El tiempo es una simple medida. El tiempo es pues, la dimensión del

cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo. Resulta entonces un corolario que

sorprenderá a más de uno: El tiempo en sí no existe. No existe porque es

una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el

kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales

patrones convencionales. La percepción de no tener tiempo

se debe a una mala selección o distribución de las acciones

realizadas.

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Administrar el tiempo realmente significa

administrarnos nosotros mismos, de tal manera

que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo

disponible para que podamos lograr resultados

más eficaces.

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

Es necesario saber en qué se le va el tiempo. ¡No dependa de la memoria, pues es traicionera!

El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos.

Administración

Herramientase

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Eficiencia y eficacia

Urgente e importante

Mitos

Enemigos

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de losadministradores.

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Teniendo los objetivos claramente definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacerpara alcanzar dichos objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante IIque es la combinación de lo importante y no urgente. El problema en una organización son losladrones del tiempo, aquellos que te quitan el tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplircon tu plan.

Matriz del Tiempo

Agendas

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

Principio 90 – 10: El principio 90/10 significa que el 10 por ciento está relacionado con lo que te pasa y el 90 por ciento, se determina por la forma en cómo reaccionas.

El ciclo de la productividad nos muestra el mejoramiento de la misma. Un programa deproductividad no es un proyecto de una sola vez, es un programa constante y continuo.

La ley de Parkinson afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".

CICLO DE PRODUCTIVIDAD

MEDICION

EVALUA- CION

PLANEACIÓN

MEJORA- MIENTO

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y que no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso.

Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atención solamente en una cosa.

Cada uno de estos tiempos es el 50 % de la jornada. Sin embargo existe la sensación de que el Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control.

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

Delegación

Manejo de interrupciones

Asertividad

Gestión de estrés

Solución de problemas

Desensibilización sistemática

Sensibilización encubierta

Visualización

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Tiempo Gestión Reuniones

1. Planificar la agenda cuidadosamente2. Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunión3. Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda).4. Evaluar el proceso de reunión al final de la misma

Concepto y características de las reuniones de trabajo efectivas:

ObjetivoParticipantesAgenda

PLANIFICACIÓN:Requerimientos

Ejecución de la reunión

Cierre de la reunión:

Tareas post reunión:

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Eficiencia y eficacia

Urgente e importante

Mitos

Eficiencia: cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan.

Eficacia: para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen; qué objetivos selogran.

Enemigos

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Eficiencia y eficacia

Urgente e importante

Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta. Esta capacidad se expresa a través de resultados cotidianos de una organización.El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno

Mitos

Enemigos

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Eficiencia y eficacia

Urgente e importante

Mitos

Enemigos

El mito de la actividad.El mito del hombre equipo.El mito de la decisión aplazada.El mito del indispensable.El mito de ahorrar tiempo.El mito de trabajar contra el tiempo.Todo el mundo pierde el tiempo

MITOS

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Eficiencia y eficacia

Urgente e importante

Mitos

Enemigos

ENEMIGOS

Desperdiciador de tiempo

Desperdicia- dores de tiempo Externos

Desperdiciadores de tiempo internos

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Matriz del Tiempo

Agendas

Agenda normal o estándar: es una agenda sencilla que contiene las partes imprescindibles.Agenda personal: existe una gran variedad de ellas. Agenda electrónica: son de gran utilidad por la cantidad de información que contienen y el poco espacio que ocupan.Agenda ordenador: la tienen los distintos sistemas operativos como el Windows, que tiene el Outlook.

Administración

Herramientas

Unidad I: Administración del tiempo

Conceptos Elementos

Matriz del Tiempo

Agendas

Urgente No Urgente

Importante

I: Actividades:• Crisis• Problemas apremiantes• Proyectos cuyas fechas vencen

II: Actividades:• Prevención, actividades de Planeación Estratégica• Construir relaciones• Reconocer nuevas oportunidades• Planificación, recreación

No Importante

III. Actividades:• Interrupciones, algunas llamadas• Correos, algunos informes• Algunas reuniones• Cuestiones inmediatas, acuciantes• Actividades populares

Actividades:• Trivialidades, ajetreo inútil• Algunas cartas• Algunas llamadas telefónicas• Pérdidas de tiempo• Actividades agradables