Preparación Fase II De Acompañamiento 12 Oct09

PREPARACIÓN PARA DESARROLLO DE LA SEGUNDA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO DE

FAMILIAS

Red de Protección Social para la Superación de la Pobreza Extrema - JUNTOS

Octubre de 2009

INTRODUCCIÓN A LA NUEVA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO

¿EN QUÉ CONSISTIÓ LA PRIMERA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO DE JUNTOS?

Proceso Básico:

• Distribución de Familias por Cogestor

• Búsqueda y ubicación de Familias

• Sesión de Inicio (Informativa de JUNTOS)

• Firma de Acuerdo de Corresponsabilidad

• Levantamiento de Línea Base

En algunos casos:

• Suministro de Información básica de dimensiones y alcance de JUNTOS

• Suministro de oferta disponible

• Sesiones Comunitarias

¿POR QUÉ UNA NUEVA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO EN JUNTOS?

• Se ha logrado más del 50% de la meta de vinculación de familias en el periodo de gobierno (2006 – 2010)

2006 – Diseño de la Estrategia

2007 – Piloto de la Estrategia (34 municipios – 96 mil familias)

2008 y 2009 – Expansión de la Estrategia (988 municipios – 750 mil familias)

2010 – Meta 1 millón y medio de familias vinculadas a la estrategia y con línea base

• En el 2009, pasamos de 223 mil líneas de base familiar a 700 mil.

• Hay cogestores que ya han terminado sus cuatro (4) cohortes o están próximos a terminar.

• Hay cogestores de los municipios de evaluación de impacto que ya han completado las visitas a sus familias y requieren nuevas herramientas para continuar con el acompañamiento.

LAS FAMILIAS ESTÁN ESPERANDO ESE SEGUNDO MOMENTO, HACE MUCHO TIEMPO LAS VISITARON

¿QUÉ COMPONENTES TRAE LA NUEVA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO EN JUNTOS?

1. Ajuste de Línea Base para completar información (Devolución)

2. Sesión Complementaria 2A

Análisis de Apertura de Hogares en Familias

Levantamiento de información de familias

3. Plan Familiar

Análisis de Cumplimiento de Logros Básicos

Priorización de Logros Básicos por Alcanzar

Análisis de Activos Familiares

Formulación de Plan de Trabajo

Fichero de Oferta Disponible

Riesgos y Alertas en la familia

4. Registro de Visitas

¿A PARTIR DE LA INFORMACIÓN… CÓMO ENTENDER LA NUEVA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO EN JUNTOS?

Un trabajo de comunicación de datos en

una sola vía

Un trabajo de retroalimentación de información y generación de

capacidades

PASO A:

Línea Base Familiar Plan Familiar

PREPARACIÓN CONSTRUCCIÓN

PREPARACIÓN DE COMPONENTES DE LA NUEVA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO

ESTADO ACTUAL DE LA LINEA BASE EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Tenemos casi 780 mil familias con por lo menos 1 sesión de línea de base completa.

Sin embargo nos hemos encontrado con lo siguiente:

Datos de Mala Calidad por Captura:

• Cap VII. Tasa de Crédito: Los datos varia entre 5 y 10.000.

• Cap VIII Nombres y Apellidos: Existen textos ilógicos (2, @, N. /, etc.)

• Cap VIII. Parentesco:

A parecen hogares sin jefe de hogar.

Existen menores que son abuelos, tías que aparecen como abuelas, etc.

Impacto en datos y en capacitación:

Inadecuada calificación para el calculo del logro de tasa de usura

Imposibilidad de cruce con otras bases

Al momento de aplicar el algoritmos de apertura de núcleos, se devolverá para marcar jefe.

Quedaran conformados núcleos de manera inadecuada; y no se podrán cambiar.

• Cap VIII. Libreta Militar: No se pregunta si tiene, sino el numero, en el cual se encuentran datos ilógicos o vacíos.

• Cap VIII. Numero de documento de Identificación:Existen textos ilógicos (0, 1, NO TIENE, CC, etc.) Hasta 80.000 datos ilógicos

Inadecuada calificación para el calculo del logro de documentos de identificación

Inadecuada calificación del Logro de Libreta Miliar

• Cap XV. Ingresos y Trabajo: Existen cantidades de recursos obtenidos por las familias irreales (100 millones, 50 millones, etc.)

