© 2013 Leader Summaries. Resumen autorizado de: Gestiona mejor tu vida, por AlbertoPena, © 2009 Libros Libres.

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Resumen del libro

Gestiona mejor tu vidapor Alberto Pena

Claves y hábitos para ser más productivo y eficaz

Introducción

Vivimos en un mundo exigente y dinámico en el querealizamos numerosas y variadas actividades. Tenemos anuestra disposición herramientas y medios casi infinitos,pero, a pesar de ello, nos damos cuenta de que nuestravida y nuestro trabajo son cada vez menos productivos.

Gestiona mejor tu vida, más que una obra académica, esun libro de experiencias personales en el que el lector sepodrá ver reflejado en la mayoría de los casos. Invita a la

reflexión y el análisis, pero sobre todo a las respuestas y la acción. Nos muestra lo que está fallando(el problema), nos explica las razones por las que vale la pena cambiar (la motivación) y nos muestracómo tenemos que hacerlo (la solución).

En muchas obras dedicadas a la productividad se echa en falta esa base mental productiva sobre laque construir una metodología de trabajo. Muchos de estos libros se lanzan a explicar directamenteen qué consiste tal o cual método de gestión de tareas o proyectos, sin detenerse a considerar ydesarrollar lo esencial: antes del método hay que cambiar a la persona.

Cuando una persona improductiva quiera poner en práctica uno de estos métodos de organizaciónde tareas, es muy posible que mejore a corto plazo, pero a la larga su potencial productivo serálimitado. Los grandes males, como pereza, falta de iniciativa, preocupación por lo intrascendente,estrés y ansiedad, dificultad para concentrarse o bajo rendimiento, permanecerán ahí.

A diferencia de toda esta literatura, que rara vez ataca el problema de raíz, Gestiona mejor tu vidanos enseña a corregir nuestra conducta improductiva, a gestionarnos mejor, y nos explica cómovencer esos malos hábitos que nos atenazan partiendo de nuestro propio yo.

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La productividad nos cambia la vida

Cada vez tenemos más tareas que gestionar, más proyectos que realizar, pasamos más tiempo en laoficina, sufrimos más estrés, tenemos menos tiempo libre, nos desgastamos más… pero la eficacia yla calidad de nuestra vida no mejora y no logramos sacar lo mejor de nosotros mismos. Para muchos,la gestión personal se ha convertido en un desafío insuperable.

Por más que pudiéramos culpar de ello al ritmo que nos demandan otros o a las imposiciones denuestro trabajo, las verdaderas causas de nuestra improductividad están dentro de nosotros:carecemos de gestión personal.

La productividad no es la capacidad de producir más, sino la facultad de sacar lo mejor de nosotrosmismos. La productividad personal no es hacer más en menos tiempo, sino un objetivo que persiguela mejora de cada aspecto de nuestras vidas.

A la productividad podemos llegar por necesidad, por curiosidad o por cualquier otro motivo.Realmente las razones no importan ni afectan en modo alguno al resultado final. Lo que cuenta es lavoluntad de querer iniciar el cambio, empezar, seguir y, finalmente, completar el camino.

La clave de este profundo y revolucionario cambio reside en un conjunto de principios yfundamentos muy sencillos. La inmensa mayoría de ellos están cimentados en el sentido común yvienen incluidos de serie en cada ser humano. El problema reside en que nuestros malos hábitos loshan silenciado, relegándolos al olvido. Lo único que tenemos que hacer es reactivarlos.

Una gestión personal plena se construye desde abajo, poco a poco, trabajando esos simples peropoderosos principios con firmeza y determinación. La verdadera productividad es serena, actúa deforma pausada, no hace alardes ni se oculta detrás de grandes esfuerzos o bravuconadas. La esenciadel gran giro hacia la productividad que todos podemos efectuar se basa en pequeños giros ennuestra conducta productiva, en hacerlo de forma gradual, controlada y consciente.

Cómo ser productivo. Los giros

Los giros son principios, fundamentos e ideas que promueven cambios en nuestro comportamiento yreajustes en nuestra conducta. Para ser productivos hemos de convertirlos en hábitos, que suponenla repetición diaria y permanente de una serie de rutinas productivas.

Para desarrollar dichos cambios y reajustes debemos emplear un mecanismo con la siguientesecuencia: giro, rutina, repetición, hábito, espontaneidad. Su último fin es lograr queactuemos de forma productiva en todo momento y hacerlo además de forma espontánea.

Son siete los giros o leyes de productividad con que podemos mejorar la gestión de nuestras vidas:proactividad, perspectiva, simplicidad, enfoque, método, autocontrol y evaluación.

Primer giro: proactividad

La proactividad es la actitud y predisposición para tomar el control efectivo de todos los aspectos denuestra vida y lograr, mediante iniciativa, anticipación y acción, unos resultados positivos ybeneficiosos, tanto en el ámbito personal como en el profesional.

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El giro hacia la proactividad, como los demás seis giros, se completa con cinco pasos indispensables ycomplementarios entre sí que deberíamos ir dando uno a uno:

Primer paso: actitud mental positiva. La actitud mental positiva se vive desde nuestro interiory luego se exterioriza en forma de optimismo, vitalidad, entusiasmo, ilusión y esperanza. Es un ardorpositivo que impregna nuestros pensamientos y se plasma en nuestras acciones.

En la proactividad que buscamos, la actitud mental positiva actúa en dos niveles distintos: 1) ennuestro camino hacia la productividad y una mejor gestión personal, nos empuja a iniciar el cambioy desarrollar los giros; 2) en nuestro trabajo y vida diarios, imprime, por un lado, entusiasmo, pasióny energía en todo lo que hacemos y, por otro, serenidad y optimismo ante cualquier conflicto oproblema.

En cualquiera de las situaciones, como una crisis de pareja, un enfrentamiento con un compañero detrabajo, una reclamación por un producto en mal estado, etc., la actitud mental positiva es la que nosposibilita el primer paso para dar el primer paso. Pensando y actuando guiados por ella, sentamoslas bases para la solución. Sin ella, estamos condenados al fracaso.

Segundo paso: visualizar el éxito. El siguiente aspecto que debemos desarrollar para serproactivos es la habilidad de visualizar creativamente el beneficio y adelantar el éxito que nos esperatras nuestra acción.

A la hora de ponerse a caminar o resolver un conflicto, una persona negativo-pasiva solamenteconcibe y valora el esfuerzo, el fastidio o la molestia de tener que hacerlo. Por el contrario, unapersona proactiva, sin ignorar el esfuerzo que conlleva una tarea, proyecta imaginariamente elresultado y el éxito postrero con el fin de utilizarlos como arma de motivación y acicate. El hecho deimaginar una tarea o un trabajo bien hecho y concluido con éxito genera una cascada de estímulospositivos en nuestra mente que nos hace querer hacerlo. Es un ejercicio mental que aporta uningrediente más a la fórmula de la proactividad y nos ayuda a convencernos de que nos levantemos,nos pongamos en marcha y lo hagamos.

Tercer paso: nosotros somos la solución. Una actitud positiva y la capacidad de visualizar eléxito que aguarda detrás de la acción nos proporcionan argumentos para la convicción de quenosotros somos el remedio al problema, que contamos y podemos cambiarlo con iniciativa. Lasolución, en muchísimos más casos de los que creemos, está en nuestra propia mano, la tenemosnosotros mismos y pasa inevitablemente por hacer.

Las personas proactivas no permanecen inmóviles esperando que la solución llegue de rebote, no sevuelven buscando a otros que les saquen las castañas del fuego, no se esconden detrás de laobstinada y tan extendida aseveración “no se puede”. Saben que ellos mismos tienen la llave parasolventar el problema. Es el sí frente al no.

Cuarto paso: desterrar el “no se puede”. Hemos de mirar positivamente dentro y fuera denosotros mismos, aferrándonos a lo que ya somos y tenemos, y a todo lo que puede salir de nosotros.

Debemos empezar por considerar nuestro propio talento y creatividad. Nuestra formación,experiencia, buen hacer y actitud pueden ayudarnos a conseguirlo. También hay que mirarpositivamente hacia fuera y valorar las circunstancias, los medios que nos rodean y las personas quetenemos cerca, que nos darán fuerza, consejo y estímulo para conseguirlo. Alrededor de nosotros haymuchas cosas que nos impulsan a decir “se puede”.

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Quinto paso: ¿qué haría nuestro ídolo? Muchos de nosotros tenemos un ídolo o un modeloque seguir. Es una persona que admiramos, que nos inspira y a la que nos gustaría parecernos.Puede ser una figura histórica, un personaje contemporáneo, una celebridad o alguien mucho máscercano y querido como nuestro padre, nuestra madre o un amigo de la infancia.

Pensar en esa persona que tanto admiramos y nos inspira, e imaginarla justo antes de la encrucijada,duda, decisión o atolladero frente al que nos encontramos, es algo que actuará como activador denuestra motivación. Nos llenará de determinación y nos proporcionará el movimiento y la intensidadque nos faltan para hacer las cosas.

Segundo giro: perspectiva

Todos, en mayor o menor medida, tenemos la capacidad de identificar lo que para nosotros esesencial, importante, notable, o bien aquello que, por el contrario, es trivial o insignificante. Es decir,actuamos y decidimos con perspectiva.

Sin embargo, en la práctica diaria a menudo nos traicionamos a nosotros mismos y nos dejamosatrapar por aquello que, en el fondo, no cuenta. Salpicamos nuestras horas con mini o microtareasabsurdas que poco a poco consumen nuestro tiempo y activos diarios; leemos con fruición revistas ypáginas web que nunca llegarán a tener impacto en nuestra vida real; o bien participamos endiscusiones acaloradas sobre temas que no van con nosotros, ni en el fondo ni en las formas, y queno van a influir en nuestro proyecto vital. En otras palabras, desaprovechamos nuestro yo diario enactividades intranscendentes que nos impiden desarrollar aquellas que sí son esenciales y a las que sínos deberíamos dedicar con absoluta pasión.

