Presentación de PowerPoint - COBAQROO DOCUME… · La valoración es la fase mas importante del...
-
Upload
hoangduong -
Category
Documents
-
view
225 -
download
3
Transcript of Presentación de PowerPoint - COBAQROO DOCUME… · La valoración es la fase mas importante del...
Colegio de Bachilleres del Estado de Quintana RooColegio de Bachilleres del Estado de Quintana RooDirecciDireccióón Generaln General
La valoración es la fase mas importante del tratamiento archivístico para poder efectuar el proceso de “Depuración Documental”, en la que después de analizar los valores de los documentos se decide si éstos deben transferirse a otro archivo o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección.
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Es una fase del proceso de expurgo, destinada a descubrir y apreciar los valores inherentes de la documentación; es el análisis para determinar su utilidad (valor) a lo largo de su ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y espacio de conservación o eliminación y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso a las series documentales.
La valoración será por tanto la fase del tratamiento archivístico en la que después de analizar los valores de los documentos se decide si éstos deben transferirse a otro archivo o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de selección.
A ADMINISTRATIVO
L LEGAL O JURÍDICO
F FISCAL O CONTABLE
I INFORMATIVO
T TESTIMONIAL
E EVIDENCIAL
P PERMANENTE
V VIGENCIA (AÑOS)
H HISTORICO
D DESCARTEDEPURACION
CONSERVACIÓN
VALORES SECUNDARIOS
VALORESPRIMARIOS
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION
SERIES DOCUMENTALES
1.- LEGISLACIÓN
2.- ASUNTOS JURÍDICOS
3.- PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4.- RECURSOS HUMANOS
5.- RECURSOS FINANCIEROS
6.- RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7.- SERVICIOS GENERALES
8.- TECNOLOGÍA Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN
9.- COMUNICACIÓN SOCIAL
10.- CONTROL Y AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS
11.- PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO FINALIDAD
1. LEGISLACIÓN A L F I T E
Leyes X P X x x x H
Decretos X V X x x x H
Reglamentos V V X x x x H
Actas V V X x x x H
Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases de colaboración, acuerdos) 1 X X X X X D
Registro y certificación de firmas 6 6 X X X X D
Normas oficiales V V X si X X H
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
2. ASUNTOS JURÍDICOS A L F I T E F
Actuaciones y representaciones x x x x x
Asistencia, consultas y asesoría
Juicios de la dependencia
Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos
Inconformidades y peticiones
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
3. Programación organización y presupuestación A L F I T E F
Disposiciónes en materia de programación
Registro programático de proyectos institucionales
Programas operativos anuales
Integración y Dictaminación de manuales, normas y lineamientos de procesos y procedimientos
Certificación de calidad de procesos y servicios administrativos
Disposiciones en materia de Presupuestación 1 6 6 si si X H
Análisis financiero y presupuestal 1 X X X X X D
Evaluación y control del ejecicio presupuestal. 1 6 X S S X H
Austeridad y disciplina presupuestal 6 6 X X X X D
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
4. Recursos Humanos A L F I T E F
Disposición en materia de recursos humanos 6 6 X S S X H
Expediente único de personal 30 X X si si X H
Registro y control de puestos y plazas 6 X X S S X H
Nomina de pago de personal 1 X 1 S X X H
Control de asistencia (vacaciones, descansos, licencias, incapacidades etc.)
Descuentos
Estímulos y recompensas
Filiaciones al ISSSTE V V X si X X D
Control de prestaciones en materia económica 30 30 X X X X D
Jubilaciones y pensiones 1 1 X si X S H
Relaciones laborales (sindicato)
Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo
Expedición de constancias y credencialización
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
5. Recursos Financieros A L F I T E F
Disposiciones en materia de recursos financieros
Gastos o egresos por partida presupuestal
Ingresos
Registros contables (glosa)
Transferencias presupuestales
Ampliaciones presupuestales
Registro y control de pólizas de egresos
Pólizas de diario
Control de cheques
Estados financieros
Estado del ejercicio del presupuesto
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
6. Recursos Materiales y Obra Pública A L F I T E F
Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento.
Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimento
Licitaciones
Adquisiciones
Seguros y fianzas
Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento
Conservación y mantenimiento de la infraestructura física
Registro de proveedores y contratista
Arrendamientos
Disposiciones de activo fijo
Inventario físico y control de bienes muebles 6 6 X S S X H
Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles 1 X X X X X D
Control y seguimiento de obras y remodelaciones
Comité de adquisiciones, arrendamientos y servicios
Comité de de enajenación de bienes muebles e inmuebles
Comité de obra pública
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
7. Servicios Generales A L F I T E F
Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc)
Servicios de embalaje, fletes, y maniobras
Servicios de seguridad y vigilancia
Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización
Mantenimietno, conservación e instalación de mobiliario y equipo de oficina.
Mantenimiento del parque vehicular
Vales de combustibles
Conservación y mantenimiento de la infraestructura física
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
8. Tecnologías y Servicios de la información A L F I T E F
Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones
Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones
Desarrollo e infraestructura del portal de Intenert de la dependencia
Administración y servicios de archivo y correspondencia
Administración y servicios de bibliotecas
Administración y preservación de acervos digitales
Procesos técnicos en los servicios de información
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
9. Comunicación Social A L F I T E F
Publicaciones e impresos institucionales
Boletines de prensa y entrevistas
Inserciones y anuncios en periódicos y revistas
Notas periodísticas
Invitaciones y felicitaciones
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
10. Control y Auditoría de actividades públicas A L F I T E F
Disposiciones e materia de control y auditoría
Auditorías
Seguimiento a la aplicación de medidas y recomendaciones
Responsabilidades
Inhabilitaciones
Declaraciones patrimoniales
SERIE VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO D
11. Planeación, Información, Evaluación y Políticas A L F I T E F
Programas y proyectos de información y evaluación
Sistemas de información estadísticas de la dependencia
Normas de elaboración y actualización de la información estadística
Informe anual de labores
Indicadores de desempeño, calidad y productividad
Normas de evaluación
Modelos de organización
Asignación y optimización de recursos financieros
FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO
ACTIVA
PRIMARIOAdministrativo,Fiscal o Contable,Legal o Jurídico
InstitucionalFrecuente
(consulta alta)
Instituciónproductora TRAMITE
SEMIACTIVAPRIMARIOAdministrativoFiscal o contable
InstitucionalOcasional
(consulta baja)
InstituciónProductora CONCENTRACIÓN
INACTIVA
SECUNDARIOEvidencialTestimonialCientífico
SocialInvestigador,
Público en general
HISTÓRICO
DEPURACION DOCUMENTAL
DOCUMENTOS CON VALOR ADMINISTRATIVO
Son aquellos elaborados, recibidos y conservados, en función de la organización, procedimientos, actividades o acciones de la Dependencia en general, y que además no tiene valor legal o contable.
Su conservación en Archivos de Trámite o su transferencia al Archivo de Concentración depende del desahogo de asuntos o del uso y consulta en la unidad administrativa.
Los documentos con valor administrativo se clasificaran, en los siguientes tipos:
a).- Estudios de proyectos
b).- Informes de labores o reportes de actividades
c).- Actas de reuniones
d).- Invitaciones a reuniones y eventos
e).- Actas Administrativas y Circunstanciales.
Se debe establecer un período máximo de 7 años (Activo-Semiactivo) para la conservación de expedientes con Valor Administrativo; de 2 a 3 años en Archivo de Trámite y el resto en el Archivo de Concentración.
Se clasificarán como documentos con valor legal, aquellos que en función de sus atribuciones se generan, reciben y/o conservan el ejercicio de derechos y obligaciones, regulados por el derecho en la materia, dando testimonios ante la Ley.
Los documentos con valor legal, se conservarán en el Archivo de Trámite (activo) durante la vigencia ó hasta la resolución de los mismos, una vez concluida su vigencia, deberá conservarse por un máximo de 10 años en el Archivo de Concentración, llevándose a cabo su valoración histórica antes de su baja.
DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL.
Cuando las Dependencias conserven documentos Legales, deberán mantenerse activos durante su vigencia.
