Portafolio de Costo Ideal, Potencial y Real

INTRODUCCIÓN

• La razón de existir de una empresa es generar ingresos que se traduzcan en ganancias, en retorno de la inversión de los accionistas. Esta cifra de ganancia se calcula, restando de los ingresos los gastos, cantidad que se refleja en el estado de ganancias y pérdidas.

• Para incrementar las ganancias, y la capitalización de los accionistas se deben generar ingresos, además de controlar los gastos. Esto se logra trabajando en base a presupuesto, costo potencial y real para así poder evaluar y controlar la operación y obtener los resultados deseados.

• Por eso en el presente trabajo se expone mediante su desarrollo lo que significan el costo presupuestado, ideal u objetivo; el costo potencial y el costo real; además de como se calcula. Conociendo que esta información será de suma utilidad para evaluar el rendimiento de la gestión dentro de la operación de un hotel en el área de Alimentos y Bebidas.

• Viendo la importancia del control de costos de Alimentos y Bebidas es una función a través de la cual se pretende evaluar y medir los resultados de la operación para determinar las variaciones y desviaciones ocurridas en el uso de los insumos en relación a lo establecido en los estándares de una empresa que presta servicios de alimentación y bebidas.

GENERALIDADES

• Primero es necesario aclarar que los términos costo y gasto se utilizan indistintamente por tener EN OCASIONES el mismo significado.

• El costo Ideal, presupuestado u objetivo se refiere a la cantidad ideal que la empresa quiere gastar, lo que ha presupuestado para un determinado periodo. Siendo el presupuesto es una previsión de resultados que se espera alcanzar expresados en términos financieros o monetarios.

• El costo potencial es el cálculo de lo que debería ser un costo, suponiendo que se sigan todos los procedimientos de control de costos.

• El costo real es lo que se gasta en realidad. Lo optimo es que sean igual a los costos proyectados sin perjudicar la calidad ni la cantidad de los alimentos y bebidas servidos.

OBJETIVO IDEAL DE COSTO• Encontrar este porcentaje debe ser una cuestión de equilibrio. Debe ser determinado de una

forma razonable que la empresa fija dentro de su presupuesto como beneficio (utilidad); es la proporción que los propietarios o accionistas quieren alcanzar evaluando en cuánto hace falta para mantenerse en el negocio y el retorno de la inversión.

• Este porcentaje es una herramienta que se utilizará para controlar y evaluar las operaciones. Por lo que es importante que sea razonable ya que si no lo es creará frustración incesante para la dirección y el personal.

• En el cuadro siguiente corresponde a un restaurante ficticio, se muestran las ventas, los costos, la mano de obra del año anterior, que arroja una ganancia o beneficio de un quince por ciento (15%) con costos de un veintinueve por ciento (29%) sobre la comida.

• Con esta información se puede entender que para poder determinar el costo ideal, presupuestado u objetivo es necesario tomar en cuenta el comportamiento real, retrospectivo e histórico del año o años anteriores.

• Así evaluar que ha pasado año contra año, cuál ha sido el crecimiento histórico, cuál es el crecimiento de la industria y con toda esta base poder tomar la decisiones objetivas y reales para pronosticar como serán las ventas y los costos.

• Lo que servirá como base para elaborar el presupuesto y todas las estrategias y controles de la empresa para un periodo determinado. Es importante que sea lo más objetivo posible pues de lo contrario traerá desmotivación y frustración para la dirección y los colaboradores.

OBJETIVO IDEAL DE COSTO (2)

• El administrador del restaurante ficticio, después de un análisis de las cifras arriba dadas prevé mayor volumen de negocios el año que viene porque está ubicado al lado del nuevo centro de convenciones. Su objetivo es diecisiete por ciento (17%) y ha considerado que cumplirá el objetivo incrementando ventas y además reduciendo costos de comida en un dos por ciento (2%).

• O sea que para lograr tener este incremento en la utilidad, hay que considerar que el costo de comida y bebidas debe ser de veinticuatro por ciento (24%), cifra que aparece cuando del total de ventas restamos la mano de obra, gastos y utilidad esperada lo cual no da el costo de comidas y bebidas, EL COSTO IDEAL.

• Se considera la cifra total de ventas como el cien por ciento (100%), a esta se le resta los gastos en que se incurra en el periodo evaluado, incluyendo la mano de la cifra resultante se divide en dos áreas: los costos de la comida y los beneficios. Se le resta el porcentaje del beneficio esperado y el resultado será el costo de comida.

OBJETIVO IDEAL DE COSTO (3)• Para saber si estas cifras son o no realistas hay que saber que depende del

establecimiento y de las medidas de control de costos. Para planear las medidas el administrador debe tomar en cuenta áreas que pueden traer problemas:

• · Los precios del menú demasiado altos o demasiados bajos.• · Puede ser que esté gastando demasiado dinero en comprar mercancías

• · Los chefs pueden estar preparando la receta inexacta• · Pueden estar perdiendo dinero con productos que rindan poco después de

preparados en la cocina, o• · Sus competidores pueden tener precios o tamaños de ración más atractivos.• Los porcentajes de los costos objetivos, presupuestados o ideales que se utilicen

dependen de cada empresa que debe sopesar entre garantizarles a sus clientes una relación calidad/precio que justifique su regreso y a la vez asegurarse una suficiente utilidad.

• Debe considerar y estudiar la posibilidad que el establecimiento consiga más clientes si bajan los precios y así incremente el beneficio.

• El porcentaje de beneficio para calcular el costo ideal varía de una empresa a la otra, existen algunos estándares solo que aun así debe ser evaluado y analizado profundamente.

EL COSTO POTENCIAL• Esta cifra representa lo que debe ser el costo de la comida siempre que se acaten

los procedimientos de control de costos, es decir el estándar con el que se debe comparar la eficacia de los costos del establecimiento. Se utiliza el costo individual de cada ingrediente utilizado para confeccionar las recetas del menú, esta información debe existir en la base de datos.

• El costo potencial no considera posibles desperdicios, artículos que se estropean, errores de cocina; es el costo del elemento del menú sin que nada se queme, malgaste, estropee o desperdicie de forma alguna.

• Antes de proceder con la venta de un producto o servicio determinado, es necesario precisar los costos de los productos y servicios a vender así determinar el precio de venta que permita cubrir los gastos en los que se haya incurrido y además tener un beneficio.

• Es necesario actualizar los cálculos del costo potencial cada vez que se compra algo nuevo, se cambian los costos del producto o se crea un nuevo menú, hacer esto es de suma importancia pues afecta los resultados.

• Es necesario preparar algunos datos para el proceso de cálculo de costo potencial. El uso de un programa informático pudiera simplificar la tarea, aun así puede hacerse manual.

EL CÁLCULO DEL COSTO POTENCIAL:

Por ejemplo si se hace unas conchitas a la parmesana para seis (6) personas:

1. Hacer una lista de los ingredientes y de las unidades. El chef hará una lista de los ingredientes que requiera.

2. Escribir la receta para las raciones especificadas (6 personas).

3. Anotar la receta

En una empresa grande este tipo de funciones las suele realizar el chef y el controlador de gastos. Sin embargo, en los establecimientos más pequeños el chef puede ser responsable de todas las etapas.

En el siguiente cuadro se ofrece ejemplo de hoja de cálculo de preparación previa de receta, listando los ingredientes. La hoja se utiliza para definir y registrar la los elementos del menú. Hay que recordar el sistema de numeración del inventario, se utiliza en esta hoja el mismo formato. El chef necesitará una hoja para cada receta.

PASOS 1 y 2. Hacer una lista de los ingredientes y de las unidades. El chef hará una lista de los ingredientes que requiera. Escribir la receta para las raciones especificadas (6 personas).

EL CÁLCULO DEL COSTO POTENCIAL (2)

Código Ingredientes Unidad Cant. x

Porción

3976 Conchas limpias Unidad 6

5874 Queso parmesano Gramos 50

5715 Mantequilla Gramos 20

6974 Perejil (atado 150 grs.) Gramos 10

5896 Pimienta entera Gramos 10

0069 Limones (32 uni x kg) Unidad 1

0052 Sal Gramos 5

Receta de preparación de la tanda. La tarea a continuación es determinar el costo para seis (6) personas de Conchitas a la parmesana. Las recetas de tanda se hacen en grandes cantidades. Como se está haciendo más de una ración, es posible que sobre producto tenga que ser inventariado. Esa es una de las razones por las que las recetas de preparación de tandas llevan número de inventario, porque esos artículos de inventario se usarán como ingredientes en las recetas de elementos del menú.Cada campo de información representa una función importante en el proceso. Cuando se rellenan estas hojas de trabajo es necesario reunir toda la información antes de introducirla en el computador o de rellenar manualmente.

