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Confidential
Política de Gastos de Viaje
Confidencial
CONTENIDO
1 OBJETIVO ................................................................................................................ 3
2 DEFINICIONES GENERALES ........................................................................................... 3
3 LÍMITES AUTORIZADOS POR CONCEPTO (EXCLUYE IMPUESTOS) .............................................. 4
4 DEDUCIBILIDAD DE GASTOS ......................................................................................... 5
5 AUTORIZACIÓN ......................................................................................................... 6
6 ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE ..................................................................................... 6
7 TARJETA CORPORATIVA .............................................................................................. 7
8 DETERMINACIÓN DE GASTOS DE VIAJE ............................................................................ 8
8.1 TRANSPORTACIÓN ..................................................................................................... 8
8.1.1 TRANSPORTACIÓN AÉREA ................................................................................... 8
8.1.2 TRANSPORTACIÓN TERRESTRE .............................................................................. 8
8.2 HOSPEDAJE ............................................................................................................ 10
8.2.1 HOSPEDAJE NACIONAL ..................................................................................... 10
8.2.2 HOSPEDAJE INTERNACIONAL .............................................................................. 10
8.3 GASTOS NO REEMBOLSABLES .................................................................................... 11
8.4 ALIMENTOS ............................................................................................................ 11
8.5 GASTOS MÉDICOS EN VIAJES...................................................................................... 12
8.6 OTROS GASTOS ...................................................................................................... 12
9 COMPROBACIÓN GASTOS DE VIAJE .............................................................................. 12
10 GASTOS DE REPRESENTACIÓN ..................................................................................... 13
10.1 GASTOS DE REPRESENTACIÓN AUTORIZADOS ................................................................ 13
10.2 GASTOS DE REPRESENTACIÓN NO AUTORIZADOS ........................................................... 13
11 ADEUDOS.............................................................................................................. 14
12 CANCELACIÓN DEL VIAJE ........................................................................................... 14
13 RESPONSABILIDAD DEL ÁREA CUENTAS POR PAGAR ......................................................... 15
14 Documentation Del Viajero ……………………………………………………………………14
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1 OBJETIVO
Determinar los lineamientos a seguir en la solicitud, autorización y comprobación de
gastos de viaje, para que estos sean realizados bajo el mismo criterio y cumpliendo con
los requisitos fiscales aplicables en cada país en donde el Grupo KidZania tenga alguna
empresa filial, franquicia o negocio.
Esta política aplica a todos los colaboradores de las empresas del Grupo KidZania (México
y extranjero), así como empresas terceras que lleguen a prestar servicios.
A partir de la fecha de publicación de ésta política, queda anulado cualquier documento
relacionado emitido con anterioridad.
2 DEFINICIONES GENERALES
Término Definición
Gasto de Viaje
Erogación realizada por los colaboradores del Grupo, en una
faja de 50 Km que circunde el establecimiento en el que
habitualmente presten sus servicios.
Cuentas por Pagar
Área encargada de recibir la orden de viaje autorizada para
programar anticipo de viaje (en caso de ser requerido) y de
su registro contable
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Término Definición
KidZania Travel Desk (KTD)
Área encargada de hacer la cotización y compra de boletos
de transportación aérea y terrestre, hospedaje y renta de
vehículos, con la responsabilidad de solicitar la facturación
de estos servicios. En el caso que los gastos de viaje por estos
conceptos antes mencionados deban ser reembolsados por
alguna franquicia, KTD podrá proporcionar el monto de los
conceptos a facturar.
Orden de Viaje
Documento que autoriza y contiene datos relativos al viaje.
Es un prerrequisito tenerlo para solicitar las reservaciones
necesarias (avión, hotel, etc.) así como la solicitud de
anticipos, en su caso.
Formato de Comprobación
Documento en donde se anexan los comprobantes y
desglosan los gastos, debe incluir: Importe, cuenta y centro
de costos que corresponda. También se debe indicar si
dicho gasto se reembolsado por la franquicia. Lo elabora el
solicitante, firma el jefe inmediato y el Director del Área.
3 LÍMITES AUTORIZADOS POR CONCEPTO (EXCLUYE IMPUESTOS)
Gasto Diario México Europa/Norte de Asia y
Medio Oriente USA Otros
Alimentación
$ 650 MXN $ 120 USD $ 100 USD $ 70 USD
Hospedaje Colaborador
$1,500 MXN $ 200 USD $ 150 USD $ 170 USD
Hospedaje Director
$2,000 MXN $ 250 USD $ 200 USD $ 200 USD
Renta de Automóvil
$750.00 MXN $ 45 USD $ 40 USD $ 45 USD
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En los casos de renta de automóvil y de Hospedaje durante el viaje, se buscara que todo
sea contratado también por el KTD.
