POP UP · 2016-06-02 · DINERO, DINERO, DINERO Diseñar una estrategia acerca de cómo invertir tu...
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MASSACHUSETTS POP UP HOLYOKE
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MASSACHUSETTS
POP UPHOLYOKE
COMO HACER UN "POP UP" EN HOLYOKEINTRODUCCionEsta guía no es para informar acerca de la rica
historia de nuestra ciudad como una de nuestras
primeras ciudades industriales o acerca del espíritu
innovador que ha permeado las murallas de
ladrillos de Holyoke desde su fundación. Esta guía
ha sido diseñada como un recurso para ustedes,
los empresarios y líderes comunitarios de hoy, los
que hacen de Holyoke un lugar vibrante para vivir,
trabajar y recrearse. Les invitamos a que usen esta
herramienta para la organización de “Pop Ups”en
nuestra ciudad de Holyoke.
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Que es unpop up"?Pop "up ""pop "uhp"Un “Pop Up” no es un estilo de helado ni es una carpa ni
un grupo de gente bailando en la calle. Es la creación de
actividades breves que facilitan un ambiente temporero
único que promueva el compromiso y la interacción de
la comunidad. Algunos utilizan los “Pop Ups” para la
exposición de productos, locales y mercados para crear
conciencia comunitaria. Es, así mismo, una de las formas
más efectivas para comenzar un negocio sin entrar en un
contrato a largo plazo.
En esta guía encontrarás consejos útiles, orientación
acerca de cómo funcionan los procesos municipales y,
lo más importante: espacio para llevar un récord de tus
ideas y documentar la planificación de tus “Pop Ups”.
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CONSEJO
#1
CONSEJO #1
el plantearte estas preguntas te servirá como un punto de partida. Concéntrate en estas ideas y asegúrate de que tu equipo de trabajo y tú compartan un mismo propósito en el “Pop Up”.
Antes de comenzar...Haz las preguntas importntes.
¿Qué clase de “Pop Up” organizarías?
¿Un negocio al detal, un puesto ambulante, un
restaurante, un espectáculo, un desfile, un festival o que
otra cosa?
¿Cuánto costará realizarlo?
¿Cuánta ganancia esperas obtener? ¿Qué harás con
las ganancias? Y, si hubiese pérdidas, ¿cómo serían
cubiertas?
¿A qué personas quieres atraer?
¿Quién o quiénes te ayudarán a producir el evento?
¿socios comunitarios, voluntarios, auspiciadores y
asesores financieros?
¿Por qué quieres organizar tu “Pop Up” y qué
esperasobtener con el mismo?
¿Exhibir talentos creativos, crear conciencia,
mercadear propiedades o negocios, o iniciar proyectos
empresariales?
¿Dónde se habrá de realizar el evento?
¿Y Dónde?
Confirma qué otros eventos se estarán realizando en el
área. ¿Necesitas una fecha alterna de posposición?
CONSEJO #2 Busca otros negocios alrededor del local que podrían estar interesados en lo que ofreces y quizás querrían colaborar. Por ejemplo, el área de los canales está llena de antiguas fábricas y de mentes creativas y hay allí muchas personas que tienen espacios para alquilar o que querrían integrarse a tu evento.
CONSEJO
#2
CONSIGUE UN LOCALEspacios ideales para desarrollar, galerías, antiguos
almacenes y espacios industriales, espacios de tecnología
amigable al ambiente, espacios al aire libre. – En Holyoke
abundan los lugares para realizar estos eventos. Cuando
vayas a escoger un espacio considera…
Razonabilidad del Alquiler: el precio es importante, pero
hay veces que pagar un poco más por un local puede
traer mayor ganancia.
Acceso Peatonal: Mientras más clientes puedan llegar
a pie hasta tu negocio y más estacionamiento tengas
disponible, mayor será el respaldo que recibirá tu evento.
Conveniencia del Local: ¿Es adecuado el local para el
evento? ¿Cuál es tu oferta? Asegúrate de la condición
en que estén las instalaciones de electricidad y agua, de
si hay suficientes servicios sanitarios y de cuáles con las
normas que regulan el uso de ese espacio.
