Producción y Planificación de

EventosLic. Mabel Alejandra Lebrero

EVENTO: ACONTECIMIENTO PLANIFICADO

PROTAGONISTAS

CONVOCANTES CONVOCADOS

ACCIONES

ESPACIO TIEMPO

El Objetivo guía al Evento

El Evento es un acontecimiento planificado y “construido especialmente” para el logro del Objetivo.• Promueve acciones tendientes a su cumplimiento desde lo“vivencial –participativo”

Hay tantos eventos como objetivos a cumplir

¿Qué aporta el evento como herramienta de concreción de

objetivos?•Es un acontecimiento planificado y construido especialmente para su logro.

•Reúne a un grupo de personas definido, con características e intereses comunes (segmento)

•Favorece el sentido de pertenencia a un grupo.

•Permite la retroalimentación.

Hay tantos eventos como objetivos a cumplir

OBJETIVOS

OBJETIVOS

EVENTOS

EVENTOS

Dar a conocer un producto en el mercado

Lanzamiento de productos

Family Day Afianzar lazos con la empresa

El Evento es un hecho comunicativo

En un Evento la elección del espacio y el tiempo está estrechamente vinculado al logro de objetivos.

La temporalidad-espacialidad debe ser compartida por convocantes y convocados para efectivizar la “reunión” a la que alude el evento.

Eventos Sociales

Son acontecimientos vivenciales, emocionales y privados

Constituyen UN RELATO BREVE DE UN SUCESO IMPORTANTE DE NUESTRAS VIDAS, con una historia que contar y protagonistas primarios y secundarios.

Eventos Empresarios

Son herramientas de marketing directo para el cumplimiento de objetivos corporativos o institucionales

•Apuntan a un segmento cautivo

•Permiten la retroalimentación, corrección y medición de receptividad y reacciones a lo propuesto

Eventos Culturales

• Los eventos culturales constituyen manifestaciones de los pueblos, son presencias públicas de reconocimiento cultural y comunicación entre sus integrantes.

• Estos eventos conforman elementos concretos de la cultura que promueven la identidad social.

Los Eventos Culturales son:

• Manifestaciones de una Cultura y Sub cultura.• Involucran al individuo como “sujeto social”• Una expresión simbólica y social de una

comunidad concreta. • Un acontecimiento “vivencial” producido y

reconocido por el sujeto en un grupo participante, que se comunica, interactúa y se retroalimenta.

• Un reencuentro del hombre con sus raíces y una reafirmación de sus ritos y creencias.

Además, acentúan la cultura que representan y favorecen su trascendencia.

Clasificación General de Eventos

• Por tamaño: Chico – mediano – grande – megaevento

• Por zona de locación y alcance: Local o municipal –provincial - regional – nacional – internacional

• Por finalidad: Recreativo – formativo–integrativo

• Por acceso: Público–privado

• Por valor de ingreso:

Gratuito – arancelado

• Por su complejidad: Simple - complejo

• Por el espacio utilizado: Abierto – cerrado – mixto

• Por su financiamiento: Financiado por tercero - autogestionado

• Por su presencia en el mercado: Nuevo – en crecimiento – institucionalizado

• Por área: Social – comercial – cultural – turístico – religioso- deportivo…

• Institucionalizados o nuevos

Bodas, quince años/salir bien de una operación…

• Sociales o mixtossociales-religiosos: bautismo,

boda, Bart y Bat mitzva. sociales-culturales: carnavales,

Halloween, entre otros. sociales-institucionales: fiesta de

graduación, poner en marcha un proyecto, conseguir un ascenso laboral, obtener un premio, etc.

• Por edadInfantiles/adultos …

• Por ámbito de festejoEn el hogar/ predios y salones…• De fecha única de festejo o

fechas múltiplesQuince años, nacimiento/taller,

jornada, fiesta temática • De causa definida o no tan

definidaBoda, lanzamiento de

producto/reuniones familiares• Formales o informalesBodas /despedidas de soltero• Celebrativos o no

celebrativosAniversarios, festivales/responsos, conmemoraciones,

funerales, recordatorios.

