SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSEJO DE LA JUDICATURA

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AGENDA CAPACITACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL

FECHA: 11 – 06 - 2014 HORA: 08h30 LUGAR: DIRECCION NACIONAL DE TALENTO HUMANO

DETALLE PARTICIPANTES

30 min Introducción al Sistema de gestión documental y revisión de Grupos de Trabajo

Capacitador

10 min

Validación del formulario de roles del sistema de gestión documental de acuerdo a las Unidades de la estructura orgánica aprobada por el Pleno del Consejo

Equipo Gestión Documental

20 min Presentación del flujo del sistema de gestión documental y estandarización del proceso documental

Capacitador

60 min Capacitación al personal de la Secretaria General

Participantes y Capacitador

60 min Taller y evaluación al personal de la DNTH Participantes y

Capacitador 2

ANTECEDENTES

La Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental como parte de la Secretaría General tiene como misión: “Administrar y reglamentar la integridad del patrimonio documental del Consejo de la Judicatura y gestionar los procesos que permitan la regulación del flujo documental”

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ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

Con fecha 28 de abril de 2014 se expide la Resolución 070-2014 que puntualiza las atribuciones y responsabilidades de la Subdirección Nacional de Archivo y Gestión Documental donde se detalla los literales: …a) Custodiar, manejar y asegurar la integridad del patrimonio documental; …c) Elaborar proyectos de instructivos, manuales, normas técnicas archivísticas y de gestión documental, para los archivos jurisdiccionales, administrativos y notariales; …e) Administrar el sistema de gestión documental institucional que permita la regulación del flujo documental;

…f) Coordinar los procesos de gestión documental con las Direcciones Provinciales;

Resolución 070-2014

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OBJETIVOS

• Facilitar la comunicación entre dependencias, entregando información en tiempo real para ser atendida de una manera eficiente, eficaz y oportuna.

• Determinar los funcionarios responsables del uso del Sistema

Documental. • Permitir la recuperación de información de una forma mucho más

rápida, efectiva y exacta.

• Brindar un medio de almacenamiento y seguridad documental.

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NORMATIVA

• ISO 30300:2011.- Control sistemático y corporativo de los documentos.

• ISO 30301:2011.- Requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de documentos.

• ISO 15489.- Establece un marco de buenas prácticas para el mantenimiento de documentos.

• ISO 23081.- Importancia de los metadatos propios de la gestión de documentos.

• ISO TR 26122.- Directrices para la implementación de la digitalización responsable de documentos.

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DEFINICIONES

Gestión documental

Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.

Gestión electrónica documental

Administrar documentos electrónicos o digitales desde una herramienta informática.

Trámites externos Todos los trámites que llegan de la ciudadanía, Instituciones Públicas y Privadas.

Trámites internos Todos los trámites iniciados en las unidades administrativas de la entidad.

Digitalización Proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar documentos en imágenes digitales.

Escanear Atrapar una imagen de cualquier documento, es un paso previo de la digitalización.

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DEFINICIONES

Gestión documental

Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.

Gestión electrónica documental

Administrar documentos electrónicos o digitales desde una herramienta informática.

Trámites externos Todos los trámites que llegan de la ciudadanía, Instituciones Públicas y Privadas

Trámites internos Todos los trámites iniciados en las unidades administrativas de la entidad

Digitalización Proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y consultar documentos en imágenes digitales

Documento de archivo

Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.

Memorando Documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente

Oficio

Es de carácter sumamente formal u oficial como su palabra lo indica, se utiliza por lo regular en oficinas de gobierno, empresas, etc., puede ser para pedir algo, enterar sobre algo a alguna persona en particular, van dirigidas por lo regular a una sola persona.

Ver historial completo Despliega las actividades realizadas y los antecedentes de un trámite

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DEFINICIÓN DE FLUJOS

El sistema divide a los trámites que se cumplen en el Consejo de la Judicatura en dos:

TRÁMITES EXTERNOS

• Ciudadanos, Instituciones Públicas y Privadas.

TRÁMITES INTERNOS

• Unidades Administrativas del Consejo de la Judicatura.

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA

Formulario

1. Coordinación de Gestión Documental 2 o 3 personas 2. Jefes de Área Los que existan en la Unidad 3. Asistentes de Coordinación 1 o 2 personas 4. Asesores o Analistas Los funcionarios que requiera la unidad

5. Encargados del Archivo de Gestión Por lo menos uno para cada unidad

Grupo Número de personas

Espacio para el Archivo de Gestión (en cada unidad)

Escáneres y computadoras

Infraestructura y equipamiento

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PROPUESTA DE FLUJOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA

Trámite Externo de Salida Propuesto

• FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA

Trámite Interno Propuesto

• FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA

Trámite Externo Propuesto

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TIPOS DE USUARIOS Y ATRIBUCIONES

• Administrador: Es aquel que tiene todos los privilegios y características

que le permite administrar, acceder, modificar, cambiar la configuración que afectan a otros usuarios y obtener acceso a todos los archivos dentro del sistema.