Al momento de ser transferidos al Archivo de Concentración por la Dependencia, según lo requieran las necesidades del área, deberán indicar en el inventario quién conserva los originales.
Los documentos con valor fiscal o contable se clasificaran, en los siguientes tipos:
a).-Libros de Contabilidad: Documentos en los que se asientan las operaciones financieras (ingresos y egresos)
b).-Registros Contables: Documentos que comprueban las actividades cuantificables en dinero relativo a deudores, acreedores, proveedores, bancos y erogaciones por recuperar presupuestalmente
c).-Documentación comprobatoria y justificativa de Ingresos al Gasto Público: Es la documentación que comprueba las operaciones financieras del libro de contabilidad
d).-Nóminas
e).-Documentos que se refieren a asuntos presupuestales.
Los documentos comprobatorios son todos aquellos que generan o amparan registros en la contabilidad que comprueban lo siguiente:
a).- Se recibieron o proporcionaron bienes y servicios que dan origen (Ejemplo; facturas, notas, recibo de honorarios etc.); y,
b).- Se recibieron y/o se entregaron efectivo a títulos de créditos (Ejemplo; cheques, pólizas, contra-recibos, nóminas).
Para la conservación de expedientes con valor contable, se deberá establecer que los documentos contables podrán conservarse en un término de 12 años.
En el Archivo de Trámite (activo) 6 años y por otros 6 años en el Archivo de Concentración.
Si la Dependencia lo considera necesario podrán conservarlos en activo por más de 6 años y el resto hasta cumplir los 12 años en el Archivo de Concentración.
DE LOS DOCUMENTOS CON VALOR HISTÓRICO
Los documentos cuyo valor jurídico, administrativo, fiscal ócontable cuyos valores primarios han prescrito, deberán de ser valorados técnica e históricamente pudiendo darse de baja y ser transferidos al Archivo Histórico.
Una vez que los documentos son transferidos al archivo histórico adquieren valores secundarios (testimoniales, informativos o evidénciales) siendo de carácter social, o fuentes de información para investigadores.
Se considerarán documentos con posible valor histórico para el inventario de transferencia, los siguientes:
a).- Manuales de Organización y Procedimientos, Guías Técnicas, Disposiciones ó Lineamientos Generales de Operación
b).- Documentos don información sobre antecedentes de las Dependencias (orígenes o cambios estructurales o de organización)
c).- Legislación y asuntos jurídicos: Leyes, Reglamentos, Decretos;d).-Actas de Entrega-Recepción de áreas a nivel directivo, con anexos
e).-Documentos relacionados con el desarrollo de programas
f), Informe de actividades de áreas a nivel directivo (Dirección General)
Para determinar los tiempos de conservación documental se establecerá un período durante el cual los expedientes deben ser conservados en los Archivos de Trámite (activos) ó Archivos de Concentración (semiactivos) si requieren de valoración histórica antes del trámite de baja o Descarte.
PROCEDIMIENTOS DE DEPURACIÓN
Para el adecuado manejo y conservación de los documentos en las Dependencias, se realizará la depuración y en su caso la transferencia de documentos al Archivo General
En la Dirección General se integrará un Comité Técnico Interno de Valoración Documental, quien tendrá las facultades para efectuar la selección de documentos y dictaminar el destino final, o bien, promover la transferencia o baja de los mismos.
El Comité Técnico clasificará de acuerdo a estos lineamientos y a las técnicas de valoración.
Para la baja definitiva de documentos de las Dependencias se requiere de la intervención de las instancias correspondientes de la Contraloría Interna y el Archivo General del Estado, a efecto de autorizar, operar y vigilar la baja de los documentos.
Siempre que se realice la depuración de documentos por alguna Dependencia, esta solicitará autorización al Comité Técnico mediante un listado de depuración, describiendo detalladamente el conjunto documental a depurar, así como las técnicas a aplicar, levantarán el acta correspondiente y turnando la solicitud.
