POLITICA ESPECIFICA DE BOLETOS BENEFICIO …...Definir parámetros, políticas y condiciones para la...

POLITICA ESPECIFICA DE BOLETOS BENEFICIO

AVIANCA

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CÓDIGO DEL DOCUMENTO

Versión 1.5 Edición (30 de Enero de 2018)

ÁREA PROPIETARIA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Manuel Morales Juan Camilo Carvajal

Manuel Morales

Director de Operaciones

Manuel Morales

Director de Operaciones

POLITICA ESPECIFICA DE BOLETOS BENEFICIO AVIANCA

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BENEFICIOS PO_BBAV_01 Derechos Reservados © 2018 OneLink Getcom

CONTROL DE VERSIONES.

Versión Fecha de modificación Comentario – Justificación

1.00 2017/03/27 Creación del documento

1.10 2017/04/03 Adición Lineamiento general


Tiempo de solicitud


1.4 2017/06/07 Se indica que el tiempo para solicitud de tiquetes

es en días hábiles colombianos

1.5 2018/01/30 Actualización General


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1. OBJETIVO. Definir parámetros, políticas y condiciones para la administración y el plan de otorgamiento y asignación de Boletos Beneficio Avianca para los colaboradores de OneLink Getcom que prestan diferentes servicios en el proceso de atención al viajero a compañías integradas de Avianca Holdings.

2. ALCANCE. La información de este documento tiene como alcance los colaboradores vinculados a OneLink Getcom, que se encuentren activos y que prestan servicios exclusivos (100%) en los procesos de atención al viajero para las compañías integradas de Avianca Holdings y que se encuentren en el Contact Center. Este beneficio aplica para los colaboradores de las siguientes áreas: Operación, Calidad, Formación, Workforce, Apoyo Avianca, Command Center.

3. VIGENCIA.

La presente política tendrá vigencia a partir del 1 de Febrero de 2018. Los parámetros y condiciones para obtener los tiquetes beneficio podrán ser modificados por OneLink Getcom en acuerdo con Avianca. La asignación de tiquetes beneficio para Colaboradores OneLink Getcom podrá ser modificado y/o actualizado por Avianca cuando lo estime necesario.

4. DEFINICIONES.

a) Compañías Avianca Holdings (AVH): Operaciones Avianca

b) Cargo por servicio (Service Charge): Son cobros predeterminados que aplican a los boletos.

c) Beneficiarios: colaborador y familiares (Grupo primario) de los colaboradores OneLink Getcom que prestan sus servicios a Avianca Holdings.

Familiares Grupo Primario:

Cónyuge e Hijos Padres Hermanos


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d) Boleto Beneficio: Es el beneficio que entrega Avianca a los colaboradores de las empresas externas y sus beneficiarios, en virtud del cual tienen descuentos especiales en boletos aéreos para viajar en las rutas que la compañía opere, Nacional o Internacionalmente

e) PNR: Passenger Name Record. Este código alfanumérico contiene los detalles de la reservación del pasajero y cualquier otra información relacionada al viaje.

f) Tasas Aeroportuarias: Valor autorizado por la ruta determinada, se aplican desde el aeropuerto de punto de origen al aeropuerto de punto destino.

g) Sujeto a Espacio SA (Space Avaliable): Estatus de un boleto que está sujeto a disponibilidad de espacio en el vuelo.

h) Vigencia del PNR: Es el período a partir de la fecha de creación de la reserva

hasta la fecha de finalización del viaje.

i) Vigencia del Boleto: Es el periodo de tiempo en que el boleto está activo para viajar.

5. LINEAMIENTOS GENERALES

a) Para poder obtener el beneficio de boletos, el colaborador debe haber cumplido los últimos 3 meses con sus indicadores de productividad y Gestión.

