Todos admiten que las copias son eliminables, mientras se conserven los originales para la investigación y la historia. Es el caso que Kromnow llama documentos reemplazables

En efecto , la selección de copias ha de considerarse como el umbral de toda la tarea selectiva, aunque su eliminación reduzca drásticamente las masas de papel.

Cuántas veces se habla de adquirir muebles compactos o microfilmar y no se ha implementado antes una política de destrucción científica de los ejemplares repetidos.

• No hay que estudiar las copias como un tema cerrado en sí mismo. En realidad, el mundo actual se mueve más que nunca a base de información. Información primaria, en bruto, procesada una vez y sumada a otras, cuyo conjunto se vuelve a procesar, creando síntesis que son base de nuevos interrogantes que requieren información primaria y así sucesivamente.

• El concepto de original como ¨ lo mas próximo al origen¨ya no sirve.

• Tampoco sirve el concepto mecanicista:¨ es copia lo que se escribe con papel carbónico o fotocopiadora… ¨ se definirá el original por su proximidad al trámite o por la voluntad e intención del otorgante.

Duplicación de documentos Duplicación de información

Originales múltiples copias Archivalía repetida en

expedientes paralelos.

Facsimilares Libros y revistas especializadas

No facsimilares Publicaciones oficiales

Borradores: Medios masivos de comunicación

Manuscritos Censos

Magnéticos Estadísticas

• La diplomática estudia la terminología de esta especialidades original y copia, pero en la terminología de esta especialidad se atiende a la autenticidad de los documentos medievales.***

• ORIGINAL: Es el ejemplar de un documento autentico cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan (habilitaron) para cumplir trámite administrativo al que está destinado.

• DOCUMENTO AUTÉNTICO: Es todo documento redactado por

la persona que lo intitula y dentro de la fecha que él expresa. **

• TEXTOS: Se toma aquí en sentido muy amplio, de modo que permite incluir documentos sonoros, visuales o de lectura o imagen electrónica. ***

• REQUISITOS: Siempre se condiciono el original a requisitos.***

• HABILITAN: Es una palabra clave en esta definición. Por ella, en vez de definir el original únicamente por su proximidad al autor.***

• HABILITARON: La condición de original no se pierde al agotarse la vigencia.

• ORIGINALES SIMPLES: Son los que se producen en un solo ejemplar.***

• ORIGINALES MÚLTIPLES: Son los que crean con varios ejemplares originales. ***

14.4 DOCUMENTO COPIA

• Copia es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original.***

• EJEMPLAR DE UN DOCUMENTO: La palabra ejemplar quiere, por una parte, incluir cualquier soporte y modo de fijación del texto y , por otra parte, es un término genérico que empleo cuando deseo omitir la mención del carácter original o copia.***

• En realidad, lo mejor es mencionar positivamente los objetivos específicos por los cuales se confecciona tal copia, tal cantidad de copias.***

• La división entre original y copia para el valor mediato tiene distinto sentido que durante la vigencia.***

• El original agrega a esto las formalidades necesarias para su validez: sello, firmas, papel reglamentario a veces, etc.Todo es apreciado por el investigador pero, estando firme la autenticidad, es prescindible.***

• COPIAS FASCIMILARES: Cuando repiten el texto y la diagramación del original, a modo de calco. Copia carbónica, fotocopia, microfilme, impresos Offset, ejemplares de una procesadora de palabras con impresor, copias de planos por transparencia.***

• COPIAS NO FASCIMILARES: Repiten el texto y eventualmente la diagramación, pero, por el sistema empleado para confeccionarlas, no son exactamente iguales al original, ni entre sí.***

14.5 DOCUMENTO BORRADOR• BORRADOR: Es un documento preparatorio, provisional previo a un ejemplar

original. No está hecho para cumplir un trámite. Solo para preparar texto, la diagramación y demás características del original.**

• MINUTA: Etimológicamente quiere decir ¨ reducida ¨. Es un boceto, esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original.***

• BORRADORES MAGNÉTICOS: Mientras un texto está en soporte magnético no puede ser considerado original por que no consta su autenticidad.( No se sabe quien es el autor, de manera fidedigna), y porque es excesivamente borrable sin dejar rastros. **

• En este concepto de borrador altera la norma general de que la archivaría no se constituye con borradores, ya que por ahora se archivan los soportes magnéticos.***

• A los soportes de computadores se asimilan los videos y grabaciones sonoras en cintas por ser también borrables.***

• Normalmente van sin firma ni fecha y se presentan llenas de correcciones. En este caso, archivísticamente, son los borradores.