Clasificación de Eventos Sociales

Clasificación de Eventos Empresarios• Internos o externosComidas de trabajo, visita a la

empresa / Jornadas de puertas abiertas, lanzamientos de productos, viajes de incentivo

• De trabajo o esparcimientoJornadas de capacitación,

jornadas de tormenta de ideas/aniversarios de empresa, family day

• Individuales o colectivosVisita a la empresa, desayuno de

trabajo/exposiciones.

•Presenciales o virtualesVisita a la empresa, lanzamiento de productos/ Ruedas de negocio, exposiciones virtuales

•De fines corporativos o corporativos-turísticosDesayuno de trabajo/ viajes de incentivo, visita de ejecutivos extranjeros a la empresa.

• Eventos de corta, mediana o larga duración.

• Eventos en la empresa y fuera de esta, en lugares contratados.

• Eventos de baja, mediana o alta inversión y costo.

• Eventos de baja o alta importancia, en cuanto a los objetivos que persigue y el interés por los resultados a obtener.

• Eventos de fecha obligada, por ejemplo, un aniversario de empresa, o de fecha alternativa.

Clasificación de Eventos Culturales

• Por áreaReligiosos/ Culturales/

deportivos/ temáticos

• Por quien convoca y financia

Solicitados por una entidad/ Autogestionados

• Por su grado de convocatoria

Popular/ Privado o particular

• Por su referencia culturalTradicional/ Trasgresor

• Por quien convoca y financia

Solicitados por una entidad/ Autogestionados

• Por su interésLocal/ Nacional/ Internacional

PROTAGONISTAS DEL EVENTO

CONVOCANTESEE Cliente: EmpresaES Cliente: Homenajeado

CONVOCADOSEE Asistentes: Público interno y/o ExternoES: Asistentes: familiares, amigos, conocidos

EJE VINCULANTE

OBJETIVO DE LA CONVOCATORIA

OBJETIVO DE LA ASISTENCIA

CONVOCANTES: son planificadas por la Organización del evento. Pueden tener alteraciones en tiempos y metodologías de acuerdo al mejor cumplimiento del objetivo, en el trabajo de campo.

CONVOCADOS: son articuladas y guiadas por la planificación pero pueden sufrir alteraciones ya que su puesta en marcha depende de la voluntad de adaptación de los asistentes.

Acciones y Protagonistas

El Organizador Profesional de Eventos

Organizador Mediador o tercerizador•Intermedia entre Clientes y Proveedores, priorizando al proveedor.•Se limita a ofrecer servicios parciales•Es prescindible

Organizador Profesional•Intermedia entre Clientes y Proveedores, priorizando al cliente.•Ofrece servicios integrales•Es imprescindible

CLIENTE ORGANIZADOR PROVEEDORES

Desarrolla tareas individuales y en equipo •Investiga

•Genera ideas•Planifica•Ejecuta

Combina experiencia y formación

Lidera y coordina grupos de trabajo

Un Organizador profesional debe:• Tener capacidad de negociación, ya que

deberá consensuar con clientes, proveedores e integrantes de su equipo.

• Conocer los derechos y obligaciones que le competen para el desarrollo de su actividad profesional.

• Ser un líder capaz de descubrir capacidades en sus colaboradores, potenciarlas y encauzarlas hacia el objetivo.

• Ser capaz de anteponer las necesidades del cliente a las propias.

El Mercado de Eventos

OFERTA ORGANIZACIONDEL

EVENTO(Servicio)

DEMANDA

ORGANIZADOR

PROVEEDORESINTEGRAL/PARCIAL

GENERAL/ESPECIALIZADA

CONSUMIDOR

DESTINATARIO

CONTRIBUYENTE

Oferta Integral

CLIENTE ORGANIZADOR PROVEEDORES

Oferta Parcial

CLIENTE

ORGANIZADOR

PROVEEDORES

CLIENTE

DIRECTIVO

ORGANIZADOR

EQUIPO FIJO

EQUIPO VARIABLE

¿Qué servicios puede ofrecer un Organizador de Eventos?

