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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
INFORME FINAL DE AUDITORÍA PROCESOS GESTIÓN CONTRACTUAL
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
MAYO DE 2015
OBJETIVO
El objetivo trazado por el equipo auditor, es el verificar en ejercicio del control posterior que le asiste a las Oficinas
de Control Interno, el legal y oportuno trámite del proceso de Gestión Contractual de la Superintendencia Nacional
de Salud, determinando si a ello hay lugar, oportunidades de mejora en el mismo, que permitan satisfacer las
necesidades Institucionales mediante la adquisición de bienes y servicios, en armonía con el Manual de Procesos y
Procedimientos de la Entidad y la normatividad que regula la materia.
CRITERIO
El criterio que guiara el ejercicio de auditoria, está dado por la normatividad vigente en materia de Contratación
Estatal, en especial por lo preceptuado por las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011 y Decreto 1510 de
2013, así como el Manual de Contratación de la Superintendencia Nacional de Salud.
METODOLOGÍA
La metodología a implementar, es la usualmente utilizada para este tipo de monitoreos, entre lo que tenemos:
Solicitud de carpetas contractuales e información que se requiera.
Verificación (in – situ) o trabajo de campo.
Elaboración y presentación de informe preliminar de Auditoria
Traslado de informe preliminar y/o conciliación, en ejercicio del Derecho de Defensa y Contradicción y aplicación
del debido proceso.
Presentación de informe final de Auditoría al despacho del señor Superintendente Nacional de Salud.
NOTA: Debe indicarse, que una vez remitido el informe preliminar, con el objeto, los lideres del proceso auditado presentaran
observaciones si ha ello hubiere lugar tal y como aconteció, el día 04 de Mayo de 2015, se solicito por parte de la Oficina de
Tecnologías de la Información plazo adicional hasta el día 15 de Mayo de 2015, para presentar sus observaciones dado que en algunos
contratos esa oficina funge como superviso(a). Adicionalmente en atención del contenido del documento de observaciones remitido
por esa dependencia se hizo necesario requerir a la misma, con el fin de se aclararan algunas observaciones presentadas, en el
término de dos (2) días más, esto es, hasta el día 21 de Mayo de 2015, procediendo a presentar el informe final de auditoría dentro del
término preceptuado en la caracterización de procesos de la dependencia (3 días).
ALCANCE
El alcance de la verificación se circunscribe al número de contratos que determine el equipo auditor (muestra),
suscritos por la Superintendencia Nacional de Salud, o ejecutados en la vigencia de 2014.
DE LA MUESTRA
El equipo auditor de La Oficina de Control Interno, en ejercicio del control posterior y selectivo que le asiste, definió
como muestra, los contratos que a continuación se presentan, debiendo precisar, que los mismos obedecen a
contratos con cuantías representativas en los gastos de inversión y de funcionamiento de la Entidad, los cuales
ascienden a la suma de Treinta y Ocho mil Sesenta y Siete Cuatrocientos Sesenta Y Nueve Setecientos Ochenta
y Tres ($38.067.469.783). señalando que la cuantía de los contratos escogidos, ascienden a la suma de Siete Mil
Ochocientos Diez Millones Ciento Noventa y Cinco mil Ochocientos Noventa y Cinco ($7.810.195.895), lo cual
equivale al 20,51 % del total contratado para la vigencia de 2014.
MUESTRA:
Para la escogencia de la muestra escogida, se tomó como criterio la cuantía de los mismos, es decir, los que
representaban una mayor cuantía en el valor contratado, los cuales se describen a continuación:
1. Contrato No. 127 de 2014
2. Contrato No. 611 de 2013, debiendo precisar que este contrato, si bien es cierto se suscribió en la vigencia de
2013 (11 de Diciembre), su ejecución es de la vigencia de 2014.
3. Contrato No. 017 de 2014.
4. Contrato No. 112 de 2014.
5. Contrato No. 078 de 2014.
ANTECEDENTES LEGALES Y JURISPRUDENCIALES
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, determinó efectuar el monitoreo que por este se presenta, narrando el
trasegar contractual de la muestra escogida, en sus fases precontractual, de ejecución y pos contractual, de conformidad con
lo contenido en las carpetas de cada proceso, cotejando lo allí acontecido con la normatividad vigente y el Manual de Procesos
de la Entidad, aplicable al proceso de Gestión Contractual del resorte del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.
Es por ello que es de interés, dar a conocer a la Alta Dirección algunos antecedentes legales y jurisprudenciales en la materia,
que permitieron efectuar el cotejo, del trámite de los proceso de contratación surtidos, respecto de esos preceptos normativos;
poniendo de presente el hecho, de que los antecedentes aludidos, versarán respecto de las modalidades de selección de
Licitación Pública y Contratación Directa, y las correspondientes fases precontractual, de ejecución y pos contractual, en razón
a que son estas dos (2) modalidades las que se agotaron para contratar en los procesos escogidos como muestra.
Decreto 1510 de 2013.
Artículo 19. Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos
administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la
del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que
ser publicados en el Secop.
La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de
mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan
presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del presente decreto.
Con base en la doctrina en la materia, el equipo auditor destaca como principales documentos a publicar:
1. El acto administrativo de justificación de la contratación directa.
2. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el.
curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.
4. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.
ANTECEDENTES LEGALES Y JURISPRUDENCIALES
CONTRATACIÓN DIRECTA
Artículo 73. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. La entidad estatal debe señalar en un acto
administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:
1. La causal que invoca para contratar directamente.
2. El objeto del contrato.
3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.(…).
Artículo 80. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes
cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de
los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo
que soporta la contratación.
Artículo 83. Arrendamiento de bienes inmuebles. Las entidades estatales pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante
contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas:
1. Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que la entidad estatal requiere el inmueble.
2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de
arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.
Ley 1474 de 2011.
Artículo 87. Maduración de proyectos. El numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 quedará así:
12. Previo a la apertura de un proceso de selección, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea
contratación directa, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, según corresponda.
LICITACION PUBLICA
Ley 1150 de 2007, artículo 2.
Licitación Pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que
se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo.
ANTECEDENTES LEGALES Y JURISPRUDENCIALES
Artículo 38. Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública. Las
Entidades Estatales pueden utilizar el mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la licitación. En este
caso, la Entidad Estatal debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes
pueden realizar la puja.
En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos habilitantes
requeridos por la Entidad Estatal. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se
acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.
La Entidad Estatal dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de
las condiciones adicionales si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección. La subasta
inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los
pliegos de condiciones (…).
Artículo 39. Audiencias en la licitación. En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las audiencias de: a) asignación de
riesgos, y b) adjudicación. Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los
pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos.
En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad estatal debe presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la asignación de
riesgos definitiva.
La entidad estatal debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora establecida en el cronograma, la cual se realizará de
acuerdo con las reglas establecidas para el efecto en los mismos (…).
FASE PRECONTRACTUAL
DECRETO 1510 DE 2013.
Artículo 20. Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos,
los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y
contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:
ANTECEDENTES LEGALES Y JURISPRUDENCIALES
1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el
contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la
Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad
Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del
contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado
en su estructuración.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial
FASE DE EJECUCIÓN
Ley 80 de 1993.
Artículo 41º.- Del Perfeccionamiento del Contrato. Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la
contraprestación y éste se eleve a escrito.
Ley 1150 de 2007.
ARTÍCULO 23. DE LOS APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL. El inciso segundo y el parágrafo 1o del artículo 41 de la Ley
80 quedarán así:
Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes,
salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del
presupuesto.(…).
ANTECEDENTES LEGALES Y JURISPRUDENCIALES
FASE POS CONTRACTUAL
DECRETO 19 DE 2012.
ARTÍCULO 217. DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS ESTATALES.
El artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007 quedará así:
"Artículo 60. De la ocurrencia y contenido de la liquidación. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se
prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.
También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias
presentadas y poder declararse a paz y salvo.
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra,
a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e
indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del
contrato.
APARTES JURISPRUDENCIALES - CONSEJO DE ESTADO
Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 24715 del 3 de diciembre de 2007,CP. Ruth Stella Correa:
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
El Consejo de Estado, Sección Tercera, Sentencia 24715 del 3 de diciembre de 2007, CP. Ruth Stella Correa: “El principio de
transparencia persigue la garantía que en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en
igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte
que la actuación administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político,
económico o familiar.(…).
ANTECEDENTES LEGALES Y JURISPRUDENCIALES
PRINCIPIO DE LIBRE CONCURRENCIA Y PUBLICIDAD, el Consejo de Estado indica:
“La libre concurrencia, conlleva, entonces, a la no discriminación para el acceso en la participación dentro del proceso de selección, a la
vez que posibilita la competencia y oposición entre los interesados en la contratación. Consecuencia de este principio es el deber de
abstención para la administración de imponer condiciones restrictivas que impidan el acceso al procedimiento de selección, por lo que
resulta inadmisible la inclusión en los pliegos de condiciones de cláusulas limitativas que no se encuentren autorizadas por la Constitución
y la ley.
PRINCIPIO DE PLANEACIÓN:
Planeación: (i) Identificación de la necesidad y del objeto a contratar, (ii) apropiaciones presupuestales, (iii) estudios del sector, (iv)
estudios previos, (v) planes anuales de contratación o de compras, (vi) planes anuales de inversión, (vii) maduración de proyectos, (viii)
proyectos de pliegos y pliegos de condiciones,(ix) riesgos del proceso contractual, etc.
El Consejo de Estado, en providencia del 24 de abril de 2013, Rad. 27315, ha indicado sobre el principio de planeación lo siguiente:
“De acuerdo con el deber de planeación, los contratos del Estado‘ deben siempre corresponder a negocios debidamente diseñados,
pensados, conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público; en otras palabras, el ordenamiento jurídico busca
que el contrato estatal no sea el producto de la improvisación ni de la mediocridad.
El Consejo de Estado, en sentencia 1995-08670 del 31 de enero de 2011, Consejera Ponente: Olga Mélida Valle de la Hoz, consideró lo
siguiente:
PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD:
“Por su parte, el principio de responsabilidad, impone al servidor público la rigurosa vigilancia de la ejecución del contrato, incluida la etapa
precontractual, por cuanto atribuye la obligación de realizar evaluaciones objetivas sobre las propuestas presentadas, de acuerdo con los
pliegos de condiciones efectuadas con anterioridad.
En íntima relación con el principio de responsabilidad se encuentra el principio de selección objetiva en virtud de la cual´’ la oferta que sea
seleccionada deberá ser aquella que haya obtenido la más alta calificación como resultado de ponderar los factores o criterios de
selección establecidos en los documentos de la licitación, o contratación.
Título 1
MAPA PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL
Título 1
REVISIÓN DE CONTRATOS
CONTRATO NO. 127 DE 2014
CONTRATISTA
FECHA
PERFECCIONAMIENTO 11 DE DICIEMBRE DE 2.014.
OBJETO
EL ARRENDADOR ENTREGA A TÍTULO DE ARRENDAMIENTO A LA ARRENDATARIA LOS
PISOS 6 Y 7 DEL EDIFICIO WORLD BUSINESS CENTER UBICADO EN LA AK 86 NO. 51-66 EN
LA CIUDAD DE BOGOTÁ, PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA
NACIONAL DE SALUD.
PLAZO 11 DE DICIEMBRE DE 2014 Y HASTA EL 31 DE AGOSTO DE 2015.
VALOR CUATRO MIL DOSCIENTOS SETENTA Y CINCO MILLONES SEISCIENTOS SESENTA MIL
SETECIENTOS NOVENTA PESOS ($4.275.660.790)
SUPERVISIÓN CAROLINA CHICA ZAPATA – COORDINADORA DEL GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN
Mediante Memorando con radicado NURC 3-2014-021150 del 04 de Diciembre de 2.014, la Coordinadora del Grupo de Administración
de Recursos Físicos, remite a la Coordinadora del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios para revisión y trámite los Estudios
Previos para la elaboración del contrato de arrendamiento del bien inmueble para el funcionamiento de la Sede de la Superintendencia
Nacional de Salud.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 numerales 7 y 12, reglamentado por la Ley 1150 de 2007 y el
Artículo 20 del Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013 se realizaron los estudios previos.
De acuerdo con lo anterior en el en el mes de Noviembre del año 2013, se suscribió contrato de arrendamiento con la Empresa Prabyc
Ingenieros Ltda., para el cambio de sede de la Superintendencia. Este arrendamiento contempla derechos de uso tanto de recintos, como
puestos de trabajo, red eléctrica, cableados estructurado, centro de cómputo y cuarto técnico, parqueaderos, bodegas, y el área útil de
oficina. De igual manera contempla el pago de arrendamiento y por ende el uso de las zonas comunes del Edificio World Business
Center.
El contrato de arrendamiento, con los derechos de uso anteriormente descritos para el presente año se pactó así, con la siguiente
propuesta económica:
MODALIDAD DE SELECCIÓN
El presente proceso de contratación se fundamenta en la normatividad vigente para la CONTRATACIÓN DIRECTA, específicamente en la causalestipulada en el artículo 83 del Decreto 1510 de 2013, por tratarse de un CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE BIEN INMUEBLE.
FASE PRECONTRACTUAL
FASE PRECONTRACTUAL
VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO
ESTUDIO DEL SECTOR
Para la elaboración del Estudio del Sector se revisaron contratos de arrendamiento de inmueble adecuado que hayan realizado otras
entidades estatales, encontrando lo siguiente:
De lo anterior se concluyó lo siguiente:
Todas las contrataciones de arrendamiento se hacen de manera directa.
Los negocios de llave en mano han resultado una buena opción para las entidades públicas, quienes entregan la gestión inmobiliaria
a los arrendadores, ahorrando esfuerzos y recursos en el mantenimiento de bienes inmuebles o bien en la devaluación de bienes
muebles.
El Promedio del valor por metro cuadrado puede ubicarse por encima de los $100.000, para inmuebles que se encuentren ubicados
en las zonas de la 26 y la 97. Esto porque es donde se encuentra la mayor oferta comercial de metros cuadrados de oficina, toda vez
que en el centro de la ciudad la oferta es escasa.
El valor ofertado por la empresa Prabyc, al momento de la presentación de la oferta, fue un precio que se encontraba dentro de las
condiciones del mercado actual.
De igual manera se revisaron en metrocuadrado.com los precios de arrendamiento de oficinas en la zona de la 26, encontrando que
en el mismo edificio donde se encuentra ubicada la Superintendencia Nacional de Salud, las oficinas se arriendan a razón de
$60.000 por metro cuadrado, sin las adecuaciones requeridas.
El valor de los arrendamientos de los derechos
de uso (puestos de trabajo, cableado
estructurado, centros de cómputo) equivale
generalmente al 60% del valor del canon de
arrendamiento, por lo cual podría pensarse
que el valor del arrendamiento por metro
cuadrado, en el caso de la Superintendencia
ascendería a $150.000, es decir que la
propuesta hecha por la empresa PRABYC se
encuentra ajustada a los precios del mercado
para el arrendamiento de bienes inmuebles
con derechos de uso o llave en mano.
PLAN DE ADQUISICIONES
Revisado el Plan de Adquisiciones de la
Entidad aprobado para la vigencia 2014, se
puede observar que se encuentra descrito en
el Sistema Electrónico para la Contratación
Pública www.contratos.gov.co o
www.colombiacompra.gov.co .
ESTUDIO DE MERCADO
Se tuvo en cuenta que la Superintendencia Nacional de Salud venía
ocupando el bien en virtud del Contrato No. 516 de 2013 y que la
Superintendencia Nacional de Salud requería del arrendamiento de
un bien inmueble para su funcionamiento, por lo cual en el Estudio de
Mercado se justificó que el canon de arrendamiento del inmueble que
a la fecha ocupa la Institución se encuentra dentro de las condiciones
del mercado y por lo tanto, no resultaba necesario generar un cambio
de sede en la Entidad, ya que el actual inmueble se acomoda a las
necesidades y cumple con las especificaciones técnicas requeridas
De acuerdo con lo anterior no se realizó el estudio de mercado a
partir de cotizaciones o propuestas de arrendamiento diferentes a la
que se tiene actualmente.
La empresa PRABYC presentó propuesta que se adjuntó al estudio
previo, en la cual propuso el aumento del IPC+2%, tanto para los
pagos de canon de arrendamiento a partir del mes de Mayo de 2.014
y para el arrendamiento de adicionales a partir de Enero de 2015, tal
y como se describe a continuación:
FASE PRECONTRACTUAL
Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto
Cannon 466.966.249 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250 466.966.250
Incremento IPC+2 aplicado al
cannon - 24.515.728 24.515.728 24.515.728 24.515.728
Canon adicionales 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980 14.367.980
Incremento IPC+2 aplicado al
cannon de adicionales 754.319 754.319 754.319 754.319 754.319 754.319 754.319 754.319
Total 320.889.486 482.088.549 482.088.549 482.088.549 482.088.549 506.604.277 506.604.277 506.604.277 506.604.277
VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
El valor del contrato se estimó por la suma de $4.275.660.790 incluido IVA y todos los costos directos e indirectos, tasas y
contribuciones que conlleve la celebración y ejecución total del contrato que resulte del presente proceso de contratación. El valor del
contrato se encuentra distribuido, en $320.889.486 para la vigencia 2014 y $3.954.771.304 para la vigencia 2015.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN
La Superintendencia Nacional de Salud contó con la Disponibilidad Presupuestal No. 38614 de Agosto de 2014 por valor de
$320.889.486 de 2014 expedida por la Coordinadora del Grupo de Presupuesto de la Secretaria General de la Superintendencia
Nacional de Salud y una aprobación de vigencias futuras No. 88614 por el valor de $4.043.207.583.
FASE PRECONTRACTUAL
ANALISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE
MITIGARLO
La Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con elartículo 17 del Decreto 1510 de 2013 y con base en elManual para la Identificación y Cobertura del Riesgoelaborado por Colombia Compra Eficiente, evaluó losRiesgos y las formas de mitigarlo, conforme se estableció enlos Estudios Previos, en las páginas 11 a 13.
ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE LA
MODALIDAD DE SELECCIÓN
De acuerdo a lo consagrado en el Artículo 73 del Decreto 1510 de 2.013,Secretaría General de la Superintendencia Nacional de Salud, endocumento del 09 de Diciembre de 2.014, profirió el acto administrativode justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa,con los requisitas exigidos en la norma. – Folios 26 y 27 de la carpeta delcontrato-
PRINCIPALES OBLIGACIONES DEL ARRENDADOR
Garantizar la continuidad del uso, goce y disfrute de los inmuebles otorgados en arriendo, según las condiciones descritas en el
Anexo No. 1 “Especificaciones Técnicas”, el cual hace parte integral del presente contrato, sin propiciar cualquier clase de turbación
o impedimento para que se ejerza dicho uso y librando a la Superintendencia Nacional de Salud cuando tales acciones provengan de
un tercero.
Garantizar el funcionamiento del inmueble con los servicios de energía eléctrica, acueducto y alcantarillado, aseo público y
recolección de basuras debidamente instalados y en funcionamiento, acondicionados a las necesidades requeridas.
Asegurar que la infraestructura del inmueble tomado en arriendo cumpla con las normas de iluminación, ventilación, áreas de
circulación, ubicación de puertas, protección con equipos contra incendio, y demás normas de seguridad industrial que sean
aplicables.
Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la estructura de la edificación con el objeto de evitar y corregir fisuras y grietas,
humedades e inundaciones en cualquiera de los niveles. De igual manera efectuar las reparaciones y sustituciones que sean
necesarias cuando las mismas no sean atribuibles a la ARRENDATARIA o correspondan a uso indebido del inmueble.
FASE PRECONTRACTUAL
FASE PRECONTRACTUAL
PRINCIPALES OBLIGACIONES DE LA ARRENDATARIA
Expedir el registro presupuestal del Contrato. Elaborar y suscribir el acta de verificación del estado actual de las áreas y bienes del inmueble. Pagar en su debida oportunidad los cánones de arrendamiento previa presentación por parte del ARRENDADOR de los documentos requeridos,
acorde con los plazos establecidos en el contrato; de igual manera, pagar los servicios públicos de energía, agua, alcantarillado, aseo y telefoníafija y administración del edificio.
Destinar el inmueble exclusivamente como sede para el desarrollo de las actividades de la Superintendencia Nacional de Salud. Restituir el inmueble entregado en arriendo al terminar el contrato, en el mismo estado en el que fue recibido, salvo el deterioro atribuible al uso
normal. Cumplir las normas del reglamento de propiedad horizontal al cual se encuentra sometido el edificio.
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
Para la Supervisión del Contrato se designó, el 11 de Diciembre de 2.014 a la Coordinadora del Grupo de Recursos Físicos quien
ejerce las obligaciones y responsabilidades de acuerdo con lo establecido en los Artículos 82, 83, 84 y 85 de la Ley 1474 de 2011 y el
Manual de Contratación de la Entidad. (Cláusula Décima Cuarta)
ACTA DE INICIO
Dando cumplimiento a la Cláusula Vigésima Quinta, “REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÒN”, se suscribió el Acta
No. 001 del 11 de Diciembre de 2.014, mediante la cual consta el recibo de los 6 y 7 del Edificio World Business Center.
PAGOS
PRIMER PAGO: $320.889.486 incluido IVA y costos de administración.
Factura de Venta: No. 2547 del 11 de Diciembre de 2.014.
Informe de la Supervisión: No. 01 de Diciembre de 2.014.
SEGUNDO PAGO: $1.446.265.647 incluido IVA y costos de administración, dentro de los 10 días calendario siguientes a la
presentación de la factura del mes de Enero de 2015, correspondiente al pago de los cánones de arrendamiento de Enero a Marzo.
Factura de Venta: No. 2568 del 06 de Enero de 2.015.
Informe de la Supervisión: No. 02 de Enero de 2.015.
FASE PRECONTRACTUAL
OTRA OBLIGACIÓN DE LA ARRENDATARIA SOBRE LA CUAL SE PRONUNCIA LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
El Equipo Auditor, en desarrollo de la labor auditora, analizando las obligaciones contractuales a cargo del Contratista, logró
establecer que falta por cumplir por parte de la sociedad PRABYC INGENIEROS SAS, de acuerdo con el numeral 17 de la Cláusula
Cuarta del citado contrato, la obligación de "Realizar la instalación de película de control solar en la fachada de vidrios del perímetro
de los pisos 6 y 7 del Edificio World Business Center".
Ante lo anterior, se evidenció de igual manera que el Doctor Chaid Franco Gómez, Secretario General dela Superintendencia
Nacional de Salud, con oficio radicado con el NURC 2-2015-021313 del 06 de Marzo de 2.015, requirió al Contratista para que diera
cumplimiento a la obligación del contrato antes mencionada, a la mayor brevedad posible, teniendo en cuenta el impacto en salud y
seguridad en el trabajo de los colaboradores de la Entidad.
Por lo señalado, la Oficina de Control Interno recomienda a Secretaría General, como ordenador del gasto, continuar con las
diligencias pertinentes, a la luz de la normatividad de Contratación Estatal vigente, tendientes a lograr el cumplimiento de la obligación
contractual a cargo del contratista, aspecto que incide de manera transversal, en el Sistema Integrado de Gestión, Subsistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Verificada la documentación que soporta el Contrato, objeto de la presente auditoría, a Oficina de Control Interno estableció, que en la
etapa precontractual, es decir, e la elaboración de los Estudios Previos, el proceso de contratación se llevó a cabo dando cumplimiento
a lo consagrado en los numerales 7 y 12 - Modificado por el art. 87 de la Ley 1474 de 2011- del artículo 25 de la Ley 80 de 1993,
reglamentado por la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 20 del Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013.
El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno estableció en el ejercicio de Auditoría, que comprobada la documentación que soporta
el Contrato, se evidenció que la Etapa Contractual se inició con la suscripción del Contrato de Arrendamiento de Bien Inmueble No. 127
del 11 de Diciembre de 2.014, soportado legalmente con las apropiaciones presupuestales respectivas para la vigencia de 2013 y
vigencias futuras para 2014, el cual se perfeccionó en debida forma; y para el inicio de la ejecución del contrato se suscribió el acta de
inicio, previa expedición del registro presupuestal y aprobación de la garantía única por parte de la Superintendencia. (Artículo 41 Ley
80 de 1993, en concordancia con el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007).
El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno estableció, en el ejercicio de Auditoría, que el contrato actualmente se encuentra en la
etapa de ejecución, y a la fecha de la presente Auditoría, la Superintendencia Nacional de Salud ha realizado dos (2) pagos, el primero
por $320.889.486 y el segundo por $1.446.265.647, observando así con lo señalado en la Cláusula Décima del Contrato, en cuanto a la
forma y requisitos para el pago al arrendador. De lo anterior se concluye que la Superintendencia Nacional de Salud está cumpliendo
con lo establecido en las obligaciones y demás cláusulas del Contrato 127 de 2.014 y, en especial lo contemplado en el Artículo 41 de la
Ley 80 de 1.993, en concordancia con el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2.007 y con los postulados del Decreto 1510 de 2013.
RECOMENDACIONES
La Oficina de Control Interno, respetuosamente recomienda a Secretaría General de la Entidad, que en razón a las condiciones y
estipulaciones del Contrato 127 de 2.014, se fortalezca el inventario de los Bienes de propiedad de la Superintendencia Nacional de
Salud, que no hagan parte del contrato, y que de acuerdo a las necesidades de logística requeridas, se hayan suministrado y realizado,
en el sentido de que se lleve a cabo, y se actualice en forma permanente, la relación detallada de los elementos que lo componen y el
estado de los mismos, para con ello, en el evento de existir cualquier situación que pueda comprometer la ejecución del contrato y que
conlleve a su posible terminación; la Entidad tenga plena claridad y diferenciación, respecto de la propiedad de los bienes muebles de
su propiedad y de propiedad del Contratista.
Adicionalmente, se reitera lo expuesto en la filmina anterior, en el sentido que la Oficina de Control Interno recomienda a Secretaría
General, como ordenador del gasto, continuar con las diligencias pertinentes, a la luz de la normatividad de Contratación Estatal
vigente, tendientes a lograr el cumplimiento de la obligación contractual a cargo del contratista en lo que hace referencia a la obligación
de "Realizar la instalación de película de control solar en la fachada de vidrios del perímetro de los pisos 6 y 7 del Edificio World
Business Center"., aspecto que incide de manera transversal, en el Sistema Integrado de Gestión, Subsistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo. a cargo del contratista, aspecto que incide de manera transversal, en el Sistema Integrado de Gestión, Subsistema deGestión de Seguridad y Salud en el Trabajo la Oficina de Control Interno recomienda a Secretaría General, como ordenador del gasto, continuar conlas diligencias pertinentes, a la luz de la normatividad de Contratación Estatal vigente, tendientes a lograr el cumplimiento de la obligacióncontractual a cargo del contratista, aspecto que incide de manera transversal, en el Sistema Integrado de Gestión, Subsistema de Gestión deSeguridad y Salud en el Trabajo
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios mediante memorando NURC 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015,presentó sus observaciones en los siguientes términos:
“ La Coordinación del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios responde:
“Respecto de la observación contendida en el Informe Preliminar, se da respuesta a la misma, así:
La empresa PRABYC tiene un contrato de arrendamiento suscrito con la Superintendencia Nacional de Salud, a través del cual secontempla el arrendamiento de los metros cuadrados y los derechos de uso que se encuentran descritos en el Anexo No 1“Especificaciones Técnicas” del contrato en mención.
Estos derechos de uso hacen referencia a infraestructura física y tecnológica, ésta última catalogada como inmueble por adhesión,por cuanto se encuentra instalada en el inmueble y no puede ser removida, sin que ello implique una modificación de lainfraestructura.
También se cuenta con derechos de uso del mobiliario, en cuanto a puestos de trabajo, los cuales se encuentran descritos en elAnexo No 1 “Especificaciones Técnicas” del contrato de arrendamiento.
No existe ningún tipo de bien mueble adicional propiedad de PRABYC dentro de las instalaciones arrendadas a la SuperintendenciaNacional de Salud.
Conscientes de la necesidad de tener claridad en el inventario de puestos de trabajo (único mobiliario de propiedad de PRABYC), acontinuación se indica el trámite de control de inventario adelantado:
Durante el 2013 y 2014, se realizó el levantamiento de planos de puestos de trabajo de cada funcionario, asignando a cada uno unnúmero y una sigla. Este inventario se encuentra en planos que son administrados por el Grupo de Recursos Físicos.
En trabajo de campo se efectuó marcación física de los puestos identificados en planos, según la sigla y el número asignado en elinventario.
Los puestos de trabajo se encuentra debidamente contabilizados, señalizados e identificados, según la nomenclatura que se tiene enplanos vigentes.
En cuanto al mobiliario adicional y no comprendido dentro de la descripción que se realiza en el Anexo No. 1 “EspecificacionesTécnicas” del contrato de arrendamiento se precisa que este es de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud, frente a loscuales se realizan las siguientes medidas de administración de inventario:
Se cuenta con un control de ingreso al inventario, así como la plaqueta del mismo, lo cual permite identificarlo.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
El equipo auditor, luego de realizada la verificación en la documentación que soporta el archivo documental en la Carpeta del Contrato,estableció que:
Los derechos de uso de inmueble hacen referencia a la infraestructura física y tecnológica, siendo esta última bien inmueble poradhesión en la medida de que no puede ser removida del edifico (WBC), aunado, a que se cuenta con derechos de uso del mobiliario,en cuanto a puestos de trabajo, los cuales se encuentran descritos en el Anexo No. 1 “Especificaciones Técnicas” del contrato dearrendamiento así:
2. No existe ningún tipo de bien mueble adicional propiedad de PRABYC dentro de las instalaciones arrendadas a la SuperintendenciaNacional de Salud.
3. En cuanto al mobiliario adicional y no comprendido dentro de la descripción que se realiza en el Anexo No. 1 “EspecificacionesTécnicas” del contrato de arrendamiento se precisa que este es de propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud.
Por lo anterior, es válida la recomendación de la Oficina de Control Interno y en efecto hará el respectivo seguimiento y verificación,respecto del inventario, que se señala en la respuesta al Informe Preliminar.
De otro lado en lo referente a la instalación de películas de control solar, se presentaron las siguientes observaciones:
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DEL MISMO
“Frente a esta observación, se informa que el Coordinador del Grupo de Recursos Físicos de la Entidad, en su calidad de Supervisor, ha
adelantado los siguientes trámites respecto a la observación elevada por la Oficina de Control Interno:
El día 11 de diciembre de 2014 en reunión con el interlocutor de PRABYC Ingenieros, se suscribió el acta de entrega del inmueble, reunión
establecida con la arquitecta Paula Mora, en la cual se deja constancia de las cantidades de nuevas condiciones por instalar y en la cual
se incluye película de protección solar.
El 9 de marzo de 2015 a través del NURC 2-2015-021313 se solicitó a la empresa PRABYC el cumplimiento de la obligación número 17 de
la cláusula cuarta del contrato 127 de 2014. "Realizar la instalación de película de control solar en la fachada de vidrios del
perímetro de los pisos 6 y 7 del Edificio World Business Center".
La Supervisión del contrato de la referencia, no recibió respuesta por parte del contratista sobre el particular.
En comunicaciones telefónicas sostenidas con la asesora jurídica de la firma, la Subdirección Administrativa requirió respuesta a la
comunicación radicada el 9 de marzo en las oficinas de la empresa PRABYC, y se diera cumplimiento a la obligación relacionada.
El 21 de abril de 2015, se reenvía por correo electrónico la comunicación antes mencionada reiterando se dé respuesta a la solicitud.
El 23 de abril se recibió la respuesta a la comunicación por parte de PRABYC, en la cual manifiesta el Representante Legal lo siguiente:
…”Se aclara que la ventanería y los vidrios de todo el Edificio cuentan ya con películas de control solar, pues son de alta gama en
consideración a los requerimientos LEED del Edificio y varían de acuerdo a la asoleación del mismo.”…
Adicionalmente manifiestan que: …”ahora bien, dado lo incluido por ustedes en el contrato, y que repetimos, era un ofrecimiento de
adicionales para ciertos sitios y no una obligación contractual, pero que en aras de honrar lo escrito y firmado, le manifiesto que previo
estudio y análisis de asoleación que conjuntamente con sus funcionarios hicimos en piso 6 y 7, en los puntos críticos ya determinados,
colocaremos una película de protección de rayos UV en estas ventanas.
El tiempo de ejecución será de 30 días a partir de la fecha.”…
En correo electrónico enviado el 28 de abril de 2015 enviado por la Supervisión del Contrato, se replicó la consulta a dicha empresa,
solicitando se indique las fechas para la revisión e instalación de las películas, procurando con ello tener una manifestación del
compromiso del cumplimiento de la obligación más específica a la brindada el 23 de abril de 2015.
:
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
En correo electrónico, remitido por el Ingeniero Diego Prada manifestó:
“Como ustedes saben Paula está trabajando en ese tema hace varios días y se espera terminar antes del 15 de junio por la
importación del material para hacer lo mejor técnicamente y no colocar elementos que dañen la estética del edificio.
La película se instalará en las fachadas oriental y occidental en su totalidad en los dos pisos (…).
Con lo anterior se puede evidenciar que la Supervisión del contrato y la Subdirección Administrativa han dado trámite a las diligencias
tendientes a lograr el cumplimiento de la obligación objeto de observación, y se espera que en los términos antes descritos y previo
seguimiento y verificación por parte del Supervisor se dé cumplimiento a dicha obligación.
Vale la pena aclarar, que acorde a las condiciones pactadas en el contrato, frente a la obligación en comento, ésta se encuentra en
ejecución, de acuerdo a lo señalado anteriormente, y por lo tanto, no se puede predicar una presunta mora sobre la misma.”
Realizada la verificación en la documentación actual que soporta el archivo documental en la Carpeta del Contrato y la respuesta a la
recomendación expuesta, se establecen las actuaciones que han realizado la Subdirección Financiera y la Supervisión del contrato, en
razón a que con oficio radicado con NURC 2-2015-021313 del 09 de marzo de 2.015 requirió al Contratista el cumplimiento de dicha
obligación.
Se señala en la respuesta que la Subdirección Financiera requirió, vía telefónica y por correo electrónico al contratista, para que diera
cumplimiento a la referida obligación. Igualmente que el día 23 de Abril de 2.015 la firma contratista respondió y expresó que, previo estudio
y análisis de asoleación que conjuntamente con sus funcionarios hicimos en piso 6 y 7, en los puntos críticos ya determinados, se colocará
una película de protección de rayos UV en estas ventanas.
En correo electrónico del 28 de Abril de 2.015, enviado por el Contratista a la Supervisora del mismo, indica que se estaba trabajando en
ese tema desde hace varios días y se espera terminar antes del 15 de junio por la importación del material para hacer lo mejor
técnicamente y no colocar elementos que dañen la estética del edificio y que la se instalará en las fachadas oriental y occidental en su
totalidad en los dos pisos.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
Con base en lo anterior, la Oficina de Control Interno establece que la Subdirección Administrativa y la Supervisión del contrato, han
venido realizando acciones orientadas al cumplimiento por parte de la empresa PRABYC INGENIEROS SAS, de la obligación número 17
de la Cláusula Cuarta del Contrato No. 127 de 2014, de realizar la instalación de película de control solar en la fachada de vidrios del
perímetro de los pisos 6 y 7 del Edificio World Business Center.
Por lo anterior, aclarada la recomendación, la Oficina de Control Interno hará el respectivo seguimiento y verificación para que el
contratista cumpla con la obligación en las condiciones y término previstos para ello.
CONTRATO NO. 611 DE 2013
CONTRATISTA
FECHA
PERFECCIONAMIENTO16 DE DICIEMBRE DE 2014
OBJETO
PROVEER EL LICENCIAMIENTO DEL SOFTWARE QUE PERMITA EL PROGRESO INTEGRAL DE
CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN, CÁLCULO, LIQUIDACIÓN, NOTIFICACIÓN, RECUADO Y
CARTERA PARA LA TASA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD DE CONFORMIDAD CON LAS
ESPECIFICACIONES DESCRITAS EN EL ANEAXO TECNICO.
PLAZODESDE EL 16 DE DICIEMBRE DE 2014 HASTA EL 31 DE JULIO DE 2014.
VALOR
MIL NOVENTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL
QUINIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE ($1.099.999.580).
SUPERVISIÓN
SECRETARIO GENERAL Y DEL JEFE DE LA OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN.
PROYECTO DE INVERSIÓN
“Diseño implantación e implementación del
Sistema de información para la Superintendencia
Nacional de Salud”.
ESTUDIOS PREVIOS
Mediante memorando radicado con el NURC 3-2014-021150
del 30 de Agosto de 2.013 de Diciembre de 2.014, el Jefe de la
Oficina de Tecnología de la Información, la Coordinadora del
Grupo de Administración de Recursos Físicos remite a la
Coordinadora del Grupo de Contratación de Bienes y servicios
para la respectiva contratación.
NECESIDAD A SATISFACER
La cobertura y alcance de la solución a implementar, debeconsiderar que se trata de un sistema de información basado enWeb, con motor de base de datos SQL Server 2008, conherramienta de desarrollo .NET o cualquier otra herramientaque no genere costos adicionales de licenciamiento, que debecargar información origen (Ingresos y Gastos de los EstadosFinancieros) del sistema de Recepción, Validación y Cargue RVCCde la Superintendencia como mínimo para 7.000 vigilados,realizar procesos de interoperabilidad para obtener informaciónde fuentes externas, ejecutar tareas de seguimiento al recaudo,cartera, actos administrativos y notificación, la interface quepermita registrar las variables y parámetros necesarios para elcálculo, la generación de reportes e interfaces para los sistemascontable y SIIF Nación y los módulos generales de Auditoria,Seguridad y Administración del sistema.
MODALIDAD DE LA CONTRATACIÓN
La modalidad de selección es Licitación Pública,
sustentada en el Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el
Artículo 2 Numeral 1º de la Ley 1150 de 2007 y el
Artículo 3.1.1. del Decreto 734 de 2012 y normas
concordantes.
ESTUDIOS DE MERCADO
Con base en la documentación analizada por el equipoAuditor que soporta el proceso de la Licitación Pública, laSuperintendencia Nacional de Salud realizó el respectivoEstudio de Mercado con empresas proveedores de Software,entre otras, SERTSOF SAS, SOFTMANAGEMENT, NEXURAINTERNACIONAL, SDTINGENIERIA SAS SPHERA CONSULTINGLTDA, CONTROL DOCUMENTAL S.A.S., ANV SOLUCIONESDIGITALES S.A.S.
FASE PRECONTRACTUAL
PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
El Proyecto de Pliego de Condiciones, fue publicado en el SECOP el 17 de Octubre de 2.013,
con las siguientes condiciones:
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO.
2. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
3. REQUISITOS GENERALES DE LAS PROPUESTAS-
4. REQUISITOS HABILITANTES Y DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA.
5. VERIFICACION Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.
6. ASPECTOS GENERALES DEL CONTRATO.
CRONOGRAMA
FASE PRECONTRACTUAL
APERTURA DEL PROCESO
la Superintendencia Nacional de Salud mediante Resolución No.002123 del 31 de Octubre de 2.013 se ordenó la apertura del Procesode la Licitación Pública SNS No. LP No. 09 de 2.013, a partir del 31 deOctubre de 2.013, de conformidad con el cronograma allí dispuestopresupuesto oficial estimado para la presente contratación es hasta porla suma de MIL CIEN MILLONES DE PESOS ($1.100.000.000 MCTE)incluido IVA y todos los costos directos e indirectos, tasas
PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO
El Pliego de Condiciones Definitivo fue publicado en el SECOP el 31 deOctubre de 2.013.
AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS DE
CONDICIONES DEFINITIVO Y ASIGNACIÓN DEL
RIESGO.
De acuerdo con lo estipulado con el artículo 4° de la Ley
1150 de 2007 y el numeral 6 de los artículos 2.1.1 y 2.1.2 del
Decreto 734 de 2012, la Superintendencia Nacional de
Salud llevó a cabo la Audiencia en mención el día 05 de
Noviembre de 2.013 y en cumplimiento del objetivo se
procedió por parte de la Superintendencia Nacional de Salud
a identificar los Riesgos, la forma de mitigarlos y la
asignación de los mismos entre las parte contratantes.
(SECOP 08 de Noviembre de 2.014).
ADENDA NO. 1. DEL 12 DE NOVIEMBRE DE 2.013 Y
ADENDA NO. 2. DEL 13 DE NOVIEMBRE DE 2.013.
Mediante la Adendas citadas fue necesario modificar los
citados numerales del Pliego de Condiciones: 4.4.1.2, 4.4.2
y 4.2.1, respecto de Fecha límite de expedición de adendas,
Cierre del plazo de la licitación y Audiencia de adjudicación
para el 5 de diciembre de 2013 a las 2:00 p.m. (SECOP
Noviembre 13 y 14 de 2.013).
ACTA DE CIERRE DEL PROCESO
En la diligencia anotada se procedió a la apertura de las
propuestas presentadas dentro del plazo establecido en el
Pliego de Condiciones Definitivo, en el cual se
presentaron los siguientes proponentes:
CONTROL ONLINE S.A.S. y UNIÓN TEMPORAL ABITS
– SERTISOFT. Además, de acuerdo con el numeral 5.4.2
del Pliego, la escogencia de una de las tres (3) formulas
se realizara en la Audiencia de Cierre del Proceso,
mediante el sistema de balotas numeradas de uno a tres.
(Publicado SECOP el 20 de Noviembre de 2.013)
CONFORMACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL COMITÉ
ASESOR Y EVALUADOR.
Mediante documento suscrito el 18 de Noviembre de
2.013 se conformó y se designaron los funcionarios que
conformaron el del Comité Evaluador de la LICITACIÓN
PÚBLICA SNS -LP- No. 09 DE 2013.
FASE PRECONTRACTUAL
INFORME DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO LICITATORIO
El Comité Evaluador, hechas lassubsanaciones pertinentes, finalmenterecomendaron RECHAZAR las propuestaspresentadas por los dos (2 oferentes)CONTROL ONLINE S.A.S. y UNIÓNTEMPORAL ABITS – SERTISOFT, por nocumplir con los requisitos exigidos en el Pliegode Condiciones (Publicado SECOP el 25 deNoviembre de 2.013, junto con los demásanexos de verificación jurídica, financiera,económica y protocolo demostración, entreotras)
RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR
LOS OFERENTES AL INFORME DE VERIFICACIÓN Y
EVALUACIÓN DEL PROCESO LICITATORIO
EL Comité dio respuesta a las observaciones presentadas por los
oferentes refiriéndose a cada una de las inquietudes de los mismos.
(Publicado SECOP el 06 de Diciembre de 2.013)
AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA SNS No. 09 DE 2013.
Previo informe de recomendación del Comité Asesor y Evaluador del proceso licitatorio, conforme a documento del 05 de Diciembre de
2.013, mediante ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA, suscrita el 05 de Diciembre de 2.013, con el objeto de llevar a cabo la Audiencia de
Adjudicación o Declaratoria de Desierta, de acuerdo con el numeral 10 del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, Artículo 9 de la ley 1150 de
2007 y el Artículo 3.1.3 del Decreto 734 de 2012, se decidió adjudicar el proceso licitatorio al oferente ABITS-SERTISOFT. (Publicado
SECOP el 06 de Diciembre de 2.013).
ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA SNS No. 09 DE 2013.
La Superintendencia Nacional de Salud, mediante Resolución No. 002322 del 05 de Diciembre de 2.013, resolvió adjudicar el proceso
de selección de Licitación Pública SNS No 09. de 2013, a la UNIÓN TEMPORAL ABITS – SERTISOFT integrada por SERTISOFT
S.A.S. identificada con NIT. 830.015.840-7 y ABITS COLOMBIA S.A.S. con NIT 830.031.758-8, por el valor de $1.099.999.580 incluido
IVA. (Publicado SECOP el 06 de Diciembre de 2.013)
FASE PRECONTRACTUAL
FECHA DE PERFECCIONAMIENTO
El contrato se perfecciono el día 12 de Diciembre de 2.014. (Publicado SECOP el 12 de Diciembre de 2.013).
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
De acuerdo con la Cláusula Novena la Supervisión del Contrato estará a cargo del Secretario General y del Jefe de la Oficina
de Tecnologías de la Información, quienes ejercerán las obligaciones y responsabilidades establecidas en el Contrato y en el
numeral 3.4.2 del Manual de Contratación de la Superintendencia Nacional de Salud.
PRÓRROGAS
El representante legal del Contratista UNIÓN TEMPORAL ABITS-SERTOSOFT, mediante oficio radicado con el NURC 1-2014-063978
del 15 de Julio de 2.014, solicitó prórroga del Contrato No. 611 de 2013, sin costo alguno adicional para la Superintendencia, por el
término de un (1) mes, con base en la debida sustentación sobre la forma como se pueden concluir las actividades pendientes en la
ejecución del contrato, desde el 1° de Agosto de 2.014 y hasta el 31 de Agosto de 2.014; además modificar el numeral 14 de la Cláusula
Segunda, Obligaciones Específicas del Contratista, y la forma de pago de la fase de despliegue de la Cláusula Séptima.
Modificación y Prórroga No. 2 del 28 de Agosto de 2.014, prorrogó el término por dos (2) mes, es decir, hasta el 31 de Octubre de 2014, y
a realizar con la Compañía Aseguradora Anexo Modificatorio de la Garantía.
AUTORIZACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LOS SUPERVISORES DEL CONTRATO
Mediante memorandos NURC 3-2014-011295 y 3-2014-011571 de julio 18 y 25 de 2014, respectivamente, y NURC 3-2014-014585 y 3-
2014-014611 del 28 de agosto de 2014, solicitaron y justificaron las prórrogas y modificaciones del contrato. (Publicados SECOP el 04 de
Agosto y 01 de Septiembre de 2.014).
FASE CONTRACTUAL
PAGOS REALIZADOS CON OCASIÓN DEL CONTRATO 611 DE 2014
PRIMER PAGO – Informe de Supervisión No. 01 de 05, del 19 de Marzo de 2.015: $329.999.932.
Factura de Venta: No. 3023 del 17 de Marzo de 2.014.
Conforme a la Cláusula Séptima de Contrato, este pago comprende la actividad “Entregables de la Fase de Inicio”
SEGUNDO PAGO – Informe de Supervisión No. 02 de 05, del 19 de marzo de 2014: $109.999.900.
Factura de Venta: No. 3024 del 17 de Marzo de 2.014.
De acuerdo con la Cláusula Séptima de Contrato, este pago correspondió a la finalización de la Fase de Elaboración (Diseño-
Licenciamiento) y los entregables.
TERCER PAGO - Informe de Supervisión No. 03 de 05, del 01 de Agosto de 2014: $384.999.940.
Factura de Venta: No. 3057 del 01 de Agosto de 2.014.
Con arreglo con la Cláusula Séptima de Contrato, este pago comprendió a la terminación de la Fase de Construcción que incluyó los
entregables.
CUARTO PAGO - Informe de Supervisión No. 05 de 05, del 18 de Noviembre de 2014: $109.999.900.
Factura de Venta: No. 3084 del 07 de Noviembre de 2.014.
De conformidad con la Cláusula Séptima de Contrato, este pago correspondió a la terminación de la Fase de Transición, que incluyó los
entregables.
QUINTO PAGO - Informe de Supervisión No. 05 de 05, Diciembre de 2014: $164.999.908.
Factura de Venta: No. 3097 del 01 de Diciembre de 2.014.
De acuerdo con la Cláusula Séptima de Contrato, este pago corresponde a la terminación de la Fase de Despliegue (Puesta en
operación del sistema), y en concordancia con lo contemplado en el Parágrafo Primero de la Cláusula Séptima del Contrato 611 de
2013 “El último pago estará sujeto a la suscripción del acta de liquidación.”, modificado mediante documento “MODIFICACIÓN Y
PRÓRROGA AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 611 DE 2013”, que incluyó los entregables.
En el Informe de Supervisión No. 05, los Supervisores del Contrato 611 de 2013, señalaron en la parte final: “CONCLUSIONES, Los
trabajos aquí certificados se realizaron desde el 28 de Julio hasta el 31 de Octubre de 2014. Se cumplió a cabalidad con las
obligaciones del contrato, las cuales se validaron por parte del JEFE DE OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN –
EDGAR ALEXANDER PRIETO MUÑOZ y el SECRETARIO GENERAL – CHAID FRANCO GÓMEZ para la Fase de Transición.
FASE CONTRACTUAL
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 611 DE 2013
Mediante memorando NURC 3-2015-000253 del 07 de Enero de 2.015, los Supervisores del Contrato 611 de 2013,
solicitaron a la Coordinación del Grupo de Bienes y Servicios la Liquidación del mencionado contrato, para lo cual se
anexaron lo productos Entregables y el Informe Final de la Supervisión del mismo.
ACTA DE LIQUIDACIÓN
Mediante documento suscrito el 08 de enero de 2015, denominado “ACTA DE LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 611 DE 2013”, las partes contratantes SUPERINTENDENCIA
NACIONAL DE SALUD y UNIÓN TEMPORAL ABITS-SERTISOFT terminaron por mutuo acuerdo el Contrato 611 de 2013 y,
acorde con las certificaciones emitidas por los Supervisores, el objeto y las obligaciones fueron cumplidas por el contratista y
Financieramente se evidenció el cumplimiento de los pagos.De esta manera se cumplió con lo estipulado en el artículo 60 de la ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la ley 1150 de 2011.
FASE POSCONTRACTUAL
1. El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, verificada la documentación
que soporta el Contrato No. 611 de 2013, objeto de la presente auditoría, estableció que en la Etapa Precontractual – Licitación
No. 09 de 2013- el proceso se llevó a cabo, cumpliendo a cabalidad con la Ley Contractual, desde el inicio la “ficha BPIN” del
Departamento Nacional de Planeación de acuerdo con los lineamientos del sector salud y que se denomina: “DISEÑO
IMPLANTACION E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE INFORMACION PARA LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE
SALUD”
2. El Equipo Auditor estableció que se cumplió estrictamente con el CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN, de
acuerdo con las actividades allí señaladas, el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, y con la
debida publicación en el SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA –SECOP- de las actividades que por ley
obligan hacerlo, y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la
ejecución y el pago del contrato.
3. La Oficina de Control Interno estableció que se hicieron dos (2) Adendas, la No. 1 modificó el Cronograma del Proceso en
fecha límite de expedición de adendas; respuestas a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones que no impliquen
adendas; Cierre del plazo de la licitación y Audiencia de Adjudicación, la Adenda No. 2, modificó el numeral 4.4.2 “Equipo
mínimo de trabajo” del Pliego de Condiciones. Estas actividades se cumplieron, conforme se anotó anteriormente, en el
cronograma establecido en el Proceso Licitatorio.
Se precisa que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 y en especial en el Decreto 734
de 2012 y demás normas concordantes, se elaboraron los Estudios Previos, el Pliego de Condiciones, el “Anexo Técnico” del
proceso de selección en la Licitación Pública SNS No. 09 de 2013.
4. El Equipo Auditor estableció que la selección del contratista en el Proceso de Licitación No. 09 de 2013 se adelantó de
acuerdo con lo previsto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 3.1.1 del
Decreto 734 de 2012 acorde con las reglas previstas para la modalidad de Licitación Pública, normas vigentes para la época en
que se celebró dicho proceso.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES Y
RECOEMNDACIONES
5 La Oficina de Control Interno estableció, que comprobada la documentación que soporta el Contrato, que en la Etapa
Contractual se inició con la suscripción del Contrato de Prestación de Servicios No. 611 el día 12 de Diciembre de 2.013, tuvo
como soporte las apropiaciones presupuestales respectivas para la vigencia de 2013 y vigencias futuras para 2014 y se
perfeccionó en debida forma y para el inicio de la ejecución del contrato se suscribió el acta de inicio, previa expedición del
registro presupuestal y aprobación de la garantía única por parte de la Superintendencia. (Artículo 41 Ley 80 de 1993, en
concordancia con el Artículo de la 23 Ley 1150 de 2007).
Se precisa igualmente que en el contrato se hicieron dos (2) modificaciones y prórrogas al Contrato de Prestación de Servicios
No. 611 de 2013, los días 31 de Julio y 28 de Agosto de 2.013, sin costo alguno para la Superintendencia Nacional de Salud,
con las cuales se prorrogaron los Plazos 31 de Octubre de 2.014 y además, se modificó el numeral 14 de la Cláusula Segunda,
“Obligaciones Específicas del Contratista”, actuaciones que el Equipo Auditor considera que se cumplieron a cabalidad de
acuerdo con la Ley contractual y lo estipulado en el Contrato 611 de 2013.
6. El Equipo Auditor estableció que, de acuerdo a lo estipulado en la Cláusula Séptima del Contrato, se hicieron los pagos
debidos, previa certificación del cumplimiento a cabalidad de los trabajos o productos validados por parte de los Supervisores
del Contrato, el Jefe Oficina de Tecnologías de la Información y el Secretario General de la Entidad.
7. La Oficina de Control Interno estableció, que mediante documento suscrito el 08 de Enero de 2015, denominado “Acta De
Liquidación Por Mutuo Acuerdo Contrato De Prestación De Servicios No. 611 De 2013”, las partes contratantes
Superintendencia Nacional De Salud y Unión Temporal Abits - Sertisoft terminaron por mutuo acuerdo el Contrato 611 de 2013
y, acorde con las certificaciones emitidas por los Supervisores, el objeto y las obligaciones fueron cumplidas por el contratista.
8. El Equipo Auditor estableció que el proceso de Licitación Pública SNS LP No. 09 de 2013 culminó con la adjudicación del
Contrato de Prestación de Servicios No. 611 de 2013 con la firma UNIÓN TEMPORAL ABITS – SERTISOFT, proceso que se
llevó a cabo de acuerdo con el Estatuto General de Contratación Pública –Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y demás normas
modificatorias y reglamentarias, en concordancia con la Ley 1150 de 2007, Decreto 019 de 2012 y la Ley 1474 de 2011,
observando además los principios rectores de la Contratación Estatal contemplados en los Artículos 24, 25 y 26 de la Ley 80
de 1993 y demás normas reglamentarias y modificatorias.
CONCLUSIONES Y
RECOEMNDACIONES
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, como siempre, de manera respetuosa y comedida, se
permite reiterar las recomendaciones que sobre la herramienta adquirida por la Institución, en el pasado realizara en informe
presentado al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud con el Número de Radicado NURC 3-2014-020462 del
25 de Noviembre de 2.014, que en sus apartes señaló en el acápite de RECOMENDACIONES lo siguiente:
“La Oficina de Control Interno recomienda:
A la Oficina de Tecnologías de la Información en su condición de Supervisor y como líder técnico del software al que se hace
seguimiento con el presente informe, desarrollar actividades, en aras de garantizar el efectivo uso de la herramienta
adquirida, para lo cual es necesario que exista la debida interoperabilidad del sistema de Gestión de Tasa con aplicativos
propios y con entidades externas, a fin que labor que este ejecuta se haga de manera automática.
Que la Oficina de Tecnologías de la Información y Secretaria General continúen trabajando conjuntamente, con el fin de
lograr la suscripción de convenios interadministrativos, que permitan la interoperabilidad del Sistema de Gestión de Tasa con
los aplicativos de otras entidades; lo cual redundará en la mejor calidad de la información, en la oportunidad para la
liquidación del tributo y su correspondiente pago por parte de los vigilados y llevar a cabo en forma exitosa todas y cada una
de las actividades y objetivos generales de la Entidad, no solamente en el proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de la
Tasa, sino en cada proceso definido por la Alta Dirección, manteniendo con diferentes actividades que se tengan a bien
implementar, una efectiva comunicación organizacional.
A todas las áreas involucradas en cada una de las partes que hacen integral de este proceso misional, que sigan trabajando
mancomunadamente en aras de lograr que el proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de Tasa, se implemente con la
herramienta tecnológica adquirida por la Superintendencia Nacional de Salud, fruto de acción de mejora implementada por la
Alta Dirección, en procura del mejoramiento del proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de la Tasa.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
La Oficina de Tecnologías de la Información, mediante memorando NURC 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015,
presentó observaciones al informe preliminar de auditoria en los siguientes términos:
“…Con relación al informe preliminar de Auditoria - Proceso Gestión Contractual, en lo que hace referencia al contrato 112 de 2014, me
permito hacer las siguientes observaciones:
3. Con relación al Contrato 611 de 2013 suscrito con la UT Abits – Sertisoft, le informó que dentro de nuestro Plan Anual de Gestión y
objetivos, se tienen previsto adelantar las interoperabilidades que requiere el Sistema de Gestión de Tasa con Supercor y Correo
Certificado, así como se desarrollarán las mejoras al sistema que se han detectado por los usuarios y de manera particular por la
Secretaria General, a través del Dr. Wilroman Vargas. En cuanto a las interoperabilidades con las entidades trabajamos en adelantar
los contactos para encontrar la viabilidad correspondiente. El Sistema se ha venido utilizando en la liquidación de la Tasa de 2014,
desde que se recibió….”
Al respecto el equipo auditor encuentra que las recomendaciones elevadas, se encuentran en proceso de acogimiento dentro
de las competencias de la Oficina de Tecnologías de la Información, en la medida de que tal y como se manifestó, y se ha
evidenciado en otros ejercicios de evaluación al Sistema de Gestión de Tasa en la vigencia de 2014, el aplicativo ha contribuido
en algún grado a desarrollar los procesos de Calculo. Liquidación y Recaudo, y en lo referente a la interoperabilidad que debe
tener este sistema de Información, se tiene previsto en la presente vigencia de 2015, implementar las acciones tecnológicas
idóneas para que exista la debida interoperabilidad entre el aplicativo obtenido como producto de la contratación verificada y
los demás con que cuenta la Superintendencia Nacional de Salud en beneficio de la ejecución de los procesos y
procedimientos misionales de la Entidad.
CONTRATO NO. 017 DE 2014
CONTRATISTA
FECHA
PERFECCIONAMIENTO25 DE ENERO DE 2014
OBJETO
CONTRATAR LA PRODUCCION, MONTAJE, MANTENIMIENTO Y DIVULGACIÓN DE LA
CAMPAÑA PEDAGÓGICA Y EDUCATIVA DE DERECHOS Y DEBERES DE LOS USUARIOS DE
LA SALUD, EN LAS ESTACIONES DEL SISTEMA DE TRANSPORTE MASIVO “METRO” EN LA
CIUDAD DE MEDELLIN, ACORDE CON LA PROPUESTA LA CUAL HACE PARTE INTEGRAL
DEL PRESENTE CONTRATO.
PLAZO TRES (3) MESES
VALORSETECIENTOS CUARENTA Y CUATRO MILLONES, CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL
QUINIENTOS VEINTICINCO ($744.450.525)
SUPERVISIÓNDOLLY SANCHEZ DUARTE – EX JEFE DE OFICINA DE COMUNICACIONES E IMAGEN
INSTITUCIONAL SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD.
FASE PRECONTRACTUAL
ESTUDIOS PREVIOS DE CONTRATACIÓN
Se presentaron mediante memorando NURC 3-2013-021673,
definiendo como necesidad, el hecho de que la administración de
la Entidad, definió como eje estratégico de su gestión, la
protección de los usuarios en salud, lo cual es posible mediante
una agresiva estrategia de difusión de los derechos y deberes
que les garantiza el SGSSS, desarrollando actividades
pedagógicas de difusión, a través de medios alternos de
comunicación, de alto impacto y recordación, mediante mensajes
relacionados con: Funciones de IVC, derechos y deberes de los
usuarios, mecanismos para hacer exigibles los derechos,
responsabilidades y competencias de las EAPB, IPS y Entidades
Territoriales.
PROYECTO DE INVERSIÓN
“Implantación y optimización del plan de medios
de comunicación masiva, sobre IVC, sobre
Supersalud, derechos y deberes de los usuarios
del SGSSS y los distintos mecanismo para
hacerlos exigibles
CAUSAL INVOCADA
Se invoco como fundamento para la contratación
directa, el Artículo 80 del Decreto 1510 de 2013.
ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN
DE CONTRATACIÓN
Mediante Acto Administrativo de justificación de
fecha 23 de Enero de 2014, se justifico la
contratación directa, con base en la clausula
invocada por la dependencia solicitante (Art. 80
del Decreto 1510 de 2013, aunado, a hacer
mención de lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007,
Artículo 2, Numeral 4, literal g.
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El contrato se suscribió el día 23 de Enero de 2014, entre el
Secretario General de la Entidad y el Representante legal del
contratista, quien presento póliza de cumplimiento No. 830-47-
994000016910, aprobada mediante acta de fecha 24 de Enero
de 2014 por la entonces coordinadora del Grupo de Contratación
de Bienes y Servicios.
OBJETO CONTRACTUAL
Contratar la producción, montaje, mantenimiento y divulgación de
la campaña pedagógica y educativa de derechos y deberes de
los usuarios de la salud en las estaciones del sistema de
transporte masivo METRO en la ciudad de Medellín, acorde con
la propuesta la cual hace parte integral de este contrato.
FASE CONTRACTUAL
PUBLICACIÓN EN EL
SECOP
El día 24 de Enero de 2014
se realizó la publicación
respectiva dentro del termino
concedido por la Ley.
ACTA DE INICIO
Suscrita el día 24 de Enero
de 2014
CERTIFICACIONES DE CUMPLIMIENTO
1. De fecha 18 de Marzo de 2014, por valor de Trescientos Setenta y Dos Millones Doscientos
Veinticinco mil Doscientos Sesenta y Dos Pesos.($372.225.262).
OBLIGACIONES Y/O ACTIVIDADES:
Producir, montar, desmontar y mantener en las estaciones del metro las piezas
comunicativas.
Disponer del recurso humano calificado para producir e instalar los productos.
Establecer con el supervisor, el cronograma y las actividades a desarrollar.
Realizar un informe detallado con reporte fotográfico.
Mantener la exposición del material por el termino de (60) días.
Mantener la exposición del material por el termino de (15) días adicionales sin costo
alguno.
Respecto de las anteriores obligaciones, se adelantaron las siguientes acciones : Alquiler
espacio publicitario, Pauta, Activación METRO, activación TRANSMILENIO.
2. De fecha 05 de Mayo de 2014, por valor de Trescientos Setenta y Dos Millones Doscientos
Veinticinco mil Doscientos Sesenta y Dos Pesos.($372.225.262).
OBLIGACIONES Y/O ACTIVIDADES:
Producir, montar, desmontar y mantener en las estaciones del Metro las piezas
comunicativas.
Entregar producidos e instalados los productos solicitados. En los requerimientos mínimos
técnicos.
Disponer del recurso humano calificado para producir e instalar los productos.
Establecer con el supervisor, el cronograma y las actividades a desarrollar.
Realizar la activación de marca, mediante volanteo durante (10) días en TRANSMILENIO
de Bogotá.
Realizar la activación de marca, mediante volanteo durante (8) días en el METRO de
Medellín.
Disponer del personal ofertado en las ciudades de Medellín y Bogotá, para realizar las
activaciones Da partir de la instalación. E marca.
Realizar un informe detallado y reporte fotográfico del material visual montado en las
estaciones y vagones del sistema METRO, y mantenerlos durante (60) días calendario
contados
Como evidencia del
cumplimiento de las
obligaciones se aportó
material fotográfico e informe
de campaña pedagógica y
educativa de derechos y
deberes de los usuarios de la
salud – Supersalud.
FASE POS CONTRACTUAL
SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN
Mediante memorando NURC 3-2015-000008
de fecha 02 de Enero de 2015, la Jefe de la
Oficina Asesora de Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional, solicito
se realizara el acta de liquidación del
contrato.
ACTA DE LIQUIDACIÓN POR MUTUO ACUERDO DEL CONTRAO No.
017 DE 2014
El día 15 de Enero de 2015 se liquido por mutuo acuerdo el contrato,
se ordeno liberar la suma de ocho (8) pesos y se declaro a paz y
salvo por todo concepto en el cumplimiento de las obligaciones.
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
1.El equipo auditor de la Oficina de Control Interno puede ahora concluir, que en lo referente a la fase precontractual de este
proceso, la planificación del mismo, consistió en la presentación de estudios previos de contratación, tal y como lo ordena el
artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, los cuales contienen la descripción de la necesidad que se pretendía satisfacer; que
para el caso es la orientación al ciudadano, respecto de los derechos y deberes que le asisten al interior del SGSSS, además
de la definición de cual seria el objeto contractual, el cual se encontró registrado en el Banco de Proyectos de Inversión
Nacional, del Departamento Nacional de Planeación (DNP), se evidenciaron los fundamentos jurídicos que soportan la
contratación, análisis técnico y económico que soportan el valor estimado, la clasificación de los bienes a adquirir y las
características de los mismos, el análisis de riesgos en la contratación y la forma de mitigarlos, plazo, supervisión y lugares
de ejecución.
2.En lo referente al análisis económico de la contratación, en estricto sentido se limitó a describir los productos en número de
cuatro (4), de los cuales uno (1) no tiene cantidad, y se determina como valor total la suma de SETECIENTOS CUARENTA Y
CUATRO MILLONES, CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL QUINIENTOS VEINTICINCO ($744.450.525), valor igual al
contenido en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Sobre el particular, el equipo auditor trae a colación lo
preceptuado por el artículo 20 numeral 4, del Decreto 1510 de 2013, el cual reza:
“El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la
Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos”(…).
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
De otro lado el Consejo de estado ha expuesto.
CONSEJO DE ESTADO, SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCION TERCERA, SUBSECCION B, Consejero
ponente: DANILO ROJAS BETANCOURTH, Bogotá D.C, veintinueve (29) de febrero de dos mil doce (2012), Radicación número:
66001-23-31-000-1993-03387-01(16371)
“El contrato por un precio alzado, es aquel en el cual por la ejecución del trabajo contratado, el contratista obtiene como remuneración
una suma global fija, en la cual están incluidos los honorarios. En cambio por precios unitarios, es aquel contrato en el cual se pacta el
valor de las diferentes unidades primarias de obra que deben realizarse, tales como el metro cúbico de remoción o movimiento de
tierras, el metro cuadrado de muros, el metro lineal de instalación de tubería, etc., calculando cuánto vale la ejecución de cada una de
éstas y el costo directo total del contrato, será el resultado de multiplicar los precios unitarios por las cantidades de obra ejecutadas y de
sumar todos los ítems necesarios para dicha ejecución”.
Así las cosas y una vez verificados los estudios previos radicados con memorando NURC 3-2013-021673 de fecha 20 de
Diciembre de 2013, en su folio seis (6) titulo “3.1 Análisis Técnico”, no se evidencia la forma como la dependencia solicitante
calculó el valor total del contrato, a pesar de que se habla de haber recibido cotización por el valor contratado la cual no fue
allí aportada, aspecto que motiva a recomendar al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, así como a las
dependencias de la Entidad, que ejecuten proyectos de inversión a través de contratación de bienes o servicios, incorporen
en los estudios previos el modo de calcular el valor de la contratación y las cotizaciones o propuestas allegadas para esos
efectos.
3. En lo atinente a la justificación para contratar los bienes y servicios en forma directa, esta se soportó, con base en que la
empresa contratista contratada “EFECTIMEDIOS S.A” desde el 27 de Diciembre de 2004 hasta el día 20 de Abril de 2014,
llevo a cabo el desarrollo, instalación y comercialización exclusiva de los espacios para publicidad en el sistema METRO con
los contratos CN2004-1471 y CN2009-0088, de lo cual existe certificación emanada del director de negocios del sistema
METRO, a folio (27) de la carpeta contractual.
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
Lo anterior se encuentra conforme a lo dispuesto por en la causal contenida en el artículo 80 del Decreto 1510 de 2013, el cual
se trae a colación:
“Artículo 80. Contratación directa cuando no exista pluralidad de oferentes. Se considera que no existe pluralidad de oferentes
cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o
de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo
que soporta la contratación”.
4. Que el contrato se perfeccionó, en la medida de que se logró el acuerdo, se firmó, se elevó a escrito, se presentó póliza de
cumplimiento No. 830-47-994000016910 de Aseguradora Solidaria, la cual fue aprobada mediante acta de aprobación de
fecha 24 de Enero de 2014, existió la correspondiente disponibilidad presupuestal, aunado, a que para la autorización de pagos
efectuados, se allegó certificaciones emanadas de la Revisora Fiscal de EFECTIMEDIOS S.A, en la cual afirma que la
empresa contratista realizó los aportes a Fondo de Pensión, EPS, ARP, parafiscales al SENA, ICBF y caja de compensación
familiar.
5. Que en el presente proceso de contratación, se surtieron la publicación de los documentos objetos de esta medida, de
conformidad con lo preceptuado por el Artículo 19 del Decreto 1510 de 2013.
6. Que las obligaciones contractuales se cumplieron a cabalidad y satisfacción, de conformidad con la certificaciones emitidas
por la entonces supervisora del contrato, de fechas 18 de Marzo y 05 de Mayo de 2014.
7. Que el contrato se liquidó, atendiendo la solicitud de liquidación por mutuo acuerdo expuesta mediante memorando NURC
3-2015-000008 de fecha 02 de Enero de 2015 por la supervisión del contrato, liquidación realizada por el Grupo de
Contratación de Bienes y Servicios mediante acta de fecha 15 de Enero de 2015, debiendo precisar, que la misma presentó
mora, en atención a que la dependencia que tenia la supervisión, no había presentado balance del contrato, el cual se hizo
hasta el día 09 de Enero de 2015, mediante memorando NURC 3-2015-000371 en la que se pidió liberar ocho (8) pesos.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios mediante memorando NURC 3-2015-008333 de 08 de Mayo de 2015, presentóobservaciones en los siguientes términos:
“ Revisado el expediente del Contrato de Prestación de Servicios No. 17 de 2014 celebrado entre la Superintendencia Nacional deSalud y EFECTIMEDIOS S.A., se observan los Estudios Previos elaborados por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas e ImagenInstitucional donde se estima el valor del contrato en la suma de $744.450.525,00. De la misma manera, se visualiza en el acápite deconsideraciones del respectivo Contrato de Prestación de Servicios afirmación en el sentido que el contratista EFECTIMEDIOS S.A.,presentó propuesta de servicios y tarifas aplicables.