• Para dictaminar la destrucción de documentos repetidos, no basta saber que existen dos o mas ejemplares. Es preciso que la duplicación se dé en un cierto ámbito.***

• Ha de prohibirse a tal empresa que destruya o exporte las copias u originales que presenten valor permanente para el país receptor.

• El ámbito de duplicación natural y lógico es un sistema integrado de archivos.***

• Aun así, la comisión evaluadora ha de tomar decisiones que contemplen el ahorro de espacio por una parte y el mejor servicio del futuro investigador.Vayan algunas preguntas para ser contestadas en cada caso:

• Los documentos repetidos en dos o mas sistemas integrados de archivo, si son de valor mediato en tales instituciones, se guardan en los dos?.***

• Como sucede entre los ministerios de un poder ejecutivo o los dos distintos fueron o juzgados de un poder judicial.***

• Vayan algunas pautas concretad para la selección de documentos repetidos.• TRATAMIENTO DE LOS ORIGINALES MÚLTIPLES.• Los acuerdos, convenios, pactos de poder a poder, sea entre naciones o

entre estados o poderes de un mismo país, son de valor predecible en ambos extremos y se conservan ambos originales.

• CONTRATOS: Los contratos que se estudian son los que hay en un archivo.***

• Entre instituciones del estado – sobre todo si se encuentran dentro del mismo sistema integrado- caben dos opciones: conservarlo solo en la institución que firmó la serie completa y eliminarlo en la otra, o conservarlo en las dos.***

• DOCUMENTOS DISPOSITIVOS EN PAISES BILINGÜES: Aténgase el archivero a la legislación vigente , no hay ley, puede ser criterio conservar toda la serie en una lengua y de las otras lenguas, los originales de los documentos dispositivos que marquen pasos decisivos en la historia del país.***

• TRATAMIENTO DE LAS COPIAS: Detectar todas las oficinas, repositorios y dependencias donde han ido quedando copias a lo largo de la tramitación es tarea prioritaria.***

• COPIAS FACSIMILARES: Como regla general las copias facsimilares se eliminan y se conservan solo el original.***

1. La copia de la correspondencia emitida por la institución se conserva en ella.***

2. Se elige la copia de un documento dispositivo en la dependencia o institución donde actúa.***

3. Si se ha hecho microfilme de sustitución.***

4. Cuando se ha perdido el original.***

• COPIAS NO FACSIMILARES: Una copia no facsimilar puede tener información no contenida en el original, por eso el archivero no es tan drástico con esta copia como las facsimilares y, a veces, debe preferirlas al original o conservarlas con él, según lo aconseje el criterio de importancia.***

TRATAMIENTO DE LOS BORRADORES

• Los borradores manuscritos ni siquiera deben llegar al archivo.

• Para documentos de suma importancia como convenios internacionales, si tenemos los borradores y son distintos al texto efectivamente aprobado, serán muy apreciados por los investigadores.

• Ignoro si esta definido por ley que los textos taquigráficos o las grabaciones sonoras de la discusión de una ley en las cámaras legislativas sean borradores y originales.

• Si fueran borradores, es interesante elegir para la historia esos soportes en los casos en que correspondan a leyes de gran repercusión social.

• Sobre los borradores de imprenta, saben mas los bibliotecarios – supongo- que los archiveros.

• Esos documentos tienen breve vigencia establecida por ley, una vez publicado el libro.***

• Hay obras literarias para las que es interesante ir viendo el proceso de redacción. Tal sucede con una obra de Cortázar.

• Sucede, sin embargo, que estos borradores no suelen llegar como archivalía. Se encuentran sueltos en los archivos particulares de los autores.

1. TRATAMIENTO DE LOS EXPEDIENTES PARALELOS Expedientes paralelos son los que se producen en distintas oficinas o entidades

para obtener un solo fin.*** Para la investigación futura no es preciso dejar tanta información sobre ese

supermercado. Basta un expediente o el registro Municipal de todos los supermercados.

Regla general: Cuando sea preciso dejar un expediente de entre muchos relacionados con un solo trámite, téngase presente:

Se busca dejar el principal, donde consta la acción sustantiva: concesión o denegación.

