarrollo moderado.

87. Siempre que sea posible, se deber evitar introducir ningn elemento nuevo, porque reduce la inter-operabilidad. En consecuencia, si fuera necesario introducir algn cambio, se limitaran a introducir:


- mejoras especficas (subelementos adicionales).

- esquemas codificados especficos, por ejemplo listas controladas de trminos, reglas sobre como introducir nombres, fechas, etc.

1.5.4.2. Consideraciones sobre el Esquema institucional de metadatos

88. Una vez que se ha llegado al consenso de adoptar el e-EMGDE como esquema de metadatos del que extraer aqullos que va a implementar la institucin para sostener el conjunto de proce-sos de gestin de documentos electrnicos, habra que hacer una serie de consideraciones:

Hay que tener en cuenta que, independientemente de la calificacin que cada metadato re-ciba dentro del e-EMGDE en cuanto a la obligatoriedad de su implementacin (obligatorio, condicional, opcional), todos ellos, a excepcin de los recogidos como obligatorios en las NTI de documento y expediente electrnicos, son COMPLEMENTARIOS a efectos de inter-cambio, lo que significa que ninguna organizacin est obligada a adoptarlos ni a procesar-los y que pueden ser modificados en el tiempo.

A pesar de ello, en el seno del grupo de apoyo de tecnologa y normativa dentro del GTCA se debe adoptar un acuerdo de metadatos complementarios mnimos necesarios para la gestin de documentos y expedientes electrnicos durante la parte del ciclo de vida que se desarrolle dentro de la entidad, esto es, en sus fases activa y semiactiva. La relacin de me-tadatos que se proponga para complementar este conjunto de metadatos imprescindibles para la gestin de documentos quedar como recomendacin a partir de la cual cada unidad administradora de sistemas deber adoptar las soluciones que estime ms operativas.

En este sentido, nos movemos en una franja difcil, ya que, en rigor, el e-EMGDE estable-ce que las organizaciones que utilicen el presente esquema de metadatos deben imple-mentar los elementos y sub-elementos obligatorios en las condiciones citadas [] y con las condiciones de uso que se indican [], mientras que, como se ver a continuacin, a lo largo de esta propuesta se pondrn de manifiesto algunas discrepancias con alguno de los planteamientos del propio esquema.

Otro aspecto crucial a valorar dentro del grupo de trabajo, y que ha determinado en parte los metadatos que conforman el esquema institucional as como sus condiciones de apli-cacin, es la adopcin de una aproximacin mono-entidad o multi-entidad.

Aunque es incuestionable que para la correcta y completa gestin de documentos y expedien-tes electrnicos cualquier desarrollo se va a tener que realizar en un escenario multi-entidad (documento/expediente, rgano, procedimiento, clasificacin-calificacin), de eso no se deriva necesariamente que los atributos (no metadatos) que describan esas entidades lgicas deban extraerse del e-EMGDE, si bien el uso de metadatos normalizados en un esquema multi-entidad permitira garantizar la integridad de la informacin, as como la ausencia de informa-cin repetida en la base de datos. En cambio, a nuestro juicio una aproximacin multi-entidad exige un mayor esfuerzo de desarrollo, y puede no ser viable en todos los organismos. Asi-mismo, se debe procurar minimizar el impacto de la implantacin del esquema institucional de metadatos en las actividades que conforman los procesos de gestin de documentos desde su fase de creacin hasta su fase semiactiva, mediante la adopcin de un esquema de meta-datos que posibilite en la medida de lo posible la automatizacin de los mismos.

Se ha propuesto, en consecuencia, que el Esquema Institucional de Metadatos permita tanto un enfoque mono-entidad como multi-entidad, sin exigir necesariamente la implementacin de las 5 entidades de e-EMGDE. En rigor, la implementacin denominada mono-entidad sera bi-entidad, ya que las relaciones son otra entidad de e-EMGDE (Relacin), y se requieren las relaciones para vincular los documentos con los expedientes y fondos documentales.

