Microsoft Excel

Marolyn Yepez Rivas Informática Básica

administración de negocios internacionales - Universidad del pacifico

Conceptos Hoja de cálculo: Es un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario ingresar información. Cada libro tiene por defecto 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta 255 hojas. Columna : Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde A hasta XFD, para un total de 16384 columnas.

Fila: Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números que van desde 1 hasta 1.048.576 filas. Celda: Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda tiene una identificación dada por combinación de la letra de columna y el número de fila en donde se encuentra.

Rango: Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de información cuando se desea aplicar una operación, la cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas.

Libro Los Archivos de Excel se denominan libros. Un libro está compuesto por hojas, se pueden trabajar los libros de forma simultánea siempre y cuando no

exceda la memoria disponible.

Hojas Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en cada una de ellas, de forma predeterminada Excel maneja 3 pero, se puede manejar las hojas que se necesiten siempre y

cuando no exceda la memoria que esté disponible.

Hoja de calculo Una hoja de cálculo es una tabla distribuida en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda (intersección entre una fila y una columna) que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo o libros.

Desde el botón inicio

1. 1Haga clic en el botón Inicio

2. Todos los programas

3. Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007

Desde el menú

ejecutar

Descripción de la

pantalla

4. Grupos de comando: Contiene botones de comando propios del grupo.5. Cinta de Opciones: El espacio que comprende el contenido de las fichas.6. Filas: Determina los registros de una base de datos, se identifican numeradas.7. Columnas: Determina los campos de una base de datos, se identifican con letras.

8. Etiquetas de hojas: Contiene las filas y las columnas de la hoja de cálculo, de forma predeterminada el libro contiene 3.

9. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido desplazamiento entre filas.

10. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rápido desplazamiento entre columnas

1. Botón de Microsoft office: Se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda, abre el menú. 2. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma predeterminada en la parte superior, al lado derecho del botón de office y proporciona un acceso rápido a las herramientas y a los comandos.3. Fichas de programa: Contiene grupos y botones de comando para dar formato a las fórmulas y textos de Excel.

La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas, grupos, botones de comando.

1. Fichas

2. Grupos.

3. Botones de comando.

Fichas:

Ficha Inicio Se encuentran los grupos del portapapeles, grupo fuente ,grupo alineación, grupo número, grupo estilos, grupo celdas, grupo modificar.

Ficha insertar Encuentra los siguientes grupos: Grupo de tablas, grupo de ilustraciones, grupo de gráficos, grupo de vínculos (hipervínculos) y los grupos de texto.

Ficha diseño de página Encuentra los siguientes grupos: Grupo de temas (hace referencia a colores, fuentes y efectos), grupo de configuración de página, grupo de Ajustar Área de impresión, grupo opciones de la hoja, grupo organizar (hace referencia al manejo de objetos)

Grupo fórmulas: Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas herramientas complemento: 6 Grupo biblioteca de funciones (hace referencia a las funciones lógicas, financieras, texto entre otras) Grupo nombres definidos (hace referencia a la administración de nombres de rango y selección).

Ficha datos Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administración de bases de datos, Grupo Conexiones, grupo ordenar y filtrar, grupo herramientas de datos (hace referencia al manejo de la información texto a columnas, quitar duplicados validación, consolidación y análisis), grupo Esquema (hace referencia al manejo de subtotalizar datos y agrupar).

Ficha revisar Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación, variaciones y notas. Grupo revisión, grupo comentarios, grupo cambios.

Ficha vista: Grupo vistas del libro, grupo Zoom, grupo ventana, grupo de Macros.

Aplicaciones de la hoja de cálculo

La cinta de opciones: La cinta de Opciones tiene como característica brindar el espacio para almacenar dentro de las fichas los grupos, se puede minimizar la cinta de opciones.

Ejemplo: minimizar la cinta de opciones:1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas y aparecerá un menú de opciones. 2. Seleccionar minimizar la cinta de opciones. También puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas <CTRL> + <F1>

Métodos abreviados de teclado Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepción.

Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecerán pequeños cuadros de letras con el método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de los botones.

Interfaz de usuario La nueva interfaz de usuario de Excel 2007 desplaza las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos, muchos cuadros de diálogo fueron reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo. Número de filas y columnas Excel 2007 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de cálculo, ofreciéndole mayor capacidad de manejo en bases de datos y volumen de información. Ubicado en la celda A1.Oprima las teclas <CTRL> + <↓> Oprima las teclas <CTRL> + <→>

Trabajar con hojas de cálculo

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una vista diferente. Para observar cada una de estas características, se deben seguir los siguientes pasos:

Insertar hojas1. Sobre la etiqueta de la hoja de

cálculo, hacer clic derecho del Mouse, hacer clic en insertar.

2. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo y a continuación hacer clic en aceptar.

Eliminar hojasPara eliminar hojas de cálculo, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta (hoja) que se desee eliminar.

2. Seleccionar la opción eliminar, de esta forma eliminará la hoja de cálculo.

Cambiar nombre hoja

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

Mover hojas

Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja. O seguir los siguientes pasos: 1. Clic derecho del Mouse sobre la

etiqueta y seleccionar mover o copiar.

2. Seleccionar del menú mover o copiar haciendo clic a donde se desee mover.

3. Hacer clic sobre el botón aceptar.

Ocultar hojas

Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma: 1. Hacer clic derecho del

Mouse sobre la etiqueta de la hoja que se desee ocultar.

2. En el menú contextual, seleccionar ocultar hojas. 17

Mostrar hojas

Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, mas no de forma simultanea. Para realizarlo seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón de inicio. 2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic

sobre la flecha desplegable del botón formato.

3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él mostrará un submenú, hacer clic sobre mostrar hoja.

4. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar. Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

Selección hojas de cálculo

Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas: 1. Ubicarse en la celda A1 2. 2. A la izquierda de la letra A

como columna, arriba de la fila numero 1, se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.

Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es oprimir las teclas <CTRL> + <SHIFT>+<BARRA ESPACIADORA>

Color de etiqueta

Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla <CTRL> Hacer clic en la ficha de inicio. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú, hacer clic sobre un color de ellos.

1. Otra forma: 2. Hacer clic derecho del

Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.

3. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y seleccionar de la paleta de colores uno de ellos.

Mostrar hojas

Se pueden mostrar todas las hojas de un libro, mas no de forma simultanea. Para realizarlo seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón de inicio. 2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato. 3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, él mostrará un submenú, hacer clic sobre mostrar hoja. 4. Seleccionar la hoja y hacer clic en Aceptar. Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

Selección hojas de cálculo

Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas: 1. Ubicarse en la celda A1 2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila numero 1, se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic. O

Cómo configurar la página?

Ubicarse en la hoja de cálculo. En la ficha diseño de página, grupo configurar página, sobre el botón márgenes, hacer clic sobre márgenes personalizados. Horizontalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo ancho ajustando las columnas. Verticalmente: Centra el contenido de la hoja de cálculo a lo alto ajustando las filas. Imprimir: Permite seleccionar la impresora local o de red, número de copias, la selección y el número de copias. Vista preliminar: Permite observar el documento antes de imprimir.

Funciones Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee

Excel para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero, matemático, etc. La función permite al usuario obtener resultados con tan sólo definir parámetros en la misma. Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o utilizar el asistente de

Asistente de funciones

Con el asistente el usuario puede utilizar la función requerida en una forma fácil y con la posibilidad de detectar errores. En él se encuentra un gran número de funciones organizadas por categorías. El asistente tiene las categorías Usadas recientemente, en donde almacena aquellas funciones que se han utilizado en las últimas sesiones de trabajo. Existe la posibilidad de insertar más funciones al grupo que se tienen disponibles inicialmente, para esto el usuario debe ir al botón de office, opciones de Excel, complementos, seleccionar uno de ellos, hacer clic sobre el botón ir.

Base de datos en Excel

Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos mantenidos en celdas de las hojas. En Excel también podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros. Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro