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Por: Joan Manuel Kalmar C
Son cantidades de recursos que se despliegan a lo largo del complejo sistema de relaciones y procesos que se genera entorno a la organización, y se puede socializar mediante un conteo físico de unidades existentes en almacenaje, y/o en proceso de producción, y/o de productos terminados, para su posterior valorización, con el fin de determinar los costos o hacer los ajustes necesarios para poderlos determinar.
Existen dos sistemas de inventarios: El inventario periódico:
En este sistema solo se puede conocer el estado de resultados del negocio al finalizar un período determinado. Maneja la cuenta de compras y no la cuenta de costos de ventas; para conocer el costo de ventas se debe hacer un juego de inventarios así:
INVENTARIO INICIAL DEL PERÍODO
+ COMPRAS DE PERÍODO
= MERCANCIA DISPONIBLE EN EL PERÍODO
- INVENTARIO FINAL DEL PERÍODO (FÍSICO)
= COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA
El inventario permanenteEn este sistema puede conocer el estado de
resultados del negocio en cualquier momento, porque el control del costo de ventas se realiza al tiempo con el control de inventarios, pues al realizar las requisiciones, inmediatamente se está cargando el valor a los costos del negocio. No maneja la cuenta de compras dentro de los libros auxiliares, si no la de inventarios. Se trabajaría así:
INVENTARIO INICIAL+ ENTRADAS DE ALMACEN= MERCANCIA DISPONIBLE- COSTO DE VENTAS= INVENTARIO FINAL
Existen varios tipos de inventario: De Balance: Se realiza una vez al año y es total
pues cubre también a los activos de la compañía. De Auditoria: Se realiza en cualquier momento
y no es total, su objetivo es verificar diferencias entre los kardex y la existencia real.
De período: Se realiza a la terminación de un período determinado con el fin de emitir estados financieros a esa fecha, tienen objetivos específicos, como por ejemplo saber el comportamiento del negocio en un mes crítico, o en uno extraordinario, etc.
El establecimiento debe programar cuando se deben realizar los inventarios, horas de toma de inventarios, papelería para toma de inventario, personal, etc.
Para lograr la credibilidad que requiere el establecimiento, el inventario debe ser realizado por el contralor de alimentos y bebidas o por quien ejerza estas funciones en cada negocio.
El inventario debe realizarse con un conteo y con un reconteo de manera que si existen diferencias entre los dos, se realice un tercero en busca de la cifra real. Las personas del primer y segundo conteo deben ser diferentes.
La supervisión de la toma del inventario puede ser efectuada por una persona designada por contabilidad para este fin. La valorización del inventario la realiza el departamento de contabilidad.
Principales características que influyen en el manejo y control de inventarios:
VENTAS (La administración moderna se enfrenta al reto de coordinar la distribución y la producción, siguiendo la naturaleza del volumen de bienes o servicios que produzcan obedeciendo la demanda del mercado)
HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LOS INGRESOS. COSTO DIARIO CUP PROYECCION CALENDARIO PROYECCION DE VENTAS ESTABLECER SERVICIOS Y
PRODUCTOS ESTRATEGICOS
PRODUCCIONHasta donde el mercado, la capacidad
financiera de la empresa y el tipo de maquinaria y facilidades de producción lo permitan, debe haber un mínimo de diversificación en los productos, pues a mayor diversificación mayor la oferta, por lo tanto se requiere establecer un Food Cost establecido para producir los servicios y productos.
HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LA PRODUCCIÓN: Establecer proyecciones calendario Proyectar ventas Establecer un costo diario de ventas Establecer un Food cost Estandarizar procesos y productos Establecer fuentes de suministro Disponer de equipos y maquinaria eficiente. Contar con el recurso humano idóneo.
OTRAS HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA CONTROLAR LA PRODUCCIÓN: Clasificar y codificar Inventarios por tipo de
producto o servicio Establecer herramientas de control de
inventarios para la medición de stock▪ CARDEX▪ SOFTWARES DE CONTROL DE INVENTARIOS▪ PROCESOS DE COMPRA Y RECIBO DE MTP▪ LISTAS DE M.T.P▪ REQUISICIONES DIARIA DE M.T.P▪ ESTANDARIZACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS▪ EQUIPOS Y MAQUINARIA▪ OTROS
1. Merece la atención de la gerencia estratégica
2. La dirección debe alarmarse cuando encuentre una gran parte de su capital de trabajo invertido en MTP.
3. Si la compañía esta fuertemente respaldada económicamente un exceso de inventario se resume en costo innecesario y desperdicio administrativo.
4. Si la compañía se encuentra escasa de fondos y en apuros económicos un exceso de inventarios lo pone en riesgo de operar con perdidas.
TAMAÑO DE INVENTARIO: Para la empresa es de vital importancia el
volumen del inventario.POR QUE: Su valor ejerce influencia sobre su
rentabilidad Influencia su fluidez económica Influencia su capital de trabajo. Demuestra el activo circulante en el P y G.