• Usuario: Es aquel que accede a las funcionalidades específicas del

Sistema de Gestión Documental de acuerdo al grupo de trabajo en el que se encuentra asignado.

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FUNCIONALIDADES

• Genera trámites externos e internos. • Permite direccionar trámites a las Direcciones Nacionales Administrativas del Consejo

de la Judicatura. • Permite asignar trámites a un funcionario, se este Jefe y/o Analista. • Permite generar memorandos u oficios con sus respectivos números de trámites. • Permite adjuntar un documento con fe de recepción. • Permite indicar la ubicación de los documentos generados. • Permite buscar un trámite y desplegar la ruta que siguió. • Permite descargar y adjuntar documentos.

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BENEFICIOS

La aplicación del Sistema de Gestión Documental ha permitido un incremento exponencial de la productividad en tiempo real en el Consejo de la Judicatura, ya que: • Facilita la ubicación y el manejo de la información. • Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. • Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. • Reducción de los costes de archivado. • Reducción de la recuperación de un documento. • Acceso concurrente a un documento. • Mejora de atención a los clientes. • Reducción de costes legales. • Reducción de costes de acceso a la documentación. • Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.

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REFERENCIAS DE AYUDA

• Manual del administrador.

• Manual de usuario.

• Manual de acceso al Sistema de Gestión Documental

• ¿Cómo crear un documento desde plantilla?

• ¿Cómo generar un trámite interno?

• ¿Cómo generar un trámite interno para responder a usuario externo?

• Instructivo de uso del menú del Sistema de Gestión Documental.

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ESTADÍSTICAS DE USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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TRÁMITES INGRESADOS

Fuente: Sistema de Gestión Documental Nov – Dic 2013, Ene– Abr 2014

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

2013 (nov, dic) 2014

7.082

22.977

4.961

11.873 Interno

Externo

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

35.000

2013 (nov, dic) 2014

12.043

34.850

Total = 46, 893 trámites

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TRÁMITES EXTERNOS INGRESADOS

Fuente: Sistema de Gestión Documental Ene– Abr 2014

Total = 11, 873 trámites

2.500 2.600 2.700 2.800 2.900 3.000 3.100 3.200 3.300

Enero

Febrero

Marzo

Abril

2.749

2.849

3.240

3.035

18

TRÁMITES EXTERNOS INGRESADOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

0

500

1000

1500

2000

2500

37 1 0 23

2105

216 388 376

190 40

165 100

2025

210 41

1221

126 147

436

3

966 1056

1669

107 162 55 8

19

SOPORTE TÉCNICO

Fuente: Registro Manual – Gestión Documental Nov, Dic 2013 – Abr 2014

Total = 1641 soportes

0 50 100 150 200 250 300 350 400

Noviembre

Diciembre

Enero

Febrero

Marzo

Abril

253

262

365

220

252

289

20

CAPACITACIÓN

0 5 10 15 20 25 30

Noviembre

Diciembre

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

30

12

10

3

15

9

2

Fuente: Registro Manual – Gestión Documental Nov, Dic 2013 – Abr 2014

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BENEFICIOS EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN LOTAIP

0

100

200

300

400

500

600

700

1 0 0 1 2 0 1 6 3 1 4 3

68 36 42 33 29 14

41 44 71 54

663

536

2012

2013

A partir del mes de noviembre de 2013, la entrega de información LOTAIP se incrementó significativamente ya que al entrar en producción el sistema de gestión documental se cuenta con reportes que permiten tener el registro de todos los trámites de atención a la ciudadanía

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USUARIOS DEL SISTEMA DOCUMENTAL

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CAMBIOS SOLICITADOS A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA EN EL SISTEMA

De acuerdo a la solicitud de las autoridades de las Unidades Administrativas se han realizado 6 cambios a la estructura orgánica lo que implica traslado de usuarios y trámites a la nueva estructura solicitada

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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA

Jefe de la Unidad:

Tiene la potestad de cumplir y

verificar todas las funciones

del proceso de gestión

documental

Funcionario de confianza:

Devuelve o asigna los trámites

para ser atendidos.

Revisa los documentos para

firma.

Funcionario designado:

Reemplaza al Coordinador de

Gestión Documental cuando

este ausente.

Comparte el trabajo si es

excesivo

SUPERVISOR DE TRÁMITESCOORDINADOR DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

REEMPLAZO DE COORDINADOR (BACK

UP)

SECRETARIA GENERALESTRUCTURA BÁSICA PARA UNA CORRECTA GESTIÓN DOCUMENTAL EN CADA UNIDAD

GRUPO DE COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CONTINUAR 12 1

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA

CONTINUAR

Jefe de Área:

Encargado de revisar y asignar la información que le

competa a su unidad específica.

