Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1

8/17/2019 Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1

1/73

Ing. Mario Guillermo Juárez P. 1

Pre-Especialidad

GESTION POR PROCESOSMODULO No. 4

AUTOMATIZACION DE PROCESOS

ING. MARIO GUILLERMO JUAREZ [email protected], [email protected]

San Salvador, Enero de 2014

Universidad Tecnológica de El Salvador

Facultad de Informática y

Ciencias Aplicadas


2/73


Ing. Mario Guillermo Juárez

30 años de experiencia en capacitación

empresarial y docencia universitaria,amplio historial laboral en puestos

gerenciales y de dirección.

Consultor en Procesos y Sistemas deInformación Gerencial,

Implementación Normas ISO 9000,

Manufactura Esbelta, Evaluaciones conEFQM, Auditor en Procesos de

Acreditación, Redactor de la Ley delSistema Nacional de Calidad,

Evaluador del Premio Salvadoreño a laCalidad, Consultor del Organismo

Salvadoreño de Normalización-OSN,Miembro del Grupo Universitario parala Calidad en América Latina XXI-GUCAL; actualmente Decano de laFac. de Estudios Tecnológicos de la

Univ. Don Bosco.

• Máster en Gestión de la Calidad• Curso de Formación Pedagógica• Post-Grado en Desarrollo Humano• Post-Grado en Administración Púb.• Ingeniero Electricista• Técnico en Telecomunicaciones

EXPOSITOR


3/73


OBJETIVO DEL CURSO

Capacitar a los participantes con

metodologías de gestión por

procesos, para el fortalecimiento

y la mecanización de las

organizaciones en el trabajo en

equipo, la creatividad, la

productividad y en un ambiente

de responsabilidad social, tanto

en los sectores públicos, comoen los sectores privados.


4/73


Con el estudio del presente

modulo, los participantes

tendrán la oportunidad de

aprender y aplicar conceptos

fundamentales de laadministración por procesos,

comprender los principios de la

gestión de la calidad aplicada a

los procesos y poder iniciar la

automatización de los mismos

utilizando herramientas

informáticas.

DESCRIPCION DEL MODULO


5/73


Que los participantes aprendan a elaborar mapas deprocesos de primero, segundo y tercer nivel, yautomatizarlos utilizando recursos informáticos.

GENERAL

Los participantes, después de aprobar el modulo, estaránen capacidad de:

Elaborar diagramas de procesos e integrarlos en un

manual de procesos y procedimientos.

Implementar programas de mejoramiento continuoutilizando diferentes herramientas.

Realizar una gestión efectiva de la calidad en los

procesos productivos y de servicios.

ESPECIFICOS

OBJETIVOS DEL MODULO


6/73


COMPETENCIAS A DESARROLLAR

Elaborar mapas de procesos

y de procedimientos.

Automatizar procesos

utilizando diferentesestándares.

Aplicar los conceptos

básicos de la gestión de la

calidad a la automatizaciónde procesos.


7/73


AdministraciónExitosa de Procesos

Procesos y Gestión dela Calidad

Herramientas deAutomatización de

Procesos

Introducción

Unidad 1

1.1 Procesos: Entregar los Beneficios1.2 Que tan bien Funciona el Proceso1.3 Métodos Rápidos de Mejora1.4 Medir el Desempeño del Proceso1.5 Proyectos Importantes de Mejora

2.1 Conceptos Básicos2.2 Ingeniería de la Calidad2.3 Control Estadístico de Procesos2.4 Técnicas de Resolución de Problemas

- Análisis y Simplificación- Uso de Herramientas para Gestión

3.1 Descripción de Herramientas3.2 Preparación de todos los Elementos3.3 Selección de la Herramienta a Utilizar3.4 Elaboración de Indicadores3.5 Implementación y Revisión Previa