Al adoptar perspectiva logramos tener presentes una serie de principios con los que podremosfotografiar desde lejos nuestras elecciones, actividades, gestos, el modo y la forma en que gastamosnuestro yo diario en unas cosas y otras. La perspectiva nos permite decidir de forma inteligente a quédedicar y a qué no nuestro tiempo.

Primer paso: escala de valores. El mal hábito de actuar de manera incontrolada e irreflexiva, sinperspectiva, provoca que en muchas ocasiones quebrantemos nuestro propio sistema de valores yprioridades personales. Anteponemos algo insignificante a algo que de verdad nos importa, comopuede ser el tiempo con nuestros hijos, un fin de semana con nuestra pareja, nuestro propiodescanso, crecimiento personal, afán por aprender, un ascenso en el trabajo, la voluntad deevolucionar como expertos en un área, etc. Todo ello se resiente cuando no pensamos ni actuamoscon perspectiva. En ese momento nos convertimos en protagonistas de este tipo de frases: “es que mitrabajo casi no me deja tiempo para mí” o “siempre llego tarde y apenas veo a mi familia”. Laspersonas que realizan afirmaciones como estas deberían preguntarse: “¿a qué cosas me he dedicadode verdad durante el día?”, “¿he elegido bien dónde he invertido mi yo diario?”.

Segundo paso: objetivos personales. Quien piensa y actúa con perspectiva tiene en suhorizonte mental la consecución y el cumplimiento de sus propios objetivos personales. Un objetivoes algo que queremos alcanzar o conseguir a corto o medio plazo, sea por razones personales,familiares o profesionales. Es el porqué de hacer las cosas.

Un objetivo o un plan se compone de varias fases que implican diversas actividades y tareas quevamos realizando a lo largo de los días. Los objetivos bien definidos nos dan razones de peso paradecir “no” a cualquier nimiedad o distracción que se nos presente para zancadillear nuestraproductividad.

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Para pensar y actuar con perspectiva es también imprescindible que nos hagamos una serie depreguntas: “¿realmente esto que voy a hacer responde a mis objetivos para hoy?”, “¿ayuda aacercarme al conjunto de mis objetivos personales y profesionales?”, “¿de verdad busco esto?”.

Tercer paso: impacto en nuestras metas. Todos deberíamos tener un plan maestro en nuestravida. Ese plan tendría que contener los grandes objetivos que queremos cumplir en los próximosaños, metas que nos gustaría conseguir o cosas que pretendemos ser en los próximos meses o años:por ejemplo, iniciar la expansión internacional de nuestra empresa; organizar la boda y casarnos enel mes de septiembre; presentarnos y aprobar las oposiciones, etc.

Podemos tener objetivos muy importantes a corto y medio plazo, tanto personal comoprofesionalmente, pero las metas son, por su naturaleza, mucho más determinantes e influyentes ennuestra vida. Persiguen realizarnos como personas y profesionales, y nos ayudan a elegir y actuarsolamente sobre aquello que en verdad es importante.

Cuarto paso: dejar huella. Hacer algo y hacerlo bien, de forma excepcional, exquisita y buscandola excelencia, es una recompensa de incontable valor. Nuestra autoestima y nuestra propiasatisfacción personal salen reforzadas después de haber hecho algo muy bien.

Las personas que actúan sin perspectiva suelen tener muy poco respeto por su tiempo y por lo quepueden llegar a conseguir si invierten bien su dedicación y talento. Por eso es habitual oírles decirnada más llegar al trabajo: “Tengo tiempo de sobra. Voy a leer primero los titulares de prensa y luegome pongo con lo que tengo que hacer para hoy. De paso iré a por un café”, etc.

Por el contrario, quienes piensan y actúan con perspectiva valoran por encima de todo lo que puedenaportar. Si, por ejemplo, tienen que redactar un informe importante, comprueban varias veces lascifras, se aseguran de que todo está en su sitio y, a última hora de la mañana, si les queda tiempo, sededican a otras cosas. Este es el comportamiento que marca la diferencia.

Quinto paso: crecimiento personal. A la hora de pensar y actuar con criterio definido y deelegir entre lo importante y lo trivial, es fundamental tener presente la búsqueda del crecimientopersonal. Cuando llega el momento de discernir si lo que tenemos delante de nosotros merece lapena o no, debemos preguntarnos: “Esto que voy a hacer ahora, ¿me va a enriquecer comoprofesional y como persona? ¿Realmente me va a aportar algo con lo que construir un yo másrobusto y duradero? ¿De verdad, viendo, leyendo o haciendo esto me voy a convertir en mejorpersona?”.

Tercer giro: simplicidad

Tendemos por naturaleza a complicarnos en casi todo, incluso en la gestión personal. Intentamosmuchos cambios a la vez; nos rodeamos de múltiples y complejas herramientas que, en lugar deayudarnos, complican nuestro flujo de trabajo; ejercitamos la multitarea para completar trabajos querequieren concentración y no dispersión; creemos erróneamente que lo grande supera en brillantez alo pequeño; y no aprovechamos las sencillas cosas que ya tenemos y nos rodean.

