Marc estratègic de l’Arxiu

Municipal de l’Hospitalet de

Llobregat

L’Hospitalet , juliol de 2018

Missió de l’Arxiu Municipal

Contribuir al bon govern i promoure un rol actiu de les persones vinculant-les amb la memòria de la seva ciutat.

Aquesta missió la du a terme:

• Recuperant, preservant i fent accessible la documentació pública i privada

per garantir els drets de la ciutadania.

• Aportant coneixement a les persones perquè puguin contribuir de manera

més efectiva a la vida de la ciutat.

• Curant continguts documentals i formatius que aportin valor als diferents

sectors educatius, productius, culturals i socials de la ciutat.

• Contribuint a afermar una gestió del coneixement de l’organització

municipal estratègica, efectiva i de qualitat.

• Regulant, aportant criteris comuns, seguint i controlant la gestió dels

documents generats pels processos de l'Ajuntament.

Model de futur de l’Arxiu

Municipal

Els serveis que oferirem

SERVEIS A LA

CIUTADANIA

SERVEIS A

L’ORGANITZACIÓ

1. INFORMACIÓ/DIFUSIÓ

• Consulta i reproducció

• Exposicions

• Generació i divulgació de

continguts.

• Préstec

2. FORMACIÓ

• Eines d’eficàcia personal

relacionades amb la gestió

de la informació.

• Trajectòria, funcionament i

valor que aporta l’Arxiu

Municipal a la Ciutat i al

seu entorn.

• Coneixement de la ciutat.

• Eines d’eficàcia personal

relacionades amb la gestió de la

informació.

• Metodologia i eines de gestió

documental.

3. ASSESSORAMENT• Assessorament en

investigació/recerca.

• Gestió documental [organització

de la documentació i dels

processos documentals per

facilitar l'accés i ús a la informació

i la presa de decisions].

4. PRESERVACIÓ

• Captació del patrimoni

documental.• Transferències.

Els públics

EXTERNS

• Ciutadania.

• Usuaris i usuàries directes.

• Professionals i empreses.

• Sectors de població allunyats de l’arxiu.

• Persones que es dediquen a la investigació i a la recerca.

• Entitats i col·lectius.

• Centres educatius i acadèmics reglats i no reglats

• Mitjans de comunicació.

INTERNS

• Òrgans de govern i grups polítics.

• Serveis transversals i serveis sectorials de l’Ajuntament.

• Entitats municipals.

Les relacions que establirem

• Entitats i col·lectius de la ciutat.

• Institucions amb patrimoni documental (arxiu parroquial, empreses, centres de documentació, etc.).

• Centres d’estudis.

• Persones i institucions amb informació sobre la història i identitat de la ciutat.

• Xarxa Educativa.

• Institucions que actuen a l’Hospitalet (col·legi d’arquitectes, cambra de comerç, registradors de la

propietat, notaris)

• Associacions de persones amb necessitats especials.

• Espais culturals

• Serveis transversals de l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat.

• Serveis municipals de l’Ajuntament de l’Hospitalet de Llobregat.

• Altres arxius i administracions supramunicipals.

• Associació d’arxivers.

• Empreses proveïdores de serveis d’arxius.

• Mitjans de comunicació [TV, premsa]

Els trets que ens caracteritzaran

• ACCESIBILITAT [La facilitat per disposar dels nostres serveis en tot moment i des de qualsevol lloc]

• DIGITALITZACIÓ [Capacitat d’oferir tota la informació en format digital]

• RIGOROSITAT [Garantir de la informació la seva: autenticitat (que sigui complerta, argumentada i

contrastada), integritat (que conservi les propietats originals, no estigui modificada) i fiabilitat]

• PERSONALITZACIÓ [Identificar les necessitats i expectatives de les diverses persones que es poden trobar en

els diferents públics]

• ORIENTACIÓ EDUCADORA [Els usuaris de l’Arxiu en treuen un benefici pedagògic de l’ús dels diferents

serveis]

• VISIÓ TRANSVERSAL [Concepció del servei des d’una visió holística i integradora de tota l’organització

municipal]

• UTILITAT [Benefici i profit immediat i explícit dels serveis que es presten]

• AGILITAT/DILIGÈNCIA [Cura, promptitud i eficiència en la prestació dels serveis]

• CAPACITAT DE RESPOSTA [Eficàcia en la resolució de les demandes]

• INNOVACIÓ [Les propostes, metodologies de treball i tecnologia son les pròpies del moment en el que es viu]

Les metodologies de treball (1)

1. PLANIFICACIÓ

• Integrarem de manera natural als grups d’interès

[stakeholder] en el procés d’elaboració de les línies

estratègiques de l’Arxiu Municipal, en el seu seguiment i

en la seva validació.

• Durem a terme grups focals per capturar el punt de vista

dels usuaris dels serveis.

• Disposarem anticipadament d’informació sobre els

diferents esdeveniments de la ciutat on poder aportar

valor.

• Estarem connectats a l'evolució i possible variació del

marc referencial estratègic de l'Organització Municipal.

Les metodologies de treball (2)

2. EXECUCIÓ

• Tindrem els fons documentals vinculats a les xarxes

socials.

• Disposarem d'un punt d'accés universal.

• Els processos de gestió documental es generaran de

manera electrònica des del seu inici.

• Impulsarem un Pla de Conservació Preventiva i

disposarem dels mecanismes necessaris per dur-lo a

terme.

• Es donarà compliment al sistema integral de gestió

documental.

Les metodologies de treball (3)

3. SEGUIMENT I CONTROL

• Integrarem a l’usuari en la valoració dels diferents

serveis.

• Tindrem un Pla de Riscos i disposarem de sistemes de

seguretat de pèrdua de documents.

• Disposarem d'un quadre de comandament que

contribuirà a reforçar la presa de decisions directives de

l'Ajuntament.

• Serem un “Arxiu obert” que posarà les seves dades a

disposició dels usuaris.

Els valors de l’Arxiu Municipal

ACCESIBILITAT

Atenció a que es pugui accedir lliure, còmoda i ràpidament als serveis que s’ofereixen des de l’Arxiu Municipal

[Aquest valor inclou la transparència, la disponibilitat, la comunicació i l’orientació a l’usuari]

CONFIANÇA

Transmissió de seguretat en la qualitat del servei i de l’atenció personal que es dona des de l’Arxiu Municipal

[Aquest valor inclou el rigor, la professionalitat, la fiabilitat i la integritat]

UTILITAT

Atenció a que la relació amb l’arxiu i amb els seus professionals aporti valor, sigui de profit i resolgui la necessitat o lademanda

[Aquest valor inclou l’eficàcia, la personalització i la voluntat de servei]

Línies estratègiques de l’Arxiu

Municipal

1. Recuperar, preservar i fer accessible la documentació

pública i privada per garantir els drets de la ciutadania.

2. Aportar coneixement a les persones perquè puguin

contribuir de manera més efectiva a la vida de la ciutat.

3. Curació de continguts documentals i formatius que aportin

valor als diferents sectors educatius, productius, culturals i

socials de la ciutat.

4. Contribuir a afermar una gestió del coneixement de

l’organització municipal estratègica, efectiva i de qualitat.

5. Regular, aportar criteris comuns, seguir i controlar la gestió

dels documents generats pels processos de l'Ajuntament.

6. Desenvolupar un model organitzatiu d’Arxiu Municipal que

permeti atendre a les necessitats de l’Ajuntament i de la

ciutat.

Participació en les sessions de

reflexió estratègica de l’Arxiu

Municipal

ASSESSORAMENT I SUPORT METODOLÒGIC

Manel Muntada (cumClavis)

EQUIP DE L’ARXIU

Artur Arranz

Josep Maria Foix

Òscar Jiménez

Carina Leyes

Yolanda Linares

Pepa Prieto

Maria Valls

GERÈNCIA MUNICIPAL

Patricia Moreno

PROFESSIONALS EXTERNS

Quim Borràs (Arxiu Municipal de Barcelona)

Carme Lorenzo (Logisdoc)

Pere Pastallé (Diputació de Barcelona)

Marta Planell (Arxiu d’Esplugues)

Mariluz Retuerta (Arxiu Comarcal Baix Llobregat)

Joan Soler (Associació d’Arxivers)

Juanjo Vas (Arxiu de Castelldefels)

Alberto Viarge (Vidimus)

Excusen la seva assistència:

Teresa Cardellach (Arxiu de Terrassa)

Enric Cobo (Coordinació General d’Arxius de la Generalitat)

Joan Pérez (Escola Superior d’Arxivística i Gestió

Documental)

Marga Gómez / Mari Pau Pàmpols (Arxiu d’El Prat de

Llobregat)

TREBALLADORS/ES D’ALTRES ÀREES DE

L’AJUNTAMENT

Encarnación Avilés (Alcaldia)

Agustí Castellano (Patrimoni Cultural)

Ricardo P. Castro (Centre Cultural La Bòbila)

Teresa Corcos (Benestar Social)

Maria José González (Educació)

Esteban Ignacio Gay (Educació)

Josep Maria Solias (Patrimoni Cultural)

Anna Riera (Biblioteques)

Gustavo Ruiz (Cartografia)

Jonatan Sánchez (Participació)

PERSONES DE LA CIUTAT

Joan Camós (Centre d’Estudis)

Mariló Fernández (La Fundició)

Enric Gil (LH Digital)

Josep Maria Romaguera (mossèn de Santa Eulàlia de

Mèrida)

Excusen la seva assistència:

Tere Moreno (documentalista)

Olga Fernández (professora Cicle formatiu)

Matilde Marcé (investigadora local)

Mireia Mascarell (investigadora local)

Elisabeth Bonilla (investigadora local)

Natalia Piernas (investigadora local)

Jaume Botey / Pilar Massana (activistes socials)

Manuel Domínguez (Centre d’Estudis)

Carles Santacana (historiador)

L’Hospitalet , juliol de 2018

Marc estratègic de l’Arxiu

Municipal de l’Hospitalet de

Llobregat