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Lineamientos bsicos de plan para inundaciones.Fundamentos para la elaboracin de un protocolo de actuacin.

Fecha: Enero 2013.Redacta: Mauro Mazzini

Contenido:

1. Introduccin y fundamentos.1.1. Alcances del dao por agua.

2. Conceptos bsicos de un plan de emergencias por inundaciones.2.1. Ejemplos reales de procederes durante el tratamiento de una inundacin.

3. Requisitos y alcances de un plan de emergencias para inundaciones.4. Conclusin.

1. Introduccin y fundamentos.

Este documento pretende explicar las consecuencias de una inundacin, detallar yfundamentar los procedimientos habituales a realizar en una situacin de esa ndole y sentar lasbases para la diagramacin de un plan personalizado para la institucin.

El mismo est dirigido a autoridades y trabajadores y pretende tener una funcin de

introduccin y concientizacin de la importancia de una correcta actuacin.

La presencia de un plan detallado de emergencia que detalle las acciones a tomar por cadaintegrante del Archivo en caso de emergencia es la primer medida de conservacin con la quedebe contar una institucin y debe asegurarse su debida ejecucin llegado el caso.

La accin del agua tiene un efecto devastador sobre la integridad fsica de los documentosen papel, cuero, tela e incluso plstico. Su accin no es slo destructiva por su contacto, sin queabre adems la puerta a diversos problemas secundarios y con un potencial destructivo similar,como los ataques biolgicos.

El dao por agua puede sobrevenir por diversos motivos:

-Por colapso de un techo/pared/ventana y la entrada de agua desde elexterior.-Por la rotura de una tubera de agua, sea regular o fuente hidrante antiincendios.-Por el uso de agua durante el combate de un foco de incendio.

1.1 Alcances del dao por agua.

Un documento est compuesto por diversos materiales de diverso origen que interactanentre s y que reaccionan al contacto con el agua, por ej:

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- El papel se hincha, deforma y se degrada en su estructura. Adems sedebilita enormemente y el riesgo de rotura aumenta de formaexponencial.- Las tintas manuscritas o de impresin se corren, migran e inclusopueden deteriorarse de otras maneras.- Los adhesivos de las encuadernaciones se ablandan, perdiendoeficacia y ganando movilidad, por lo que el libro se deforma.

- Las telas y papeles pintados de las tapas de algunos libros sedesprenden, descomponen y/o se vuelven pegajosos y destien.- Los papeles llamados 'de ilustracin' de tipo 'couch' se pegan entresi, volvindose un bloque en la mayora de las veces indivisible deforma irremediable.- Las cajas de cartn colapsan por reblandamiento, deformando losdocumentos que contienen y perdiendo vital informacin identificatoria(tejuelos, etc).- Las cajas de madera, polipropileno y otros materiales que no serndestrudos por el agua la retendrn en su interior, impidiendo que losdocumentos se sequen.

- Los elementos metlicos se oxidarn de forma rpida.- Las paredes, pisos y techos y su pintura podrn perjudicarse demanera considerable, absorbiendo por capilaridad una humedad cuyaeliminacin puede ser difcil de lograr y deteriorndose en su estructura.En el caso de este archivo, lo mismo se aplicar a las estanteras, porser en madera.

El agua, adems de todos estos daos fsicos directos sobre los especmenes, acta comodesencadenante de ataques biolgicos de hongos. Es un hecho que un libro documento puedepresentar un ataque activo de hongos en 48 horas a partir del contacto con el agua. stos no slo

destruyen las obras al degradar el papel, las costuras y los adhesivos, sin que representan unpeligro potencial grave para la salud humana debido a la posibilidad de contagio. Los ataques dehongos sobre la piel son tratables de forma relativamente fcil en la mayora de los casos, sinembargo, una infeccin interna (por ejemplo de tipo pulmonar) tiene un muy alto riesgo decronificarse incluso resultar mortal.

Cabe recordar en este punto que todo plan de actuacin debe contemplar la evaluacin yreacondicionamiento de las reas de guarda/repositorio luego del desastre, ya que el dao poragua alcanza a todos los elementos, incluyendo paredes, suelos, estanteras, etc, los cualesdebern ser analizados para poder decidir cundo y luego de qu medidas pueden serreutilizados.