4 DEDUCIBILIDAD DE GASTOS
Para realizar la comprobación de los gastos de viaje se deberán proporcionar en
original los comprobantes respectivos, mismo que no deberán tener alteraciones,
tachaduras ni enmendaduras.
Los comprobantes, salvo casos especiales, deberán solicitarse a nombre de la
empresa que habitualmente paga el salario del beneficiario del viático (La Ciudad
Corp, S.A. de C.V).
Es responsabilidad del beneficiario del viático, cerciorarse de que los datos
asentados en los comprobantes fiscales son correctos.
El pagaré o voucher de las tarjetas de crédito, no será considerado como
comprobante.
Tratándose de gastos de viaje realizados en territorio nacional, se cuente con el
Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) correspondiente, tanto en papel
como en electrónico, y éste cumplan los requisitos establecidos en las disposiciones
fiscales (Ver anexo 1).
Tratándose de gastos de viaje realizados en el extranjero, el comprobante cumpla
los requisitos establecidos en las disposiciones fiscales (Ver anexo 2).
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.
5 AUTORIZACIÓN
Se debe cumplir con lo siguiente:
I. El Director de Área deberá asegurarse que: los viajes sean estrictamente
necesarios, definiendo número de viajeros y días, que exista una razón de negocio
y verificar que se realicen en apego a las políticas emitidas por la Empresa.
II. Tanto para viajes nacionales como internacionales, la Orden de Viaje deberá ser
autorizada por el Director responsable del Centro de Costos, vía correo
electrónico. En el caso de viajes internacionales, todas las Órdenes de Viaje
deberán ser autorizadas por el Director del Área correspondiente.
III. Ningún colaborador podrá autorizar sus propios gastos de viaje. En el caso de
Directores, la revisión deberá ser hecha por otro Director.
IV. En cada Orden de Viaje, el colaborador deberá describir en forma clara y concisa
el motivo del mismo.
6 ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE
I. En el formato de Orden de Viaje se debe especificar si requiere anticipo o si usará
la tarjeta corporativa.
II. Los colaboradores que constantemente viajen, deberán contar con tarjeta
corporativa o utilizar su tarjeta personal con el fin de evitar manejo de anticipos.
III. Toda solicitud de anticipo para gastos de viaje, deberá ser entregada al Área de
Cuentas por Pagar por lo menos 5 días hábiles antes del viaje.
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IV. La comprobación del anticipo sólo se pagarán si la Orden de Viaje está
debidamente autorizada.
i. El anticipo será de acuerdo a la duración del viaje y se considera a cargo
del colaborador hasta que compruebe los gastos correspondientes.
ii. El solicitante no deberá tener ningún anticipo por comprobar, de lo
contrario no podrá solicita un anticipo adicional.
iii. El pago del anticipo se realizará a través de transferencia bancaria a la
cuenta de nómina del colaborador.
7 TARJETA CORPORATIVA
El colaborador que no cuente con tarjeta de crédito y sea viajero frecuente, podrá solicitar al área
de Contraloría, la tarjeta corporativa previa autorización del Director de Área.
I. Las personas que reciban una tarjeta corporativa, deberán firmar una carta responsiva
sobre el buen uso de esta herramienta de trabajo.
II. Es responsabilidad del usuario comprobar los gastos de la tarjeta utilizando el “Formato
de Comprobación”.
Los recargos o intereses que se generen por el incumplimiento o atraso en la
comprobación de la tarjeta correrán a cargo del colaborador.
Ninguna de las empresas del Grupo tendrá responsabilidad por este concepto, así como
tampoco por los errores en los estados de cuenta. El colaborador deberá gestionar la
corrección de éstos con la Institución emisora de la tarjeta de crédito.
III. Las cuentas de tarjeta corporativa que se conviertan en morosas, serán suspendidas y/o
canceladas y el saldo a pagar se descontará vía nómina al colaborador.
IV. Las empresas del Grupo, se reservan el derecho de solicitar al colaborador, la devolución
de la tarjeta corporativa cuando así lo considere necesario.
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V. La Dirección de Recursos Humanos es responsable de solicitar a los colaboradores que
dejen de prestar sus servicios en la Empresa, la devolución de la tarjeta corporativa
asignada, así como pedir al área de Contraloría el bloqueo y cancelación.
