RECOMENDACIONES PARA EL RECIBO DE LA AUDITORÍA

CONTENIDO

• Qué busca el auditor

• Cómo prepararme para la auditoría

• Certificación del sistema de gestión

• Proceso de análisis de documentos para preparación de documentos de trabajo y realización de auditorías in-situ

• Secuencia de la entrevista de auditoría

• Auditoría al sistema de gestión

• Qué se audita en cada proceso

• Evaluación de conformidad

• Calificación de los hallazgos

¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?

Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoría.

Verificar a través de su documentación (Manual de Calidad, Procedimientos, Instrucciones y Registros) si el SGC, atiende las disposiciones establecidas por el Sistema de Calidad. Verificar a través del análisis crítico de los métodos operativos que están siendo utilizados, si el Sistema de Calidad, cumple con lo que está escrito en los propios documentos.

¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE GESTION?

La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de

la calidad y mejorar continuamente su

eficacia.

Definir los procesos que hacen parte del

SGC

Documentar

(procedimientos,

guías, protocolos,

registros, etc., que

expresa el que

hacer del SGC

Realizar el hacer

de acuerdo con

los documentos

definidos para el

SGC

Revisar, verificar

que lo

documentado se

haga conforme a

lo definido

Perfeccionar algo, haciéndolo

pasar de un estado bueno a

otro mejor

¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR?

1. Documentación 2. Implementación 3. Cumplimiento 4. Eficacia,

eficiencia y efectividad

5. Mantenimiento 6. Mejora

CUMPLIMIENTO

Evidencia de conformidad en:

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Identifica y organiza el lugar donde archiva tus registros y documentos.

Comprender bien la misión, visión y en especial la política y objetivos de

calidad (Promesa de valor).

Estudia tu caracterización de procesos, procedimientos, e

instrucciones de trabajo para que no tengas que decir: “no sé”,

“no conozco el proceso”, “nunca se me ha dicho”, etc.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

Debes estar listo para explicar tu proceso de trabajo según tus procedimientos.

No trates de contestar de memoria, consulta

tus documentos. Muestra un buen manejo de la documentación, esto resalta el

involucramiento y compromiso con el SGC. Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación y en dónde está documentado.

• Antes de responder, asegúrate de comprender bien las preguntas.

• Sé sincero y honesto, y contesta a las preguntas lo más concreto posible.

• Sólo responde a lo que te pregunten. • No discutas no conformidades, sólo básate en los

hechos y demuestra con evidencias. • Procura que no haya interrupciones de gente o teléfono. • No te presiones, si no puedes encontrar algún

documento o registro solicitado, pide un poco de tiempo, pida ayuda….

• No dejes que te invada el nerviosismo, tú sabes más del proceso que el auditor.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?

• Las personas siguen y se apegan a los procedimientos e instrucciones de trabajo.

• El personal tiene la capacitación y el equipo apropiados. • Las personas saben lo que deberían hacer. • Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se

autorizan y documentan. • Las descripciones y explicaciones de los entrevistados

concuerdan con las definiciones escritas. • Las condiciones observadas concuerdan con los

procedimientos e instrucciones corresponden a los estándares definidos a nivel nacional e institucional.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORÍA?

ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA SÓLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO EL PERSONAL. NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE CORRESPONDA.

Pero nuestro SGC, si está bien implementado, debe poder ser demostrado por cualquier persona que participe en el.

CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Conclusiones Información para otorgamiento

ETAPA 1

Determinar la conformidad del sistema documentado con los criterios de auditoría Facilitar la preparación del Plan Definir el alcance, planificar la auditoría de certificación (etapa 2) y para permitir el entendimiento del auditor sobre la entidad.

Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión del cliente. Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría. Reunir información para apoyar las actividades de auditoría

ETAPA 2

PROCESO DE CERTIFICACIÓN INICIAL EN 2 ETAPAS

PROCESO DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PARA PREPARACIÓN DEL TRABAJO Y REALIZACIÓN DE

AUDITORÍAS IN-SITU

Usuarios Identificar requisitos de

partes interesadas

Identificar el proceso

Entender el proceso

Entender la gestión del

proceso

Objetivos Interacciones Actividades (PHVA) Servicios

Ubicación dentro del mapa de procesos y su función principal

Planes estructurados para la gestión Controles establecidos Documentos Registros Resultados de la gestión (indicadores) Acciones tomadas frente a resultados

SECUENCIA DE LA ENTREVISTA EN LA AUDITORÍA

Criterios Evidencia

Hallazgo Objetivo

Conclusión

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Resultado de una auditoría , tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Verificar la conformidad de los requisitos del SGC.

AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN

Clientes y partes

interesadas

Entorno a la entidad

Normas y leyes

aplicables a la

entidad

Funcionarios

Proveedores

Otros

PLANEAR

PLANES,

PROGRAMAS,

POLÍTICA Y

OBJETIVOS DE

CALIDAD

SEGUIMIENTOS,

MEDICIONES,

INDICADORES,

EVALUACIÓN

DE LOS

PROCESOS,

AUDITORÍAS

PREVENCIÓN

DE NO

CONFOR-

MIDADES

SATISFACCIÓN

DEL CLIENTE

Y DE

OTRAS PARTES

INTERESADAS

HACER VERIFICAR ACTUAR

Enfoque al Cliente

Determinar Requisitos

Planificar Servicio

Medición del servicio

Control de la prestación del servicio

MISION

VISION

Objetivos Estratégicos

Política de la Calidad

Objetivos de la Calidad

CD

CR

AI

CSNC

AC

AP

VARIABLES PARA CONTROLAR EL

PROCESO

Medición Satisfacción del cliente

DOCUMENTACION

Documentación Obligatoria

Revisión por la Dirección

D/ Necesaria

DE

M

S

Procedimientos

Guías

Instructivos

Manuales

Protocolos

Otros

Procesos

Misión

Visión

Auditoría Interna

Seguimiento y medición procesos

Seguimiento y medición

servicio

Control servicio no conforme

Corrección Acción correctiva Acción preventiva

Materiales

Análisis de Datos

Maquinaria

Medición

Medio Ambiente Métodos

PQR

Mano de obra

Objetivo Recursos

Infraestructura

Adquisición B y S

Ambiente de trabajo

Talento Humano

Indicadores

PROCESOS Entradas o

Insumos Requisitos

Salidas Servicios / Productos

Requisitos CLIO

Recursos e Infraestructura

Talento Humano Proveedores

Seguimientos Mediciones

Controles Riesgos

Clientes o partes interesadas

Políticas de operación

¿QUÉ SE AUDITA EN CADA PROCESO?

CORRESPONDE A LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

EVALUACION DE LA CONFORMIDAD

Requisito

Cumple requisitos del cliente

Cumple requisitos legales

Cumple requisitos ISO

Cumple requisitos definidos por la organización

Necesidad o expectativa

establecida, generalmente

implícita u obligatoria.

NOTA 1 "Generalmente implícita"

significa que es habitual o una

práctica común para la entidad, sus

clientes y

otras partes interesadas, el que la

necesidad o expectativa bajo

consideración esté implícita.

NOTA 2 La palabra obligatoria, se

refiere, generalmente, a disposiciones

de carácter legal.

Cumplimiento

de un requisito

C

L

I

O

¡La Excelencia un Compromiso de Todos!

CALIFICACION DE LOS HALLAZGOS

HALLAZGO DE LA AUDITORÍA

Evidencia de la auditoría.

Criterios de la auditoría.

Vs.

+ Aspectos relevantes Fortalezas - Requisito incumplido

* Evidencia - Impacto

Conjunto de políticas

Procedimientos

Requisitos

INFORMACION PARA LA AUDITORÍA

Para el ciclo de la auditoría se debe tener lista la siguiente información:

Conocimiento y aplicación de la política y objetivos de calidad a través de los procesos

Documentos del proceso: caracterización y procedimientos (ubicación y manejo, de

acuerdo a lo establecido en su documentación y por la entidad

Registros que evidencien los resultados de los procesos y procedimientos

Resultados de los indicadores actualizados con sus respectivos análisis de datos

Resultados sobre los controles a los riesgos identificados y analizados

Manejo del procedimiento de control y registro de los servicios no conformes

Resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas trabajadas en cada

proceso

Conocimiento sobre los resultados de la evaluación de la percepción de la satisfacción de

estudiantes

Conocimiento sobre los resultados de la revisión del sistema de gestión

Resultados de las peticiones, quejas y reclamos que presentan los estudiantes

Adecuaciones y mantenimientos sobre la infraestructura locativa donde se presta el servicio