2. Conceptos bsicos de un plan de emergencias por inundaciones.

Debido a que el dao por agua sobre los fondos documentales es potencialmentecatastrfico, y que, sobrevellado el caso, muchas de sus consecuencias dependern del tiempo derespuesta, es imprescindible contar con un plan detallado que se encuentre basado en lascaractersticas de la institucin (tipo de edificio, nmero de trabajadores, etc). El mismo debecontemplar la utilizacin de recursos materiales y econmicos extraordinarios (por ejemplo,destinar recursos para la compra de material de secado, utilizacin de utensilios y mobiliario para

otros fines) as como humanos (participacin de todo el personal, solicitud de refuerzos externos yla colaboracin de profesionales del rea de otras instituciones, siendo esto ltimo recursoestandarizado en todas las situaciones similares ocurridas en el pasado en Museos, Archivos y

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Bibliotecas para la mejor coordinacin de las labores.

Un plan de emergencia por dao por agua puede entenderse en 2 etapas:

1. Etapa temprana: se detecta la emergencia, se procede a poner en marcha elplan, que implicar la accin inmediata del personal tcnico que deberdetectar el origen del problema y contenerlo. De forma casi simultnea el

personal indicado en el plan procede a tomar las medidas necesarias paraevitar que el dao se propague (ej, poner en altura o trasladar de sala ladocumentacin ms cercana a la fuente de agua). En esta instancia es cuandose divide la documentacin en: Afectada directa (mojada), Afectada indirecta(que convivi con la fuente de agua y/ con documentacin afectada directa) yNo afectada. Todas estas deben ser aisladas unas de otras.

2. Etapa de recuperacin: En sta instancia comienzan las tareas deestabilizacin (secado, limpieza) de la documentacin afectada y todas lasacciones orientadas a recuperarla para su posterior retorno a la zona deguarda.

2.1. Ejemplos reales de procederes durante el tratamiento de una inundacin:

- Destinar un rea comn a tareas de secado (ej, colocar los librosmojados en el patio, instalar los documentos a tratar en la sala deconsulta).- Destinar mobiliario a fines especficos (ej, llevar todos los ventiladoresdel edificio al lugar donde se colocan los libros para secado, utilizarmesas, estanteras y diverso material para estos fines).- Solicitar refuerzos de personal para realizar tareas coordinadas por los

conservadores de la institucin.- Dividirse en turnos y grupos de trabajo con labores bien definidas.- Solicitar el envo de otros materiales desde otras institucionescercanas.- Realizar compras de emergencia de material consumible para laboresde estabilizacin.

Importante: Todo movimiento de documentacin de un rea a otra debe ser perfectamentedocumentado para evitar confusiones, extravos y problemas organizativos, sto debe realizarsedesde el primer momento en el que va a movilizarse un fondo. La funcin de registro de losmovimientos debe estar contemplada en el plan de accin y entenderse como una medida de vitalimportancia. (Ej: deben existir de antemano planillas diseadas para tal fin a ser utilizadas en sumomento).

En la prctica, durante un procedimiento por inundacin se realiza:

- Se notifica a las autoridades de forma inmediata para que autoricen la llamada disposicin del resto de personal mientras se intenta detener el avance del agua.

- Se procede a evaluar la envergadura del alcance del agua y el tipo de documento(segn materialidad e importancia) que est afectado.

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- Para minimizar el dao directo y evitar la aparicin de hongos, se realiza uninventario de los especmenes afectados de forma directa y de los que fueronafectados de forma indirecta y se los traslada al espacio que se destine para elsecado (en el caso de los especmenes afectados de forma directa) guardatemporaria (documentacin que no sufri daos pero debe retirarse de la sala deguarda mientras sta se repara y acondiciona nuevamente), tomando el debidocuidado de notar a qu parte de la institucin se traslada cada uno.

- Se procura que los ejemplares que deben secarse lo hagan de la manera menosviolenta pero ms rpida posible, colocandolos al sol/aire libre siempre que se cuentecon esta posibilidad y generando tneles de secado mediante la instalacin deventiladores en el espacio.

