Presentacion direccion-administrativa

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EDUCACIÓN VIRTUAL CON SENTIDO HUMANOSENTIDO HUMANO


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LIDER DEL PROCESO

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

Equipo de Trabajo

Coordinadora Gestión HumanaAsistentes Administrativa y de Nómina

Auxiliar de CarteraRecepcionistas

Grupo auxiliares de logísticaGrupo Aprendices

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Objetivo del proceso: Velar porque todos los procesos que contribuyan a un mejor desempeño laboral y al fortalecimiento del clima organizacional se desarrollen adecuadamente, para así brindar mayor calidad a los servicios que presta nuestra Fundación Universitaria.

Salidas

Plan de acción del áreaContratos

Pagos de nómina, seguridad social, gastos de viaje y proveedores

Certificados.Herramientas de trabajoPolíticas de la dirección.

Reglamentos.Formatos

EntradasSolicitudes de compra,De pago a proveedores,

De gastos de viaje,De tiquetes aéreos,

De procesos de contratación,De afiliaciones a Seguridad social, de incapacidades, novedades de

nómina. Matrículas financieras de estudiantes.


El Reglamento Interno de trabajo

Es el conjunto de normas que determinan las condiciones a las que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio. Esta reglamentación está integrada por normas legales, constitucionales y particulares según el objeto de la empresa.


El Reglamento Interno de trabajo

Como conjunto normativo tiene por finalidad señalar las reglas de comportamiento que regulan la actuación del empleador y del trabajador, procurando con ellas el bienestar, la seguridad, el orden, la paz, y el buen entendimiento de las relaciones laborales. Se le entrega siempre al funcionario nuevo cuando ingresa. Ver en Conectados – Control Interno.


Coordinación de Gestión Humana.

Responde por la eficiente administración de los procesos de Reclutamiento, selección, inducción y reinducción, formación, bienestar laboral y evaluación del desempeño, asegurando el desarrollo y mejoramiento de las relaciones laborales individuales y colectivas; realizando las evaluaciones necesarias al personal de común acuerdo con sus respectivos jefes.


Asistente Administrativa.

Responde por los procesos de compras, la elaboración y finalización de los contratos de todas las personas a nivel institucional, por su debida y oportuna afiliación a seguridad social, elaboración de las nóminas, liquidaciones prestacionales, generación de certificados laborales. Además apoyará a la Dirección , en la logística de servicios generales, y mantenimiento de infraestructura física.


Procedimientos

Es importante tener presente para un buen manejo de los procedimientos algunas anotaciones importantes que se manejan desde ésta área administrativa.


• Las compras se solicitan a la líder del proceso al correo [email protected] Liliana Andrea Rua V. mediante el formato AFFO-07, de acuerdo al presupuesto del área o del contrato o convenio que se este ejecutando.

• En conectados, Procesos de Calidad se encuentra el procedimiento de compras AFPR-05, guía que debemos conocer antes de solicitar la compra.

mailto:[email protected]


• Los pagos de proveedores, gastos de viaje u otros se hacen los miércoles y viernes y las solicitudes se reciben a los correo [email protected], con copia a [email protected] , antes de las 4:00 p.m. de los martes y viernes de cada semana. Ver formatos en conectados-Dirección Administrativa- Instrumentos de control- formatos

• Los pagos de nómina del personal administrativo se realizan quincenalmente y las de facilitadores mensualmente y de acuerdo a la fecha de contratación.



www.ucn.edu.cowww.ucn.edu.co• Soporte de anticipos y Retenciones obligatorias

Hay desembolsos de dinero que se realizan a funcionarios de la institución para compras, gastos u otros. Al momento de devolver los soportes tener en cuenta:

Factura o recibo del gasto hacerla a nombre de la institución, con firma, nombre, cédula o RUT.

Si la compra, o servicio amerita Retención en la Fuente de acuerdo a la tabla establecida por la DIAN se debe hacer al proveedor (inquietudes al respecto escribirle a [email protected] Deisy Tatiana Arroyave). Usted es el responsable de hacerlo bien.



Para pagos a proveedores de venta de productos o servicios se requiere soportar la factura o cuenta de cobro con copia del RUT, certificado de Cámara de Comercio (si es empresa jurídica) y el Formato Base de Proveedores AFFO – 09 Datos Proveedores (lo encuentra en conectados Gestión de calidad- documentos- Gestión Administrativa- formatos)


• El proceso de contratación y afiliación a seguridad social es solicitado desde la Coordinación de Gestión Humana, previo requerimiento de los líderes de procesos de personal a dicha área.

• Las personas a contratar deben entregar unos requisitos básicos, necesarios antes de iniciar sus labores, la Coordinación de Gestión Humana les entregará el formato AFFO-18 Hoja de vida en el que encuentra lo que debe anexar.


• Las novedades de nómina se informan a la Asistente Administrativa [email protected] e igualmente las incapacidades, permisos, y ausentismos.

• Los requerimientos de insumos, muebles, equipos, novedades de permiso en la oficina de Medellín se le solicitan e informan a Lina María García C [email protected]



• Los tiquetes aéreos se solicitan a Gloria Pérez Gómez al correo [email protected] con copia a [email protected]

• Todos los certificados laborales se expiden en ésta dirección solicitados a Liliana Andrea Rúa V. [email protected] se entregan 3 días hábiles después de la solicitud.





• La Institución tiene algunas Políticas o reglamentos en sus diferentes áreas que se encargan de entregarnos algunos lineamientos indispensables a la hora de realizar diferentes procedimientos; entre las que se encuentran en esta dirección esta la de gastos de viaje, y la de caja menor. Ver conectados – comunicaciones - políticas


Auxiliar de Cartera.

Apoyar el Recaudo, asiento y matrícula financiera de los estudiantes, y demás entidades con las cuales la Católica del Norte tiene convenio o se ha realizado un negocio, de acuerdo con los procedimientos internos determinados para asegurar una buena gestión.


Las asistentes recepcionistas de la oficina Santa Rosa y Medellín nos proporcionan apoyo en las labores básicas administrativas que se generan a diario en la oficina, entre ellas la recepción de llamadas y de encomiendas, a ser entregadas a los mensajeros que nos prestan el servicio de hacerlas llegar al destino deseado.


[email protected]

¡GRACIAS!

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Certificado N° SC 5940 -1

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