Inadecuada calificación para el calculo del logro de ingresos por hogar

Datos de Mala Calidad por malla de validación:

• Cap III. Estado de Servicio Sanitario: Es una variable mal calificada, pues si se responde que se tienen servicio de acueducto y alcantarillado, se limita la respuesta a “servicio sanitario conectado a alcantarillado”

Inadecuada información sobre el estado de la vivienda

Impacto en datos y en capacitación:

ESTADO ACTUAL DE LA LINEA BASE EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

• Cap VIII - XX Desplazados: Solo se activa capitulo XX si un jefe de hogar marco que era desplazado

No se obtiene información del capitulo XX para todos los desplazados reales.

• Cap XV. Ingresos y Trabajo: No se determina el numero de horas para cual actividad se dedicó.

No se obtiene información real sobre la dedicación del tiempo de la persona

TODO LO ANTERIOR, ES FUNDAMENTAL TENERLO EN CUENTA DADO QUE PUEDE LLEGAR A AFECTAR LA APERTURA DE HOGARES, LA CALIFICACIÓN DE UN LOGRO O DE UN ACTIVO FAMILIAR

PROCESO DE UNA FAMILIA VS. COMPONENTES DE NUEVA SESIÓN DE ACOMPAÑAMIENTO

Hogar con Línea de Base Cerrada

Hogar con Línea de Base Abierta

Proceso de Validación de Información

¿El hogar tiene todos los datos para abrir hogares, calcular logros y activos

Proceso de Apertura de Hogares en Familias

¿El hogar se abre en dos o más familias?

Devolución de Hogar para

completar línea de base

SI

NO

Familia con Sesión 2A

SI

Plan Familiar

Proceso de Calculo de Logros Básicos

NO

Proceso de Calculo de Activos

COMPONENTE 1. AJUSTE DE LÍNEA BASE PARA COMPLETAR INFORMACIÓN

Por que:

• Hubo mala captura en algunos datos básicos: Muchos cogestores no identificaron al jefe de hogar dentro de la línea base. Aprox. 50.000 hogares.

• La reasignación de familias tuvo un impacto muy grande en el sistema y en la consistencia de datos: Se dio un borrado de datos en los folios duplicados: El capitulo donde más se presentó esto es el capitulo VIII con un 15%. Y tenemos casos hasta de un 25% de los folios tuvieron algún tipo de borrado.

• Si no se corrigen estas inconsistencias no permiten abrir los hogares en familias, ni calcular logros básicos de las familias, ni activos familiares.

¿Por qué se deben devolver algunas líneas base?


• No todos los cogestores tienen borrado.

• Esto se tiene en cuenta para las metas del segundo año de acompañamiento

• No se devuelven las líneas bases que tienen errores de captura (salvo por el jefe de hogar) ni malla de validación en nombre, identificación, libreta militar, fechas, tasas de usura, etc. Esto se puede corregir en las sesiones de seguimiento

Aclaraciones


Levantar nuevamente la información que se capturó, y que por problemas de reasignación se borró en los dispositivos.

Objetivo

• El sistema identifica los folios con borrado de información y los marca

• El sistema identifica el capitulo con información borrada en cada folio.

• La sincronización del cogestor hace que dichos folios se devuelvan al modulo de línea base en el DMC

• En los folios con línea base aparecerá el folio que requiere completar la información, con una ayuda que le informa en donde está el vacío de información

• El cogestor solo debe levantar la información que hace falta y sincronizar

Funcionamiento

Que el cogestor modifique la línea base (fecha de nacimiento)

Riesgos

¿JUNTOS TRABAJA CON VIVIENDAS, HOGARES ó FAMILIAS?

•Hogar 1 •Hogar 2

En el cargue y en la LBF Sesión 1 y 2

POR HOGAR

Familia 1

Desde LBF Sesión 2A y en el resto del acompañamiento

POR FAMILIA O NUCLEO FAMILIAR

Familia 2 Familia 3 Familia 4

COMPONENTE 2. SESION COMPLEMENTARIA 2A

Por que:

• La línea base se levantó por hogar; y JUNTOS trabaja por familia.

• Se aplicó un proceso en INFOJUNTOS que divide el hogar en familias de acuerdo con la línea base

¿Por qué se debe levantar una sesión complementaria de línea base?

• Los datos son tomados de la línea base que levanto el cogestor

• Los datos no se pueden cambiar, por lo tanto, si los datos fueron mal capturados, se debe trabajar con los núcleos que se definan

• Todas las pruebas ha arrojado que en promedio se abren el 15% de hogares en por lo menos 2 familias. Esto tendrá un impacto positivo sobre todas las metas.


Aclaraciones

Levantar la información correspondiente a la vivienda y al grupo de personas en particular de cada familia (ya no de cada hogar).

Objetivo

• El sistema corre diariamente un proceso que separa cada hogar en núcleos

• El sistema le da un nuevo folio cada familia.

• La sincronización del cogestor hace que las nuevas familias le lleguen al modulo de sesión 2A y las familias que se conservaron le lleguen al modulo de plan familiar en el DMC.

• Para los folios que se abrieron en varias familias en la sesión 2A se requiere repetir preguntas que se hacen para el grupo familiar (capitulo I – VII y XX).

• El cogestor solo debe levantar la información que hace falta y sincronizar

Funcionamiento

• Que la información de línea base esté mal capturada. Esto hará que las nuevas familias queden mal capturadas.

Riesgos


COMPONENTE 3. PLAN FAMILIAR

Por que:

• Se requiere que la familia conozca que paso con la línea base

• Que la familia reconozca que tiene cosas buenas

• Que la familia se comprometa consigo misma

• Que la familia se plantee un futuro a alcanzar con apoyo del cogestor y del gobierno, pero sobre todo para que sepa hacia donde quiere ir

¿Por qué se debe hacer un plan familiar?

Aclaraciones

• No todas las familias van a tener plan familiar, solo aquellas que tengan acceso preferente es decir aquellas que tengan un miembro en la base de cargue o un miembro desplazado.


Aclaraciones

Analizar el estado de cada familia en sus 45 logros básicos y plantear y capturar un plan de trabajo para desarrollar desde JUNTOS con apoyo del cogestor

Objetivo

• El sistema corre diariamente un proceso que calcula logros básicos y activos familiares

• La sincronización del cogestor hace que le lleguen de cada familia el estado de sus logros básicos (Alcanzado, Por Alcanzar o No Aplica) y sus activos (Lo tiene o No lo Tiene).

• El cogestor analiza esta información, al igual que la oferta disponible a través de la ficha de oferta, y prioriza los logros por alcanzar y formula un plan de trabajo

• El cogestor solo debe levantar la información y sincronizar

Funcionamiento

• Priorización de logros más complejos por parte de la familia.

Riesgos


COMPONENTE 4. REGISTRO DE VISITAS

Por que:

• El sistema no tiene el campo edad, sino el campo fecha de nacimiento. La edad se calcula por diferencia con la fecha de la sesión.

• El sistema hoy no calcula la fecha de la sesión, y lo debemos hacer manualmente con el riesgo de cambiar la edad de las personas en el sistema de información.

• Sin las fechas de sesión no se puede hacer seguimiento a las familias.

¿Por qué se requiere un modulo de registro de visitas?

Aclaraciones

• Se deben levantar todas las fechas de las sesiones anteriores (Línea Base)

• En todas las sesiones de debe diligenciar este modulo por cada familia.


Aclaraciones

Capturar la fecha en la cual el cogestor se desplaza hasta una vivienda y realiza las sesiones de acompañamiento

Objetivo

• El cogestor debe identificar la fecha de las visitas que realizó con anterioridad y capturarlas

• Al final de cada sesión el DMC le preguntará si quiere guardar la información de la sesión y e cogestor deberá decir “SI”

• El cogestor solo debe levantar la información de cada visita y sesión de acompañamiento de cada familia y sincronizar

Funcionamiento

• Que el cogestor olvide diligenciar este modulo todos los días después de cada visita.

Riesgos


CUESTIONAMIENTOS DE LA NUEVA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO

¿CON QUE SE VA A ENCONTRAR UN COGESTOR EN CAMPO AL DESARROLLAR LA NUEVA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO?

Caso 1: ¿Cómo explicarle a una familia, por qué pasó tanto tiempo entre la visita 2 (línea base) y la visita 3 (plan familiar)?... Hay familias que van a cumplir un año de acompañamiento

Caso 2: ¿Qué hago cuando la familia que visite ya no me quiere recibir por que paso mucho tiempo?

Caso 3: ¿Qué hacer si alguna información se levantó mal en la línea de base?... No era el nombre, la fecha de nacimiento, el parentesco, etc…

Caso 4: ¿Alguna familia que no haya querido firmar acuerdo de corresponsabilidad puede continuar con el acompañamiento?

Casuística


Caso 5: ¿Qué hago si mientras se levantó la línea de base y se construye el Plan Familiar las condiciones de la familia cambiaron?... Ya no es la misma línea base

Caso 6: ¿Qué hago cuando la familia que visite en línea base ya vive en otro lado y tiene condiciones muy diferentes a las que se levantó en la encuesta?

• Esta en mejores condiciones

• Está en peores condiciones

Caso 7: ¿Qué hago cuando la familia que visite es totalmente diferente a la que estoy visitando hoy?

• Hay nuevos miembros

• Hay miembros muertos

• Hay separaciones

• Y todas las anteriores al tiempo (solo queda un miembro o dos)

Casuística


Caso 8: ¿Cómo va a afectar mis metas y las de mi operador la apertura de hogares en familias?

• En algunos casos se incrementará más de lo acordado

• En otros casos, no llegará al 100% de lo acordado

Caso 9: ¿Qué hago si la familia no quiere comprometerse con ninguna actividad en el Plan de Trabajo del Plan Familiar?

Caso 10: ¿Cómo le explico a una familia donde no quedó ningún miembro del listado original o algún desplazado, que ya no va a tener acompañamiento efectivo ni acceso preferente a los servicios?... Y peor aun, como se corrige esto si es por un error de captura del cogestor?

Casuística

ALGUNOS ASPECTOS ADICIONALES DE LA NUEVA FASE DE ACOMPAÑAMIENTO

NUEVAS FUNCIONALIDADES DE INFOJUNTOS AL SERVICIO DE LA FASE II DE ACOMPAÑAMIENTO

• Ningún cogestor se pueden devolver de versión:

Una de las causas de los problemas de reasignación era las diferentes versiones de los DMC. A partir de la nueva versión todos tendrán la misma.

• Cada cogestor solo sincroniza lo suyo:

Dado que la reasignación duplicaba familias y esto hacia que los cogestores se borraran datos entre si, con esta función, ya no se permite que un cogestor le borre información a otro.

Para mejorar la eficiencia del Sistema

• Cada cogestor solo sincroniza lo que se actualizo:

Dados los tiempos de sincronización que se tenían ya que se subía y se bajaba toda la información del cogestor, con esta función solo se va a modificar lo que realmente se modifique; lo cual va a mejorar los tiempos de sincronización.

• Reporte de sincronización de folios exitosos y fallidos:

El proceso de sincronización actualmente arroja un resultado exitoso en el DMC, si uno solo de los folios se sincroniza exitosamente, muestra un reporte de sincronización exitosa.


NUEVAS FUNCIONALIDADES DE INFOJUNTOS AL SERVICIO DE LA FASE II DE ACOMPAÑAMIENTO

¿PARA QUÉ VA A SERVIR CADA FUNCIONALIDAD LA NUEVA VERSIÓN DE SOFTWARE DEL SISTEMA E INFORMACIÓN - INFOJUNTOS?

• Eliminación de la línea base de los miembros borrados en el DMC:

Todos los miembros borrados por los cogestores iban a parar a la misma base de datos de los que tenían miembros. A partir de la nueva versión se crea una base de miembros borrados totalmente a aparte.

• Permite mostrar en el sistema los hogares no ubicados:

Por una codificación de estados de familia, hoy no es posible mostrar en el sistema Web los hogares no ubicados. La nueva versión corrige esto y los mostrará en los reportes para hacer gestión sobre estos.


Preparación Fase II De Acompañamiento 12 Oct09

Technology

Transcript of Preparación Fase II De Acompañamiento 12 Oct09