- Debido a que la superficie requerida para el secado de los documentos suele serexponencialmente mayor al requerido por stos (todos los documentos extendidos deuna estantera ocupan muchsima superficie ms que cuando estn guardados), sedestina todo el personal posible a labores de secado mecnico mediante elinterfoliado de documentos con todos los medios posibles (papeles secantes, papel

de cocina/higinico blanco y sin detalles de color) este procedimiento suele realizarsede forma contnua y repetitiva mientras sea necesario, interfoliando documentos ycambiando los interfolios al terminar una tanda, ya que stos ya estarn hmedos.

- Se prepara un espacio donde la documentacin afectada, una vez seca, puedaestabilizarse, limpiarse y acondicionarse en caso necesario. Esto puede implicar elprensado de documentos para su aplanado

3. Requisitos y alcances de un plan de emergencias para inundaciones.

- La existencia de un protocolo de reaccin inmediata que implique que el personalque se encuentre de guardia a cargo de la institucin al momento del suceso sepaa quin acudir y dnde encontrarlo de forma inmediata en orden de jerarqua.

- Los nmeros telefnicos (y correos electrnicos segn proceda) personales de laspersonas necesarias: responsables que autoricen ciertas acciones, personas quecustodien accesos y sus llaves y otros datos necesarios.

- Los planos del edificio y las funciones de cada espacio, que permita una toma dedecisiones adecuada sobre qu funciones asignar a cada espacio del mismo segnsus caractersticas.

- Las caractersticas climticas propias de la zona en ese momento del ao, parapoder tener una idea lo ms fiel posible de los valores de temperatura y humedad, laincidencia y duracin de la luz de sol directa, la previsin de lluvias, tormentas,vientos, etc.

- El acceso a recursos materiales y econmicos: Establecer quin y cmo daracceso se encargar del prstamo compra de, por ejemplo:

- Uno varios freezers donde congelar la documentacin que los responsablesde la actuacin y los expertos externos recomienden (para su tratamientoposterior cuando se disponga del tiempo y materiales necesarios),

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- Numerosos ventiladores para acelerar labores de secado y de prevencin deataques por hongos.- Cuerdas para el colgado de documentos, con sujecciones adecuadas.- Bobinas de friselina decatizada (o a decatizar de manera inmediata) paraenvolver grupos de documentos, forrar estanteras y superficies diversas realizar camillas de transporte).- Sistemas de pesos/pisapapeles que eviten que se desplazen los documentos

pero no dificulten su secado.- Contenedor/volquete donde descartar los embalajes daados (previadocumentacin del contenido).- Estanteras para secado y guarda temporal de la documentacin.- Soportes de material no absorvente pero inerte y moldeable (ej, tener datosde proveedores de espuma de polietileno) que puedan servir de sostn paradocumentos y libros para evitar su deformacin y dao durante el secado.

- Un programa preestablecido con funciones asignadas a cada miembro del personalque permita el mximo aprovechamiento de los recursos humanos y organizativos.

- En los casos de planes de evacuacin de emergencia, se suelen realizar simulacrosde forma bianual que permiten la evaluacin de la comprensin del plan. En el casode un plan de emergencias por dao por agua, deber contemplarse con unafrecuencia al menos igual la evaluacin del mismo y el repaso de las acciones atomar en caso de desastre.

4. Conclusin.

Debido a que todo plan ante desastres es una sumatoria de la cantidad de recursos

(espacio, personal, fondos y materiales disponibles) disponibles, ste debe realizarse a medida dela institucin, contabilizando y utilizando todos los elementos a disposicin. Su establecimiento esla piedra fundamental de cualquier labor de conservacin, ya que un desastre puede significar laprdida absoluta de los bienes que se custodian y la ausencia de uno compromete el sentidomismo de toda labor realizada.

Para la redaccin del mismo es menester contar con el asesoramiento externo de losespecialistas con ms experiencia posible en este tipo de desastres, y mediante el trabajo de losconservadores y personal de logstica llegar al planeamiento que aproveche de la mejor formaposible los recursos de los que se dispondr en caso de desastre.

Por estos motivos recomiendo que se comience la planificacin del mismo de formainmediata, contando con la participacin de todos los miembros del personal para que stosbrinden toda la informacin y asesoramiento posible, habida cuenta que su confeccin requerir decierto tiempo y que implicar en muchos casos evidenciar falencias a solventar y la incorporacinde nuevos elementos cuyo costo se deber asumir.

Mauro Mazzinienero 2013