Practiques Ms Project

PRÀCTIOUES AMB MSPROJECT

1

PRÀCTICA 1. Els elements bàsics de l’MS Project

Obrir un fitxer de projecte Quan s'inicia el programa Project, teniu en pantalla un projecte en blanc, en la vista anomenada Diagrama de Gantt. Ara obrireu un fitxer ja creat per a començar a analitzar les prestacions del programa.

1. Premeu el botó Abrir de la barra d'eines estàndard (com ho faríeu amb el Word, Access, etc.). També ho podeu fer amb Archivo/Abrir.

Accediu al quadre de diàleg Abrir archivo.

2. Busqueu la unitat o carpeta on tingueu els fitxers de pràctiques d'aquest curs.

3. Assenyaleu Construcció i el recupereu fent clic Abrir. També ho podeu fer prement dues

vegades sobre el seu nom. A la pantalla tindreu el fitxer Construcció, en la vista diagrama de Gantt.

Emmagatzemar un fitxer de projecte La primera cosa que fareu és emmagatzemar el fitxer Construcció amb un altre nom a la mateixa unitat, per a no modificar les dades originals.

1. Seleccioneu Archivo/Guardar como. En pantalla, tindreu el quadre de diàleg Guardar archivo.

2. Busqueu la carpeta o unitat on guardareu el fitxer.

3. Com a nom del fitxer, escriviu Construcció1 4. Premeu Guardar archivo.

S'emmagatzema el fitxer Construcció1 en la carpeta seleccionada.


2

Les diferents vistes de la informació del projecte La informació continguda en un projecte es pot veure en diferents vistes, segons l’aspecte que us interessi remarcar en cada ocasió. Hi ha tres grans categories de vistes:

Vistes de fulls

Per a introduir molta informació.

Vistes de gràfics i de diagrames

Per a presentar informació visual; molts detalls no es presenten.

Vistes de formularis

Per a analitzar amb gran detall la informació d’una tasca o d’un recurs.

Les vistes es poden mostrar de forma individual, o bé combinant dues vistes diferents, com és el cas del projecte Construcció1 que ara veieu a la pantalla; està en la vista anomenada Diagrama de Gantt. A

l’esquerra hi ha una taula amb les tasques que componen el projecte, i a la dreta el clàssic diagrama de barres de Gantt, representant el transcurs temporal de les tasques.

Hi ha 26 vistes diferents de la informació d’un projecte; es poden seleccionar mitjançant qualsevol dels dos procediments següents:

Amb la barra de vistes, situada a l’esquerra de la pantalla; es mostren les icones de les vuit vistes més freqüents, i amb una icona addicional, es pot seleccionar la resta de vistes.

Amb Ver/Barra de vistas.

Icona Vista Descripció

Calendari Calendari mensual amb anotació de les tasques i les corresponents durades.

Diagrama de Gantt

Combina el llistat de tasques i informació associada amb el gràfic de Gantt. És la vista que s’utilitza per a introduir la informació sobre les tasques.

Diagrama PERT

Diagrama de flux, que es deriva de la informació introduïda en altres vistes.

Ús de tasques

Relaciona cada tasca amb els recursos assignats.


3

Gantt de seguiment

Semblant al diagrama de Gantt; s'utilitza quan el projecte ja està llançat (finalitzada la fase de programació), i cal comparar la programació realitzada (anomenada línia de base) amb l’estat actual de l’execució del projecte.

Gràfic de recursos

Relaciona gràficament cada recurs amb la informació associada: cost i treball realitzat.

Full de recursos

S’utilitza per introduir tota la informació necessària per programar els recursos.

Ús de recursos

Relaciona cada recurs amb les tasques on intervé. Permet analitzar càrregues de treball, costos, i establir perfils de treball de cada recurs.

Més vistes Obre un nou quadre de diàleg, amb la resta de vistes disponibles (fins a 26 en total).

L'ús de la barra de vistes Teniu el projecte Construcció1 a la pantalla. A l’esquerra de la pantalla, podeu veure la barra de vistes,

amb les icones indicades.

Mostrar i ocultar la barra de vistes

1. Feu clic a Ver/Barra de vistas. La barra de vistes queda oculta; la informació sobre el projecte ocupa la zona esquerra de la pantalla.

2. Feu clic a Ver/Barra de vistas.

Canvi de la vista utilitzada

1. Feu clic a la icona Calendario. 2. Premeu la icona Hoja de recursos

3. Seleccioneu altres vistes i examineu globalment la informació que conté, sense entrar en detalls.

4. Premeu la icona Diagrama de Gantt. La vista activada és la que apareix sempre per defecte, el diagrama de Gantt.

Desplaçaments en el diagrama de Gantt

1. Premeu la fletxa de l'extrem dret de la barra de desplaçament horitzontal. Cada vegada que la premeu, l'escala temporal es desplaça una unitat de l'escala temporal inferior (en aquest cas, un dia).

2. Premeu Edicion/Ir a; en el quadre de diàleg, escriviu 5 en la zona Identificador; premeu Aceptar. Us situeu en la tasca d'Identificador 5 (Posar formigó als fonaments); el diagrama de Gantt de la dreta també mostra la barra d'aquesta tasca.

3. Premeu F5; fareu la mateixa funció que Edicion/Ir a.

4. Premeu CONTROL+INICIO. La vista es desplaça al començament de la llista de tasques.


4

Ajust de l’escala temporal L’escala de temps, situada en la part superior del diagrama de Gantt, incorpora dues escales: l’escala principal a la part superior i l’escala secundària a sota. L’escala principal presenta unitats de temps grans (per exemple, setmanes), i l’escala secundària, unitats més petites (com poden ser els dies de la setmana, si aquesta és la divisió de l’escala principal). En el projecte que ara teniu en pantalla, a l'escala principal teniu trimestres i a la secundària, mesos. Per ajustar l'escala de temps, podeu utilitzar dos procediments:

Utilitzar els botons Acercar i Alejar de la barra d'eines estàndard. El botó Acercar dóna més detall en l'escala de temps; el botó Alejar canvia l'escala de temps a unitats més grans, i la visió que s'obté és més general.

Seleccionar Formato/Escala temporal i omplir adequadament el quadre de diàleg.

S'aconsegueix el mateix efecte fent clic dues vegades sobre la pròpia escala temporal del diagrama de Gantt.

1. En barra d'eines estàndard, feu clic al botó Acercar. L'escala temporal principal canvia a mesos i l'escala temporal secundària canvia a setmanes.

2. En barra d'eines estàndard, feu clic al botó Alejar. L'escala principal canvia a trimestres i la secundària a mesos.

3. Torneu a fer clic a Alejar. L'escala temporal principal canvia a anys i l'escala temporal secundària a mesos.

4. Feu clic a Acercar. L'escala principal canvia a trimestres i la secundària a mesos.

Sortir del programa MS Project

1. Seleccioneu Archivo/Salir. En pantalla, tindreu el quadre de diàleg de sortida del programa


5

PRÀCTICA 2. Les tasques del projecte

La creació d'un nou projecte El primer pas per a programar un projecte amb l’MS Project és crear un fitxer de projecte. Les primeres informacions que cal subministrar són la data d'inici o bé la data d'acabament del projecte. Heu de

seleccionar una de les dues dates, ja que l'altra la calcularà d'acord amb les tasques que es programin. Per tant:

Si doneu la data d'inici de projecte, l’MS Project calcularà la data d'acabament i programa cap a endavant en el temps. La data d'acabament és en funció de les tasques que s'han d'executar

i de la seva durada.

Si doneu la data d'acabament del projecte, l’MS Project calcularà la data d'inici que cal per acabar el projecte el dia donat i programa cap a endarrere en el temps.

Finalment, en cas de no donar ni data d'inici ni d'acabament, l’MS Project pren la data actual com a data d'inici, programant cap a endavant.

Per a donar la data d'inici o d'acabament utilitzeu Proyecto/Información del proyecto; en les fitxes de

diàleg d'aquesta opció també donareu més informació per a preparar la planificació del projecte.

Començament d'un nou projecte Esteu en el programa MS Project, on tenim, per defecte, un diagrama de Gantt buit, anomenat Proyect 1.

1- Seleccioneu Proyecto/Información del proyecto. Teniu davant el quadre de diàleg Información del Proyecto.

2- Desplegueu el sector Fecha de comienzo. A la pantalla us apareix un calendari per seleccionar la data d'inici.

3- Navegueu pel calendari fins que mostri el mes de setembre de 1999.

4- Seleccioneu el dia 2 en el calendari. El calendari es tanca i la data d'inici seleccionada apareix com a Fecha de comienzo.

5- Feu clic a Aceptar Es tanca el quadre de diàleg Información de proyecto.


6

Introducció de la informació de propietats del projecte En moltes sessions del curs utilitzareu un projecte fictici com a eina d'aprenentatge. L'escenari del projecte és el següent: L'empresa Transports Especials i Conflictius S.A. (TECSA) ha decidit canviar les seves oficines centrals a una zona més apropiada de la ciutat. El projecte que desenvolupareu té com a objectiu organitzar aquest trasllat de la forma més ordenada i eficient possible.

1. Feu clic a Archivo/Propiedades. Teniu davant el quadre de diàleg Información del Proyecto.

2. Seleccioneu la fitxa Resumen. 3. En el quadre Título, escriviu Projecte de trasllat de les oficines. 4. En el quadre Asunto, escriviu Canvi d'adreça de les oficines centrals. 5. En el quadre Autor, el vostre nom. 6. En el quadre Responsable, el vostre nom. 7. En el quadre Organización, el nom de l'empresa TECSA.

Emmagatzemar el projecte

1. Barra d'eines estàndard: feu clic a el botó Guardar (el mateix que podeu veure a la resta de

productes Microsoft). 2. Seleccioneu la carpeta o unitat on emmagatzemeu els fitxers de pràctiques del curs. 3. En el quadre Nombre de Archivo, escriviu Creació de la planificació.