Se deberá llevar un registro preciso del inventario de los documentos que hayan sido dados de baja, eliminados o transferidos al Archivo Histórico
PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIÓN PARA LA
APERTURA DE LA INFORMACIÓN
GUBERNAMENTAL
LA LEY DE TRANSPARENCIA ESTABLECE TRES FECHAS IMPORTANTES
• LA INSTALACIÓN DE LA UNIDAD DE VINCULACIÓN A MAS TARDAR EL 31 DE ENERO DEL 2005 ( CUMPLIDO)
• HACER PUBLICA LA INFORMACIÓN OBLIGATORIA A MAS TARDAR EL 31 DE MARZO DE 2005(CUMPLIDO)
• LA APERTURA TOTAL DE LA INFORMACIÓN A LOS CIUDADANOS QUINTANARROENSES A PARTIR DEL 31 DE JULIO DEL 2005 (EN PROCESO DE ORGANIZACIÓN)
PARA LA APERTURA DE LA INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL A LOS CIUDADANOS QUINTANARROENSES SE REQUIERE DE LOS INSTRUMENTOS BÁSICOS SIGUIENTES:
• UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN ÚNICA
• FORMATOS DE INVENTARIO DOCUMENTAL
• CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ÚNICA
Es un instrumento archivístico que consiste en establecer un sistema de códigos basados en una estructura orgánica (cifras, letras o mixto), de tal modo que cada documento o expediente tenga una clave única que lo individualice y lo identifique
• Facilita la localización conceptual, es decir de la información contenida en el acervo
• Proporciona una estructura lógica de cada fondo documental
• Facilita la localización física de cada documento o expediente, para facilitar a su vez su control y manejo
FORMATOS DE INVENTARIO DOCUMENTAL
• INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRAMITE
• INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
• INVENTARIO DE ARCHIVO DE BAJA
INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE
Nombre de la Unidad Administrativa:
Fecha de Elaboración:
No. Prog.Clave del
Expediente
Nombre o Descripción del Expediente Mes o Año del Expediente
Observaciones
EntregaNombre y Firma
RecibeNombre y Firma
Clasificación de la información reservada o confidencial
INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Fecha de Elaboración : ____________________________________________________________________________
Fecha de Transferencia _____________________________________________________________________________
Nombre de la Unidad Administrativa: _________________________________________________________________
No. Prog
.
Clave del
Expediente
Nombre o Descripción del Expediente Periodo Tiempo deConservació
n
No. DeLegajos
No deHojas
Preservación Ubicación Topográfica
No deCaja
EntregaNombre y Firma
RecibeNombre y Firma
Responsable de la CustodiaNombre y Firma
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL O DE CADUCIDADES
Es un documento normativo en el que se establecen la validez y vigencia de los documentos, se incluye el valor administrativo, legal o fiscal de los mismos, así como el tiempo de conservación en los archivos de tramite y concentración
La información incluida en este catalogo será el punto de partida para los procesos ordenamiento, clasificación, expurgo, transferencia y depuración
“CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL”
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION ADMINISTRATIVA
CONSERVACIÓN DEARCHIVO DE:
ÁREA SERIE DOCUMENTAL
TIPOS DE DOCUMENTOS QUE
LO INTEGRAN
CARÁCTER DOCUMEN
TAL
TRÁMITE CONCENT. HISTÓRICO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
SERVICIOS GENERALES
RECIBOS DE AGUA FISCAL 2 8 D.O.F. 25-AGO-98
ART. TERCERO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOSFINANCIEROS
VALES DE GASOLINA FISCAL 1 3 A CRITERIO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS FINANCIEROS
COMPROBACIÓN DE GASTOS
FISCAL 2 8 D.O.F. 25-AGO-98
ART. TERCERO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO
ADMTIVO 2 6 H A CRITERIO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS MATERIALES
CERTIFICADO DE GARANTIA
LEGAL V 6 H D.O.F. 25-AGO-98
ART. TERCERO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS MATERIALES
EXPEDIENTE VEHICULAR
ADMTIVO V 3 A CRITERIO
DIRECCION ADMINISTRATIVA
RECURSOS HUMANOS
CATALOGO DE PUESTOS
ADMTIVO V 6 H A CRITERIO
LEGISLACIÓN VIGENTE
OBSERVACIONES
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMATITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA TITULAR DE LA DEPENDENCIA
EJEMPLO