Pr-20-07 Diligenciamiento y Reporte Del Movimiento de Medicamentos de Control Especial v1

Nombre del Documento: DILIGENCIAMIENTO Y REPORTE DEL MOVIMIENTO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL Responsable: SUBGERENTE COMERCIAL Y TÉCNICO

Codigo: PR-20-07 Versión: 1 Fecha: 30/03/2012 Página: 1 de 11

CUADRO DE APROBACIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

Diana M. López Vásquez Acta 046 Acta 046 Directora de Calidad Comité de Gerencia Comité de Gerencia

REGISTRO DE MODIFICACIONES

Versión N° Descripción

0 Elaboración del documento.

1

Modificación de numeral 4.2 adicionando nuevos encisos 8 y 9 por aclaración de reporte de devoluciones, averías y vencimientos y por adición de la revisión de informes corroborando físico y libro con la información del sistema. Creación de numeral 4.3 “Envío del informe” y del numeral 4.4 “Generación y envío de informe de oficina principal”.



TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ..................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ............................................................................................................. 3

3.1 FRANJA VIOLETA ......................................................................................................... 3

3.2 MEDICAMENTO SOMETIDO A FISCALIZACIÓN DE USO HUMANO O VETERINARIO ............... 3

3.3 MONOPOLIO DEL ESTADO ............................................................................................ 3

3.4 PRINCIPIO ACTIVO ...................................................................................................... 3

3.5 RECETARIO OFICIAL .................................................................................................... 3

3.6 SERVICIO FARMACÉUTICO ........................................................................................... 3

3.7 SUSTANCIA PSICOTRÓPICA.......................................................................................... 3

4. DESCRIPCIÓN .............................................................................................................. 4

4.1 CONDICIONES GENERALES .......................................................................................... 4

4.2 GENERACIÓN DE INFORME........................................................................................... 7

4.3 ENVIO DEL INFORME ................................................................................................... 8

4.4 GENERACIÓN Y ENVIO DE INFORME DE OFICINA PRINCIPAL ............................................ 9

5. DOCUMENTOS REFERENCIADOS ................................................................................... 11

5.1 FORMATOS ............................................................................................................... 11

5.2 OTROS .................................................................................................................... 11



1. OBJETIVO

Realizar el diligenciamiento y el reporte mensual del movimiento de los medicamentos de control especial, a cargo de los Servicios Farmacéuticos de COODESCOR, a la Dirección Técnica de COODESCOR.

2. ALCANCE

Éste procedimiento está dirigido al Director del Servicio Farmacéutico y los farmacéuticos encargados del manejo de los medicamentos de control especial, en las entidades donde COODESCOR tiene el servicio de suministro y dispensación.

3. DEFINICIONES

3.1 FRANJA VIOLETA

Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial.

3.2 MEDICAMENTO SOMETIDO A FISCALIZACIÓN DE USO HUMANO O VETERINARIO

Es el preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos de control especial, catalogados como tal en las convenciones de estupefacientes (1961), precursores (1988) y psicotrópicos (1971), o por el Gobierno Nacional, con o sin sustancias auxiliares presentado bajo forma farmacéutica definida, que se utiliza para la prevención, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades de los seres vivos.

3.3 MONOPOLIO DEL ESTADO

Derecho poseído de exclusividad por el Estado.

3.4 PRINCIPIO ACTIVO

Compuesto o mezcla de compuestos que tienen acción farmacológica.

3.5 RECETARIO OFICIAL

Documento oficial autorizado por la entidad competente, de carácter personal e intransferible que utilizan los prescriptores de salud para la formulación de los medicamentos de control especial y de Monopolio del Estado.

3.6 SERVICIO FARMACÉUTICO

Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionado con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.

3.7 SUSTANCIA PSICOTRÓPICA

Es la droga que actúa sobre el sistema nervioso central produciendo efectos neuro - psicofisiológicos.



4. DESCRIPCIÓN

4.1 CONDICIONES GENERALES

Se presentan el informe mensual del movimiento de los medicamentos de control especial al Departamento Técnico de COODESCOR, dentro de los primeros TRES (3) días hábiles de cada mes, conforme al Formato Nº 13 de la resolución 1478 de 20061, previa las siguientes consideraciones:

a. El reporte se hace en medio electrónico (correo electrónico).

b. El llenado o diligenciamiento del formulario Nº 13 se realiza en LETRA TIPO ARIAL, EN MAYÚSCULA FIJA TAMAÑO 8.

c. Los informes se presentan en una sola hoja de cálculo continua.

d. Se totalizan por medicamento, por orden alfabético de su nombre genérico, concentración del principio activo en forma ascendente (Ejemplo: 25mg, 50 mg y 100 mg), con su respectivo nombre comercial y forma farmacéutica.

e. Por ningún motivo se puede eliminar, agregar o mover columnas del Formato Nº 13.

f. Si no se tiene información a registrar dentro de alguna(s) columnas o campos, deberá siempre diligenciarse así: si es una cantidad numérica se escribe en cero (0) y si es un campo de texto se debe coloca N/A, que quiere decir No Aplica.

g. Si no hubo movimiento del medicamento, se debe enviar el informe reportado en ceros (0).

h. Los campos de ciudad, departamento y país, deben ser en mayúscula y con el nombre completo, no con siglas.

i. Las cantidades de medicamentos devueltos de los servicios hospitalarios al Servicio Farmacéutico se registran en la casilla correspondiente a INGRESO (CANTIDAD).

j. Las cantidades de medicamentos devueltos del Servicio Farmacéutico al proveedor se registran en la casilla correspondiente a SALIDAS (CANTIDAD).

Tomando como base el Formulario N° 13 de la resolución 1478 de 2006, se explica su llenado o diligenciamiento.

FORMATO Nº 13

1.1 1RESOLUCIÓN 1478 DE 2006: POR LA CUAL SE EXPIDEN NORMAS PARA EL CONTROL, SEGUIMIENTO Y VIGILANCIA DE LA IMPORTACIÓN, EXPORTACIÓN, PROCESAMIENTO, SÍNTESIS, FABRICACIÓN, DISTRIBUCIÓN, DISPENSACIÓN, COMPRA, VENTA, DESTRUCCIÓN Y USO DE SUSTANCIAS SOMETIDAS A FISCALIZACIÓN, MEDICAMENTOS O CUALQUIER OTRO PRODUCTO QUE LAS CONTENGAN Y SOBRE AQUELLAS QUE SON MONOPOLIO DEL ESTADO.



República de Colombia

U.A.E. Fondo Nacional de Estupefacientes

Libertad y Orden Ministerio de la Protección Social

INFORME MENSUAL DE DISTRIBUCION Y/O DISPENSACION DE MEDICAMENTO DE CONTROL ESPECIAL

Informe del mes de: JULIO Año 2011Año 2011

Nombre o Razón Social: E.S.E HOSPITAL SAN FRANCISCO Ciudad: CIÉNAGA DE ORO Dirección: ______________________________________ Calle 7 No. 23-61 Teléfonos: __________________(4) 7760127 Fax: (4) 7760127

Responsable del Informe: KEHY RAMÍREZ E-mail: [email protected] Total de Formulas Despachadas: 45

NOMBRE GENÉRICONOMBRE

COMERCIALCANTIDAD

Lab.Farmaceuticoo / Mayorista

CANTIDADNo.

Fórmulas

ALPRAZOLAM N/A 0,25 mg TABLETA 124 300 COODESCOR 0 0 424

CLONAZEPAM CLOXAQUIM 0,50 mg TABLETA 332 0 COODESCOR 120 1 212

DIAZEPAM N/A 10 mg/ml SLN INYECTABLE 45 50 COODESCOR 11 8 84

FENOBARBITAL N/A 100 mg TABLETA 8.859 0 FRE 2.475 28 6384

FENOBARBITAL N/A 20 mg ELIXIR 11 0 FRE 4 3 7

ANEXO No. 13

DE LOS ESTABLECIMIENTOS MINORISTAS E IPS

INGRESONUEVO SALDO

CONCENTRACIÓN

SALIDASM E D I C A M E N T OFORMA

FARMACÉUTICASALDO

ANTERIOR

REGENTE DE FARMACIA

13 4 5 67 891 0 2

1 1 1 41 2 1 3 1 5 1 61 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2

Informe del mes: Corresponde al mes donde se produjo el movimiento de los medicamentos, y es el mes inmediatamente anterior al reporte del informe. En éste formato se reporta el movimiento del mes de julio de los medicamentos, lo que quiere decir que el informe se envía al Departamento Técnico de COODESCOR en los primeros tres (3) días hábiles del mes de agosto.

Año: Es el año respectivo del mes del informe: 2011.

Nombre o Razón Social: Es el nombre del hospital, como persona jurídica: E.S.E HOSPITAL SAN FRANCISCO

Ciudad: Ubicación del hospital: CIÉNAGA DE ORO.

Dirección: Ubicación del hospital: CALLE 7 Nº 23-61.

Teléfonos y fax: Son los del hospital o los del Servicio Farmacéutico: (4) 7760127

Fax: (4) 7760127

Responsable del informe: Es el Director Técnico del Servicio Farmacéutico:

KEYTH RAMÍREZ REGENTE DE FARMACIA.