4. Feu clic a Guardar. El fitxer de projecte s'ha guardat amb el nom Creació de planificació en la carpeta

seleccionada. El nom del projecte el podeu veure en la barra de títol de Project.

La introducció de tasques i durada de cada tasca


7

En la vista Diagrama de Gantt, les tasques s'introdueixen en la columna Nombre de tarea de la taula d'entrada. Aquesta operació es pot fer també en altres vistes que tinguin una columna amb Nombre de tarea.

Cada vegada que s'introdueix una tasca, el programa li assigna automàticament un número d'identificació en la columna de la dreta del nom. Si inseriu una tasca dins d'una llista de tasques, els identificadors es tornen a numerar automàticament, mantenint l'ordre correlatiu. A la vegada que introduïu cada tasca, també entrareu una durada (el temps necessari per acabar la

tasca). Les durades poden donar-se en diferents unitats de temps: minuts, hores, dies, setmanes, sempre com a període laboral (temps de treball real); és a dir, una setmana inclou normalment el període laboral i el no laboral; un dia inclou el temps de treball i el de descans; per defecte, un dia laboral són 8 hores de treball, i una setmana laboral són 5 dies de treball. Quan doneu una durada a una tasca, esteu pensant implícitament en uns recursos. Si considerem, per exemple, que la tasca "Desmuntar el rotor d'un motor elèctric" té una durada de 30 minuts, considereu

que el mecànic que ho fa té una qualificació professional adequada, i que disposa de les eines i equips necessaris. Un exemple clàssic potser més clar és la tasca "Pintar una paret". Si li assigneu una durada de 12 hores, esteu pensant ja en el nombre de pintors que hi treballaran i el relacioneu amb la superfície que s'ha de pintar i les dificultats que pot oferir. Per defecte, l’MS Project considera sempre una durada d’1 dia; aquest valor s'ha de modificar en totes les tasques que tinguin una durada diferent. Abreviatures considerades en l’MS Project per a les unitats de temps:

Descripció Abreviatura Presentació

Setmana S sem

Dia D dia

Hora H hora

Minut M min

Per a introduir la durada de cada tasca, podeu utilitzar els botons d'augmentar i reduir del quadre corresponent, o bé introduint directament el valor numèric seguit de la unitat abreviada.

Les fites Hi ha un tipus especial de tasca que té durada 0. Són les fites del projecte. Les fites no són pròpiament tasques, sinó la representació de l'acabament d'etapes o fases ben definides dins del projecte; la col·locació de la "primera pedra", la finalització dels fonaments d'un edifici, etc. Si es prefereix, es poden considerar les fites com a celebracions d'èxits parcials que us porten pas a pas cap a l'acabament del projecte. Una fita sempre té durada 0, i això indica precisament que és una fita. En el diagrama de Gantt, les fites apareixen amb una grafia especial, amb un marcador amb una espècie de rombe. Tots els projectes han de tenir com a mínim una fita, que és el succés acabament de projecte; pot haver-hi tantes fites intermèdies com es desitgin o calguin.

Les operacions d'introducció d'una tasca i la seva durada Introduireu una sèrie de tasques i les durades estimades. En pantalla, teniu el projecte creat anteriorment, Creació de la planificació en la vista Diagrama de Gantt.

1. Seleccioneu en el primer registre (o fila) en blanc de la columna Nombre de tarea.

2. Escriviu Contractar a l'arquitecte i premeu el tabulador.

3. La informació ja està introduïda i ara esteu a la columna següent Duración. Per defecte, apareix la

durada 1 d (1 dia). L'identificador de la tasca Contractar l'arquitecte és el número 1 (primera columna a l'esquerra). Accepteu la durada d'1 dia prement RETURN.

4. Introduïu les següents tasques i durades a sota de la tasca núm. 1, cadascuna en una línia diferent:

Finalitzar el disseny de les oficines. 2s

Remodelar els espais. 2s

Muntar la instal·lació elèctrica. 3s


8

Muntar les instal·lacions d'aigua. 3s

Pintar 4d

Contractar empresa de mudances. 1d

Desmuntar el mobiliari. 2d

Observeu l'efecte de les durades en el diagrama de Gantt que es construeix automàticament a la dreta de la taula d'entrada. També podeu veure que, per defecte, totes les tasques comencen al mateix temps; això és així perquè encara no heu informat al programa de les restriccions que s'han de considerar.

La introducció d'una fita Recordeu que una fita és una tasca virtual, amb durada 0; indica un esdeveniment especial, com pot ser una fase acabada d'un projecte. Ara afegireu una fita en el llistat de tasques que realitzem.

1. Us situeu en la columna Nombre de tarea, sota l’última fila amb informació. 2. Introduïu Mudança realitzada, i premeu el tabulador. 3. A Duración, introduïu 0 i premeu Return.

Amb durada 0, el programa interpreta que aquesta tasca és una fita. Observeu la representació gràfica d'una fita en el diagrama de Gantt, fàcilment diferenciable de les tasques estàndard.

Una tasca amb durada diferent de 0 també es pot declarar com a fita i ser representada així en el diagrama de Gantt. Situeu el cursor sobre el nom de la tasca, i seleccioneu el Proyecto/Información de la tarea; en el quadre de diàleg, seleccioneu la fitxa Avanzado, i verifiqueu la casella Marcar la tarea como hito.

3. Emmagatzemeu el fitxer sense línia de base.

La inserció de tasques en la llista Aquesta operació és habitual, ja que forma part de la dinàmica de planifiació. Sempre poden quedar tasques no identificades prèviament, o bé s'han de situar les tasques en un ordre diferent del previst inicialment.

1. Seleccioneu la tasca Muntar les instal·lacions d'aigua. La nova tasca que inserireu estarà per damunt d'aquesta que heu seleccionat.

2. Seleccioneu el menú Insertar/Nueva tarea. S'insereix una fila en blanc per damunt de la fila seleccionada.

3. Escriviu a la columna Nombre de tareaMuntar la instal·lació d'aire condicionat. 4. Premeu el Tabulador, i entreu una durada de 2 s en la columna Duración. 5. Seguint el procés anterior, inserireu la tasca Empaquetar els arxius, de durada 4 dies, abans de

Desmuntar el mobiliari. 6. Emmagatzemeu el projecte sense línia de base.


9

La reordenació de les tasques Podeu situar les tasques en un ordre diferent de l'actual utilitzant dos mètodes:

Amb les opcions Cortar, Copiar y Pegar comuns en tots els programes d'entorn Windows. Cal crear una fila en blanc en la posició de destinació de la tasca que es mourà de lloc.

1. Creeu una fila en blanc per damunt de la tasca Remodelar espais. Ja teniu espai per a situar una tasca fora de lloc.

2. Porteu el cursor a l'identificador de la tasca Contractar empresa de mudances (columna de

l'esquerra, en color gris). La fila sencera és seleccionada.

3. En la barra d'eines, premeu la icona Cortar.

4. Porteu el cursor a l'identificador de la fila nova creada.

5. Premeu la icona Pegar de la barra d'eines. La tasca sencera Contractar empresa de mudances (incloent la durada) s'ha situat per damunt de la tascaRemodelar espais. Les tasques han estat numerades de nou.

6. Suprimiu la fila en blanc que ha quedat (premeu Supr) o bé amb Edición/Eliminar.

Utilitzant la característica arrossegar i situar amb el ratolí. En aquest cas no caldrà haver creat

prèviament una fila en blanc.

1. Seleccioneu l'identificador de la tasca Muntar les instal·lacions d'aigua (columna de l'esquerra, en color gris). La fila sencera és seleccionada.

2. Mantenint el cursor sobre la columna Identificador, arrossegueu cap amunt fins a estar per sobre de la tasca anterior Muntar la instal·lació elèctrica, i apareix una barra gris horitzontal.

3. Deixeu el botó del ratolí. La tasca sencera Muntar les instal·lacions d'aigua (incloent la durada) s'ha situat per damunt de la tasca Muntar la instal·lació elèctrica. Les tasques han estat numerades de nou.

4. Emmagatzemeu el projecte sense línia de base

L'eliminació d'una tasca Ara eliminareu la tasca Contractar empresa de mudances.

1. Seleccioneu l'identificador de la tasca Contractar empresa de mudances. 2. Premeu el menú Edición/Eliminar tarea. 3. Emmagatzemeu el projecte sense línia de base

La introducció de tasques repetitives Pot haver-hi tasques dins d'un projecte que es succeeixen de forma periòdica. Poden ser, per exemple, una reunió setmanal de seguiment, una inspecció sistemàtica, l'elaboració d'un informe d'estat quinzenal, etc. Per no haver d’introduir moltes vegades la mateixa tasca, sempre amb la mateixa durada, es fa una única vegada, declarant-la com a tasca repetitiva. Els paràmetres d'una tasca repetitiva s'introdueixen en un quadre de diàleg adequat. Ara planificareu una inspecció regular, cada dimarts, durant les 15 setmanes següents.

1. Seleccioneu Nombre de tarea en la primera fila en blanc, per sota de la fita Mudança realitzada.

2. Seleccioneu el menú Insertar/Tarea repetitiva. Apareix un quadre de diàleg Información de tarea repetitiva.


10

3. Ompliu els paràmetres de la fitxa, d'acord amb el plantejament. Nombre de la tarea: Inspecció regular; Selecció de Esto sucede Semanalmente; dia de la inspecció: dimarts; data d'inici i número de repeticions; durada de la inspecció: la fixeu en 3 hores.

4. Premeu Aceptar. 5. Emmagatzemeu el projecte sense línia de base.

Què heu de fer quan la data de finalització del projecte és un factor clau? Una exposició té una data d'inauguració; aquell dia o abans ha d’acabar el projecte d'organització de l'exposició. Podeu trobar molts exemples d'aquest tipus, on interessa programar cap a endarrere: la data

bàsica no és la de començament, sinó la de finalització, i a partir d'aquesta data i de l'àmbit del projecte el programa calcula la data d'inici més tardana que es pot considerar. Esteu en el programa MS Project i obrireu un nou projecte.