Ahora bien, examinado el expediente contractual, se constató la existencia de la propuesta del contratista, la cual obra en folios 12, 13y 14 de la carpeta contractual, en la cual discriminan los valores unitarios de los servicios.
De conformidad con el Artículo 3° del Decreto No. 1510 de 2013, la oferta hace parte del Proceso de Contratación, según lasdefiniciones que a continuación se citan:
Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o lainvitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por laEntidad Estatal durante el Proceso de Contratación. (Subrayado fuera de texto).
Proceso de Contratación es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde laplaneación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final orecuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.
De esta manera, se puede colegir que la Oferta, la cual contiene los valores unitarios del servicio, hace parte integral del contrato.
Por otro lado, debe tenerse en cuenta que la presente contratación, cuya modalidad de selección fue directa por tratarse de unproveedor exclusivo, no implica un análisis del cálculo de los precios unitarios para la estimación del presupuesto, ya que éste estádeterminado por la oferta económica del proveedor exclusivo.
En el presente caso, predicar una presunta “mora” en el trámite de liquidación del Contrato de Prestación de Servicios No. 17 de2014, suscrito entre la Superintendencia Nacional de Salud y EFECTIMEDIOS S.A., desconocería las normas legales dispuestas porel Legislador en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y en el Decreto Ley 19 de 2012, en las cuales consagran que el término paraadelantar la liquidación del contrato es de 30 meses distribuidos de la siguiente manera: 4 meses a partir de la terminación del plazopara realizar la liquidación por mutuo acuerdo; 2 meses adicionales para realizar la liquidación unilateral del contrato; y 2 años para laliquidación consensual, unilateral o judicial del mismo.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
En este sentido, el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 217 del Decreto – Ley 019 de 2012 y los pronunciamientos sobre el
particular por parte del Consejo de Estado, facultan a las Entidades Estatales a liquidar los contratos celebrados dentro de los plazos
antes indicados y por lo tanto, para efectos del Contrato 017 de 2014, este fue liquidado dentro del término legal establecido y en el
marco de las competencias establecidas en el Estatuto General para la Contratación Pública ”.
Sobre el particular sea lo primero establecer, que efectivamente en la minuta contractual en el acápite de consideraciones en su numeral
13, se afirma que “EFECTIMEDIOS S. A. presentó la propuesta de servicios y tarifas aplicables, aunado, a que a folios 12, 13 y 14 de la
carpeta contractual, se encuentra la oferta en la cual discriminan los valores unitarios de los servicios, encontrando que la misma hace
parte del Proceso de Contratación: lo anterior de conformidad con el Artículo 3° del Decreto No. 1510 de 2013.
En esta forma se desvirtúa la conclusión que sobre el particular se presentó, cumpliendo con el objetivo del traslado realizado, esto es,
efectuar las aclaraciones que sobre el contenido del informe se susciten.
Ahora bien, en lo referente a la afirmación efectuada por el equipo auditor, en lo atinente a que en la liquidación del contrato se presentó
mora, debe aclararse, que la conclusión que se elevó en ese aspecto, no supone una extemporaneidad respecto de los términos
concedidos por la Ley 1150 de 2007 o el Decreto 019 de 2012 para esos efectos, sino el tiempo que transcurrió desde la terminación del
contrato 017 de 2014, esto es, tres meses después de firmada el acta de inicio de fecha 24 de Enero de 2014, es decir, 23 de Abril de
2014, hasta la fecha efectiva de liquidación del contrato el día 15 de Enero de 2015, transcurriendo, poco menos de nueve (9) meses para
ello.
Si bien es cierto los términos de liquidación de los contratos estatales en sus distintas modalidades se encuentran plenamente reguladas
por la Ley, también lo es, que la intención del equipo auditor, era la de poner de presente que el proceso contractual objeto de verificación
en sus fases precontractual, de ejecución y pos contractual se desarrollaron en acato de la normatividad vigente, percibiendo una
oportunidad de mejora al procedimiento de Gestión Contractual institucional en ese punto, motivando al equipo auditor a presentar la
observación en procura de hacerlo aún mas eficiente y efectivo de lo que ya es.
Es pertinente indicar que aspectos de estas naturaleza, ya han venido siendo objeto de mejoramiento por parte del Grupo de Contratación
de Bienes y Servicios, dado que en los acuerdos de voluntades o contratos que se suscriben, se incorpora una cláusula que determina
que el último pago a que haya lugar con ocasión de los servicios prestados, se materializara, una vez se presente el correspondiente
balance del contrato, y se liquide el mismo por acta suscrita entre el ordenador del gasto y el representante del contratista, lo cual posibilita
culminar a cabalidad el proceso de contratación en forma mas eficiente.
En esta forma se aclara el sentido de la afirmación realizada, de la cual se reconoce que eventualmente la forma en que estaba dispuesta,
permitía hacer interpretaciones equívocas como la que se suscitó.
CONTRATO NO. 112 DE 2014
CONTRATISTA
FECHA
PERFECCIONAMIENTO06 DE NOVIEMBRE DE 2014
OBJETO
PRESTAR LOS SERVICIOS PREMIER, ENTERPRISE STRATEGY PROGRAM (ESP) Y SERVICIOS
CONEXOS PARA LA PLATAFORMA MICOSOFT QUE SOPORTA EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN MISIONAL Y DE INFRAESTRUCTUIRA DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL
DE SALUD, DE ACUERDO CON LA PROPUESTA, LA CUAL HACE PARTE INTEGRAL DEL
PRESENTE CONTRATO.
PLAZO DE 07 DE NOVIEMBRE A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
VALOR MIL CUARENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($1.048.000.000)
SUPERVISIONEDGAR PRIETO - EX JEFE DE OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
FASE PRECONTRACTUAL
DESCRIPCION DE LA NECESIDAD A SATISFACER
Los estudios previos de contratación, presentados mediante memorando NURC 3-2014-017621 DE 6 DE Octubre de 2014,
enuncian el hecho de que en el Decreto 2462 de 2013, se estableció que la Oficina de Tecnologías de la información debe
asesorar al Despacho del Superintendente Nacional de Salud en la definición de políticas, planes, programas y procedimientos
relacionados con el uso de tecnologías de la información que contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia de las
diferentes dependencias de la Entidad, aunado, a señalar las funciones contenidas en el artículo 11 del Decreto en mención,
numerales 8, 11, 14, 15 y 20.
Se señalo, “que la Superintendencia cuenta con una plataforma base Microsoft (sistemas operativos de PC – Windows 7,
Windows 8.1, Windows Mobile, servidores, Server 2008 – 2010 Data Center, sistema ofimático Office 2010 – 2013, sistema
colaborativo, Share Point 2010 – 2013, Correo Electrónico 365 Project 2010 – 2013 y otras herramientas desde hace varios años
y que recientemente, mediante el contrato No. 098 de 2014, adquirió plataforma adicional de Microsoft para modernizar y
mejorar las capacidades operativas de la misma, a través de las siguientes licencias.
FASE PRECONTRACTUAL
ITEMTIPO
LICENCIAPRODUCTO DETALLE DEL NOMBRE DEL PRODUCTO CANT
Software Assurance/Activa
ción
Servicios/características
1 OPENOff365PlanE4Open ShrdSvr SubsVL OLP NL Annual Gov Qlfd
Microsoft® Office 365 Plan E4 Open Shared Monthly Subscriptions-Volume License Government OPEN 1 License No Level Qualified Annual
850Un año a partir de
la activación
- Correo electrónico- Mensajería Instantánea- Conferencias Web- Herramientas Ofimáticas- Portales Internos y
Colaboración
2 OPENSharePointSvr LicSAPk OLP NL Gov
Microsoft® SharePoint Server License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level
4Perpetua con SA
de dos Años- Portales Internos y
Colaboración
3 OPENCISDataCtr LicSAPk OLP NL Gov 2Proc Qlfd
Microsoft® Core Infrastructure Svr Ste Datactr License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level 2 PROC Qualified
6Perpetua con SA
de dos Años
- Licencia por servidor- Almacenamiento
4 OPENCISStd LicSAPk OLP NL Gov 2Proc Qlfd
Microsoft® Core Infrastructure Svr Ste Std License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level 2 PROC Qualified
12Perpetua con SA
de dos Años
- Licencia por servidor- Almacenamiento
5 OPENSQLSvrEntCore LicSAPk OLP 2Lic NL Gov CoreLic Qlfd
Microsoft® SQL Svr Enterprise Core License/Software Assurance Pack Government OPEN 2 Licenses No Level Core License Qualified
4Perpetua con SA
de dos Años
- Licencia por servidor- Almacenamiento y
procesamiento de datos
6 OPENVisioPro LicSAPk OLP NL Gov
Microsoft® Visio® Professional License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level
2Perpetua con SA
de dos Años
- Licencia por usuario- Herramientas de
diagramación de flujos de trabajo
7 OPENVSUltwMSDN LicSAPk OLP NL Gov Qlfd
Microsoft® Visual Studio Ultimate w/MSDN License/Software Assurance Pack Government OPEN 1 License No Level Qualified
2Perpetua con SA
de dos Años- Herramientas de
desarrollo
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Microsoft® Proj Online w Proj Pro O365 Open Shared Monthly Subscriptions-Volume License Government OPEN 1 License No Level Qualified Annual
10Un año a partir de
la activación- Herramienta de gestión
de proyectos
FASE PRECONTRACTUAL
Se afirmó:
Que entre las herramientas adquiridas, se encuentra el repositorio de documentos Share Point, en donde se pretende modernizar el
portal institucional de la Superintendencia Nacional de Salud.
La tecnología implementada ofrece posibilidades de manejo eficiente de los recursos, unificación y estandarización de la capacidad
del recurso humano técnico para resolver problemas y la integración de los recursos disponibles en las diferentes dependencias.
Las herramientas adquiridas ofrecen múltiples capacidades y funcionalidades para apoyar y brindar soluciones a las necesidades
institucionales.
En general la infraestructura de la Superintendencia tanto misional como de apoyo, esta construida con base en la plataforma de
Microsoft, lo cual lleva a una estandarización y estabilización en una sola plataforma y la no dependencia de mezclas entre estas.
Que dadas la constante actualización tecnológica, cada vez existe una mayor complejidad en las herramientas de desarrollo, de
sistemas operativos, y de aplicaciones adquiridas por la Superintendencia bajo la plataforma Microsoft.
Una falla en los sistemas puede limitar la capacidad de la Superintendencia en la ejecución de las tareas y afectar el cumplimiento de
la misión institucional.
Se Indicó, que la Entidad necesitaba contar con el acompañamiento de expertos en esta tecnología proveniente de Microsoft como
fabricante de las licencias con que cuenta la Institución, que brinden soporte y respaldo necesarios para dar continuidad a la operación,
agilidad en la resolución de incidentes y problemas, así como la transferencia de conocimiento y actualización en esta tecnología para
aplicar el desarrollo de los proyectos de la Superintendencia y en el soporte a los usuarios, no limitándose a realizar una atención
básica, sino que ofrezca un portafolio amplio de opciones y servicios, permitiendo la mejor utilización de los recursos disponibles en la
Entidad y ponga del mismos las mejores prácticas para el aprovechamiento de la plataforma.
Además se requiere, continuar con la estabilización de la Infraestructura, lo que implica incremento de servicios como:
1. Servicio proactivo de prevención de incidentes. 2. Servicio reactivo de escalamiento de Incidentes.
3. Asistencia permanente por recursos especializados 4. Coordinación de recursos, reportes de uso.
La necesidad antes planteada puede ser satisfecha mediante el servicio de Soporte Premier que presta Microsoft Corporation, a través
del cual se puede definir un plan de soporte ajustado a la infraestructura actual de la Superintendencia, generando entre otros
beneficios, la entrega de soluciones de forma mas ágil, reducción de las contingencias y realización de una mejor administración
de los incidentes en referencia al tiempo dedicado a trabajar en ellos, enfocándose a optimizar la administración del escalamiento
interno, proporcionando un esquema de transferencia tecnológica y soporte a los proyectos en fase de implementación y futuros.
FASE PRECONTRACTUAL
Dentro de las herramientas y estrategias que permitirán una mayor reacción frente a incidentes que se puedan presentar, se encuentra laconfiguración de los sistemas, para anticipar una interrupción en el servicio y captura de la información correcta de manera oportuna, aumentandolas probabilidades de realizar un diagnóstico de manera precisa y rápida, y la restauración del servicio afectado en el menor tiempo posible.
En este sentido, los servicios del Soporte Premier de Microsoft permiten actuar proactivamente, buscando prevenir y evitar los problemas,difundir conocimiento actualizado sobre la plataforma Microsoft al equipo técnico de la Superintendencia, brindar apoyo al desarrollo eimplementación de los proyectos así como el soporte para la administración y operación de los sistemas.
Finalmente, la Superintendencia Nacional de Salud requiere como servicios conexos de soporte premier sobre la plataforma Microsoft, laimplementación de SharePoint 2013 en su infraestructura garantizando alta disponibilidad, acceso desde internet y acceso desde la intranet con el finde publicar en esta granja de servidores su sitio web, la intranet corporativa y utilizar esta herramienta como su gestor documental para laadministración de documentos misionales de la entidad.
La satisfacción de dicha necesidad se enmarca en el programa denominado “Enterprise Strategy Program”, cuyos servicios se enfocan en ayudar a losclientes corporativos de Microsoft a maximizar los beneficios empresariales que obtienen al usar los productos y tecnologías Microsoft.
CAUSAL INVOCADA
Se invocó como fundamento para la contratación directa,
el literal g, numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y
artículo 80 del Decreto 1510 de 2013, por demás
precisando que:
Por su parte, el 28 de noviembre de 2011 MICROSOFTCORPORATION celebró Contrato de Agencia Comercial conBRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC el cual se encuentraregistrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, donde laprimera nombró como agente de promoción y venta de losServicios Premier en el territorio colombiano a la segunda, y asímismo en dicho negocio jurídico quedó pactado que aquella nopuede nombrar a otro agente para la oferta y/o venta de losServicios Premier en Colombia.
JUSTIFICACIÓN DE LA CAUSAL INVOCADA Y LA
MODALIDAD DE SELECCIÓN ESCOGIDA
Las sociedades extranjeras para establecer negocios de carácterpermanente en Colombia deben organizar sucursales, entendidasestas por remisión del artículo 497 del Código de Comercio, como losestablecimientos de comercio establecidas por aquellas en elterritorio colombiano, con el fin de tener frente a la misma uno ovarios mandatarios, a los que se equipara en la extensión de susobligaciones y en la medida de sus responsabilidades a losrepresentantes legales de las sociedades constituidas en el país.
En virtud de lo anterior, según consta en Certificado de Existencia yRepresentación Legal de BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC,mediante Escritura Pública No. 1246 del 14 de mayo de 1993,otorgada en la Notaría 16 de Bogotá y aclarada mediante EscrituraPública No. 1412 del 31 de mayo siguiente, se constituyó comosucursal de MICROSOFT CORPORATION en Colombia.
FASE PRECONTRACTUAL
Por otra parte, ENTERPRISE STRATEGY PROGRAM (ESP) es una oferta única y diferente que únicamente MICROSOFT CORPORATION o sus afiliadaspueden suministrar y cumplir como una oferta integrada y completa, la cual incluye todos los componentes que integran la propuesta presentada porel fabricante.
En Colombia, BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC, es la única afiliada autorizada de MICROSOFT CORPORATION, y por lo tanto se encuentra en una posición única para proveer el Programa ENTERPISE STRATEGY. Mientras terceros proveedores pueden ofrecer y cumplir ciertos componentes individuales del ENTERPRISE STRATEGY PROGRAM, existen componentes únicos que solo MICROSOFT CORPORATION o sus afiliadas pueden ofrecer, con base en el acceso especial al código fuente, la hoja de ruta de productos, el know how y otra información confidencial y de propiedad exclusiva que únicamente se encuentra disponible para los empleados de Microsoft, incluyendo pero no limitado a lo siguiente:
Equipos de desarrollo e investigación de Microsoft. Código fuente y diseños de software para productos actuales y futuros Rutas de tecnología (que asignan objetivos empresariales para soluciones de tecnología) para productos relacionados Referencias de arquitectura de IT para dominios e industrias particulares basados en producto Microsoft.
Para el efecto, corroborar lo anterior MICROSOFT CORPORATION emitió documento certificado debidamente suscrito, notariado y apostillado, el cual hace parte del presente de los estudios previos de contratación.
En ese orden de ideas, resulta claro que será procedente la causal de contratación directa por la no existencia de pluralidad de oferentes del bien o servicio a contratar, siempre y cuando esta sea demostrada por la Entidad, entendiéndose que esta condición se presume en los eventos que la ley expresamente previó, como lo son, cuando el eventual contratista cuente con derechos de autor o de propiedad industrial sobre el bien o servicio o sea proveedor exclusivo del mismo.
ESTUDIO DEL SECTOR
Se señalo que de conformidad con lo señalado en el presente Estudio Previo, la empresa BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC
es la única en Colombia que puede ofrecer el servicio de Soporte técnico de Microsoft Premier, Enterprise Strategy Program y servicios
conexos, y en consecuencia satisfacer la necesidad del Superintendencia Nacional de Salud. La empresa BRANCH OF MICROSOFT
COLOMBIA INC al contar con un Contrato de Agencia Comercial vigente con la Compañía MICROSOFT CORPORATION, de
conformidad con el cual esta última no podrá en ningún momento mientras se encuentre vigente el contrato, nombrar a otro agente
para la oferta y/o venta de los SERVICIOS PREMIER Y ENTERPRISE STRATEGY PROGRAM en el Territorio, permite concluir que no
existe actualmente en el mercado empresa alguna que legalmente pueda prestar el servicio de soporte premier requerido por esta
Entidad.
FASE PRECONTRACTUAL
Adicionalmente se indicó, que diferentes entidades Estatales que cuentan con plataforma Microsoft, han suscrito contratos con la
empresa Branch of Microsoft Colombia Inc, con objetos similares, y bajo la misma modalidad de selección pretendida. Tres casos
concretos son el Contrato No. 369 de 2012 suscrito por el Departamento Nacional de Planeación -DNP- por un valor total de $
280.615.126, mediante el cual se adquirieron 730 horas de soporte técnico premier Microsoft; el Contrato de Prestación de
Servicios Código No. 3.215-2012 suscrito por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público por un valor de $ 849.859.790, mediante el
cual se adquirieron 2.400 horas de soporte técnico premier Microsoft y finalmente, el Contrato de Prestación de Servicios No. 862 de
2014 suscrito por la Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados en Armas, con lo cual se contrataron
hasta 2.353 horas de soporte premier Microsoft y como servicio conexo la implementación de la actualización tecnológica de la solución
SIPAS.
Sobre el particular, el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, evidenció en la carpeta 1 de 3, folios 41 a 63,
contrato de Agencia Comercial de la Cámara de Comercio de Bogotá, suscrito entre MICROSOFT CORPORATION
actuando en calidad de COMPAÑÍA, Y BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC actuando en calidad de
AGENTE, donde la compañía, nombra al agente, como agente de promoción y venta de lo servicios premier en el
territorio, y el agente acepta dicho nombramiento.
El contrato en mención, se encuentra firmado en su versión original (idioma inglés) y no en la versión traducida de la
cual se cuenta con copia en la carpeta contractual, y ante la ilegibilidad de la fecha en la copia allí incorporada,
PRESUNTAMENTE, se suscribió el día 9 de Diciembre de 2011 y por el término de cinco (5) años mas.
Aunado a lo anterior, en igual forma se evidenció, a folio (6) de la carpeta contractual, página 9 de 18 de los
estudios previos de contratación, la mención de que NO existen antecedentes en la Superintendencia Nacional de
Salud, de que haya efectuado contratos de este tipo o similares.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Se hizo mención de que la Superintendencia Nacional de Salud, para sufragar los gastos que ocasione la
contratación, contó con Disponibilidad Presupuestal No. 43014 de fecha 29 de Octubre de 2014, expedida por la
Coordinadora del Grupo de Administración Financiera de la Secretaria General de la Entidad para esa vigencia
fiscal.
FASE PRECONTRACTUAL
ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACION DE LA CONTRATACION DIRECTA
Mediante Acto Administrativo de justificación de contratación directa de fecha 06 de Noviembre de 2014, se justifico la contratación
directa, con base en que la firma MICROSOFT CORPORATION, celebro contrato de Agencia comercial con BRANCH OF MICROSOFT
COLOMBIA INC, registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, donde la primera nombro como agente de promoción y venta de los
servicios premier en el territorio colombiano a la segunda.
Que de conformidad con el artículo 497 del Código de Comercio, BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC, mediante escritura
pública No. 1246 del 14 de Mayo de 1993, otorgada en la Notaria 16 de Bogotá, aclarada mediante escritura pública No. 1412 del 31 de
Mayo siguiente, se constituyo como sucursal de MICROSOFT en Colombia.
Finalmente concluye, que no existe pluralidad de oferentes , teniendo en cuenta que BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC,
es el proveedor exclusivo del servicio Enterprise Strategy Program – ESP, y Premier de Microsoft al ser sucursal en Colombia
de MICROSOFT CORPORATION y por contar con contrato de Agencia comercial donde se pacto exclusividad para la oferta y/o
venta de dichos productos en el país.
La causal invocada, es la contenida en el literal g, numeral 4, artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 80 del Decreto 1510
de 2013. De otro lado se indicó la dirección de la Entidad y el link en donde se podría consultar los estudios previos de
contratación y demás documentos de la contratación.
FASE CONTRACTUAL
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El contrato se suscribió el día 06 de Noviembre de
2014, con acta de inicio del día 07 de Noviembre del
mismo mes (día siguiente), previa presentación de
póliza de cumplimiento número 17081 de 07 de
Noviembre de 2014 de Cardinal Seguros, aprobada
mediante acta de fecha 07 de Noviembre de 2014.
OBJETO CONTRACTUAL
Prestar los servicios Premier Enterprise Strategy Program
(ESP) y servicios conexos para la plataforma Microsoft que
soporta el sistema de información misional y de
Infraestructura de la Superintendencia Nacional de Salud,
de acuerdo con la propuesta la cual hace parte integral del
presente contrato.
FASE CONTRACTUAL
OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA: 1. Realizar la gestión del Servicio de Soporte, Servicios Proactivos – (Consultas,
Talleres), Servicio de Herramienta de información y soporte en línea, el Servicio de Respuesta a Problemas para la Plataforma Microsoft
y los Servicios Conexos establecidos, de conformidad con los términos de la propuesta del Contratista y el Anexo No. 1 “Especificaciones
Técnicas Servicios Conexos” del presente contrato. 2. Prestar el Servicio de Soporte Premier de Microsoft por doce (12) meses y hasta
436 horas, de la siguiente forma:
NOTA: Las horas correspondientes a servicios de soporte podrán ser reemplazadas por horas de servicio proactivo, de acuerdo con las
necesidades del servicio y previa solicitud del supervisor del contrato.
SERVICIOS DE SOPORTE PREMIER
Servicios que podrán ser utilizados para soportar la plataforma Microsoft , entre ellos, Office 365, Azure, SharePoint, SQL.
Herramientas de Información y de Soporte en Línea:
o Cuatro cuentas para acceder a Premier en línea
o Boletines de seguridad, tips tecnológicos, noticias sobre nuevos productos, boletines sobre actualizaciones, etc.
