Presentación Cristina Merino
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Open Space: Calidad e innovación en los procesos de mediación.
Merino C., Alzate, R. (2011) 1
OPEN SPACE:
CALIDAD E INNOVACIÓN EN LOS PROCESOS DE MEDIACIÓN
Cristina Merino Ortiz
Ramón Alzate Sáez de Heredia
Este artículo está pendiente de publicar en la Ed. La Ley (2011)
INTRODUCCIÓN
El propósito de este trabajo es describir la metodología del Open Space o Espacio
Abierto, como modelo de participación de grandes grupos aplicado a un colectivo
profesional muy sensibilizado con la gestión de conflictos: mediadores y mediadoras,
profesionales de la intervención de conflictos de Andalucía. La primera pregunta que
surge es ¿por qué un Open Space en Almería? La respuesta es por la petición del propio
comité organizador de las jornadas. Por ello, nuestras primeras palabras son de
agradecimiento a la invitación a desarrollar esta técnica en la Comunidad Andaluza en
la que la mediación se ha desarrollado, en los últimos años, con gran interés y de modo
diverso en sus ocho provincias. La valentía y confianza de las personas que diseñaron el
programa permitió llevar adelante un modelo de participación que, en un principio,
puede resultar etéreo para toda persona desconocedora de estas metodologías. Por ello,
nuestras explicaciones previas trataban de destacar la importancia del grupo y de su
sabiduría, basarse en el dejar hacer y en la improvisación a partir de las inquietudes de
quienes asistiera. En este sentido, insistimos en valorar el compromiso de todas las
personas que estuvieron detrás de la organización y se animaron a llevar adelante esta
experiencia.
Si bien, como decimos, el diseño del Open Space fue en respuesta a una invitación, la
elección de esta metodología frente a otras de participación de grandes grupos, fue
realizada a partir de nuestra convicción de que toda persona que dedica su tiempo a
asistir a unas jornadas, congreso o encuentro relacionado con la mediación y procesos
de gestión de conflictos quiere seguir aprendiendo y, simultáneamente, tiene mucho que
aportar. Este último aspecto es de gran relevancia para poner en práctica esta
metodología. Combinar la pasión por el tema que les convoca: “Calidad e innovación en
los procesos de mediación”, con la responsabilidad de mejora, se convierten en aspectos
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fundamentales del Open Space, son precisamente estos sus motores: la pasión y la
responsabilidad.
La estructura de un congreso al que se invitan a personas expertas en temas específicos
atrae el interés del público a acudir como oyente, en ocasiones de forma pasiva. Sin
embargo, por la experiencia en la participación en este tipo de eventos, nos consta que
la motivación se mantiene, incluso aumenta, cuando hay espacio para la participación.
Precisamente porque el interés y motivación son la base del Open Space y, al mismo
tiempo, son aspectos intrínsecos a los procesos de gestión y resolución de conflictos,
consideramos que era el encuentro adecuado para poner esta metodología en marcha.
Expresamos nuestro agradecimiento a los creadores de esta metodología, por habernos
iniciado y por su generosidad en permitirnos propagarla, gracias a Lisa Heft, Michael
Herman y Harrison Owen.
1. CONCEPTUALIZACIÓN DEL OPEN SPACE
Los procesos de facilitación de grandes grupos son diversos y adaptables a las
necesidades y objetivos de sus protagonistas. Algunos tienen como finalidad llegar a
conclusiones, otros adoptar acuerdos, algunos se centran en resolver conflictos o,
simplemente, ayudar a que las conversaciones fluyan. Este artículo trata de un tipo de
facilitación especial, con unas características diferenciales muy marcadas, la
denominada Tecnología de Espacio Abierto.
Harrison Owen, siendo consultor de empresa, desarrolló el concepto y el proceso de la
“Tecnología de Espacio Abierto” (Open Space Technology). El diseño partió de la
observación del comportamiento humano en los congresos científicos y eventos
profesionales. El hallazgo resultó al identificar que el intercambio real y apasionado
entre las personas asistentes a los Congresos, surgía en los momentos del café o
interrupciones para la comida, más que en las sesiones estructuradas. A continuación
transcribimos la propia experiencia de Harrison Owen extraída de su manual Open
Space Technology: A practical user´s guide”:
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“En 1983 tuve la ocasión de organizar una conferencia internacional para 250
participantes. Me tomó todo un año de trabajo. Una vez que había finalizado de
abordar todos los detalles, frustraciones, y egos (el mío y el de los demás) que
acompañan a este tipo de eventos, decidí no volver a hacerlo nunca más. Esta
resolución se confirmó al final de la conferencia, cuando todo el mundo estaba de
acuerdo (incluido yo mismo) en que, aunque la conferencia había sido
sobresaliente, la parte verdaderamente útil había sido la de los espacios dedicados
al café. Este es el resultado de un año de esfuerzos para organiza, las
comunicaciones, los participantes y los ponentes. La única cosa que gustó a todo el
mundo fue lo único con lo que yo no había tenido nada que ver: los descansos para
el café. Esto debía significar algo” (Owen, 1997, p. 3).
La cuestión que Owen se planteó como resultado de esta experiencia fue buscar la
posibilidad de combinar el nivel de sinergia y excitación presente en una buena charla
de café, con la actividad y resultados propios de una buena reunión. Durante años fue
diseñando el espacio abierto, junto a un grupo de pioneros, tratando de capturar este
intercambio libre y espontáneo de las ideas. Owen comenta que muchas de sus ideas
básicas provienen de una pequeña aldea del este de África, de las tradiciones de los
Nativos Americanos y de la sabiduría del Este, y por eso considera el Open Space “un
producto mundial”.
Nuestra propia experiencia de ser formados en esta metodología y, asimismo, participar
en diversos Open Space, nos ha llevado a utilizar este proceso cuando confluyen una
serie de aspectos que a continuación desarrollamos.
El concepto de Open Space se enmarca en un proceso grupal que usa el poder de los
sistemas auto-organizados. Se ha definido como metodología de reuniones,
transformación de organizaciones y comunidades, auto-organización intencional,
navegadora del caos. También ha sido considerada como una filosofía, práctica y
proceso que permite a los grupos, de cualquier tamaño, juntarse para sacar algo de
provecho en temas complejos e importantes.
Uno de los aspectos que más llaman la atención ante la complejidad de los sistemas
actuales, es su estructura minimalista con respecto al resto de métodos. En vez de
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utilizar actividades ya prediseñadas o grupos ya previstos, sitúa la responsabilidad de
crear y manejar la agenda en los propios participantes. Owen describe el espacio abierto
como un método efectivo en situaciones de gran conflicto, aspecto de gran interés para
ampliar las técnicas de intervención y facilitación de conflictos grupales.
2. METODOLOGÍA: MECANISMOS, PRINCIPIOS, MOTORES Y LEY
Owen utiliza el concepto de technology para describir todo lo que engloba el Open
Space. En este artículo lo hemos traducido como metodología, aún siendo más cercano
al concepto de filosofía, como planteamiento que subyace a todo el proceso. Este
aspecto ideológico se manifiesta en los siguientes elementos que caracterizan su
desarrollo: cuatro mecanismos, cuatro principios, dos motores y una ley que hacen que
todo ello funcione.
2.1. LOS CUATRO MECANISMOS.
El punto de partida viene de la inspiración y sabiduría proveniente de culturas alejadas
del ámbito occidental y los cuatro mecanismos sobre los que se fundamente el Espacio
Abierto son:
El círculo.
La respiración.
El tablón de anuncios.
El mercado.
2.1.1. El círculo
Todas las reuniones de Open Space comienzan con un círculo. Se prescinde de las
mesas, de la distribución en filas o forma de aula tradicional. El formato clave es un
círculo de sillas o círculos concéntricos en caso de ir destinado a grupos muy numerosos,
siempre dejando espacio abierto en el centro.
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El círculo representa la “geometría fundamental de la comunicación humana abierta”
(de hecho no hablamos de un cuadrado de amigos, ni de la intimidad del cuadrado
familiar). En el círculo no hay cabecera, no hay lados en los que posicionarse, no hay
una fuente de poder o autoridad como en la disposición en filas, ni oportunidad para ser
utilizado por las partes beligerantes para mantenerse separadas, como en el cuadrado.
De este modo, las personas se encuentran cara a cara y se reúnen con un objetivo común.
La disposición circular de las sillas significa que toda persona es igual, tan experta y
aprendiz como las demás.
2.1.2. La respiración
Respirar es una función vital que nos mantiene en contacto con el momento. No se
necesita ayuda para respirar, no tiene sentido un comité organizador para dirigir la
respiración. Es un fenómeno natural que permite al organismo, bien sea una empresa,
una aldea, una reunión o un individuo, sentirse vivo a través de la cadencia rítmica de
la inhalación-exhalación.
Hablar de la respiración puede resultar un tanto extraño a la hora de explicar qué es lo
que ocurre durante las reuniones. No obstante, es la respiración la que de alguna forma
resalta metafóricamente la cualidad orgánica de las sesiones de Espacio Abierto. No es
un proceso mecánico con engranajes, bielas y cables. Sino que se trata de la vida y de la
creación de espacios en donde la creatividad pueda expandirse y compartirse, lo mismo
que compartimos el espacio para respirar.
2.1.3. El tablón de anuncios
El tablón de anuncios nos permite identificar aquello en lo que la gente está interesada a
través de un medio sencillo y práctico. El tablón de anuncios es uno de esos fenómenos
universales que ayuda a relacionar a los seres humanos. Independientemente de que te
encuentres en Bilbao, Almería, Katmandú, San Francisco, Nairobi, o conectado al
tablón de anuncios global como es Internet, las reglas de un tablón de anuncios son
universales: si hay algo que preocupa o interesa, se anuncia.
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El procedimiento del tablón de anuncios se resume en que las personas interesadas
escriben el tema en un papel a modo de propuesta a reflexionar, así como ofrece la
información sobre la hora y espacio en el que se tratará tal asunto. Después se colocarán
en una pared para conformar el tablón de anuncios. Esta actividad hace ver a toda
persona participante que si su tema no aparece en el tablón de anuncios, ella es la
principal responsable. En sentido positivo, todas las personas podrán tratar aquellas
cuestiones que les interesan en la medida que tomen la iniciativa de proponerlo en el
tablón.
2.1.4. El mercado
El mercado es un fenómeno tan universal como el tablón de anuncios. Hay múltiples
estudios y teorías sobre el mercado y su funcionamiento. Podemos aceptar cualquier
teoría, lo que es seguro es que el mercado funciona en la medida que permite acoger los
intereses de todas las partes de una forma ordenada. En el Open Space, una vez que se
ha creado el tablón de anuncios, es cuando se abre el mercado. Se invita a todas las
personas participantes a apuntarse a tantos temas como deseen, así todo se pone en
marcha. Se identifican los grupos de trabajo, quienes convocan, la hora, el lugar y las
personas convocantes. En los supuestos de grupos grandes (más de 100 personas) este
proceso conlleva menos de una hora y media.
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2.2. LOS CUATRO PRINCIPIOS
El Open Space gira en torno a cuatro principios que dan contenido a su filosofía
subyacente. La capacidad de adaptación al momento es uno de los aspectos
fundamentales de esta metodología, por ello se requiere gran flexibilidad y creatividad
para desarrollarla. Estos cuatro principios que se describen a continuación, son la
esencia del aquí y el ahora, lo que ocurra es lo mejor que puede ocurrir. Esta premisa
genera cierta sorpresa ante el pensamiento imperante en las organizaciones y en la
sociedad en general sobre la necesidad de estructurar, controlar y prevenir cualquier tipo
de sobresalto que pueda surgir en los eventos y congresos de carácter profesional.
Quien sea quien venga es la persona indicada.
Lo que suceda será justamente lo que deba suceder.
Sea cuando sea que empiece, ése es justamente el momento apropiado de
empezar.
Cuando termina, es el momento de terminar.
2.2.1. Quien sea quien venga es la persona indicada.
El primer principio, quien sea que venga es la persona indicada, recuerda el hecho
obvio de que las personas presentes son las únicas que están ahí. Cualquier cosa que se
vaya a hacer se hará con ellas o no se hará. No tiene mucho sentido plantearse quien
debería haber venido, quien podría haber venido, pero no vino. Es fundamental
concentrarse en los que están. El principio reconoce que sólo aquellas personas que se
preocupan de verdad o eligen libremente implicarse, son capaces de hacer un buen
trabajo con relación al tema propuesto. Una conversación requiere únicamente dos
personas que compartan interés sobre el mismo tema, aún teniendo opiniones
enfrentadas. Se puede dar la posibilidad de que no se encuentren mínimo dos personas,
por ello, es conveniente plantear la posibilidad de que una persona proponga un tema y
nadie acuda a su sesión. En el caso de que se planteara la situación de que una persona
convocante se encuentre sola mirando a su alrededor sintiéndose frustrada, esperando
que alguien se acerque, tiene varias opciones: reflexionar a nivel individual sobre ese
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tema, esperar a que pase el tiempo por si alguien se acerca o levantarse y participar en
otra sesión en la que se trate cualquiera de los temas que le interese.
2.2.2. Lo que suceda será justamente lo que deba suceder.
El segundo principio, lo que suceda será justamente lo que tenga que suceder, nos
centra específicamente en el citado principio, difícil de alcanzar, el “aquí y ahora”. Vivir
en el pasado nos limita, vivir en el futuro es pura expresión de deseos. Vivir en el aquí y
el ahora elimina todos los podría haber sido, debería haber hecho, debería ser,
permitiendo prestar toda nuestra atención en lo que realmente está ocurriendo, en qué
tema se está tratando, cuál es el discurso que emite una persona del grupo, la
observación y la participación son las que son posibles en esos momentos.
Trabajaremos en lo que podemos cambiar. Lo único que hay es el presente. Este
principio está relacionado con las expectativas que quienes participan tiene sobre lo que
va a ocurrir en el espacio abierto, ya que nos responsabiliza de que será lo que cada uno
quiere que sea, con lo cual se favorece la espontaneidad y naturalidad de su desarrollo.
Harrison Owen considera que las expectativas juegan un papel crítico en el éxito o
fracaso del Open Space, ya que la máxima común en todos las celebraciones de
espacios abiertos es: “estate preparado/a para ser sorprendido/a.”
2.2.3. Sea cuando sea que empiece, ése es justamente el momento apropiado de
empezar.
El tercer principio, sea cuando sea que empieza, ése es justamente el momento
apropiado de empezar, pone en evidencia y nos recuerda la relevancia de la creatividad
y la inspiración. Ambos conceptos son fundamentales en el espacio abierto, y ninguno
de ellos presta atención al reloj. Aparecen –o no- en su momento, lo que, por definición,
es el momento adecuado. En la vida moderna, existe la creencia de que para conseguir
un resultado de calidad necesitamos una disciplina y un control firme, es decir una
organización con su cronograma llevado con rigor. La realidad es con frecuencia
completamente diferente a lo planeado. En muchas ocasiones, el rendimiento mejora
cuando somos capaces de prescindir de la ilusión de control y nos relajamos ante los
imprevistos, permitiendo adaptarnos a las novedades.
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2.2.4. Cuando termina, es el momento de terminar.
El cuarto principio, cuando termina, termina, reconoce que nunca se sabe el tiempo que
tomará tratar un tema, aunque haya una estructura horaria. El objetivo es hacer el
trabajo, no rellenar el tiempo. Este principio permite ahorrar tiempo y molestias. Si una
discusión está planificada para durar dos horas, y el grupo ha finalizado de tratar el
asunto en treinta minutos, el sentido común nos dice que es hora de terminar y cambiar.
Sin embargo, si analizamos la dinámica dominante parece que hay algún extraño
mecanismo que impide dejar de actuar hasta que no finalice el tiempo.
2.3. LOS MOTORES
El espacio abierto funciona apoyándose en dos pilares: la pasión y la responsabilidad.
Sin pasión nadie está interesado; sin responsabilidad, nadie hará nada Como hemos
comentado anteriormente, las personas adecuadas para el Espacio Abierto, son aquellas
que están presentes, y esto es así porque tienen la pasión y el interés suficiente como
para haber reorganizado su calendario para estar presente. La noción de pasión, puede
parecer a algunas personas un poco excesiva y melodramática, y preferirían usar
intereses o preocupaciones. Sin embargo, para el creador del Espacio Abierto, es una
noción fundamental para el proceso. Sin pasión nadie tomará la responsabilidad de algo
por lo que no se siente atraída.
A su vez, la pasión por sí sola no es suficiente, debe de haber también responsabilidad,
que asegure que los asuntos por los que sentimos pasión se trasladen a la acción. Sin
responsabilidad, la pasión es un espejismo, bonitas ideas, humo que se desvanece. Por
otro lado, la responsabilidad también es insuficiente. La responsabilidad sin pasión es
aburrida, deslucida, no motiva. Si tenemos que hacer las cosas en nombre del deber, o el
deber se convierte en pasión, o el rendimiento será bajo.
Aquí encontramos una de las claves de por qué los procesos de Espacio Abierto deben
ser voluntarios. Acudir a un Espacio Abierto, obedeciendo órdenes de un superior, o
forzado de cualquier otra manera, no tiene sentido. Ser voluntario/a es el requisito
fundamental para la expresión plena de la pasión y la responsabilidad.
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2.4. LA LEY DE LOS DOS PIES.
La ley del Open Space fue originalmente llamada la ley de los dos pies por Owen
(1997), posteriormente fue nombrada como la ley del movimiento por Herman (2006) y,
más completa, como la ley del movimiento y la responsabilidad Hefts (2006).
Expresada de manera sencilla, esta ley implica que si no estás aprendiendo o
contribuyendo en una sesión, se requiere que te levantes y que te dirijas hacia otra
sesión en desarrollo, dónde sientas que eres útil y puedas tener mayor inspiración y, por
tanto, aportar mayor creatividad al tema y al grupo. Esta regla podría ser una ley
universal a seguir, en realidad, se podría considerar como la Ley de la Gravedad, ya que
describe una realidad básica. Nos indica que sólo cada persona sabe si está aprendiendo
o contribuyendo todo lo que puede, y nos recuerda que tenemos dos pie para movernos -
o cualquier vehículo o silla que usemos para movernos alrededor (en el caso de existir
alguna dificultad de movilidad)- e ir a donde tengamos o necesitemos ir. Si estamos
perdiendo el tiempo, movámonos, hagamos una visita a la mesa del café, demos un
paseo al sol, hagamos una llamada telefónica, pero no perdamos el tiempo. Si tu mente
divaga, lleva tu cuerpo con ella, mantente trabajando, mantente moviéndote, siendo
consciente de toda la persona, es decir, cabeza y cuerpo dirigido por los pies.
Esta ley tan simple tiene gran poder y produce unos resultados importantes. Sólo con su
enunciado, se elimina el gran “ellos/ellas”, y se establece la responsabilidad personal.
Ya no es posible responsabilizar a “los/las otros/as” de lo que haces o no haces. Si no te
gusta, o no te va, cámbialo. Con este establecimiento de la libertad y responsabilidad
personal, se hace manifiesta la naturaleza esencialmente voluntaria del Espacio Abierto.
Nadie tiene por que estar allí, nadie tiene por qué hacer nada en contra de su voluntad.
Esta ley del movimiento contribuye poderosamente a la vitalidad, diversidad y
flexibilidad del grupo, creando las condiciones para la aparición de dos personajes: los
abejorros y las mariposas.
Los abejorros son aquellas personas que se toman seriamente la ley de la movilidad y se
mueven constantemente entre los grupos. Zumban de sesión a sesión polinizando y
conectando ideas y temas entre los grupos. Estas criaturas posibilitan un alto nivel de
sinergia y creatividad.
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Las mariposas son criaturas bastante diferentes, también revolotean y participan en el
espacio natural. Son aquellas personas que en raras ocasiones se juntan a ningún grupo
en sesión, más bien flotan alrededor del espacio abierto. Nos las encontramos
continuamente en el bar, la mesa del café, en las comidas o en los espacios de descanso.
Podríamos llegar a preguntarnos por qué se molestaron si quiera en venir.
Aparentemente, las mariposas no hacen casi nada. Sin embargo, si las observamos
atentamente, veremos que de vez en cuando alguien se les acerca y establecen una
conversación. Con frecuencia, en estas conversaciones suelen surgir temas que, de una
manera u otra, terminan siendo significativos y acaban reflejándose en la discusión de
un grupo en particular o en el Open Space en general.
Para finalizar con la ley de los dos pies, queda aportar que una de las consecuencias
importantes de la ley del movimiento es su aparente contribución a la resolución de
conflictos. Decimos “aparente” porque no disponemos de evidencia directa, con el
debido rigor científico, que conecte esta ley con la resolución de conflictos. Si bien
tenemos constancia, que grupos con conflictos muy intensos alcanzan soluciones
amigables a través de esta metodología, sin utilizar procedimientos formales de
resolución de conflictos, e incluso sin personas facilitadoras que gestionen el proceso.
No sabiendo cuál es la causa directa, compartimos con Owen la sospecha de que la ley
del movimiento y la responsabilidad favorecen este fin.
3. REQUISITOS PARA EL OPEN SPACE: EL TIEMPO Y EL ESPACIO
El espacio abierto requiere muy pocos elementos previos. Debe haber un tema claro y
con gancho, un grupo interesado y comprometido, un tiempo, un espacio, y una persona
facilitadora.
El espacio abierto ocurre en un espacio y un tiempo, y, aunque los requisitos son
mínimos, sin embargo tienen mucha importancia. Como muchas otras cosas en Espacio
Abierto, no existen ni espacios ni tiempos ideales, todo viene determinado por lo que
consideremos apropiado para el grupo de gente al que va dedicado y el tipo de tarea que
pretendemos realizar. Las posibilidades, por tanto, son múltiples.
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En cualquier caso, más importante que la duración de la reunión es su integridad
temporal. Un Espacio Abierto no funciona si es interrumpido. Esto significa que no se
recomiendan nuevas incorporaciones; las personas que asisten deben estar allí desde el
principio y, en la medida de lo posible, permanecer allí hasta el final. Del mismo modo,
una vez que empieza no debe ser interrumpido por otro tipo de proceso o intervenciones.
Si se necesita de intervenciones concretas deben realizarse o antes o después del
proceso de Espacio Abierto.
A continuación, siguiendo las reflexiones de Heft (2006), se describe el formato de
Open Space que fue elegido para las características concretas del encuentro de
profesionales de la mediación en Almería.
En un primer momento, surgió el debate con el comité organizador sobre si esta
metodología debía ser desarrollada al inicio o al final del Congreso. Tras la reflexión de
las personas que facilitaríamos el espacio abierto, junto con las conversaciones de las
personas que organizaban el evento global, se decidió ubicar como cierre en la tarde del
segundo día, para lo cual se reservó un intervalo de cuatro horas.
Un Open Space de esta extensión de cuatro horas permite principalmente:
Establecer contactos entre personas que vienen de diferentes experiencias de
mediación.
Compartir información sobre recursos, servicios y programas de mediación
Intercambiar conocimientos de las propias experiencias.
Desarrollar ideas con un enfoque interdisciplinar, interorganizacional, o
intergrupal.
Compartir desafíos, buenas prácticas, ideas para colaborar en el presente y
desarrollar proyectos futuros.
Permite una rápida revisión de asuntos de interés con respecto a un tema o
situación específica.
El tiempo en el que se desarrolla el Open Space estructura a su vez la participación de
los grupos y subgrupos en cuanto al número de sesiones que se pueden llevar a cabo, el
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tiempo que se dedique a cada sesión y, a su vez, el número de temas tratados
simultáneamente. Este aspecto será variable en función del tiempo y del número de
personas participantes.
El cronograma que se planteó a lo largo de la tarde fue distribuido desde las 16.00h
hasta las 20.00h del siguiente modo:
Presentación de la metodología y explicación de la misma .
Inicio de la participación espontánea planteando temas para cada una de las
sesiones.
Distribución de las personas por grupos en dos sesiones consecutivas de 40
minutos con unos minutos para el cambio de grupos y espacio.
Reunión plenaria para la puesta en común de las reflexiones y dudas
surgidas en el desarrollo.
Cierre, palabras de agradecimiento y evaluación.
El espacio común donde se reúne el plenario del Open Space requería una extensión
acorde con el número de participantes en el proceso, aspecto que hasta el mismo día,
aproximadamente dos horas antes de su celebración no se podía precisar. El modo de
concretar esta cifra fue mediante la formulación de la pregunta directa antes de dar
cierre a la estructura formal del congreso que tuvo lugar al mediodía. Si bien la
metodología estaba anunciada en el programa informativo del Congreso, se consideró
necesario formular la pregunta directa: ¿Quiénes quieren participar en la metodología
Open Space que se celebrará a la tarde y tendrá como tema de reflexión la calidad e
innovación en los procesos de mediación?
El número total de participantes fue de 38 personas, un número amplio teniendo en
cuenta que era un viernes por la tarde y muchas personas se tenían que desplazar a su
lugar de residencia. Esta información permitió reajustar los espacios que deberían estar
disponibles, en cuanto a espacios amplios que permitieran simultáneamente reunir dos
grupos que pudieran trabajar sin interferencias. Por tanto, se mantuvo un círculo
plenario permanente en el aula en el que se presentó la metodología y se dio cierre a la
misma y se abrieron dos aulas en las que cada una tenía preparadas dos áreas con sillas
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en forma circular para trabajar los respectivos temas que se habían distribuido en dos
sesiones.
Si bien es cierto que el Espacio Abierto no tiene agenda predeterminada, si debe existir
una estructura general. Esta estructura no está diseñada con la finalidad de decir a la
gente lo que tiene que hacer ni cuándo lo tiene que hacer, sino que más bien crea un
ambiente que permite que las personas participantes resuelvan esos problemas por sí
mismos. Algunos elementos mínimos de esa estructura son: la invitación, la apertura, la
creación de la agenda, el espacio abierto, el cierre y las actas finales. Otro aspecto de
gran trascendencia es la actitud de las personas facilitadoras del evento para transmitir
confianza y generar el clima adecuado para que cada persona aporte lo mejor de sí
mismos.
4. EL LEMA: “CALIDAD E INNOVACIÓN EN LOS PROCESOS DE
MEDIACIÓN”
“Todo el mundo está aquí porque ha elegido estar aquí, porque siente fuerte interés por
el tema, asunto o problema a tratar, porque cree que esta reunión es una oportunidad
única para conectar con otras personas que también están dispuestas a analizar,
planificar y actuar en un tema que consideran importante para el éxito de un proyecto,
una organización, o unas relaciones” (Owen, 1997b)
La invitación se realiza de forma simple, probablemente en una página se puede
sintetizar, quizás un breve correo electrónico o postal, o incluso una nota en el tablón de
anuncios. Enuncia de manera sencilla algún asunto relacionado con el tema concreto. En
el caso que nos ocupa, era una invitación para crear conjuntamente algo nuevo que
mejore la mediación en Andalucía. Cada persona podía enfocar su objetivo a su
organización, comunidad o hacerlo extensivo a todo el mundo relacionado con la
mediación. Se trata de formular el tema del modo en que se esté dispuesto a participar
de forma positiva, no era una convocatoria para quejarnos o incluso, para “solucionar
problemas”. Esto no significa que se minimizara la importancia de los problemas, sino
que se ponía énfasis en las fortalezas y recursos e invitaba a la gente a basarse en ellas
para crear algo nuevo.
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El proceso mismo de la invitación es crucial para establecer el compromiso de
franqueza, pasión y capacidad de autoorganización. Este es un buen momento para
recordar que las dos únicas razones que hacen fracasar un espacio abierto son la
posibilidad de que quienes participen acudan sin pasión o que algunos participantes
traten de controlar el proceso intentando lograr un resultado predeterminado por ellos.
El tema u objetivo para se les invitaba era abierto, amplio aunque fueran conceptos
identificados (calidad e innovación), sin duda exigente de una respuesta colectiva
creativa. La invitación había sido realizada con carácter abierto a un diverso grupo de
personas, estableciendo los parámetros del trabajo a realizar. De modo, que todas las
personas que acudieron lo hicieron voluntariamente, basadas en la creencia de poder
aprender o contribuir en algo a la tarea que les ofrecía el Open Space.
Precisamente, la expresión de inquietud que emerge del colectivo de la mediación:
“¿dónde estamos y hacia dónde vamos?” había sido la referencia inspiradora al título
“Open Space: Calidad e Innovación”, queríamos provocar la reflexión y la autocrítica.
Por ello, elegimos conceptos de gran actualidad en cualquier disciplina, que generan
interés por la preocupación que supone a cualquier profesional el garantizar la calidad
de sus intervenciones y la capacidad de adaptarse a lo que se aproxima. En el ámbito de
la mediación, que aún está sin regular con detalle aunque existan ya once leyes
autonómicas reguladoras de la mediación familiar y un anteproyecto de ley estatal, esta
inquietud se encuentra más generalizada. A su vez, el título tenía la finalidad de
provocar una selección natural de las personas que decidieran participar en el Open
Space, sabiendo que todas ellas tenían mucho que aportar y se dejarían contagiar por el
espíritu innovador y creativo de esta metodología.
Los temas que fueron propuestos de forma espontánea por las personas asistentes,
algunos eran “lugares comunes” para quienes trabajamos en el campo de la gestión de
conflictos y otros específicos de las experiencias profesionales de cada área.
Así se fue creando la agenda. Las personas facilitadoras incitábamos al grupo a pensar
en qué temas desearían tratar y estarían dispuestas a comprometerse a hacer de
anfitriones de una sesión de reflexión sobre dicho asunto. Se les invita a que se acerquen
al centro del círculo, en el que se encuentran hojas en blanco y rotuladores, para escribir
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el tema que les interesa y lo anuncien en voz alta. En su hoja añadirán su nombre y lo
colocarán en alguno de los espacios disponibles del tablón improvisado en la pared. En
la cabecera se encuentran los espacios para los grupos de discusión, y en el lateral los
distintos tramos de tiempo.
Durante este proceso es conveniente recordar que nadie tendrá la responsabilidad de que
no se trate un tema, ya que cada persona es responsable de que sea planteado. Por tanto,
nada se tratará si no está en el tablón de anuncios comunitario. Pasaron unos segundos,
que en esas ocasiones toman la dimensión de minutos al estar el círculo en silencio,
hasta que la gente empieza a animarse hacia el centro del círculo. Afortunadamente,
como ocurrió en otras experiencias, en un breve espacio de tiempo, el movimiento del
grupo empieza a hacerse intenso. Las personas que fueron saliendo a proponer temas,
fueron leyendo sus planteamientos y colocándolos en la pared para ocupar un lugar y un
espacio determinado. También se puede dar la posibilidad de que se unifiquen
propuestas si van a tratar temas reconducibles, de modo que se puedan aprovechar los
espacios y sesiones del modo más eficaz para tratar asuntos que no se solapen.
5. CONCLUSIONES
A modo de conclusiones queremos destacar una serie de aspectos extraídos de las
opiniones de quienes participaron y de la propia dinámica de esta metodología en
Almería, así como una serie de reflexiones por parte de las personas que facilitamos el
Open Space.
Entre los aspectos a destacar consideramos de interés:
La facilidad de relación entre las personas.
La estabilidad de los grupos que se crearon de modo espontáneo. En el balance
de la dinámica expresaron que, aún teniendo presentes los personajes de la
mariposa y abejorro y siendo conscientes que en otros grupos se estaban
debatiendo temas de su interés, se mantuvieron en el grupo inicial. La
explicación la basaron en el interés en el tema que habían elegido, las
Open Space: Calidad e innovación en los procesos de mediación.
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reflexiones generadas a partir de ese tema y la novedad de la ley de los dos pies
que no veían el momento de ponerla en práctica y poder levantarse a otro grupo.
Valoración muy positiva de la metodología.
Gran expresión emocional ante el aprendizaje y la posibilidad de relacionarse
que les había generado la dinámica.
Con relación a las reflexiones que surgieron de su desarrollo queremos compartir las
siguientes:
En primer lugar, la necesidad de que las personas organizadoras de un evento en
el que se desee incluir esta metodología sean innovadoras y depositen su
confianza en las personas que lo vayan a dinamizar. Por ello, queremos destacar
la confianza depositada y sus funciones en cuanto a la logística al comité
científico de este Congreso.
Uno de los dilemas que nos generó la convocatoria de este Open Space fue la
conveniencia de utilizar esta dinámica al inicio o al final de las Jornadas o
Congreso. ¿Nos interesa generar esta relación antes de comenzar un evento?
¿Tiene más sentido al final cuando se han activado una serie de temas y debates
a lo largo del proceso?. Nos quedamos con la duda de si hubiera sido de mayor
interés al inicio al escuchar a personas participantes expresar que les hubiera
gustado haberlo experimentado al inicio del Congreso para aprender y disfrutar
más durante los dos días del encuentro.
Otro aspecto fue el título que impulsara la participación, ¿de qué queremos que
se hable? La filosofía que subyace al Open Space, aún siendo de “dejar hacer”
requiere un marco de referencia que precisamente es el lema aglutinador.
Calidad e innovación recogía las dos preocupaciones que detectamos en la
realidad profesional, por ello, nos animamos a utilizar una terminología de plena
actualidad en el ámbito del desarrollo tecnológico.
El inicio de la puesta en escena de esta metodología siempre genera momentos
de silencio, incluso de tensión en el ambiente. Cuando el círculo está formado,
los papeles y bolígrafos dispuestos a que alguna persona los utilice y las
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personas que dinamizan se mantienen en silencio, es entonces cuando surge una
situación inquietante. El silencio, las miradas que invitan a la participación, los
gestos evitativos, la comunicación no verbal de “no sé qué hacer”. Aquí se corre
el riesgo de convertirse en una dinámica directiva si quien la facilita toma un rol
de mandar a las personas a participar condicionando su voluntad. Al mismo
tiempo, en este momento, las personas facilitadoras estábamos seguras que bien
sea un grupo de 38 personas, 120 o1200 participantes, de que el grupo estaba al
borde de llenar esa pared vacía de una detallada agenda que les mantendrá
ocupados durante las horas previstas. Sin embargo, el grupo no lo sabe y puede
actuar de modo cuestionador ante el equipo facilitador.
Esta incomodidad inicial comienza a diluirse a medida que alguna persona se
levanta de su silla y se acerca a las hojas en blanco para proponer un tema a
tratar y dejar constancia de su propuesta en el panel de información. En estos
momentos, el clima de confianza, la sencillez en el planteamiento del tema, la
cercanía del lenguaje invitan a la participación de otras personas que también se
sienten responsables de aprovechar el momento de debatir su dilema
voluntariamente con aquellas personas que quieran unirse a su grupo. Resultó
especialmente interesante observar el comportamiento en los que el límite del
tiempo, indirectamente, nos empujaba a animar a las personas a no dilatar esta
fase de la dinámica. De hecho, se propusieron más temas de los que finalmente
se podían tratar por el límite temporal y por ello decidimos distribuir los ocho
temas en dos sesiones con cuatro grupos en cada uno de los intervalos.
El balance de quienes facilitamos este Open Space es muy positivo y de agradecimiento
a todas las mediadoras y mediadores que participaron en este círculo. Gracias por
permitirnos seguir aprendiendo cada vez que nos dan la oportunidad de desarrollar esta
metodología. En este sentido compartimos la reflexión de Owen:
“El diseño e intención de la tecnología del Espacio Abierto es simple. Funcionará
igual de bien en el entorno de una aldea del Tercer Mundo, que en una sofisticada
sala de Consejo de Administración de una multinacional. Como la mayor parte de
las cosas sencillas, es cierto que cualquiera puede hacerlo. También es cierto que
hacerlo bien puede requerir, fácilmente, toda una vida de práctica”. (Owen,
1997a, p. 13).
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BIBLIOGRAFÍA
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