Email: Es el correo electrónico del hospital o del servicio farmacéutico:



[email protected]

Total de fórmulas despachadas: Corresponde al número total de fórmulas médicas (Recetario oficial), mediante las cuales se dispensaron los medicamentos de control especial, durante el mes que se reporta: 45

MEDICAMENTO: En esta columna se relacionan todos los medicamentos de control especial que maneja el hospital y que fueron previamente autorizados por el Fondo Rotatorio de Estupefacientes de la Secretaría de Salud del Departamento de Córdoba. Se relacionan con su nombre genérico y su nombre comercial.

NOMBRE GENÉRICO: También conocido como Denominación Común Internacional (DCI), y es el nombre recomendado por la Organización Mundial de la Salud, OMS para cada medicamento. La finalidad de la Denominación Común Internacional, DCI, es conseguir una buena identificación de cada fármaco en el ámbito internacional. Tomaremos como ejemplo el primer medicamento: ALPRAZOLAM

NOMBRE COMERCIAL: Nombre del medicamento, diferente al nombre genérico, que es propiedad legal del fabricante o productor, y que sirve para identificarlo y diferenciarlo de los medicamentos de los demás productores o competidores: N/A.

CONCENTRACIÓN: Es la cantidad de principio activo contenida en cada forma farmacéutica: 0,25 mg.

FORMA FARMACÉUTICA: Es la forma física de presentar un medicamento para facilitar su administración y dosificación (ejemplo: tabletas, cápsulas, jarabes, etc.): TABLETA

SALDO ANTERIOR: Es la cantidad de medicamento que quedo en el inventario físico el mes anterior al mes del movimiento que se está reportando en el informe: 124

INGRESO: En esta columna se relacionan las cantidades de cada uno de los medicamentos de control especial que ingresaron al Servicio Farmacéutico, durante el mes que se está reportando. Se establece en dos columnas, con su cantidad y el Laboratorio farmacéutico que produce el medicamento o el distribuidor mayorista. En cualquier caso, se anota es quien haya suministrado directamente el medicamento al Servicio Farmacéutico.

CANTIDAD (Del ingreso): Número de medicamentos de control especial que ingresaron: 300



Lab. Farmaceutico / Mayorista: Es uno de los dos, que sea el proveedor directo del medicamento para el Servicio Farmacéutico: COODESCOR.

SALIDAS: En esta columna se relacionan las cantidades de cada uno de los medicamentos de control especial que salieron del Servicio Farmacéutico, para cada uno de los pacientes, mediante la presentación de la fórmula médica (Recetario oficial), durante el mes que se está reportando. Se establece en dos columnas, con su cantidad y el número de fórmulas médicas dispensadas.

CANTIDAD (De salidas): Número de medicamentos de control especial que se dispensaron, para cada uno de los pacientes, mediante la presentación de la fórmula médica (Recetario oficial), durante el mes que se está reportando: 0

Nº de Fórmulas: Cantidad de fórmulas médicas (Recetario oficial) que fueron dispensadas: 0

NUEVO SALDO: Es la cantidad o número de medicamentos de control especial que quedan en el inventario físico, del movimiento del mes que se reporta:

124+300-0=424

Matemáticamente se calcula así:

SALDO ANTERIOR + CANTIDAD INGRESO – CANTIDAD SALIDAS = NUEVO

SALDO

4.2 GENERACIÓN DE INFORME

1) Previamente se alista el formato Nº 13, el cual ya tiene la relación de todos los medicamentos de control especial que maneja el hospital, escritos como se explicó en el punto 4.1. literal d.

2) Se revisa el informe del mes anterior y se toma el valor que figura como NUEVO SALDO. Éste valor corresponde al SALDO ANTERIOR en el nuevo informe que se va a reportar.

3) Éste valor de SALDO ANTERIOR, se registra en el Formato Nº 13.

4) Por cada uno de los medicamentos se totalizan todos los ingresos que se presentaron y dicho valor se registra en el Formato Nº 13 en la columna CANTIDAD (Del ingreso).



5) Se organizan, por cada medicamento de control especial, todas las fórmulas médicas (Recetario oficial) dispensadas.

6) Se totaliza, por cada medicamento, la cantidad dispensada y se registra en el Formato Nº 13, en la columna CANTIDAD (de salidas).

7) El NUEVO SALDO se calcula sumando EL SALDO ANTERIOR y los INGRESOS, y a éste resultado se le resta las SALIDAS.

