PLANES DE CONTINGENCIA EN ARCHIVOS: TEORIA, EXPERIENCIA Y ACCION

Por: Luis Fernando Sierra Escobar, luissierra@lasalle.edu.co, Profesor Tiempo Completo Facultad de Sistemas de Información y Documentación de la Universidad de la Salle (Bogotá – Colombia). Dirección: Calle 5 No 59a - 44, Teléfono: 3488000 Ext. 1518 - 1519, Fax: 2494585. Alexandra Celis Avila, sarchivo@lasalle.edu.co, Directora Oficina de Archivo de la Universidad de la Salle (Bogotá – Colombia). Dirección: Calle 11 No 2 - 56, Edificio Carvajal. Teléfono: 3420378, Fax: 2826818 Destino: Tácticas de gestión y su incidencia en los archivos RESUMEN: Se entiende por Plan de Contingencia “los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o externo.”1. En tal sentido, los archivos como centros de la memoria organizacional, están llamados a participar activamente en el diseño, planificación y ejecución de metodologías de trabajo propias, que permitan garantizar que en el mínimo tiempo posible se disponga de información confiable, veraz y oportuna del “Core” del negocio. Visto así, la presente ponencia busca esbozar algunos elementos de juicio, que le permitan al responsable de la gestión de documentos en la organización. Obtener una visión en conjunto, de los tópicos que deberá contemplar la propuesta y planificar en una forma sencilla y ordenada, todos aquellos recursos necesarios para su ejecución INTRODUCCION Los Planes de Contingencia y de Seguridad de la Información son importantes para la actual Gestión de Documentos y para las organizaciones que quieren progresar y crecer en un mundo hibrido entre lo físico y lo electrónico cada vez más vulnerable. Sin embargo como decimos: "el meollo del asunto está en los detalles".

1 FORO DE PROFESIOALES LATIOAMERICAOS DE SEGURIDAD. Qué es un plan de

contingencia. Tomado de: Belt Iberica, www.belts.es. Disponible en:

http://www.forodeseguridad.com/artic/segcorp/7209.htm

De esta manera es importante resaltar el concepto del Archivo General de la Nación de Colombia en el cual definen como Programa de Gestión Documental (PGD), un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite utilización y conservación. Visto así, los Planes de Contingencia adquieren un espacio preponderante en la gestión de documentos, pues busca asegurar la asignación de recursos económicos, humanos y físicos que permitan garantizar la funcionalidad, operatividad y seguridad de la información empresarial, en cualquier momento y lugar. Por otra parte, Las políticas, estándares y procedimientos para la seguridad de la Información son con frecuencia confusas; están llenas de malos entendidos, información errada y definiciones contradictorias, pues dichos términos no son de fácil traducción y no están claramente definidos en el idioma español. Resumiendo, nuestro propósito es presentar un documento que sirva como guía a cualquier persona o entidad interesada en el diseño de Planes de Contingencia para Archivos, como factor importante en la Gestión Documental y que implica directamente la conservación y fácil acceso de información en el evento de un siniestro y que posee validez histórica, laboral, administrativa y de conocimiento organizacional entre otras. GESTION DE DOCUMENTAL Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION La Gestión Documental hoy en día debe adquirir tanta importancia en las entidades públicas y organizaciones privadas, porque en el desarrollo de sus funciones misionales, operativas y de apoyo se produce información que las soporta y retroalimenta, sirviendo como evidencia administrativa en un momento dado y como consulta para la alta gerencia y para todos los cargos tácticos y operativos. En este orden de ideas, trataremos a continuación dos facetas de vital importancia en la elaboración y desarrollo de cualquier plan de contingencia, veámoslos: Los Documentos Vitales: Se entiende por documentos vitales “aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el

conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional”2. Como metodología de selección, podríamos decir que un documento vital no contempla los procesos de retención, pues cualquier grupo o unidad bien sea esta sustantiva o facultativa puede ser necesaria para conservar sus derechos, su propia razón de ser y sus objetivos, metas o proyectos. Visto así y en palabras de la Dra. Myriam Marin (1992), para definir las categorías de documentos vitales en determinada organización, es necesario adelantar el trabajo de identificación, descripción, niveles acceso a la información y sistemas de protección, con las directivas de la organización Fuente: MARIN C., Myriam. Administración de documentos de archivo. Armenia: Universidad del Quindío, 1992. p. 152.