Unidad 2

Unidad 3

CONTENIDO TEMATICO


8/73


ESTRATEGIAS METODOLOGICAS

Clases Expositivas

Lecturas Dirigidas

Trabajos Prácticos

Investigación Bibliográfica

Asesoría Virtual

Interpretación de Documentos

Video/Teleconferencias

Evaluaciones


9/73


PROGRAMACION

PERIODO

Del 6 de Enero al 10 deFebrero de 2014

DIAS

Lunes

HORARIO

De 5:15 a 8:15pm

LUGAR

Edificio Benito JuarezSalón Usos Múltiples FICA


10/73


PLAN DE EVALUACIONES

Actividad * Ponderación

- Asistencia

- Tareas Ex Aula

- Estudio de Casos

- Pruebas Escritas

- Trabajo Proyecto

- Auto Evaluación

5%

25%

20%

40%

5%

5%

* Las actividades y ponderaciones podrán ser

modificadas por el facilitador durante el desarrollo

del módulo• El avance en el Trabajo de Investigación

cubrirá Análisis de la Información Recolectada.


11/73


PRIMERA PARTE

AdministraciónExitosa de Procesos

Procesos y Gestión dela Calidad

Herramientas deAutomatización de

Procesos

Introducción

Unidad 1

1.1 Procesos: Entregar los Beneficios1.2 Que tan bien Funciona el Proceso1.3 Métodos Rápidos de Mejora1.4 Medir el Desempeño del Proceso1.5 Proyectos Importantes de Mejora

2.1 Conceptos Básicos2.2 Ingeniería de la Calidad2.3 Control Estadístico de Procesos2.4 Técnicas de Resolución de Problemas

- Análisis y Simplificación- Uso de Herramientas para Gestión

3.1 Descripción de Herramientas3.2 Preparación de todos los Elementos3.3 Selección de la Herramienta a Utilizar3.4 Elaboración de Indicadores3.5 Implementación y Revisión Previa

Unidad 2

Unidad 3


12/73


¿QUÉ ES UN PROCESO?

• PROCESO

Qué?, Cuándo?, Por qué?

Recibir una entrada (Información

o un objeto físico) y por mediode una serie de actividadestransformarlo en algo másvalioso a la salida.

• PROCEDIMIENTO

Quién?, Dónde?, Cómo?

ACTIVIDADES

ENTRADA

SALIDA


13/73


PROPÓSITO DE UN PROCESO

Un proceso debe agregar valor a uno o más de lostitulares de la empresa, de lo contrario simplemente

consume recursos (tiempo, esfuerzo, energía,personas, etc.) que deberían enfocarse en otra

dirección. Además, debe agregar valor a los clientes.

Si nos preguntamos:¿Qué pasaría si no hacemos esto?

Si respondemos nada o casi nada, entonces:

¿Por qué lo seguimos realizando...?


14/73


SIGNIFICADO DE LOS PROCESOS

PROCESO

Entrada Entrada

Salida

SalidaSubprocesoo Actividad

Subprocesoo Actividad



Entrada


15/73


FABRICACION DE MESA

Madera Clavos

Factura

MesaTerminadaCortar

PiezasArmarMesa

ElaborarFactura

PintarMesa

Pedido deCliente

SIGNIFICADO DE LOS PROCESOS


16/73


PROCESOS DE UNA EMPRESA

Divulgación de Políticas Estratégicas

Visión, Misión, Liderazgo y Comunicación

Procesos Generales

Ventas Producción Distribución Cobros

A d m i n i s t r a r c o n E t i c a

l a C a r t e r a d e C l i e n

t e s

R e d u c i r a l M í n i m o

l o s

D e f e c t o s e n P r o d u c t o s

E n t r e g a r l o s P e d i d o s

s i n E r r o r e s y a T i e m p o

P r o v e e r t o d o s l o

s

R e c u r s o s L o g í s t i c

o s

O p t i m i z a r l a s

F i n a n z a s


17/73


FLUJOGRAMAS

GRAFICAR EL PROCESO

Herramienta gráfica para describir un proceso con

facilidad y eficacia, se construye según el ordendel trabajo y las relaciones entre las actividades

que lo conforman.

Procedimiento:1. Listar las actividades del proceso

2. Para cada actividad, preguntarse:• ¿Quién suministra el producto inicial?• ¿Quién recibe el producto inicial?

• ¿Qué es lo primero que se hace con elproducto inicial?