8 DETERMINACIÓN DE GASTOS DE VIAJE
8.1 TRANSPORTACIÓN
8.1.1 TRANSPORTACIÓN AÉREA
I. Los boletos de avión con cargo a cualquier empresa del Grupo deberán ser en “clase
turista” y con la tarifa más económica que sea eficiente y esté disponible al momento de
la reservación.
II. Cuando el viajero decida tomar otra opción en la adquisición del boleto de avión, los
gastos adicionales generados serán pagados por su cuenta.
III. Los boletos de avión se reservarán a través del KTD, a quien se le entregará la Orden de
Viaje autorizada, vía correo electrónico o de forma impresa.
IV. Cuando el viaje sea cancelado, el colaborador deberá informar al KTD que el boleto no
fue utilizado con copia al Director del área y deberá regresar el boleto de avión al KTD.
Cualquier gasto derivado por negligencia del colaborador será cubierto por él mismo.
V. La Empresa pagará exceso de equipaje sólo cuando esté relacionado con el motivo del
viaje y autorizado por el Director de Área.
8.1.2 TRANSPORTACIÓN TERRESTRE
I. Cuando un colaborador utilice su vehículo particular para realizar un viaje de trabajo, se
reembolsará el consumo de gasolina y estacionamiento presentando los comprobantes
fiscales respectivos.
II. Cuando el colaborador utilice un vehículo rentado, adicional al monto de la renta se
pagarán gastos de gasolina relacionados con el motivo del viaje.
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III. En caso de accidente automovilístico durante el viaje de trabajo y el vehículo sea
propiedad del colaborador, únicamente se pagará el deducible del siniestro con previa
autorización del Director de Área, y solo en los casos en los que el colaborador no haya
tenido responsabilidad en el evento.
IV. Renta de Automóvil en viajes internacionales, está autorizado conforme a lo siguiente:
i. Solicitado por el viajero en el formato de la Orden de Viaje y autorizado por el
Director del Área solicitante.
ii. Cuando el costo de la renta de un auto sea menor que el costo que arroje otro
medio de transporte (autobús, taxi).
iii. Únicamente se reembolsará el pago de renta por un automóvil de tarifa
económica.
iv. La reservación deberá realizarse a través del KidZania Travel DesK.
v. Es responsabilidad de la persona que rente un automóvil cubrir los requisitos
establecidos por las agencias que ofrecen el servicio, así como verificar el
reglamento de tránsito y demás leyes aplicables locales, tanto en territorio
nacional como en el extranjero, cualquier gasto erogado por no cumplir con estos
requerimientos serán pagados por el colaborador.
vi. Cuando el viaje sea en grupo y se hayan cumplido los requisitos para la renta de
un auto, la comprobación de los gastos por renta de un automóvil, deberá ser
presentada por uno de los colaboradores (el de mayor rango). Cuando el gasto a
comprobar sea de dos o más vehículos deberá asignarse un responsable (siempre
el de mayor rango) para cada caso.
V. En viajes se reembolsarán los gastos de taxis por los siguientes conceptos:
i. Del domicilio particular al aeropuerto y viceversa.
ii. De la oficina al aeropuerto y viceversa.
iii. Se deben presentar los comprobantes de taxis, en caso de no existir
comprobantes, se debe elaborar un vale especificando la ruta recorrida y costo,
con la autorización del Director correspondiente.
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8.2 HOSPEDAJE
8.2.1 HOSPEDAJE NACIONAL
I. Los colaboradores deberán hacer uso de los hoteles recomendados por el KTD.
II. La tarifa de Hospedaje por noche no debe exceder los límites establecidos en la tabla
de montos autorizados a excepción de que el KTD justifique el incremento en la tarifa.
III. Son gastos reembolsables por concepto de hospedaje, considerando las condiciones y
tiempo del viaje:
i. Conexiones a Internet que se incluyan en la factura del hotel.
ii. Servicio de lavandería en viajes mayores a 7 días, en un número razonable de
prendas.
8.2.2 HOSPEDAJE INTERNACIONAL
I. Los colaboradores deberán hacer uso de los hoteles recomendados por el KTD.
II. Cuando exista la necesidad de utilizar otro hotel diferente a los referidos, se deberá
contar con autorización del Director de Área y del Área de Viajes antes de la realización
del viaje y se deben anexar estas autorizaciones al Formato de Comprobación.
III. Cuando la duración del viaje sea mayor a un mes, se deberá procurar hospedarse en un
departamento amueblado de costo menor al hotel.
IV. El departamento deberá estar en una zona segura y contar con todo lo necesario para
habitarlo (sábanas, toallas, utensilios de cocina, etc.)