Se tiene en cuenta que todos los organismos intervinientes se hallen dentro del

mismo ámbito de duplicación. Si no, se firman convenios o contratos para definir quien y donde se conserva el expediente para la investigación futura.

• Están dirigidos a los profesionales del área respectiva- bioquímicos, arquitectos, médicos , astronomos,etc.***

• Los trabajos allí publicados van firmados por autores que escriben con tiempo y seriedad científica.***

• Los trabajos publicados en libros y revistas que sean reproducción de documentos o tabulaciones de ellos pueden sustituir a documentos originales mientras pertenezcan al campo técnico científico donde la interpretación tiene menor incidencia y la comprobación es casi siempre factible. ***

• PUBLICACIÓNES OFICIALES: La información primaria editada o documentos de archivos impresos no sustituyen a los originales mecanografiados.

• Ha de tenerse muy encuenta que, si estas publicaciones no se encuentran en el archivo o en el sistema de archivos dentro de cual se realiza la selección, sino en una biblioteca, se hallan fuera del ámbito de la duplicación y han de considerarse como inexistentes a no ser que se establezca un contrato para determinar, de común acuerdo quien va a conservar y quien va a eliminar.

MEDIOS MASIVOS DE COMUNICACIÓN

• REGLA GENERAL: Los medios masivos de comunicación nunca sustituyen a los documentos porque: su información se va produciendo de manera

parcial día por día.***

DE PERSONAS GENERALES: POR DEMARCSCIÓN

ESPECIALES: POR TIPO DE PERSONA

CENSOS

GANADO

DE SERES IRRACIONALES SEMBRADÍOS

VIVIENDA, ETC.

• CENSOS GENERALES DE PERSONAS: ***• Se eligen muestras. La comisión evaluadora decidirá el porcentaje y el tipo

de muestreo.• Tanto más copiosos serán los ejemplares cuanto más anómalos hayan

sido los años comprendidos desde el censo anterior.***• CENSOS ESPECIALES DE PERSONAS: ***• En estos censos ha de interesarse salvar para el patrimonio todas las

planillas o papeletas de cada censado.***• CENSO DE SERES IRRACIONALES: Casi no es preciso separar muestras.

Bastan las tabulaciones.***• Las tabulaciones se supone que estudian todas las variables informativas

que interesan.***• ESTADISTICAS: En el mundo actual el tema de la selección de las

estadísticas merece un estudio especial que creo no se ha realizado todavía.

• Una aproximación al tema seria: ***

• En estas estadísticas hay datos sobre enfermedades o problemas estacionales como ausentismo escolar, desgranamiento de los alumnos primarios, etc.

• La comisión evaluadora frente a cada caso de selección hará bien efectuar un estudio de lo que queda reflejado en las graficas y de lo que se pierde al ser volcado a la tabulación.***

La comisión evaluadora es un equipo de expertos que coordinados por el coordinador, evalúa documentos, archivos y determina su plazo y

retención.

Se dividen en dos juicios de valor:

Valor primario: da el interés de tal serie o asunto que encierra para la institución que lo produjo.

Para esto se necesitan expertos en los aspectos administrativos, legal o jurídico.

Establecer la TRD El juicio de valor primario y secundario se dividen en: Documentos facilitativos o común.

El archivero y coordinador es el alma de la comisión, siempre atento a colocar precedente a las especulaciones de los terceros con bases y fundamentos.

Esto debe ir bien sustentado, de lo que va a tratar la propuesta. También se encarga de solicitar la autoridad componente. El coordinador es el encargado de elevar las decisiones a la autoridad competente, para que esta las promulgue.

El objetivo es preparar y redactar una propuesta de todo lo que hay para evaluar de la comisión.

No interesa el lugar donde se va expurgar o destruir los documentos hay que terminar los plazos de retención en el momento de la creación del formulario. EL valor no predecible requiere ser estudiado en la perspectiva de algunos años después agotado su vigencia.

El coordinador debe preparar las tablas como si todo dependiera de el.

La obligación de participar en la comisión estará formulada por escrito y reconocida entre las obligaciones del funcionario.

Los miembros serán funcionarios con representación verdadera del ámbito, para el que trabaje y conocimiento de la materia.

El numero de miembros va relacionado con el volumen y complejidad del archivalia (documentación).

