Cambio ERP

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Necesitamos cambiar de ERP

Sistema antiguo (AS400)

Sistema de extracción de datos nocturno.

Conexión de personal nómada (sin entorno grafico ni web)Procesos nocturnos para preparar datos que se puedan trabajar en entorno Windows

No existe la posibilidad de que se introduzcan datos en el sistema desde entornos ajenos.

Aumento de especies y productos (falta de códigos), necesidad de recodificación de

productos.

Transcodificación de especies y productos para consolidar datos con el grupo.

Transcodificación de partidas contables para la consolidación con el grupo.

Necesidad de disponer de una solución común, que defina la forma de trabajar y

permita compartir y consolidar información de una forma eficiente.

Reducir los costes de mantenimiento de las distintas soluciones utilizadas en cada

compañía.

Facilitar la posterior incorporación de nuevas compañías en el grupo.

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Retos principales del Proyecto

Al ser el Grupo Limagrain el resultado de una serie de adquisiciones, los

procesos eran distintos y a veces incompatibles:

Fue necesaria una intensa labor de definición de los requerimientos para conseguir una

solución que fuese utilizable y consistente con los distintos países.

No había un visión global, funcionando cada empresa de forma independiente:

La gestión del cambio en cada una de las distintas implantaciones en los países fue clave para la

aceptación de la solución.

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Cómo preparamos el cambio

Estudio de todos los departamentos de la empresa y sus procesos.

Homogeneización con el resto de empresas del Grupo

Estudio de todos los productos actuales, posibilidades de nuevas familias de

productos, para diseñar una estructura duradera que admita ampliaciones futuras.

Codificación de especies, familias y productos homogénea y común a todas las empresas del

grupo.

Preparación de todos los datos para poder empezar a trabajar.

Carga de maestros (clientes, proveedores, productos), históricos

(ventas/compras/presupuestos de años anteriores)

Estudiar la necesidad de adaptar el ERP a nosotros o adaptarnos nosotros a él.

Diseñar y desarrollar las adaptaciones

Proyectar toda esta preparación para las compañías que se van a incorporar al

proyecto de cambio después de nosotros.

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Inicialmente, se define la “Core Solution”:

En esta definición, participan miembros de distintos países, concretamente

España, Francia y Holanda.

Con los integrantes del proyecto, se definen los requerimientos con un enfoque

global.

Con dichos requerimientos, se configura y adapta la solución, teniéndola

preparada como “plantilla” para los posteriores implantaciones en otros países.

Posteriormente, se implanta en cada uno de los países. Más adelante veremos el

orden en el que se han realizado las implantaciones en el Grupo Limagrain.

Cómo preparamos el cambio

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Cómo realizamos el cambio

Creación de cuentas de terceros nuevas (clientes, proveedores).

Introducción de saldos y carteras. (Acierto)Todos los clientes, proveedores e inmovilizados se crean de nuevo aprovechando las nuevas

características y depurando viejos errores.

Creación de especies nuevas, recodificación de todos los productos.

Introducción de inventario. (Acierto)Codificación de especies, familias y productos homogénea y común a todas las empresas del

grupo.

Fin de ejercicio, fin de sistema.

Nuevo ejercicio, nuevo sistema de trabajo.

Pérdida de históricos de ventas antiguos. Introducción del N-1 de

ventas. (Error)

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ES

Jul’06

ES

Jul’07

NL

ES

Jul’08

NL

FR

ES

Feb’09

NL

FR

BE

CZ

PL

SK

HU

Jul’09

ES

NL

FR

BE

CZ

PL

SK

HU

BG

RO

Jul’09

ES

NL

FR

BE

Jul’10 TBD

UK

DE

TR

IT

CL

DKLCE

LCE

ES

NL

FR

BE

UK

DE

LCE

ES

NL

FR

BE

UK

DE

LCE

Cronología del cambio

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Desde el punto de vista técnico

Un sistema homogéneo para muchas compañías.

Formación/soporte técnico común.

Los problemas que se han resuelto en una compañía, ya no serán

problema en las demás.

Todos tenemos el mismo esquema de procesos y datos. Y todos los

llamamos igual.

La incorporación de nuevas filiales se integra en la consolidación

rápidamente.

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Al trabajar con la misma Solución, la información obtenida del

sistema es comparable y consistente.

La Gestión del Cambio se centraliza y se simplifica.

La Consolidación de empresas es automática.

La implantación de la Solución en futuros países requiere una

inversión mínima.

El soporte se simplifica y es más ágil.

El coste de mantenimiento se reduce enormemente.

Los requerimientos de infraestructura se reducen.

Las ventajas de un Proyecto Core Solution

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El sistema nuevo

Acceso directo del personal nómada a través de Internet/Intranet.

Ellos mismos introducen sus datos (presupuestos)

Ellos mismos extraen sus informes

Inventario común a todas las empresas del grupo (ya no necesitamos

transcodificación).

Procesos de compra/venta intercompañía automáticos.

Extracción de datos en tiempo real.

Consolidación de cuentas contables automático.

LOS DATOS QUE NECESITAN LOS PROCESOS DE

CONSOLIDACIÓN SALEN AUTOMATICAMENTE DEL SISTEMA.

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El Reporting al Grupo y los Procesos de CierreRealización de cierres mensuales.

Preparación de informes, consolidación de cuentas con el Grupo.

Las herramientas actuales nos permiten tener los informes preparados y que sólo tengamos que

actualizar los datos desde el ERP.

Auditoria interna y externa (semestral y anual)Todas las compañías del grupo tienen la misma estructura de datos y procesos.

Todas las contabilidades de las empresas del grupo tienen una opción para mostrar los datos a través

de la cuenta de consolidación, que es la misma para todo el grupo.

Cierre de Ejercicio.Los datos salen prácticamente de forma automática y en el formato que el Grupo ha establecido.

Los informes están prediseñados en Excel y sólo hay que actualizar los datos desde el ERP.

Un buen ejemplo de mejora: Antes costaba más hacer el Cierre del ejercicio que el Presupuesto del año siguiente.

Ahora podemos gastar nuestras energías en ajustar el Presupuesto del año siguiente, porque el Cierre

no supone un trauma.

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Limagrain IbéricaCtra. Pamplona-Huesca, km 12

31470 Elorz

NAVARRA (España)

www.limagrain.es