1. Seleccioneu Archivo/Nuevo. Teniu un quadre de diàleg on us demana informació sobre el nou projecte que heu obert.

2. Seleccioneu l’opció Programar a partir de: Fecha de fin de proyecto.

3. Desplegueu el sector Fecha de fin A la pantalla us apareix un calendari per seleccionar la data d'acabament

4. Navegueu pel calendari fins que mostri el mes de desembre de 1999.

5. Premeu el dia 31 en el calendari. El calendari es tanca i la data d'acabament seleccionada apareix com a Fecha de fin.

6. Premeu Aceptar. Es tanca el quadre de diàleg Información de proyecto.

7. Sortiu del programa MS Project sense emmagatzemar l’última acció que heu realitzat: menú Archivo/Salir.


11

PRÀCTICA 3. Els esquemes

Introducció

Un projecte real pot tenir un àmbit molt gran, amb centenes de tasques. Si no les organitzeu en algun tipus de supertasques o elements globalitzadors pot ser molt difícil poder comprendre tot l'abast del projecte. L’MS Project té l'opció d'esquematitzar les tasques, agrupant-les en diferents capítols o grups, els quals poden ser presentats gràficament de forma adequada, numerats, etc.

Preparació del fitxer de pràctiques

Ara treballareu amb un llistat de tasques creat per a planificar un projecte. Una vegada esteu en el programa MS Project:

1. Feu clic a botó Abrir de la barra d'eines.

2. Seleccioneu la unitat o carpeta on teniu els fitxers de pràctiques del curs. 3. Seleccioneu el fitxer Esquema i l'obriu. 4. Seleccioneu el menú Archivo/Guardarcomo. 5. Escriviu el nom del fitxer, que ara serà Esquema1. 6. Premeu Guardar. 7. Seleccioneu Guardar sin línea de base i premeu Aceptar.

Eines per a la creació d'esquemes

El projecte Esquema1 només té un àmbit de 42 tasques; podeu observar que està simplificat; un projecte

real pot incloure centenes o milers de tasques. Per a poder controlar i abastar aquesta gran magnitud d'informació cal incloure alguns elements organitzadors que us agrupin les tasques en conjunts coherents.

Cada conjunt de tasques és encapçalat per una tasca-resum, que li dóna nom. Cada tasca-resum o nivell d'esquema ofereix un o més d'un subnivell amb diferents graus de detall.

Habitualment, cada projecte comença amb una tasca de resum de tot el projecte, que sol ser una petita descripció del projecte, i d'aquesta tasca de resum pengen la resta de tasques o grups de tasques.

Per a declarar els nivells d'esquematització de cada tasca, s'utilitzen alguns botons presents en la barra formato (activable, si no ho està per defecte, amb el menú Formato/Ver); aquesta barra d'eines només està present en tres vistes: Diagrama de Gantt, Hoja de tareas i Uso de Tareas.

Botó Nom Descripció

Anular sagnat Declara una tasca a un nivell superior a l'actual

Aplicar sagnat Converteix una tasca a un nivell inferior; hi ha una tasca de resum per damunt

Mostrar subtasques Mostra les subtasques incorporades per una tasca de resum

Amagar subtasques Totes les tasques incorporades en una tasca de resum queden amagades

Mostrar totes les subtasques. Mostra totes les subtasques del projecte


12

Les tasques de resum incorporen les durades totals de les tasques que incorporen, amb les dates de començament i final que calguin per incorporar les de totes les subtasques. També agrupa els costos totals, com veureu més endavant.

Creació de la tasca de resum del projecte

Com a primera tasca, inserireu un resum de tot el projecte. Teniu en pantalla la llista de tasques Esquema1, en la vista Diagrama de Gantt.

1. Seleccioneu la primera fila d'Esquema1, Redactar l'avantprojecte. 2. Seleccioneu el menú Insertar/Nueva Tarea. 3. Al camp Nombre de tarea escriviu Trasllat d'oficines centrals de TECSA i premeu Return.

4. Situats a la columna de l'esquerra del tot, seleccioneu amb el ratolí totes les tasques que hi ha per sota de la nova tasca que heu entrat.

5. En la barra d'eines Formato, premeu el botó Aplicar sangría. 6. Aneu a la primera fila de la llista, prement CONTROL + INICIO.

Creació d'una tasca de resum d'un conjunt de tasques

Les tasques llistades a Esquema1 poden agrupar-se en tres grans fases o etapes: planificació, execució de les obres i trasllat. Incloureu aquestes tasques-resum per a esquematitzar el projecte.

1. Seleccioneu l'actual segona fila d'Esquema1, Redactar l'avantprojecte. 2. Seleccioneu el menú Insertar/Nueva Tarea. 3. Al camp Nombre de tarea escriviu Planificació i premeu Return.

4. Situats a la columna de l'esquerra del tot, seleccioneu amb el ratolí les tasques que hi ha per sota de la nova tasca que heu entrat, fins a Aprovació dels dissenys d'interiors (que més que una tasca, és una fita).

5. En la barra d'eines Formato, feu clic a el botó Aplicar sangría.


13

6. Repetiu l'operació per a agrupar les tasques Execució de les obres (que inclou des de Preparació dels treballs fins a la fita Els espais estan a punt) i Trasllat (des de Preparació del trasllat fins a la tasca Finalització del procés de trasllat).

7. La fase Trasllat la dividireu també en dues parts: trasllat de les oficines i trasllat del servidor. El trasllat de les oficines abasta des de la tasca Preparació del trasllat fins a la fita Les oficines estan a punt per a ser ocupades; el trasllat del servidor, la resta de tasques de l'etapa trasllat. Seguint el procés anterior, creeu les dues tasques resum esmentades (Oficines i Servidor) i convertiu-les en tasques-resum de Trasllat. En el gràfic podeu veure el resultat final que ha de quedar.

Presentar i amagar la informació de l'esquema

Les funcions d'amagar o bé presentar diferents nivells de detall dels esquemes és molt útil per focalitzar el punt de vista que voleu tenir en cada moment sobre el procés. Per amagar o presentar diferents nivells d'esquema, podeu utilitzar els botons de la barra d'eines Formato

que s'han indicat

1. Seleccioneu la tasca Planificació. 2. Feu clic al botó Ocultar tareas en la barra d'eines Formato.

3. Premeu el botó Mostrar tareas en la barra d'eines Formato. 4. Premeu el símbol (-) al costat de la tasca resum Planificació. 5. Premeu el símbol (+) al costat de la tasca resum Planificació. 6. Premeu (-) en la tasca resum global Trasllat de les oficines centrals de TECSA


14

7. Feu clic al botó Mostrar todas la tareas en la barra d'eines Formato. 8. Emmagatzemeu el fitxer Esquema1 sense línia de base.

Presentació d'esquemes numerats

Les estructures de projectes en esquemes poden ser numerades sistemàticament.

1. Seleccioneu el menú Herramientas/Opciones. 2. Marqueu la casella de verificació Mostrar números de esquema.

Podeu notar també en aquesta fitxa que el símbol monetari es pot configurar, en la zona inferior esquerra. Si el teniu en $, ara és el moment de posar un símbol més adient.

3. Premeu Aceptar.


15

4. Guardeu el projecte sense línia de base.

Per anular la numeració de l'esquema només cal fer el procés invers, esborrant la verificació de la casella

PRÀCTICA 4. Les dependències entre les tasques

La vinculació de tasques

Fins ara, totes les tasques que s’han llistat en pràctiques anteriors no consideraven cap ordre d’execució. La programació del projecte ha d’incloure, lògicament, les dependències de les tasques entre sí per a poder determinar el començament i l’acabament de cadascuna d’elles. En aquesta unitat analitzareu les dependències temporals entre tasques, i com es poden introduir aquestes restriccions en els fitxers de projecte. El concepte bàsic que es considera en l’MS Project és la vinculació entre tasques.

Les diferents dependències entre tasques

Hi ha quatre tipus diferents de dependències entre tasques: Final a començament (FC), Final a final (FF), Començament a començament (CC) i Començament a final (CF).

Descripció Esquema Exemple

FC (Final a començament). La

finalització d’una tasca és requeriment necessari per a començar-ne una altra.

S’ha d’acabar de desmuntar els mobles abans de transportar-los.

FF (Final a final). No es pot acabar

una tasca si no ha finalitzat abans la precedent.

L'acabament del disseny del circuit i ha de precedir a l'acabament del programa de control.

CC(Començament a començament).

No es pot començar una tasca si no ha començat també la precedent.

L’execució de les instal·lacions d’electrificació i de telefonia i dades pot començar alhora si el sistema de canalitzacions és paral·lel.

CF(Començament a final). El

començament d’una tasca obliga al final d’una altra.

El dia que s'ha contractat per a desmuntar una bastida ha de coincidir o ser posterior amb l'acabament de les obres en la façana.


16

Tasca predecessora: sempre es defineix en termes relatius a una altra tasca. Una tasca

predecessora ha de començar o acabar abans que comenci una altra tasca, anomenada successora

Tasca successora: Depèn del començament o la finalització de la tasca que la precedeix.

L'establiment de vincles entre tasques

La vinculació entre tasques, per defecte, és FC; aquesta és la dependència més habitual. El programa

assigna per defecte aquest vincle quan es declara una dependència; quan heu acabat l’establiment de vincles entre tasques podreu identificar i valorar tasques que potser tinguin un altre tipus de dependència. Hi ha possibilitats de vincular una tasca a una única predecessora o successora, o bé a diverses predecessores i successores. Els vincles que s’estableixin poden ser trencats o modificats; es poden vincular tasques que no estan llistades de forma consecutiva, etc.