Las actividades de la comisión se redactan a principio de año en un cronograma las actividades, con los días de sesión de trabajo y las tareas a evaluar.

La hoja de relevamiento requiere reunir datos sobre la documentación a eliminar.

• FORMATO DE ELIMINACIÓN • EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL • DE OFICINA PRODUCTORA

______________________________________________ • PARA COMITÉ DE ARCHIVO (Para su aval adjuntamos la relación de documentos

a eliminar atendiendo lo dispuesto en la T.R.D) • Según la Tabla de Retención que tenemos aprobada en _______________. • Y según la Legislación o Reglamento General de Archivo le aviso que en fecha

_________________eliminaremos los siguientes documentos: • CODIGO CONTENIDO FECHAS VOLUMEN UNIDAD DE • CONSERVACIÓN • ---- • ---- • ---- • ---- • ---- • ---- • Firma Jefe de Oficina Jefe de Archivo

Cada vez que llegue la ocasión de eliminar documentos en función producir una lista con lo que se va a destruir.

La oficina y los archivos que tienen documentos eliminables redactan la propuesta de lo que hay que expurgar.

Los documentos en su parte magnético deben incluirse en la lista de eliminación para que así puedan ser borrados y posteriormente reutilizados.

El acta de eliminación: los documentos de archivo gozan de confidencialidad hasta que son abiertas a consulta publica.

Para los documento que no pasan al archivo central a de costar su destrucción con e fin que su existencia concluya va el secreto archivista para ello caben dos posibilidades:

Que se labre un acta cada vez que se cumpla un acto de despulsamiento o trituración.

Que se contrate con una empresa trituradora acompañada con una clausula de confidencialidad y compromiso de destrucción inmediata.

Atendiendo al ciclo vital que son seleccionados en una institución estatal para su guarda permanente no se transfiere puesto que ya conforman el patrimonio documental del estado.

LOS ORGANIZMOS O DEPENDENCIAS QUE SE CIERRAN

Se tiende a establecer si hay alguna oficina que ve a tomar funciones o actividades de la que se suprimen a ella va los documentos en plazo precaucional.

Señala que cada repositorio contiene documentos, que van a ocupar espacio en el archivo y nunca van a hacer consultados por décadas.

por eso es que se deben revaluar cuidadosamente los documentos, para no equivocarse a la ora de eliminarse y así tomar decisiones con mano dura.

El muestreo puede revaluarse para restablecer el volumen de muestras de documentos ya utilizado.

16.1 DEFINICION DE TABLA DE RETENCION Y DESTINO FINAL.

16.2 EXPLICACION DE LA DEFINICION. 16.3 CLASIFICACION DE LAS TABLAS DE

RETENCION. 16.4 APORTES PRACTICOS PARA REDACTAR

UNA TABLA DE RETENCION DESTINO FINAL.

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Es una tabla de retención documental la que se agrega una columna o campo para asentar la decisión de eliminar o pasar a archivo permanente, con sus variantes de muestreos.

• Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información)

LA CONSERVACIÓN TOTAL• Recepción de transferencias secundarias• Organización de documentos para disponerlos al

servicio de los usuarios• Conservación y preservación de los documentos

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

♦Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD♦Valoración avalada por el Comité de Archivo.♦Levantamiento de acta y determinación de procedimiento.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

• Aplicación de método elegido• Elección de documentos para conservación total y/o

reproducción en otro medio

MICROFILMACIÓN• Determinación de metodología y plan de trabajo• Fines en la utilización de la técnica• Control de calidad durante todo el proceso

En Español

Tabla de Selección Tabla de plazos precauciónales Tabla de plazos mínimos

Incorrecto

Catalogo de selección Calendario de selección

TIPOS DOCUMENTALES

Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.

ASUNTOS O TEMAS

Cuando sea necesario, por que el tipo documental incluye papeles de diverso valor.

El motivo de poner por separado la opinión del archivero y de la Comisión es que el archivero ha de llenar esta hoja el solo, antes de elevarla a la Comisión. Una vez que está se expidió el juicio de ella es el que vale, el que se eleva a la aprobación de la autoridad.

Si se afirma que es de valor predecible o que la eliminación ha de ser total, ya no cabe de hablar de importancia ni de muestreo.

Hay que separar muestras importantes. Seria bueno explicitar el motivo o los motivos de importancia.

Evaluación por series significa que el juicio de conservación o eliminación se emite a partir del conocimiento de la serie y no de cada documento.Los juicios de valor se emiten sobre conjuntos de documentos . Solo por excepción se evalúan documentos individuales.Lo ideal es que el conjunto de documentos a estudiar sea una serie, como ejemplo las boletas de pago de energía eléctrica.Hay series cuyos documentos llevan poca información o tienen entre si variantes informativas en sectores definidos. En el caso de los formularios o impresos y de los documentos que se hallan en soporte informático. En este caso el juicio de valor se emite sobre la serie. Ejemplo, Boletas de pago de energía eléctrica – 5 años. También encontramos series en que el contenido o texto de los documentos versa sobre temas muy diversos. Ejemplo, La correspondencia, los expedientes y los producidos por redacción personal, en este caso es imposible evaluar toda una serie mediante decisión uniforme, se debe evaluar por tema o por asunto.Los temas insólitos pueden quedar sin evaluar pues seria mas caro evaluarlos que conservarlos, separados los temas a juzgar, se les asigna el valor formulado, en tiempo de retención. Cada tema ocupa un asiento en la tabla de retención y destino final. Para evaluar el criterio de la importancia por series y no hoja por hoja, se recomienda que señalen los personajes o los sucesos destacados, contemporáneos al lote de documentos que estamos evaluando y luego se pasa directamente a buscar los documentos.

Algunas sugerencias practicas para el archivero, antes de preparar su propuesta:

1.Estudiar la historia y el organigrama de la institución cuyos documentos va a evaluar.2.El relevamiento ofrece todos los elementos de juicio necesarios, si las preguntas han sido bien plasmadas.3.Los inventarios ya existentes aportan luz sobre el contenido de los documentos.

Meissner dice “En los documentos hay que respetar la vejez o la edad avanzada”.La selección se hace sobre documentos actuales por una razón fundamental, es en la actualidad cuando se produce el fenómeno de la explosión de la burocracia y de la multiplicación de incumbencias del estado.La selección como ya hemos visto en todo lo tratado hasta aquí no se efectúa sobre un archivo aislado, sino que se concibe como un tratamiento general a una corriente ordenada de documentación que cumple su ciclo vital.Para determinar cuando una documentación es antigua es preciso tener en cuenta dos fechas, la absoluta y la relativa.

FECHA ABSOLUTAFECHA ABSOLUTA FECHA RELATIVA

FECHA RELATIVA

Fecha antes de la cual se conserva todo, aun las copias, en todo un país o una región, según Schellenberg en Alemania nada se elimina anterior a 1700, Inglaterra 1750, Francia 1830, Italia y Estados Unidos 1861.

Fecha antes de la cual se conserva todo, aun las copias, en todo un país o una región, según Schellenberg en Alemania nada se elimina anterior a 1700, Inglaterra 1750, Francia 1830, Italia y Estados Unidos 1861.

Se adopta para una institución o para un archivo dado. Antes de ella no se realizará tarea selectiva, por lo menos la primera vez. Sin embargo, puede hacerse alguna eliminación de copias fácilmente perceptibles.

Se adopta para una institución o para un archivo dado. Antes de ella no se realizará tarea selectiva, por lo menos la primera vez. Sin embargo, puede hacerse alguna eliminación de copias fácilmente perceptibles.

FECHA ABSOLUTAFECHA ABSOLUTA FECHA

RELATIVAFECHA

RELATIVA

El criterio para elegir esta fecha en América Latina es el momento en que las instituciones tomaron forma definida y a la época llegan en forma de archivalía y no de colecciones. Esta fecha puede ser fijada en cada país, mas no en el momento de la independencia, sino cuando se produjo la constitución actualmente vigente o al finalizar un periodo de reorganización nacional.

El criterio para elegir esta fecha en América Latina es el momento en que las instituciones tomaron forma definida y a la época llegan en forma de archivalía y no de colecciones. Esta fecha puede ser fijada en cada país, mas no en el momento de la independencia, sino cuando se produjo la constitución actualmente vigente o al finalizar un periodo de reorganización nacional.

