Curso MS Project 2007 bajo los lineamientos del PMI

Expositor: Ing. Paul Villacorta Chvez

Agenda - Men1. Introduccin a Proyectos 2. Proyectos? 3. Gestin de Proyectos? 4. PMI / PMP? 5. Overview MS Project! 6. Conclusiones - Recomendaciones 7. Preguntas?

Introduccin a los Proyectos I

Qu son los Proyectos?

Diferencias entre Subproyecto, Programas y Portafolios de Proyectos?

Qu caractersticas tiene un proyecto?Limitado en tiempo Tiene una fecha de inicio y de fin Tiene entregables definidos Tiene actividades interrelacionadas Necesita de recursos Tiene un patrocinador No se ha hecho antes

Introduccin a los Proyectos II Formulacin y Evaluacin de Proyectos Administracin o Gerencia de Proyectos Operaciones

Diferencias entre:

Formulacin y Evaluacin

Administracin Gerencia

Operaciones

Introduccin a los Proyectos IIIQu es la Administracin de Proyectos? Cual es la diferencia con los Planes? Plan de Negocios Plan de Marketing Plan Estratgico Etc.

Qu es la Gerencia de Proyectos?Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas, a las actividades de un proyecto para lograr los requermientos de los involucrados.

Responsabilidades del GP DP?

Lograr que el trabajo se haga a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo a las especificaciones

Desarrollar el equipo

Servir de integrador entre la alta gerencia y el equipo

Transmitir lo aprendido a la organizacin

Stakeholders

Aquellos afectados, positiva o negativamente, por el desarrollo del proyecto

Agentes del ProyectoInvolucrados Sponsor Gerente del Proyecto

Comit de Proyectos

StakeholdersLderes de Proyectos Representantes inhouse

Cliente

Relacin: Stakeholders y Proyectos

Macro Procesos del Proyecto (PMI)

Iniciacin

Planeacin

Ejecucin Seguimiento y Control Cierre

Interaccin de los Procesos

Interaccin de los Procesos en un Ciclo

Introduccin a los Proyectos IV (antes)

Alcance Costos TiempoQu es la triple restriccin en los Proyectos?

Introduccin a los Proyectos IV (actual) Alcance Costos Tiempo Recursos Riesgos

Qu son las restricciones en los Proyectos?

Caso de ProyectosSi aumenta el mbito? Qu cambia?

mbito x

Costo 10,000

Tiempo 12 meses

Si se reduce el tiempo? Qu cambia?

Si el disminuye el costo? Qu cambia?

Y si se quiere aumentar el mbito, con el mismo costo y a menor tiempo? Qu sucede?

Calidad?

Organigrama de un Proyecto

Lenguaje de los Proyectistas?Stakeholders Kick Off Best Practice Sponsor WBS Leaders PMO Gantt Chart Restriction PMI - PMP Task Managment IT/IS Team Integrate PMBOK Resources CPM - PERT OPM3 Project Charter Cost WBS Chart Pro

Cierre del proyecto ILa retencin de la documentacin esencial del proyecto

La aceptacin del proyecto por el cliente

Las revisiones finales y la generacin de la documentacin final

Cierre del proyecto IIPrepara el pago final Comienza la garanta y la operacin

Finaliza el proyecto

Prepara los reportes de costo final y de programacin final

Provee al cliente con toda la informacin

Cierra las rdenes de compra y los subcontratistas

Reasigna el personal

Cierre del proyecto IIIComunicar el fin oficial del proyecto. Notificar al equipo. Da las ltimas recomendaciones y registros. Seala las razones de las ltimas tomas de decisiones.

Qu es PMI?Las certificaciones profesional que otorga el PMI son cada vez ms reconocidas y demandadas por profesionales y empresas a nivel mundial. Entre sus certificaciones ms importantes estn: PMP (Project Management Professional) y el CAPM (Certified in Project Management).

El Project Management Institute (PMI) es una institucin fundada en 1969 en EEUU por y para profesionales de direccin de proyectos. Actualmente cuenta con ms de 200.000 miembros en mas de 125 pases. Tiene entre sus objetivos el establecer estndares de Gerenciamiento de Proyectos y administrar la certificacin de profesionales.

Qu es PMI?

PMBOK?

reas del Conocimiento (PMBOK)

Ejemplo:Area Conocimiento vs Procesos

Certificaciones PMI?

Contacto PMI - Per?

Ciclo de Vida del Proyecto

Impacto Costo vs Interesados

Mapa del proyecto

El Mapa del proyecto recoge las fases del ciclo de vida de un proyecto: el inicio, la elaboracin de un plan, la ejecucin, control y el cierre del proyecto.

Mapa del Proyecto: Fase I

Mapa del Proyecto: Fase II

Mapa del Proyecto: Fase III

Ejemplo de Proyecto de 1 Fase

Ejemplo de Proyectos de varias Fases

Software de Proyectos? En qu nivel de proyectos se usa? En que se diferencia con otros paquetes? MS Project solo para proyectistas?

Qu es el MS Project?

Otros Paquetes para Proyectos?

MS Excel

Primavera Econometric Views

S10

WBS Chart

SPSS

Overview MS Project?Documento de Microsoft Project

FASE PLANEACION:

Se inicia descomponiendo el proyecto en operaciones componentes para formar una lista completa de las actividades esenciales.

FASE PROGRAMACION:

Es construir un diagrama de tiempo que muestre los tiempos de inicio y trmino para cada actividad, as como su relacin con las otras actividades del proyecto.

FASE CONTROL:

Esta incluye el uso del diagrama PERT y GANTT para el desarrollo de reportes peridicos y de avance.

Fundamentos de redesUn diagrama de redes es un modelo matemtico que usa pequeos crculos (nodos) conectados por lazos o ramas que representan las relaciones precedentes.

GRFICA 18

3

12 5 18 4 7 3 5 9 6 6 8

1

12

2

4

4

Camino B: 1-2-4-5-7-8 C: 1-2-4-6-7-8 D: 1-2-6-7-8

Tiempos 12+4+18+4+6 = 44 12+4+5+9+6 = 36 12+3+9+6 = 30

A: 1-2-3-4-5-7-8 12+8+12+4+6 = 12Cul es el camino crtico? Cunto tiempo de holgura est disponible?

GRAFICA 2$2 Planta A $1 C $6

B

$4 E $5 $7 $5 D $3 Distribucin F

Cul es la ruta de menor costo? Los caminos posibles y sus costos son: Camino A-B-E-F = $2+4+3 = $9 (millones) A-C-E-F = $1+5+4 = $9 (millones) A-C-F = $1+7 = $8 (millones) A-D-F = $6+5 = $11(millones)

menor costo

GANTT vs. PERT vs. CPM

El diagrama (GANTT), as como los mtodos de camino crtico (CPM) y la tcnica de revisin y evaluacin del programa (PERT) son tcnicas de redes para analizar un sistema de actividades y eventos que deben ser terminados en una secuencia especfica para lograr una meta.

Mtodo del Camino CrticoDefinir el proyecto en trminos de actividades y tareas. Construir un diagrama de redes mostrando las relaciones entre ellos. Calcular el tiempo para cada camino de la red. Asignar recursos para garantizar el logro ptimo de los objetivos.

Programacin de proyectosEn la administracin de Proyectos uno de los aspectos importantes es establecer la asignacin de tiempo a cada tarea.

Supongamos, que en el planteamiento de un PERT, se encuentra una tarea (transporte de una ciudad a otra):

Valor ms optimista (por la noche) 0.5 h. Valor muy pesimista (embotellamiento) 4.0 h. Valor normal (el ms frecuente) 1.5 h.

