INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA

"ANTONIO JOSE DE SUCRE"

EXTENSIÓN PUNTO FIJO

Ingº Candy Rosales

Planificación: “Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" .

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organizaciónhará para alcanzar sus objetivos“

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futurosprobables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan“.

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para ellogro de los mismos antes de emprender la acción“.

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene quehacerlo, y cómo deberá hacerse”. Se erige como puente entre el punto en que nosencontramos y aquel donde queremos ir.

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos paraalcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar alestado final deseado“.

"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción paralograr el objetivo”. Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerardiferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

“La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futurodeseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externosque pueden influir en el logro de los objetivos".

Planificación:En síntesis;

Es un proceso metódico diseñado para obtener unobjetivo, el cual involucra la toma de decisiones, y debeser diseñado de manera flexible y adaptable asituaciones imprevistas (recursos, medioambiente, etc).

Etapas:

Ventajas de la Planificación: Ahorra Tiempo.

Propicia el crecimiento empresarial

Crea hábitos y estrategias de orden.

Reduce las perdidas, establece y crea metas.

Cumple con compromisos adquiridos.

Reduce al mínimo los riesgos.

Permite ir en la dirección correcta.

Visualiza amenazas y oportunidades.

Uso racional de los recursos.

Secuencia efectiva.

Identifica problemas y potencialidades.

Desventajas de la Planificación: Es limitada.

Alto costo.

Demora respuestas instantáneas (casos de emergencia).

Usos de la Planificación: Construcción.

Salud.

Escogencias de carreras.

Control de equipos, materiales y mano de obra.

Fuerzas del estado.

Tipos de Planificación:Estratégica:

Es un proceso continuo y sistémico que relaciona el futuro conlas decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que seexpresa en la formulación de un conjunto de planesinterrelacionados.Tiene las siguientes características:

Permite establecer claramente la misión y valores de la

organización, como principio rector.

Tiene su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de

consolidación de la llamada Planificación Tradicional.

Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo.

Su centro práctico es la coyuntura, y se refiere al cálculo que

precede y preside la acción.

Se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir

normas y reglamentos.

Reconoce la incertidumbre y que la realidad es un sistema

complejo.

Descansa en la formulación de tres tipos de planes fundamentales

como son los planes estratégicos de largo plazo; los programas a

mediano plazo, los planes operativos y presupuestos a corto plazo.

Tipos de Planificación:Operativa:

Se refiere básicamente a la asignación previa de las tareasespecíficas que deben realizar las personas en cada una de sus unidadesde operaciones. Entre sus características están:

Se da dentro de los lineamientos de la planificación estratégica

y la planificación táctica.

Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio.

Trata con actividades normales programables.

Se maneja información interna y externa.

Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión.

Cubre períodos cortos.

Está orientada hacia la administración de recursos.

Sus parámetros principales son la efectividad y la eficiencia.

Conceptos Proyecto: Un proyecto es un conjunto articulado y coherente de

actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una

metodología definida, para lo cual precisa de un equipo de personas

idóneas, así como de otros recursos cuantificados en forma de

presupuesto, que prevé el logro de determinados resultados sin

contravenir las normas y buenas prácticas establecidas, y cuya

programación en el tiempo responde a un cronograma con una

duración limitada.

Conceptos Gestión de proyectos: La gestión de proyectos es el proceso por el

cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un proyecto, con un

costo mínimo y dentro del período de tiempo del proyecto.

Causas de proyectos fallidos por la gestión de proyecto: esto puede

ser por una mala gestión y dirección del proyecto. Además existen una

serie de factores que pueden hacer que el proyecto sea mal

evaluado, entre estas están:

· Necesidades no satisfechas o no identificadas

· Cambio no controlado del ámbito del proyecto

· Exceso de costo.

· Retrasos en la entrega.

Conceptos Planificación de las tareas de proyecto y selección del equipo de

proyectos:

Así ha de planificarse cada una de las tareas requeridas para completar el proyecto:

¿Cuánto tiempo se requerirá?

¿Cuántas personas serán necesarias?

¿Cuánto costara la tarea?

¿Qué tareas deben terminarse antes de empezar otras?

¿Pueden solaparse algunas de ellas?

Estas son cuestiones propias de la planificación. Algunas de ellaspueden resolverse con ayuda de un grafico PERT.

Conceptos • Actividad: Es un trabajo que se debe llevar a cabo como parte de un

proyecto, es simbolizado mediante una rama de la red de PERT.