En resumen, los documentos vitales deben ser contemplados por cualquier Plan de Contingencia, pues gracias a los mismos, se logra la continuidad de las funciones administrativas, ante cualquier catástrofe natural o incidente premeditado.

2 ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA. SECRETARIA GENERAL. Propuesta de reglamento general de

archivos para el distrito capital. Bogotá: Proyecto “Desarrollo e implementación del sistema único de

administración de archivos”, 2001. p. 31.

MEDICIÒN DE LOS DOCUMENTOS INVENTARIO

Que documentos? Formato y Forma Como se usan? Por quienes? Frecuencia del acceso Volumen de documentos? Orden Original

TABLA DE RETENCIÒN DE DOCUMENTOS

Categorías / Descripción Periodo de retención Revisión / Aprobación Control de aplicación de la tabla

SISTEMA DE ARCHIVO Organización / ordenación Titulo de los folders Categoría de la retención / periodo Listado de folder / índices Método de referencia - cruz Fuentes Equipos Procedimiento Salidas

DOCUMENTOS VITALES

Identificación Protección

La Seguridad de Información Muchas organizaciones abordan la seguridad de la información con un enfoque aislado y asumen implícitamente que toda la información debe ser protegida. En este punto es cuan el Profesional en Ciencias de la Información, debe preguntarse si éste es realmente el caso y si su organización sobreprotege alguna información y subprotege otra. Pero que es lo que se entiende bajo el concepto de seguridad?. Podemos inferir que el término hace referencia “a las medidas tomadas con la finalidad de preservar los datos o información que en forma no autorizada, sea accidental o intencionalmente, puedan ser modificados, destruidos o simplemente divulgados.”(Apuntes de Clase, 2004). Bajo esta perspectiva, hablar de Seguridad de la Información implica entonces, el entenderla como “la función del procesamiento de datos en un servicio de toda la institución, que apoya no sólo a los sistemas de información administrativa sino también a las operaciones funcionales. La Seguridad un aspecto de mucha importancia en la correcta Administración y lo es también de toda la Institución” (Apuntes de Clase, 2004).

Fuente: Jarvinen, Patteri. 2002. Disponible en: http://cibernarium.tamk.fi/seguridad_2/jpg/yrityksen_tietoturva_4.jpg

En conclusión la seguridad de la información y por consiguiente de los equipos informáticos, es una cuestión que llega a afectar, incluso, a la vida privada de la persona humana, de ahí que resulte obvio el interés creciente que día a día se evidencia sobre este aspecto en los Programas de Gestión de Documentos; que se reconoce que el Archivo Central de una institución es su nervio central y que normalmente tiene información confidencial y que, a menudo, es vulnerable a cualquier evento interno o externo. PLAN DE CONTIGENCIA: ALGUNAS APUNTES TEORICOS El Plan de Contingencia implica un análisis de los posibles riesgos a los cuales pueden estar expuestos nuestros archivos y la información contenida en los diversos medios de almacenamiento. Para lo cual es necesario un análisis de los riesgos, y cómo reducir su posibilidad de ocurrencia y los procedimientos a seguir en caso que se presentara el problema. Haciendo un esquema, el Plan de Contingencia para un archivo abarcara los siguientes aspectos: • Plan de Reducción de Riesgos (Plan de Seguridad). • Plan de Recuperación de Desastres.

• Actividades Previas al Desastre3:

o Establecimiento del Plan de Acción. o Formación de Equipos Operativos. o Formación de Equipos de Evaluación (auditoría de cumplimiento de

procedimientos de Seguridad).

• Actividades durante el Desastre4. o Plan de Emergencias. o Formación de Equipos. o Entrenamiento.