Recuperareu el fitxer del projecte i l'emmagatzemareu amb un altre nom amb tots els canvis que realitzareu en la pràctica. Una vegada esteu en el programa MS Project:

1. Premeu botó Abrir de la barra d'eines. 2. Seleccioneu la unitat o carpeta on teniu els fitxers de pràctiques del curs. 3. Seleccioneu el fitxer Dependències i l'obriu. 4. Premeu Archivo/Guardar como. 5. Escriviu el nom del fitxer, que ara serà Dependències1. 6. Premeu Guardar. 7. Seleccioneu Guardar sin línea de base i premeu Aceptar.

La vinculació de tasques consecutives

La primera operació que fareu és establir un vincle FC entre les diferents tasques successives que

configuren la fase Planificació del projecte de trasllat de les oficines de TECSA.

1. Amb el ratolí, assenyaleu els encapçalaments (columna de color gris a l'esquerra) de la tasca 2 fins a la 13 del projecte Dependències1.

2. Premeu el botó Vincular tareas a la barra d'eines Estàndard.

Observeu que el temps total assignat a la fase ha canviat (ara és la suma dels temps de cada tasca). Observeu també l'aspecte que ara té el diagrama de Gantt a la dreta de la taula; l'escala temporal s'ha preparat per a veure un període de temps prou llarg (Formato/Escala temporal).

A continuació vinculareu totes les tasques del projecte, amb lligams FC entre elles.

1. Situeu el cursor a l'encapçalament Nombre de tareas. 2. Premeu el botó Vincular tareas a la barra d'eines Estàndard.


17

Observeu l'aspecte actual del diagrama de Gantt. El que acabeu de fer és considerar que les diferents tasques s'han de realitzar cadascuna a continuació de l'anterior i que no pot haver-hi dues tasques realitzant-se alhora. El temps final d'execució de tot el projecte ara és considerablement alt, però la situació que heu establert no és gens realista, sinó tot al contrari.

La vinculació de tasques no consecutives

Ara vinculareu una tasca resum amb una subtasca d'un altre fase.

1. Seleccioneu la tasca #35 Desconnectar ordinadors i equips informàtics. 2. Prement CONTROL seleccioneu també la tasca #41 Servidor

Les dues tasques indicades estan seleccionades. 3. Premeu el botó Vincular tareas en la barra d'eines Estàndard.

Vinculació de tasques en el diagrama de Gantt

Un mètode alternatiu (i potser més ràpid) per a vincular tasques és fer-ho directament en el diagrama de Gantt. Situeu el cursor del ratolí en el centre de la barra de Gantt de la primera tasca que s'ha de vincular; el cursor canvia a una fletxa de quatre puntes; l'arrossegueu cap al centre de la barra de la segona tasca; el punter agafa forma de vincle i suggereix el tipus de vincle que s'establirà. Si tot és correcte, deixeu el botó del ratolí i s'estableix la dependència entre tasques.

La desvinculació de tasques


18

Ara veureu com podeu desvincular tasques. Suposarem, per exemple, que els dos conjunts que configuren l'etapa Trasllat (Oficines i Servidor) poden realitzar-se al mateix temps.

1. Tanqueu les tasques #32 Oficines i #41 Servidor prement (-) a la dreta de cada nom de tasca, o bé amb els botons Ocultar subtareas de la barra d'eines Formato.

2. Premeu CONTROL i seleccioneu les dues tasques Oficines i Servidor. 3. Premeu Desvincular tareas en la barra d'eines Estàndard.

4. Emmagatzemeu els fitxer sense línia de base.

Les modificacions de les dependències entre tasques

Fins ara, heu establert dependències de tipus FC (final a començament); podeu canviar el tipus de dependència prement dues vegades en la línia de vincle del diagrama de Gantt, i modificant els paràmetres de la dependència en el quadre de diàleg. En primer lloc, establireu entre dues tasques una dependència FF.

1. Premeu Edición/Ir a (o alternativament, premeu F5)i entreu la tasca #28 Inspecció final.

2. Premeu dues vegades sobre el vincle entre la tasca #28 i la #29 Neteja i posada a punt.

3. Premeu la fletxa cap avall del quadre Tipo. 4. Seleccioneu la dependència Fin a fin. 5. Premeu Aceptar.

Ara establireu una dependència CC (Començament a començament).


19

1. Premeu Edición/Ir a i entreu la tasca #18 Muntar la instal·lació elèctrica.

2. Premeu dues vegades sobre el vincle entre la tasca #18 i la #19 Muntar les instal·lacions de telefonia i dades.

3. Premeu la fletxa cap avall del quadre Tipo. 4. Seleccioneu la dependència Comienzo a comienzo. 5. Premeu Aceptar.

Les dues tasques #18 i #19 ara començaran al mateix temps; el diagrama de Gantt haurà canviat per a mostrar la nova dependència. Podeu observar que les dues tasques es realitzen ara al mateix temps. La tasca #20 està vinculada a la #19 i comença després del seu acabament; podeu notar que quan comença la tasca #20, la tasca #18 encara no ha acabat. Si això és un problema, haureu de vincular la tasca #18 amb la #20 amb un vincle FC.


El temps de posposició i el temps d'avançament

El temps d'avançament crea una superposició en una dependència entre tasques que pot reduir la

durada del projecte. Les dues tasques s'ensolapen durant el temps d'avançament, per exemple, en una dependència FC o en altres. Suposeu que la tasca successora es pot avançar dos dies. En aquests dos dies, s’executen al mateix temps la tasca predecessora, que s’està acabant, i la tasca successora, que està començant. La possibilitat de fer-ho depèn del tipus de tasca i del rigor real en la dependència que hi pugui haver entre la predecessora i la successora.

A l'inrevés, el temps de posposició crea un retard en la dependència entre les tasques que pot allargar

la durada del projecte. Si s’especifiquen dos dies de posposició en una dependència FC, la tasca successora no començarà just en acabar la tasca predecessora, sinó dos dies després. Per exemple, suposeu que no heu considerat un temps d'assecat de la pintura dins de la tasca pintar; no havent-ho fet, les tasques successores de pintar potser no poden començar justament quan els pintors recullin els seus estris.

Els temps de posposició i d'avançament s'especifiquen en el mateix camp, anomenat Posposició:

El temps d'avançament és un número negatiu en el camp Posposición.

El camp Posposición està en el quadre de diàleg Dependencia entre tareas, com ara veureu en els

exercicis.

Establiment dels temps de posposició i d'avançament

En primer lloc, establireu un temps d'avançament de la tasca #20 a la finalització de la tasca 19.

1. Premeu Edición/Ir a i entreu la tasca d'identificador 19 Muntar les instal·lacions de telefonia i dades.

2. Premeu dues vegades sobre el vincle entre la tasca #19 i la #20 Muntar la instal·lació d'aire condicionat.

3. En el quadre Posposición, indiqueu -2 (els números negatius són d'avançament) i accepteu.


20

Ara establireu 4 dies de posposició de la tasca 21 respecte la 20.

1. Premeu Edición/Ir a i entreu la tasca d'identificador 20.

2. Premeu dues vegades sobre el vincle entre la tasca #20 i la #21. 3. En el quadre posposición, indiqueu 4 (els números positius són de posposició) i acceptem.

4. Emmagatzemeu el fitxer sense línia de base

El camí crític

El camí crític identifica les tasques que són crítiques o determinants en la durada total del projecte; cap

d'aquestes tasques pot tenir retard si no es vol afectar a la durada total del projecte; no hi ha cap marge de demora. En canvi, les tasques que no són crítiques sí que tenen marges de demora; admeten un cert retard sense afectar la durada total del projecte.

El conjunt de tasques crítiques conforma el camí crític que va de la data de començament del projecte a la data esperada d’acabament. La identificació de les tasques constituents del camí crític permet considerar redistribucions de recursos, de forma que escurçant qualsevol tasca del camí crític escurceu la durada del projecte. Una adequada combinació de recursos o una redefinició de les dependències entre tasques pot ser un bon començament per analitzar les possibilitats d'escurçament que ofereix el projecte.

Per a mostrar el camí crític amb el diagrama de Gantt, s’utilitza l’Asistente para diagramas de Gantt;

mitjançant diferents quadres de diàleg, oferint una sèrie d’opcions de formatejar el diagrama de Gantt, es mostra el camí crític amb les barres de les tasques afectades en color vermell, i en color blau les barres de les tasques no crítiques.

La identificació del camí crític

1. Premeu el botó Asistente para diagramas de Gantt en la barra d'eines Estàndard. 2. Premeu Siguiente. 3. Seleccioneu Ruta crítica i premeu Siguiente. 4. Seleccioneu l'opció Recursos y fechas i premeu Siguiente. 5. Seleccioneu l'opció Sí i premeu Siguiente. 6. Premeu Dar formato. 7. Premeu Salir de Asistente.

El formulari de tasques

El formulari de tasques (Formulario de tareas) permet veure detalls sobre cada tasca individual: dates de

començament i d’acabament, tasques predecessores, tipus de dependència, etc. Es pot veure com una


21

vista individual o bé combinada, anomenada vista de Entrada de tarea. També permet introduir i

modificar la informació continguda, i programar les tasques d’una a una. El seu ús més habitual és per realitzar estudis detallats en alguns aspectes, com pot ser per reduir el camí crític.

1. En la vista diagrama de Gantt, premeu Edición/Ir a i valideu l'identificador de tasca 23. 2. Premeu el botó Información de la tarea, a la barra d'eines Estàndard.

En pantalla, apareix el quadre de diàleg sobre la tasca Pintar, amb les següents fitxes: General, Predecesoras, Recursos, Avanzado, Notas. A la fitxa Recursos, no hi ha cap informació

perquè en aquesta etapa de planificació de projecte encara no heu començat a planificar els recursos.

3. Modificareu el temps de la tasca. La durada la reduireu a 6 dies actuant sobre el corresponent quadre, validant la nova dada prement Aceptar.


També podeu actuar sobre tots els paràmetres de les tasques amb la vista Entrada de tareas.