Tiene una finalidad netamente pragmática, agilizar el trabajo de selección y hacerlo mas económico. Una vez determinada esta fecha, se decide iniciar la selección a partir de una fecha mas próxima en que se puede trabajar con rapidez y eficacia, la buena aplicación de esta técnica da confianza a las autoridades, abarata costos y permite comenzar con mayor seguridad por lo conocido, para acometer lo más difícil con mayor experiencia.

Tiene una finalidad netamente pragmática, agilizar el trabajo de selección y hacerlo mas económico. Una vez determinada esta fecha, se decide iniciar la selección a partir de una fecha mas próxima en que se puede trabajar con rapidez y eficacia, la buena aplicación de esta técnica da confianza a las autoridades, abarata costos y permite comenzar con mayor seguridad por lo conocido, para acometer lo más difícil con mayor experiencia.

El archivero ha de tener en cuenta dos observaciones al dialogar con técnicos microfilmadores:

1.La microfilmación no es una alternativa a la selección, por lo tanto el estudio de valores hay que hacerlo con o sin microfilmación para que la documentación circule, dejando lo mas importante para el investigador.2.Las técnicas actuales de micrografía exceden a la microfilmación clásica, en caso que se decida microfilmar, estas son las pautas convencionales:

• El microfilme que tiene que ver con la selección es el de sustitución. • Los documentos que pasan a archivo permanente deben tener una duración útil, por lo menos

de 100 años.

El primer requisito que se exige al microfilme de sustitución es la garantía de que el fotograma dure 100 años. Para ello los estándares establecidos son: 1.La Película. Cuyo componente no ha de contener elementos autodegradantes y serán de consistencia suficiente. 2.El Fotograma. El negativo maestro debe ser perfectamente legible y con una reducción tal que permita obtener copias nítidas.

1.Sistema de Conservación. Garantícese la neutralidad química del envase y las condiciones de temperatura, 14 a 18ºC y de humedad, 45 a 55% y la ventilación suficiente. 2.Otro requisito atenderá a los tipos documentales: Los documentos dispositivos del mas alto nivel del estado como leyes y decretos presidenciales han de conservarse para la historia en su soporte original. Debe prohibirse el microfilme de sustitución.

Cuando se planifica un programa de microfilmación deben tenerse en cuenta dos cosas:1.La etapa del ciclo vital en que se realizara: Debe de ser al iniciarse el plazo precaucional o antes.2.Debe existir una legislación que otorgue validez legal y administrativa al fonograma.La existencia de microfilmes en un archivo permanente, abierto a la consulta requiere:

1.Lectores adaptados al tipoi de microfilme: Lectores de rollo, de ficha con ventana, de Jackes, Cassette, etc.2.Que haya un numero de aparatos lectores impresos adecuados a la intensidad de la consulta.3.Mesas, tomas de corriente e iluminación apropiadas.4.Servicio de copias, si no todos los lectores son impresos.

El computador es una herramienta muy versátil. Esta muy relacionado con la selección documental.

El computador, la tabla de retención y el destino final:

1.En la orbita de valor primario: Las tablas se han de convertir en programas fijos de un computador.2.En la orbita de valor secundario: De modo análogo se convierte en programa permanente la lista de series de valor evidéncial o predecible.

•El Computador y el Muestreo: El computador permite la realización sencilla del muestreo estadístico o de cualquier otro tipo de muestreo, mediante programas adecuados.

•La Oficina sin Papeles: Cabe la posibilidad de que cierto tipo de tramites se efectúen sin papeles, mediante la utilización de la pantalla del computador.

•El Computador como modificador de la consulta: La elección de documentos que han de conservarse de modo permanente tiene como uno de sus parámetros la futura consulta.

•La selección de documentos legibles a maquina: Es el creciente compromiso que desde mediados de la década de los 70 tienen los archiveros.

Los factores en juego son:

1.Garantía de confidencialidad y secreto del contenido de los documentos hasta el fin.2.La contaminación ambiental.3.La economía de recursos, no solo par al institución sino para el país.

Los métodos existentes para deshacerse de los documentos en papel son:

1.La Venta como Material de Rezago: No produce polución ambiental pero no garantiza suficientemente la confidencialidad mínima que cualquier documento de archivo requiere.2.La trituración o despulpamiento: Es un proceso mecánico de cuchillas que reduce el papel a fragmentos irrecuperables. 3.La Incineración: Provoca contaminación atmosférica por el humo y los detritus que salen de los incineradores en las grandes ciudades.