18/73


FLUJOGRAMA LINEAL O SECUENCIAL

Ventajas: Fácil y sencillo de construir

Desventajas: No muestra quién hace qué o

dónde.

No muestra las entradas, salidas otransformaciones

Sugerencias: Describir cada actividad como unverbo más un sustantivo

Cortar las Piezas deMadera

Armar la MesaUtilizando Clavos

Pintar la Mesa yaTerminada


19/73


Ventajas: Claro y sencillo de construir Describe con claridad los resultados en

las distintas etapas

Puede identificar en donde es posiblecombinar las etapas separadas

Desventajas: Puede ocultar los ciclos en los que el

trabajo regresa de nuevo a la persona

No muestra quién hace qué o dónde

No muestra la secuencia del trabajo

Sugerencias: Describir cada objeto o identidad como

un nombre con un adjetivo

Hojas adhesivas enblanco

Hojas adhesivas conlas actividades

descritas

Conjunto ordenadode hojas adhesivas

FLUJOGRAMA DE TRANSFORMACION


20/73


Imprimir

factura

Facturano

revisada

Pasarla alSupervisorFacturavalidada

Mecanografiarlos detalles de

los clientes

Imprimirfactura

VerificarDetalles

FacturaIncorrecta

FacturaCorrecta

FLUJOGRAMA COMBINADO


21/73


VerificarFactura

Despachar alCliente

Mecanografiarlos detalles del

Cliente

Oficina deSan Miguel

Escribir losdetalles dela factura

Oficina deSan Salvador

1er Piso

Oficina deSan Salvador

4o. Piso

FLUJOGRAMA DE DIAGRAMAS


22/73


FLUJOGRAMA DE ENTRADAS Y SALIDAS

Madera

Clavos

Pedido delCliente

Armar la Mesa

Pintar la Mesa

Cortar lasPiezas

MesaTerminada

Factura

ENTRADAS SALIDASPROCESOS OACTIVIDADES

ElaborarFactura


23/73


DIAGRAMA DE BLOQUES O ENTRADA-SALIDA

PROCESO DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS

Recepción delDocumentoManuscrito

Recepción dela Copia y

Original

Copia delDocumento

Copia delDocumentoManuscrito

Prep. yCorreo

Revisión delDocumento

Revisión/EdiciónComposición

del Documento

Mecanografíaen el

Procesador deTextos

Recepción deCopia

Coordinación

de Producción Reproducción

Procesamiento

de Textos

Supervisoresdel NivelSuperior

MaterialesManuscritos

InformesNormalizados

El Procesotermina conla distribución

de losInformes

NormalizadosEl Proceso

comienza conla recepción del

materialmanuscrito

Escritores

Implica

Secuencia enel Tiempo

PrimeraActividad

ÚltimaActividad


24/73


HERRAMIENTAS ÚTILES

Power Point, Auto Shapes: Flowchart

Documento Conector Actividad

Fin

Conector Finde Página

Preparación

RetardoDisyuntor

Base deDatos

Decisión

Sumador Datos


25/73


HERRAMIENTAS ÚTILES


26/73


METODOLOGÍA DE TRABAJO

diagrama

Organizar el Equipo

de Trabajo

• Incorporar a todas las personas que conozcan realmente el

proceso, pero que no sean más de unas 5 ó 7.

Reunir el EquipoReunir el Equipo

Seleccionar el tipo

de Diagrama

Fin del Proceso

Identificar el Inicio y el

Final del Proceso

Hojas Adhesivas

Anotar las Actividades

en Hojas Separadas

Armar la secuencia de

las Actividades

• Si se puede fuera de la oficina, donde no hayan distracciones

• Centrarse en lo que el proceso actual es y no en lo que

debería de ser.

• Analizar otros límites, pero sin dedicarle mucho tiempo.

Muchos aspectos se aclararán en otras sesiones.

• En cada hoja anotar una actividad utilizando un verbo y un

sustantivo.

• Discutir entre todos la secuencia de las actividades y añadir

actividades ocultas, trabajar en equipo.

Captar la GráficaTerminada

Revisar el Diagrama

Completo

• El diagrama debe representar la realidad actual, no agregar

mejoras.


27/73


ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS

DESEMPEÑO DELAS PERSONAS

SISTEMAS

CAPACIDAD DELAS PERSONAS

MEJORA DE LOSPROCESOS !

ESTRUCTURAS


28/73


ACTORES DE LOS PROCESOS

PROCESO CLIENTESPROVEEDORES

RESULTADOS

Convenir con losclientes losresultados

esperados y porqué

Considerar loque se espera delos proveedores

del proceso

Conocer

exactamente deque trata el

proceso y lo quese espera de el

RECURSOS ACTIVIDADES

• PATROCINADOR • TITULAR • OPERARIOS


29/73


RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES

PATROCINADOR DELPROCESO

Proporciona los fondos ydemás recursos para hacerque el proceso ocurra.

–

Establecer el propósito delproceso.

– Aclarar los beneficios quedebería entregar a losparticipantes.

– Seleccionar al titular delproceso.

– Supervisar el impacto que loscambios en un proceso tendránsobre los demás relacionados.

– Decidir las metas de mejora.


30/73


TITULAR DEL PROCESO

Asegura que el proceso alcance supropósito, lo administra y mejorapara llegar a la clase mundial.

–Establecer el propósito, alcance y beneficioscon el patrocinador.

–Junto con su equipo, diseñar el proceso.

–Aclarar los aportes y resultados con losclientes y proveedores

–Establecer la eficiencia y eficacia de loscriterios de desempeño y forma de medirlos.

–Administrar el proyecto desde su inicio ycambios posteriores.

–

Proveer la capacitación, herramientas ytécnicas necesarias.

–Establecer las políticas y reglas para operarlo.

–Coordinar revisiones y auditorías del proceso.



31/73


OPERARIOS DEL SISTEMA

Realizan el trabajo del proceso,son los participantes del mismo.

– Procurar que el proceso funcione comose planificó.

– Disponer de todas sus habilidades yexperiencia para el trabajo.

– Respetar las reglas y políticas que seconvinieron con el titular del proceso.

– Decidir sobre medidas que serequieran para mostrar la eficacia



32/73

EQUILIBRIO ENTRE CONTROL AUTONOMÍA Y


33/73


EQUILIBRIO ENTRE CONTROL, AUTONOMÍA YAPOYO EN LOS ACTORES DE LOS PROCESOS

Baja

Alta

Consecuencia del Riesgo

Benigna Severa

Los participantesubicados en estaárea necesitan:

Poco control, poco

apoyo, mayorautonomía

Los participantesubicados en estaárea necesitan:Mayor control,mayor apoyo y

poca autonomía


34/73


TRABAJO EN EQUIPO

Nadie

CualquieraAlguien

Todos

Existían cuatro personas llamadas Todos, Alguien,Cualquiera y Nadie. Había un trabajo importante a

realizar y se pidió a Todos que lo hiciera. Todos estabaseguro que Alguien lo haría. Cualquiera podía haberlohecho, pero Nadie lo hizo. Alguien se enojó por ello,

porque era trabajo de Todos. Todos pensó queCualquiera podía hacerlo, pero Nadie se dio cuenta de

que Todos no lo harían. Al final resultó que Todos culpó aAlguien cuando Nadie hizo algo que Cualquiera debió

haber hecho.


35/73


MEDIR EL RENDIMIENTO DEL PROCESO

• Es imposible controlar, sin medir.• Es imposible dirigir, sin controlar.

• Es imposible mejorar, sin dirigir.

• Es imposible destacar, sin mejorar.

¿CÓMO DETECTAR SITRABAJA REALMENTE

EL PROCESO Y SIMEJORA O NO?


36/73


Su

Proveedor

Su

Cliente

Su

Proceso

ProductosIniciales

ProductosFinales

Requisitos yFeedback

Requisitos yFeedback

C CCP PP

EL MODELO CLIENTE-PROVEEDOR

Es el cimiento de la metodología de mejora y gestión dela calidad del proceso. Todos tenemos clientes

(dentro o fuera de la empresa).