Revisa que las contestaciones dadas por los analistas

estén correctas.

Hace firmar los documentos al Jefe de la Unidad

para despacharlos.

JEFES DE ÁREA

12 2

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA

CONTINUAR

ASISTENTE I ASISTENTE II

GRUPO DE ASISTENTES DE LA COORDINACIÓN DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Escanean y digitalizan los documentos suscritos por el jefe.

Entregan documentos al mensajero para despacho.

Suben al sistema los documentos de contestación con fe de

recepción para cerrar los trámites.

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ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA

CONTINUAR

Contestan a los trámites que llegan a la unidad.

Generan documentos de respuesta para ser revisados y

aprobados por el grupo de Coordinador de Gestión Documental

GRUPO DE ANALISTAS - RESPONSABLES DE CONTESTACIÓN

ANALISTAS

12 4

ESTRUCTURA BÁSICA DE LA UNIDAD PARA IMPLEMENTAR EL NUEVO SISTEMA

CONTINUAR

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

Recibe los documentos que entrega el mensajero con fe de

recepción

Digitaliza los documentos recibidos y los sube al sistema

Archiva los documentos físicos que generó la unidad

12 5

PANTALLA DE BIENVENIDA

CONTINUAR

COPIAS

CONTINUAR

MIS TAREAS

CONTINUAR

MI HISTORIAL

CONTINUAR

TAREAS COMPLETADAS

CONTINUAR

PROCESOS INICIADOS POR MI

CONTINUAR

VER HISTORIAL COMPLETO

CONTINUAR

IMPRIMIR RESUMEN

CONTINUAR

INICIAR PROCESOS

CONTINUAR

INICIAR

CONTINUAR

asc & desc

CONTINUAR

COMPLETAR

CONTINUAR

PANEL DE DOCUMENTOS

CONTINUAR

PANEL DE PROPIEDADES

CONTINUAR

PANEL DE COPIAS

CONTINUAR

ADJUNTAR ARCHIVO

CONTINUAR

¿ES UN ARCHIVO GRANDE?

CONTINUAR

CREAR DOCUMENTO DESDE PLANTILLA

CONTINUAR

SELECCIONE UNA

CONTINUAR

GUARDAR COMO BORRADOR

CONTINUAR

GUARDAR COMO PDF

CONTINUAR

BUSCAR

CONTINUAR

FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo

CONTINUAR

FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Interno

CONTINUAR

FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo Propuesto

CONTINUAR

FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Interno Propuesto

CONTINUAR

FLUJOS GENÉRICOS DEL SISTEMA Trámite Externo de Salida Propuesto

CONTINUAR

MENÚ DEL SISTEMA

Copias Documentos para conocimiento del usuario.

Mis Tareas Indicador de números de tareas asignadas

pendientes de respuesta

Mi historial Refleja las actividades antiguas realizadas por el

usuario.

Tareas completadas Presenta todas las tareas que ha completado el usuario de todos los procesos en los cuales este

involucrado.

Procesos iniciados por mi Presenta todos los procesos que el usuario ha

iniciado.

Imprimir resumen Genera una hoja de resumen de contenido de

cada una de las tareas.

CONTINUAR

MENÚ DEL SISTEMA

Iniciar procesos Muestra los procesos asignados al usuario,

estos pueden ser: Trámite Externo o Trámite Interno.

Iniciar Botón que permite iniciar el proceso escogido,

creando un trámite externo o interno.

asc & desc (Indicador de visualización)

Indica el orden de visualización descendente o ascendente.

Completar Graba los datos ingresados , indica al motor de

la aplicación que se continúe con la siguiente tarea.

CONTINUAR

MENÚ DEL SISTEMA

Panel de propiedades

Formularios para ingresar información, cada tarea solicita información diferente según sea el

caso. Los campos marcados con asterisco (*) son de ingreso obligatorio.

Panel @Copias Permite agregar más usuarios para que se

informen del proceso.

Agregar Adjunta un archivo desde su computador al

sistema.

¿Es un archivo grande? Marque el recuadro en el caso que el archivo a

adjuntar sea mayor a 1 mega.

CONTINUAR

MENÚ DEL SISTEMA

Panel de Documentos Se presenta todos los documentos que se

adjuntan en cada una de las tareas.

Cancelar Permite anular las instrucciones dadas.

Crear documento desde plantilla

Se puede elaborar documentos, oficios o memorandos, de una manera mas eficiente.

Seleccione una Seleccione el tipo de plantilla que desee

utilizar.

CONTINUAR

MENÚ DEL SISTEMA

Guardar como borrador Permite guardar el documento creado como un

borrador editable.

Guardar como PDF Guarda el documento en formato PDF.

Buscar Permite buscar procesos, tramites usando

palabras claves o asunto, estado, numero de cédula.

Cancelar Permite anular las instrucciones dadas.

CONTINUAR