1. En la vista diagrama de Gantt, premeu Edición/Ir a i valideu l'identificador de tasca 23. 2. En la barra de vistes, busqueu la icona Más vistas, la premeu, i en el quadre de diàleg que

s’obre seleccioneu la vista Entrada de tareas i la valideu. 3. Premeu Siguiente. 4. Per a tancar el Formulario de tareas, premeu dues vegades sobre la línia de divisió del

formulario de tareas amb el diagrama de Gantt superior.

5. Emmagatzemeu el fitxer sense línia de base. 6. Per a sortir de l’MS Project, si la sessió ha acabat, premeu Archivo/salir.


22

Pràctica 5. Els recursos del projecte

Els recursos

Els recursos són el conjunt de persones, espais i equips o màquines que són necessaris per realitzar tot el projecte o bé cadascuna de les tasques que el configuren. Cada recurs té un cost: lloguers, amortitzacions o sous; se'ns planteja el problema de realitzar una bona administració. Un altra qüestió que cal considerar és la disponibilitat dels recursos. Hi ha molts factors possibles: equips llogats o adquirits que no estaran disponibles fins a una data determinada, o bé que s'han de tornar abans d'una data; vacances o festes de les persones; baixes laborals, etc. L’MS Project ajuda a la planificació i administració de tots aquests factors.

L'assignació dels recursos a les tasques

El conjunt dels recursos disponibles per a executar el projecte, depèn de cada projecte. Hi ha limitacions de tot tipus: personal disponible; especialitats laborals de cada persona; disponibilitats horàries cada dia i/o de calendari de cada persona; equips i màquines, i finalment uns costos previstos que no es poden ultrapassar. Amb aquestes restriccions, heu de realitzar en primer lloc una llista de recursos i introduir els paràmetres de cada recurs. Amb l’MS Project es pot utilitzar per fer-ho:

- el quadre de diàleg Asignar recursos

- i la vista Hoja de recursos. Amb el quadre de diàleg Asignar recursos entreu noms de recursos i els assigneu a les diferents tasques on intervenen. En la Hoja de recursos podeu introduir també el nom de recursos i les tasques on intervé, però a més es poden introduir la resta de paràmetres que determinen cada recurs. Quan s'incorpora un recurs a un projecte administrat amb MS Project, les unitats de recurs s'indiquen en percentatge. Un 100% de recurs (en el camp Capac. máx.) , que és la quantitat per defecte, indica que només disposeu d'un d'aquests recursos en el projecte. Podeu disposar de més d'una unitat: 200% vol dir dues unitats; 250% són 2 unitats i mitja (per exemple, dos pintors a temps total i un pintor a temps parcial). A la vegada, quan s'assignin recursos a cada tasca, no s'han de desbordar els màxims disponibles de cada recurs en el projecte.

Preparació del fitxer de pràctiques Una vegada esteu en el programa MS Project:

1. Premeu botó Abrir de la barra d'eines. 2. Seleccioneu la unitat o carpeta on teniu els fitxers de pràctiques del curs. 3. Seleccioneu el fitxer Recursos i l'obriu. 4. Premeu Archivo/Guardar como. 5. Escriviu el nom del fitxer, que ara serà Recursos1. 6. Premeu Guardar. 7. Seleccioneu Guardar sin línea de base i premeu Aceptar.


23

Quan treballeu amb els recursos necessaris per al projecte, surt el concepte associat dels costos; l’MS Project, per defecte, agafa com a unitat monetària el $; per a canviar-la podeu activar Herramientas/Opciones/Vistas i escriviu un símbol monetari més adequat.

El quadre de diàleg Asignar recursos

1. Premeu el botó Asignar recursos en la barra d'eines Estàndard. 2. Introduïu els següents recursos, prement RETURN després de cadascun: Auxiliar

administratiu, Cap de manteniment; Arquitecte.

3. Premeu Cerrar. 4. Emmagatzemeu el fitxer sense línia de base.

El full de recursos Ara afegireu nous recursos utilitzant la Hoja de recursos.

1. Seleccioneu la vista Hoja de recursos a la Barra de vistas. 2. Situeu el cursor a la columna Nombre del recurso, a la primera fila en blanc existent. 3. Introduïu els següents recursos, prement RETURN després de cadascun: Ajudant del

cap de manteniment; Sala d'actes; Empresa d'enderrocs.



24

L'assignació de recursos a cada tasca

1. Seleccioneu la vista diagrama de Gantt en la barra de vistes. 2. Seleccioneu la tasca 3, Redactar l'avantprojecte. 3. Seleccioneu el botó Asignar recursos en la barra d'eines Estàndard. 4. En la columna Nombre, seleccioneu Cap de manteniment i premeu Asignar.

El recurs Cap de manteniment s'ha assignat a la tasca 3, Redactar l'avantprojecte. Podeu veure un senyal de verificació al costat del nom del recurs, i un valor del 100% en el camp Unidades.

1. Premeu Cerrar. 2. Seleccioneu la tasca 11, Contractar l'empresa de mudances. 3. Seleccioneu el botó Asignar recursos en la barra d'eines Estàndard. 4. En la columna Nombre, seleccioneu Cap de manteniment i premeu Asignar.

El recurs Cap de manteniment s'ha assignat a la tasca 3, Redactar l'avantprojecte. Podeu veure un senyal de verificació al costat del nom del recurs, i un valor del 100% en el camp Unidades.

5. Canvieu la unitat del 100% a 50%. El cap de manteniment s'ha assignat només en la meitat del seu temps laboral.

6. Premeu Cerrar. 7. Emmagatzemeu el fitxer sense línia de base.


25

L'assignació de diferents recursos a una tasca

Per a realitzar cada tasca caldrà quasi sempre més d'un recurs. Amb el quadre de diàleg Asignar recursos podeu assignar diferents recursos a cada tasca o bé assignar diferents tasques a un recurs.

1. Seleccioneu la tasca 7 Aprovació del projecte. 2. Obriu el quadre de diàleg Asignar recursos, seleccioneu Cap de manteniment i

premeu Asignar. El recurs Cap de manteniment s'ha assignat a la tasca 7, al 100% (tot el seu temps).

3. Seleccioneu Sala d'actes i premeu Asignar. El recurs Sala d'actes s'ha assignat a la tasca 7, al 100% del seu temps.

4. Premeu Cerrar.

L'assignació d'un recurs a diferents tasques

1. Seleccioneu la tasca 5, Seleccionar els nous espais. 2. Premeu CONTROL i seleccioneu les tasques 7 Aprovació del projecte i 9 Realització

dels dissenys d'interiors. 3. Obriu el quadre de diàleg Asignar recursos, seleccioneu Arquitecte i premeu Asignar.

El recurs Arquitecte s'ha assignat a les tasques 5,7 i 9 , al 100% (tot el seu temps). 4. Premeu Cerrar 5. Observeu el diagrama de Gantt, en les barres corresponents a les tasques on s'han

assignat recursos; estan anotats junt a les barres. Si cal, canvieu l'escala temporal del diagrama de Gantt (Formato/Escala temporal).



26

La introducció de paràmetres als recursos

Per a introduir paràmetres de cada recurs podeu utilitzar la Hoja de recursos o bé el quadre de diàleg Información del recurso.

1. Seleccioneu la vista Hoja de recursos a la Barra de vistas. Els recursos que s'han introduït amb el quadre de diàleg, apareixen llistats.

2. Seleccioneu el recurs Auxiliar administratiu . Entreu les següents dades: al camp Iniciales, per exemple, AA; al camp Grupo, personal d'oficina; al camp Capacidad máxima, 300% (això vol dir que disposeu de tres auxiliars administratius per a desenvolupar el projecte); al camp Código, per exemple, D. La major part dels paràmetres depenen de l'organització empresarial per la qual es realitza el projecte (codis, categories professionals, etc.); a efectes del càlcul del projecte, és important el camp Capacidad máxima, ja que us limita la disponibilitat dels recursos.

Ara introduireu les dates de disponibilitat d'un recurs per al projecte.

3. Premeu dues vegades en el recurs 4, Ajudant del cap de manteniment. 4. En la fitxa General, seleccioneu l'àrea Disponibilidad de recursos. 5. Indiqueu la disponibilitat del recurs utilitzant els calendaris que apareixen. L'ajudant del

cap de manteniment estarà disponible per al projecte entre l'1 d'octubre de 1999 i el 31 de desembre de 1999.

6. Premeu Aceptar. 7. Emmagatzemeu el fitxer sense línia de base.


27

Pràctica 6. Els costos dels recursos

Els costos dels recursos

En el programa MS Project es consideren dos tipus de costos:

Costos de recurs Costos fixos

A partir de la informació que s'introduirà, el programa calcularà:

El cost de cada tasca El cost de tot el projecte

Els costos fixos s'assignen quan una tasca té un cost associat; en lloc d'assignar costos als recursos que treballen en la tasca, s'assigna un cost fix a la pròpia tasca. Es considera que aquest cost és independent del temps que es destini a realitzar la tasca, a diferència dels costos per recurs, que sempre són funció d'una unitat temporal.

Preparació del fitxer de pràctiques Recuperareu el fitxer del projecte i el emmagatzemareu amb un altre nom amb tots els canvis que realitzareu en la pràctica.

1. Seleccioneu el fitxer Costos i l'obrim. 2. L'emmagatzemeu (Guardar sin línea de base) amb el nom Costos1.

El fitxer Costos1 conté la informació de projecte que s'ha preparat fins ara, i a més s'hi ha afegit: el llistat de recursos; l'assignació dels recursos necessaris per executar cada tasca; els paràmetres de cada recurs. Observeu els paràmetres que s'han introduït:

1. Activeu la vista Hoja de recursos. Activeu Ver/Tabla i seleccioneu Entrada. 2. Activeu la vista diagrama de Gantt; al camp Nombre de los recursos, estan els

recursos implicats en cadascuna de les tasques. 3. Ara repetiu les dues accions anteriors, però en Ver/Tabla seleccioneu l'opció costos.

En les taules que apareixen estan els paràmetres calculats a partir de les informacions introduïdes sobre cada recurs i la relació de cada tasca amb els recursos necessaris per a executar-la.


28

La introducció dels costos fixos en les tasques Introduireu un cost fix per a realitzar una tasca específica, en lloc d'una taxa per temps.

1. Activeu la vista Hoja de recursos. Activeu Ver/Tabla/Entrada. 2. El recurs Empresa d'enderrocs té assignada una taxa horària de 10000 pta/h. Anul·leu

aquesta assignació.

3. Activeu la vista diagrama de Gantt. 4. Activeu Ver/Tabla/Costo. 5. Busqueu la tasca Enderrocar envans i altres elements en l'espai actual, i li assigneu un

cost fix de 300000 pta. 6. En el camp Acumulación de costos fijos, seleccioneu l'opció Fin.

El cost d'aquesta tasca serà carregat al projecte quan s'acabi la tasca.

7. Seleccioneu Ver/Tabla/Entrada. 8. Emmagatzemeu el fitxer sense línia de base.


29

La introducció dels costos fixos en els recursos

1. Seleccioneu la vista Hoja de recursos. 2. En el recurs Auxiliar administratiu, busqueu el camp Tasa estándar i li modifiqueu el

sou a 2000000 pta/any. 3. Passeu la Tasa horas extra a 1300 Pts/hora.

Si un recurs treballa més hores de les estipulades, no se li calculen com a hores extra si no s'han especificat així.


Les taxes variables en els recursos

Les taxes variables aplicades a un recurs tenen en compte les dates i s'apliquen en els períodes especificats. Per exemple, podeu considerar un canvi de sou a partir de l'1 de gener; els canvis de cost de lloguers a partir d'una data determinada, etc., també es poden especificar com a taxes variables. Tots aquests canvis es poden indicar en valors absoluts o en percentatges d'augment o de reducció. Ara augmentareu el sou dels tècnics informàtics A del projecte, amb data d'1 d'Octubre de 1999

1. Seleccioneu la vista Hoja de recursos. 2. Seleccioneu el recurs Tècnic informàtic A. 3. Premeu el botó Información del recursos en la barra d'eines Estàndard.

S’obre el quadre de diàleg Información del recurso. 4. Seleccioneu la fitxa Costos.

S’obre la fitxa Costos, amb la informació recollida fins ara sobre aquest recurs. 5. Premeu en la primera columna de la primera fila en blanc de la taula de costos del

recurs. S’obre el calendari.

6. Seleccioneu la data 1 d'octubre de 1999. És la data d'activació del nou cost.

7. En el camp Tasa estándar, introduïm el nou sou de 3800000 pta/any. 8. En el camp Tasa de horas extra, introduïm 8%.

El cost de l'hora extra era de 1600 Pta i a partir de la data indicada, serà un 8% superior; el programa ja calcula el nou valor de 1728 pta/hora.


Aquest és el procediment que ofereix l’MS Project per a introduir costos que es modifiquen durant el procés d'execució del projecte. Si els canvis els haguéssiu introduït en el full de recursos, no s'hauria pogut considerar la data d'activació del nou cost, i per tant els càlculs de costos no serien correctes.


30

L'assignació de taules de taxes de cost Les taxes d'un recurs poden modificar-se en el temps; també és possible que la taxa d'un recurs determinat sigui diferent segons el treball que estigui realitzant. Per introduir aquestes variables en la informació de projecte, s'utilitzen les taules costos, incorporades en el quadre de diàleg Información del recurso. Al Tècnic informàtic B del projecte se li assignarà una segona taula de sous i hores extra.

1. Seleccioneu la vista Hoja de recursos. 2. Seleccioneu el recurs Tècnic informàtic B. 3. Premeu el botó Información del recursos en la barra d'eines Estàndard. 4. Seleccioneu la fitxa Costos. 5. En l'àrea de taules de cost, ara teniu seleccionada, per defecte, la taula A; premeu la

taula B. 6. En la taula B, li assigneu un sou anual de 4000000 pta/año i una taxa d'hora extra de

1900 PTA/hora.


Ara aplicareu aquesta taula creada a les activitats que realitzarà el Tècnic informàtic B.

1. Premeu la vista Uso de tareas en la barra de vistes. Mostra la vista indicada. Observeu l'estructura de la informació presentada.

2. Aneu a la tasca 42 Condicionar la sala del servidor i seleccioneu el recurs Tècnic informàtic B.

3. Premeu el botó Ir a la tarea seleccionada en la barra d'eines estàndard. Observeu que l'escala de temps de la dreta s'ha desplaçat fins a indicar el treball del recurs Tècnic informàtic B en la tasca 42.

4. Premeu el botó Información de la asignación en la barra d'eines estàndard. S’obre el quadre de diàleg Información de la asignación. La fitxa activa ha de ser General.

5. En la fitxa General del quadre de diàleg Información de la asignación, premeu la fletxa del quadre Tabla de costos i seleccioneu B.


31


Pràctica 7. Els calendaris laborals

Els calendaris de base Els diferents recursos que intervenen en un projecte tenen unes limitacions temporals que cal considerar. Les persones tenen un horari cada dia i unes hores de treball setmanal; també hi ha períodes de vacances i períodes de no disponibilitat laboral Per considerar totes aquestes limitacions temporals, l’MS Project utilitza els calendaris. Hi ha un calendari de base general i estàndard, que pot ser modificat tant com calgui, i calendaris individuals per a cada recurs; si un recurs no té un calendari laboral propi, se li aplica el calendari general. També hi ha variables que afecten al calendari general, com poden ser segons torns de treball, horari continu, horaris de cap de setmana.

Preparació del fitxer de pràctiques Recuperareu el fitxer del projecte i el emmagatzemareu amb un altre nom amb tots els canvis que realitzareu en la pràctica.

1. Seleccioneu el fitxer Calendari i l'obrim. 2. L'emmagatzemeu (Guardar sin línea de base) amb el nom Calendari1.

1. Seleccioneu Herramientas/Opciones i seleccioneu la fitxa Calendario.

2. Premeu Cancelar.


32

Els canvis en el calendari base Quasi sempre haureu d'incorporar canvis al calendari base. Qualsevol canvi realitzat al calendari base afecta a tots els recursos que no tinguin un calendari propi. Els canvis que es realitzin es poden veure amb un disseny gràfic diferent. El que primer fareu serà declarar com a no laborables els següents dies de l'últim trimestre de 1999: 12 d'octubre; 1 de novembre; 6 i 8 de desembre (el dia de Nadal; Sant Esteve i l'11 de setembre ja són no laborables).

1. Seleccioneu la vista Diagrama de Gantt. 2. Premeu Herramientas/Cambiar calendario laboral.

S’obre el quadre de diàleg Cambiar calendario laboral. Es mostra el calendari estàndard actual. 3. Situeu el calendari a Octubre de 1999. 4. Seleccioneu el dia 12. 5. Declareu-lo com a no laborable en el quadre corresponent.

La grafia del 12 d'octubre de 1999 queda amb format de dia festiu.

6. Repetiu l'operació per a la resta de dies no laborals de1999. 7. Premeu Aceptar.

Ara definireu el dia 31 de desembre com a laboral només de mig dia (jornada de matí); la tarda serà declarada festa.

8. Seleccioneu el dia 31 de desembre (dijous). 9. Esborreu l'horari de tarda d'aquest dia.

Observeu que el disseny gràfic del dia 31 de desembre ha canviat, indicant que aquest dia hi ha un horari diferent a l'estàndard.



33

Els canvis en el calendari d'un recurs El calendari de cada recurs, si no es declara res, és una còpia del calendari base establert per al projecte. Si un recurs ha de tenir modificacions de calendari, s'han de declarar: vacances personals, contractes temporals, etc. El tècnic de manteniment (recurs núm. 13) ha de realitzar unes tasques programades fora de la ciutat durant la setmana que comença el dia 13 de desembre de 1999. A efectes de projecte, aquesta setmana no estarà disponible.

1. En la barra de vistes, premeu el botó Hoja de recursos. 2. Seleccioneu el recurs 13, tècnic de manteniment. 3. Premeu el botó Información del recurso en la barra d'eines estàndard.

Es mostra el quadre de diàleg Información del recurso per al tècnic de manteniment; hi ha quatre fitxes: General, horario de trabajo, Costos, Notas.

4. Seleccioneu la fitxa Horario de trabajo. L'horari de treball del tècnic de manteniment és el que considera el calendari laboral. Ara el modificarem.

5. Seleccioneu les dates compreses entre el 13 de desembre de 1999 i el 17 de desembre de 1999.

6. Declareu aquestes dates com a no laborals. Observeu el disseny gràfic diferent per a les dates no laborals del tècnic de manteniment (a efectes de projecte).


Realització d'un calendari de base nou Preparareu un calendari de treball intensiu amb un únic torn de les 7 del matí fins a les 16 de la tarda. 1. Seleccioneu la vista Diagrama de Gantt.

2. Premeu Herramientas/Cambiar calendario laboral. S’obre el quadre de diàleg Cambiar calendario laboral. Es mostra el calendari estàndard actual.

3. Premeu Nuevo. S’obre un quadre de diàleg.

4. En el quadre Nombre, introduïm Intensiu. Aquest serà el nom del nou calendari que dissenyem.

5. Seleccioneu l'opció Hacer copia del calendario estándar i premeu Aceptar. De moment, el calendari Intensiu és idèntic a l'estàndard, incloent els dies de l'últim trimestre de 1999 que heu declarat festius. El quadre de diàleg mostra el calendari amb nom Intensiu.


34

6. Seleccioneu el nom dels dies de la setmana (en qualsevol mes) de dilluns a divendres. 7. Doneu l'horari indicat (de 7 a 16) en una única sessió. Esborreu l'horari de tarda del

calendari. Observeu que l'horari laboral de tots els dies ha canviat.