37/73


Cliente del

Proceso

IDENTIFICAR REQUISITOS DEL CLIENTE

Los requisitos delcliente son las fuerzas

primarias queconducen la mejora ygestión de la calidad

del proceso.Hay que priorizar losrecursos para atendery satisfacer primerolas necesidades más

críticas del cliente yluego centrarse en las

menos críticas.


38/73


MEDIR EL RENDIMIENTO DEL PROCESO

¿CÓMO OBTENER LOS DATOS QUE SE

UTILIZARÁN PARA ELABORAR LASGRÁFICAS?

Los datos útiles se obtienen midiendo loselementos claves de un proceso, los cualesse deben analizar desde la perspectiva de

los requisitos del cliente.

1. Recoger y revisar los datos de las mediciones enlas diferentes etapas del proceso.

2. Identificar y eliminar cualquier causa de

variaciones anormales.3. Comparar el comportamiento de un proceso

estable con los requisitos y determinar las áreascon problemas crónicos.


39/73


CÓMO OBTENER DATOS CONFIABLES?

Participan en el diseño delmecanismo de medición.

Toman parte de lasactividades de análisis.

Reciben recompensas porsu precisión y confiabilidad.

Son informados de lasrazones para medir.

Observan que los datosprovocaron acciones.

Las personas recolectandatos útiles si:


40/73


GRÁFICAS RENDIMIENTO DEL PROCESO

Gráficas de Corrida Gráficas de Dispersión Gráficas de Control Gráficas de Barras Gráficas de Pareto

Algunas gráficas útiles para mostrarel rendimiento de un proceso son las

siguientes:


41/73


GRÁFICA DE CORRIDA

Tiempo Diario de Entrega de Pedidos

TiempoObjetivo

0

40

80

120

Minutos

D

Nueva Ruta¿Tendencia?

AccidenteA

C

B

Días


42/73


GRÁFICA DE DISPERSIÓN

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Días0

40

20

80

Minutos

60

Tiempos Diarios de Entrega de Pedidos


43/73


GRÁFICA DE CONTROL

Línea deCentro

20

40

60

LímiteInferior de

Control

LímiteSuperior

de Control

Días

Á r e a d e A c e

p t a c i ó n

0

Minutos

Tiempo Diario de Entrega de Pedidos

Á


44/73


GRÁFICA DE BARRAS

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct

Ventas Cerradas por Mes

Mes

No. de Ventas

0

10

5

15

20


45/73


GRÁFICA DE PARETO

C F A B D E G J I H K

El 78% de las Quejas las Originan un 26% de losClientes de la Empresa

Clientes

% de Quejas

0

40

20

60

80

Relación 80:20

100

% de QuejasAcumulado

MuchosTriviales

PocosVitales


46/73


INTERPRETACIÓN DE LAS EVIDENCIAS

“Pueden existir las mentiras y las estadísticas”.

E F M A M J J A S O

Unidades Defectuosas por Mes

Mes

No. UnidadesDefectuosas

E F M A M J J A S O

Porcentaje de UnidadesDefectuosas por Mes

Mes

% UnidadesDefectuosas

Gráficas de Rendimiento Área de Producción


47/73


IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA

Identificar los problemas

internos del proceso queafectan a la satisfacción delcliente y a los costos.

Identificar las oportunidadesde simplificación del proceso.

Recoger datos de losproblemas del proceso.

Identificar las áreas delproceso, con problemas

potenciales, a seguir. Documentar las áreas con

problemas potenciales.

Recoger datos sobreproblemas en lossubprocesos.

Identificar los problemaspotenciales en lossubprocesos a seguir.

OBJETIVOS

ACTIVIDADES


48/73


Factores Críticosde Éxito

Parámetros de calidad delos cuales depende el éxito

de una empresa.Con ayuda de una matriz, sepueden analizar e identificar

los procesos que máscontribuyen a los FCE y

establecerles prioridad en lasoportunidades de mejora.

CLASIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORA

Decidir el orden en que sesolucionarán los problemas.