4 cuentas
Gestión del servicio de Soporte, que contenga cualquier combinación de una o varias de las siguientes actividades hasta por el límite de horas:
o Administración de Recursos y Planeación de uso del Servicio.
o Perfilación de la Cuenta y Reportes de Avance.
o Administración de la escalación de problemas.
o Generación de reportes de utilización
131 hrs
Servicios Proactivos (Consultas y Talleres), que contenga cualquier combinación de una o varias de las siguientes actividades hasta por el límite de horas:
o Talleres de transferencia de conocimientos.
o Risk Assessment Program (RAP).
o Consultas específicas, servicios preventivos, y revisiones de soportabilidad adicionales, teniendo en consideración que se trataría de un análisis
de configuración o implementación de un producto Microsoft. Este servicio debe estar dirigido específicamente a tratar temas de soporte,
utilización y operación.
o 200 Horas de soporte sobre plataforma PORTAL SUPERSALUD - Share Point
240 hrs
Servicios de Respuesta a problemas, que contenga cualquier combinación de una o varias de las siguientes actividades Hasta por el límite de horas
establecido:
o Horas de soporte a problemas USA.
o Esquema de manejo de situaciones críticas CritSit.
o Apoyo de Incidentes en Sitio (Rapid Onsite Support Services) ROSS.
65 hrs
TOTAL DE HORAS SOPORTE PREMIER: Hasta
436 hrs
FASE PRECONTRACTUAL
3. Prestar los servicios Enterprise Strategy Program-ESP y conexos consistentes en la implementación de SharePoint 2013 en la
infraestructura tecnológica de la Superintendencia Nacional de Salud, dentro del plazo contractual y hasta por 2.660 horas, de
conformidad con el Anexo No. 1 “Especificaciones Técnicas servicios Enterprise Strategy Program-ESP y Conexos” del presente contrato.
4. Designar un Gerente Técnico de Cuenta o TAM para que administre las actividades, tareas y responsabilidades del equipo de soporte
de Microsoft. El Gerente Técnico de Cuenta o TAM coordinará con el supervisor del contrato las actividades de servicios y soporte a
realizar. 5. Prestar el servicio técnico telefónico las 24 horas del día y los 7 días de la semana sobre los productos Microsoft salvo los que
figuran en la lista de obsolescencia de Microsoft. Los productos soportados se pueden encontrar en el siguiente sitio web:
http://support2.microsoft.com/gp/lifeobsoleteproducts. 6. Proveer, en consonancia con los Servicios Proactivos (Consultas y Talleres)
descritos en el numeral 2) de la presente cláusula, un (1) ingeniero que trabaje directamente en sus instalaciones hasta 200 horas
apoyando las labores de la Oficina de Tecnologías de la Información para la administración y solución de problemas en las plataformas de
Microsoft. 7. Prestar, a través del servicio de soporte, las horas de servicios de prevención de problemas definidos con el Gerente Técnico
de Cuenta o TAM y ejecutados por expertos certificados por Microsoft en servicios preventivos. 8. Realizar una revisión mensual del
número de horas de soporte utilizadas a fin de optimizar el uso de dicho recurso, a solicitud del supervisor del contrato o el Gerente
Técnico de Cuenta - TAM. 9. Documentar todo incidente reportado como un “Pedido de Servicio” e informar al Supervisor del contrato para
propósitos de seguimiento del contrato. 10. Documentar cada incidente y su solución en un pedido de servicio y comunicar al supervisor
del contrato el estado del incidente y los planes para controlar las acciones, a través del Gerente Técnico de Cuenta o TAM. 11. Evaluar
en coordinación con el supervisor del contrato, los incidentes para decidir la escalación dentro de Microsoft. 12. Decidir en coordinación
con el supervisor del contrato, la necesidad o no de enviar ingenieros de soporte al sitio. 13. Coordinar con el supervisor del contrato el
plan de entrega de servicios preventivos para su respectivo seguimiento. 14. Entregar la totalidad de los servicios a la SUPERSALUD
según las especificaciones técnicas y dentro del plazo de ejecución contractual. 15. Garantizar el equipo mínimo de trabajo contemplado
en el Anexo No. 1 “Especificaciones Técnicas Servicios Enterprise Strategy Program-ESP y Conexos” del presente contrato, para lo cual
debe contar con ingenieros especializados con conocimientos en plataformas Microsoft, Redes y comunicaciones. 16. Entregar los
soportes del servicio prestado en los formatos definidos por SUPERINTENDENCIA. 17. Realizar las pruebas unitarias e integrales, así
como el acompañamiento en pruebas de aceptación por parte del usuario sobre cada uno de los artefactos implementados sobre la
plataforma del portal institucional con horas de soporte premier. 18. Efectuar el despliegue, estabilización y puesta en plataforma de
pruebas de usuario final y producción, de cada uno de los componentes de la solución. 19. Garantizar la idoneidad y experiencia del
personal que prestará los servicios objeto del Contrato. 20. Informar oportunamente al supervisor del contrato sobre las imposibilidades o
dificultades que se presenten en la ejecución del mismo y ofrecer alternativas para garantizar la buena ejecución del contrato. 21. Atender
los requerimientos del supervisor del contrato en el plazo que para tal efecto se defina. 22. Mantener vigente durante la ejecución del
contrato los precios ofertados en la propuesta. 23. Las demás que sean necesarias para dar cumplimiento al objeto contractual y que se
hayan indicado en la propuesta presentada por el contratista.
FASE CONTRACTUAL
CERTIFICACIONES DE EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
Primera Certificación:
El día 01 de Diciembre de 2014, el supervisor del contrato, emitió certificación (fl 105) de la carpeta contractual, en donde manifiesta que
BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC, cumplió a cabalidad las obligaciones acordadas para el periodo, exponiendo el objeto
contractual en el documento, y afirmando que el contratista acredito el pago de los aportes al (SGSSI) de los últimos seis (6) meses. Lo
anterior para efectos de realizar pago por valor de CIENTO SESENTA Y NUEVE MILLONES CIENTO SESENTA Y SEIS MIL
DOSCIENTOS VEINTISEIS PESOS ($169.166.226.00), incluido IVA.
Se presentó por parte del contratista la factura de venta No. P0006782, por el valor antes señalado.
De otro lado se presento informe de actividades suscrito por el supervisor del contrato (Edgar Alexander Prieto Muñoz), como avance de
la ejecución del contrato en porcentaje del 33% y se presenta como informe uno (1) de tres (3) a presentar (fls 107 a 110 de la carpeta
contractual); del cual ahora el equipo auditor de la Oficina de Control Interno da muestra.
Se presentaron las obligaciones contractuales y las acciones ejecutadas por el contratista, así:
FASE CONTRACTUAL
FASE CONTRACTUAL
De lo anterior se puede colegir, que en concreto las acciones realizadas por el contratista entre el periodo comprendido entre 07 de
Noviembre y Diciembre 01 de 2014, fueron:
Disponer del equipo mínimo de trabajo no ofertado.
Actividades requeridas en anexo técnico No. 1, recibidos a satisfacción se manifiesta, “Productos del Soporte Premier”. los cuales
son:
1. Cuatro (4) cuentas para acceder a Premier en línea.
2. Gerente técnico de cuenta TAM para que administre las actividades, tareas y responsabilidades del equipo.de soporte Microsoft. El
gerente Técnico de cuenta o TAM coordinara con el supervisor del contrato las actividades de servicios y soporte a realizar.
Por demás se evidenció, que de folios 112 a 200 de la carpeta contractual, se encuentra documento emanado de la firma Microsoft,
denominado “Plan de Entrega de servicios, del cual reposa en la carpeta contractual una (1) copia.
FASE CONTRACTUAL
Segunda Certificación:
El día 03 de Diciembre de 2014, el supervisor del contrato, emitió certificación (fl 202) de la carpeta contractual, en donde manifiesta
que BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIA INC, cumplió a cabalidad las obligaciones acordadas para el periodo, exponiendo el objeto
contractual en el documento, y afirmando que el contratista acredito el pago de los aportes al (SGSSI) de los últimos seis (6) meses de
la vigencia de 2014. Lo anterior para efectos de realizar pago por valor de CUATROCIENTOS TREINTA Y NUEVE MILLONES
CUATROCIENTOS DIECISÉIS MIL OCHOCIENTOS OCHENTA Y SIETE PESOS ($439.416.887.00), incluido IVA.
Se presentó por parte del contratista la factura de venta No. P0006784, por el valor antes señalado.
De otro lado se presento informe de actividades suscrito por el supervisor del contrato (Edgar Alexander Prieto Muñoz), como avance de
la ejecución del contrato en porcentaje del 66% y se presenta como informe dos (2) de tres (3) contenido en (fls 204 a 207 de la carpeta
contractual); del cual ahora el equipo auditor de la Oficina de Control Interno da muestra.
Se presentaron las obligaciones contractuales y las acciones ejecutadas por el contratista, así:
FASE CONTRACTUAL
FASE CONTRACTUAL
De lo anterior se puede colegir, que en concreto las acciones realizadas por el contratista entre el periodo comprendido entre 01 de
Diciembre a 03 de Diciembre de 2014, fueron:
Disponer del equipo mínimo de trabajo no ofertado.
Actividades requeridas en anexo técnico No. 1, recibidos a satisfacción se manifiesta, “Productos servicios Enterprise Strategy
Program – ESP y conexos”. los cuales son:
1. Entrega de diseño detallado de la solución de Share Point 2013.
2. Plan de proyecto.
3. Organización del proyecto
4. Elaboración de la visión y alcance del proyecto
5. Diseño detallado del Share Point.).
.
FASE CONTRACTUAL
5.1 Metodología Microsoft, debiendo señalar, que se encontraba consignado como producto “Diseñado detallado de la arquitectura” el cual
se repiso y se escribió a mano el producto ya señalado (ver fotografía).
5.2 Informe de gestión, debiendo señalar, que se encontraba consignado como producto “Diseño detallado funcional y Gráfico” el cual se
repiso y se escribió a mano el producto ya señalado (ver fotografía).
Por demás se pudo evidenciar, que de folios 210 a 401, se encuentra documento denominado “Diseño detallado – Arquitectura técnica
Share Point 2013, como producto anexo.
SOLICITUD DE PRÓRROGA (CONTRATISTA)
Mediante comunicación con radicado NURC 1-2014-130516 de 30 de Diciembre de 2014, la firma contratista expone una serie
de antecedentes técnicos derivados de anteriores contrataciones en que la Superintendencia Nacional de Salud, adquirió
mediante contrato 098 de 2014, plataforma adicional de Microsoft para modernizar y mejorar las capacidades operativas de la
misma, a través de una serie de licencias, aunado, a la suscripción de otro contrato que ahora nos ocupa (112 de 2014), con el
cual se garantiza la correcta instalación, configuración y en caso de fallas, el servicio de soporte por parte del fabricante.
Adicionalmente se afirma, se adquirió el (ESP) Enterprise Strategy Program, y para definir su adecuada configuración se
realizó u diagnostico, que arrojó como resultado, la entrega de tres (3) diseños a la Superintendencia (Adecuado, ideal y
mínimo).
Entre otras situaciones, se planteo la relativa a contenidos del Decreto 2573 de 12 de Diciembre de 2014, el Ministerio de
Tecnologías de la Información y Comunicaciones, actualiza el Manual de Gobierno en Línea (GEL), con lo que las entidades
deben ajustar los requerimientos allí exigidos, a la nueva versión en lo que tiene que ver con portales públicos, motivo por el
cual el diseño, funcionalidades y seguridad del denominado Share Point, deben ser revisados y ajustados.
Por lo anterior las partes consideraron la posibilidad de realizar una prórroga al contrato hasta el día 30 de Junio de 2015, e
implementar actividades complementarias que garanticen la migración y la puesta en marcha del nuevo portal de la
Superintendencia y de su INTRANET., y seguidamente se enuncian, las actividades a realizar para cumplir con esos
cometidos.
FASE CONTRACTUAL
SOLICITUD DE PRÓRROGA (SUPERVISIÓN)
Con ocasión que se hiciera al señor Manuel Guillermo Acero como Jefe de la Oficina de Tecnologías de la
Información (E), el asumió la supervisión del contrato, y mediante memorando NURC 3-2014-023036 de fecha 30 de
Diciembre de 2014, solicita la prorroga del contrato por seis (6) meses, previa las siguientes consideraciones:
Señalo, objeto contractual, valor, pagos realizados, y ejecución del contrato, donde de este ultimo acápite,
precisa:
1. SERVICIOS SOPORTE PREMIER: NO se han utilizado ninguna de las horas pactadas para este servicio.
2. SERVICIOS CONEXOS: Indica en cada una de las fases de estos servicios su estado, clasificándolas como
cumplidas o en curso e indicación del personal desplegado por Microsoft, suministrara estos servicios.
3. SOLICITUD DE PRORROGA: Trae a colación la solicitud planteada por el contratista, retomando los
antecedentes de la misma, incluyendo lo relativo a la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea y
concluyendo que considera apropiado prorrogar el contrato, y señala que dado que la página web (página
maestras y páginas Layouts), deben ser construidas, instaladas y puestas en producción con lo lineamientos de
Gobierno en Línea se requiere la prórroga.
PRÓRROGA CONTRATO No. 112 DE 2014
El día 31 de Diciembre de 2014, se suscribió prórroga al contrato suscrita entre el funcionario que para esa fecha,
fungía como Secretario General (E) por la Superintendencia Nacional de Salud. y por el apoderado de BRANCH
MICROSOFT COLOMBIA, previo otorgamiento de poder para esos y otros efectos jurídicos, desde el día 01 de
Enero hasta el 30 de Junio de 2015, haciendo precisión de que las disposiciones del contrato principal y la propuesta
presentada, serian aplicables por todo el tiempo de la prestación de los servicios Premier, Enterprise Estrategy
Program – ESP, y servicios conexos, indicación de que la misma no genera costos para las partes, y que el
supervisor en conjunto con contratista implementaran las actividades complementarias y se ampliaría la garantía la
cual se presentó y aprobó el día 31 de Diciembre de 2014.
FASE CONTRACTUAL
Otras Situaciones.
DOCUMENTO
PRESENTADO POR
JEFE OFICINA
ASESORA DE
COMUNICACIONES
ESTRATEGICAS E
IMAGEN
INSTITUCIONAL
Esta funcionaria dirige al Jefe de Tecnología de la Información (E), escrito sin firma en el
que le manifiesta tener preocupaciones y necesidades frente al contrato, dadas las
continuas PRESUNTAS irregularidades acontecidas., los cuales se resumen:
1. Que para el levantamiento de los pliegos de esta contratación, no haya tenido en cuenta
los requerimientos de las Oficinas de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional, los cuales fueron levantados conjuntamente, señala,
hace mas de un (1) año, y que al no tenerse en cuenta, varios de estas funcionalidades
y expectativas que se pensaba suplir ya no podrán llevarse a cabo, y describe esas
funcionalidades.
2. El proceso precontractual no se socializó con la web master del portal web,
desconociendo los aportes, observaciones y alertas que pudieren advertirse para mitigar
errores, que pudieran presentarse y de los cuales, afirmó, ahora son testigos.
3. Señalar que se incrementaron de manera tan sustancial el valor del contrato, así como
el alcance de los recursos en el mismo, toda vez que el proceso de contratación anterior,
que no se adjudicó, que contemplaba varias de las necesidades de la Entidad, era
significativamente inferior.
4. Que la Oficina de Comunicaciones, no contó con acompañamiento técnico en las
reuniones ( (3a) a la (10a).)
5. Advierte que la ejecución del contrato, no puede llegar a cumplir las expectativas de la
Entidad, pues el contratista dejo claro que su proceso contractual, se limita a realizar un
proceso de migración de información de una (1) plataforma a otra, mas no el
cumplimiento de las necesidades de las áreas, dejando la sensación de que la Entidad
quedará con el mismo alcance de la página actual.
El equipo auditor de la Oficina de Control Interno, considera pertinente traer a referencia documentos presentados por funcionarios de la
Entidad, involucrados directa o indirectamente en la contratación que ahora nos ocupa, posibilitando obtener conclusiones sobre el
particular.
FASE CONTRACTUAL
6. Preocupación de que algunas implicaciones del desarrollo del portal web, son manejadas con eufemismos por parte del
proveedor para no llevarse a cabo, y cita, que el contratista no levantara el diseño de las paginas web especificas de las
áreas, pero que la plataforma permitirá hacer los ajustes que considere al Entidad, lo cual en su posición supone, conforme a
la envergadura del contrato y el prestigio del contratista, que la Entidad no requería adelantar nuevas acciones para suplir
esas necesidades.
7. Que es un riesgo que las plantillas de migración sean levantadas por la Superintendencia, desconociendo que en el pasado
esta función ha sido ejecutada por el contratista, sino que puede llevar a que las mismas no se diligencien con idoneidad,
aunado, a que implica para la Entidad desgaste de Talento y Gestión Humana por parte de la Entidad, considerando eso
debería ser el contratista disponer del personal como parte del proceso.
8. Que las solicitudes de requerimientos funcionales con los que se cuenta en el portal, como bloqueo de información para no
ser vistas por usuarios o asignación de seguridad, se consideran por el contratista como requerimiento nuevo, que debe
evaluarse por no hacer parte del contrato, cuando eso es una funcionalidad básica del portal actual de la SNS.
9. Que la ejecución del contrato ha implicado desgaste de Talento Humano de la Superintendencia, que afectan el adecuado
seguimiento del cronograma; en concreto se acordó que el contratista generaría una matrices de migración de contenidos que
demandaron tres (3) semanas de trabajo; sin embargo, semanas después afirmaron que debería llevarse otro proceso de
levantamiento de información mas detallado, lo que es un retroceso de tiempo y personal.
INFORME
PRESENTADO POR
EL SUPERVISOR
DEL CONTRATO –
JEFE OFICINA DE
TECNOLOGIAS DE
LA INFORMACIÓN
(E).
El documento presentado en formato Power Point y presentado al Señor Superintendente Nacional
de Salud, ordenador del gasto (Secretario General) en reunión a la que fue invitado el Jefe de la
Oficina de Control Interno, se puede resumir, así:
1. Describe los servicios que hacen parte del objeto contractual, el valor del contrato y plazo inicial.
2. Discrimina los servicios contratados en soporte Premier y Enterprise Strategy Program ESP y
conexos.
3. Concluye el total de horas contratadas así:
2660 horas ESP y Conexos.
200 horas servicio premier para pruebas en los servicios ESP – Conexos. Total 2860 Horas,
equivalente a un 92% del contrato
Mas 236 horas equivalentes al 8% del contrato.
FASE CONTRACTUAL
El supervisor utilizó dibujos y diagramas para explicar que:
1. Utilizando una analogía, lo que se quería era tener una casa donde llevar todos los bienes muebles y enseres de la Entidad, lo cual
poniendo en términos técnicos corresponde o lo que se pretende, es que la casa sea la nueva infraestructura (Hardware y Software)
como plataforma para construcción del web site Share Point, donde los bienes y enseres es la información que conforma el portal,
señalando por demás que migrar es trastear los bienes y enseres. Conforme a lo anterior, el concluyó, que los servicios ESP Y
CONEXOS, es construir el nuevo PORTAL e INTRANET y llevar los contenidos y documentos.
En este punto culmina señalando que en un total de (18) actas firmadas entre Microsoft y la SNS, evidencian que se está construyendo un
nuevo portal.
2. Discrimina los pagos efectuados y los productos entregados para esos efectos; y añade, que el último pago está supeditado a la
liquidación del contrato, aunado, a que enuncia al señor Carlos A. Hernández Z. (ex funcionario de la Entidad), quien le proyectara en
forma unilateral el día 16 de Diciembre de 2014 memorando en el cual se solicita la liquidación del contrato, sin hacer mención de si se
firmó o no.
3. En acápite denominado “Hechos de Resaltar”, se extracta lo siguiente.
El informe de entrega del cargo de Edgar Alexander Prieto como Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información, no entrega
detalles relevantes a tener en cuenta para una adecuada y responsable supervisión del contrato.
Al ser Jefe encargado de la Oficina de Tecnología de la Información, se dio a la tarea de conocer el proceso precontractual y ejecución
del contrato 112 de 2014, por lo que se programó reunión llevada a cabo el día 12 de de Diciembre de 2014 en la cual Microsoft hizo
presentación del objetivo, alcance, responsabilidades y obligaciones en el contrato, lo anterior con la participación de las Oficinas de
Comunicaciones y de Tecnologías de la Información, vinculando de forma directa a la ejecución del contrato a la Ingeniera Olga Lucía
Morales de la OTI.
Debilidad en el proceso precontractual, al no tener en cuenta los requerimientos establecidos en proceso licitatorio SNS LP No. 08 de
2013.
No se consultaron las necesidades del portal web, con áreas estratégicas como la Oficina de Comunicaciones y la Oficina Asesora de
Planeación.
Afirma, que en la fecha que recibió el cargo, no existían actas que soportaran el trabajo realizado por el contratista.
Al momento en que recibió la supervisión, no había funcionario de la Oficina de Tecnologías de la Información designado para
acompañar la ejecución del contrato.
FASE CONTRACTUAL
Las especificaciones técnicas contenidas en el anexo No. 1 no fueron claras.
En lo que a migración de información refiere, el proceso incluye la migración de 1000 páginas de contenido que existen en el sitio
actual y quedaran dentro del sitio web nuevo, la Supersalud entregara al contratista en forma ordenada un CD con la información e
imágenes a publicar, al respecto Microsoft en la fase de visión y diseño confirmaría los formatos y organización de la información de
contenidos e imágenes requeridas, condición esta que no fue informada a las áreas involucradas.
No quedaron bien definidas las especificaciones y obligaciones que debería cumplirse por parte de Microsoft en el documento
“Supersalud Visión y Alcance Versión 1.0” entregado el 28 de Noviembre de 2014, la firma contratista estableció el alcance y
obligaciones a cumplir por parte de ellos, documento que fue avalado por el anterior supervisor, Ing. Edgar Alexander Prieto Muñoz
con el segundo pago.
Dificultades con el diseño del sitio.
Dificultades con la plantilla.
Inadecuado balance de horas soporte premier.
Con el propósito de preparar reunión, se solicito mediante memorando NURC 3-2015-000140 informe sobre el contrato a Carlos
Augusto Hernández Zambrano; el cual contestó con los documentos que ya eran de conocimiento de la supervisión.
RECOMENDACIONES REALIZADAS POR EL SUPERVISOR:
Comprometer al contratista para que ajuste sus labores al anexo No. 1 “Especificaciones técnicas servicios Enterprise Strategy
Program ESP – y Conexos., de tal forma que quede explicito el cumplimiento de todos los requisitos del Manual GEL 3.1.
Que se adelante el cargue de información y documento de los contenidos del actual portal y de la Intranet por parte de Microsoft y no
del personal de la Supersalud.
Considerar un tiempo adicional de plazo de ejecución del contrato, sin que ello implique adición de este.
Si lo planteado no resulta ser posible, y por el informe de supervisión presentado, dar por terminado en forma unilateral el contrato,
dadas las condiciones desiguales y de desventaja que según el Ingeniero Manuel Acero tiene la Superintendencia Nacional de Salud.
INFORME EJECUTIVO – GESTIÓN CONTRATO No. 112 de 2014
El informe ejecutivo en mención contiene:
Relación de los dos (2) pagos que el supervisor inicial realizó y los productos entregados.
Al respecto el Ingeniero Manuel Acero reitera que el anexo No. 1, no tiene la suficiente claridad en cuanto a las
responsabilidades y obligaciones por parte del contratista.
Dada la expedición del Decreto 2573 de 2014, mediante el cual anuncia la expedición del Manual (GEL), que reemplazara
la versión 3.1, esta debe ser cumplida por el contratista.
FASE CONTRACTUAL
Se hace mención de que conforme a reuniones sostenidas con el contratista los días 22 y 23 de Diciembre de 2014, de las cuales se
obtuvo como resultado la prórroga por el término de seis (6) meses, con las siguientes premisas, señala:
1. El contratista entregara un informe con las horas ejecutadas en el contrato, versus los entregables significando para cada entregable
cuantas horas por miembro del equipo se han consumido.
2. Se cumpliría por parte del contratista, en el diseño, desarrollo, implantación, implementación y despliegue del nuevo portal web, con el
cumplimiento del Manual (GEL).
3. Una vez el Gobierno Nacional emita oficialmente la nueva versión (GEL), se revisaría conjuntamente entre la SNS y el contratista, el
impacto de los cambios en el Manual versión 3.1.
Igualmente señala el informe: “No obstante el contratista no entregó lo referente al balance de horas, se firmo la prórroga el 31 de
Diciembre de 2014, y resume las dificultades presentadas en la ejecución del contrato, las que se resumen así:
1. Posición férrea del contratista de no cumplir a cabalidad lo especificado en el Manual (GEL) VERSIÓN 3.1.
2. Los múltiples ajustes que han demandado la plantilla que se definió para el traslado de los contenidos e información del portal actual
al nuevo.
3. El riesgo de consumir tiempos altos la Superintendencia, en la actividad critica del cronograma como lo es llevar todos los contenidos
del actual portal al nuevo.
4. La dependencia de un tercero para entregar la infraestructura requerida para la implementación del Share Point, el ambiente de
desarrollo y el ambiente básico de producción y no contar con toda la infraestructura exigida por la firma contratista para el despliegue
del nuevo portal e intranet, se constituyen en un alto riesgo para no finalizar en forma exitosa el contrato No. 112 de 2014.
Adicionalmente las Oficina De Planeación y de Comunicaciones, afirma que se requiere del contratista lo siguiente:
1. Cumplir todas las especificaciones del Manual 3.1
2. Definir completamente las plantillas de traslado de contenidos e información.
3. Adelantar la migración de la información.
4. Entregar balance de horas ejecutadas Vs. Entregables, alcance, obligaciones del contrato.
5. Teniendo en cuenta los inconvenientes presentados, ajustar el cronograma.
FASE CONTRACTUAL
OTRAS CONSIDERACIONES DEL INFORME DE SUPERVISIÓN:
En el pasado se adelanto estudios previos para actualizar la plataforma web institucional, no llevándose a cabo la contratación por
falta de requerimientos contractuales del proveedor.
Que la Oficina Asesora de Planeación entregó todos los insumos necesarios para que el contratista cumpla con el contrato No. 112 de
2014.
Con base en que el Ministerio de las Tics, realizara auditorias presenciales para verificar el cumplimiento del programa presidencial,
se requiere que se evidencie que el producto entregado por el contratista no solo cumpla el requisito contractual de cumplimiento
(GEL) Versión 3.1, sino que se pueda comprobar que los recursos invertidos sean acordes a las exigencias del referido manual.
La plantilla para asociar la información que se migraría al nuevo portal web es muy compleja, y enuncia los pasos a surtir para que ello
se materialice, aunado, a hacer mención de los riesgos asociados al proceso.
Enuncia un total de seis (6) requerimientos y un total de seis (6) dificultades.
Por último en lo que a este informe atañe, el equipo auditor señala que el mismo fue suscrito por el Jefe de la Oficina de Tecnologías
de la Información (E) y la Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas E Imagen Institucional, en documento que no fue
incorporado en el Sistema de Correspondencia de la Institución, por tanto no cuenta con número de radicado, más si aparece suscrito
por el Ingeniero Manuel Guillermo Acero y la Doctora Dolly Sánchez Duarte.
Una vez culminada la presentación realizada en el Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, el Doctor Norman Julio
Muñoz Muñoz impartió instrucciones al entonces Jefe de la Oficina de Tecnología de la Información y la Jefe de la Oficina de
Comunicaciones e Imagen Institucional, para que entregaran TODA la información sobre el contrato que ahora ocupa al informe, para
que este, en su condición de Ordenador del Gasto, con las herramientas que la Ley prevé para estos efectos, sostuviera reuniones
con EL CONTRATISTA, en procura de dialogar con aquel los aspectos expuestos anteriormente y como fruto de esos diálogos, poder
sacar el objeto contractual avante, instrucción que fue acatada mediante la radicación del memorando con NURC 3-2015-001034 del
21 de Enero de 2.015
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
La Oficina de Control Interno puede ahora concluir:
1. Que el contrato de Agencia Comercial suscrito ENTRE MICROSOFT CORPORATION con BRANCH OF MICROSOFT COLOMBIAINC., el cual se encuentra registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá donde la primera nombró como agente de promoción yventa de los servicios premier en el territorio colombiano a la segunda, donde quedo allí estipulado, que aquella no puede nombrar aotro agente para la oferta y/o venta de servicios premier en Colombia, aunado, a que BRANCH MICROSOFT COLOMBIA INC.mediante Escritura Pública No. 1246 de 14 de Mayo de 1993 otorgada en Notaria 16 de Bogotá y aclarada mediante Escritura PúblicaNo. 1412 de 31 de Mayo siguiente, se constituyó como sucursal de MICROSOFT CORPORATION en Colombia, no existiendopluralidad de oferentes, fueron los soportes y argumentos para realizar la contratación bajo esa modalidad, fundándola en derechocon lo preceptuado por el artículo 2, numeral 4, literal g, de la ley 1150 de 2007 y el articulo 80 del Decreto 1510 de 2013, para elsuministro de ese tipo de servicios.
2. Que la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, conforme a lo contenido en los estudios previos tiene asidero, en elhecho de que la plataforma institucional requiere de modernización bajo parámetros establecidos por el Gobierno Nacional como loes, entre otros, la Estrategia de Gobierno en Línea (GEL), y que bajo el entendido de que la Superintendencia Nacional de Saludcuenta con una plataforma base de la firma MICROSOFT, lo cual lleva a una estandarización y estabilización en una sola plataforma,se requería los servicios de esta firma o de su agente en el territorio colombiano; llamando la atención, el hecho de que si en elpasado, se pretendió satisfacer esa necesidad y se adelantaron estudios previos de contratación conteniendo estos losrequerimientos técnicos de la Entidad (Licitación Pública LP 08 de 2013), ahora no se tuvieran PRESUNTAMENTE EN CUENTA,conforme a lo manifestado por la supervisión del contrato y la Jefe de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, y sesurtiera el proceso precontractual en cabeza y de manera exclusiva por el entonces Jefe de la Oficina de Tecnologías de laInformación, Ingeniero Edgar Alexander Prieto Muñoz, que si bien es cierto, conforme a los preceptos del Decreto 2462 de 2013, esquien debe adelantar este tipo de contrataciones, también lo es, que si se hubiese tenido en cuenta los requerimientos de estasdependencias (Planeación y Comunicaciones), EVENTUALMENTE no se presentarían las dificultades a que hace mención lasupervisión del contrato, encontrando allí por demás, una oportunidad de mejora por parte de la Oficina de Tecnologías de laInformación para futuros procesos de esta índole, al tener en cuenta a las áreas misionales y de apoyo de la institución, con el objeto,no solo conocer las necesidades primarias y accesorias a satisfacer, sino posibilitar la culminación de los procesos contractuales enforma exitosa.
3. Que conforme a la cláusula sexta del Contrato No. 112 de 2014, la forma de pago contempla tres (3) pagos en favor del contratista,tal y como se precisó en el cuerpo del presente informe, estando sujeto el tercero a la liquidación del contrato, el cual no se efectuó,en atención a que el segundo supervisor del contrato se abstuvo de solicitarla y suscribirla, ya que tal y como lo señalo en lapresentación realizada y el informe ejecutivo de gestión contractual, existen varias inconformidades de orden técnico en la ejecucióndel contrato, las cuales ya fueron resumidas y hacen parte de la documentación verificada, aspectos estos, que entre otros motivaronla suscripción de la prórroga desde el día 01 de Enero hasta 30 de Junio de 2015, manteniendo las obligaciones del contrato principaly el anexo No. 1.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4. Que el Señor Superintendente Nacional de Salud, como representante legal de la Entidad, impartió instrucciones al Secretario General
para que en su condición de Ordenador del Gasto, sostuviera reuniones, y ejecutara las acciones que la legislación vigente sobre
contratación estatal permite, en procura de lograr el objetivo o cumplimiento de la necesidad requerida por la Entidad, al suscribir el
contrato que ahora nos ocupa, labor que desde la recepción del Memorando con Radicado NURC 3-2015-001034 del 21 de Enero de
2.015 ha venido desarrollándose; y conforme a lo señalado por el actual Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y Secretario
General de la Entidad, al parecer existe un preacuerdo con EL CONTRATISTA, en cuanto a los términos y obligaciones del mismo para
con la Superintendencia Nacional de Salud, que llevan a superar los aspectos expuestos por el otrora Jefe de la Oficina de Tecnologías de
la Información y la Jefe de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional; sin embargo, estas condiciones al parecer conforme a lo
señalado de manera verbal al equipo auditor, a la fecha de la elaboración del presente informe se encuentran en borrador; y no existe
suscrito OTRO SI, contentivo de los acuerdos respectivos; que permita señalar que se regularizaron o acordaron todos los temas antes
mencionados, lo cual se espera que antes de presentar el correspondiente informe final, pueda evidenciarse a la Oficina de Control
Interno; para los efectos pertinentes.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
La Oficina de Tecnologías de la Información mediante memorando NURC 3-2015-008837 de 15 de Mayo de 2015 presentó sus
observaciones en los siguientes términos:
“Reitero que no estoy de acuerdo con los términos expresados en el cuarto numeral de las conclusiones y recomendaciones que
literalmente reza: “…. labor que desde la recepción del Memorando con Radicado NURC 3-2015-001034 del 21 de Enero de 2.015 ha
venido desarrollándose; y conforme a lo señalado por el actual Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y Secretario
General de la Entidad, al parecer existe un preacuerdo con EL CONTRATISTA, en cuanto a los términos y obligaciones del
mismo para con la Superintendencia Nacional de Salud, que llevan a superar los aspectos expuestos por el otrora Jefe de la Oficina
de Tecnologías de la Información y la Jefe de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional; sin embargo, estas condiciones
al parecer conforme a lo señalado de manera verbal al equipo auditor, a la fecha de la elaboración del presente informe se
encuentran en borrador; y no existe suscrito OTRO SI, contentivo de los acuerdos respectivos; …” (negrilla fuera de texto).
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
Lo anterior, en razón a que si bien es cierto que por múltiples razones que se expresan en el informe ejecutivo de supervisión a 30 de abril de 2015,presentado por el ing. Manuel G. Acero G., anterior supervisor y el suscrito en su calidad de supervisor a la fecha, cuya copia se adjunta al presente,se han presentado algunas dificultades, que han venido siendo superadas, no resulta preciso que a hoy se plantee una nueva prórroga del referidocontrato, la cual considero deberá evaluarse al final del presente mes en concordancia con el estado de avance que en su momento se tenga. Entreotras razones, es importante volver a precisar que la planeación de este proceso contractual careció de consultar y contar con lasnecesidades de las diferentes dependencias de la entidad, así como el no haber considerado al menos lo requerido en la Licitación Pública LP08 de 2013. Por ello, no corresponde a la realidad que desde esta oficina se hayan hecho manifestaciones de preacuerdos con el contratista todavez que entiendo estas estarían por fuera del marco legal, lo establecido en la Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias. Tal como se expresaen el informe ejecutivo, se puso en marcha un plan de choque, consistente en unas acciones que permitiesen suplir la falta de disponibilidad depersonal para la migración de los contenidos e información del actual portal al nuevo portal, dado que esta actividad hubiese impactado críticamenteel cumplimiento de los tiempos. En razón a lo expuesto, seguiremos actuando acatando y cumpliendo las normas. (Negrillas equipo auditor).
2. Tal como se manifiesta en el informe el servicio premier se ha cumplido conforme a lo especificado en el Contrato 112 de 2014. De las 436horas contratadas, se han consumido las 200 asignadas a los servicios Conexos, 62 horas de la Gestión del Servicio de Soporte, 71 horas deServicios proactivos y respuesta a problemas, esto indica que de las 436 horas contratadas en total se han consumido 333 horas y nos quedandisponibles 103, de las cuales 69 corresponden a Gestión del Servicio de Soporte y 34 para Servicios Proactivos y Reactivos.
De conformidad con lo manifestado en el documento de observaciones, a las mismas se adjuntó informe ejecutivo presentado por elsegundo supervisor que ha tenido el contrato Ing. Manuel G. Acero G, con ocasión a su designación como Jefe de la Oficina deTecnologías de la Información, del cual el equipo auditor con el propósito de ilustrar de mejor manera lo manifestado por estadependencia, extracta del informe aludido lo siguiente, dejando de presente que el mismo hace parte de los papeles de trabajo delpresente ejercicio auditor.
INFORME EJECUTIVO GESTIÓN CONTRATO No. 112 DE 2014.
El informe inicia relatando quien es el contratista, cual es el objeto contractual, el valor del contrato, el plazo de ejecución y la forma depago.
Seguidamente se procede a enunciar los pagos realizados en desarrollo del contrato, los cuales fueron autorizados por el supervisor inicialdel contrato Ing. Edgar Alexander Prieto Muñoz en su condición de entonces Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información desde eldía 07 de Noviembre hasta el 08 de Diciembre de 2014, tal y como se ha descrito en el presente documento – informe por parte del equipoauditor.
Posteriormente se enuncian cuales fueron las razones para que en el mes de Diciembre de la vigencia de 2014, se estudiara la viabilidadde realizar una prórroga en el contrato, las cuales el equipo auditor trae al tenor literal de lo allí expuesto.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCAMIENTO DE LAS MISMAS
En este estado de las cosas, se procedió a indicar en el informe, el hecho de que el día 19 de Enero de 2015, el Ing. Manuel G. Acero G
(segundo supervisor del contrato), realizó una presentación al Superintendente Nacional de Salud en conjunto con el Secretario General,
la Sub Directora Administrativa, los jefes de las oficinas de Planeación, Comunicaciones y Control Interno, respecto del estado del
contrato, donde el Superintendente Nacional de Salud instruyó al Secretario General en el sentido de atender las situaciones planteadas,
debiendo para ello por parte del supervisor, los Jefes de Planeación y Comunicaciones, brindar toda la información y soportes que el
Secretario General necesitara para proceder de conformidad con lo instruido, precisando, que el Secretario General requirió de parte de
los funcionarios antes descritos la presentación de un informe ejecutivo, el cual se le remitió con NURC 3-2015-001034 de fecha 21 de
Enero de 2015. El memorando aludido, contiene informe del cual el equipo auditor en el presente informe ya describió (Diapositiva 62),
además del informe del cual los jefes de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Planeación presentan una serie de situaciones
que denominan “dificultades” y los consecuentes requerimientos a desarrollar ( El informe en mención obra como papel de trabajo).
El informe adicionalmente expone, que con base en las reuniones de seguimiento que se llevan a cabo semanalmente con la firma
contratista, además de lo expuesto en la prórroga, los informes de las oficinas de Planeación y el informe de supervisión presentado se
realizó resumen de la ejecución del contrato en trece (13) puntos, del cual el equipo auditor sintetiza así:
OBSERVACIONES PRSENTADAS Y
PROUNICIAMIENTO DE LAS MISMAS
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
La Oficina de Control Interno y en concreto el equipo auditor designado, una vez tuvo conocimiento de las observaciones técnicas
presentadas por la Oficina de Tecnologías de la Información en lo referente al contrato No. 112 de 2014 y entre otros motivados por la
disposición de esta dependencia en el sentido de brindar las aclaraciones o aplicaciones que se necesitaran, optó por requerir al Jefe de
esta área, con el objeto, solicitar aclaración y/o ampliación del contenido del documento de observaciones en los siguientes términos:
Mediante memorando NURC 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015, se recibió en la Oficina de Control Interno respuesta
dentro del término concedido para ello, al Informe Preliminar de Auditoría al Proceso de Gestión Contractual de la Entidad.
Al respecto, y una vez revisado el contenido del documento en cita, se evidencia que allí se señala lo siguiente:
“…se han presentado algunas dificultades, que han venido siendo superadas, no resulta preciso que a hoy se plantee una nueva
prórroga del referido contrato, la cual considero deberá evaluarse al final del presente mes en concordancia con el estado de avance
que en su momento se tenga. Entre otras razones, es importante volver a precisar que la planeación de este proceso contractual
careció de consultar y contar con las necesidades de las diferentes dependencias de la entidad, así como el no haber considerado al
menos lo requerido en la Licitación Pública LP 08 de 2013”.
Sobre el particular, se le solicita a Usted, en su calidad de Supervisor del Contrato No. 112 de 2014, y como Jefe de la Oficina de
Tecnologías de la Información; y por tanto conocedor de los aspectos técnicos atinentes a los contratos como el que ahora nos
ocupa; y a pesar de haberse remitido un informe ejecutivo que contiene aspectos atinentes al desarrollo del contrato antes referido,
brinde precisiones que adelante se plantean; tendiente a incorporarlas en el informe a presentar al Señor Superintendente Nacional
de Salud; y simultáneamente dar traslado del mismo a los entes de control, acatando lo preceptuado en el Estatuto Anticorrupción:
1. En el Memorando con Radicado 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015 se señala que: “…la planeación de este proceso
contractual careció de consultar y contar con las necesidades de las diferentes dependencias de la entidad, así como el no haber
considerado al menos lo requerido en la Licitación Pública LP 08 de 2013…”.
Ante lo expuesto, se solicita se precise puntualmente las dependencias sobre las cuales no se contó con las necesidades, y de
manera resumida y lenguaje común (En la medida de lo posible No Técnico); se señale que aspectos requeridos en la Licitación
Pública LP 08 de 2.013 no fueron atendidos en el proceso contractual que ahora nos ocupa; para de esta manera incorporarlo en el
respectivo informe de auditoría.
OBSERVACIONES PRESENTDAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
2. Cuáles serían eventualmente las consecuencias o posible detrimento que existiría para la Superintendencia Nacional de Salud; en el
desarrollo y posterior culminación del Contrato 112 de 2.014, ante la existencia de falta de planeación; a pesar que se cumpla a cabalidad por parte
del hoy contratista (Branch Of Microsoft Colombia INC) con el objeto contractual definido en el Contrato No. 112 de 2014.
Esta precisión permitirá conocer las consecuencias derivadas de falencias expuestas para la contratación que ahora nos ocupa; y actuar la Oficina
de Control Interno de conformidad, en virtud del control posterior a ella asignado; entre otros, presentando el respectivo informe de auditoría con
las conclusiones y recomendaciones a que hubiere lugar al Señor Superintendente Nacional de Salud; y adicionalmente poder dar traslado de
manera consistente del informe a los entes de control, conforme se menciona en su amable comunicación en la que se expone “ …y
responsabilidades como supervisores públicos suministrar a los entes de control lo que requieran saber del contrato con Branch Of Microsoft
Colombia INC”, acatando esta dependencia en tal sentido, la obligación contenida en el Estatuto Anticorrupción.
3. El día 19 de Enero de 2.015, se llevó a cabo reunión en el Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, donde el Ingeniero
Manuel Guillermo Acero expuso aspectos relativos al contrato 112 de 2.014, presentando posteriormente a Secretaría General informe contenido
en el Memorando con NURC 3-2015-001034, el cual a su vez había sido requerido por el Secretario General mediante correo Electrónico del 19 de
Enero de 2.014 en el que se señaló: “Buenas Tardes. De conformidad con lo acordado en la mañana de hoy en el Despacho del Señor
Superintendente Nacional de Salud, solicito la remisión del informe ejecutivo de la ejecución del contrato 112 de 2.013, con la exposición clara y
precisa de las dificultades que ustedes manifiestan existen en la ejecución del contrato. Este informe, el cual debe ser conjunto, es decir firmado
por el Supervisor del contrato y las Oficinas de Planeación y Comunicaciones, debe ser radicado a más tardar el próximo jueves 22 de enero antes
de las 2 de la tarde”.
Todo lo anterior guarda armonía con lo señalado en el Memorando con el cual se contesta el informe preliminar de auditoría, que en lo referente al
Contrato 112 de 2014 suscrito por la Superintendencia Nacional de Salud con Branch Microsoft Colombia INC expone:
“Por otro lado, frente al Contrato No. 112 de 2014, la Secretaría General en conjunto con la Oficina de Tecnologías de la Información, y por efecto
de los inconvenientes técnicos que se han generado dentro de la ejecución contractual, ha adelantado labores de seguimiento y reuniones con el
contratista en las cuales se han implementado planes de trabajo. Además, se proyecta suscribir una prórroga de éste dentro de la oportunidad
correspondiente con el propósito de lograr la finalidad de la contratación, una vez se haga un análisis y balance del avance de la ejecución de las
obligaciones a cargo de las dos partes”.
Teniendo en cuenta lo anteriormente indicado, se solicita su valiosa colaboración informando a esta Oficina, detalladamente, los resultados que se
obtuvieron de las gestiones que se realizaron para superar “…las dificultades que ustedes manifiestan existen en la ejecución del contrato….”
(Traído del Correo emanado de Secretaría General anteriormente citado) y exponer, si como producto de esas gestiones o planes de trabajo,
aquellas se lograron superar; y llevan a que actualmente el desarrollo del Contrato 112 de 2.014 se encuentre ajustado a las obligaciones
contractuales pactadas entre Contratante y Contratista, y si la Superintendencia Nacional de Salud al finalizar el contrato suscrito,
independientemente que se aprueba prorroga en el tiempo; podrá contar con la totalidad de productos incorporados en el mismo.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
En ese orden de ideas, se solicita comedidamente para atender la solicitud del punto que ahora nos ocupa, se informe lo siguiente:
a. En qué consistieron las labores de seguimiento o gestión adelantadas como fruto de las precisas instrucciones impartidas por el Señor
Superintendente Nacional de Salud, para llevar a culminar con éxito el contrato 112 de 2.014, esto es; que la Superintendencia Nacional de Salud
pudiera lograr la satisfacción de la necesidad requerida; que es el fin último de la contratación estatal conforme al Artículo 3º de la Ley 80 de 1.993.
b. Se informe de manera detallada el número y fechas de celebración de reuniones con el contratista, y los compromisos adquiridos en aquellas
tanto por el contratante como por el contratista, si existieron.
c. Se informe si como fruto de las gestiones adelantadas, existe un plan de trabajo o compromisos recíprocos, que permitan concluir con éxito el
contrato 112 de 2.014, y el porcentaje de avance de los mismos a la fecha; si existieren.
d. Se informe si la Superintendencia Nacional de Salud al finalizar el Contrato 112 de 2.014 suscrito con la firma Branch Of Microsoft Colombia
INC, podrá contar con la totalidad de productos incorporados y pactados en el mismo.
e. Se informe si la Superintendencia Nacional de Salud contará con algunos productos que inicialmente no se pactaron entre Contratante y
Contratista en el texto del contrato; y si la respuesta a esta pregunta es afirmativa; detallar los productos que cumplirán con esta condición; y si esta
posibilidad generará erogaciones adicionales para la Entidad, diferentes a las acordadas en el contrato que ahora nos ocupa.
RESPUESTA AL REQUERIMIENTO REALIZADO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EMANADO DE LA OFICINA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.
La Oficina de Tecnologías de la Información respondió el requerimiento efectuado dentro del término concedido para ello en los siguientes términos:
“ En referencia a lo solicitado en el memorando con NURC 3-2015-009105, con toda atención me permito dar respuesta a lo allí requerido, en los
siguientes términos:
“1. En el Memorando con Radicado 3-2015-008837 de fecha 15 de Mayo de 2015 se señala que: “…..la planeación de este proceso contractual
careció de consultar y contar con las necesidades de las diferentes dependencias de la entidad, así como el no haber considerado al menos lo
requerido en la Licitación Pública LP 08 de 2013…”.
Ante lo expuesto, se solicita se precise puntualmente las dependencias sobre las cuales no se contó con las necesidades, y de manera
resumida y lenguaje común (En la medida de lo posible No Técnico); se señale que aspectos requeridos en la Licitación Pública LP 08 de
2.013 no fueron atendidos en el proceso contractual que ahora nos ocupa; para de esta manera incorporarlo en el respectivo informe de
auditoría.”
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
Hasta donde se tiene conocimiento en O.T.I, no hay referencias sobre alguna encuesta o ejercicio con cada una de las áreas de la entidad para
recibir las necesidades y/o requerimientos, no se aplicaron las buenas prácticas que postula la ingeniería de software para esta parte del ciclo de
vida de la Ingeniería de Software. Adicional esta etapa requería alinearla con la Plataforma SharePoint 2013. Tampoco se conoce dentro de la
documentación de la etapa precontractual sugerencias sobre la nueva versión del Portal, o en su defecto actas donde conste las reuniones para
determinar los requerimientos en los estudios previos del Contrato 112 de 2014. De existir este acervo comedidamente solicito hacernos llegar copia
y pido hacer caso omiso a este comentario. El levantamiento de requerimiento con las áreas, la realizo la Oficina de Comunicaciones a través de
una Matriz para el Portal Web otra para Intranet, una vez ya había sido suscrito e iniciada la ejecución del contrato.
Teniendo en cuenta lo solicitado en el Anexo Técnico de la Licitación Pública LP 08 de 2013, a continuación se relacionan algunos aspectos que
a juicio de O.T.I no se tuvieron en cuenta en el contrato 112 de 2.014:
“Migración de contenidos.
Versión del Portal en Ingles tal y como lo exigue GEL 3.1“
(Ver página 93 Anexo Técnico).
“Entrega, instalación y configuración del licenciamiento Share Point de Microsoft:
2 Licencias: Microsoft® SharePoint Server 2013 Government OPEN 1 License No Level, debidamente certificado a nombre de la Superintendencia
Nacional de Salud como propietario y a perpetuidad.“
Esto lo adquirió en el 2014 la Superintencia a través del Contrato 098 de 2014 suscrito con COLOMBIANA DE SOFTWARE Y HARDWARE
"COLSOF" .
“Migración de contenido de la plataforma actual a la nueva a. Entrega del Plan de Migración b. Ejecución del Plan c. Respuesta a solicitudes de
cambios“ (Ver Punto 4 página 94 Anexo Técnico)
“Actividades de traducción del contenido de la página del idioma español al idioma inglés, de acuerdo con lo descrito en el presente documento“.
(Ver Punto 5 página 94 Anexo Técnico)
“Formación certificada en Share Point Adicional a lo anterior, el proveedor debe gestionar a favor de la SNS la entrega de 6 Voucher para cursos de
formación directa con Microsoft Relacionados con la plataforma Share Point, así: 6 cursos dirigidos a profesionales del área de tecnología
enfocados en desarrollo y administración de la plataforma (4 de ellos con certificación incluida y los 2 restantes solo horas de formación. o 3 Cursos,
Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 - (Training y Exam 331), 2 de estos cursos deben incluir voucher para presentar examen de
certificación. o 3 Cursos, Advanced Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 - (Training y Exam 332), 2 de estos cursos deben incluir voucher
para presentar examen de certificación...“ (Ver Página 101 Anexo Técnico).
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
“El Oferente levantará, evaluará y documentara la información recolectada frente a las necesidades y expectativas de la entidad para laimplementación de la solución de acuerdo con los requerimientos contemplados en el presente documento de condiciones“ (Ver páginas 105 y 106Anexo Técnico)
“Suscripción a servicios de información“ (Ver literal del numeral 42 en la Página 109 Anexo Técnico)
“2. Cuáles serían eventualmente las consecuencias o posible detrimento que existiría para la Superintendencia Nacional de Salud; en eldesarrollo y posterior culminación del Contrato 112 de 2.014, ante la existencia de falta de planeación; a pesar que se cumpla a cabalidadpor parte del hoy contratista (Branch Of Microsoft Colombia INC) con el objeto contractual definido en el Contrato No. 112 de 2014.
Esta precisión permitirá conocer las consecuencias derivadas de falencias expuestas para la contratación que ahora nos ocupa; y actuarla Oficina de Control Interno de conformidad, en virtud del control posterior a ella asignado; entre otros, presentando el respectivoinforme de auditoría con las conclusiones y recomendaciones a que hubiere lugar al Señor Superintendente Nacional de Salud; yadicionalmente poder dar traslado de manera consistente del informe a los entes de control, conforme se menciona en su amablecomunicación en la que se expone “ …y responsabilidades como supervisores públicos suministrar a los entes de control lo que requieran saberdel contrato con Branch Of Microsoft Colombia INC”, acatando esta dependencia en tal sentido, la obligación contenida en el EstatutoAnticorrupción.”
El presupuesto asignado para la Licitación 08 de 2013 fue de $ 317.772.767, con el objeto, obligaciones y alcance que figuran en los Pliegos.
El presupuesto del contrato 112 de 2014 fue de 1.048.000.000 de los cuales considerando que de las 436 horas contratadas de Soporte Premier seasignaron 200 a los Servicios Conexos, el 92% correspondió al diseño, implementación del nuevo portal es decir un costo de $ 964.160.000.
La determinación de un eventual detrimento patrimonial, se considera sea del resorte de su Oficina o de los entes de control.
“3. El día 19 de Enero de 2.015, se llevó a cabo reunión en el Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, donde el IngenieroManuel Guillermo Acero expuso aspectos relativos al contrato 112 de 2.014, presentando posteriormente a Secretaría General informecontenido en el Memorando con NURC 3-2015-001034, el cual a su vez había sido requerido por el Secretario General mediante correoElectrónico del 19 de Enero de 2.014 en el que se señaló: “Buenas Tardes. De conformidad con lo acordado en la mañana de hoy en elDespacho del Señor Superintendente Nacional de Salud, solicito la remisión del informe ejecutivo de la ejecución del contrato 112 de 2.013, con laexposición clara y precisa de las dificultades que ustedes manifiestan existen en la ejecución del contrato. Este informe, el cual debe ser conjunto,es decir firmado por el Supervisor del contrato y las Oficinas de Planeación y Comunicaciones, debe ser radicado a más tardar el próximo jueves 22de enero antes de las 2 de la tarde”.
Todo lo anterior guarda armonía con lo señalado en el Memorando con el cual se contesta el informe preliminar de auditoría, que en loreferente al Contrato 112 de 2014 suscrito por la Superintendencia Nacional de Salud con Branch Microsoft Colombia INC expone:
OBSERVACIONES PREENTDAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
“Por otro lado, frente al Contrato No. 112 de 2014, la Secretaría General en conjunto con la Oficina de Tecnologías de la Información, y por efecto de
los inconvenientes técnicos que se han generado dentro de la ejecución contractual, ha adelantado labores de seguimiento y reuniones con el
contratista en las cuales se han implementado planes de trabajo. Además, se proyecta suscribir una prórroga de éste dentro de la oportunidad
correspondiente con el propósito de lograr la finalidad de la contratación, una vez se haga un análisis y balance del avance de la ejecución de las
obligaciones a cargo de las dos partes”.
Teniendo en cuenta lo anteriormente indicado, se solicita su valiosa colaboración informando a esta Oficina, detalladamente, los
resultados que se obtuvieron de las gestiones que se realizaron para superar “…las dificultades que ustedes manifiestan existen en la
ejecución del contrato…” (Traído del Correo emanado de Secretaría General anteriormente citado) y exponer, si como producto de esas
gestiones o planes de trabajo, aquellas se lograron superar; y llevan a que actualmente el desarrollo del Contrato 112 de 2.014 se
encuentre ajustado a las obligaciones contractuales pactadas entre Contratante y Contratista, y si la Superintendencia Nacional de Salud al
finalizar el contrato suscrito, independientemente que se aprueba prorroga en el tiempo; podrá contar con la totalidad de productos
incorporados en el mismo.
En ese orden de ideas, se solicita comedidamente para atender la solicitud del punto que ahora nos ocupa, se informe lo siguiente:
a. En qué consistieron las labores de seguimiento o gestión adelantadas como fruto de las precisas instrucciones impartidas por el Señor
Superintendente Nacional de Salud, para llevar a culminar con éxito el contrato 112 de 2.014, esto es; que la Superintendencia Nacional de
Salud pudiera lograr la satisfacción de la necesidad requerida; que es el fin último de la contratación estatal conforme al Artículo 3º de la
Ley 80 de 1.993.”
Al respecto, las gestiones adelantadas han sido:
Con la prorroga suscrita el 31 de diciembre de 2014 se evitó legalmente hacer el último pago al proveedor sin que este hubiese entregado la
totalidad el producto contratado (véase informe presentado por el Ing. Manuel Acero al señor Superintendente el 19 de enero de 2015).
Reunión y aval del señor superintendente con los delegados, secretaria general, oficina de control interno, metodologías y OTI para impartir
instrucciones precisas sobre la asignación y destinación de disponibilidad de recurso humano en cada una de las áreas para la tarea de
diligenciamiento de las plantillas de contenido.
Se logró que Microsoft elaborara el portal en versión Ingles tal como lo exige GEL 3.1 y lo requería la SNS.
Se obtuvieron 20 sesiones de capacitación por parte del proveedor a los funcionarios de la SNS encargados de la administración Web.
Se obtuvo que la iconografía y las imágenes del portal de niños fueran de propiedad de la SNS y correspondieran a los diseños requeridos por la
SNS y adelantados por el proveedor.
Con el apoyo del señor Superintendente, se logró contratar 10 técnicos que apoyaran la migración de contenidos a las plantillas, labor que
impactaba con altísima criticidad el cumplimiento del cronograma pactado.
Las necesidades de infraestructura física que el proyecto demanda, solo consideraron a través del Contrato 122 de 2014 las mínimas, lo cual no
permite contar con un esquema de “Alta Disponibilidad”, la OTI viene trabajando en cotizar y arrendar un balanceador físico que mejore el
desempeño de la portal una vez este salga a producción. Contar con la infraestructura que garantice la “Alta Disponibilidad”, esta dentro de los
proyectos del 2015.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
“b. Se informe de manera detallada el número y fechas de celebración de reuniones con el contratista, y los compromisos adquiridos enaquellas tanto por el contratante como por el contratista, si existieron.”
Se aclara que las reuniones adelantadas con el proveedor consistieron y consisten en el seguimiento semanal que se hace al contrato, se realizanlos días viernes de cada semana y que acogen la metodología PMI. El compromiso de ambas partes (proveedor y SNS) fue ajustar tiempos queestaban desfasados con la destinación de recurso humano profesional y técnico adicional.
“c. Se informe si como fruto de las gestiones adelantadas, existe un plan de trabajo o compromisos recíprocos, que permitan concluircon éxito el contrato 112 de 2.014, y el porcentaje de avance de los mismos a la fecha; si existieren.”
Siempre desde el inicio de la ejecución del contrato ha existido un cronograma y plan de trabajo el cual fue aprobado por el supervisor de la épocaIng. Edgar A. Prieto M. Se anexa la versión con los estados y tiempos actualizados a 8 de Mayo de 2015. En las referidas reuniones de seguimientose evalúan los diferentes compromisos establecidos para las partes y se proponen los ajustes correspondientes de conformidad a la metodología deejecución de este tipo de proyectos. Resulta relevante manifestar, que el comportamiento de lo acaecido en el Contrato es propio de este tipo deproyectos, razones por las cuales existe la metodología PMI que tiene dentro de su filosofía, que las partes establezcan ajustes a los desfases quese presenten en su ejecución. Se anexa el Cronograma anunciado.
“d. Se informe si la Superintendencia Nacional de Salud al finalizar el Contrato 112 de 2.014 suscrito con la firma Branch Of MicrosoftColombia INC, podrá contar con la totalidad de productos incorporados y pactados en el mismo.”
De acuerdo al avance que a la fecha se tiene, esta supervisión considera que en efecto se lograrán los productos incorporados y pactados en elmismo (Contrato 112 de 2014), de hecho dando cumplimiento a lo estipulado en el numeral “3.16.2. Obligaciones del Supervisor y/o Interventor” delManual de Contratación de la entidad, tal como ya se manifestó se adelantan reuniones de seguimiento semanales para asegurar el cumplimientodel objeto, alcance del Contrato 112 de 2014. Igualmente se reitera, que al final del mes se evaluarán los avances y logros hasta entoncesobtenidos, a efectos si la supervisión así lo considera, eventualmente se solicitaría una segunda prórroga.
“e. Se informe si la Superintendencia Nacional de Salud contará con algunos productos que inicialmente no se pactaron entreContratante y Contratista en el texto del contrato; y si la respuesta a esta pregunta es afirmativa; detallar los productos que cumpliráncon esta condición; y si esta posibilidad generará erogaciones adicionales para la Entidad, diferentes a las acordadas en el contrato queahora nos ocupa.”
Tal como ya se explicó anteriormente en el informe presentado al señor Superintendente, como en los informes de Supervisión, dado que algunosde las obligaciones y especificaciones consignadas tanto en los estudios previos como en el Contrato, en algunos casos eran ambiguas, en otros noeran claras y/o no están dentro del alcance de éstos, durante la ejecución se presentaron algunos temas sobre los que hubo necesidad de definir siera o no obligación del contratista. Dichos asuntos fueron:
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
Iconografía del Portal e Intranet, este tema se logró aclararlo en las diferentes reuniones de seguimiento y el contratista lo asumió como una
obligación y ya lo entregó.
Diseño de la página en inglés, al respecto la firma contratista entregaba el diseño de la página principal traducida al inglés utilizando una
herramienta de traducción de Sharepoint. Dado que esto no fue aceptado por la supervisión, finalmente se logró que Microsoft se comprometiera a
realizar un diseño dando cumplimiento a GEL, diseño que ya fue entregado a la Superintendencia.
Cumplimiento de lo establecido en el Manual GEL 3.1, tal como se explicó en el informe entregado adjunto al memorando con NURC 3-2015-
008837, esta tarea fue adelantada por el ingeniero Javier Baquero, funcionario de la Oficina Asesora de Planeación y Edgardo Celis, del equipo de
Microsoft y se dio claridad a lo que se debe cumplir por parte de Microsoft de este manual y así se hará tanto por el contratista como se exigirá su
cumplimiento por parte de la supervisión, en lo concerniente al Portal y que este dentro de las obligaciones del Contratista. Existen algunos
requerimientos de GEL 3.1 que la entidad directamente deberá cumplir.
Diligenciamiento Plantilla Word Portal e Intranet por parte de Microsoft, esta no es una responsabilidad del contratista, conforme a lo consignado
en los estudios previos, en la oferta presentada por el contratista, las obligaciones del Contrato y el primer informe presentado por el contratista y
avalado por el ing. Edgar A. Prieto M., en su calidad de supervisor. En la prorroga suscrita en diciembre de 2014 quedó con el compromiso por
parte del contratista de dictar 20 sesiones de capacitación sobre el diligenciamiento de las plantillas como ya se realizó. Igualmente en razón de
ello y de lo ya relatado, se obtuvo la autorización del señor Superintendente para contratar 10 técnicos que apoyaran la Tarea del diligenciamiento
de las plantillas. El diligenciamiento de las plantillas ha sido una de las etapas más desgastante del Contrato, toda vez que los administradores de
contenido de las diferentes dependencias de la entidad encontraron que la metodología para el diligenciamiento de las plantillas era compleja y de
no fácil comprensión lo que generó vacíos de entendimiento de como migrar ciertos contenidos y porque requería tener en cuenta varios tópicos
en un mismo momento y también por los volúmenes de información a migrar. También hubo necesidad de incluir 13 campos de Gestión
Documental para completar el inventario de gestión documental y dar cumplimiento a Ley de Transparencia y acceso a la información.
En cuanto a la asesoría de Microsoft para el llenado de las plantillas, está se ha tenido cuando se ha requerido.
Diseño de galería de imágenes, videos y audios de Intranet, al respecto de conformidad con la consulta que se elevó por parte del ingeniero
Manuel G. Acero G., en el informe presentado al Dr. Chaid Franco, el 21 de enero de 2015, Microsoft asumió la obligación de presentar diseños de
las imágenes utilizadas en el portal de niños, y transferir la propiedad intelectual sobre éstos a la Superintendencia.
En lo correspondiente a mantener el estándar de la galería de imágenes, videos y audio del Portal principal, en el diseño de la Intranet, Microsoft
aceptó mantener el estándar y a la fecha los bocetos con ello ya fueron aprobados.
Inclusión de la interfaz de Google Analytics, consistente en la instalación del Script de Google Analytics, para contar con el estándar para
estadísticas de Sites (sitios web), este requerimiento no fue aceptado por la firma contratista, toda vez que esta no hace parte de las obligaciones.
En consecuencia la Oficina de Tecnologías de la Información la considerará para la versión 2 del portal.
Incluir todos los requerimientos de las matrices de áreas, como se indicó en el informe anexo al NURC 3-2015-008837 del 15 de mayo del año en
curso, una vez analizadas las matrices remitidas por las dependencias se determinó que no se implementarán, toda vez que no hacen parte del
alcance del Contrato, dentro de las que se destacan: una red virtual de veedores, presentación de información estadística a través de herramientas
de Inteligencia de Negocios y suscripción de servicios de información, toda vez que esto representa desarrollos, no fueron considerados en el
proceso precontractual y dentro de las obligaciones contractuales, por lo que en consecuencia no fueron aceptadas por parte de la firma
contratista. Estos nuevos requerimientos también se considerarán para la versión 2 del portal.
Por lo expuesto para este último punto, lo temas aclarados y logrados no generarán erogaciones adicionales por parte de la entidad ”.
Observaciones presentadas y
pronunciamiento de las mismas
En ese estado de las cosas, la Oficina de Control Interno, puede concluir respecto de lo manifestado por la Oficina de Tecnologías de laInformación que:
En relación con lo expuesto por la Oficina de Tecnologías de la Información, el equipo auditor se pronuncia señalando que en elmomento en que se incorporó a manera de conclusión, lo relativo al preacuerdo al que se habría llegado con el contratista para resolverlas dificultades expuestas por los entonces Jefes de Tecnologías de la Información y la Jefe de la Oficina de ComunicacionesEstratégicas e Imagen Institucional, pretendía hacer referencia, al plan de choque enunciado o de que habla el escrito de observacionespresentadas al informe preliminar de auditoria, es decir; a la implementación de las acciones conjuntas adelantadas por Contratante yContratista, que con base en la serie de dificultades detectadas, en especial por la supervisión del contrato, se emprendieron entre lasupervisión y aquel (Contratista), lo que llevo a que las mismas pudieran ser superadas, tal y como ha acontecido según se desprendede lo manifestado en el informe ejecutivo del 30 de Abril de 2015, emitido por los Supervisores del Contrato (Ingenieros ManuelGuillermo Acero y Guillermo Cadena Ronderos; debiendo precisar, que se reconoce que los términos “preacuerdos” y suscripción de“otro si”, resultan no ser los mas apropiados en atención de los efectos jurídicos que ello podría implicar, para lo cual con esta el equipoauditor hace la aclaración antes enunciada que se considera el asunto amerita.
Es de entender, que el segundo y actual supervisor del contrato, han reiterado el hecho de que en la ejecución del mismo, se hanpresentado dificultades, para lo cual se implemento el plan de choque del que hablan y describen los informes de supervisión y elmemorando que da contestación del informe preliminar de auditoría, donde se ha destacado por la supervisión el hecho de suplir la faltade disponibilidad de personal para la migración de contenidos del actual portal al nuevo, mostrando a la fecha de presentación de esteinforme, que en general el conjunto de actividades emprendidas y aquí presentadas por el equipo auditor, en gran medida se evidencian,haberse superado conforme a lo contenido en ellos, y otras en las cuales se esta trabajando conjuntamente con la firma contratista,donde se evaluaran los resultados obtenidos al finalizar el presente mes de mayo de la vigencia de 2015, tomando las decisiones que lasupervisión y la Alta Dirección de la Entidad consideren, entre otras, revisando si existe la necesidad de realizar una nueva prórroga, o sipor el contrario los productos contratados fueron provistos a satisfacción por el contratista en los tiempos pactados.
Sin embargo, el equipo auditor considera como relevante el hecho de que la supervisión afirma (memorando NURC 3-2015-008837 de15 de Mayo de 2015), que “ la planeación de este proceso contractual careció de consultar y contar con las necesidades de lasdiferentes dependencias de la entidad, así como el no haber considerado al menos lo requerido en la Licitación Pública LP 08DE 2013 ”. sobre este aspecto, una vez verificado el proceso de licitación LP – SNS - 08 de 2013”;. Al respecto se evidenció, que elmismo fue declarado desierto, toda vez que se atendió la recomendación que se elevara al ordenador del gasto, por parte del ComitéEvaluador del proceso, al considerar que no se cumplieron con los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones de la selecciónLicitación Pública SNS 08 de 2013, debiendo acotar, que el equipo auditor cuenta con copia del informe de evaluación presentado por elComité y el correspondiente acto administrativo que materializa la recomendación elevada como papeles de trabajo.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
Con base en la afirmación presentada, se requirió a la Oficina de Tecnologías de la Información en el sentido de señalar cuales eran los
requerimientos que contenían los pliegos de condiciones de la licitación Pública LP – SNS – 08 DE 2013, que ahora no habían sido
contratados en el marco del contrato No. 112 de 2013, a lo cual se manifestó:
“Teniendo en cuenta lo solicitado en el Anexo Técnico de la Licitación Pública LP 08 de 2013, a continuación se relacionan algunos
aspectos que a juicio de O.T.I no se tuvieron en cuenta en el contrato 112 de 2.014:
“Migración de contenidos.
Versión del Portal en Ingles tal y como lo exigue GEL 3.1“
(Ver página 93 Anexo Técnico).
“Entrega, instalación y configuración del licenciamiento Share Point de Microsoft:
2 Licencias: Microsoft® SharePoint Server 2013 Government OPEN 1 License No Level, debidamente certificado a nombre de la
Superintendencia Nacional de Salud como propietario y a perpetuidad.“
Esto lo adquirió en el 2014 la Superintencia a través del Contrato 098 de 2014 suscrito con COLOMBIANA DE SOFTWARE Y
HARDWARE "COLSOF" .
