ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN FEUSACH

Christian Silva - Felipe GonzálezFAHU - FING

Periodismo - Ingeniería Civil en Electricidadchristianariel.silva.n@gmail.com - felipe.gonzalezri@usach.cl

Resumen: El funcionamiento de la federación de estudiantes está a cargo no solo por estudiantes que se eligen de una lista, sino que por funcionarios administrativos de la Universidad que hacen el vínculo con la institución. Ellos ayudan a que la administración de la Federación se realice de manera concreta, sin embargo existen problemas de descoordinación, desregulado y deficiente. Es por esto que esta ponencia viene a proponer una regulación en el quehacer de la FEUSACH en su propio edificio para entregar un mejor servicio.

Palabras Claves: Funcionamiento, administración, vinculación, comunicación

Objetivo: Mejorar la gestión de la Federación de Estudiantes de la Universidad de Santiago de Chile.

Introducción

Problema: Existe una descoordinación y desconocimiento entre el trabajo que realizan los miembros de la mesa federativa con las y los funcionarios en el quehacer de una federación, lo que provoca una sobrecarga de trabajo en la mesa federativa, generando un clima de trabajo poco óptimo y entregando una atención insuficiente a las y los estudiantes.

Desarrollo

Funcionarios FEUSACH

Secretaria Administrativa: Su función ser el nexo entre la FEUSACH y la universidad en términos formales, maneja el papeleo oficial como lo son las providencias, solicitudes etc. También administra los bienes de la FEUSACH y los cuida. Colabora redactando documentos oficiales que necesite enviar la FEUSACH a la universidad.

Jefa Administrativa: Nexo financiero entre la FEUSACH y la Universidad. Administra las finanzas y es la encargada de clasificar y solicitar las compras de bienes que necesite la feusach a la Universidad.

Escafeta: Encargado de recibir correspondencia de FEUSACH, también colabora manejando vehículo de la universidad cuando se necesite y se encarga de ir a buscar o ir a dejar cosas o correspondencia a otras unidades de la universidad. A la hora de almuerzo recibe a los estudiantes que calientan su almuerzo en los microondas para que sea un proceso ordenado.

Consejeros Superiores

Actualmente existen tres consejeros académicos, de los cuales dos ocupan la sala de reuniones como oficina propias y el tercero se queda con una oficina en el segundo piso.

Mesa FEUSACH

Cada miembro de la FEUSACH se le asigna una oficina en el segundo piso del edificio, donde cuentan con equipamientos propios de una oficina. Este es el lugar de trabajo que tiene la mesa federativa, sin contar con un lugar para realizar reuniones de más de tres personas.

Vocalías

Las vocalías no cuentan con ningún oficina ni espacio de trabajo, dependen exclusivamente de las oficinas de la mesa federativa.

Bienes FEUSACH

La federación tiene para su uso un proyector, una amplificación con sus respectivos accesorios, pero no existe claridad sobre el préstamos a estudiantes que no sean de la mesa federativa. Sin embargo se encuentran a disposición urnas de votación para procesos eleccionarios.

Sala 511

Aproximadamente hace seis años, se facilitó una sala de la EAO a la mesa FEUSACH, para realizar el ampliado estudiantil. Con el paso del tiempo, este espacio no daba abasto, por lo cual se le re asignó un lugar con mayor capacidad. Por lo tanto, hoy en día, la sala 511 es administrada únicamente por la FEUSACH.

En los últimos dos periodos federativos hemos experimentado directamente el quehacer de una federación, como lo son la organización de actividades, su producción y la difusión donde existen tareas que nos demandan más horas de trabajo.

La FEUSACH es un centro de información para los y las estudiantes, tarea que realizan todos los miembros que conviven en el edificio. El el recepcionista o estafeta es la primera fuente de información para el estudiantado. Él es el primer filtro para las dudas que traen los y las estudiantes, quien clasifica la problemática y la deriva con quien corresponda. En caso de no saber a quién derivar, como segundo filtro de atención, se encuentran las secretarías. Finalmente está la mesa federativa y los consejeros, quienes se dedican a resolver las dudas de manera más específica.

Cuando la FEUSACH necesita realizar cierta gestión protocolar se dirige hacia las y los funcionarios con el fin de dar solución a la necesidad solicitada. Sin embargo existe una falta de información con respecto a las labores que realizan ambas partes y también una falta de comunicación sobre el trabajo que está realizando la FEUSACH, por ende la información que se le entrega a los estudiantes por parte de los funcionarios es deficiente.

Por otro lado, existe una falta de regulación en los protocolos de préstamos y de solicitudes de espacios de la Universidad, lo que lleva muchas veces a la improvisación tanto de los funcionarios como de la mesa federativa.

Otra desregulación, muy importante, es la acreditación de los TRICEL, CCEE, CONSEJERÍAS (por departamento y facultad), ya que existe un reglamento que obligue a estos cuerpos estudiantiles a acreditarse en con la secretaria administrativa de la FEUSACH para reconocerse oficialmente como parte de la orgánica estudiantil.

Conclusión

Por lo anteriormente señalado se hace necesario elaborar un reglamento de organización y funciones de la administración de la FEUSACH, que regule las diversas problemáticas que se genera al interior de la administración para generar un cambio en la relación entre quienes participan de la orgánica estudiantil y el cuerpo administrativo de la FEUSACH.

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN FEUSACH

Título I:DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. La Organización y Funciones de la Administración de la FEUSACH se regirán por las disposiciones del presente CAPÍTULO “x”.

Artículo 2.- La FEUSACH es una organización estudiantil, sin fines de lucro y que hasta el presente estatuto no cuenta con personalidad jurídica.

Artículo 3.- Está ubicada en Av. Ecuador 3593, Paseo los Naranjos, en la Universidad de Santiago de Chile

Artículo 4.- El horario de atención de la FEUSACH es de 09:00 horas hasta las 14:00 horas y desde las 15:00 horas hasta las 18:00 horas de lunes a jueves. Y de 09:00 horas hasta las 14:00 horas y desde las 15:00 horas hasta las 17:00 horas el viernes.

Título IISOBRE SUS BIENES E INMUEBLES

Artículo 4.- La FEUSACH cuenta con un edificio; de los cuales existen siete oficinas, una sala de reuniones, una bodega, dos baños, una cocina y un centro de recepción e informaciones.

Artículo 5.- La FEUSACH tiene a su disposición funcionarios que son contratados por la Universidad de Santiago de Chile.

Artículo 6.- La FEUSACH tiene a disposición de seis oficinas para la mesa federativa.

Artículo 7.- La FEUSACH cuenta con equipamiento en cada oficina, para su normal funcionamiento. Siendo todos propiedad de la Universidad de Santiago de Chile.

Artículo 8.- La FEUSACH cuenta con bienes adicionales los cuales complementan el trabajo de la federación sin ser de uso permanente.

Título IIISOBRE LAS Y LOS FUNCIONARIOS

Artículo 9.- La FEUSACH cuenta, hasta el presente estatuto, con tres tipos y tareas de las y los funcionarios

a.- Jefe Administrativo: Nexo financiero entre la FEUSACH y la Universidad; administrar finanzas de la FEUSACH; clasificar y solicitar compras de bienes inventariables que necesite la FEUSACH; atención e información al público.

b.- Secretaria Administrativa: Ser el nexo administrativo entre la FEUSACH y la Universidad de Santiago de Chile; archivar documentos oficiales; administrar bienes de la FEUSACH; informar a FEUSACH de las invitaciones; redactar documentos oficiales que solicite la FEUSACH; atención e información al público.

c.- Estafeta: Encargado de recibir y entregar correspondencia de FEUSACH; traslado de bienes adicionales de la FEUSACH; responsable de mantener un stock de materiales,

además de cubrir los requerimientos de compras solicitados por la secretaría de finanzas; conducir el vehículo de la Universidad de Santiago de Chile cuando la FEUSACH lo solicite; administrar el uso de microondas en el horario de colación; atención e información al público.

Artículo 10.- Corresponderá a las y los funcionarios administrativos de la FEUSACH las siguientes funciones:

A. Ser el nexo administrativo de la FEUSACH con la administración de la Universidad de Santiago de Chile

B. Informar a la Mesa FEUSACH de todas las actividades a las cuales es invitada

C. Administrar los bienes adicionales de la FEUSACH

D. Velar por el buen uso del inmueble de la FEUSACH

E. Atender y orientar a toda persona que solicite información referente a la FEUSACH

F. Mantener actualizado el registro correspondiente de las nóminas de Tricel, Centro de Estudiantes o Vocerías y Consejeros de todos los niveles

G. Mantener actualizado el registro correspondiente de estatutos de estudiantes

TÍTULO IIISOBRE EL ROL DE LA MESA FEUSACH

Artículo 10.- Corresponderá a la Mesa FEUSACH las siguientes funciones:

A. Promover el buen trato al interior del edificio

B. Velar por el buen uso del inmueble de las oficinas

C. Informar, al menos, de manera mensual, a todos los miembros del edificio sobre las próximas actividades a realizar

D. Firmar las solicitudes de estudiantes

TÍTULO IVSOBRE LA RELACIÓN ENTRE LA MESA FEUSACH Y FUNCIONARIOS

Artículo 11.- Se debe velar por mantener una relación estrecha, cordial y horizontal entre estudiantes y funcionarios en el edificio FEUSACH

Artículo 12.- El vínculo administrativo se realiza entre la Secretaria General y Secretaria Ejecutiva de la mesa FEUSACH con la Secretaría administrativa de la Universidad de Santiago de Chile.

Artículo 13.- Deben realizar reuniones, al menos de manera mensual, para planificar y resolver temas que son propios de la convivencia y del quehacer administrativo.

Artículo 14.- Solo los miembros de la mesa FEUSACH, junto a los funcionarios, tienen derecho a tener llaves del edificio con sus respectivas oficinas.

TITULO VSOBRE EL USO DE BIENES E INMUEBLES

Artículo 15.- El uso de las dependencias de la FEUSACH debe ser autorizado por la mesa federativa

Artículo 16.- El uso y préstamo de bienes adicionales debe ser considerar lo siguiente:a.- Debe ser autorizado por la mesa federativa con una firma.b.- Debe ser solicitado por un miembro de un centro de estudiantes certificado.c.- Debe dejar una identificación.d.- La solicitud se debe hacer con la secretaria administrativa.e.- Debe rellenar el formulario de préstamos que entregará la secretaría administrativa.f.- La solicitud se debe realizar con al menos 24 horas de anticipación.

Artículo 17.- La sala 511 es de uso exclusivo de la FEUSACH y solo la mesa federativa puede autorizar su uso.

TITULO VI

SOBRE LAS ACREDITACIONES DE TRICEL, CCEE, CONSEJEROS Y FEUSACH

Artículo 18.- Para acreditar este tipo de entes, se deben rellenar los formularios anexos a este documento y deben quedar archivados en la oficina de la secretaría administrativa.

REFERENCIAS:Experiencias FEUSACH 2013-2014 y FEUSACH 2014-2015Entrevistas a los y las funcionarias administrativas