En este sentido, habra que tener en cuenta que en el enfoque mono-entidad no se puede hacer una correlacin exacta entre los metadatos mnimos obligatorios de las NTI de do-cumentos y de expedientes electrnicos, y los de la entidad Documento de e-EMGDE. En el caso de documento electrnico, rgano y origen, por ejemplo. Y en el caso del ex-pediente electrnico, rgano e interesado.


En el Anexo 4 se recoge el perfil de aplicacin del MINHAP, basado en el eEMGDE, inclu-yendo nuevos elementos y modificaciones que se han considerado oportunas para la ges-tin documentos en el mbito del MINHAP.

89. Este perfil de aplicacin del MINHAP contiene tres bloques diferenciados de metadatos:

Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento-e y expediente-e

Complementarios mnimos necesarios para la transferencia de documentos e y expe-dientes-e, entre repositorios con cambio de custodia.

Complementarios recomendados para la gestin ptima de documentos-e y expediente-e.

90. Es un esquema institucional de metadatos en el que se han incluido los metadatos considerados ms importantes y de uso ms generalizado. No obstante, cada centro o entidad podr adoptar los metadatos que considere necesarios o aconsejables en su gestin, y en este sentido todo el eEGMDE se considera metadatos recomendados.

1.5.4.3. Esquema institucional de metadatos

METADATOS OBLIGATORIOS NTI DE DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e

eEMGDE2 IDENTIFICADOR

eEMGDE2.1 - SECUENCIA DE IDENTIFICADOR

eEMGDE4 - FECHAS

eEMGDE4.1 - FECHA INICIO

eEMGDE14 - CARACTERSTICAS TCNICAS

eEMGDE14.2 FORMATO

eEMGDE14.2.1 NOMBRE DEL FORMATO

eEMGDE14.2.2 EXTENSIN DEL FICHERO

eEMGDE17 FIRMA

eEMGDE17.1 - TIPO DE FIRMA

eEMGDE17.2 VALOR DEL CSV

eEMGDE.17.4 - DEFINICIN GENERACIN CSV

eEMGDE18 - TIPO DOCUMENTAL

eEMGDE20 - ESTADO DE ELABORACIN

eEMGDE22 CLASIFICACIN

eEMGDE22.1 - CDIGO DE CLASIFICACIN

METADATOS OBLIGATORIOS NTIs DOCUMENTO Y EXPEDIENTE NO CONTEMPLADOS EN EL eEMGDE

eEMGDE.N - VERSIN NTI

eEMGDE.N - RGANO

eEMGDE.N - ORIGEN DEL DOCUMENTO

eEMGDE.N - IDENTIFICADOR DEL DOCUMENTO ORIGEN

eEMGDE.N - ESTADO DEL EXPEDIENTE

eEMGDE.N - INTERESADO


METADATOS COMPLEMENTARIOS MNIMOS NECESARIOS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e ENTRE REPOSITORIOS CON CAMBIO DE CUSTODIA

eEMGDE1 CATEGORIA

eEMGDE4.2 - FECHA FIN

eEMGDE8 SEGURIDAD

eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL

eEMGDE8.6 - NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN

eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN

eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO

eEMGDE9.1.1 CDIGO CAUSA LIMITACIN

eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN

eEMGDE9.2 CONDICIONES DE REUTILIZACIN

eEMGDE13 CALIFICACIN

eEMGDE13.1 VALORACIN

eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO

eEMGDE 13.1.1.1. TIPO DE VALOR

eEMGDE13.1.1.2. PLAZO

eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO

eEMGDE13.2 DICTAMEN

eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN

eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA

eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN DICTAMINADA

eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA

eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO

eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA

eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL

eEMGDE22.2 DENOMINACIN DE CLASE

eEGMDE22.3 TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)


METADATOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS PARA LA GESTIN PTIMA DE

DOCUMENTOS-e Y EXPEDIENTES-e

eEMGDE. N ASIENTO REGISTRAL

eEMGDE. N1 TIPO DE ASIENTO REGISTRAL

eEMGDE. N2 CDIGO DE LA OFICINA DE REGISTRO

eEMGDE. N3 FECHA DEL ASIENTO REGISTRAL

eEMGDE. N4 N ASIENTO REGISTRAL

eEMGDE3 - NOMBRE

eEMGDE3.1 - NOMBRE NATURAL

eEMGDE3.3 NOMBRE DEL FICHERO

eEMGDE5 DESCRIPCION

eEMGDE11 IDIOMA

eEMGDE12 - PUNTOS DE ACCESO

eEMGDE12.1 - TRMINO PUNTO DE ACCESO

eEMGDE12.2 - ID PUNTO DE ACCESO

eEMGDE12.3 - ESQUEMA PUNTO DE ACCESO

eEMGDE14.3 - VERSIN DE FORMATO

eEMGDE14.7 RESOLUCIN

eEMGDE14.8 TAMAO

eEMGDE14.8.2 TAMAO LGICO

eEMGDE14.8.4 UNIDADES

eEMGDE14.9 PROFUNDIDAD DE COLOR

eEMGDE15 UBICACIN

eEMGDE15.1 SOPORTE

eEMGDE15.2 LOCALIZACIN

eEMGDE16 VERIFICACIN DE INTEGRIDAD

eEMGDE16.1 ALGORITMO

eEMGDE16.2 VALOR

eEMGDE17.1.1 - PERFIL DE FIRMA

eEMGDE17.5 FIRMANTE

eEMGDE17.5.1 - NOMBRE Y APELLIDOS O RAZN SOCIAL

eEMGDE17.5.2 - NUMERO DE IDENTIFICACIN DEL/DE LOS FIRMANTE/S

eEMGDE17.5.3 - EN CALIDAD DE

eEMGDE17.5.4 - NIVEL DE FIRMA

eEMGDE17.5.5 INFORMACIN ADICIONAL

eEMGDE21 TRAZABILIDAD

eEMGDE21.1 ACCIN

eEMGDE21.1.1 FECHA DE LA ACCIN

eEMGDE21.1.2 ENTIDAD DE LA ACCIN

eEMGDE21.2 - MOTIVO REGLADO

eEMGDE21.3 - USUARIO DE LA ACCIN

eEMGDE21.6 -HISTORIA DEL CAMBIO

eEMGDE21.6.1 NOMBRE DEL ELEMENTO

eEMGDE21.6.2 VALOR ANTERIOR


91. Para la descripcin de los documentos y expedientes se tendrn en cuenta recursos como los siguientes:

Tesauros

Vocabularios

ndices de materias

Otros

92. A medida que se desarrollen este tipo de recursos y se utilicen para la gestin documental, se aadirn como anexo (Anexo 5) al documento, de manera que su actualizacin o alteracin no supondr modificacin del documento de poltica de gestin de documentos electrnicos. Mien-tras tanto, podrn usarse las herramientas existentes en los centros, si bien hay que tener en cuenta que al no estar normalizados, estos recursos especficos de los centros carecen de utili-dad en las transferencias.

1.5.5. Acceso

93. En relacin con el acceso, a los documentos y expedientes electrnicos les son aplicables las medidas de proteccin de la informacin previstas en el anexo II del Esquema Nacional de Segu-ridad; en particular, Datos de carcter personal [mp.info.1] y Calificacin de la informacin [mp.info.2], sin perjuicio de otras medidas de ese captulo que puedan ser de aplicacin a la luz de la categorizacin del sistema y de la calificacin de la informacin, y de las medidas relativas al control de acceso [op.acc]. En consecuencia el acceso a los documentos y expedientes elec-trnicos estar sometido a un control de acceso en funcin de la calificacin de la informacin y de los permisos y responsabilidades del actor en cuestin y contemplar la trazabilidad de las acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrnicos y sus metadatos asociados, siguiendo lo establecido en el Documento de poltica de seguridad de MINHAP y su normativa de desarrollo, que se incorporar como anexo (Anexo 6) a este docu-mento desde el mismo momento de su aprobacin.

1.5.6. Calificacin

1.5.6.1. Documentos esenciales

94. Se entiende por documentos esenciales aqullos que resultan indispensables para que la enti-dad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones diarias de servicio, respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas. La categorizacin del sistema (ENS, Anexo I), el Anlisis de riesgos [op.pl.1] y Calificacin de la informacin [mp.info.2] aportarn crite-rios para identificar documentos esenciales y las medidas de seguridad y nivel requerido apli-cables.

95. Segn la norma MoReq (elaborada para el programa IDA, Interchange of data between Administra-tions del Consejo de Europa), los documentos de archivo esenciales son los absolutamente nece-sarios para la continuidad de la actividad de la organizacin, ya sea en cuanto a su capacidad de hacer frente a situaciones de emergencia o a catstrofes, ya en relacin con la proteccin de sus intereses financieros y jurdicos. Por consiguiente, la identificacin y la proteccin de estos docu-mentos de archivo es de gran importancia en cualquier organizacin. Asimismo, esta norma indica que el Sistema de Gestin de Documentos debe permitir la restauracin de los documentos de ar-chivo esenciales y los dems en operaciones separadas.

96. En funcin de un anlisis de riesgos adaptado a las particularidades del organismo, podrn implementarse otras medidas de proteccin para los documentos esenciales, como: replica-cin, crear tablas diferentes para documentos esenciales y documentos no esenciales, efec-tuar copias diarias de backup, etc.


97. Cada organismo, centro o entidad decidir cules son los documentos que cumplen estos re-quisitos y deben considerarse esenciales. Una vez identificados, se debern adoptar las me-didas necesarias para asegurar especialmente su disponibilidad, y tambin su seguridad, pri-vacidad, estabilidad y rendimiento.

98. A nivel orientativo o de mera recomendacin, se considera que los documentos electrnicos que cumplan las siguientes caractersticas podran ser calificados como esenciales:

- Informan de las directrices, estrategias y planificacin del organismo.

- Recogen derechos del organismo, singularmente relativos a convenios y documentos de propiedad.

- Recogen informacin sobre los edificios, instalaciones y sistemas del organismo.

- Dejan constancia de los acuerdos y resoluciones de los rganos de gobierno del organis-mo, tanto colegiados como unipersonales.

- Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, profesionales, financie-ros, jurdicos u otros derechos de los individuos u otras instituciones del propio organismo.

- Contienen elementos de prueba de las actividades presentes y pasadas para cumplir las obligaciones de rendicin de cuentas6.

99. La gestin de los documentos calificados como esenciales pasar por:

- Obtencin de una rplica segn lo dispuesto en el procedimiento a que hace referencia el apartado 2.3.

- Tratamiento y conservacin, en su caso, de original y copia, teniendo en cuenta que bsi-camente pueden darte tres circunstancias tipo:

El documento original es electrnico.

El original es de soporte papel.

El expediente se conserva ntegramente en papel.

100. En todos los casos se adoptarn las medidas necesarias para que exista una rplica del docu-mento electrnico o una copia autntica y se adopten las medidas necesarias para garantizar las condiciones de proteccin recogidas en el punto anterior.

101. Cuando se trate de un documento esencial cuyo original est en soporte papel, una vez realiza-da la copia electrnica autntica, el original en papel ser objeto de estudio de valoracin junto con su serie documental.

102. Si se trata de documento esencial que forma parte de un expediente que se conserva ntegra-mente en papel, se realizar una copia electrnica autntica. El original en papel continuar con-servndose en dicho formato en el expediente, mientras no haya un dictamen de sustitucin de soporte para toda la serie documental.

1.5.6.2. Valoracin

103. La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los documentos produ-cidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis contextual de los mismos, y que dar como resultado el establecimiento de plazos de conservacin, transferencia y acceso de las series documentales estudiadas.

104. La serie documental se constituye como la unidad de trabajo de la valoracin, pues los valores primarios y secundarios, as como los plazos de conservacin o vigencia y los trminos de dispo-sicin que se asignan durante el proceso de valoracin, no podran ser fijados para documentos o expedientes individualmente considerados.

6 Como ejemplos, documentos sobre directrices generales de poltica del Gobierno en materias autonmica y local, inventarios, planos y proyectos de obras mayores de edificios y locales adscritos al Ministerio, convenios suscritos por el Departamento con otras Administraciones o personas jurdicas, el Registro Central de Personal o la Aplicacin de Extranjera, auditoras, inspeccio-nes extraordinarias , etc.


VALORES PRIMARIOS

Administrativo Sirve como testimonio de los procedimientos y actividades de la administracin que los ha producido

Jurdico / Legal Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho co-mn y que sirve de testimonio ante la Ley

Fiscal Es el que sirve de testimonio de obligaciones tributarias

Contable El que puede servir de explicacin o justificacin de operaciones destinadas al control presupuestario

VALORES SECUNDARIOS

Informativo Aqul que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la Administracin y que tambin puede ser testimonio de la memoria colectiva

Histrico El que posee un documento como fuente primaria para la Historia

105. En el perfil de aplicacin del MINHAP se utilizan como elementos de metadato eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO y eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO. El primero tendr como subelementos eEMGDE13.1.1.1 TIPO DE VALOR (con un esquema de valores coincidente con los valores utilizados en los impresos de Peticin de dictamen aprobados por la CSCDA) y eEMGDE13.1.1.2. PLAZO. El esquema de valores para eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO se reduce a SI/NO.

106. Para llevar a cabo la valoracin se deben tener en cuenta los siguientes criterios de carcter ge-neral:

Criterio de procedencia y evidencia: se primarn los documentos y series documentales pro-cedentes de los rganos que ocupan una posicin ms elevada dentro de la jerarqua admi-nistrativa.

Criterio de contenido: la misma informacin es mejor conservarla comprimida que extendida. Criterio diplomtico: los documentos originales, terminados y validados, son ms valiosos

que las copias.

Criterio cronolgico: los documentos de archivo anteriores a 1940 no se considerarn objeto de valoracin con vistas a su eliminacin.

Criterio funcional: se primarn las series documentales producidas por los rganos adminis-trativos en el ejercicio de funciones que les son propias y especficas, sobre aquellas series de carcter comn.

Criterio de produccin: se primarn las series documentales producidas por los rganos que realizan el seguimiento completo del procedimiento.

Criterio de utilizacin: se primarn los documentos y series documentales que durante la eta-pa activa y semiactiva de su ciclo vital han sido objeto de demanda frecuente.

107. Determinando los valores de la serie documental se fijan los criterios relativos a los tres mbitos siguientes:

Los plazos de transferencia entre los archivos del sistema: en la documentacin electrnica, la transferencia al Archivo Central supone ante todo un cambio en la responsabilidad de cus-todia sobre determinados documentos, bien situados en un mismo repositorio, o entre dife-rentes repositorios.

Los plazos de seleccin y eliminacin: desaparecidos los valores primarios de los documen-tos, y comprobada la existencia de series paralelas, llega el momento de proceder a la selec-


cin, decidiendo la conservacin o eliminacin total o parcial de la serie, o el cambio de so-porte. En esta fase se decide lo que se va a conservar y lo que se va a eliminar.

Los plazos de acceso, analizados en el apartado 1.5.5. de este documento de Poltica de Gestin de Documentos.

108. El calendario de conservacin es el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposicin final. Se trata de un inventa-rio, organizado de acuerdo al cuadro de clasificacin de fondos, en donde figuran las diferentes series documentales producidas por cada una de las unidades administrativas, proporcionando informacin sobre los plazos de permanencia de dichas series en cada una de las fases de ar-chivo, as como la seleccin y eliminacin de los documentos de manera adecuada. El calendario de conservacin del Departamento figurar como anexo (Anexo 7) al presente documento, modi-ficndose a medida que se vaya construyendo.

109. La norma ISO 15489 define Disposicin como la serie de procesos asociados con la aplicacin de decisiones de transferencia, destruccin o conservacin de documentos, que se documentan en los calendarios de conservacin u otros instrumentos. En un sistema de gestin de documen-tos, preferiblemente, debe determinarse el destino de los documentos y los plazos de conserva-cin de los mismos en el momento de captura, registro y clasificacin, cuando estos hayan sido objeto de dictamen por parte de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrati-vos. Asimismo, debera ser posible que las decisiones sobre la disposicin se activen mediante alertas en el sistema, que permitan su ejecucin bajo la supervisin del Archivo. Los sistemas deberan proporcionar pistas de auditora u otros mtodos de seguimiento con objeto de controlar las acciones de disposicin que se hayan realizado.

110. Las propuestas de dictamen de conservacin y eliminacin corresponden al Grupo de Trabajo de Coordinacin de Archivos del Ministerio, y deben ser elevadas a la Comisin Superior Calificado-ra de Documentos Administrativos para su dictamen preceptivo y vinculante.

111. Se incorporan como anexo (Anexo 8) a este documento los formularios tipo de identificacin y valoracin de series documentales y de peticin de dictamen, aprobados por la CSCDA. Dichos formularios se podrn actualizar en el anexo, sin que por ello se modifique el documento de pol-tica de gestin de documentos electrnicos MINHAP.

112. Segn la norma ISO 23081-2, los metadatos para la gestin de documentos deben ser ellos mismos objeto de valoracin. La valoracin determina no slo qu metadatos deben capturarse acerca del documento, sino durante cunto tiempo deben conservarse.

1.5.6.3. Dictamen

113.La Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como autoridad calificadora emite, en funcin de los plazos de conservacin propuestos o resultantes del proceso de valora-cin documental, un dictamen favorable o desfavorable referido a la transferencia (apartado 1.5.8), eliminacin (apartado 1.5.9) o acceso (apartado 1.5.5) de las series documentales que queda recogido en el calendario de conservacin de documentos de la entidad.

114. Estudiados los valores de cada serie documental, teniendo en cuenta los criterios utilizados en la fase de valoracin, se pueden establecer las propuestas de dictamen siguientes: Conservacin total de documentos que cumplan alguna o varias de las siguientes premisas:

o Permitan conocer los orgenes del organismo. o Permitan conocer su organizacin y su evolucin. o Permitan conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos que afectan

al organismo.

o Permitan valorar la eficacia de las actividades del organismo. o Supervisan el funcionamiento interno del organismo. o Tienen datos significativos sobre un acontecimiento, un individuo, una institucin o

un lugar, o sobre las ciencias y tcnicas.


o Conservan datos significativos sobre acontecimientos o movimientos importantes de la historia poltica, econmica y social.

o Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, financieros, jurdicos, profesionales u otros derechos de los individuos, instituciones y de la misma institucin.

o Contemplan de manera significativa la informacin contenida en otros fondos o se-ries documentales.

o Responden a las necesidades del anlisis estadstico y de la historia cuantitativa. Eliminacin parcial: cuando se trata de series documentales homogneas y voluminosas,

que aun siendo ejemplares primarios son susceptibles de eliminacin, conservando par-cialmente los expedientes o una muestra de los mismos de acuerdo con diferentes criterios y mtodos de muestreo.

Eliminacin total: en el caso de series compuestas de ejemplares secundarios sin valor histrico, y cuya informacin est recogida en otros organismos.

115. Se entiende por muestreo la tcnica de seleccin segn criterios sistemticos (numricos, alfa-bticos, topogrficos) o cualitativos, de una cierta proporcin de documentos en representacin de un conjunto.

MTODOS DE MUESTREO

Ejemplar o testigo Se selecciona un expediente, dentro de una serie documental para ilustrar la prctica administrativa del momento. No pone de manifiesto las caractersticas del conjunto

Cualitativo o selectivo Mtodo subjetivo que se basa en una serie de criterios preconcebidos de antemano, mediante los cuales se conservan los documentos que se consideran ms importantes

Sistemtico Se establece un criterio previo de seleccin numrico, cronolgico, geogrfico o alfab-tico de expedientes, dependiendo de la organizacin de la serie documental. Es el que ofrece una mayor garanta.

Aleatorio Es un criterio por el que se seleccionan varios expedientes al azar teniendo en cuenta que cualquiera de ellos tiene las mismas cualidades para representar al conjunto de la serie documental.

1.5.7. Conservacin

116. La conservacin de los documentos y expedientes electrnicos atender a los plazos legales y en su caso a los establecidos en el dictamen de la autoridad calificadora y a lo

Politica de Gestion de Documentos Electronicos MINHAP

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