DEFINIR POLITICASDEFINIR OBJETIVOSDEFINIR PLANES Y NORMASESTABLECER SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOSDELEGAR RESPONSABILIDADESESTABLECER COMUNICACIONES
Para fijar metas de un control de inventarios es necesario: Conocer el pronostico de ventas por cada
producto y establecer CUP por cada uno de ellos
Estandarizar productos En base a las premisas anteriores realizar
pronósticos de inventarios siguiendo el FOOD COST o costo de operación.
Establecer un mínimo de costo administrativo
Hacer un análisis de los inventarios mediante el sistema de clasificación ABC.
Establecer porcentajes de costos de operación o MTP (Food Cost).
Codificar proveedores Buenos, efectivos y eficaces.
Establecer políticas de Par Stock. Establecer políticas para fugas, bajas y
rotaciones
La filosofia fundamental del sistema sencillamente dice:“ Muchas veces cuesta más el
control que lo que vale lo controlado”
De ahí parte el principio de separar las partidas segun su valor e importancia en tres clases.
A. Incluye los artículos que por su alto costo de adquisición, por su alto valor en el inventario, por su utilización como material critico o debido a su aportación directa a las utilidades, mer3cen el 100% de estricto control
B. Comprende aquellos artículos que por ser de menor costo, valor e importancia, su control requiere menos esfuerzo y más bajo costo administrativo.
C. Integrada por los artículos de poco costo, poca inversión, poca importancia para ventas y producción, y que solo requieren una simple supervisión sobre el nivel de sus existencias, para satisfacer las necesidades de ventas y producción.
Toma de inventario físico Valorización del inventario Comparación del inventario con los datos
del kardex, etc. Determinar las diferencias e investigarlas Realizar los ajustes para dejar el
inventario real Utilizar la valorización del inventario para
elaborar el P y G.
INVENTARIO FÍSICOCORRESPONDIENTE A: No.:
FECHA:
UNIDAD ARTÍCULOSPRIMER CONTEO
SEGUNDO CONTEO
DIFERENCIAS
SALDO AJUSTADO
PRECIO UNITARIO
VALOR TOTAL
OBSERVACIONES PRIMER CONTEO SEGUNDO CONTEO VERIFICADO POR:
RESTAURANTETARJETA DE KARDEX
ARTÌCULO CÒDIGO
GR.INVENTARIO NIVEL MÀXIMO
UNIDAD NIVEL MÌNIMO
FECHA DETALLE N° VR. UNITARIO
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
CANT. VALOR CANT. VALOR CANT. VALOR
ANALISIS DE CARNICERIACLASE CALIDAD FECHA
No PIEZAS PESO TOTAL KILOS PESO
PROMEDIO KILOS
VALOR UNITARIO COSTO TOTAL COMPRA PROVEEDOR
DETALLE PESO % VALOR TOTALCOSTO PORCINES FACTOR COSTO
KILO TOTAL PESO COST0 No KILO PORCION
DETALLE DE LAS PORCIONES PESO CORTE %
PORCIONES FACTOR COSTO
PORCION PESO EN GRAMOS COSTO CANTIDAD
TOTAL SOBRANTE EN GRAMOS
RECETA ESTANDARNOMBRE DE LA PREPARACION EMPANADAS CACHACAS
NUMERO DE LA PREPARACION 1,00 NO PORCIONES 10
# INGREDIENTES CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA
VALORES UNITARIO TOTALES
SUB 001 HOGAO 10,00 UND SUB 002 AJI DE HIERBAS 10,00 UND SUB 003 EMPANADAS BOGOTANAS 10,00 UND $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ -
Costo total de la materia prima Margen de error o variación 10% Costo total de la preparación
Costo por porción % costo materia prima establecida 35%
Precio potencial de venta Precio Real de Venta
% Real de costo de Materia Prima IVA generado al vender cada porcion 16%
PRECIO CARTA $ 6.000 Peso en Grs
ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTANDAR LISTA DE MERCADO SOLICITUD GENERAL DE COMPRAS ORDEN DE COMPRA REPORTE DIARIO DE MERCANCIA MEAT TAG REQUISICION DE ALIMENTOS REPORTE DE BAJAS DE MATERIA PRIMA COMANDAS CONTROL DE COMANDAS MEMO DE TRANSFERENCIAS
TIPO GRUPO INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO
Perecedero
Carnes y Salsamentaria CS Inventario
Pescados y Mariscos PM Inventario
Aves y Caza AC Inventario
Lácteos 1 L1 Directo
Frutas y Verduras FV Directo
No perecedero
Lácteos 2 L2 Inventario
Enlatados y Envasados EE Inventario
Granos G Inventario
Licores LC Inventario
Vinos V Inventario
Cervezas C Inventario
Gaseosas GS Inventario
Cigarrillos CG Inventario
Resolvamos la pregunta:
¿Qué se gana con los resultados finales para lograr el equilibrio entre el control de inventarios, ventas, costos, gastos, depredaciones y utilidad?
Al final de un ejercicio contable que puede durar un mes, un trimestre, un semestre, un año… se debe elaborar un balance general.
Se debe elaborar un informe sobre la rotación de la inversión de capital en cada articulo en el inventario.
Se debe conocer a ciencia cierta los ingresos emitidos durante el periodo a evaluar.
Debemos registrar y conocer los costos y los gastos a los que estuvo sujeta la operación durante el periodo.
Se debe aplicar las formulas de depreciación y conocer sus valores para aplicarlos en el balance.
Estos documentos reflejan los resultados de las gestiones administartivas para controlar la organización.
Son indispensables para que los miembros de la directiva tomen decisiones apegadas a las proyecciones realizadas en los procesos de planeación estratégica de la compañía y a la realidad del mercado.
“Por esta razon nos ocuparemos de uno de tres indicadores de la gestión organizacional”.
P y GBalance General.Rotación del capital invertido
El P Y G es una poderosa herramienta para la toma de decisiones sobre las estrategias que pueden aplicarse al control y gestión organizacional.
Un estado de perdidas y ganancias nos permite deducir a simple vista, si algo anda mal en la operación o si hay un desvío en lo proyectado en el presupuesto según la tipología de costos y gastos.
1. ENCABEZADO
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
OPERACIÓN Mes del
informe : Ciudad
CENTRO DE COSTO
Fecha de elaboración :
A. VENTAS
DESCRIPCION UNIDAD PRECIO TOTAL PROYECCION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Subtotal - -
TOTAL VENTAS - -
B. INVENTARIOS
1. INSUMOS
ALIMENTOS ASEO Y DES. TOTAL PROYECCION
A) Acumulado - -
% Costo #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!
B) Consumo por diferencia de inventarios
Inventario inicial - -
C.F.C. - -
Efectivo -
traspasos in -
Traspasos out -
Inventario final - -
CONSUMO - - - -
#¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 000%
DIF CONS-ACUM. (A) - (B) 0 0 0 0
VARIACION DE STOCK - - - -
Días Stock ((I.F/Consumo)*30,5) #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0!
2. COSTOS Y GASTOS DE PERSONAL
VALOR PROYECCION
Numero de colaboradores sin SENA Sueldos
Horas extras diurnas
Horas extras Nocturnas
Compensatorios
Recargo Nocturno
Dominicales y festivos
Prestaciones Sociales
Seguridad Social y Parafiscales
Subsidio de Transporte
Incapacidad
Exámenes Médicos
Dotación
Capacitación
Pnal. En entrenamiento
SubTotal - -
TOTAL GASTOS DE PERSONAL: - - % S/VTA #¡DIV/0! #¡DIV/0!
3. GASTOS GENERALES
Impto.Industria y Comercio -
-
Impto. de Timbre -
-
Subtotal -
-
TOTAL GASTOS GENERALES: 0 0
% S/VTA #¡DIV/0! #¡DIV/0!
4. DEPRECIACIONES Valor PROYECCION
Depreciación de activos fijos
RESUMEN
VENTAS - -
COSTOS Y GASTOS (1+2+3+4) - -
DIFERENCIA COSTOS DIRECTOS - -
RESULTADO OPERACIONAL - -
% S/VTA #¡DIV/0! #¡DIV/0!
COMPARATIVO
DESCRIPCION REAL PRESUPUESTO
CUMPLIMIENTO
VENTAS -
UTILIDAD - FALSO
OBSERVACIONES
Preparado por:
Aprobado por :
La depreciacion es un ajuste que se hace a los activos fijos tangibles de planta, para retribuir su costo de adquision como gasto a algunos periodos de su vida.
Este ajuste se genera en un gasto que se acumula, la cual se resta del costo de adquisicion del activo para dar como resultado el costo residual.
A. DEPRECICION DIRECTADEPRECIACION ACELERADA
Para aplicar una correcta depreciación se debe tener en cuenta:
Costo de adquisiciónVida útil
El gasto de depreciación se clasifica en el estado de perdidas y ganancias en el sitio donde se origine.
Es la sumatoria de los gastos periódicos de depreciación. Esta se presenta en el P y G como valor total y correspondiente al valor del mes.
POR EJEMPLOA un equipo comprado en el 2013 se le asigna.COSTO DE ADQUISION $400.000VIDA UTIL 10 AÑOSENTONCES:GASTO ANUAL= $400.000 / 10 = $30.000
En el presupuesto se asigna la partida correspondiente para la depreciación que es la suma de todos los equipos y se divide en el año fiscal.
A cada mes se le asigna el monto corrspondiente
En el P y G solo se aplica el valor total.