V. Son gastos reembolsables, considerando las condiciones y tiempo del viaje:
i. Llamadas telefónicas personales. una llamada cada tercer día no mayor a 5
minutos, si excede de este tiempo, deberá estar autorizado por el Director de
Área.
ii. Conexiones a Internet que se incluyan en la factura del hotel.
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iii. Servicio de lavandería en viajes mayores a 7 días, en un número razonable de
prendas.
8.3 GASTOS No Reembolsables
No son reembolsables en ninguno de los casos, los gastos derivados de:
I. Cualquier costo generado por no haber realizado la cancelación del hotel
oportunamente debido a negligencia por parte del colaborador.
II. Cualquier gasto de hospedaje que no sea comprobado.
III. Servicios de estilista, manicurista, masajes, balnearios, eventos deportivos,
entretenimiento, compra de revistas, libros, ropa, regalos, cigarros, suvenires y en
general cualquier gasto que sea personal.
IV. Cualquier gasto de viaje erogado por acompañante no autorizado.
8.4 ALIMENTOS
I. No podrá exceder los límites establecidos, sin importar el número de facturas que se
presenten para la comprobación de dicho gasto.
II. Las propinas serán reembolsables hasta un máximo del 10% sobre el consumo (solo
en el caso de México) o de acuerdo a los usos y costumbres de cada país, siempre y
cuando estén desglosadas en el voucher de pago con tarjeta de crédito. En el caso de
que el pago sea en efectivo deberá comprobar a través de un vale.
III. Comidas de Negocios Locales o en viajes
i. Para reembolsar al colaborador los gastos de comida con clientes, franquicias,
proveedores (para tratar asuntos de relevancia para la operación de la Empresa),
se requiere anotar en el ticket de consumo o factura los siguientes datos:
a) Motivo del consumo de alimentos
b) Nombre de los comensales
c) Relación de negocio
d) Firma autógrafa del Director de Área que autoriza el consumo de
alimentos
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ii. Bebidas Alcohólicas
En comidas de negocios, será reembolsable el “consumo moderado” de bebidas
alcohólicas, siempre y cuando éstas estén autorizadas por el Director de Área.
Los cargos por este concepto, solo serán reembolsables cuando esté incluido en
la factura emitida por el restaurante.
8.5 GASTOS MÉDICOS EN VIAJES
La Empresa cubrirá los gastos por honorarios médicos y medicinas en los siguientes casos:
I. Enfermedad surgida durante el viaje de acuerdo a política y prestaciones de KZ.
8.6 OTROS GASTOS
I. En el caso que el viaje de negocios requiera la presencia de un acompañante del
colaborador relacionado con los asuntos a tratar (excluye familiares), se debe
adjuntar al formato de la Orden de Viaje, el documento que sustente la invitación o
presencia obligatoria del acompañante y sus gastos relacionados deberán apegarse a
ésta política. En caso de que no sea presencia obligatoria, los gastos adicionales
corren por cuenta del colaborador.
II. Si el colaborador decide anticipar o alargar el viaje por asuntos personales, los gastos
que se generen serán cubiertos por su cuenta y deberá de ser autorizado por el
Director del área.
III. Los gastos por trámites de pasaporte hasta por 3 años de vigencia y visas necesarias
para los viajes de trabajo, son reembolsables para los colaboradores que lo requieran
conforme al perfil del puesto.
9 COMPROBACIÓN GASTOS DE VIAJE
I. Para la comprobación de los gastos se debe utilizar el Formato de Comprobación.
II. Será responsabilidad de cada viajero presentar su Formato de Comprobación, anotando
en el rubro respectivo el importe de los gastos comprobados. Este formato no debe tener
tachaduras o enmendaduras, por lo que si hay correcciones deberá realizar uno nuevo.
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III. Para realizar la comprobación, se debe anexar al Formato de Comprobación los
comprobantes de gastos originales y boleto de avión electrónico, pegados en hojas
tamaño carta, con el objeto de facilitar su revisión y archivo.
IV. El Formato de Comprobación debidamente autorizado por el Director de Área, deberá
entregarse a Cuentas por Pagar en los horarios establecidos por esa área.
V. La comprobación de gastos, deberá ser presentada dentro de los primeros 10 días hábiles
del término del viaje.
VI. En el caso de las facturas emitidas en territorio mexicano, se deberá solicitar al proveedor
del bien o servicio, que envíe el archivo XML a las cuentas electrónicas de
[email protected] o [email protected]
10 GASTOS DE REPRESENTACIÓN
10.1 GASTOS DE REPRESENTACIÓN AUTORIZADOS
I. La Gerencia Comercial asignará mensualmente a los representantes de ventas,
el monto de los viáticos.
