Presentacion archivo

SISTEMA DE ARCHIVOSISTEMA DE ARCHIVO

TOMA DE DECISIONES

FUENTES DE LA

HISTORIA

PATRIMONIO CULTURAL

IDENTIDAD NACIONAL

LA LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA Y LA CULTURA

EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:

Interés General

Derecho a la información

Interés particular

ConsultaReproducción copias

ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS PÚBLICOS

Derecho de petición

Excepto:•C.N.•Restricciones Legales•Conservación: Préstamo de información en otros soportes

LA NORMATIVIDAD

Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” Acuerdo 039 de 2002 “Acuerdo 039 de 2002 “Por el cual se regula el procedimiento para la Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000””

Acuerdo 042 de 2002 “Organización archivo de gestión” Acuerdo 042 de 2002 “Organización archivo de gestión” Acuerdo 038 de 2002.Acuerdo 038 de 2002. Acuerdo 037 de 2002. Requisitos para contratación de los Acuerdo 037 de 2002. Requisitos para contratación de los

servicios de Archivos.servicios de Archivos. Ordenanza 030 de 2000 “Por medio del cual se crea el Consejo Ordenanza 030 de 2000 “Por medio del cual se crea el Consejo

Departamental de Archivos”Departamental de Archivos” Circular 01 de 2001 “Recordar a las entidades oficiales la Circular 01 de 2001 “Recordar a las entidades oficiales la

obligación de elaborar las TRD.obligación de elaborar las TRD. Decreto 4124 de 2004. Obligatoriedad de crear el Consejo Decreto 4124 de 2004. Obligatoriedad de crear el Consejo

Municipal de archivo.Municipal de archivo. Circular 01 de 2006. Obligatoriedad de presenta informes Circular 01 de 2006. Obligatoriedad de presenta informes

semestrales de acciones adelantadas en materias archivísticasemestrales de acciones adelantadas en materias archivística Circular 035 de 2009 Procuraduria General de la Nacion.Circular 035 de 2009 Procuraduria General de la Nacion.

Que es Archivo?Que es Archivo?

Conjunto de documentos, Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material, forma y el soporte material, acumulados en un acumulados en un proceso natural proceso natural por una por una persona, institución pública persona, institución pública o privada, en el transcurso o privada, en el transcurso de su gestión.de su gestión.

ARCHIVO DE GESTIONARCHIVO DE GESTION

El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la donde se reúne la documentación en trámite.documentación en trámite.

Importancia de los Archivosde Gestión:

Archivo CentralArchivo CentralUnidad administrativa donde se agrupan Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad.distintos archivos de gestión de la entidad.

Importancia del ArchivoCentral:

Archivo HistóricoArchivo Histórico

Aquel al cual se transfiere la Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central documentación del archivo central o del archivo de gestión.o del archivo de gestión.

Importancia del Archivo Histórico:

DEFINICION

Las Tablas de retención Documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ESTRUCTURA INTERNA DE ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDADLA ENTIDAD

ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL

Compilación de la Información Institucional

Esta fase debe comprender el levantamiento de la siguiente documentación:

Organigrama actualizado. Acto administrativo. Actos Administrativos y normatividad . Manuales de procedimientos actualizados de la Entidad.INVENTARIO de archivos de oficinas en estado natural

Estudio Unidad Documental

Esta fase busca establecer la producción documental en cada unidad administrativa y su relación con las funciones que le han sido asignadas

ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL

Aplicación Encuesta Estudio Unidad Documental

Ubicación

Oficina

Funciones

Volumen de Producción

Unidad documental

Tramite

Frecuencia de producción

Consulta

Transferencia

ELABORACION DE LAS T.R.D.Conformacion de series, subseries y tipos document,PRESENTACION ante el comité de archivosDebe acompañarse de: - Una Introducción

- Normas Obligatorias- Metodología aplicada- Explicación del formato del T.R.D.- Modalidades de eliminación- Modalidades de transferencias- Actualización de la T.R.D.- Glosario

- Sustentación para evaluación por el Comité de Archivo - Presentación al Consejo Municipal de Archivos

APLICACIÓN DE LAS TRD

CLASIFICACION PREPARACION FOLIACIONSELECCIÓN NATURAL IDENTIFICACION DE LA

DOCUMENTACIONUNIDAD DE CONSERVACION

ORDENACIONORDENACION DOCUMENTALDOCUMENTAL

ORDEN CRONOLOGICOORDEN CRONOLOGICO

IDENTIFICACIONIDENTIFICACION

ORDENACIONORDENACION

IDENTIFICACION DE LA UBICACIÓN FISICAIDENTIFICACION DE LA UBICACIÓN FISICA LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

DOCUMENTALDOCUMENTAL IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS DE

APOYO.APOYO. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. TRANSFERENCIASTRANSFERENCIAS


CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE

GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

VALORESPRIMARIOS

VALORESSECUNDARIOS

CulturalHistóricoCientífico

AdministrativoLegalfiscalContableTécnico

AGRUPACIONES DOCUMENTALESAGRUPACIONES DOCUMENTALES

Los Fondos.Los Fondos. Las Secciones.Las Secciones. Las Series Documentales.Las Series Documentales.Las subseries documentalesLas subseries documentales Los Tipos Documentales.Los Tipos Documentales.

TIPO DOCUMENTAL

Tramite Administrativo Carácter

documental

Carácter documental

Conjunto de

documentos

Conjunto de

documentosRevelan una actividad

o acción

SERIE

SUB-SERIE

UNIDAD SIMPLE (Acuerdo, Resolución)

UNIDAD DOCUMÉNTAL COMPLEJA

NIVEL DOCUMENTAL

(Expediente de Orden de pago,Expediente de Historia Laboral,Expediente de procesos jurídicos)

1.1. Series documentales:Series documentales: Estas son el conjunto de unidades Estas son el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogdocumentales de estructura y contenido homogééneos, emanados neos, emanados de un mismo de un mismo óórgano o sujeto productor como consecuencia del rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especejercicio de sus funciones especííficas.ficas.

2.2. Subseries documentales:Subseries documentales: son el conjunto de unidades son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que vardocumentales que varíían de acuerdo con el tran de acuerdo con el tráámite de cada mite de cada asunto.asunto.

3.3. Tipos documentales:Tipos documentales: que integran la serie o subserie documental que integran la serie o subserie documental respectivamente, estos se hallan identificados con un (√) en respectivamente, estos se hallan identificados con un (√) en escritura normal, y son la unidad mescritura normal, y son la unidad m íínima que renima que reúúne todas las ne todas las caractercaracteríísticas necesarias para ser considerado documentosticas necesarias para ser considerado documento

Relación entre Serie, Subserie y Tipos Documentales

Ej. 120.79.03Ej. 120.79.03

■ ■ INFORMES INFORMES = Serie documental= Serie documental□ □ A ENTES DE CONTROLA ENTES DE CONTROL = Subserie documental= Subserie documental√ √ Requerimientos Requerimientos = Tipos documentales= Tipos documentales√ √ Informe Informe = Tipos documentales= Tipos documentales√ √ Comunicaciones enviadas y recibidas Comunicaciones enviadas y recibidas = Tipos documentales= Tipos documentales

ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

DESCRIPCION

SELECCCION

ORDENACION

CLASIFICACION

GUIASCATALOGOSINDICESINVENTARIO (GENERAL O ANALITICO)

NATURALDOCUMENTOS DE APOYOELIMINACION

ORDEN ORIGINAL

FONDOSECCIONSUBSECCIONSERIE DOCUMENTAL

ORDENACION

ELIMINACION

TRANFERENCIAS DOCUMENTALES

PRIMARIAS Y SECUNDARIAS

DIGITACION

UBICACIÓN EN CAJAS

ROTULACION DE CARPETAS

NUMERACION DE CARPETAS

ROTULACION DE CAJAS

ELABORACION DE ELABORACION DE SEPARADORES SEPARADORES

100.01 ACTAS100.01 ACTAS 100.01.001 ACTAS DE JUNTA100.01.001 ACTAS DE JUNTA 100.01.002 ACTAS DE COMITE100.01.002 ACTAS DE COMITE

ROTULACION DE CARPETASROTULACION DE CARPETAS

CAMPOALEGRECAMPOALEGRE

SERIE:_________________________________

SUBSERIE:_________________________________

Fechas Extremas:

Del Al ___

No. Folios:_________________________________

No. Carpetas:____________ Caja No. _____________

HOSPITAL DEL ROSARIO E.S.E.

ROTULACION DE CAJASROTULACION DE CAJAS

CAMPOALEGRE

SECCION: ___________________________________________

SUBSECCION: ___________________________________________

No. CARPETAS: ___________________________________________

CAJA No.: ___________________________________________

FECHAS EXTREMAS:

DEL:___________________________________________

AL: ___________________________________________

HOSPITAL DEL ROSARIO E.S.E.


UBICACIÓN FISICA DE UBICACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIONLA DOCUMENTACION

GUIA SEPARADORA

EXPEDIENTE

GUIA SEPARADORA

ESTANTERIASESTANTERIAS

DEMARCACIONESDEMARCACIONES

SECCIONES SUBSECCIONESSECCIONES SUBSECCIONES

UBICACIÓN FISICA UBICACIÓN FISICA

SEÑALIZACIONESSEÑALIZACIONES

. . ACCESO Y SERVICIOSACCESO Y SERVICIOS

CONSULTACONSULTASERVICIOS DE ARCHIVOS SERVICIOS DE ARCHIVOS REFERENCIAREFERENCIA

REPROGRAFIAREPROGRAFIAASESORIAASESORIAINFORMACION MEMORIA INFORMACION MEMORIA INSTITUCIONAL Y TECNICAINSTITUCIONAL Y TECNICABASE DE DATOSBASE DE DATOS

. PRESTAMO DE DOCUMENTOS. PRESTAMO DE DOCUMENTOS

. LIMPIEZA. LIMPIEZA AREA DE ARCHIVOAREA DE ARCHIVO

MUEBLESMUEBLES

DOCUMENTOSDOCUMENTOS

. . PLANES DE PREVENCIONPLANES DE PREVENCION PANORAMA DE PANORAMA DE RIESGORIESGO

EXTINTORESEXTINTORES

DISPOSITIVOS DE DISPOSITIVOS DE SEGURIDADSEGURIDAD

FORMATO UNICO DOCUMENTALFORMATO UNICO DOCUMENTAL

GUIARSE POR LAS T R D

a) DIAGNOSTICO:b) RECOPILACIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL:c) LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN:d) INVENTARIO DOCUMENTAL:e) VALORACIÓN DOCUMENTAL:f) DOCUMENTACIÓN A ELIMINAR:g) ELABORACIÓN DE INVENTARIO DE ELIMINACIÓN:

CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVODEL ARCHIVO

h) SELECCIÓN DOCUMENTAL:

i) ORGANIZACIÓN CRONOLÓGICA:j) ALMACENAMIENTO:j) ALMACENAMIENTO:

k) ROTULACIÓN Y CONTROL DE k) ROTULACIÓN Y CONTROL DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN:UNIDADES DE CONSERVACIÓN:

l) SISTEMATIZACIÓN:l) SISTEMATIZACIÓN:

m) RESULTADOS Y CAPACITACIÓN:m) RESULTADOS Y CAPACITACIÓN:

CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN CONCLUSION PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVODEL ARCHIVO

INGRESO DE LA INFORMACIÓN

Registro en el Registro en el Computador de la Computador de la informacion de las informacion de las Unidades DocumentalesUnidades Documentales

EDICIÓN DE DATOS

El sistema debe permitir El sistema debe permitir la edicion agil de la la edicion agil de la

informacioninformacion

PARA TENER UN CONTROL DE CALIDAD OPTIMOPARA TENER UN CONTROL DE CALIDAD OPTIMO

RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

HISTORIAS LABORALES SIN NINGUN TIPO DE HISTORIAS LABORALES SIN NINGUN TIPO DE ORGANIZACIONORGANIZACION

ESTADO INICIAL DEL ARCHIVOESTADO INICIAL DEL ARCHIVO

PROCESO DE ORGANIZACIÓN, PROCESO DE ORGANIZACIÓN, CLASIFICACION, SELECCIÓN Y VALORACIONCLASIFICACION, SELECCIÓN Y VALORACION

ENTREGA FINAL DEL ARCHIVO ORGANIZADO, SISTEMATIZADO, ALMACENADO Y UBICADO EN ESTANTERIA PARA SU RESPECTIVA

CONSULTA POR PARTE DE LA ENTIDAD

ASI LO RECIBIMOSASI LO RECIBIMOS

ASI LO ENTREGAMOS !!!ASI LO ENTREGAMOS !!!

7. CONSERVACIÓN

PROCESOS DE UN PGD

2. RECEPCIÓN

3. DISTRIBUCIÓN

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

8. DISPOSICIÓN FINAL

5. ORGANIZACIÓN

1. PRODUCCIÓN

ARCHIVOS MICROFILMICOS

DINAMICOSCINEVIDEODVD

ESTATICOSPelículas Microfi lmProyección OpticaEmulsiones


a. MICROFILMACION

Definición y Conceptos Ventajas Características Proceso Convencional Composición de las películas


a. MICROFILMACION Propiedades de las

películas: Densidad Sensibil idad Resolución Tamaño, longitud,

espesor Proceso Duplicación-directa-

reversible

DIAZO Vesicular Grados de reducción Métodos de

microfi lmación Codif icación

RECEPCIONDOCUMENTOS

ACTUALIZACIONCARPETAS

APERTURA CARPETAS

VISOR

DOCUMENTOA

MICROF.

COPIDOC.

DUPLICACIONPELICULAS

DOC.

PREPARACIONDOCUMENTOS

REVELADO

SUPERVISION

C.C

DOCUMENTOREMICROFILMAR

AUTOMATIZACION

SCANNER

MICROFORMA

DOCUMENTOSMICROFILMADOS

RP RP

LECTORIMPRESOR

“FLUJOGRAMA PARA MICROFILMACION Y/O REPROGRAFIA”

MICROFILMACION

CONSULTA

CDD O

ARCHIVO DOCUMENTOS

ARCHIVOMICROFLM

ARCHIVO VIRTUAL

ARCHIVO MAGNETICO

.

SCANNER

IMPRESORA

MONITOR

CONTROL

COMPUTADOR

DRIVE DISCO

MAGNETICO

DRIVE DISCO

OPTICO

iMAGEN

ORIGINAL

iMAGEN

DUPLICADA

imagen digitalizada

Control de Periféricos Comunicaciones Indexacion Teclados Comprension/decomprension

Sftware sistema Software aplicaciones Almacenaje temporal imagenes digitalizadas

Almacenaje permanente de imágenes digitalizadas

Display Imágenes

Display Textos

Hardware y Software

REDES DE INFORMACION DOCUMENTAL a. INFORMACION Y COMUNICACIÓN

b. REDES E INFORMACION• Bases de Hardware para Redes de Información• Bases de Software y Protocolos para redes de

computadores• Organización y Búsqueda de información en redes:

Hipertexto y Mult imedia• Edición Electrónica• Imágenes Digital izadas• Tipos de Redes

ArchivoMagnético

ArchivoMagnético

Base de DatosBase de Datos

ArchivoMicrofilmaciòn

ArchivoMicrofilmaciòn

ConsultaDato/Película/documento

ConsultaDato/Película/documento

CD-ROMCD-ROM

SoftwareHardware

SoftwareHardware

ScannerScanner

ConsultaDato/Documento


SistematizaciónSistematización Base de Datos(Documentos)

Base de Datos(Documentos)

ConsultaDatos

ConsultaDatos

DiscosOpticos

DiscosOpticos

ScannerDIGITALIZACION

ScannerDIGITALIZACION

SoftwareHardware

SoftwareHardware



ARCHIVOCENTRAL

(Fìsico)

ARCHIVOCENTRAL

(Fìsico)

REDES DE INFORMACION DOCUMENTAL

REDES DE INFORMACION DOCUMENTAL

c. GERENCIA DE LA INFORMACION• Datos• Documentos• Imágenes• Consulta

MONTAJE DEL CENTRO DE INFORMACION DOCUMENTAL

DISEÑO PROPUESTO• Análisis de los diferentes documentos• Definir archivo general• Estudio para implementar Sistema Reprográfico• Métodos de Almacenaje• Control de Calidad – Riesgos• Distr ibución en Planta• Flujo de Información• Flujo Materiales• Flujo de Documentos• Areas de Trabajo• Area de Consulta• Reciclaje de Papeles

MONTAJE DE UN CENTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL.

DOCUMENTOS REPROGRAFIADOS

ARCHIVO HISTORICO

RECICLAJE

ARCHIVO GENERAL DE DOCUMENTOS

ACTAS

MICROFORMAS (Pel)ROCOLA CD’ S

Duplicadoe Microfichas.

Lector Impresor

Destructora Documentos

TERMINAL

Almacén Temporal Doctos preparados Revisión General de

DocumentosJEFATURA Lector / Terminal

SUPERVISOR Lector Staff Jurídico DIGITACION

INDIZACION Actas Relaciones

Consulta USUARIOSSALA DE CONSULTA

Sensito-Denmsi-Proceso

LABORATORIO (C de C)Inspección

Test

Mesa 1 Mesa 2

Mesa 3 Mesa 4

L O C K E R S

Seleccion

Expurgo Asignación

Codif icación

ESCANEADO Monitor Escanner Impresora

ALMACEN Insumos

CABINA Microfilm

PREPARACION

RECOLECCION

CONCLUSIONES

GRACIAS...

FIN...

Presentacion archivo

Documents

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