EL COSTO REAL DE ALIMENTOS• El costo real de los alimentos es lo que en se gasta en verdad, esta cifra es

la que se verá reflejada en el estado de resultados (de pérdidas y ganancias). El costo real de la comida es el más controlable y flexible. Lo componen las siguientes áreas:

• Costo de comida que se vende a clientes (esa cantidad es igual al costo potencial)

• Costo de la comida que se pierde por malas prácticas de compra (artículos mal encargados, pedidos incorrectos a causa de la calidad u otra especificación de compra)

• Costo de la comida que se pierde en la recepción y el almacenaje (artículos que se estropean, que se roban, envíos en los que faltan cosas y procedimientos inadecuados de recepción del material.

• Costo de la comida que se pierde en la producción: pruebas de rendimientos inexactos, recetas inexactas, raciones muy grandes, despilfarro por exceso de producción

• Costo de la comida que se pierde en la parte delantera de la casa: pedidos incorrectos; que se derraman o rechazan.

• Hay muchas formas de modificar el porcentaje de costos reales. Primero hay que llegar al costo de los artículos utilizados con los siguientes pasos:

Inventario Inicial

+ Compras

- Salidas (requisiciones al almacén)

+/- Transferencias y entregas

Total de Inventario antes de inventario final

$XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

- Inventario final

= $ Costo de los artículos consumidos

EL COSTO REAL DE ALIMENTOS (2)

EL COSTO REAL DE ALIMENTOS (3)

Inventario Inicial 1,000.00

Mas o menos compras netas (acumulados, reembolsos, etc)

600.00

Mas o menos transferencias y entregas de artículos

100.00

Total de Inventario antes de inventario final

1,700.00

Menos inventario final 950.00

Costo de los artículos utilizados o consumidos

750.00

Suponiendo que por ejemplo el inventario inicial es de USD1, 000. Se han comprado UAS600.00 de mercancías y se han transferido USD100.00 entre departamentos. El inventario final antes de inventario es de USD1, 500 o 1.700 dependiendo de si las transferencias se gastaron o no. Los costos reales de la comida se calculan como se muestra en el cuadro siguiente:

Inventario Inicial

+ Compras

- Salidas (requisiciones al almacén)

+/- Transferencias y entregas

Total de Inventario antes de inventario final

$ xxxxxxxxxxxx,xx

- Inventario final

= Costo de los artículos consumidos

Inventario Inicial 1.000

+ Compras 600

- Salidas (requisiciones al almacén) 0

+/- Transferencias y entregas 100

Total de Inventario antes de inventario final 1700

- Inventario final 950

= Costo de los artículos consumidos 750

El segundo paso es calcular las ventas de alimentos. Si los registros muestran USD2, 500.00 en ventas de alimentos, se calcula el costo real de los artículos así: costo de los artículosCosto real de Alimentos= ventas

750 = 2.500

= 30%

Por qué el costo real difiere del costo potencial?

• Supongamos como ejemplo que la cifra de ventas de USD2.500 es igual a haber vendido 100 kilos de chuletas de primera a USD25. por kilo equivalente a (2.500/100). Pero en realidad se consumieron 120 kilos. Si se han comprado las chuletas a USD6.00 por kilo, se han gastado USD120.00 equivalente a decir ($6x20 kilos de excedentes) más de lo necesario y se han perdido ventas potenciales por valor de USD500. equivalentes a decir ($25x20). Si no se controla este tipo de pérdida el problema aumenta. Cualquiera de las formas de pérdida citadas, podría afectar de manera espectacular las pérdidas.

• El costo de los alimentos vendidos a los clientes es igual al costo potencial. Todo lo que se gaste por encima de esta cantidad son pérdidas. Según un estudio, todos los años el veintiséis por ciento (26%) de los restaurantes sufren embargos debido a la falta de planificación y control. El costo potencial proporciona una referencia para medir el éxito. Después se puede analizar por qué están fuera de control los gastos y ajustarlos.