Simplificar, buscar y fomentar lo sencillo elimina muchas de las complicaciones de las que nosotrosmismos somos responsables sin darnos cuenta. Muchos de los obstáculos que tenemos que sortear sedeben a nuestra incapacidad para ver la esencia de las cosas.

Primer paso: pequeños objetivos. La clave para tener éxito en nuestros proyectos y retos pasapor despedazarlos, trocearlos, dividirlos en pequeños objetivos diarios que podamos y debamos

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completar con éxito. Si, por ejemplo, queremos escribir un libro, no importa si vamos a tardar cincou ocho meses en completarlo si el capitulo que hemos escrito hoy ha sido todo un éxito y nos acerca anuestra meta final.

Segundo paso: valorar lo pequeño. Rara vez nos paramos a valorar y recrearnos en lo pequeño.Los rasgos hacen que nuestro rostro tenga carácter; la revisión final de un guión al que se agreganpequeños matices hace que una película tenga una historia sólida; los sencillos retoques en un diseñoweb hacen que nos impresione su equilibrio; los suaves golpes de un pincel consiguen que un cuadroalcance una extraordinaria armonía… Sin embargo, muy poca gente repara en lo pequeño ni seempeña en hacerlo bien. Y es aquí donde se marca la diferencia en muchos ámbitos, también en laproductividad.

Sabiéndolo, conviene concentrarse en lo pequeño, valorarlo y utilizarlo. Una persona productiva sabeutilizar pequeñas frases de un correo electrónico, pequeñas conversaciones, pequeñas aplicacionesinformáticas, pequeños gestos, pequeños detalles… en su provecho.

Tercer paso: hacer solamente una tarea. Salvo para tareas absolutamente mecánicas queexigen un nivel muy bajo o nulo de atención, poca energía y ninguna creatividad, practicar lamultitarea no es recomendable; es una de las grandes enemigas de nuestra productividad, porquehace que nuestro trabajo adolezca de mediocridad, retraso, ansiedad y precipitación.

Lo que, por el contrario, promueve la simplicidad es ejecutar las tareas una a una. Conviene ponerfrente a nosotros todas las tareas y objetivos para el día e ir completándolos con toda nuestraatención e inspiración, pero siempre uno a uno. Esto redundará en una serie de beneficios, comotranquilidad, calidad, eficacia y naturalidad.

Cuarto paso: definir y fijar límites. El hábito de fijar límites nos proporciona los beneficios decontrol, priorización, concentración y sencillez. Fijar límites, por tanto, supone tomar el control y losmandos de aquellas tareas que se repiten diariamente y que, irremediablemente, consumen ciertosminutos de nuestro tiempo. No hay que dejar que nos dominen, sino ponerlas a nuestro servicio.

Quinto paso: soltar lastre. No nos resultaría complicado analizar, revisar y enumerar muchas delas cosas que nos rodean –objetos, actividades y compromisos– y que nos aportan poco o casi nada:sustituir nuestra suscripción al gimnasio, al que no vamos desde hace meses, por cuarenta minutosde carrera por el parque; darnos de baja en varias redes sociales a las que hace meses que noentramos pero de las que seguimos recibiendo notificaciones cada dos por tres; anular la suscripciónde varios catálogos de ropa, videojuegos y material de oficina que recibimos en casa por correoordinario; revisar todas las aplicaciones instaladas en nuestro ordenador, etc.

Todas estas cosas son ruido o lastre. Si queremos avanzar con firmeza en el camino de laproductividad, es necesario detectarlas y desprenderse de ellas. La simplicidad consiste en desecharabsolutamente todo lo que no nos ayude a sumar.

Cuarto giro: enfoque

El enfoque consiste en estar presentes y tomar conciencia del momento, saber qué estamos haciendo,por qué y cómo lo estamos haciendo. Eso nos permite tomar el control y los mandos de cada una denuestras acciones y orientarlas hacia donde nosotros queremos. El enfoque nos permite decidir yelegir dónde, cuándo y cómo aplicamos nuestra proactividad, perspectiva y simplicidad. Es el giroque facilita a los giros anteriores tocar tierra y actuar.

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El enfoque nos hace presentes en el instante actual, nos da lucidez para interpretar el ahora, evitaque nos escapemos mentalmente y convoca a nuestros sentidos productivos para invertir nuestrosrecursos internos en la actividad que tenemos frente a nosotros.

Primer paso: enfoque de mañana. Una buena forma de empezar a desarrollar el enfoque eshacer, todas las mañanas, un repaso mental muy rápido de lo que nos espera en el día: una entrevistade empleo, una reunión con el departamento de ventas, un examen en la universidad, etc.

Este ejercicio mental tiene que ser muy rápido y ágil, de dos minutos como máximo. Consiste de trespreguntas sencillas: 1) ¿Qué dos o tres tareas clave he de afrontar hoy? 2) ¿Por qué esas tareas sontan importantes para mí? 3) ¿Estoy dispuesto a poner todo de mi parte en ellas?