II. Todo gasto de representación deberá estar autorizado previamente por el
Director del Área.
III. Se consideran gastos de representación:
i. Comidas o eventos con personas relacionadas con la actividad del negocio.
ii. Atenciones (regalos/obsequios) para personas relacionadas con la
actividad del negocio.
IV. Cuando se trate de gastos de representación en los que participen varios
colaboradores, deberá firmar o pagar la cuenta el colaborador de mayor
jerarquía.
10.2 GASTOS DE REPRESENTACIÓN NO AUTORIZADOS
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I. Atenciones (regalos/obsequios) a personas ajenas a la Compañía que no
beneficien los intereses de la misma.
II. Taxis utilizados para desplazamientos no relacionados con el objeto del
negocio.
III. Cualquier otro gasto que a juicio del Director del Área no tenga relación de
negocio o que no sean razonables.
11 ADEUDOS
I. Los saldos a favor de la Ciudad Corp por anticipos de viaje utilizados, por gastos no
comprobados o autorizados, deberán ser depositados en la cuenta bancaria:
Banco BANAMEX,
Nombre: La Ciudad Corp, S.A. de C.V.
Suc: 7002 Cuenta: 3744323
CLABE: 002180700237443234
II. La ficha de depósito o la transferencia correspondiente al saldo a favor de la Empresa, se
deberá anexar al Formato de Comprobación correspondiente.
III. Todo adeudo a favor de la Empresa por motivos de viaje que no sea comprobado o
liquidado en un plazo no mayor a 10 días hábiles a partir de la fecha de regreso, se le
mandara un recordatorio y en caso de no comprobarse, se enviará a RH para descontarlo
vía nómina.
IV. En los casos de saldos a favor del colaborador, el reembolso se efectuará conforme a los
tiempos establecidos del proceso de pagos.
12 CANCELACIÓN DEL VIAJE
I. El colaborador será el responsable de avisar al KTD sobre la cancelación o modificación
del viaje, cuando menos con 2 días de anticipación.
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II. En caso de que ya haya sido cobrado algún anticipo, el colaborador deberá realizar el
depósito correspondiente al día siguiente de la cancelación y entregar el comprobante
junto con la Orden de Viaje autorizada para su cancelación, al Área de Cuentas por Pagar.
13 RESPONSABILIDAD DEL ÁREA CUENTAS POR PAGAR
I. Revisión del Formato de Comprobación para asegurar que se cumplan con las políticas y
procedimientos.
II. Devolver y solicitar una explicación al colaborador de aquellos gastos que no cumplan con
los lineamientos descritos.
III. Hacer del conocimiento del usuario y del aprobador, cualquier discrepancia a este
procedimiento vía correo electrónico.
14 DOCUMENTACIÓN DEL VIAJERO
Para la realización de cualquier viaje el colaborador deberá contar con como mínimo con
la siguiente documentación.
I. Pasaporte con vigencia mínima de 7 meses
II. Contar con la Visa Americana.
III. Para solicitar vuelos a países en los que se requiera una Visa diferente a
la Americana, deberá tramitarse con anticipación a la solicitud del vuelo,
y tomar en consideración que el pasaporte debe de tener hojas
disponibles para la nueva solicitud de visas.
El KTD debe tener una copia de la documentación personal de cada colaborador completa y sin
excepción. Estos documentos son necesarios por los datos que se requieren para poder hacer
reservaciones de vuelos.
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ANEXO 1
Requisitos de los comprobantes fiscales (CFDI’s) de viáticos en territorio nacional:
I. RFC de quien los expida y el régimen fiscal en que tribute conforme a
la Ley del ISR.
II. Número de folio y el sello digital del SAT, así como el sello digital del
contribuyente que lo expide.
III. Lugar y fecha de expedición.
IV. RFC de la persona a favor de quien se expide.
V. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o
descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
VI. El valor unitario consignado en número.
VII. El importe total consignado en número o letra.
ANEXO 2
Requisitos de los comprobantes fiscales de viáticos en el extranjero:
I. Nombre, denominación o razón social; domicilio y, en su caso, número de identificación fiscal, o su equivalente, de quien lo expide.
II. Lugar y fecha de expedición.
III. Clave del RFC o nombre de la persona a favor de quien se expida.
IV. La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
V. Valor unitario consignado en número e importe total en número o letra.
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