Fijar los objetivos de mejora.

Revisar las oportunidades demejora.

Establecer prioridades. Negociar objetivos.

Decidir sobre los proyectosde mejora.

OBJETIVOS

ACTIVIDADES

Í


49/73


MATRIZ DE PROCESOS CRÍTICOS

FACTORES CRÍTICOS DE EXITOPROCESO I II III IV V VI Total

U

V

W

X

Y

Z

Puntuacion: 0 = Ninguna contribución al FCE3 = Contribución pequeña

6 = Contribución mediana9 = Contribución considerable

Í


50/73


USO MATRIZ DE PROCESOS CRÍTICOS

FACTORES CRÍTICOS DE EXITO

PROCESO I II III IV V VI Total

U 9 3 0 9 6 9 36

V 3 3 0 3 0 0 9

W 0 6 0 6 0 0 12

X 6 0 0 0 6 0 12

Y 0 0 0 0 0 0 0

Z 6 3 0 3 6 3 21

Puntuacion: 0 = Ninguna contribución al FCE3 = Contribución pequeña

6 = Contribución mediana9 = Contribución considerable

Á


51/73


GRÁFICA PROCESOS - FCE

U Z X VW

Puntuación

(De Matriz de Procesos Críticos)

0

20

10

30

25

5

15

35

Procesos


52/73


FACTOR DE MEJORA

Proceso ContribuciónFCE

Rendimiento%

A Mejorar%

Factor deMejora

U 36 25 75 27

Z 21 40 60 12.6

W 12 50 50 6

X 12 80 20 2.4

V 9 95 5 0.45

Y 0 95 5 0

Factor de Mejora = Contribución FCE X A Mejorar

Ó


53/73


PROYECCIÓN DE MEJORAS

= Situación Actual = Mejora

U Z X VW

Puntuación

(De Matriz de Procesos Críticos)

0

20

10

30

25

5

15

35

Procesos

Mejora Objetivo

8.69.6

6

6

50%

8.4

12.6

60%

9

27

75%

2.4

O O


54/73


FORMAS DE MEJORA RAPIDA

ESTE ENFOQUE AYUDA AESTE ENFOQUE AYUDA A

•

•

Exámen Crítico

Sencillas

HERRAMIENTASBASICAS

• Tormenta de Ideas

• Diagrama de Pescado

• Campo de Fuerzas

• Prueba de Errores

• Examen Crítico

• Mejoras Sencillas

• Asegurar la Calidad

• Conocer mejor el Equipo delProceso

• Ejercitar la Tormenta de Ideasy el Pensamiento Creativo

• Modelar los Cambios al Proceso

Exitosamente

• Fomentar la Confianza en lasTécnicas

• Implementar un Registro Exitosode Seguimiento

• Impulsar el Compromiso Ejecutivo yla Confianza en el Enfoque

• Procurar que el Proceso Trabaje conEficacia y Eficiencia


55/73


CUESTIONAMIENTO DEL PROCESO

PREGUNTAS BASICAS

• ¿Qué se hace y por qué de esa manera?

• ¿Quién lo hace y por qué lo hacen ellos?

• ¿Dónde se hace y por qué se hace allí?

• ¿Cuándo se hace y por qué se hace entonces?

• ¿Cómo se hace y por qué de esa manera?

• ¿Por qué se hace en cualquier caso?

¡BUSCAR LA MEJOR ALTERNATIVA

PARA CADA PREGUNTA !

TORMENTA DE IDEAS


56/73


TORMENTA DE IDEAS

En forma grupal, acordar lo que se desea alcanzar y elmétodo que se utilizará.

Procurar que todos los participantes tomen una actitudpositiva y creativa.

Registrar las sugerencias de mejora.

Descartar las complicadas, pero dejarlas en el registropara revisarlas después.

Establecer los criterios de éxito para cada opción de

cambio. Formular un plan de acción exitoso para cada cambio.

DIAGRAMA DE PESCADO


57/73


DIAGRAMA DE PESCADO

(También conocido como Causa-Efecto o Ishikawa)

EFECTO OPROBLEMAA IMPEDIR

GENERO DECAUSAS

GENERO DECAUSAS

GENERO DECAUSAS

CAUSA

CAUSA

CAUSACAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSACAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

CAUSA

GENERO DECAUSAS

EJEMPLO DEL DIAGRAMA DE PESCADO


58/73


EJEMPLO DEL DIAGRAMA DE PESCADO

Ventas pordebajo de las

metasestablecidas

Recursos Personas

PublicidadCalidad delProducto

Sin compromiso

No hay incentivos

No hay creatividad

Faltacapacitación

Muy pocascomputadoras

Solo hay unimpresor

Sin Internet

Poco apoyosecretarial

Muchas unidadesdefectuosas

Empaque malo

Por debajo de la

competenciaTamaños

inadecuados

No hay páginaWEB

Campaña malenfocada

No hay estrategias

Sólo en un medio

Entendimiento limitadoPoco conocimiento

CAMPO DE FUERZAS


59/73


CAMPO DE FUERZAS

CAUSA DELPROBLEMA

FuerzasCoercitivas

SOLUCIONAL

PROBLEMA

Equilibrio

CAUSA DELPROBLEMA

CAUSA DELPROBLEMA

SOLUCIONAL

PROBLEMA

Fuerzas

Motrices

Nombre del Problema a Analizar

EJEMPLO DE CAMPO DE FUERZAS


60/73


EJEMPLO DE CAMPO DE FUERZAS

Personal sinCompromiso

FuerzasCoercitivas

Informacióny

Motivación

Equilibrio

No hayIncentivos

Falta deCapacitación

Plan deIncentivos

Fuerzas

Motrices

Ventas por Debajo de las Metas Establecidas

Programa deCapacitación

PRUEBA DE ERRORES


61/73


Enfoque Alterno

Supervisor= Tiene información obsoleta= Comete errores= Es hipérmetrope= No puede leer letras pequeñas

Imprimir

factura

Factura norevisada

Pasarla al

Supervisor

Factura

validada

Mecanografiarlos detalles de

los clientes

Imprimirfactura

Verificar

Detalles

FacturaIncorrecta

FacturaCorrecta

Impresor= Papel equivocado= Apagado= Mal configurado

Secretaria= Detalles erróneos del vendedor= El cliente se trasladó= Error de mecanografía

PRUEBA DE ERRORES

REVISIÓN CRUCIAL


62/73


REVISIÓN CRUCIAL

FormaActual

¿Qué selogró?

¿Cómo sehace?

¿Cuándose hace?

¿Dóndese hace?

¿Quiénlo hace?

Desafío ¿Por quées

necesario?

¿Por quéde esa

manera?

¿Por quéen ese

momento?

¿Por quéallí?

¿Por quéellos?

Opcionesde

Mejora

¿Qué máspodría

realizar?

¿De quéotro

modopodría

hacerse?

¿En quéotro

momentopodría

hacerse?

¿En quéotrolugarpodría

hacerse?

¿Quiénmás

podríahacerlo?

MejorOpción ¿Qué másdeberíahacerse?

¿De quéotromodo

deberíahacerse?

¿En quéotromomentodebería

hacerse?

¿En quéotrolugar

deberíahacerse?

¿Quiénmásdeberíahacerlo?

MEJORAS SENCILLAS


63/73


MEJORAS SENCILLAS

Eliminar actividades redundantes.

Combinar actividades sencillas.

Reducir aprobaciones y revisiones.

Utilizar proveedores externos.

Eliminar el transporte. Procurar la calidad desde el origen.

Diseñarlo inmune a errores o equivocaciones.

Modificar tamaños de lote.

Líneas de proceso en paralelo.

Modificar el orden de las actividades. Descartar inspecciones innecesarias.

ASEGURAR LA CALIDAD


64/73


ASEGURAR LA CALIDAD

PROCESO CLIENTESPROVEEDORES

RESULTADOS

La calidad delproceso es lo que

el cliente deseadel mismo.

Deben poseerlos criterios demedición de la

calidad delproceso.

PARÁMETROS DEMEDIDA

• Objetivos• Subjetivos

RECURSOS ACTIVIDADES

PROYECTOS DE MEJORA


65/73


PROYECTOS DE MEJORA

•

Visión de Proyecto• Etapas de un Proyecto

VISIÓN DE PROYECTO


66/73


VISIÓN DE PROYECTO

1. Organizar el Equipo deMejora

2. Definir Procesos a Mejorar3. Plan de Acción

4. Implementar y RevisarPlan Piloto

5. Implementación deSolución

6. Seguimiento y Control

ESQUEMA DEL PROYECTOETAPAS

DIFERENTES FASES DE PROYECTO


67/73



FASE 1: ORGANIZAR EL EQUIPO DE MEJORA

Incluir representantes de lasáreas principales involucradasen el proceso.

Identificar funciones y

responsabilidades: Líder delEquipo, Facilitador y Miembrosdel Equipo.

Clarificar la exposición delproblema y los objetivos.

Fijar programa y presupuesto. Revisar el plan con el

propietario del proceso y losrealizadores del mismo.



68/73



FASE 2: DEFINIR PROCESOS A MEJORAR

Revisar los resultados obtenidoscon la Matriz de ProcesosCríticos.

Seleccionar aquellos procesosque obtuvieron un Factor deMejora alto.

Apoyar con datos las principalescausas raíz que hacendeficientes a los procesos

identificados. Seleccionar entre las causas

raíz vitales, aquellas que tenganel máximo impacto.



69/73



FASE 3: PLAN DE ACCIÓN

Es un catálogo de actividades necesarias para asegurarun examen objetivo y sin obstáculos y la puesta en

marcha de una solución.

Debe identificar quién, qué, cuándo, dónde y cómo, ydocumentar las ventajas y los inconvenientes del

mismo.

PLAN DE ACCIÓN

Preparado por: _______________________ Fecha: ________ Pág. ___ Localidad/Proyecto: ___________________ Período: ______________

Registro de Asignacion de Tareas

No Tarea/Proyecto Plazo deEntrega

Asignado a FechaAsignada

Estatus/Comentarios



70/73



FASE 4: IMPLEMENTAR Y REVISAR

PLAN PILOTO Desarrollar y seleccionar

soluciones potenciales

Realizar implementación pilotode las soluciones

Probar, evaluar y revisar losresultados obtenidos

Rediseñar las soluciones encaso necesario

Repetir el proceso hasta queesté debidamente comprobadala efectividad de lassoluciones.

PILOTO DE

PRUEBA



71/73



FASE 5: IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIÓN

Después del plan piloto

y haber observado

deficiencias, se corrigen

éstas y se procede a la

implementación y

documentación de la

solución final de mejora

del proceso.



72/73



FASE 6: SEGUIMIENTO Y CONTROL

Publicar métodos yprocedimientos revisados

Establecer un sistema deseguimiento para controlar losresultados

Planificar acciones posteriores, sifuera necesario

Evaluar la implantación del ciclode mejora

Controlar el comportamiento Revisar los requisitos del cliente

y establecer otros nuevos sifuera necesario

1er. Lugar

CONCLUSIÓN FINAL


73/73

CONCLUSIÓN FINAL

LA ADMINISTRACIÓN DE LOS PROCESOS IMPLICAUNA REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA DEL

TRABAJO EN FORMA SISTEMÁTICA.

LA ADMINISTRACIÓN EXITOSA DE PROCESOS

NECESITA LIDERAZGO Y UN TRABAJO EN EQUIPO.LAS EMPRESAS EXCELENTES SE DISTINGUEN DE LAS

MEDIOCRES POR SUS LIDERES Y SUS EQUIPOS DETRABAJO EN LOS PROCESOS.

LOS REQUISITOS DEL CLIENTE SON LAS FUERZASPRIMARIAS QUE CONDUCEN LA MEJORA YGESTIÓN DE LA CALIDAD DE LOS PROCESOS.

Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1

Documents

Transcript of Presentacion UTEC Modulo IV Automatizacion de Procesos Unidad 1