Una estimacin mnima, por debajo de la cual es imposible descender (sera la ms optimista), se designar como "a

Una estimacin mxima, por encima de la cual es imposible que el trabajo se prolongue (salvo accidente, situacin muy hipottica, cuya probabilidad de aparicin se desprecia) ser una estimacin muy pesimista, se designar como "b" Una valor ms frecuente, en el que posee la mayor probabilidad de aparicin, se trata del Modo o valor Modal de la funcin reparticin (se sobreentiende, reparticin de las probabilidades entre los diferentes valores posibles, se designar como "m")Hoja de clculo de Microsoft Excel

INTRODUCCION AL MS PROJECTEs una herramienta que permite planear sistemticamen te las fases y tareas de un proyecto

QUE ES MICROSOFT PROJECT?

MS PROJECT LE PERMITIR:

Organizar la lista de actividades en una estructura jerrquica.

Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

Obtener la grfica de red del proyecto.

Imprimir una gran variedad de informes.

Prctica: MS ProjectIntroduccin Microsoft Project Diagrama Gantt

Crear Proyecto (Ejemplo) Calendario Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas) Diagrama Gantt Asignacin de recursos Personalizacin del proyecto

Uso de un programa de actividades de un proyectoCalcular el tiempo necesario para completar el proyecto. Tiempo de las actividades: De que me sirve saber cuando voy a empezar?, es importante conocer esto, para poder tener los recursos disponibles (materiales, mano de obra y equipo). Duracin Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podr conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en das ,si ocurre un cambio de una actividad.

DIAGRAMA DE GANTT Creador Henry L. Gantt Es una ayuda grfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

Objetivo del Diagrama de Gantt

Informacin previaTtulo de su proyecto Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto (Receso acdemico, sbados y domingos) Lista de tareas principales (WBS EDT) Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal) Determinar la duracin de cada tarea y subtarea.

Ejemplo: Cronograma de trabajo para la preparacin de un seminario1Indicaciones sobre el seminario

2

Preparar Informacin Bsica (Conocimientos, otras presentaciones, etc.)

3

Determinar Fecha, Hora y Lugar:Bsqueda del Sitio Confirmacin del sitio

6

Realizar Presentacin en Power Point :Preparar ejemplo en Microsoft Project Borrador Disear la presentacin

5Enviar mensajes de Invitacin al personal administrativo.

4Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

7Imprimir Handouts y Fotocopias

8Realizacin del seminario

TAREAS Y SUBTAREASPREPARACION DE SEMINARIOIndicaciones sobre el seminario Preparar Informacin Bsica Determinar Fecha, Hora y Lugar Bsqueda del Sitio Confirmacin del sitio

Titulo del proyecto

Tarea Principal Tareas secundarias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio Enviar mensajes de Invitacin al personal administrativo. Realizar Presentacin en Power Point Buscar un ejemplo de aplicacin Realizar la presentacin en borrador Disear la presentacin Imprimir Handouts y Fotocopias Realizacin del seminario

CONCLUSIONESLa Gestin de proyectos es caracterizada por los conflictos derivado de los objetivos trazados, y el escaso uso de los recursos, y de los cambios deseados por los clientes.

Los Proyectos han tenido y seguirn teniendo una importancia crtica, estando presentes en un amplio abanico de organizaciones.

RecomendacionesEl uso de las tecnologas de informacin, sern muy necesarias en funcin o no del tamao o complejidad del proyecto, del tipo de anlisis requerido (recursos, costos, riegos, etc.) y de la frecuencia en la actualizacin del mismo. Estas ventajas del empleo de mtodos informticos son claras: El equipo del proyecto dispondra de ms tiempo para dedicarse a problemas prioritarios. Una clara y mejora en la programacin y control. Se disminuye el riesgo asociado al retraso del proyecto. Los equipos disponen de herramientas para la toma de decisiones precisas y rpidas.

CONCLUSIONES

Aprender sobre Proyectos

Usar paquetes de Proyectos Certifcate!

Recomendaciones

Capacitacin Tecnolgica Competencias Empresariales Hacer Empresa! (Convertirse en Proyectista)

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