Segundo paso: enfoque de objetivo. El enfoque de objetivo nos permite tomar conciencia realdel alcance de lo que estamos a punto de hacer. Elimina el resto de cosas y centra todos nuestrossentidos en una tarea concreta para que podamos ejecutarla con sencillos y pequeños pasos.

Tercer paso: enfoque de entorno. Lo que logramos con este enfoque es centrarnos en modificarnuestro entorno en lugar de nuestro comportamiento. Controlando y reduciendo los estímulosexternos –las distracciones– estamos fomentando la concentración y salvaguardando los niveles deatención que requerirá la tarea que nos espera.

Cuarto paso: enfoque de concentración. Este enfoque nos permite que sigamos presentes yconcentrados mientras realizamos una tarea. Facilita que nuestros sentidos productivos no decaiganni desfallezcan en tanto en cuanto no se haya terminado.

Algunas de las claves para conseguir el enfoque de concentración pueden ser las siguientes: siestamos con un cliente o en una reunión cara a cara, centrarnos en cada frase que dice anotando yremarcando en un bloc las más importantes; acordarnos con frecuencia del propósito y el fin de loque estamos haciendo; antes de entrar en una reunión, escribir en nuestro bloc de notas una palabraque la defina y recoja la importancia de permanecer atento: por ejemplo, “gran cliente”, “miproducto” o similares.

Quinto paso: enfoque de elección. Nuestro éxito diario depende en su totalidad de laselecciones que hacemos. Nos vemos perjudicados o beneficiados por aquello que elegimos en cadamomento del día. Saber gestionarse y ser productivo es solo una cuestión de elegir bien.

Ante imprevistos y decisiones repentinas, es el enfoque de elección el que nos aporta intuición,agudeza y presencia en el momento para elegir de manera productiva. De ese modo, no perjudicamosnuestro plan de trabajo y las prioridades que nos fijamos con nuestras acciones.

Quinto giro: método

El quinto giro es uno de los más prácticos. Expone el procedimiento y las pautas de actuaciónprecisas para lograr realizar las cosas cotidianas. Se trata de un método para gestionar y completarnuestras tareas diarias llamado de las Dos Listas.

El nombre indica que hemos de crear y mantener dos listas de tareas independientes perorelacionadas entre sí. La primera es la Lista de Entrada, donde añadimos y almacenamos las nuevastareas que van surgiendo a lo largo del día. La segunda es la Lista de Salida, donde previamentehemos anotado aquellas tareas que tenemos que hacer hoy mismo.

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Lista de Entrada. En esta lista van las cosas que debemos hacer algún día. Aquí guardaremostoda aquella tarea, necesidad de hacer algo, encargo, petición, obligación o actividad que surgedurante el día y que exige que la realicemos o terminemos en un espacio corto o medio de tiempo:dos días, una semana o diez días.

Es esencial que, una vez aparezca la tarea o la necesidad de hacer algo, la añadamos de formainmediata a nuestra Lista de Entrada. Solo tenemos que añadir la tarea a la lista y seguir trabajandocon normalidad. Por ejemplo: convocar una comida de trabajo; iniciar la selección de candidatos;analizar la estrategia de lanzamiento del producto X, etc.

Lista de Salida. En esta lista van las cosas que tenemos que hacer hoy. Aquí tendremos aquellastareas que hemos de completar hoy mismo y que, por tanto, requieren toda nuestra atención. Estalista y sus tareas son las que importan. Frente a ellas, lo demás no debe existir durante el día de hoy.Al final del día, tenemos que haber borrado de ella todas las tareas que nos habíamos propuesto.Ejemplos de Lista de Salida: completar la presentación y demo para el cliente Z; reservar billetes yhotel para el viaje a Sudáfrica; hacer una lista de ideas para la reunión creativa de mañana, etc.

Revisiones diarias. El método de las Dos Listas se fundamenta en una doble revisión diaria, unapor la mañana y otra a última hora de la jornada o bien por la noche.

Así, unos minutos antes de terminar nuestro día de trabajo tenemos que revisar la Lista de Entrada.Repasamos una a una las tareas que tenemos en la lista, bien porque las hemos añadido hoy o bienporque vienen de los días anteriores, y les asignamos una fecha de ejecución, es decir, decidimos silas dejamos en esa misma lista o bien las movemos a la Lista de Salida para llevarlas a cabo mañana.

La revisión de la Lista de Salida la hacemos al día siguiente. Este ejercicio sirve para familiarizarnoscon las tareas que nos esperan. Actúa como el tráiler de una película antes de su estreno: nosprepara, nos abre la mente, estimula nuestros sentidos y genera el interés y la atención necesariosdentro de nosotros.

Esta doble revisión diaria garantizará que no se nos escape nada y que nuestros sentidos productivosestén siempre alerta y orientados hacia la ejecución de las tareas.