Anexo 1: Plan de Otorgamiento Boletos Beneficio

b) Para que el Colaborador pueda hacer uso de sus boletos beneficio, este no debe contar con suspensiones y/o procesos disciplinarios que afecten su hoja de vida en los últimos 3 meses.

c) OneLink Getcom garantiza que los beneficiarios inscritos por el colaborador corresponden a los autorizados por Avianca y que corresponden al primer grado de consanguinidad. El grupo de beneficiarios aprobado dentro del programa, está conformado de la siguiente manera:


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Beneficiarios Documentos requeridos para inscripción de beneficiarios

Cónyuge/ compañero de vida / pareja del mismo sexo

Registro, Partida o Acta de Matrimonio, Declaración extra juicio o documento Notariado, Adicional, entrega de copia de Documento de Identidad beneficiario

Hijos Copia Registro Civil de Nacimiento beneficiario

Padres

Copia Registro Civil de Nacimiento del Colaborador Documento de Identidad Beneficiario

Hermanos Copia Registro Civil de Nacimiento del Colaborador y Beneficiario Documento de Identidad Beneficiario

d) En cualquier caso, los documentos requeridos para la inscripción de beneficiarios deben ser reconocidos legalmente, de acuerdo a las políticas de cada país. En el caso en el que no exista un documento legal que avale dicha relación con el posible beneficiario, no se podrá realizar la inscripción como beneficiario.

e) El Colaborador es el responsable de informar debidamente a los miembros

de su grupo familiar de las condiciones generales del boleto en cuanto a tipo de descuento, normas de uso y de comportamiento (Política de Anfitriones) y asegurarse que estas han sido entendidas.

f) Los boletos beneficio están a la disposición del Colaborador a partir del 01

de Febrero y hasta el 31 de diciembre de 2018.

f) Los Boletos beneficios se renueva cado año y NO son acumulables.

g) El beneficiario deberá pagar el Cargo por servicio que Avianca indique y los impuestos que correspondan.

h) Son boletos sin derecho a reserva y cupo, ni a Up grade.

i) Los boletos beneficio tienen una vigencia de 3 meses a partir de la fecha de

inicio de viaje. Por lo que su fecha de retorno debe ser a más tardar 3 meses después de la fecha de inicio de viaje o antes del 31 de diciembre; es decir:

Si un boleto cuya fecha de viaje inicie el 1 de noviembre debe tener fecha de retorno a más tardar el 31 de diciembre del mismo año.

j) Solamente los boletos emitidos entre el 1 y 30 de diciembre, su fecha de retorno estará autorizado a más tardar hasta el 31 de enero del año siguiente.


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k) El embarque dependerá de los códigos de prioridad de la compañía.

l) Los boletos beneficio son sujetos a espacio.

m) Los boletos beneficio pueden ser utilizados por el colaborador en cualquier época del año, sin más restricción que la disponibilidad de espacio en los vuelos.

n) Para realizar la solicitud de los boletos beneficio se deberá tener en cuenta

el procedimiento descrito por Avianca.

o) Este programa aplica únicamente para colaboradores que se encuentren activos en la compañía, por lo que a partir del momento en el cual se retira de la empresa queda suspendido el beneficio de este programa

p) La fuente oficial para la consulta de colaboradores activos, fecha de vinculación, cargo y servicios actuales es Capacity Manager. De no contar con la información actualizada en esta herramienta, no se aplicará el beneficio solicitado.

q) Para que los beneficiarios del trabajador puedan disfrutar del programa deberán estar inscritos en la herramienta que Avianca designe para tal fin.

r) Se asignará el número boletos (Nacionales/Internacionales) de acuerdo a las políticas de OneLink en el Anexo 1: Plan de Otorgamiento Boletos Beneficio, para ser utilizados durante el año para destinos nacionales e internacionales, el cual podrá compartir con su grupo de beneficiarios inscritos

s) Los boletos deben ser solicitados con mínimo 48 horas de antelación a la fecha inicial de viaje.

t) Bajo ninguna circunstancia están autorizadas y justificadas las llegadas tarde o incumplimiento a sus labores, debido a inconvenientes con los vuelos u otros factores externos. El colaborador debe garantizar el cumplimiento de sus turnos y labores.