• Actividades después del Desastre.

o Evaluación de Daños. o Priorización de Actividades del Plan de Acción

3 Son todas las actividades de planeamiento, preparación, entrenamiento y ejecución de las actividades de

resguardo de la información, que nos aseguren un proceso de Recuperación con el menor costo posible a

nuestra Institución. 4 En este plan se establecen las acciones se deben realizar cuando se presente un Siniestro, así como la

difusión de las mismas.

o Ejecución de Actividades o Evaluación de Resultados. o Retroalimentación del Plan de Acción.

En resumen, un plan de contingencia “es conjunto de estrategias diseñadas con el ánimo de ser aplicadas, durante y luego de la presentación de una emergencia a fin de minimizar los daños que pueden ocasionarse tanto al personal a cargo como a los archivos.” (Archivo de Bogotá, 2001) PROPUESTA DE RESULTADOS: UNA EXPERIENCIA EN CURSO El presente apartado, corresponde a una aproximación de la primera fase de levantamiento de información para un Plan de Contingencia del Archivo de la Universidad de la Salle, se elaboro como ejemplo para la Asignatura Planes de Contingencia en el 2006 y en consecuencia los datos que se presentan son en su mayoría hipotéticos y algunos extraídos de la información publicada en la pagina Web de la Universidad. Así mismo tiene como fin dar algunos elementos de juicio, frente a la metodología y cuáles pueden ser los posibles tópicos e inquietudes a plantearse • Procesos Críticos

PROCESO PERIODICIDAD PRIORIDAD IMPACTO

Registro de Notas Trimestral 1 MUY ALTO

• Áreas de Apoyo del Proceso PROCESO AREA APOYO INFORMACION MEDIO

Registro de Notas

Unidades académicas de

pregrado y postgrado

Centro de Sistemas e

Informática

Notas de cada

uno de los

estudiantes

Electrónico -

Automático

� Inventarios de Recursos

CLASIFICACION DE RECURSOS

TIPOS DE INFORMACION

TECNOLOGICOS FISICOS HUMANOS

Académica Cuenta también

con 33 Servidores

Para el

desarrollo de sus

Administrativos

Administrativa

Institucional

entre Unix-Solaris,

Windows y Linux,

más de 1.600

computadores, 1

Sala de Multimedia

para la enseñanza

de Lenguas

Modernas, 3 Salas

de Software

Especializado con

sus respectivas

ayudas de

ampliación de

video, una Sala de

Computadores

para Docentes,

acceso a

INTERNET a través

de un canal

dedicado de 5 MB,

INTRANET, red

local inalámbrica,

enlaces

microondas punto a

punto, que

intercomunican a

las tres Sedes de la

Organización

actividades

académicas la

Universidad de

La Salle cuenta

con tres (3)

Sedes ubicadas

estratégicamente

en el Centro, en

Chapinero y en

el Norte de la

ciudad de

Bogotá, con un

total aproximado

de 70.000

metros

cuadrados de

construcción

(241)

Decanos (16)

Directivos (4)

Jefes (25)

Profesionales (94)

Servicios Generales

(164)

Temporales Fijos

(74)

• Recursos de Información Proceso Clase de

Información Descripción Como se realiza

la actualización

Registro de

Notas

hojas lectoras de

notas, formatos

VRAC 30 y

relación de

exámenes

supletorios

Documento que

respalda la aprobación

y/o reprobación de una

asignatura

Manualmente

Trimestralmente

• Recursos Tecnológicos – SW Proceso Software Versión Proveedor

Registro de Notas

Expedición de

Certificados y

Constancias

Matricula

Estudiantes

Antiguos

Matricula

Estudiantes

Nuevos

Sistema de

Información

Académica Vía

Web

1.0

Desarrollo Propio

de la Universidad

de la Salle

• Recursos Tecnológicos – HW Proceso en que

se utiliza Características Equipos Memoria Sistema

Operativo

Registro de Notas

Expedición de

Certificados y

Constancias

Matricula

Estudiantes

Antiguos

Matricula

Estudiantes

Nuevos

- Procesadores Intel®

Pentium® 4 de hasta

3.40GHz con velocidad de

bus frontal de 800MHz

- Modelos seleccionados con

Tecnología Intel® Extended

Memory 64

- Dos ranuras PCI-X de 64-

bits/66MHz

- Opciones de

almacenamiento interno:

SATA de cambio

simple(80GB estándar,

500GB máx), o Ultra320

SCSI (36GB estándar,

293.6GB máx)

- ServeRAID 7e integrado

para SATA y SCSI (nivel

RAID de 0, 1)

Memoria DDR

PC2700/PC320

0 de 512MB

estándar/4GB

máx

Windows NT

y Desarrollo

Web PHP.

• Inventario de Instalaciones Físicas

Proceso en que se utiliza

Ubicación

(nombre del edificio o dirección)

Ciudad Propiedad de

Registro de Notas

Expedición de

Certificados y

Constancias

Matricula

Estudiantes

Antiguos

Matricula

Estudiantes

Nuevos

Sede Chapinero

Edificio Administrativo

Carrera 0 No 00ª - 00

Bogota Universidad de

la Salle

• Inventario de Recurso Humano Proceso en que

interviene Nombre del cargo

Cantidad de personas

Áreas a que pertenecen

Registro de Notas

- Ingeniero de Sistemas

- Auxiliar de Sistemas

- Secretaria

- Docentes

- Oficinista

20

- Oficina de

Admisiones y

Registro

- Unidades

Académicas de

Pregrado

Expedición de

Certificados y

Constancias

- Cajero

- Oficinista

- Oficinista (Ventanilla)

- Oficinista (Archivo)

- Jefe Admisiones

5

- División

Financiera

- Oficina de

Admisiones y

Registro

Matricula

Estudiantes - Ingeniero de Sistemas 20 - Oficina de

Admisiones y

Antiguos - Auxiliar de Sistemas

- Secretaria Operativa

- Oficinista

- Secretario Académico

- Jefe Admisiones

- Decano o Director

- Docentes

Registro

- Unidades

Académicas de

Pregrado

Matricula

Estudiantes

Nuevos

- Ingeniero de Sistemas

- Auxiliar de Sistemas

- Secretaria

- Oficinista

20

- Oficina de

Admisiones y

Registro

- Unidades

Académicas de

Pregrado

ANALISIS DE RIESGO � Amenazas:

MAYOR PROBABILIDAD

AMENAZA IMPACTO

1 Perdida (Temporal o definitiva) de los

expediente ALTA

2 Datos incorrectos en la Historia

Académica. MEDIO

3 Eliminación parcial de tipologías del

expediente. BAJO

4 Descentralización de la información MEDIO

� Eventos Históricos:

Descripción Fecha de ocurrencia

Frecuencia Probabilidad de

repetición Riesgo e impacto

Destrucción de

Archivo Hojas

de Vida

1989 Una vez Casi Nula BAJO

Estudiantes MUY ALTO

SELECCIÓN DEL PROCESO PROCESOS DOCUMENTOS CUYA AUSENCIA O PERDIDA,

PUEDA GENERAR MAYOR IMPACTO

Registro de Notas Calificaciones por estudiante, Cartulinas (sistema

manual), Condensado de notas por carrera y Planillas

de Calificaciones

Expedición de Certificados

y Constancias Hojas de Vida de estudiantes Activos, Egresados

Graduados, Egresados No Graduados y Estudiantes

Retirados.

Matricula Estudiantes

Antiguos

Estadísticas inscritos y matriculados por ciclo

académico, Estadísticas de Matriculados en Pregrado y

Postgrado

Matricula Estudiantes

Nuevos

Estadísticas de ingreso de estudiantes por ciclo

ANALISIS

Clasificación de los documentos

Distribución (manual, automática

Justificación de su selección

Métodos de protección

Vitales (Registro de Notas)

Manual y

Automatizada

Misionales (Certificados y

Constancias)

Manual y

Automatizada

Evidencian la Historia

Académica de los

estudiantes desde su

ingreso a la

universidad

Actividades (Matricula

estudiantes)

Manual y

Automatizada

Registro de personas

inscritas en la

universidad

- Microfilmación

- Copia de

seguridad CD-

Rom

- Servidor(Espejo)

DESCRIPCIÓN DEL PLAN • Alcance

Escenario de contingencia

Responsable Ubicación Estrategias

Fenómenos Bogota – Sede - Identificar los peligros

Naturales (terremotos)

Centro geográficos y climáticos

que pongan en riesgo

los edificios de la Sede

Centro, Chapinero y

Floresta de la

Universidad de la Salle

Causados por el Hombre (Incendios,

Explosiones, Actos

Terroristas o

Conflictos

Armados)

Bogota – Sede

Chapinero

- Evaluar la fragilidad

administrativa y de

manejo archivístico de

la universidad

- Revisar la

vulnerabilidad de los

objetos que conforman

el fondo documental de

la universidad en

formato papel y

electrónico

• Administración del plan Nombre Cargos Área Datos de contacto

Jefe Oficina

Planeación Rectoría planeacion@jupiter.lasalle.edu.co

Vicerrector

Administrativo

Vicerrectoría

Administrativa vadministrativa@jupiter.lasalle.edu.co

Jefe Oficina de

Admisiones y

Registros

Oficina de

Admisiones y

Registro

admisiones@jupiter.lasalle.edu.co

Secretario

General

Secretaria

General secretaria@jupiter.lasalle.edu.co

• Atención de la emergencia Nombre Cargos Área Datos de contacto

Jefe

Servicios

Generales

Servicios

Generales

Asistente

Oficina

Admisiones

y Registro

admisiones.asistente@jupiter.lasalle.edu.co

Cordinador

de Servicios

Académicos

CSI

Centro de

Sistemas e

Informática

csi.academica@jupiter.lasalle.edu.co

Director

Archivo

Secretaria

General sarchivo@jupiter.lasalle.edu.co

• Evaluación de Riesgos Nombre Cargos Área Datos de contacto

Director

Archivo

Secretaria

General sarchivo@jupiter.lasalle.edu.co

Jefe Oficina

Sistemas

Centro de

Sistemas e

Informática

csi@jupiter.lasalle.edu.co

Asesor Jurídico Rectoría asesor.juridico@jupiter.lasalle.edu.co

Secretario

General

Secretaria

General secretaria@jupiter.lasalle.edu.co

• Restablecimiento Nombre Cargos Área Datos de contacto

Asistente

Vicerrector

Administrativo

Vicerrectoría

Administrativa vrad.asistente@jupiter.lasalle.edu.co

Cordinador de

Servicios

Académicos

CSI

Centro de

Sistemas e

Informática

csi.academica@jupiter.lasalle.edu.co

Auxiliares

Admisiones y

Registro

Oficina

Admisiones y

Registro

auxadmreg1@jupiter.lasalle.edu.co

auxadmreg2@jupiter.lasalle.edu.co

auxadmreg3@jupiter.lasalle.edu.co

� Métodos y mecanismos de protección

procesos de protección de los documentos

Responsable Periodicidad Donde se llevara a cabo

Lugar de Protección (centros alternos)

Microfilmación Director

Archivo Semestralmente

Archivo

Sede Centro

Laboratorio

Microfilmación

Sede Chapinero

Copia de

seguridad CD-

Rom

Cordinador

de Servicios

Académicos

CSI

Una vez al mes

CSI –

Sede

Chapinero

Centros de

Sistemas Sedes

Centro y Floresta

Servidor(Espejo) Web master Diariamente CSI –

Sede Centro

Centro de

Sistemas

Chapinero

• Centros Alternos

Ubicación Mapa de los elementos que se encuentra en el

sitio

Funcionalidad de los puestos de

trabajo

Responsable de los elementos

Laboratorio

Microfilmación

Sede

Chapinero

- Lector microfichas

- Digitalizador de

imagen computarizada

(scanner)

- Equipo microfilmacion

Decano Facultad

de Sistemas de

Información y

Documentación

Centros de

Sistemas

Sedes Centro

y Floresta

- Cintoteca

- Concentradores

Convertidor analógico-

digital

- Data show

- Duplicadora de

diskettes

Monitor Sede

Centro y/o Floresta

Centro de

Sistemas

- Equipo de seguridad

tipo hardware, con

Bastante Funcional

en los tres casos,

pues su diseño fue

dedicado

exclusivamente para

el desarrollo de esta

labor

Diseñador Web

Chapinero protocolos y estándares

de seguridad

- Equipo multimedia (cd-

rom, tarjeta de sonido y

bocinas)

- Kit de herramientas

para soporte técnico a

redes

- Servidor de red

� Descripción de las Estrategias del Plan

Escenarios Equipos de Trabajo

Recursos Específicos

Controles Procesos de Activación

Proceso de Retorno

Identificar los

peligros

geográficos y

climáticos

que pongan

en riesgo los

edificios de la

Sede Centro,

Chapinero y

Floresta de la

Universidad

de la Salle

Administración del Plan (Jefe

Oficina

Planeación,

Vicerrector

Administrativo,

Jefe Oficina de

Admisiones y

Registros y

Secretario

General)

Atención de la Emergencia (Jefe Servicios

Generales,

Asistente,

Cordinador de

Servicios

Académicos CSI,

Director Archivo)

- Motobomba

Extinguidores

(A,B,C,D)

Plan de

Emergencia

Inundación:

Incendio:

Corte de

Poco probable,

debido a que

todas las Sedes

de la

Universidad, se

encuentran

ubicadas en

lugares

geográficamente

poco

inundables.

Poco probable,

se cuentan con

extinguidotes y

sistemas de

irrigación (con

detectores de

humo). En la

Sede

Chapinero, en

Sede Centro y

Floresta es un

poco mayor el

riesgo.

Planta

Eléctrica

Sistema

Electrónico,

Cámaras de

Seguridad y

Alarmas

energía eléctrica:

Robo:

Probables, se

cuenta con una

planta eléctrica

en cada una de

las Sedes y los

Cortes

prolongados

(mas de 1 hora):

son poco

probables.

Poco probable,

se cuenta con

sistemas de

alarmas en las

tres Sedes y

además se

dispone de

vigilancia las 24

hs del dia

Evaluar la

fragilidad

administrativa

y de manejo

archivístico

de la

universidad

Evaluación de Riesgos (Director Archivo, Jefe

Oficina CSI,

Asesor Jurídico,

Secretario

General)

Software

Firewalle

(Symantec –

Internet

Security 2006)

Plan de

Prevención y

Atención de

Desastres

Ataques internos:

Virus informáticos:

Poco probables,

los usuarios

(Administrativos,

Docentes y

Estudiantes) de

las tres sedes

no tienen

privilegios como

para realizar

modificaciones

sobre el sistema

de Admisiones y

Registro. La

actividad en la

red (copia de

archivos a

periféricos) es

monitoreada

para detectar

posibles

actitudes

sospechosas, o

futuros ataques

internos.

Poco probable,

se cuenta con

firewalls,

antivirus,

sistemas de

monitoreo de

entrada y salida

de archivos,

control de todas

los

computadores

Software

Antivirus

(Symantec –

Norton 2006)

de las tres

sedes (bloqueo

de archivos

adjuntos en

mail).

Revisar la

vulnerabilidad

de los objetos

que

conforman el

fondo

documental

de la

universidad

en formato

papel y

electrónico

Evaluación de Riesgos (Director Archivo, Jefe

Oficina CSI,

Asesor Jurídico,

Secretario

General)

Restablecimiento

(Asistente

Vicerrector

Administrativo,

Cordinador de

Servicios

Académicos CSI,

Auxiliares

Admisiones y

Registro)

Microfilmadora

Planetaria

Software de

Digitalización

de

documentos

(DOCUNET)

Copias de

Seguridad

(CD- ROM)

Programa de

Conservación

Preventiva de

Documentos

Extrínsecos: Que son

externos al

bien

documental

Intrínsecos: Que son

inherentes a

la naturaleza

del soporte

Poco probable

se cuenta con

una copia de la

documentación

en formato

electrónico en

el sistema

DOCUNET.

Probables, el

depósito no

tiene las

mejores

condiciones

ambientales,

pero se cuenta

con una copia

en Microfilme en

un deposito

diferente.

Capacitación y Pruebas

• Sesiones de Capacitación

Objetivos Detalles Términos usados, limitaciones y supuestos

Comunicar a todo el

personal (Directivo,

Administrativo, Docente)

de la Universidad los

pasos a seguir en caso de

- Definición de Plan de Contingencia

- Plan Institucional ULS de Prevención y Atención de Desastres

- Propuesta de Guía de Plan de Contingencia

Asegurar que existan

controles adecuados para

reducir el riesgo por fallas

o mal funcionamiento

tanto del equipo, como del

software, de los datos, y

cualquier riesgo. para Admisiones y Registro

de los medios de

almacenamiento

• Plan de Pruebas

Objetivos Definición de tipos de

pruebas Descripción

Reducir la probabilidad de

las perdidas, a un mínimo

de nivel aceptable, a un

costo razonable y

asegurar la adecuada

recuperación.

- Ejercicios de Simulación

- Simulacros

- Emergencia / Desastres

Desarrollar pruebas con el

siguiente orden de

prioridades:

- Hacer funcionar los servidores de respaldo de Docunet

- Restablecer el SII de Admisiones y Registros

- Restablecer los Backup del Deposito del Archivo Central

- Hacer funcionar los lectores de Microfilmación para recuperar la información de los Rollos de Admisiones y Registro

Mantenimiento del Plan

• Costo del Plan de Contingencia

1. Gastos de mantenimiento de la red: Costo: $2.000.000 2. Generador eléctrico, detectores de humo, sistema de irrigación, extinguidores: Costo:

$8.000.000 3. Seguro contra incendio y robo Tres Sedes: Costo: $5.000.000 por mes. 4. Backup: se encarga el Centro de Sistemas e Informativa: Costo: $2.500.000 5. Microfilmación: Se encarga la Oficina de Archivo Sede Centro. Costo: $1.000.000 6. Costo total por mes del Plan de Contingencia: Costo: $18.500.000

• Políticas y Procedimientos Frecuencias de Mantenimiento

Criterios de Actualización

Bitácora

Una vez por mes Rrealizar un informe

sobre el plan de

contingencia, teniendo en

cuenta las posibles

modificaciones que se

pudieran hacer.

De forma semanal se

realizaran las siguientes

actividades

- Llamar a los teléfonos

de los funcionarios

incluidos en la lista del

plan de contingencia.

- Verificar los

procedimientos que se

emplearan para

almacenar y recuperar los

datos (backup).

- Realizar simulacros de

incendio, capacitando al

personal en el uso de los

extinguidotes; Sistema de

Gestión Documental y

caída de sistemas o fallas

de servidores, para la

medición de la efectividad

del plan de contingencia.

• Mecanismos de Almacenamiento

Distribuir el plan de contingencia a todos funcionarios de la Universidad, tanto en la Sede

Chapinero, como en Centro y Floresta. Además, realizar una lista con los nombres,

teléfonos y direcciones, de las personas encargadas de llevar adelante dicho plan en

Cada Sede.

en caso de modificarse el plan de contingencia, actualizar todas las copias de cada uno

de los funcionarios, con la posterior destrucción de la copia anterior, para unificar la

información.

• Mecanismos de Actualización La vigencia de este plan esta sujeto a cambios tecnológicos, de equipamiento y de los

sistemas informáticos, de archivo, microfilmación y relacionados con la Universidad.

CONCLUSIONES La contingencia en archivos fortalecen los planes nacionales de desarrollo, pues como centros de información permiten que el gobierno tome decisiones con bases sólidas, comprenda los antecedentes sobre logros y fracasos en administraciones anteriores, y establezca las estrategias que van a regir el destino del país en concordancia con las necesidades económicas, políticas, sociales, educativas, culturales y de bienestar de la comunidad entre otras.