Segundo paso: tareas clave. Son aquellas tareas que, por la creatividad, el talento, el nivel deconcentración o el tiempo que nos llevará completarlas o por su relevancia en nuestros planes,demandan más de nuestro yo productivo. Debemos considerarlas, por su importancia, comopeldaños hacia la culminación de nuestros objetivos más personales.

Si bien todas las tareas de la lista han de ser completadas durante el día, las clave han de ejecutarseen momentos álgidos de nuestra productividad, cuando estamos más frescos, despejados, llenos devitalidad y sin distracciones aparentes a la vista.

Tercer paso: el Minuto de Oro. El Minuto de Oro es una regla del método según la cual todoaquello que podamos completar más o menos en un minuto debemos hacerlo en ese momento yquitárnoslo de en medio, siempre y cuando no se nos interponga la ejecución de una tarea clave.

Responder rápidamente a un mensaje de correo con una sola línea, devolver una llamada paraconfirmar algo, imprimir un documento, archivar una factura y decenas de casos similares que senos presentan a diario son algunos de los candidatos perfectos para el Minuto de Oro.

Cuarto paso: tareas periódicas. Todos tenemos una serie de tareas que hemos de ejecutar de

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forma periódica y repetitiva todos los días o todas las semanas, tales como despachar y contestar elcorreo electrónico, clasificar documentos de marketing y ventas, hacer seguimiento telefónico denuestros tres clientes principales, etc.

A la hora de ejecutar estas tareas periódicas, diarias o repetitivas, debemos acostumbrarnos atrabajar por parcelas. Esto significa que, una vez que nos pongamos con una actividad, tenemos quehacer todo lo relacionado con ella y no empezar otra hasta haber terminado la primera de un tirón.Es decir, la actividad no se debe partir por la mitad ni decidir terminarla más adelante. Así, porejemplo, es muy recomendable destinar momentos determinados del día para gestionar nuestrocorreo electrónico (tarea periódica) y, además, hacerlo por completo y de una vez. Si tenemos quincecorreos, debemos leerlos, despacharlos y contestarlos todos en ese momento.

Quinto paso: rincones del día. Uno de los pequeños grandes secretos de la productividadpersonal son los rincones del día, pequeños lapsos o espacios de tiempo que quedan libres entre unaactividad y otra, y que podemos y debemos aprovechar para adelantar trabajo y completar otrastareas.

Podemos imaginar cualquiera de las siguientes situaciones y sacar partido de los rincones de tiempoque quedan sueltos: la reunión a la que asistimos ha concluido diez minutos antes de lo previsto y loaprovechamos para revisar nuestro correo electrónico desde nuestro ordenador portátil; en el tallernos han entregado el coche media hora antes y utilizamos ese tiempo para hacer la compra; en lugarde ir a visitarle, hemos solucionado un problema con un cliente y aprovechamos ese tiempo paraejecutar nuevas tareas de nuestra Lista de Salida, etc. Nuestra jornada está plagada de momentos enlos que podemos y debemos robar minutos al día.

Sexto giro: autocontrol

Tenemos una innata disposición a la dispersión, a la distracción y a la indisciplina. Esa tendencianatural, además de otros factores externos, hace que tendamos a olvidar y a no practicar los giros. Esaquí donde hemos de recurrir al autocontrol, que es el que nos llama al orden y nos proporciona losmecanismos mentales para volver a ser productivos.

El autocontrol nos protege contra aquello que amenaza nuestra productividad. Nos da la visión, laserenidad y la fortaleza necesarias para enfrentarnos a ello y, en última instancia, interconecta todosy cada uno de los giros. Nos proporciona la capacidad y el hábito de reclamar y activar nuestrosférreos principios productivos cuando estemos desarrollando cualquier actividad y algo intentefrustrarla.

La mejor forma de explicar el autocontrol es conociendo y diseccionando sus enemigos:

Primer enemigo: procrastinación. La procrastinación no es otra cosa que la habilidad deretrasar y posponer una tarea o actividad inevitable que de forma reiterada nos negamos a hacer.

“Ahora me viene mal hacerlo pero mañana me levanto una hora antes y lo hago seguro”, “ahora noestoy suficientemente concentrado, mañana creo que estaré más fresco”, “es que ahora no me veo yoa tope: voy a dar una vuelta con los amigos y tal vez me despeje”, etc. Todas estas son frases bajo lasque habitualmente se esconden tareas que nos resistimos a hacer y que aplazamos de formareiterada.

La procrastinación se presenta habitualmente cuando nos resistimos a hacer algo o bien lo evitamosde forma consciente o inconsciente. Esa omisión repetida está causada por alguna o varias de estas

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razones: pereza, temor, indecisión, mala organización y planificación, incapacidad para calibrar elesfuerzo necesario, etc.

El único modo eficaz de derrotar la procrastinación es apelar a nuestros principios productivos, talescomo valorar y darle sentido a la tarea, descomponerla en pequeñas partes, aprovechar las horas enlas que más rendimos, pensar en los que pagan nuestra procrastinación (familiares, amigos,compañeros), aplicar la regla del Momento de Oro, conectar la tarea con nuestros objetivos,enfrentarnos a la procrastinación que proviene del temor y dar el primer paso para que todo fluyamejor.