u) Esta política será la única vigente para el otorgamiento de boletos beneficio a Colaboradores OneLink Getcom. Dado lo anterior, esta política anula otros beneficios de boletos previos otorgados por Avianca.

v) Para que el Colaborador y/o beneficiarios puedan hacer uso de los boletos beneficio, el Colaborador debe cumplir a cabalidad con lo indicado en el


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Anexo 1: Plan de Otorgamiento Boletos Beneficio. En caso de que el colaborador no cumpla con los requisitos de dicho Plan de Otorgamiento, ni él ni sus beneficiarios podrán solicitar los boletos beneficio.

w) Para los casos en que un colaborador sea “semillero” de cualquier área, el nivel del beneficio será determinado por el cargo en el cual se encuentre ratificado. Cuando sea promovido y deje de ser semillero aplicarán los beneficios del nuevo cargo.

x) Para el uso de los tiquetes beneficio, el colaborador debe usar su tiempo de descanso autorizado o vacaciones, en ningún caso podrá hacer uso mientras se encuentre incapacitado o suspendido.

Pago de impuestos y cargo por servicio

a) El colaborador debe asumir directamente cualquier costo que se genere con motivo del viaje, incluyendo los costos por concepto de impuestos o tasas y cargos que apliquen al momento de la emisión.

b) Los Cargos por Servicio son reembolsables siempre y cuando no sean utilizados y no haya pasado de la fecha de vigencia definida para el boleto.

c) Se puede solicitar reembolso de impuestos de boletos sin utilizar, sin embargo, hay ciertos impuestos que no son reembolsables y depende de cada país para el cual haya sido emitido el boleto.

d) Para solicitar el reembolso se siguen los procedimientos y lineamientos

definidos por la aerolínea

Código de Vestuario

a) El vestuario no deberá ser provocativo o que revele demasiado o que se vea a través del mismo; de igual forma la ropa no deberá estar deteriorada ni rota, caso contrario podrá negárseles ser documentados o abordados, a menos que encuentren en ese momento la forma de cumplir con este requisito.

b) Cuando los colaboradores y sus beneficiarios hagan uso de los boletos beneficio deberán respetar las normas del buen vestir.


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Reembolso, reemisiones y Reinstalaciones

a) Si el Colaborador pagó el boleto, pero no realizó el viaje, puede solicitar la reinstalación de dicho boleto siempre y cuando el período donde se solicita es antes de llegar al 01 de enero del siguiente año, si se realiza posterior a esta fecha el boleto NO podrá ser reinstalado. Esta reinstalación debe de solicitar bajo el procedimiento establecido en el Instructivo para Solicitud y Cotización de Boletos disponible en Dreamtotravel.

b) Una vez emitido el boleto se puede cambiar solamente la fecha y/u hora y no el destino. Si requiere cambio de destino, deberá de solicitar el reembolso del boleto, si ya lo pagó y la reinstalación de dicho pase para poderlo utilizar en otra ruta. Este reembolso deberá solicitarse por medio de la página web de Avianca y la reinstalación a través de Dreamtotravel.

c) El colaborador, luego de haber pagado el boleto puede modificar las fechas y/u hora y de viaje, fecha de retorno y/u hora de viaje las veces que lo requiera dentro del período de vigencia establecido. Este cambio debe realizarse a través del opción oculta (numero 9 ) del call center.

d) Los boletos beneficio NO son endosables en ningún caso y no son transferibles con respecto al beneficiario inicial designado por el colaborador al momento de la solicitud de dicho boleto.

e) En cualquier caso, se debe seguir el proceso, los procedimientos y los canales para la solicitud y gestión de estos temas de acuerdo a lo establecido por la Avianca. Se considera una falta grave que cualquier persona no los siga o los gestione por sí mismo teniendo en cuenta que tienen acceso a los sistemas.