8) En el caso de devoluciones a oficina principal, averías y vencimientos, se registra la cantidad en la Columna salida, y en la columna “N° fórmulas” se escribe la palabra “DEVOLUCIÓN”, “AVERIAS” o “VENCIMIENTO”. Este movimiento no se tendrá en cuenta en la sumatoria del total de fórmulas. En el caso de devolución a oficina principal se anexa la transferencia (TI) generada, en el caso de averías o vencimiento de medicamentos de control monopolio del estado el soporte es el anexo 7 “acta de destrucción de materia(s) prima(s) y/o medicamentos de control especial” de la resolución 1478 de 2006, o se anexará el oficio de devolución al proveedor en el caso de medicamentos de control especial franja violeta. En el caso de vencimiento o avería de insumos entregados a la ESE para el carro de paro, stock y ambulancia que estuvieran relacionados en el libro de Coodescor, se anexará como un documento, acta o certificado entregado por la ESE que sustente tal evento.

9) Se corrobora que los movimientos registrados correspondan a los movimientos y saldos registrados en el libro y en el sistema y que en físico se encuentren las unidades reportadas como saldo.

10) El formato Nº 13, debidamente y de manera completa diligenciado, se envía por correo electrónico al Departamento Técnico de COODESCOR, dentro de los primeros tres (3) días hábiles del mes.

4.3 ENVIO DEL INFORME

Después de la elaboración del informe en los servicios farmacéuticos se procede con las siguientes actividades:

No. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Envía el informe en medio

físico y por correo electrónico a la oficina principal notificando el envío al Director Técnico.

Administrador de Farmacia

Informe mensual de medicamentos de control especial

Correo electrónico o chat interno

Mensualmente, de acuerdo a la programación del mes

2. Recibe y revisa el informe de medicamentos de control especial y monopólio del estado, confirmando la recepción del informe tanto en físico como en medio magnético

Director Técnico (Oficina Principal)

Correo electrónico o chat interno Informe de medicamentos de control especial y

monopólio del estado

Mensualmente



No. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA al funcionario del servicio farmacéutico y cualquier inconsistencia presentada.

3. Revisa el informe de medicamentos de control especial y monopólio del estado

Subgerente Comercial y

Técnico

Mensualmente

4. Entrega informe de medicamentos de control especial y monopolio del estado a la Secretaria de Salud Departamental al Jefe Administrativo o Al Mensajero para su entrega a la Secretaria de salud


Informe de medicamentos de control especial y

monopólio del estado

Mensualmente dentro de los primeros 10 días calendario.

5. Realiza seguimiento a la entrega oportuna de los informes.

Director Técnico


6. Envía correo electrónico a la Secretaria de Salud Departamental, adjuntando los informes recibidos de todos los servicios farmacéuticos.

(Oficina Principal)

Correo electrónico


7. Envía copia del informe de medicamentos de control especial y monopolio del estado a la farmacia que incluya el sello de recibido e informa a los funcionarios del servicio farmacéutico.



Mensualmente

7. Confirma al Director Técnico la recepción de del informe de medicamentos de control especial y monopolio del estado



Mensualmente

8. Archiva el informe de medicamentos de control especial y monopolio del estado


Mensualmente

4.4 GENERACIÓN Y ENVIO DE INFORME DE OFICINA PRINCIPAL

No. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Solicita a Jefe de Bodega el Director Técnico Mensualmente



No. ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA libro de medicamentos de control y facturas por compra, solicita a Tesorería ventas e imprimes los TI.

(Oficina Principal)

2. Elabora el informe de medicamentos de control especial y monopólio del estado en el formato N° 12 de la resolución 1478 de 2006 confrontando con la información de movimiento del sistema.



monopolio del estado

Mensualmente

3. Revisa el informe de medicamentos de control especial y monopólio del estado

Subgerente Comercial y

Técnico

Mensualmente

4. Entrega informe de medicamentos de control especial y monopolio del estado a la Secretaria de Salud Departamental al Jefe Administrativo o Al Mensajero para su entrega a la Secretaria de salud



monopolio del estado


5. Realiza seguimiento a la entrega oportuna del informe.

Director Técnico


6. Envía correo electrónico a la Secretaria de Salud Departamental y al fondo Nacional de estupefacientes adjuntando el informe de la oficina principal.


Correo electrónico


7. Archiva el informe de medicamentos de control especial y monopolio del estado con el sello de recibido.


Mensualmente



5. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

5.1 FORMATOS

• Anexo 7 “acta de destrucción de materia(s) prima(s) y/o medicamentos de control especial” de la resolución 1478 de 2006

• Anexo Nº 12 “Informe mensual de distribución de medicamentos de control especial de laboratorios farmacéuticos y distribuidores mayoristas” de la resolución 1478 de 2006.

• Formato Nº 13 “Informe mensual de distribución y/o dispensación de medicamento de control especial” de la resolución 1478 de 2006.

5.2 OTROS

• Resolución 1478 de 2006

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