Segundo enemigo: imprevistos. Además de la procrastinación, las tareas imprevistas y losencargos inesperados son uno de los mayores retos a los que cada día se enfrenta nuestraproductividad.

Es nuestra base mental productiva la que puede ayudarnos a enfrentarnos con éxito a cualquier tareao encargo imprevisto que se nos presente. Así, en tal caso, deberíamos actuar con calma y serenidad,analizar durante unos instantes la dimensión real y los requisitos de la tarea o encargo queinesperadamente nos han asignado, evitar la multitarea, no dejarnos llevar por el pánico delmomento y por el impacto que ese imprevisto pueda tener en el resto de nuestras tareas pendientes.

Tercer enemigo: decir “sí” a todo. Una de las razones más comunes por las que en la práctica seresiente nuestra productividad diaria es porque no somos capaces de decir “no” a una persona quenos está pidiendo algo.

En ese sentido, hay una serie de claves que nos pueden ayudar a hacerlo: antes de acceder, calibrar elimpacto que la tarea que nos piden va a tener en nuestra Lista de Salida; intentar comprender entoda su extensión lo que nos están pidiendo para ver si entra en conflicto o nos impide desarrollarnuestros objetivos personales; si nuestra respuesta tiene que ser “no”, al menos de momento, nodudar ni un instante en pronunciar esa frase; y si nuestro jefe o supervisor es quien nos ordena haceruna tarea, no acceder a la primera, sino intentar hacerle ver la transcendencia de lo que estamoshaciendo en el momento y lo contraproducente que sería interrumpirlo.

Cuarto enemigo: estrés. La dificultad para concentrarse adecuadamente, la mala planificacióncon fechas límite mal ajustadas, la multitarea y la incapacidad para distinguir lo urgente de loimportante suelen ser algunos de los principales motivos del estrés que a veces nos domina en eltrabajo.

No debemos nunca subestimar el estrés y la ansiedad que genera la presión por terminar las tareas.Es algo muy serio que coarta nuestra imaginación y nuestra inventiva, obstaculiza nuestra iniciativay claridad de ideas, e inmoviliza nuestro juicio y principios productivos.

Es un enemigo que debemos y podemos combatir con varias medidas, tales como descansar y dormiradecuadamente, planificar y visualizar por adelantado las tareas o momentos de mayor exigencia deldía, identificar aquello que nos estresa y hacerle frente, pararnos unos minutos sin hacer nada pararelajarnos, y divertirnos y reírnos, ya que el ocio y el esparcimiento resultan determinantes paraespantar el estrés.

Quinto enemigo: desmotivación. Nuestra motivación y las ganas de mejorar nuncapermanecerán inquebrantables: habrá días o momentos difíciles en los que desaparezcan o sedesmoronen por completo. En esa situación nos pueden ser de ayuda algunas claves prácticas: cuidarcon mimo el arranque de nuestro día buscando aquellos hábitos matutinos que revitalicen y

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reactiven nuestros biorritmos productivos desde primera hora; no pensar o decir “no me apetece”,sino ponernos en marcha; no olvidar que el éxito de los grandes proyectos se sustenta en laspequeñas cosas bien hechas que pueden activar nuestra motivación; ser consciente del momento yno dejar que nuestra mente esté en otra parte.

Séptimo giro: evaluación

Este giro consiste en desarrollar el saludable hábito de revisar y analizar periódicamente elcomportamiento de nuestro yo productivo. El eje de este giro es el ejercicio de volver sobre nuestrodía o nuestra semana y evaluar con espíritu analítico y constructivo el estado de nuestra gestiónpersonal. Hemos de ser conscientes de que no puede haber cambio real, duradero y efectivo sin unaevaluación rigurosa.

Primer paso: doble evaluación. Es recomendable llevar a cabo dos tipos de evaluación denuestro comportamiento productivo: una diaria y una semanal (o quincenal).

Las preguntas que nos podemos hacer para la evaluación diaria son las siguientes: “¿he sidoproductivo hoy?”, “¿he aplicado los giros a mi trabajo y cada una de mis tareas?”, “¿me ha ayudadotodo ello a cumplir mis objetivos para hoy?”.

Para la evaluación semanal podemos preguntarnos esto: “¿cómo están actuando los giros en miactual trabajo?”, “¿me han convertido en mejor profesional y mejor persona?”, “¿qué está fallando ydónde puedo mejorar?”.

Segundo paso: conclusión, acción, mejora. El propósito de las conclusiones en el ejercicio dela evaluación siempre es obtener una acción y, a la postre, una mejora. Si hemos hecho bien elproceso de evaluación, al final tendremos ante nosotros una serie de acciones, medidas a adoptar ocosas que cambiar.

A la hora de realizarlas no hay que precipitarse: la importancia de fijarnos pequeños y simples retosque podamos cumplir para alcanzar y afianzar nuestro cambio es decisiva. Por ello, hemos defijarnos un solo cambio a la vez, muy pequeño, muy concreto, que nos apetezca hacer, que podamospalpar y medir, y que no nos suponga un esfuerzo desmedido. Y repetirlo hasta mejorar de verdad ypasar al siguiente reto.