Mantenimiento: Debes considerar si ese local que has
seleccionado no es utilizado a menudo o nunca se ha
utilizado para tu propósito. Piensa en las necesidades
que tu evento conlleva y no las dejes para última hora…
productos de limpieza, papel sanitario, jabón, toallas de
papel, tachuelas, cinta adhesiva, extensiones eléctricas,
papel suelto, bolsas desechables, baterías, sistema de
sonido, etc.
PERMISOS Y SEGUROS
Dependiendo del tipo de “Pop Up” que desees realizar, deberás procurar que inspectores municipales verifiquen si el local para el evento es seguro como para que en él se congreguen personas. Tan pronto hayas escogido el local, solicita los permisos y seguros requeridos.
Permisos a Considerar:
Certificado de Ocupación: Aunque el evento sea por sólo un día, si el espacio no está actualmente ocupado, el Departamento de Edificios deberá aprobar el uso temporero del espacio, a veces en acuerdo con el
Departamento de Bomberos.
Permisos de Exhibición: Deberás obtener una licencia de parte del Secretario Municipal (“City Clerk”) para poder realizar exhibiciones teatrales, espectáculos públicos, ferias de diversiones o exhibiciones de
cualquier clase.
Licencia de Bebidas Alcohólicas: Puedes conseguir una licencia especial para vender bebidas alcohólicas por un día en la Junta de Licencias del Municipio. Esta licencia es requerida para festivales y restaurantes “Pop
Up” que quieran vender licores.
Permisos para Ocupación de Calles o Aceras: Se requiere un permiso de la Junta del Departamento de Obras Públicas para ocupar un espacio en una calle o acera. Eso incluye ventas en aceras, fiestas de cuadras (“block parties”), demostraciones, desfiles, carreras en la calle, colocación de rótulos o cualquier proyección en
una calle o acera.
Seguros: Es recomendable que cualquier evento al
cual asista público esté cubierto por un seguro de
responsabilidad. El Municipio requiere dicha cubierta de
seguros en eventos que se lleven a cabo en propiedad
pública y/o en cualquier actividad en que se sirvan
bebidas alcohólicas. Deberás hablar con un agente de
seguros para saber cuál es la cubierta que necesitarás y
consultar a tus asesores financieros, a los dueños del local
y otros auspiciadores y conocer cómo ellos pueden incluir
tu evento en sus cubiertas de seguro.
CONSEJO #3Asegúrate de que dispones de un presupuesto para permisos y seguros e inicia con tiempo el proceso de los permisos, debido a que las Juntas Municipales se reúnen en fechas periódicas y la evaluación de solicitudes puede tomar semanas. Esto es vital para evitar problemas y situaciones que puedan entorpecer el éxito del evento. Recursos para la solicitud de estos Permisos y Licencias y otros asuntos relacionados están disponibles al final de este documento.
CONSEJO
#3
DINERO, DINERO, DINERODiseñar una estrategia acerca de cómo invertir tu dinero,
te traerá ganancias al final. Crea un presupuesto e
investiga en las redes de Internet en busca de socios
comunitarios que te ayuden a mitigar costos.
Agentes Fiscales son organizaciones con cuentas
bancarias que tienen la capacidad de recibir y emitir
pagos y documentar transacciones financieras. Es
importante que tengas presente que asociarte con
organizaciones sin fines de lucro, muchas veces te
hace más elegible para recibir donación de fondos.
Los auspiciadores pueden ser negocios locales,
organizaciones y/o individuos que ayuden a sostener tu
empresa. A los dueños de negocios locales les gusta
involucrarse en los asuntos de la comunidad, así es que,
no temas pedirles apoyo. Considera que, a cambio de
esa ayuda, tú les estarás dando reconocimiento a los
comerciantes auspiciadores, tales como anuncios en
programas, boletos gratis para el evento y carteles de
auspicio, entre otras ideas.
CONSEJO #4
CONSEJO #4 Holyoke es una comunidad muy entusiasta cuando se trata de eventos “Pop Up” y nosotros te ofrecemos un equipo de gran experiencia que podrá guiarte a través de ese proceso. Involucrar personas y negocios te ayudará a ganar reconocimiento público y así contribuirás al desarrollo económico de la comunidad.
Haz un Presupuesto: Puedes utilizar el espacio provisto
en esta guía para que planifiques tus gastos con precisión
y sepas cuánto dinero deberás producir. Sé realista
cuando estimes las ganancias que aspiras a obtener para
evitar el riesgo de invertir más de lo que ganes.
CONSEJO #5 Escribe y memorízate un mensaje de unos 30 segundos para que lo des personalmente como respuesta cada vez que alguien te pregunte acerca del evento.(Busca en el directorio la lista de los medios de prensa locales).
CONSEJO #5
Es esencial definir una estrategia de mercadeo para
mantener a la audiencia informada acerca de tu evento.
NO ESPERES A ÚLTIMA HORA PARA ANUNCIAR TU
EVENTO; considera el lanzar tu campaña publicitaria
con, por lo menos, cuatro semanas de anticipación.
Herramientas de Mercadeo: Cruzacalles, Carteles,
Hojas sueltas, tarjetas, páginas de Internet y anuncios
por correo electrónico en medios tales como Constant
Contact y MailChimp.
Redes Sociales: Facebook es una red social muy
utilizada en Holyoke y fuera de Holyoke. Considera el
preparar una página de Eventos, postea fotografías del
local, ofrece una breve descripción del evento y habla
de los productos que allí serán vendidos y/o provistos.
Considera igualmente utilizar Twitter, Instagram,
Eventbrite y otros medios.
Comunicados de Prensa: Escribe un artículo en el
que destaques tu evento y hazlo llegar a los noticiarios
locales de Televisión, Radio y Prensa. Procura no escribir
un simple anuncio, a los medios les interesa la historia
que hay detrás del evento. Por lo general es una buena
idea el enviar un Comunicado de Prensa una semana
antes del evento y, otra vez, el día antes o en la mañana
del día del evento. Asegúrate de que el comunicado
incluya información de contacto, por si los medios de
prensa quisieran hacer algunas preguntas adicionales
acerca del evento.
MERCADEO Y PUBLICIDAD
MERCADEO Y PUBLICIDADCONTINUadoMercadeo Viral: Envía anuncios “wacky” (cartelitos
breves y amenos) por Internet para que éstos
se propaguen rápidamente entre los potenciales
consumidores. Piensa en formas ingeniosas de hacer
que la gente escriba y hable de tu evento. Considera el
utilizar una etiqueta (#hashtag) para promover tu evento y
pide a la gente que la usen si postean fotografías durante
la actividad.
Mercadeo de Persona a Persona…es el que ocurre
cuando los consumidores que te conocen le hablan a
otros directamente y les recomiendan tus productos
o servicios. Mantén contacto con tus patrocinadores
leales y déjales saber cómo ellos pueden involucrarse
en tu evento y colaborar. Sugiérele a tus patrocinadores
que compartan sus posteos y escritos en las revistas
cibernéticas.
En el evento: No pierdas la oportunidad de fortalecer la
imagen de tu empresa y las de tus auspiciadores. Utiliza
rótulos publicitarios, decoraciones, luminotécnica, rótulos
direccionales, material informativo, carteles y materiales
de tus auspiciadores, así como tarjetas de presentación
y folletos que los asistentes al evento puedan llevarse
consigo.
PLANIFICACION Y operaCionESEs aquí donde todo comienza a cobrar forma. Asegúrate
de determinar la fecha y los horarios del “Pop Up” y el
personal que habrá de atenderlo mientras esté abierto
al público. Publica esa información a tiempo y procura
cumplir con la fecha y horarios que establezcas.
Administración: es importante dejar claro quién estará a
cargo y quién será responsable de cada tarea del evento,
ya sean individuos y/o comités. Y deberá haber alguien
encargado de supervisar el local durante las horas en
que el mismo esté abierto al público.
Empleados y Voluntarios: Establece, define y
asigna las tareas y responsabilidades de cada cual
respectivamente. Recluta más voluntarios de los que
crees que necesitas, porque al final verás que no todos
cumplen con su compromiso.
Seguridad: Si se necesita seguridad, procura contratar
una compañía de seguridad local desde el principio del
proceso de planificación. En un evento de gran escala
que incluya venta de bebidas alcohólicas, podrías
necesitar la presencia de la Policía o del servicio de
Emergencias Médicas. Si va a haber bebidas alcohólicas
en tu evento o esperas un público de más de 100
espectadores, consulta con la Policía y los Bomberos en
cuanto a cómo conseguir sus servicios. No importa cuál
sea la necesidad de seguridad de tu evento, siempre es
buena idea mantener a estas dos agencias al tanto de
tus planes.
CONSEJO #6 Si las cosas no te salen exactamente como las planificaste, no pierdas la calma, mantente tranquilo, ¡así es como funciona el universo! Prepárate para lo peor, identifica anticipadamente los retos que podrían surgir y asegúrate de que tienes un plan B para cualquier situación, especialmente si el evento se va a realizar al aire libre.
CONSEJO #6
EL pop up ESTA IN MARCHA, manos a la obra!LISTA DE PRIORIDADES
q ¿Cómo se distribuirá el espacio del evento?
q ¿Dónde se almacenarán los equipos y los abastos?
q ¿Cómo se moverá la gente en medio del espacio?
q ¿Quién habrá de colectar los pagos y cómo?
q ¿Cómo contabilizarás y procesarás las ventas?
q ¿Vas a remitir recibos? ¿Cómo?
q ¿Cómo se va a manejar el impuesto sobre las ventas?
q ¿Cuál es tu plan para la limpieza?
q ¿Cuentas con receptaculos y, bolsas para basura artículos sanitarios y de limpieza?
q ¿Tienen todos los miembros del personal una tarea Asignada y sabe cada cual qué tarea le corresponde?
q ¿Tienes algún programa impreso u otra información para distribuir entre el público?
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CONSEJO #7
Para que lleves bien las cuentas de tus ganancias, es preciso que mantengas un récord de compras y ventas, es decir, qué artículos se han vendido y cuántos. Deberás adiestrar a tus empleados y voluntarios que van a comprar y adquirir los artículos, a procesar su venta y así por el estilo.
CONSEJO #7
q ¿Cómo vas a monitorear la asistencia y la participación?
q ¿Cómo vas a organizar y distribuir la información? (Listas de Direcciones Postales, Listas de Empleados y Vendedores, Listas de Voluntarios y Listas de Contacto).
q ¿Tienes una caja para donativos? ¿Cómo vas a asegurarla?
q ¿Necesitas electricidad? ¿Tiene instalación eléctrica el local?
q ¿Necesitas servicio de agua? ¿Tiene acceso al acueducto el local?
q ¿Necesitas Internet? ¿Hay Internet Inalámbrico en el local?
q ¿Tienes a la mano tus documentos con los permisos y seguros?
CONSEJO #8 Aprende de tu evento. Siempre busca nuevas formas para que el próximo te quede mejor. ¿Tienes ya esas ideas para la próxima vez?
CONSEJO #8
EVALUACION DE LOS RESULTADOSSi decides realizar un evento similar en el futuro, podrás
utilizar datos confiables de tus documentos como una
guía. Considera estos factores:
¿Cuánto vendiste?
¿Cuánto invertiste?
¿Cuántas personas participaron o y/o acudieron al
evento?
¿Dé donde provenían?
¿Atrajiste a las personas que querías?
¿Cómo se enteraron ellos de que el evento se habría de
realizar?
¿Qué fue lo que mejor resultó?
¿Qué resultó mal?
CONSEJO #9 Aunque no necesites vigilancia para tu evento, informa a la Policía. Déjale saber qué clase de concurrencia esperas y dónde se estacionarán los vehículos para que la Policía pueda darles servicio de patrullaje.
CONSEJO #9
Secretario Municipal (City Clerk): 413-322-5520/
Permiso de Exhibición
• Permiso de Exhibición en Domingos (Formulario del
Estado)
• Solicitud para Sorteos y Bazares
• Solicitud para Realizar una Subasta
Departamento de Policía (DPH): 413-536-6431
¿Cuándo y por qué necesitarás servicio de policías?
Por favor, consulta con el Departamento de Policía en
cuanto a solicitar sus servicios cuando vayas a realizar un
evento en el cual se expedirán bebidas alcohólicas y/o se
espere una concurrencia de más de 100 personas. Para
establecer el horario de vigilancia llama al Oficial Policial
Encargado: 413-322-6960.
Departamento de Bomberos (HFD): 413-534-2250
¿Cuándo y por qué necesitas servicio de Bomberos?
Debe haber Técnicos de Emergencias Médicas en eventos
en los que se congreguen más de 100 participantes.
Deberá prepararse un plan de Prevención de Fuegos en
eventos que se realicen en locales o espacios que no
cumplen con el código de requisitos para ese cambio de
uso temporero. Consulta con el Departamento de Policía
de Holyoke cada vez que utilices un espacio para un
propósito que no sea el generalmente permitido.
Permiso para Gas Propano
Consigue formulario para recogido y entrega en Cuartel
de Policía.
DIRECTORio
Junta de Sanidad (BOH):
413-322-5595/[email protected]
Para restaurantes “Pop Ups” (provisionales) o eventos
de venta de comidas.Cualquier comida que se sirva
al público en un evento deberá ser preparada en una
cocina convencional o móvil que esté certificada por
la Junta de Sanidad de la Ciudad de Holyoke. Toda
persona empleada en la preparación de dicha comida
deberá haber obtenido un Certificado “ServSave” o de
seguridad en preparación y despacho de comidas.
http://www.servesafema.com/
Licencia de Bebidas Alcohólicas (Permiso de Evento
Especial)*
Permiso para Establecimiento de Venta de Comidas*
Permiso para Establecimiento de “Catering”*
Permiso para Cocina Residencial*
Permiso para Establecimiento de Comida Móvil
(anual)* o (temporero)*
*Debe solicitarse con 30 días de anticipación
Building Department: 413-322-5600
To approve a space and receive Certificate of Occupancy
Parks and Recreation: 413-322-5620
To use City park property and/or facilities
DIRECTORio
Department of Public Works (DPW): 413-322-5645
Street/Sidewalk Occupancy Permit**requires 48 hours notice
Holyoke Gas and Electric (HG&E): 413-536-9300
Temporary electric service hook up
Office of Planning and Economic Development (OPED): 413-322-5575
Contact the Creative Economy Coordinator for
general questions on pop ups and this document
Mayor’s Office: 413-322-5510
For general questions
LOCAL MEDIA OUTLETS:Newspapers
Republican/Masslive: [email protected]
Valley Advocate: [email protected]
The Reminder: [email protected]
Holyoke Sun: [email protected]
El Sol Latino: [email protected]
DIRECTORio
DIRECTORio
Radio stations
NEPR/WFCR: 413.735.6622/[email protected]
The River WRSI 93.9/101.5 FM: 413-586-7400/[email protected]
MIX 93.1 FM: 413-781-1011/[email protected]
TV Stations
ABC 40/FOX 6: 413-733-4040/[email protected]
NBC 22: 413-377-1160/[email protected]
CBS 3: 413-788-7640/[email protected]
PBS: 800-781-9429/[email protected]
Online
Holyoke.org: 413-322-5510/[email protected]
PassportHolyoke: [email protected]
Around the Mills: [email protected]
Find templates for press releases here: www.pressreleasetemplates.net
Heritage State Park: 413-534-1723
To use the state park grounds
Department of Public Works (DPW): 413-322-5645
Street/Sidewalk Occupancy Permit**requires 48 hours notice
DIRECTORio
Holyoke Gas and Electric (HG&E): 413-536-9300
Temporary electric service hook up
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ADDITIONAL RESOURCES:
Updated and additional resources can be found at
www.holyoke.org/popup.
Special thanks to:
Susannah Auferoth Design
