CONFIRMACIÓN DE CONSIGNACIONES

Este procedimiento busca establecer una metodología y unosparámetros para confirmar las consignaciones realizadas porlos clientes y proveedores.

Todas las personas que requieran confirmar consignaciones,incluyendo a todas las áreas administrativas de la direccióngeneral deben sujetarse al procedimiento, es decir no debencontabilizar ningún tipo de documento de consignación sin elrespectivo número de confirmación.

RECOMENDACIONES:

Todas las ventas realizadas por medio de consignación bancaria serán debidamente confirmadas, para minimizar el riesgo de fraude.

Indicar en la negociación, las políticas de la empresa con respecto a la cancelación de facturas con consignación (efectivo, cheque, trasferencia).

Analizar el perfil de los clientes, identificando quien se ve con especial premura o nerviosismo, e informar en el campo de observaciones sobre esta situación.

En lo posible, solicitar al cliente la consignación original, para poder minimizar el riesgo de adulteración.

Identificar cambios de color, tamaños de letra e incoherencias como fecha, valor o forma de pago, en las consignaciones.

Diligenciar los campos a plenitud y con información veraz, ya que servirá para validar internamente si ya se ha realizado una confirmación similar anteriormente.

GESTIÓN DE CAJAS

Los siguientes motivos de rechazo son los que afectan la gestión de cajas, ya que genera un reproceso en el área, cuando se confirman las consignaciones. Vale la pena aclarar que si la jefe de sala o el asesor confirma la consignación, el error queda automáticamente para la agencia, así la consignación sea de otra sala.

ERRORES ASOCIADOS AL DILIGENCIAMIENTO INCORRECTO DE LOS CAMPOS DE CONFIRMACIÓN DE CONSIGNACIÓN, CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DEL SOPORTE DE LA CONSIGNACIÓN.

La fecha, el valor, la cuenta a la que se consignó, la forma de pago, la referencia y el número de la consignación debe ser idéntico al soporte, en los casos de las consignaciones en efectivo debe ser la información del timbre del banco y no la diligenciada manualmente.

ERRORES ASOCIADOS AL TIPO DE ARCHIVO QUE SE ESTÁ ADJUNTANDO EN LA CONFIRMACIÓN.

El soporte de la consignación debe ser completamente legible, se debe revisar que corresponda a la información que se está ingresando, el soporte debe ser en formato pdf, jpg, o gif.

Error asociado a ventas de tipo contado y consignaciones en efectivo o cheque, y si en la observación no se coloca ninguna explicación de porqué no posee la consignación original, conociendo que si el cliente consigno “según timbre del banco” en una agencia donde hay sucursal de la empresa debe hacer llegar la consignación original para que sea verificada por el jefe de sala de la sucursal, según circular N°19 de tesorería.

Error asociado a si no hay coherencia en tipo de venta y la explicación de la observación. Por ejemplo: si el tipo de venta dice contado y en la explicación de la observación dice crédito su distribución.

ERRORES ASOCIADOS A SI LA CONSIGNACIÓN YA ESTÁ REGISTRADA EN EL SISTEMA EN CARTERA O EN ANTICIPO, Y ADEMÁS ESTA REPORTADA POR EL MISMO USUARIO

La persona que está solicitando la confirmación debe validar antes de subirla que no esté repetida en el sofin, ni descargada en el sistema.

Los pagos a través de cheques de REMESA u OTRAS PLAZAS están restringidos no estánautorizados (cuando la ciudad de origen del cheque es diferente a la ciudad donde se consigna elcheque). En caso de realizarse una consignación bajo esta modalidad, quien consigne (cliente oempleado de Emo), deberá asumir el 1.5% de comisión sobre la consignación: ejemplo, VALOR DELCHEQUE $10.000.000, comisión a asumir $150.000, según circular N° 18 de tesorería.

PASOS PARA REPORTAR LA CONSIGNACIÓN

1. La cuenta a la que se consignó:

2. Valor:

3. Fecha de la consignación: se debe poner en este formato

AAAA-MM-DD.

4. Forma de pago: 5. Referencia:

PASOS PARA REPORTAR LA CONSIGNACIÓN

6. Numero de consignación:

7. Tipo de venta

8. Adjuntar consignación:

9. Posee, o NO la consignación

original

10.Observaciones