Tercer paso: ser honesto pero benévolo. Con la evaluación seremos todavía más conscientesde que los errores y los tropiezos son parte inherente de la gestión personal y absolutamentenecesarios para nuestro aprendizaje y mejora. Lo peor que podemos hacer con nosotros mismos esfustigarnos, reprocharnos o maltratarnos por haberlos cometido.

La evaluación es un ejercicio para ayudarnos a mejorar, no para castigarnos por los errorescometidos. Hemos de utilizar la franqueza y la honestidad para analizar en frío nuestras acciones, yla benevolencia y el optimismo para aprender de nuestros tropiezos.

Cuarto paso: celebrar nuestros éxitos. Nuestra actitud mental positiva no solo debealimentarse de nuestra denodada determinación y de nuestra fuerza interior, sino también demomentos de alegría y júbilo interior –o exterior, si vemos la necesidad de manifestarlo–. Nosmerecemos esos momentos de celebración, de saborear durante algunos instantes que realmentehemos sido capaces de recorrer el camino con éxito a pesar de todas las dificultades.

Quinto paso: el ejercicio de evaluación. El mejor momento para realizar la evaluación es hacia

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el final de día, cuando ha terminado nuestra actividad laboral, estamos de vuelta en casa y hemoscompletado nuestras tareas diarias. En cualquier caso, elijamos el momento que elijamos, hemos deasegurarnos de que, por lo menos, vamos a disponer de cuatro o cinco minutos dedicados solo a laevaluación sin interrupciones ni distracciones.

Uno de los secretos de la evaluación es conseguir que dure poco. Tiene que ser algo liviano y sinrodeos. Haciéndola corta, breve y concisa, conseguiremos que sea menos monótona y nos resultarámás fácil formar ese hábito.

El momento de la evaluación es algo que no debemos saltarnos si realmente queremos que surtaefecto y nos ayude a mejorar. Hemos de recordar que al hábito se llega con la repetición constante,por lo que debemos realizar la evaluación con regularidad.

Por último, debemos saber que el momento de la evaluación no está reñido en absoluto con nuestrodescanso. Cuando nuestra jornada ya ha terminado, lo único que tenemos que hacer es mirar haciaatrás y observarla con ojo crítico pero con espíritu flexible y distendido. Esos cinco minutos son algonuestro, parte de nuestro yo diario y parte de nuestro yo del día siguiente. Debemos tomarlos ytratarlos como un regalo único.

Conclusión

La sociedad que nos ha tocado vivir nos impone un ritmo frenético y demanda de nosotrosposiblemente más de lo que física y mentalmente podemos dar. Cada día millones de personasexperimentan la desagradable sensación de estar a merced de su agenda, sin tiempo apenas para símismas, su familia y su ocio. Para ellas se deberían haber inventado los días de 25 horas.

En el día a día hemos de conciliar nuestro trabajo con nuestra propia vida personal y familiar. Esalgo que debemos hacer y en lo que la mayoría hemos fracasado.

Tareas de casa, proyectos personales, planes familiares, organización de nuestro tiempo libre, entreotras actividades, se ven beneficiados o perjudicados directamente por nuestra capacidad oincapacidad para saber qué, cómo y cuándo hacer las cosas.

Por todo ello, mantener una óptima gestión personal, ser productivo, organizado y eficaz en nuestravida es un desafío de proporciones titánicas.

Reprogramar nuestro cerebro productivo, corregir gestos improductivos y eliminar los malos hábitosarraigados en nuestro interior es un proceso que lleva tiempo, requiere paciencia, el seguimiento deun método y, sobre todo, práctica continua. Esta práctica se puede construir o cimentar sobre lossiete giros presentados en este libro, que nos ayudan a modificar nuestra actual conductaimproductiva. Gracias a ellos podemos interpretar, elegir y actuar ante cualquier situación denuestra vida y trabajo.

fin del resumen

Resumen del libro: Gestiona mejor tu vida

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Alberto Pena (Gijón, 1972) estudió Ciencias Empresariales y enseguida se vinculó a proyectospioneros de información digital, entre ellos Las Noticias en la ReD y LaBrujula-iBrujula. Trabajóen la división de móviles de Telecinco, creó Kunno Systems y fue director de marketing de Movilistopara España y Global Marketing Director de iTouch-Movilisto para todo el mundo, cargo que lebrindó la posibilidad de residir en Londres, Sidney y Ciudad del Cabo.En 2004 fundó ThinkWasabi, blog de referencia sobre la utilización de la tecnología e Internet en lagestión personal y la organización. Imparte cursos y seminarios, y ha volcado su carrera profesionalcomo asesor exclusivo para empresas y particulares en el ámbito de la productividad.

Ficha técnica

Editorial: Libros LibresFecha de publicación: 06/10/2009ISBN: 9788492654154Si has leído el resumen y quieres profundizar máste recomendamos comprar el libro completo aquí

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