Assignació d'un calendari base diferent a un recurs determinat Els tècnics informàtics gaudiran de l'horari intensiu en lloc de l'horari partit de la resta de l'empresa.

1. En la barra de vistes, premeu el botó Hoja de recursos. 2. Seleccioneu el recurs 6, tècnic informàtic A. 3. Premeu el botó Información del recurso en la barra d'eines estàndard.

Es mostra el quadre de diàleg Información del recurso per al tècnic de manteniment. 4. Seleccioneu la fitxa Horario de trabajo.

L'horari de treball del tècnic de manteniment és el que considera el calendari laboral. Ara el modificarem. 5. Seleccioneu el calendari intensiu i premeu Aceptar.

El període laboral d'aquest recurs ja ha quedat modificat.


35

6. Repetiu l'operació per al tècnic informàtic B. 7. Emmagatzemeu el fitxer sense línia de base.


36

Pràctica 8. Programació de tasques i recursos

Els paràmetres que configuren la relació entre tasques i recursos

Hi ha tres paràmetres bàsics en els quals podeu actuar per a reprogramar els recursos: unitats, durada i treball.

Unitats: és el nombre de recursos d'un mateix tipus que intervenen en una tasca. Recordeu que, per defecte, l’MS Project mesura les unitats en percentatge. Un 100% d'un recurs indica que hi ha una única unitat dedicada a temps total a la tasca durant la seva durada; un 250% indica que hi ha dues unitats dedicades a la tasca a temps total, i una tercera unitat dedicada a temps parcial (un 50% del seu temps).

Durada: és el temps de durada de la tasca, mesurat en setmanes, dies o hores, i introduït en la fase de programació de les tasques.

Treball: El treball que realitza un recurs es mesura en hores, dies o setmanes; no s'ha de confondre el treball amb la durada d'una tasca (que també es mesura en unitats temporals). El treball es pot determinar mitjançant l'equació bàsica següent:

Treball = Durada * Unitats

La programació dels recursos

L’MS Project, permet programar o reprogramar els recursos, mitjançant dos mètodes bàsics:

Programació condicionada per l'esforç. És el mètode que utilitza l’MS Project per defecte. La durada d'una tasca es pot augmentar o reduir, segons s'afegeixin recursos o se'n retirin, però l'esforç per a completar la tasca es considera un valor constant. Cal dir que la programació condicionada per l'esforç s'aplica només als recursos que s'incorporen o que es retiren d'una tasca, considerant que l'esforç que s'ha de realitzar per a completar-la ja està considerat en la planificació prèvia i és constant.

Programació de durada fixa. Amb aquest mètode, la durada d'una tasca és constant, independentment dels recursos que tingui assignats. Per més recursos que afegim, la durada no s'escurça, però, en canvi, el treball realitzat augmenta.

Els tipus de tasques

Ms project permet definir diferents tipus de tasques, entre elles les més importants són :

Tasques de treball fix. En aquest cas, si canvieu les unitats, es canvia la durada; el treball sempre és fix.

Suposeu que s'han assignat 2 pintors per a pintar una oficina en 4 dies. El treball de la tasca és: Treball = 2 unitats * 4 dies = 8 dies (o 64 hores si ho preferiu així). Ara assigneu a la tasca 2 pintors més (4 en total). Com que el treball total és fix (8 dies), la durada serà: Durada = Treball/Unitats = 8/4 = 2 dies. Aquesta serà la nova durada de la tasca que calcularà el programa. Si, amb 4 pintors, ara ajusteu la durada a 4 dies, el programa ajustarà les unitats de recurs al 50%, de manera que cada pintor treballi només la meitat del temps laboral que duri la tasca.


37

Tasques de durada fixa. La durada conserva el valor indicat, i el programa calcula les unitats de recurs quan canvien les assignacions.

Suposeu que s'han assignat 2 pintors per a pintar una oficina en 4 dies. Si posteriorment s'assignen dos pintors més (4 en total) a la tasca, el programa estableix les unitats de cada pintor en 50%, ja que la durada de 4 dies no es modifica. Si canvieu la durada de la tasca, el programa torna a calcular el treball. En el cas de 2 pintors en 4 dies, el treball és de 2*4 = 8 dies; si canvieu la durada a 3 dies, el programa calcula de nou el treball que cal en la tasca: 2*3 = 6 dies, i qualsevol modificació de les unitats la considera ara a partir d'aquesta nova quantitat de treball.

Per a declarar una tasca d'un tipus determinat, podeu fer el següent:

1. Veure el fitxer en la vista Diagrama de Gantt (o qualsevol taula on hi hagi la llista de tasques).

2. Seleccionar la tasca que voleu declarar d'un tipus determinat. 3. Premeu el botó Información de la tarea; seleccionar la fitxa Avanzado i seleccionar

el tipus de tasca en el quadre Tipo de tarea.


Recuperareu el fitxer del projecte i l'emmagatzemareu amb un altre nom amb tots els canvis que realitzareu en la pràctica.

1. Seleccioneu el fitxer Programació i l'obriu. S’obre el fitxer de pràctiques Programació.

2. L'emmagatzemeu (Guardar sin línea de base) amb el nom Programació1.

Les reassignacions de recursos en tasques de treball fix

1. Busqueu la tasca #35 Desconnectar ordinadors i equips informàtics: premeu Edición/Ir a/35. La tasca indicada és seleccionada.

2. Premeu el menú Ver/Mas vistas/Entradas tarea/Aplicar. Teniu la vista que combina el Diagrama de Gantt a la parts superior amb la informació sobre les tasques a la part inferior; teniu informació sobre la tasca 35 seleccionada.

Observeu els paràmetres de la tasca: Recurs únic emprat: auxiliar administratiu; unitats: 100% (una única persona a temps total, 8 hores/dia); durada de la tasca: 2 dies; treball realitzat: 16 hores (2 dies * 8 hores/dia = 16 hores).

3. Tipo de tarea: seleccioneu el tipus Trabajo fijo.


38

4. Augmenteu les unitats d'auxiliar administratiu fins al 200% (ara hi ha 2 auxiliars administratius treballant en la tasca) i premeu Aceptar. Observeu que el treball total segueix sent de 16 hores (2 dies); la durada ara és d’1 dia, ja que Durada = Treball/Unitats = 2/2 = 1 dia

5. Reduïu les unitats d'auxiliar administratiu fins al 150% (ara hi ha un auxiliar administratiu treballant a temps total i un altre a mitja jornada en la tasca) i premeu Aceptar. El treball total segueix sent de 16 hores (2 dies); la durada de la tasca és d’ 1,33 dies, ja que Durada = Treball/Unitats = 2/1,5 = 1,33 dies.

6. Reduïu les unitats d'auxiliar administratiu fins al 100% (situació inicial); incorporeu el Tècnic de manteniment (recurs 13) a temps total (100%) a la tasca i premeu Aceptar. Observeu que el treball total segueix sent de 16 hores (2 dies); la durada ara és d’1 dia, ja que Durada = Treball/Unitats = 2/2 = 1 dia

7. Torneu a la situació inicial, amb un únic Auxiliar administratiu treballant (unitats al 100%), i elimineu el Tècnic de manteniment. El treball total segueix sent de 16 hores, i la durada ara torna a ser de dos dies.


Les reassignacions de recursos en tasques de durada fixa

1. Continueu en la vista Entrada tarea i amb la tasca 35 seleccionada, en la situació inicial (que és la de que heu deixat en la pràctica que ara heu acabat). Observeu els paràmetres de la tasca: Recurs únic emprat: auxiliar administratiu; unitats: 100% (una única persona a temps total, 8 hores/dia); durada de la tasca: 2 dies; treball realitzat: 16 hores (2 dies * 8 hores/dia = 16 hores).

2. Tipo de tarea: seleccioneu el tipus Duración fija. 3. Comproveu que la casella C. por el esfuerzo està verificada. 4. Augmenteu les unitats d'auxiliar administratiu fins al 200% (ara hi ha 2 auxiliars

administratius treballant en la tasca) i premeu Aceptar. Observeu que la durada segueix sent de 2 dies; el treball total ara és de 32 hores, ja que Treball=Unitats*Durada = 2*2 = 4 dies (32 hores laborals). Per tant, esteu utilitzant més treball que en la situació anterior per a realitzar la mateixa tasca, amb la mateixa durada de 2 dies.

5. Reduïu les unitats d'auxiliar administratiu fins al 150% (ara hi ha un auxiliar administratiu treballant a temps total i un altre a mitja jornada en la tasca) i premeu Aceptar. Observeu que la durada segueix sent de 2 dies; el treball total ara és de 24 hores, ja que Treball=Unitats*Durada = 2*1,5 = 3 dies (24 hores laborals).

6. Reduïu les unitats d'auxiliar administratiu fins al 100% (situació inicial); incorporeu el Tècnic de manteniment (recurs 13) a la tasca i premeu Aceptar. Observeu que la durada segueix sent de 2 dies; el treball total ara és de 16 hores (situació original), ja que el programa ha situat les unitats de cada recurs al 50% (tots dos fan mitja jornada, o bé cadascun fa un dia dels dos que dura la tasca).

El programa, quan pot, intenta que el treball total sigui el programat inicialment (16 hores en aquest cas). Això ho fa quan la casella C. por el esfuerzo (Condicionado por el esfuerzo) està verificada. Quan no ho està, el programa no fa cap intent per a conservar el treball programat inicialment.

7. Torneu a la situació inicial, amb un únic Auxiliar administratiu treballant (unitats al 100%), i elimineu el Tècnic de manteniment. El treball total segueix sent de 16 hores, i la durada ara torna a ser de dos dies; l'únic recurs és l'auxiliar administratiu.