• Lista de actividades: Es una lista cuidadosa y ordenada donde se

recopilan todas las diferentes actividades que intervienen en la realización

de un proyecto.

• Evento: Se dice que se realiza un evento, cuando todas las actividades que

llegan a un mismo nodo han sido terminadas. Son los círculos numerados

que forman parte del diagrama de red y representan el principio y el fin de

las actividades que intervienen en el proyecto.

• PERT. Las traducción de las siglas en inglés significan: técnica de revisión

y evaluación de programas, es una técnica de redes desarrollado en la

década de los 50, utilizada para programar y controlar programas a

realizar. Cuando hay un grado extremo de incertidumbre y cuando el

control sobre el tiempo es más importante sobre el control del

costo, PERT es mejor opción que CPM.

• CPM. La traducción de las siglas en inglés significan: método del

camino crítico, es uno de los sistemas que siguen los principios de

redes, que fue desarrollado en 1957 y es utilizado para planear y

controlar proyectos, añadiendo el concepto de costo al formato PERT.

Cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien, el

CPM puede ser superior a PERT.

• Rama. Son las flechas que forman Parte del diagrama de red y

significan las actividades en el proyecto.

• Ruta crítica o camino crítico. Camino es una secuencia de actividades

conectadas, que conduce del principio del proyecto al final del

mismo, por lo que aquel camino que requiera el mayor trabajo, es

decir, el camino más largo dentro de la red, viene siendo la ruta crítica

o el camino crítico de la red del proyecto.

Conceptos

Conceptos • Predecesor Inmediato. Es una actividad que debe Preceder (estar antes)

inmediatamente a una actividad dada en un proyecto, también nombradas

prioridades inmediatas.

• Diagrama de red. Es una red de círculos numerados y conectados con

flechas, donde se muestran todas las actividades que intervienen en un

determinado proyecto y la relación de prioridad entre las actividades en la red.

• Actividad ficticia. Actividades imaginarias que existen dentro del diagrama de

red, sólo con el Propósito de establecer las relaciones de precedencia y no se

les asigna tiempo alguno, es decir, que la actividad ficticia Permite dibujar

redes con las relaciones de Precedencia apropiadas, se representa por medio

de una línea punteada.

• Holgura. Es el tiempo libre en la red, es decir, la cantidad de tiempo que puede

demorar una actividad sin afectar la fecha de terminación del, proyecto total.

• Distribución beta. Distribución utilizada para la estimación del tiempo de

actividad esperado en el PERT, esta estimación se basa en el supuesto de que

el tiempo de la actividad es una variable aleatoria cuya Probabilidad tiene una

distribución beta unimodal.

Conceptos • Tiempo optimista. Es el tiempo mínimo o más corto posible en el cual es

probable que sea terminada una actividad si todo marcha a la

Perfección, utilizado en el PERT y simbolizado con a.

• Tiempo más probable. Es el tiempo que esta actividad sea más probable que

tome sí se repitiera una y otra vez, en otras palabras, es el tiempo normal que

se necesita en circunstancias ordinarias, utilizado en el PERT y simbolizado

con m.

• Tiempo pesimista. Es el tiempo máximo o más largo posible en el cual es

probable sea terminada una actividad bajo las condiciones más

desfavorables, utilizado en el PERT y simbolizado con b.

• Tiempo esperado para una actividad. Es el tiempo calculado en el PERT

usando el promedio ponderado: TE = (a+4m+b)/6.

• Tiempo normal. Es el tiempo en el CPM requerido para terminar una actividad

si esta se realiza en forma normal. Es el tiempo máximo para terminar una

actividad con el uso mínimo de recurso, el tiempo normal se aproxima al

tiempo estimado probable en PERT.

• Tiempo acelerado. Tiempo en el CPM que sería requerido si no se evita costo

alguno con tal de reducir el tiempo del proyecto. Tiempo mínimo posible para

terminar una actividad con la concentración máxima de recursos.

Conceptos Herramientas y técnicas de gestión de proyectos

Gráficos PERT:

PERT, que significa Proyect o Program Evaluation and Rewiev

Technique (Técnica de evaluación y revisión de proyectos o

programas), fue desarrollado a finales de la década de 1950 – 1959

para planear y controlar los grandes proyectos de desarrollo

armamentístico del ejercito estadounidense. Fue desarrollado para

evidenciar la interdependencia de las tareas de los proyectos cuando

se realiza la planificación de los mismos. En esencia, PERT es una

técnica de modelos gráficos interrelacionados.