“Migración de contenido de la plataforma actual a la nueva a. Entrega del Plan de Migración b. Ejecución del Plan c. Respuesta a
solicitudes de cambios“ (Ver Punto 4 página 94 Anexo Técnico)
“Actividades de traducción del contenido de la página del idioma español al idioma inglés, de acuerdo con lo descrito en el presente
documento“. (Ver Punto 5 página 94 Anexo Técnico)
“Formación certificada en Share Point Adicional a lo anterior, el proveedor debe gestionar a favor de la SNS la entrega de 6 Voucher
para cursos de formación directa con Microsoft Relacionados con la plataforma Share Point, así: 6 cursos dirigidos a profesionales del
área de tecnología enfocados en desarrollo y administración de la plataforma (4 de ellos con certificación incluida y los 2 restantes
solo horas de formación. o 3 Cursos, Core Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 - (Training y Exam 331), 2 de estos cursos
deben incluir voucher para presentar examen de certificación. o 3 Cursos, Advanced Solutions of Microsoft SharePoint Server 2013 -
(Training y Exam 332), 2 de estos cursos deben incluir voucher para presentar examen de certificación...“ (Ver Página 101 Anexo
Técnico).
En lo referente a la carencia de participación de las dependencias de la Entidad, al no contar en la planeación de la contratación suscrita
con ellas, para efectos de conocer sus necesidades en la materia, se le solicitó a la Oficina de Tecnologías de la Información, señalara
cuales eran las dependencias con las que no se contó para ello, donde se indicó, que
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTOS DE LAS MISMAS
“ (…) Hasta donde se tiene conocimiento en O.T.I, no hay referencias sobre alguna encuesta o ejercicio con cada una de las áreas de la entidad
para recibir las necesidades y/o requerimientos, no se aplicaron las buenas prácticas que postula la ingeniería de software para esta parte del ciclo
de vida de la Ingeniería de Software (…) y adelante igualmente señala “ (…) De existir este acervo comedidamente solicito hacernos llegar copia y
pido hacer caso omiso a este comentario. El levantamiento de requerimiento con las áreas, la realizo la Oficina de Comunicaciones a través de una
Matriz para el Portal Web otra para Intranet, una vez ya había sido suscrito e iniciada la ejecución del contrato
Así pues, se reitera por parte de la supervisión, el hecho de que la planeación contractual tuvo ese tipo de carencias, determinando el equipo auditor con
base en lo afirmado, poner en conocimiento de las autoridades competentes el ejercicio de auditoria que por este se presenta, con el objeto en ejercicio
de sus competencias, se determine si en el contrato que ahora nos ocupa dentro de la muestra de auditoría, se vulnero o no el principio de planeación,
del cual habla la normatividad que regula la materia (contratación estatal), así como la reiterada jurisprudencia del Consejo de Estado.
El equipo auditor con el propósito de poner en contexto lo concluido hasta aquí, solicitó a la Oficina de Tecnologías de la Información, manifestara cuales
serían eventualmente las consecuencias o posible detrimento que existiría para la Entidad, en el desarrollo y posterior culminación del contrato No, 112
de 2014 ante la existencia de las carencias aludidas en la planeación del contrato, indistintamente de que se cumpla con lo contratado por parte del
contratista; a lo cual se indicó,
“ El presupuesto asignado para la Licitación 08 de 2013 fue de $ 317.772.767, con el objeto, obligaciones y alcance que figuran en los Pliegos.
El presupuesto del contrato 112 de 2014 fue de 1.048.000.000 de los cuales considerando que de las 436 horas contratadas de Soporte Premier se
asignaron 200 a los Servicios Conexos, el 92% correspondió al diseño, implementación del nuevo portal es decir un costo de $ 964.160.000.
La determinación de un eventual detrimento patrimonial, se considera sea del resorte de su Oficina o de los entes de control ” .
Con base en lo expuesto debe señalarse, que el equipo auditor de la Oficina de Control Interno no cuenta con elementos materiales de prueba que
permitan dar cuenta de cuanto deben costar los servicios requeridos para satisfacer la necesidad de la Entidad en la materia, tan solo se evidencia
conforme a la contestación presentada, que en el 2013 el presupuesto asignado era inferior al del contratado en el 2014 en el marco del contrato
No. 112. (“El presupuesto asignado para la Licitación 08 de 2013 fue de $ 317.772.767, con el objeto, obligaciones y alcance que figuran en los
Pliegos. El presupuesto del contrato 112 de 2014 fue de 1.048.000.000 de los cuales considerando que de las 436 horas contratadas de Soporte
Premier se asignaron 200 a los Servicios Conexos, el 92% correspondió al diseño, implementación del nuevo portal es decir un costo de $
964.160.000.” -Tomado de contestación a requerimiento efectuado a la Oficina de Tecnologías de la Información, Memorando con radicado NURC
3-2015-009394 del 21 de Mayo de 2.015)
El área técnica y supervisora del contrato a través del Jefe de la misma, manifestó con base en lo solicitado por la Oficina de Control Interno, en el
sentido de informar las gestiones adelantadas para superar las dificultades detectadas y los resultados obtenidos con las mismas, que:
OBSERVACIONES Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
Se suscribió la prórroga del día 31 de Diciembre de 2014.
Se evito legalmente hacer el último pago al proveedor sin que se hubiese entregado la totalidad del producto contratado.
Reunión y aval del señor Superintendente con los Superintendentes Delegados, Secretaría General, Oficina de Control Interno, Oficina
de Metodologías para la Supervisión y Análisis de Riesgos, Oficina de Tecnologías de la Información, para impartir instrucciones
precisas sobre la asignación y destinación de disponibilidad del Recurso Humano en cada una de las áreas; para la tarea de
diligenciamiento de las plantillas de contenido.
Se logró que Microsoft elaborara el portal en versión de Inglés tal como lo exige el GEL 3.1.
Se obtuvieron 20 sesiones de capacitación por parte del proveedor a los funcionarios de la SNS encargados de la administración web.
Se obtuvo la iconográfica y las imágenes del portal de niños fueran de propiedad de la SNS y correspondieran a los diseños requeridos
por la SNS y adelantados por el proveedor.
Con el apoyo del señor Superintendente, se logró contratar 10 técnicos que apoyaran la migración de contenidos a las plantillas, labor
que impactaba con altísima criticidad el cumplimiento del cronograma pactado.
Las necesidades de infraestructura física que el proyecto demanda, solo consideraron a través del Contrato 122 de 2014 las mínimas,
lo cual no permite contar con un esquema de “Alta Disponibilidad”, la OTI viene trabajando en cotizar y arrendar un balanceador físico
que mejore el desempeño de la portal una vez este salga a producción. Contar con la infraestructura que garantice la “Alta
Disponibilidad”, esta dentro de los proyectos del 2015.
Lo anterior permite establecer, que con base en las actuaciones emprendidas entre las que se tiene las reuniones semanales de
seguimiento a la ejecución del contrato, para lo cual también existe un cronograma de trabajo (anexo a la contestación, e incorporado por
el equipo auditor como papel de trabajo), se considera por parte de la supervisión, que ese seguimiento hace parte de la metodología PMI,
la cual tiene dentro de su filosofía, que las partes establezcan ajustes a los desfases que se presenten, aunado, a que señala que en
efecto los productos contratados o pactados son objeto de seguimiento determinando a fin de mes (Mayo), si se requiere de la suscripción
de una nueva prórroga.
Por último señala la supervisión, que en su sentir existían en el contrato clausulas ambiguas, otras que no eran claras, o no estaban
dentro del alcance de estos, debiendo definir con el contratista cuales eran parte del contrato o hacen parte de sus obligaciones, y tal
como se describió en el cuerpo del presente informe se detallan cuales fueron los asuntos objeto de aclaración.
CONTRATO NO. 078 DE 2014
CONTRATISTA
FECHA
PERFECCIONAMIENTO
08 DE AGOSTO DE 2014
OBJETO
PRESTAR LOS SERVICIOS DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE CURSOS Y DIPLOMADOS
DE CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO EN EL PUESTO DE TRABAJO PARA LOS
FUNCIONARIOS DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD DEACUERDO CON LAS
ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS DESCRITAS EN EL ANEXO TECNICO No. 1.
PLAZO
VALOR
SEISCIENTOS CUARENTA Y DOS MILLONES OCHENTA Y CINCO MIL PESOS $ 642.085.000
SUPERVISION
MONICA FLOREZ BONILLA - COORDINADORA GRUPO DE TALENTO HUMANO
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
FASE PRECONTRACTUAL
FASE PRECONTRACTUAL
CRONOGRAMA
Las actividades que se ejecutaron fueron las siguientes:
1. Publicación del Pliego de Condiciones.
2. Aviso del Artículo 24 del Decreto 019 de 2012
3. Apertura del Proceso
4. Audiencia de aclaraciones y de asignación de riesgos.
5. Presentación de observaciones que implique adendas.
6. Fecha limite de expedición de adendas.
7. Presentación de observaciones al Pliego de
Condiciones definitivo que no implique adendas.
8. Respuesta al Pliego de Condiciones que no implique
adendas.
9. Cierre del plazo de la licitación.
10. Evaluación de las propuestas.
11. Publicación de informes de verificación y Evaluación.
12. Traslado y observaciones al informe de verificación y
evaluación.
13. Audiencia de adjudicación.
14. Elaboración y perfeccionamiento del contrato.
15. Cumplimiento de requisitos de ejecución.
16. Publicación en el Sistema Electrónico de Contratación
Pública (SECOP).
FASE PRECONTRACTUAL
FASE PRECONTRACTUAL
FASE PRECONTRACTUAL
FASE PRECONTRACTUAL
FASE PRECONTRACTUAL
FASE PRECONTRACTUAL
FASE CONTRACTUAL
CELEBRACION DEL CONTRATO
El contrato se suscribió el día 08 de Agosto de 2014, entre el Secretario General de la Entidad y el Representante del
contratista, al cual se le adjunto el anexo técnico No. 1 “Especificaciones Técnicas”, el Registro Presupuestal, póliza de
cumplimiento No. NB 100037379, la cual fue aprobada el día 12 de Agosto de 2014, el contrato fue publicado en el Sistema
Electrónico de Contratación Pública el 12 de Agosto de 2014.
OBJETO CONTRACTUAL
Prestar los servicios de organización y desarrollo de cursos y diplomados de capacitación y entrenamiento en el puesto de
trabajo para los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con las especificaciones técnicas
mínimas descritas en anexo técnico No. 1.
FASE CONTRACTUAL
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
1. El equipo auditor de la Oficina de Control Interno puede ahora concluir, que en lo referente a la fase precontractual de este
proceso, existió planificación, en la medida de que se presentaron estudios previos de contratación, tal y como lo ordena el
artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, los cuales contienen la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer que
para el caso es la capacitación de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en puesto de trabajo, además
de la definición de cual seria el objeto contractual, los fundamentos jurídicos que soportan la contratación, análisis técnico y
económico que soportan el valor estimado, la clasificación de los servicios a adquirir y las características de los mismos, el
análisis de riesgos en la contratación y la forma de mitigarlos, plazo, supervisión y lugares de ejecución del acuerdo de
voluntades.
2. Que el cronograma que se surtió en la licitación Pública LP 10 – 2014, se cumplió cabalmente; debiendo precisar, que si
existió modificación en las fechas en que el comité Evaluador debía presentar su informe de verificación y evaluación, en
razón a que este solicito la modificación en comento, debido a que consideró que requería de mayor tiempo para efectuar los
análisis que le permitieran culminar la labor de evaluación de las propuestas.
3. Que las audiencias de Aclaración del Pliego de Condiciones y de Asignación de Riesgos, se efectuaron, de conformidad con
lo establecido en el artículo 39 del Decreto 1510 de 2013, donde por demás se determinaron las formas de mitigarlos y se
asignaron rentre los extremos contractuales.
Con ocasión de las observaciones presentadas en la audiencia de Aclaración al Pliego de Condiciones, se determinó modificar
varios numerales del Pliego en mención, mediante adenda la cual fue debidamente publicada en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública (SECOP) dentro del término concedido por el Decreto 1510 de 2013, en su artículo 25, el cual preceptúa:
Artículo 25. Modificación de los Pliegos de Condiciones. La Entidad Estatal puede modificar los pliegos de condiciones a través
de adendas expedidas antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.(…).
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
4. Que el contrato se perfeccionó, en la medida de que se logró el acuerdo, se firmó, se levo a escrito, se presentó póliza de cumplimiento
No. NB 100037379, la cual fue aprobada mediante acta de aprobación de fecha 12 de Agosto de 2014, existió la correspondiente
disponibilidad presupuestal, aunado, a que para la autorización de pagos efectuados, se allego certificaciones emanadas de la
Universidad del Rosario, en la cual afirma el hecho de que se realizaron los aportes a Fondo de Pensión, EPS, ARP, y parafiscales.
5. Que el contrato se liquidó, previa presentación de informe final de cumplimiento de un total de diecisiete (17) obligaciones por parte de
la supervisión del contrato, el día 26 de Diciembre de 2014 dando por terminado de mutuo acuerdo el contrato, ordenando cancelar el
saldo en favor del contratista conforme al balance financiero presentado, el cual no arrojo saldos para liberar.
Ahora bien, a pesar que el contrato se ejecutó satisfactoriamente y liquidado conforme a la normativa vigente, la Oficina de Control
Interno se permite reiterar la recomendación que en su momento se dio en el Informe presentado al Despacho del Señor Superintendente
Nacional de Salud, con el radicado NURC 3-2015-003753 del 27 de Febrero de 2.015 en el siguiente sentido:
“RECOMENDACIONES.
Respetuosa y comedidamente, de manera atenta la Oficina de Control Interno se permite realizar las siguientes recomendaciones:1. Evaluar el impacto de los Planes de Capacitación, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 del Decreto N°1567 del 5 de Agosto de
1998 y las Guías de administración pública expedidas sobre la materia. “
En informe de seguimiento a recomendaciones de las presentadas por la Oficina de Control Interno en el Primer Trimestre de 2.015, conforme alo expuesto en el radicado NURC 3-2015-007051 del 22 de Abril de 2.015 sobre la recomendación, el Grupo de Talento Humanos señaló:
“De conformidad con el Memorando NURC 3-2015-005740 del 27 de Marzo de 2.015, la Coordinadora del Grupo de Talento Humano remite Plande Mejoramiento a las recomendaciones efectuadas, así:
“Con el fin de analizar el impacto de la capacitación recibida en la vigencia 2014, se realizará una evaluación de los siete diplomados recibidos porlos funcionarios con la herramienta entregada por la Universidad del Rosario, para tales efectos. Las metodologías educativas proponen que talevaluación debe hacerse 3 o 4 meses después de recibida la capacitación.
Adicionalmente a través del proceso de evaluación de desempeño laboral se implementará una metodología para evaluar el impacto.Evaluación: 31 de mayo de 2015
Revisión del Instrumento: En la evaluación de desempeño laboral, no obstante se pondrá en funcionamiento, finalizadas las capacitaciones 2015.”
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
La Subdirección Administrativa mediante memorando NURC 3-2015-008333 de 08 de Mayo de 2015, dio traslado al Grupo de
Talento Humano, con el objeto, se pronunciara respecto de las conclusiones y recomendaciones presentadas por el equipo
auditor de la Oficina de Control Interno, a lo cual manifestó:
“ El Grupo de Talento Humano mediante Memorando con NURC 3-2015- 005740 del 27 de marzo de 2015, dio respuesta a la Oficina
de Control Interno en lo relacionado con el Informe de la Auditoría Macro proceso Gestión de Talento Humano, el cual corresponde
al contenido de la presente observación.
En dicho memorando, se enviaron las acciones correctivas que se ejecutarán para lograr el mejoramiento continuo en relación con
las observaciones presentadas en el informe.
A la anterior observación se estableció el siguiente Plan de acción:
“Con el fin de analizar el impacto de la capacitación recibida en la vigencia 2014, se realizará una evaluación de los siete diplomados
recibidos por los funcionarios con la herramienta entregada por la Universidad del Rosario, para tales efectos. Las metodologías
educativas proponen que tal evaluación debe hacerse 3 o 4 meses después de recibida la capacitación.
Adicionalmente a través del proceso de evaluación de desempeño laboral se implementará una metodología para evaluar el
impacto”.
Las fechas definidas fueron:
Evaluación: 31 de mayo de 2015
Revisión del Instrumento: En la evaluación de desempeño laboral; no obstante se pondrá en funcionamiento finalizadas las
capacitaciones 2015”.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
Al respecto encuentra el equipo auditor, que la recomendación efectuada por el la Oficina de Control Interno, será acogida a corto plazo,
dando uso de la herramienta brindada por la Universidad Colegio Mayor del Rosario en ejecución del contrato 078 de 2014, así como la
calificación de desempeño de cada funcionario que haya asistido a alguno de los diplomados que se realizaron como capacitaciones en
puesto de trabajo para los colaboradores de la Superintendencia Nacional de Salud.
De la ejecución de las actividades que permitan obtener como resultado el grado de impacto de las capacitaciones impartidas, la Oficina
de Control Interno por intermedio de equipo designado para esos efectos, realizara seguimiento a las recomendaciones elevadas,
presentado sobre el particular informe al despacho del señor Superintendente Nacional de Salud.
CONCLUSIONES GENERALES
1. Si bien el Plan Anual de Adquisiciones no obliga a las entidades a adelantar los procesos de contratación que en él se enuncian, sin
duda alguna, es una herramienta de planeación que generará mayor orden y publicidad sobre las compras a ser efectuadas por
cada entidad en la respectiva anualidad; este aspecto, es tenido en cuenta por la Superintendencia Nacional de Salud, para efectos
de satisfacer sus necesidades utilizando las diferentes modalidades de selección y en ejercicio del procedimiento de Gestión
Contractual del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios de la Entidad.
2. Se evidenció, que al interior de la Superintendencia Nacional de Salud; para llevar a acabo la contratación de cualquier bien o
servicio; se presentan estudios previos, en los cuales se Planea entre otros su ejecución, contando para la estructuración del
respectivo proceso, con el acompañamiento del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, siendo la estructuración técnica de la
necesidad, responsabilidad del correspondiente responsable de la dependencia que requiere cubrir aquella necesidad (Bien o
servicio). Aunado se concluye, que se da aplicación del principio de responsabilidad, ya que para la ejecución de cada contrato,
acatando el Manual de Contratación de la institución, una vez adjudicado el respectivo proceso contractual, se designa un
supervisor, que normalmente es el responsable de la dependencia que inicialmente planteo por conducto de los respectivos estudios
previos, la necesidad de contratar un determinado bien o servicio; supervisor este que conforme a la normativa de contratación
estatal vigente, debe ejercer la debida vigilancia del mismo, concluyendo o permitiendo que los contratos culminen con éxito;
satisfaciendo en debida forma las necesidades de la Institución.
3. Que en los procesos de Licitación Pública, se evidenció, que se surtieron las etapas que la ley exige deben realizarse, en especial,
lo concerniente a las Audiencias de Aclaración de Pliegos de Condiciones y de Asignación de Riesgos de conformidad con lo
establecido en el artículo 39 del Decreto 1510 de 2013.
4. Que en los procesos de contratación objeto de muestra, y que se materializaron bajo la modalidad de selección de contratación
directa, se evidenció, que se contemplaron diversas situaciones de facto que les permitieron establecer (área solicitante y Grupo de
Contratación de Bines y Servicios), el merito para que esos procesos se ejecutaran bajo ese mecanismo de selección, para lo cual
existen soportes de los hechos que daban lugar a invocar unas de las causales contenidas en el Estatuto Contractual y Leyes 1150
de 2007, 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013, al igual que el acto administrativo que comporta la justificación para contratar de
esa manera.
5. En cuanto al deber de publicidad, se establece que las Entidades Estatales están obligadas a publicar en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública (SECOP) los Documentos del Proceso y los actos administrativos del mismo, dentro de los 3 días siguientes a
su expedición; obligación esta la cual tal y como se evidenció en cada proceso de la muestra, se cumplió.
CONCLUSIONES GENERALES
6. Que en lo que al proceso de Gestión Contractual en estricto sentido refiere, el mismo se surte de conformidad con el Manual de Procesos
institucional acogido mediante Resolución No. 4086 de 2014, para lo cual la Superintendencia Nacional de Salud, cuenta con un Grupo de trabajo
recientemente fortalecido con ocasión del rediseño institucional y se evidencia, con base en las solicitudes de información y documentación que se
realizaron, que existe autocontrol de su gestión aspecto que debe ser objeto de exaltación por parte del equipo auditor.
Sin embargo, se evidenció que las vicisitudes o eventuales dificultades de procesos complejos como algunos de los ahora auditados, se presentaron
en la ejecución contractual; en el contrato No. 112 de 2014, se manifestaron inconformidades, sobre las cuales el Señor Superintendente Nacional
de Salud, como representante legal de la Entidad, impartió instrucciones al Secretario General para que en su condición de Ordenador del Gasto,
sostuviera reuniones, y ejecutara las acciones que la legislación vigente sobre contratación estatal permite, en procura de lograr el objetivo o
cumplimiento de la necesidad requerida por la Entidad, al suscribir el contrato aludido; labor que desde la recepción del Memorando con Radicado
NURC 3-2015-001034 del 21 de Enero de 2.015 ha venido desarrollándose; y conforme a lo señalado por el actual Jefe de la Oficina de Tecnologías
de la Información y Secretario General de la Institución, se han venido superando los inconvenientes de carácter técnico que se enunciaron
anteriormente en este documento, con lo cual se han generado planes de choque, tendientes a la finalización satisfactoria del objeto contractual.
7. Que el presente informe se dará traslado a los entes de control , esto es, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación,
Fiscalía General de la Nación, así como a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en cumplimiento a los dispuesto en el
Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción” modificado por el artículo 231 del decreto 019 de 2012, en atención a que conforme a lo
presentado por la Oficina de Tecnologías de la Información como área técnica – supervisora del contrato No. 112 de 2014 se ha reiterado el hecho
de que presuntamente existieron deficiencias o carencias en la planeación de ese contrato, las cuales eventualmente pueden configurar
irregularidades de las cuales habla la citada norma. El artículo en mención preceptúa:
Artículo 9°. Reportes del responsable de control interno. Modifíquese el artículo 14 de la Ley 87 de 1993, que quedará así:
El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en una entidad de la rama ejecutiva del orden nacional será unservidor público de libre nombramiento y remoción, designado por el Presidente de la República.
Modificado por el art. 231, Decreto Nacional 019 de 2012. Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberáreportar al Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, así como a los Organismos de Control, los posiblesactos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en el ejercicio de sus funciones.
El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informepormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.
Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscalescuando las autoridades pertinentes así lo soliciten.
OBSERVACIONES PRESENTADAS Y
PRONUNCIAMIENTO DE LAS MISMAS
Por lo demás, se reiteran de manera respetuosa y comedida, por parte de la Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de
Salud, recomendaciones referentes al contrato suscrito con la Universidad del Rosario, en lo que hace referencia a la evaluación del
efectivo impacto de las capacitaciones impartidas, así como lo que se refiere a la recomendación que apunta al trabajo que se recomienda
desarrollar, relativo a la Interoperabilidad del Software de Tasa (SGT), adquirido y recibido a satisfacción por la Entidad, al cumplir
conforme a lo expuesto por los supervisores, el producto; con los requisitos exigidos por la Institución, sin embargo para su óptimo uso, es
necesario ejecutar tareas que permitan que la herramienta interactúe con bases de datos y softwares internos y externos, lo cual viene
desarrollando, pero que puede lograr un mejoramiento, derivado de la actuación de la Oficina de Tecnologías de la Información en este
importante aspecto.
Cordialmente,
Juan David Lemus Pacheco
Jefe Oficina de Control Interno SNS.