Infografía Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA
Presentación Modelo Req SGDEA CR Abril 2015archivo.ucr.ac.cr/cau/Presentaciones...
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CONTENIDO
1. Justificación del Modelo.
2. Metodología empleada para la definición del Modelo.
3. Generalidades del Modelo.
4. Requisitos Archivísticos para un SGDEA.
5. Proyecto para el diseño y desarrollo de un SGDEA.
JUSTIFICACIÓN DEL MODELO
JUSTIFICACIÓN
Compromisos de Gobernanza y Gobernalidad
Interoperabilidad
Servicio eficiente al ciudadano
Gobierno electrónico
Transparencia administrativa
Acceso a la información
Rol de los Archivistas y
Archivos
Líderes de la gestión
documental organizacional
Facilitadores de un gobierno electrónico
eficiente y eficaz
Tecnologías de Información y Comunicación
Figura de Documento Electrónico existente conforme a una ley desde hace 10 años
Oferta de Sistemas que no
son SGDEA
METODOLOGÍA PARA LA
DEFINICIÓN DEL MODELO
No
rmas y
Mode
los
No
rmas y
Mode
los Modelo de
Requisitos MoReq 2001-2010
Modelo de Requisitos MoReq
2001-2010
e-ARQ Modelo Brasileño
e-ARQ Modelo Brasileño
Norma ISO-15489 I y II
Norma ISO-15489 I y II
UNE-ISO-30301 UNE-ISO-30301
Incorporación y Registro
Incorporación y Registro
Captura
Descripción (No contemplado en los modelos y normas)
Descripción (No contemplado en los modelos y normas)
Descripción
Clasificación Funcional
Clasificación Funcional
Clasificación por Procesos
Acceso y SeguridadAcceso y SeguridadAcceso y Seguridad
DisposiciónDisposición Evaluación
AlmacenamientoAlmacenamiento Conservación
Uso y TrazabilidadUso y Trazabilidad Trazabilidad
Funciones Administrativas
Funciones Administrativas
Administración del Sistema
AnálisisAnálisis
Alcance de la Norma o Modelo
Identificación de Requisitos
Funcionales y no Funcionales
Requisitos
Propuesta
PROPUESTA DE MODELO DE
REQUISITOS ARCHIVÍSTICOS PARA UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO EN COSTA RICA
Definiciones
• Aquello que se toma como referenciapara tratar de producir algo igual.
ModeloModelo
• Aquello que resulta ineludible oimprescindible para el desarrollo de algo.
RequisitoRequisito
• Referencia indispensable para el diseño ydesarrollo estandarizado de un SGDEA.
Modelo de Requisitos para un SGDEA
Modelo de Requisitos para un SGDEA
Definiciones
• Conjunto de elementos relacionados en unaorganización que establecen políticas y objetivos, y losprocesos para alcanzarlos.
Sistema de Gestión (SG)Sistema de Gestión (SG)
• Sistema de gestión de una organización para dirigir ycontrolar lo respectivo a documentos.
Sistema de Gestión para los Documentos (SGD)
Sistema de Gestión para los Documentos (SGD)
• Sistema de gestión de una organización para dirigir ycontrolar lo respectivo a documentos electrónicos dearchivo.
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo (SGDEA).
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo (SGDEA).
• Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático dela creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de losdocumentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener enforma de documentos la información y prueba de las actividadesde la organización.
Gestión de documentosGestión de documentos
OBJETIVO
Definir los requisitos
archivísticos para el diseño y
desarrollo de un SGDEA en Costa
Rica.
ALCANCE
Sistema Nacional de Archivos de
Costa Rica.
RESPONSABILIDADES
Jerarcas
Archivistas
Administradores de sistemas de información.
Gestores de tecnologías de información.
Personal involucrado con la gestión de documentos.
Generalidades del Modelo
LIMITACIONES
Requisitos para únicamente un sistema y a nivel de sistema.
Requisitos para un Sistema que gestiona únicamente documentos
electrónicos de archivo.
Los requisitos de sistema deberán ser complementados con los
requisitos documentales (según contexto organizacional).
POLÍTICAS
Es indispensable que las organizaciones cuenten con
los insumos archivísticos requeridos a la hora de
diseñar del SGDEA.
Generalidades del Modelo
Alcance del Modelo
Integra sistemas de flujos de trabajo.
Integra sistemas de flujos de trabajo.
Integra sistemas de mensajería y registro
de documentos.
Integra sistemas de mensajería y registro
de documentos.
Integra sistemas de repositorio de objetos
digitales.
Integra sistemas de repositorio de objetos
digitales.
Integra sistemas de acceso documental.Integra sistemas de acceso documental.
Integra sistemas de descripción de documentos.
Integra sistemas de descripción de documentos.
Integra los demás sistemas de gestión
organizacionales que producen documentos
de archivo.
Integra los demás sistemas de gestión
organizacionales que producen documentos
de archivo.
Beneficios del Modelo
Integra y cumple con normas
internacionales.
Integra y cumple con normas
internacionales.
Modelo de alcance nacional.
Modelo de alcance nacional.
Ahorro masivo de recursos.
Ahorro masivo de recursos.
Permite la definición de un cartel de
requerimientos para la adquisición de un
sistema informático.
Permite la definición de un cartel de
requerimientos para la adquisición de un
sistema informático.
Representa una lista de requisitos que un archivista le presenta a un informático para
el desarrollo de un sistema.
Representa una lista de requisitos que un archivista le presenta a un informático para
el desarrollo de un sistema.
Parámetro para la revisión de otros sistemas con el
fin de verificar el cumplimiento de
requisitos archivísticos de un SGDEA.
Parámetro para la revisión de otros sistemas con el
fin de verificar el cumplimiento de
requisitos archivísticos de un SGDEA.
Modelo de Requisitos Archivísticos
Captura Clasificación Descripción
Acceso y Seguridad
TrazabilidadEvaluación
ConservaciónAdministración
del SistemaMetadatos
CAPTURA
Incorporacióncumplimiento de
requisitos documentales.
Registroformalización y asignación de
datos.
Captura documento parte del
SGDEA y con su contexto
relacionado.
Requisitos
Incorporación
Definición de los requisitos documentales
producto de una identificación del contexto documental.
Requisitos
Verifica el cumplimiento de requisitos
documentales = documentos
de archivo.
Registra únicamente documentos
archivo.
Asigna automáticamente
datos a los documentos sobre
su contexto, estructura y
contenido. (Ej.: identificador único a
cada documento)
Registra documentos de diferentes sistemas y entradas.
RequisitosDocumento
al ser registrado
Serie documental
Plazo de conservación.
Condición de acceso y perfil
de usuario autorizado.
Estrategia y mecanismo de conservación.
Metadatos
Resultado
SGDEA
Captura
Documento de Archivo
CLASIFICACIÓN
Clasificación por procesosClasificación por procesos
ISO 9000ISO 9000
Cuadro de clasificación: estable, flexible, simple y único.Cuadro de clasificación: estable, flexible, simple y único.
Requisitos
Configuración y
administración del Cuadro de Clasificación
Administración de
Expedientes
Foliación Electrónica
DESCRIPCIÓN
Normalización
Indización y Vocabularios controlados
Descripción
TRAZABILIDAD
¿Cuándo?
¿Quién?
¿Qué?
Trazabilidad del sistema
Inclusión del cuadro de
clasificación.
Inclusión de la tabla de
plazos.
Cambios en la interfaz del
usuarios.
Modificación de la
visualización de los
resultados de búsqueda de documentos.
Trazabilidad del documento
Fecha/Hora Acción realizada Responsable
2014/01/24 11:30 Creación Alonso Cedeño
2014/01/25 13:46 Aprobación Gabriela Guevara
2014/01/25 09:13 Captura Nancy Granados
2014/01/26 16:44 Despacho Carlos Montero
Crea Aprueba Captura Despacha
EVALUACIÓN
Evaluación Valoración SelecciónDisposición
final
Transferencia
Eliminación
ACCESO Y SEGURIDAD
Normativa internacional, nacional e
interna
Perfiles y roles de usuario
Mecanismos de seguridad
Acceso Condiciones y categorías de
acceso al sistema y los documentos
Requisitos
Acceso
Proteger la información personal
y la intimidad; secretos de estado,
los derechos de propiedad
intelectual, el secreto comercial, el secreto
bancario y la seguridad pública.
Garantizar el acceso durante lapermanencia de los documentos en el sistema.
Requisitos
SeguridadImplementar mecanismos de seguridad.
Implementar un Plan de Continuidad del Negocio.
CONSERVACIÓN
Estrategias y mecanismos que garantizarán la
permanencia de los atributos del
documentos a lo largo del tiempo.
Conservación
Requisitos
Repositorio de
Documentos Electrónicos de Archivo
• Monitorea la capacidad dealmacenamiento.
• Transfiere los documentosen masa junto con susmetadatos y pistas deauditoría.
• Implementa mecanismosde seguridad para laintegridad y autenticad delos documentos.
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
Conjunto de elementos no
abarcados en otros requisitos
archivísticos que permiten la
funcionalidad del SGDEA.
Administración del sistema
Requisitos
Generalidades (interfaz,
interoperabilidad, actualizaciones)
Rendimiento y escalabilidad
Requisitos normativos
Gestión de informes
METADATOS
Metadatos
Captura
Clasificación
Descripción
Acceso
Seguridad
Trazabilidad
Evaluación
Conservación
Requisitos
Metadatos
Implementación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos
Ejemplo de metadatos
Registro
Entidad
Documentos Título
Agentes
Responsable de recepción
Responsable de despacho
Responsable de registro
Acción
Código de registro
Estado del trámite
Fecha de recepción
Fecha de registro
Hora de registro
GESTIÓN DE UN PROYECTO
INSTITUCIONAL PARA UN SISTEMA DE
GESTIÓN PARA DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO
Enfoques del proyecto
• Guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)
ADMINISTRATIVO
• Norma ISO 15489
• Norma ISO 30300
ARCHIVÍSTICO
• Metodologías informáticas
INFORMÁTICO
Fases del proyecto
Iniciación
Planificación
ImplementaciónMedición de Resultados
Control y Seguimiento
RECOMENDACIONES
• Las instituciones que deseen implementar un SGDEA deben tener
elaborados los instrumentos archivísticos y las políticas sobre gestión
documental requeridas.
• A partir de la propuesta se puede normalizar los requisitos mínimos
que se deben contemplar al implementar un SGDEA.
• El SGDEA debe incluir de manera integrada todos los procesos
archivísticos.
• Es posible desarrollar un SGDEA integrando normas como la ISO-
15489, ISO-30300 y modelos como MoReq u otros utilizados en otros
países.
¡Gracias!
R. Alonso Cedeño Molina: [email protected]
Nancy Granados Peraza: [email protected]
Gabriela Guevara Acón: [email protected]
C. Eduardo Montero Paniagua: [email protected]