Ayuda a la gestión de proyectos informando tanto de los

acontecimientos favorables como desfavorables que ocurren. Es un

instrumento valioso para la toma de decisiones.

Método de la ruta crítica, fue desarrollado independientemente dePERT, pero está estrechamente relacionado con éste.

Es idéntico al PERT en concepto y metodología. La diferencia principalentre ellos es simplemente el método por medio del cual se realizan losestimados de tiempo para las actividades.

Con CPM los tiempos de las actividades son determinísticos. ConPERT, los tiempos de las actividades son probabilísticos.

En la actualidad ha desaparecido en gran medida la distinción de usoentre PERT y CPM.

CPM:

PERT-CPM La idea general es mostrar un proyecto en forma gráfica y relacionar

sus componentes en tal forma que permita determinar cuales

actividades son cruciales para la finalización del proyecto. Para lograr

tal fin los proyectos deben tener las siguientes características:

Se deben tener actividades bien definidas y su completación debe

marcar la finalización del proyecto.

Las actividades deben ser independientes en el sentido en que

pueden comenzar, detenerse y conducirse separadamente dentro

de una secuencia dada.

Las actividades deben estar ordenadas en tal forma que una siga a

otra en una secuencia dada.

PERT-CPM La primera etapa del proceso de PERT-CPM consiste en identificar

todas las actividades asociadas con el proyecto y sus interrelaciones.

Para aplicar el PERT-CPM a un proyecto se requiere comprender

completamente la estructura y requisito del mismo. El esfuerzo que se

invierta para identificar la estructura del proyecto es de gran valor para

la comprensión de este.

En particular se deben constatar cuatro preguntas para empezar el

procedimiento de modelaje:

Cuáles son las actividades que el proyecto requiere?

Cuales son los requisitos de secuenciación o restricciones de estas

actividades?

Qué actividades pueden desarrollarse simultáneamente?

Cuáles son los tiempos estimados para cada actividad?

Cuáles y cuantos recursos se requieren para cada actividad?

Antecedentes:Los proyectos en gran escala por una sola vez han existido desde tiempos

antiguos, pero sólo desde hace poco se han analizado por parte de los

investigadores operacionales los problemas gerenciales asociados con

dichos proyectos.

El problema de la administración de proyectos surgió en proyectos del año

1958. Con tantas componentes y subcomponentes juntos producidos por

diversos fabricantes, se necesitaba una nueva herramienta para programar y

controlar el proyecto. El PERT (evaluación de programa y técnica de

revisión) fue desarrollado por científicos de la oficina Naval de Proyectos

Especiales. Booz, Allen y Hamilton y la División de Sistemas de Armamentos

de la Corporación Lockheed Aircraft. La técnica demostró tanta utilidad que

ha ganado amplia aceptación tanto en el gobierno como en el sector

privado.

Al mismo tiempo, la Compañía DuPont, junto con la División UNIVAC de la

Remington Rand, desarrolló el método de la ruta crítica (CPM) para controlar

el mantenimiento de proyectos de sus plantas químicas.

La principal diferencia entre los métodos es la manera en que se realizan

los estimados de tiempo.

PERT

• Probabilístico.

• Considera que la variable de tiempo es una variable desconocida de la

cual solo se tienen datos estimados.

• El tiempo esperado de finalización de un proyecto es la suma de todos los

tiempos esperados de las actividades sobre la ruta crítica.

• Suponiendo que las distribuciones de los tiempos de las actividades son

independientes, (una suposición fuertemente cuestionable), la varianza del

proyecto es la suma de las varianzas de las actividades en la ruta crítica.

• Considera tres estimativos de tiempos: el más probable, tiempo

optimista, tiempo pesimista.

Diferencias

CPM

• Deterministico. Ya que considera que los tiempos de las actividades se

conocen y se pueden variar cambiando el nivel de recursos utilizados.

• A medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para

controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algún retardo en el proyecto,

• Se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en

programa cambiando la asignación de recursos.

• Considera que las actividades son continuas e interdependientes, siguen

un orden cronológico y ofrece parámetros del momento oportuno del inicio

de la actividad.

• Considera tiempos normales y acelerados de una determinada

actividad, según la cantidad de recursos aplicados en la misma.

Usos:

En general estas técnicas resultan útiles para una gran variedad de

proyectos que contemplen:

• Investigación y desarrollo de nuevos productos y procesos.

• Construcción de plantas, edificios, y carreteras.

• Diseño de equipo grande y complejo.

• Diseño e instalación de sistemas nuevos.

• Diseño y control de epidemias,

• y otras múltiples aplicaciones en las cuales se requiera una planificación

adecuada. (Ventas, Auditorias, Carreras Universitarias, censos, etc.)

El campo de acción de este método es muy amplio, dada su gran

flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño.

Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a aquellos proyectos

que posean las siguientes características:

Que el proyecto:

1. Sea único, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad.

2. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo

mínimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crítico.

3. Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un

tiempo disponible.

Usos:

• Enseña una disciplina lógica para planificar y organizar un programa

detallado de largo alcance.

• Proporciona una metodología Standard de comunicar los planes del

proyecto mediante un cuadro de tres dimensiones (tiempo, personal;

costo).

• Identifica los elementos (segmentos) más críticos del plan, en que

problemas potenciales puedan perjudicar el cumplimiento del programa

propuesto.

• Ofrece la posibilidad de simular los efectos de las decisiones

alternativas o situaciones imprevistas y una oportunidad para estudiar

sus consecuencias en relación a los plazos de cumplimiento de los

programas.

• Aporta la probabilidad de cumplir exitosamente los plazos propuestos.

• En otras palabras: CPM es un sistema dinámico, que se mueve con el

progreso del proyecto, reflejando en cualquier momento el STATUS

presente del plan de acción.

Ventajas:

Desventajas:Los siguientes son algunas de las debilidades del PERT:

• Las estimaciones del tiempo de la actividad son algo subjetivas y

dependen del juicio.

• En casos donde hay poca experiencia en la ejecución de una actividad, los

números pueden ser solamente una conjetura.

• En otros casos, si la persona o el grupo que realiza la actividad estiman el

tiempo puede haber diagonal en la estimación.

Incluso si bien-se estiman los tiempos de la actividad, el PERT asume una

distribución beta para éstos las estimaciones del tiempo, pero la

distribución real puede ser diferente.

• Incluso si la asunción beta de la distribución sostiene, el PERT asume que

la distribución de la probabilidad del tiempo de la terminación del proyecto

es igual que el de la trayectoria crítica.

• Otras trayectorias pueden convertirse en la trayectoria crítica si se retrasan

sus actividades asociadas, el PERT subestima constantemente el tiempo

previsto de la terminación del proyecto.

Definir el proyecto en término deactividades y eventos.

Construir un diagrama deredes, mostrando las relaciones entreellos.

Desarrollar una cotización del tiempo decada actividad.

Calcular el tiempo para cada camino en lared.

Asignar recursos para garantizar el logroóptimo de los objetivos.

Pasos para la implantación:

Diagrama de Gantt:Es un diagrama o gráfica de barras que se cuando es necesario representar

la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en

paralelo o en serie en un determinado período de tiempo.

Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se

realizan coordinadamente.

Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta

de gráficis de tiempos, ya que son fáciles de aprender. Estos resultan bastante

eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.

Al igual que los gráficos PERT, los gráficos Gantt se basan en un enfoque

gráfico.

Un grafico de Gantt es un sencillo gráfico de barras. Cada barra simboliza

una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo. Como

estos gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal

incluye fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relación

de las tareas.

Una ventaja importante de los gráficos Gantt es que ilustran claramente el

solapamiento entre tareas planificadas.

Diagrama de Gantt:A diferencia con los gráficos PERT los gráficos Gantt no muestran demasiado

bien la dependencia que existe entre tareas diferentes. Una de las

responsabilidades más habituales del director de proyectos es informar sobre el

avance del proyecto a sus superiores. Los gráficos Gantt suelen utilizarse para

mostrar el avance de los proyectos, en virtud de que pueden comparar de forma

conveniente la planificación original con el desarrollo real.

En planificación un gráfico de Gantt se usa de la siguiente manera:

• Primero se tiene que identificar las tareas que deben planificarse.

• A continuación, se determinara la duración de cada tarea a través de técnicas

y formulas para la estimación apropiada de tiempos. Si ya se ha preparado un

grafico PERT ya se habrían identificado las tareas y deberían al menos

determinarse las dependencias mutuas entre tareas, ya que los gráficos Gantt no

muestran claramente estas dependencias, pero es imperativo que el calendario de

planificación las reconozca.

• Luego se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del

gráfico Gantt.

• Las fechas correspondientes a la duración del proyecto se anotan en el

eje horizontal del gráfico.

• Habrán de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea, fijándose

bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.

Diagrama de Gantt: