Diplomado a Distancia 2008 ADMINISTRACIÓN PARA LA GESTIÓN GERONTOLÓGICA

“INTRODUCCIÓN AL TEMA DE LA ADMINISTRACIÓN”

Alberto Armstrong V.Profesor EméritoEscuela de Administración

Proceso Transformación

AbastecimientoComprasBodega

Proceso ProductivoFabricación

EquiposGente

Producto Terminado

BodegaProductos. Terminados

ComercializaciónVentas, Estudios MercadoPropaganda, Publicidad

Transporte

ClienteNacional

Extranjero

FinanzasContabilidad

Control FinancieroInformesCréditos

CobranzasCaja

Servicios GeneralesAseo

Seguridad yVigilanciaJardines

Sist. ComunicaciónTeléfonos

Mantención OficinasTransporte

RR.HH.Selección

CapacitaciónRemuneraciones

BeneficiosServicios

Prevención de Accidentes

Otras

MantenciónEquipos

Producción

IngenieríaMejora

ProcesosProductivos

Ejemplo Fábrica Empanadas

CebollasAceiteCarneHuevosHarinaAceitunas

CocinaOllas/sartenesMesonesCuchillos, tenedores, cucharonesMezcladorasHorno

Insumos

Equipos

Avisos marketingPanfletos casa por casaCarteles

Estimación Ventas nº empanadasRegistro pedidos

Contabilidad/Finanzas- Pago Insumos- Pago Electricidad- Pago Sueldos- Pago Impuestos- Cálculo Costo Empanada- Utilidad

ServiciosAseoTeléfono

RR.HH.2 cocineras1 vendedor/cajera/toma pedidos1 repartidor

MantenciónCocinaMezcladorHorno

IngenieríaMejora ProcesoProductivo

Empanadas – VitrinaVenta mesónDespacho a domicilio

Hogar Adulto Mayor

Selección “clientes”Insumos

Equipamiento, Localización, CapacidadDormitoriosLivingComedorSalas entretenciónBañosCalefacciónIluminaciónCocina/LavanderíaTVSala juegos

Actividades

Producto Final: ObjetivoBienestar / ClientesCalidad Vida: Cuidado, Entretención, Atención permanente, Salud

Caja/Finanzas- Pago Cuentas- Pago Remuneración- Ingresos Clientes- Aportes

Servicios GeneralesAseoTeléfonosVigilanciaOrnatoJardineros

Personal:-Cocinero- Cuentas / Contabilidad- Enfermero- Auxiliares / Expertos- Mantención / Eléctrico- Mecánico

IngenieríaMejora ProcesoDisposición

Proceso Administrativo

¿Cómo procede un administrador?

1) Planifica, lo que implica fijar metas y estrategiasPara ello se requieren antecedentes (estudios) que debe entregar el área comercial como posibles clientes y sus necesidades, precios de venta, forma de hacer llegar los productos a los clientes.También se requieren antecedentes sobre los procesos productivos y equipos existentes para producir los bienes y servicios.

2) Se organiza: ordenamiento por función o actividad

3) Dirige, Ejecuta, Toma decisiones

4) ControlaPara lo cual requiere informaciones, datos.Se supone que todo lo anterior está coordinado entre sí.

Gerente General

Organigrama o Estructura Organizacional Típica

Gerente deCompras

Gerente de Operaciones

Gerente deRRHH

Gerente deFinanzas

GerenteComercial

GerenteAdministración

Algunos ejemplos de tareas o responsabilidades típicas de las áreas funcionales:

Área Comercial:•Estudios de Mercado: dentro de la línea de productos o servicios que produce la institución o empresa, determinar quién, donde y a qué precio podremos vender los productos o servicios. •Publicidad, propaganda: cómo y a través de qué medios informaremos a los clientes potenciales de los productos o servicios que podemos ofrecerles y del precio de los mismos. Avisos. Créditos, descuentos y formas de pago.•Determinar la forma cómo vamos a hacer llegar nuestros productos a los clientes: distribuidores, vendedores propios, locales propios de venta.

Actividades post venta: satisfacción del cliente, cambios de productos, servicio técnico para reparaciones y venta de repuestos.

Área Compras o Abastecimiento:•Determinación de las necesidades de insumos, piezas, partes, etc. Tipo y calidad y momento en el tiempo en que serán necesarios.

•Contacto con proveedores nacionales y extranjeros. Tipo de producto o servicio que nos ofrecen, calidad, precios y cantidad y momento de entrega.

•Decisión de compra: acuerdo o contrato.•Bodega de recepción: control de la cantidad y calidad.•Informe al área de finanzas para pago.•Entregas al área de operaciones o producción.

Área de Operaciones, producción o fabricación:

•Ordenamiento de las líneas de producción de acuerdo a la tecnología o tipo de proceso productivo. Rutinas de producción y disposición interna de equipos.

•Planificación de la producción: cantidad a producir por día, semana o mes de acuerdo a las necesidades de venta entregadas por el área comercial.

•Controles de calidad y de procesos.

•Mantención y reparación de equipos. Bodegas de piezas y partes.

Área de Recursos Humanos o de Personal:

•Estudio de necesidades de personal.

•Reclutamiento , selección y contratación.

•Proceso de orientación en la empresa y en el cargo.

•Desarrollo e implementación de procesos de evaluación de desempeño y capacitación. Coaching.

•Desarrollo de sistemas de compensación: remuneración base, remuneración variable (incentivos), bonos, asignaciones y beneficios.

•Desarrollo de programas de desarrollo de habilidades o destrezas interpersonales de los supervisores de todo nivel.

•Desarrollo de actividades que mejoren la calidad de vida del personal. “Bienestar del personal”.Preocupación por el deporte y la recreación, las actividades culturales, la alimentación, la relación trabajo y familia, los problemas familiares, la vivienda, el alcoholismo y la drogadicción, etc.

•Seguridad industrial y la higiene ambientas: prevención de accidentes y enfermedades profesionales.

•Relaciones directas con el personal en general y con los representantes de los trabajadores en particular.

•Negociación Colectiva.

•Cumplimiento de la legislación laboral y de los derechos de los trabajadores.

•Control de la gestión de los recursos humanos.

Área de Finanzas y Contabilidad:

•Presupuestos de los ingresos y gastos a futuro.

•Registro de ingresos y gastos. Comparación de los presupuestos con la realidad. Control financiero.

•Pagar las cuentas. Impuestos. Imposiciones.

•Facturar y cobrar las ventas

•Preparar informes de ingresos y gastos (balance).

•Pagar las remuneraciones.

•Participar con otras personas en la determinación de las políticas de financiamiento de corto y pargo plazo, de créditos y cobranzas, de pago a proveedores, etc.

Área de Apoyos Varios (Administrativa)

•Seguridad de la planta: Vigilantes, portería, rondines.

•Jardines y ornato.

•Compras de elementos de oficina

•Movilización y transporte

•Computación y sistemas de información interno.

•Teléfonos y comunicaciones externas.

•Mantención de las oficinas y equipos de oficina

•Otros