39

Els perfils de treball Suposeu un recurs que treballa en una tasca durant un període. Si no hi ha cap indicació contrària, el programa determina que la distribució de treball és uniforme en tot el període, és a dir, que cada dia treballa el mateix nombre d'hores en la tasca. Aquesta distribució de treball s'anomena un perfil uniforme. Pot haver-hi altres perfils o formes de distribuir el treball d'un recurs durant la tasca; l'analista del projecte pot assignar diferents perfils predeterminats de cada recurs en cada tasca, i si cal pot crear nous perfils. Per utilitzar les funcions d'aplicació de perfils, i en general de distribuir les càrregues de treball, disposeu en MS Project de dues vistes bàsiques: Uso de tareas i Uso de recursos.

Uso de tareas: mostra cada tasca amb els recursos assignats agrupats a sota. Uso de recursos: mostra cada recurs amb les tasques assignades agrupades a sota.

La informació continguda en les dues vistes és similar, canviant l'organització de la informació per tasques o per recursos. En les dues vistes, a la part dreta es mostra el treball per a cada assignació de recurs o tasca; aquí és on perfilareu el treball. Per aplicar perfils estàndard establerts pel programa, usareu el quadre de diàleg Información de la asignación. Amb els perfils podeu modificar la temporalització del començament i acabament de les hores de treball d'un recurs en una tasca; també podeu assignar hores extra quan calgui, i altres prestacions que analitzarem. Els perfils estàndard que considera el programa MS Project són els indicats en el quadre següent:

Perfil Descripció

1 Uniforme És el perfil per defecte; les hores de treball es distribueixen uniformement durant tota la durada de la tasca.

2 Creixent Les hores de treball comencen essent poques, i s'incrementen quan avança la tasca; la part més important del treball es fa al final de la tasca. L'increment de la dedicació és constant, no sobtat.

3 Decreixent A l'inrevés que l'anterior; comença amb molta dedicació a la tasca, dedicant-s'hi cada vegada menys quan avança la tasca. El decrement de la dedicació és constant, no sobtat.

4 Amb dos

pics

Té una dedicació intensiva a la tasca al començament i al final; en el període intermedi la dedicació és mínima.

5 Amb pic

inicial

La dedicació es concentra en el primer 25% de la durada de la tasca; a la resta, és mínima.

6 Amb pic

final

La dedicació es concentra en l'últim 25% de la durada de la tasca; a la resta, és mínima.

7 Campana Al començament i al final de la tasca, la dedicació és baixa; durant el període intermedi és màxima.

8 Campana

aplanada

Com l'anterior, però la dedicació als períodes inicial i final és més important, i la concentració de treball en l'etapa intermèdia menys important.


40

Quan s'apliquin perfils de treball, s'han de considerar els següents aspectes:

Si canvieu la data de començament d'una tasca o d'aplicació d'un recurs, el perfil definit s'aplica a partir de la nova data, i es tornen a distribuir tots els valors de treball

Si es modifica la durada d'una tasca, el perfil definit s'adapta a la nova durada automàticament.

Quan es modifiqui manualment un valor de treball, el perfil ja no s'aplica automàticament, però es pot tornar a definir seguint el procediment estàndard que analitzarem.

Les vistes uso de recursos i uso de tareas

Aquestes dues vistes us permetran analitzar i modificar amb detall les relacions entre els factors tasca, recurs i treball. En primer lloc, veureu la informació que contenen.

1. Esteu en la vista Diagrama de Gantt. En la barra de vistes, premeu el botó Uso de recursos. En pantalla tindreu aquesta vista. A l'esquerra a teniu llistats tots els recursos. A sota de cada recurs, les tasques on intervé. A la dreta, teniu els valors de treball per a cada recurs i tasca, situats en una escala de temps.

2. Per a veure amb més comoditat l'escala de temps de la part dreta de la vista, podeu actuar en el menú Formato/Escala temporal i canviar els paràmetres de les dues fitxes (període laboral i no laboral) segons les nostres preferències.

3. Podeu canviar la posició de la línia vertical que separa les dues parts de la vista, arrossegant amb el ratolí.

4. En la barra de vistes, premeu el botó Uso de tareas. En pantalla tindreu aquesta vista. A l'esquerra a teniu llistades totes les tasques. A sota de cada tasca, els recursos que té assignats. A la dreta, teniu els valors de treball per a cada tasca i recurs, situats en una escala de temps.

5. Torneu al diagrama de Gantt, prement el botó corresponent en la barra de vistes.

L'aplicació de perfils de treballs establerts

1. En la barra de vistes, premeu el botó Uso de tareas. 2. Premeu el menú Edición/Ir a/34

El cursor es situa a la tasca 34 (Empaquetat dels arxius i documentació), amb durada de 3 dies (24 hores) i dos recursos: auxiliar administratiu i conserge, tots dos dedicats a temps total a la tasca; en total, cadascun hi treballa 24 hores, i el treball total és de 48 hores.

3. Amb el cursor, indiqueu el recurs Conserge a l'esquerra, i el camp Trabajo a la dreta de la vista.

4. Ara ja podeu assajar perfils de treball estàndard per aquest recurs. Premeu el botó Información de la asignación en la barra d'eines estàndard; en el quadre de diàleg, seleccioneu la fitxa General, i en el camp Perfil seleccioneu Creciente; premeu Aceptar. Si observeu la informació que ara tenim, podeu veure que, en efecte, el perfil de treball del conserge és creixent, però també la durada de la tasca és superior (ara és de 5 dies); el treball total continua essent de 48 hores. Canviant el perfil d'un recurs, heu allargat també la durada de la tasca en dos dies, fent el mateix treball en total. Observeu també la icona indicativa del tipus de perfil que es situa en la taula a l'esquerra a la columna a l'esquerra de Nombre de tarea.


41

5. Repetiu el procés anterior, assajant els diferents perfils del recurs conserge, i observant l'efecte que produeix cada perfil en la durada de la tasca i en la distribució del treball que li correspon.

6. Una vegada s'hagin assajat i analitzat els diferents perfils aplicats al recurs conserge, torneu a la distribució uniforme, que determina una durada mínima de la tasca (3 dies) ja que optimitza al màxim (en aquest cas) el treball que cal fer.


Ara us podeu preguntar per a què serveixen els perfils diferents del perfil uniforme si l'efecte secundari no desitjat és allargar la durada de la tasca. Heu de notar algunes coses:

A l'exemple que heu practicat, el recurs conserge estava totalment optimitzat, és a dir, treballava a temps total durant 3 dies; per tant, no hi ha possibilitat física per aconseguir alliberar-lo d'hores cap dia si no s'incrementa el número de dies. Per aquest motiu, qualsevol distribució que no consideri totes les hores del dia dedicat a la tasca té l'efecte d'allargar la tasca.

Si el conserge tingués, per exemple, 12 hores de treball a la tasca, i aquesta durés 3 dies perquè l'altre recurs, l'auxiliar administratiu, continua fent 24 hores de treball, el conserge tindria un marge de dedicació i podríeu aplicar-li perfils sense que la durada total de la tasca s'incrementi.

Un altra possibilitat és que l'augment de la durada de la tasca no tingui efectes sobre la durada del projecte. Això pot ser així si la tasca no forma part del camí crític, o bé és possible donar temps d'avançament a les tasques posteriors, solapant-se.

Per altra banda, també cal considerar quina és la necessitat de donar un perfil de treball determinat a una tasca; pot ser degut a la mateixa estructura del treball (el conserge ha d'empaquetar els materials que li passa l'auxiliar; per tant, el seu treball ha de ser posterior al de l'auxiliar, que tindrà un perfil complementari). També és possible que treballi en altres tasques al mateix temps (formin part del projecte o no), i el seu perfil de treball sigui una imposició externa a la pròpia tasca.

L'aplicació de perfils de treballs establerts (exercici)

La tasca 5 (Seleccionar els nous espais), té una durada de 2 setmanes, i els recursos implicats són l'arquitecte, el director general i l'empresa immobiliària, tots amb una assignació a temps total de 80 hores (10 dies * 8 hores/dia); és evident que aquesta no és una situació realista. Més aviat l'empresa immobiliària treballarà al començament de la tasca buscant i oferint espais, i al final tancant l'adquisició o el lloguer; l'arquitecte més aviat treballarà a la meitat de la tasca (i no les 80 hores programades) analitzant les possibilitats de cada espai ofert; el director general dedicarà moltes menys hores que les 80 establertes, i serà sobretot al final de la tasca, prenent


42

una decisió a partir de les ofertes de la empresa immobiliària i de l'assessoria de l'arquitecte. Amb aquests supòsits, modifiqueu l'estructura d'aquesta tasca, ajustant el treball real de cada recurs, i distribuint-lo amb un perfil més adequat a les funcions reals que té assignades.

La creació de perfils de treball

Modificareu el contingut de treball i la seva distribució en la tasca 6 (Redacció definitiva del projecte). Aquesta tasca estarà a càrrec de l'arquitecte, a temps total; el cap de manteniment farà observacions amb un esborrany quasi al final de la seva finalització, i només dedicarà 10 hores a la tasca.

1. En la barra de vistes, premeu el botó Uso de tareas. 2. Premeu el menú Edición/Ir a/6

El cursor es situa a la tasca 6 (Redacció definitiva del projecte), amb durada d'una setmana (40 hores) i dos recursos: arquitecte i cap de manteniment, tots dos dedicats a temps total a la tasca; en total, cadascun hi treballa 40 hores, i el treball total és de 80 hores.

3. Modifiqueu les hores dedicades pel cap de manteniment a la tasca, passant de 40 hores a 10 hores. Observeu que el treball total de la tasca ha passat a 50 hores, com era d'esperar, i la distribució del treball del cap de manteniment que fa el programa és de 4 hores el primer dia i 6 hores el segon dia; cap més hora la resta de dies.

4. Ara reassignareu a mida el perfil del cap de manteniment, realitzant 8 hores el 28 de setembre i 2 hores el 29 de setembre. Aquestes modificacions es poden fer directament en la taula de la dreta, on s'indiquen les distribucions de treball de cada recurs.


Si ja heu acabat la sessió, premeu Archivo/Salir.

Practiques Ms Project

Documents

Transcript of Practiques Ms Project