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PRESENTACIÓN MANUAL DEL PROVEEDOR

Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado

Dominicano.

DGCP-LPN-003-2013

Fecha: 01/07/2015

00 introducción

introducción

objetivo

objetivos específicos

01 Compatibilidades

02 Recomendaciones Generales de Uso

03 Búsqueda de Procesos sin Registrarse

04 Acceso y Registro de Usuarios

05 Área de Trabajo

06 Configuraciones del Usuario

07 Configuraciones de Entidad

08 Menú de Búsqueda de Oportunidades

09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda

11 Herramientas de Trabajo

12 Tareas

13 Alertas

14 Planillas de mensajes

15 Constancia DGCP

16 Consultar la información de un Procedimiento

17 Indicación de Interés por un Procedimiento

18 Elementos de una Oferta

19 Crear una Oferta

20 Otras Funcionalidades

INDICE

El siguiente presentación tiene como objetivo orientar a los proveedores en el uso del Sistema Informático

para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano, dicho sistema es una plataforma

electrónica de contratación pública que permitirá al Estado Dominicano tener total control de las Compras y

Contrataciones de Bienes o Servicios Públicos .

Una plataforma Electrónica de contratación pública es un sistema logrado para que las instituciones del

Estado obtengan la mayor transparencia y eficientización de sus procedimientos y licitaciones, además de

ser una solución para disminuir el gasto público y modernizar la gestión de procedimientos. Este sistema

abarcara el proceso de compras desde la publicación o presentación de pliegos hasta la adjudicación y firma

del contrato con el proveedor.

Esta Herramienta no solo beneficia al Estado Dominicano sino también a los proveedores y ciudadanos en

general, pues se gestiona a través de internet y estará disponible 24/7, de manera que el usuario podrá

acceder desde cualquier parte del mundo.

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO GENERAL.

• Presentar los pasos del registro de Proveedor del Estado y las

especificaciones de la Plataforma para la gestión de compras y

contrataciones del Estado dominicana con la finalidad de realizar un

proceso en total control de los bienes y servicios públicos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

• Orientar al usuario en el uso del Sistema Informático para la gestión de las

compras y contrataciones del Estado Dominicano.

• Permitir al Estado Dominicano tener total control de las compras y

contrataciones de bienes o servicios públicos.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS

INDICE 00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


La Plataforma es compatible con todos los navegadores importantes del mercado: Internet

Explorer (8 o superior), Firefox, Google Chrome, Safari y Opera.

COMPATIBILIDADES

COMPATIBILIDADES

COMPATIBILIDADES

REQUISITOS TÉCNICOS

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Para garantizar la obtención de resultados óptimos en la utilización de la Plataforma del Sistema de

Compras y Contrataciones Públicas se recomienda:

Paso 1.

Comenzar a realizar el registro de usuario y de su empresa con tiempo.

Paso 2.

Siempre que sea posible, deberá convertir sus documentos a PDF. El

sistema aceptará archivos de cualquier tamaño aunque no se recomienda que

superen los 15 MB.

Paso 3.

En todos los archivos, y especialmente los Excel y DWF/DWG, deberá siempre definir el área de impresión para que el

destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir.

RECOMENDACIONES GENERALES DE USO

RECOMENDACIONES GENERALES DE USO

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


PRESENTACIÓN USUARIO PROVEEDOR 11 |

Si no está registrado en la plataforma podrá visualizar a simple vista los procesos de contratación que se hayan publicado en el sistema y que sean de acceso público, deberá hacer clic en el menú Buscar licitaciones.

BÚSQUEDA DE PROCESOS

BÚSQUEDA DE PROCESOS SIN REGISTRARSE

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Acceso:

Se realiza a través de la ventana de Login en la que se ofrecerá tanto la posibilidad de

identificarse en el caso de tener una cuenta en el servicio, como la de solicitar nuevo

registro en la opción Darse de Alta.

Registro de un nuevo usuario:

Registro de datos personales de su entidad para ser usuario en la plataforma.

Búsqueda de Proceso sin registrarse:

Si el usuario no está registrado en la plataforma podrá visualizar a simple vista los procesos de contratación que se hayan

publicado en el sistema.

Dando clic en buscar Licitaciones.

ACCESO Y REVISTRO DE USUARIOS

ACCESO Y REGISTRO DE USUARIOS

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


PRESENTACIÓN USUARIO PROVEEDOR 15 |

La pantalla de acceso tiene cinco áreas: 1. Identificación del usuario, funcionalidades de configuración,

y salida del sistema, 2. Barra de inicio, 3. Accesos rápidos, 4. Atajos y 5. Escritorio.

ÁREA DE TRABAJO

ÁREA DE TRABAJO

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Esta área permitirá hacer las configuraciones relacionadas con el usuario de la

entidad asociada. Esta función tiene 6 opciones:

Mis datos de usuario

Mis Registros Accesos del

Usuario

Términos y condiciones de

uso Noticias DGCP

Personalizar escritorio

El usuario accede al

formulario de registro

en SISTEMA, para

actualizar los datos y

contactos del usuario,

definir el idioma que

quiere usar el sistema

y cargar una imagen

del perfil.

En este

apartado podrá

verificar acceso,

cambiar su

contraseña,

nombre de

usuario.

Consultar las

condiciones de

uso del sistema,

los términos

legales y su

adecuación a la

normativa

Dominicana.

En esta opción podrá

acceder a diferentes

entidades con un

único usuario. El

administrador de

cada entidad será el

responsable de

autorizar los accesos.

En esta sección

el usuario puede

consultar las

ventanas de

mantenimiento de

SISTEMA, sus

actualizaciones,

mejoras, o

novedades.

CONFIGURACIONES DEL USUARIO

CONFIGURACIONES DEL USUARIO

En esta opción se

podrá modificar el

área de trabajo:

-Menú

-Zonas de acceso

directo

-Enlaces Rápidos

-Escritorio

-Usuarios

-Asignar a usuarios

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Es el área que le permitirá hacer las configuraciones de la entidad asociada.

Esta Configuración tiene 10 procesos:

Datos de la Entidad Estatal / Proveedor:

Comprenderá la visualización de las informaciones generales de la entidad tales como nombre, dirección, contacto principal, correo, información financiera.

Áreas de Interés:

Opción para asociar a la empresa categorías UNSPSC de forma que reciba alertas siempre que se publique un procedimiento para alguna de esas categorías. Además, permite diferenciar los procedimientos de su interés de lo demás, puesto que se quedan organizados en la opción oportunidades.

Configuración Unidad de Compras:

Área donde se permitirá a los usuarios de la unidad; la configuración del escritorio o personalizar el escritorio.

Administración de usuarios:

Área donde será posible crear nuevos usuarios, aceptar o rechazar las

solicitudes realizadas a la Unidad de Compras

Perfiles de Usuarios:

En esta área se podrá crear perfiles a usuarios concretos o a todos los usuarios asignados a una dependencia, grupo de usuarios o unidad de contratación. Estos perfiles servirán para definir qué tipo de actividades puede realizar el usuario en nombre de la Entidad Estatal.

CONFIGURACIONES DE LA ENTIDAD


Es el área que le permitirá hacer las configuraciones de la entidad asociada.

Esta Configuración tiene 10 procesos:

Dependencias

Comprenderá las instituciones que esta asociada o solicita acceso la unidad de compras.

Bibliotecas de Documentos

Opción para almacenar la documentación o certificaciones generales para la presentación de ofertas dentro del sistema de compras.

Suscripción de Alertas:

Es el correo electrónico de notificación principal de los usuarios; donde recibirán todas las informaciones de los procesos del sistema de compras.

El usuario puede gestionar las condiciones en que recibe las alertas de correo electrónico que envía el SISTEMA.

Grupos de Usuarios:

Permite dentro de la cuenta crear conjuntos de usuarios dentro del sistema.

Tendrá como opción; crear, activar, borrar, cancelar.

Flujos de Aprobación:

Permite dentro de la unidad de compra que usuario dará la autorización de los

procesos dentro del sistema.




01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo



08 menú de búsqueda de oportunidades

09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


En esta área se ofrecerá acceso a la búsqueda de Oportunidades y de Procedimientos de acceso público por

tres vías:

A través de la barra de menú inicio en la

opción de Búsqueda.

A través de la barra de menú inicio en la opción menú de

búsqueda

Por medio del menú inicio deberá hacer clic

en la opción y se desplegar á las

siguientes opciones.

Oportunidades de Negocio:

En esta opción accederá a los procedimientos públicos de licitación que

se han cargado y cuya naturaleza de compra se corresponden con las

categorías asociadas al perfil de negocio de la empresa.

Buscar Plan Anual de Compras y Contrataciones.

Permite que la Unidad de Compras aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un

mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se

van a adelantar durante el año fiscal

Buscar Procesos :

En esta opción el usuario encontrará todos los procedimientos publicados,

independientemente de sus categorías de negocio. Además se mostrarán aquellos a los cuales fue invitado manualmente por

la entidad contratante.

BÚSQUEDA DE OPORTUNIDADES

MENÚ DE BÚSQUEDA - OPORTUNIDAD


01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Sección en la que se consulta todas las ofertas y/o adjudicaciones que las entidades presentaron

(Mis ofertas) y/o ganó (Mis contratos).

En este apartado se podrá consultar todas las ofertas y/o adjudicaciones que la entidad presenta y

gana.

• En este apartado se presentarán las

ofertas de la empresa, tanto las que están en edición como las ya presentadas.

Mis Ofertas

• En este paso se tendrá acceso a las

adjudicaciones recibidas por la entidad y consultar su detalle.

Mis Contratos

MIS PROCESOS

MIS PROCESOS


01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


En este menú se unificarán las opciones de Búsqueda y Mis Procesos, además se ofrecerá

acceso al Registro de Proveedores.

BÚSQUEDA

MENÚ BÚSQUEDA

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


A través de esta opción podrá acceder a otras herramientas de trabajo del sistema, tales como:

Mensajes , Tareas, Alertas y Constancia del Proceso.

Mensajes: Mediante esta opción podrá visualizar los mensajes, nuevos, leídos, enviados y

borrador.

HERRAMIENTAS DE TRABAJO

HERRAMIENTAS DE TRABAJO

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Tareas: Son las asignaciones que se le indicarán a un usuario asignándole una acción especifica en

el sistema la cual le permite al administrador de la unidad; crea, borrar, cerrar, cancelar.

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Alertas: Son notificaciones electrónicas que el usuario recibirá en las diferentes etapa de los procesos.

Esta indicación se genera en el sistema automáticamente.

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Planillas de Mensajes: Son instrucciones de ámbito interno dentro de la unidad del proveedor donde se podrán

crear, activar, desactivar y borrar mensajes.

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Se trata de una sección creada para administrar la constancia de los procesos para poder dar

seguimiento de los intercambios de comunicaciones, documentos y la entidad.

CONSTANCIA DGCP

CONSTANCIA DE DGCP

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Para poder enviar una oferta previamente hay que consultar la información del procedimiento. Para

ello es preciso acceder al Área de trabajo y desde el menú superior entrar en la sección Búsqueda o

en la de Servicios.

Dentro de estas secciones se debe entrar en:

• Oportunidades para conocer aquellos procedimientos relacionados con el perfil de la empresa.

• Búsqueda de procedimientos de acceso público para consultar todos aquellos que se hayan

publicado o a los que la empresa haya sido expresamente invitada por el convocante.

CONSULTA DE PROCEDIMIENTOS

CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Para tener acceso a toda la información de un procedimiento, y poder realizar tareas sobre el mismo, se

deberá pulsar el botón ¡Manifestar Interés! O Suscribirme de forma que se desbloquean todas las opciones

del mismo y se informa al comprador de la existencia de un interesado.

INTERÉS EN UN PROCEDIMIENTO

INDICACIÓN DE INTERÉS POR UN PROCEDIMIENTO


01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Para simplificar la gestión de una oferta se ofrecen elementos que permiten gestionar cada oferta.

A continuación lo mas importantes.

Información:

En este componente se puede consular la información más

relevante de cada oportunidad.

Cuenta atrás para la fecha limite de presentación de ofertas:

Reloj con cuenta regresiva que indica el tiempo disponible hasta la

finalización del plazo de presentación de propuestas.

Mis ofertas:

Opción que muestra las ofertas presentadas por el licitador a la

oportunidad, e indica el estado de las mismas.

Línea de tiempo: Se trata de una representación gráfica de los diferentes hitos (por ejemplo inicio y final del plazo de presentación de propuestas).

Mensajes:

En este módulo se puede acceder a los mensajes recibidos por el

usuario.

Aclaraciones:

Servicio de funcionamiento idéntico al del componente de Mensajes,

pero en este caso orientado al envío y recepción de aclaraciones sobre el

proceso de licitación.

Adjudicaciones:

Muestra la lista de adjudicaciones que se hayan recibido en relación

con la oportunidad que se esté consultando.

Documentos de la Oferta:

Módulo en que se ofrece un listado de los documentos que se han asociado

a la oferta.

Orden de Compra.

Es el documento definitivo donde se indicara el proveedor ganador y los artículos asignados, especificando

fecha y plan de entrega.

ELEMENTOS DE UNA OFERTA

ELEMENTOS DE UNA OFERTA

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta


Elaboración de la oferta

-Este paso se completa los

formularios que son solicitados por la

entidad contratante.

-Adjuntar documentos solicitados por la

entidad contratante.

Presentar una oferta

-Una vez elaborada la oferta podrá presentar la misma a la entidad

contratante.

-Deberá usar el botón encriptar y a continuación

presentar.

-La oferta quedará accesible al comprador.

Retirar una oferta

-Podrá retirar una oferta realizada

siempre y cuando no este adjudicada.

CREAR OFERTAS

CREAR UNA OFERTA

INDICE

00 Introducción

01 Compatibilidades




05 Área de Trabajo




09 Mis Procesos

10 Menú Búsqueda


12 Tareas

13 Alertas


15 Constancia DGCP




19 Crear una Oferta

20 Otras funcionalidades

• Exportar formulario de respuestas a Excel

Cuando el proveedor crea una oferta, tiene la opción para descargar en formato Excel el

formulario de respuesta.

• Importar lista de precios en Excel

El proveedor a través de una plantilla en Excel puede cargar de forma masiva los precios por

artículo.

• Mesa de ayuda

DGCP Compra Eficiente tiene a disposición una Mesa de Servicio a la cual los usuarios del

SISTEMA pueden solicitar información, aclaraciones, hacer consultas e informar sobre incidentes

en el SISTEMA.

OTRAS FUNCIONALIDADES

OTRAS FUNCIONALIDADES

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

Asistencia Técnica

Correo Electrónico: [email protected]

Teléfono: 809-682-7407, opción 2.

Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez

Objío,

Santo Domingo, D.N., República Dominicana

Ramy García [email protected] Gustavo Mejía Ricart #93 Torre Piantini 7º piso local 701, Ensanche Piantini Santo Domingo, República Dominicana

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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN..

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