6. POLITICA DE ANFITRIONES A fin de ganar la lealtad de los pasajeros actuales y potenciales, los colaboradores están llamados a trabajar con empeño, para que el servicio que se entrega sea percibido de manera segura, cálida, puntual y ágil. Lograrlo, está al alcance de todos. Los Colaboradores cuentan con procesos definidos y recursos técnicos, que son engrandecidos con un significativo y particular toque personal. Con estos lineamientos se definen parámetros concretos de Compañía, que al conocer y practicar - con disposición- permiten ser: LOS MEJORES ANFITRIONES.


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Estos lineamientos aplican para todos los colaboradores y beneficiarios. SOY ANFITRIÓN CUANDO... voy como pasajero En los aeropuertos

Llego con tiempo suficiente para mis viajes. Voy siempre bien presentado. Hablo de asuntos gratos en los aeropuertos o en los vuelos. Omito temas

relacionados con accidentes aéreos o problemas internos de la Compañía. Durante el chequeo

Hago la fila para el chequeo como la hacen los clientes. Respeto a mis compañeros colaboradores de Aeropuerto cuando suceden

eventos de irregularidad en los vuelos. Para efectos del abordaje, los boletos beneficio están rigurosamente sujetos

al código de prioridad de embarque definido. Soy consciente que mis compañeros de aeropuerto atenderán mi solicitud

sólo hasta cuando la totalidad de los clientes hayan sido chequeados en el vuelo o cuando sus procesos de chequeo se los permitan.

Respeto la política de equipaje definida por la aerolínea. No solicito concesiones o prioridades con el equipaje. Evito permanecer en los módulos mientras mis compañeros de aeropuerto

están atendiendo el vuelo.

Durante el abordaje

Cumplo rigurosamente las disposiciones de Seguridad. Me ubico en la silla que me ha sido asignada en el chequeo o en la que el

Tripulante de Cabina me indica. En la aeronave coloco encima de las sillas los elementos sobrantes que

deban ser llevados a la basura. Así colaboro con la limpieza y agilizo los tiempos en las escalas

Desabordo de último el avión, con el fin de darle prioridad a los pasajeros

7. CONDICIONES Y RESTRICCIONES.

Restricciones sobre el boleto Los boletos no son acumulables año con año, deben gozarse en el periodo correspondiente. Por lo que estos no pueden ser revalidados una vez que están fuera de su periodo de vigencia.


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a) Las ventajas de acceso a la fila de clase Ejecutiva y Salones VIP otorgados

por socios comerciales en sus tarjetas de crédito y debido de marca compartida No aplican para boletos beneficio

b) Los boletos beneficio no deben ser objeto de comercialización, negocio o lucro personal, esto es que no pueden ser vendidos, comprados, donados o intercambiados por bienes y servicios.

c) Avianca en cualquier momento podrá suspender este beneficio a la empresa externa si se hace uso indebido de este.

d) Avianca podrá realizar auditorías y solicitará documentos de soporte de los colaboradores y/o beneficiarios inscritos. De no contar con los mismos, se cancelará el beneficio para dicha empresa.

Restricciones en Operaciones Irregulares

a) En Operaciones irregulares (Tal como mal tiempo y fenómenos naturales, eventos de orden público, restricciones de aeropuerto, u otras condiciones que impidan que la operación se ejecute según lo planificado) la aerolínea no otorgará ninguna compensación ni brindara alojamiento a pasajeros viajando con boletos beneficios, sin embargo, se proveerá toda la asistencia posible.

Restricciones Adicionales

a) No solicite comidas especiales, bebidas o servicios adicionales ni tome alcohol en exceso.

b) En todo momento el colaborador con boleto beneficio debe abstenerse de comentar con otros pasajeros el privilegio del que está gozando.

c) No se permite interferir, discutir o contradecir a los tripulantes de cabina o personal de tierra, ni discutir los beneficios de los boletos con otros pasajeros.

d) La solicitud del “Jump Seat” se hará de acuerdo a los procedimientos establecidos por cada Certificado de Operador Aéreo (COA).


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e) Las actualizaciones de colaborador y/o Beneficiarios se realizarán una vez al año, en los tiempos y procedimientos establecidos por Avianca. A excepción de los retiros que deben ser reportados a AV los 5 primeros días de cada mes.

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