• Organización de eventos en sus variedades: integral – parcial, general – especializado

• Asesoría a: clientes, otros organizadores y proveedores en temáticas de su competencia

• Otros servicios comprometidos en el evento, en carácter de prestador o intermediario (servicios propios o de terceros)

Podemos pensar los eventos desde la Oferta y la Demanda

• Bautismos

• Jornadas de puertas abiertas

OFERTA

• Familias con hijos recién nacidos

• Empresas que desean dar a conocer al público externo las actividades que realizan

DEMANDA

• Personas de la Tercera edad

• Artistas

DEMANDA

• Encuentros recreativos

• Muestras de arte

OFERTA

Etapas de la Organización Integral

A considerar…

• La investigación nos permite poner los pies sobre la tierra y a la vez volar.

• Los pre-juicios y pre-conceptos sólo limitan la expresión de ideas. La idea es válida en tanto cumpla con el objetivo y sea ejecutable.

• La planificación es un ordenamiento y curso de acción pensado para el cumplimiento de objetivos. Es la administración de tiempos, recursos de capital, humanos y materiales.

La estructura de un Plan nos permite visualizar el ordenamiento de nuestras acciones

PLAN

Generación de la idea

La creatividad sólo se limita con la posibilidad de ejecución

Tenemos que ser capaces de crear, de innovar, de conocer las reglas y estructuras y aprender a

jugar con ellas.

El proceso creativo debe ser libre

Ser creativo implica indagar en el mundo de las representaciones y ver hasta dónde, alternando con ellas, se sigue remitiendo al mismo objeto o

concepto.

Alternativas de representación

Es un error considerar que existe una sola forma de representar las cosas.

Alternar implica conocer las estructuras, la convención y permitirnos jugar con ellas

Es imprescindible para el desarrollo de ideas alejar todo “pre concepto” o “pre juicio”

de nuestra mente.

Si pensamos bien, el evento tiene mucho de artístico y el arte es libre

Aun más, si pretendemos hacer eventos únicos e irrepetibles, es necesario innovar.

La idea final debe:

•Solucionar el caos inicial o problema.•Apuntar hacia el objetivo fijado.•Aportar algo novedoso, innovar.•Ser coherente (en el sentido) y cohesiva (en la manera de representarse)•Ser ejecutable, posible de realizar con los medios y recursos disponibles.•Ser motivadora para quienes la van a llevar a cabo.•Ser representativa de la filosofía de la empresa organizadora.•Cubrir una necesidad o deseo del cliente o contratante del evento.

La planificación es una necesidad cotidiana, incorporada socialmente

Para concretar objetivos debemos planificar.Cada tarea, que el sujeto social ejecuta, implica un

organigrama que contiene:

ACTIVIDADESTAREAS

RESPONSABLES

METODOLOGÍAS

TIEMPOS

RECURSOS

La Tarea es la unidad mínima del plan y

la acción concretaHay tareas CONSECUTIVAS

Preparar el café - Ubicarlo en la vajilla – Servirlo al comensal

Y tareas PARALELAS

Preparar el café

- Ubicarlo en la vajilla – Servirlo al comensal

Preparar las tostadas

La Ejecución del Evento

Las etapas son:• Reunión con el cliente para definir necesidades del evento.• Reunión con el equipo fijo para generar ideas y plasmarlas en la presentación.• Segunda reunión con el cliente para presentar la o las ideas.• Reunión con el equipo, previa aprobación de la idea, para avanzar en la investigación y planificación.• Selección de proveedores de productos y servicios.• Conformación del equipo de trabajo temporal.• Realización del presupuesto.• Realización de los contratos con los proveedores y cliente.• Acondicionamiento de espacios y servicios.• Ensayo de tareas parciales y generales para el evento.

CHECK LIST Datos del Cliente Tipo De Evento

Nombre y Apellido: Profesión: Contacto:

Evento: Tipo:

D.N.I: Fecha: Tel. Fijo: Horario: Tel. Móvil: Lugar: Dirección: Mail:

Asistentes:Características: Distribución:

Datos de los Convocantes: Detalles del evento:Edad: Estilo:

Ocupación: Gustos de Catering:

Actividades: Gustos de Música:Otras características: Tipo de espectáculo:

Gustos de ambientación:

Actividades:Solicitud Especial:

Clasificación de Proveedores• Por rubro: por producto o

servicio que ofertan. Arreglos florales.

• Por el tipo de evento al que asisten. Para bodas, para cumpleaños.

• Por el tamaño o envergadura de la empresa: pequeños, medianos, grandes.

• Por su trayectoria en el mercado: nuevo, en crecimiento, con trayectoria.

• Por zona de abastecimiento: local, regional, nacional, internacional.

• Por incumbencia en el rubro: general o especializado en un sub-rubro. Catering en general o comida china.

•Por precio y calidad: nivel bajo, medio, alto.•Por clientela: exclusivo para…, acceso general, solo mayoristas, para minoristas.•Por integridad del servicio: Integral (producto + asistencia + logística) parcial (solo producto o servicio)•Por sistema de cobro: efectivo, tarjeta, cheques, cuotas, facilidades.•Por adaptabilidad: adaptable, más o menos adaptable, inadaptable a solicitudes puntuales.

El Tiempo del evento

• El evento es un suceso en tiempo real.

• Su temporalidad está limitada entre un horario de inicio y otro de fin.

• En esa franja de tiempo deben desarrollarse gran cantidad de tareas, algunas consecutivas y otras paralelas.

El TIEMPO del evento

En la elección del tiempo del evento se considera:

• Proximidad con el motivo del evento• Estación del año conveniente• Favorecer la convocatoria

AÑO

MES

DÍA

HORA

DURACIÓN

El Cronograma del evento debe reflejar la forma en van sucediendo los acontecimientos

GENERAL DE SERVICIO

•Tiempos de cada actividad de la escena “visible y vivenciada” del evento•Momentos tradicionales•Climas•Estructura: inicio, desarrollo, desenlace y fin

•Estructura del cronograma general•Observaciones del organizador para cada área•Se complementa con la “Rutina de Operaciones” de cada profesional

Desarrollo del evento Desarrollo de tareas

El ESPACIO del evento

ZONA GEOGRAFICA SEDE

En la elección de la zona geográfica se evalúa que sea:•Referencia de los convocantes•Accesible para los convocados•Marco contextual del tema u objetivo de convocatoria del evento•Variada en alternativas culturales y turísticas, complementarias

El ESPACIO del evento

En la elección de la sede se evalúa que sea:

• Suficiente para albergar a los protagonistas del evento

• Funcional para la puesta en escena del evento• El marco arquitectónico adecuado para la

imagen del evento y su convocante

El espacio del evento es un “espacio construido”

Los protagonistas del eventoPara favorecer la vinculación afectiva:• Mencionar y “hacer presentes” a todos los invitados

durante el evento• Integrar a los participantes en actividades, previa

voluntad de los mismos.• Generar espacios que promuevan intercambio

Para favorecer la vinculación por compromiso o interés:

• Identificar temáticas y grados de interés• Cuando se trata de una asistencia por compromiso,

enfatizar en propuestas que despierten interés y voluntad de participación.

Espacios funcionales…Para favorecer las negociaciones:• Armado estilo informal con livings• Islas de comida y bebida.• Espacios amplios de circulación• Iluminación generalizada• Sonido ambiental suave

Para favorecer la vinculación por grupos:• Armado con mesas o sectores de livings• Iluminación sectorizada y focalizada.• Servicio gastronómico servido en mesa• Armado de multi-espacios sensoriales

Las acciones del evento

FORMATIVAS RECREATIVAS

•Pedagógicas•Asimétricas•Informan y comprueban comprensión•Requieren metodologías explicativas•Se utiliza material didáctico complementario•Requieren concentración, interés

•Entretienen•Simétricas•Giran en torno al ocio-tiempo libre•Son voluntarias•Requieren interés

Planificación de Actividades

EVENTOOBJETIVO

TEMATICAASISTENTES

CLASIFICACIÓN por:

•Género•Edad•Habilidad motriz/Intelectual•Individual/Grupal•Física/Virtual•Asistida/Autoasistida•Área: deportes, artes, ciencias…

Para la creación de actividades:

• Definir el objetivo de la actividad.• Escribir la idea de la actividad y desarrollarla a través de una

descripción explicativa.• Elaborar la estructura de la actividad mencionando: tipo de

actividad, cantidad de participantes, desarrollo (pasos a seguir), elementos necesarios, objetivo o finalidad.

• Definir duración.• Señalar si requiere de un lugar en especial para su implementación.

Considerar:• La construcción de un espacio adecuado para cada actividad. • Equipamiento y materiales.• Animadores, conductores o recreólogos• Identificaciones y vestimenta

El “Valor” del servicio

Una cosa es el “precio” y otra el “valor”

Podemos dar “Valor” a nuestro servicio, por ser:

•Los primeros y más experimentados del sector

•Los únicos que nos dedicamos a eso

•Los más actualizados y creativos

•Los que asistimos a públicos masivos

•Los que atendemos sólo ese segmento…

Eventos a pedido y autogestionados

•Podemos obtener recursos para nuestro emprendimiento de eventos a pedido de un cliente (particular o empresa)

En tal caso nuestra tarea está orientada a la búsqueda del cliente y la llegada al mismo de nuestra propuesta de servicio.

Pensemos:

•Porqué nos contrata•Con qué regularidad•Cuánto•Qué beneficios esperan obtener del evento

Eventos a pedido y autogestionados

Podemos autogestionar eventos.

En esta instancia tendremos que procurar convocatoria y financiación.

Para desarrollar eventos autogestionados:

•Asociarse con posibles “beneficiarios” de estos eventos, para compartir tareas, gastos y ganancias.•Cubrir los costos del evento con dinero y canje de productos y servicios•Elaborar planes de comercialización ricos en propuestas alternativas.

En síntesis:

•El evento es un acontecimiento planificado; un hecho comunicativo, que permite la interacción, corrección y medición de resultados y una herramienta de marketing directo.

•El Objetivo guía la planificación del evento. Hay tantos eventos como objetivos a cumplir.

•Clasificar los eventos, a través de distintos parámetros, permite visualizar alcances y limitaciones de los mismos. También ordenar la posterior planificación.

•Los objetivos de quien convoca no tienen por qué coincidir con los de quien es convocado. Hay que buscar ejes compartidos.

•El Organizador Profesional de Eventos no es un simple intermediario entre proveedores y clientes sino un gestor de eventos: investiga, genera ideas, planifica y ejecuta.

•Podemos pensar los eventos desde la demanda e idear uno para cada objetivo social, empresarial o cultural a cubrir.

•Para organizar eventos es fundamental:

- Investigar: el mercado, al cliente, la temática del evento…

- Generar ideas: que apunten a la concreción de objetivos y sean ejecutables.

- Planificar: fijar objetivos y plazos de concreción y organizarse para administrar actividades que conllevan tareas, responsables, recursos, metodologías y tiempos. Discernir entre tareas previas, durante y post evento.

- Ejecutar: llevar la idea a la acción, controlar metodologías y tiempos.

•Recordemos que el evento es un suceso en tiempo real y una puesta en escena sincronizada..

•El Cronograma del evento debe ser operativo -para la organización- y funcional -para el público asistente.

•En la ejecución se trabaja en la idea global del evento sin alejarse nunca del objetivo a cumplir.

•Es fundamental profesionalizar la organización de eventos a partir de la incorporación de aspectos vinculados a distintas disciplinas, la investigación constante y la generación de propuestas creativas.

Producción y Planificación de

EventosLic. Mabel Alejandra Lebrero